ГлавнаяОптимизацияШаги оптимизации использования принтеров в организации

Корпоративная печать: экономия через оптимизацию. Шаги оптимизации использования принтеров в организации


Оптимизация печатной инфраструктуры за три шага. Журнал Publish.

Руководитель отдела маркетинга и стратегических программ «Ксерокс Россия» Валерий Кузьмич рассказал о подходе компании к реализации проектов в области MPS (managed print services — аутсорсингу печати), неожиданных находках в процессе их реализации, круговороте принтеров и постепенном переходе компании к сервисной модели развития.

Как долго Xerox в России занимается реализацией MPS-проектов?

Начинали мы в начале 2000-х. Тогда это были контракты на услуги Xerox Business Services, в рамках которых мы организовывали «принт-румы» — централизованные отделы печати, где наш квалифицированный оператор на нашем оборудовании выполнял все внутренние заказы компании. Подобные отделы мы строим и сейчас — отдельно или как часть более крупных проектов. В 2004–2005 гг. мы начали реализовывать в России первые проекты по MPS для международных компаний. Речь идёт о глобальных контрактах, которые для больших корпораций Xerox реализовывал в нескольких странах мира.

Затем пришло время локальных проектов для российских компаний. Первый контракт мы подписали в 2006 г. с «Альфа-Банк». С этого момента, уже располагая инфраструктурой — специалистами, методологией и инструментами, мы начали активную экспансию. Сначала контракты реализовывались в Москве и Санкт-Петербурге. Развивая клиентскую базу, мы осознали, что не можем ограничиваться только этими городами, и перешли к активному продвижению в регионы. Сегодня мы покрываем практически все часовые пояса — от Камчатки до Калининграда.

Насколько велик масштаб этого бизнеса в общем объёме продаж компании?

У корпорации Xerox отчётность открыта, но отдельно для России она не публикуется. Поэтому можно сказать только о компании в целом — в её обороте сервисные услуги превышают половину. Сейчас корпорация Xerox — это прежде всего сервисная компания. Портфель услуг не ограничивается MPS, в него входит много сервисов — от управления офисной инфраструктурой до управления парковками и системами общественного транспорта. В России на услуги приходится меньше половины оборота, поскольку здесь предлагается далеко не всё. Мы стараемся пока не уходить от наших базовых компетенций, связанных с преобразованием данных/ контента в документы и наоборот. Однако доля услуг в нашем обороте постоянно растёт.

Как оценивается возможность реализации проекта для потенциального клиента? Есть ли какой-то начальный порог?

Когда такой вопрос поступает от клиента, то он звучит так: «Есть ли смысл передать что-то на аутсорсинг?». Мы стараемся не давать каких-то рекомендаций, а ожидаем, что компания сначала примет принципиальное решение, нужен ли ей аутсорсинг. Выбрать этот путь может даже компания, в которой работает всего несколько человек. Но для небольших компаний ожидания от подобных услуг будут отличаться от того, чего ждут в корпорациях. При парке в десятки единиц оборудования самой большой пользой от поставщика услуг будет поддержание уже существующей инфраструктуры в рабочем состоянии — чтобы все сотрудники могли печатать, а услуга при этом стоила разумно. В больших компаниях ставятся вопросы о том, как вообще должна быть устроена инфраструктура печати, как локализовать и устранить источники неэффективности, как должны учитываться интересы групп пользователей, какие ещё нужны сервисы и решения и т. п. Но даже обоснованный экономический эффект не всегда является достаточным аргументом в пользу аутсорсинга — далеко не все приемлют саму идею MPS.

Расскажите об основных этапах внедрения. Каковы наиболее частые сложности?

Здесь всё зависит от конкретного клиента — его ожиданий, желания двигаться быстрее или медленнее. По своей методологии мы делим проекты MPS на три основных этапа. На первом мы проводим изучение инфраструктуры в её текущем состоянии, пытаемся понять, что в ней можно оптимизировать — устранить узкие места, избыточность, дублирование, избавиться от старой, неэффективной техники и т. п. На основе такого анализа мы разрабатываем и предлагаем возможные сценарии развития инфраструктуры. Одно из наиболее простых и очевидных решений — избавиться от большого количества персональных принтеров с мизерными объёмами печати. Это сразу даёт существенную экономию. Здесь же принимается решение о том, как быстро будет проводиться оптимизация. Ведь любые изменения часто сталкиваются с противодействием внутри компании. И чем изменений больше, тем дело оказывается сложнее. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.

Следующим шагом, после того как печатная инфраструктура оптимизирована, мы начинаем совместно с клиентом планировать внедрение дополнительных сервисов и решений, позволяющих улучшить работу пользователей и обеспечить широкие возможности управления сервисом печати.

Наконец, третий этап — это разработка и внедрение решений, которые позволяют автоматизировать процессы работы с документами, сократить потребности в печати за счёт поиска «цифровых альтернатив».

Случалось, что при реализации проектов люди прятали свои персональные принтеры? Или это просто красивая легенда?

На самом деле люди принтеры не прячут, но легко могут не знать о существовании некоторых устройств печати в компании. Это не байка — такие вещи реально вскрываются во время обследования парка оборудования, когда наши специалисты вместе с представителями компании обходят все помещения и делают инвентаризацию. Оказывается, внутри большой компании могут не владеть полной информацией об установленных принтерах. У отдельных подразделений могут быть собственные бюджеты на закупку оргтехники. Всё ещё встречаются случаи, когда одни службы отвечают за закупку оборудования, другие — за техническую поддержку, а третьи — за закупку расходных материалов. Получается, что прозрачности и общей политики нет, а это влечёт за собой дополнительные потери. Внедрение MPS устраняет подобные проблемы.

Каковы критерии эффективности внедрения MPS? Расскажите о примерах внедрения.

Во многом это зависит от того, как ставится задача. У каждого проекта — своя цель. Например, за три года контракта должно быть обеспечено достижение определённых параметров. По умолчанию среди них всегда есть некие целевые величины экономии — обсуждать на этапе подготовки проекта можно многое, но на этапе подписания договора деньги всегда остаются критерием № 1. Это будет либо стоимость отпечатка, либо достижение определённого процента экономии относительно текущих затрат. Подобные целевые параметры уже фигурируют в исходных условиях тендеров на MPS.

Что касается остальных целей и задач, но их набор всегда оказывается разным. Либо речь идёт об оптимизации инфраструктуры для обеспечения комфортных условий работы — тогда в договоре может фигурировать KPI-показатель «удовлетворённости пользователей». Другой пример — для какой-то быстро растущей компании самым важным параметром будет отсутствие задержек при открытии новых магазинов.

Прежде чем я приведу примеры внедрения, нужно отметить — типовых случаев нет, все они очень индивидуальны. И то, что мы можем очень гибко реагировать на потребности клиентов, я считаю важным конкурентным преимуществом Xerox.

Теперь — немного подробнее о примерах внедрения в ритейловых компаниях. В одной из них мы реализовали сервисный проект в головном офисе. При относительно небольшом объёме оборудования там довольно много сотрудников, для которых важна бес

www.publish.ru

Обзор решений для управления печатью / Блог компании Бизнес-Фабрика / Хабр

Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.

Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они [затраты], кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.

Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.

Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.

А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.

Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.

FollowMe (компания Ringdale)

Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.

MegaTrack (компания Fontware)

Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)

Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)

Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.

Equitrac (компания Nuance)

Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается  на любой сетевой принтер или МФУ.

Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.

PrintStat (компания Nicotech)

PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.

Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.

Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.

Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.

Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.

Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.

Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика. И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.

Print Manager Plus (компания Print Manager)

Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.

К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.

Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.

В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.

Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.

habr.com

Оптимизация работы принтера

12.01.2015

Команда академии Cisco приглашает вас посетить тренинг

Для некоторых принтеров существует возможность повысить скорость печати или расширить функциональность за счет добавления нового оборудования. Оно может включать в себя дополнительные лотки для бумаги, устройства для подачи листов, сетевые карты или расширенную память.

Микропрограмма

Микропрограмма — это набор команд, хранящийся в принтере. Микропрограмма контролирует работу принтера. Процедура ее обновления аналогична процедуре установки драйверов. Так как обновления микропрограммы не выполняются автоматически, нужно проверять наличие новых микропрограмм на сайте производителя принтера.

Память принтера

Обновление памяти принтера влечет за собой увеличение скорости печати и улучшает производительность при выполнении сложных заданий на печать. Все принтеры оснащены ОЗУ. Чем большим объемом памяти обладает принтер, тем более эффективной является его работа. Дополнительная память облегчает выполнение таких задач, как буферизация заданий, создание страниц, улучшенная печать фотографий и графики.

Буферизация заданий на печать — это накопление этих заданий во внутренней памяти принтера. Она позволяет компьютеру продолжить работу, не дожидаясь, пока принтер закончит печать. Буферизация является широко распространенной функцией лазерных принтеров и плоттеров, а также современных струйных и точечно-матричных принтеров.

Обычно принтеры поставляются с заводов с количеством установленной памяти, достаточным для печати текстов. Задания на печать, связанные с графикой, и в особенности с фотографиями, выполняются более эффективно, если памяти принтера достаточно, чтобы перед началом печати вместить все задание целиком. Если выдаются сообщения об ошибках из-за недостаточного объема памяти, это может значить, что у принтера закончилась память или что она перегружена. В таком случае может потребоваться увеличить объем памяти.

Установка памяти принтера

Прежде чем устанавливать дополнительную память принтера, ознакомьтесь с документацией к принтеру и получите информацию о следующем:

Производители принтеров предусмотрели набор процедур по обновлению памяти, включающий в себя перечисленные ниже задачи.

Дополнительные обновления принтера

Для некоторые принтеров возможно проводить перечисленные ниже дополнительные обновления.

Следуйте инструкциям, прилагающимся к принтеру, при установке и обновлении компонентов. Если возникают проблемы при установке обновлений, обратитесь за дополнительной информацией к производителю или уполномоченному инженеру сервисного обслуживания. Соблюдайте все требования безопасности, указанные производителем.

Академия Cisco проводит аторизированные тренинги, практикумы Cisco, компьютерные курсы Cisco Киев (курсы циско Киев, Cisco курсы Киев, курсы циско), курсы CCNA (CCNA курсы, курсы CCNA киев) - курсы Cisco (Cisco курсы), занимается подготовкой специалистов для реализации высокоинтеллектуальных проектов в области инфокоммуникационных технологий.

Ответы на часто задаваемые вопросы: http://edu-cisco.org/docs/welcome.pdf

http://edu-cisco.org

http://vk.com/educisco

http://www.facebook.com/educiscohttps://twitter.com/educisco

e-mail: [email protected]

skype: edu-cisco.org

tel. +38-097-241-79-18

www.trn.ua

Корпоративная печать: экономия через оптимизацию

Согласно данным IDC, в России в прошлом году рынок устройств печати сократился на 10,3%.

В первом полугодии 2015-го продажи принтеров и МФУ уменьшились почти на 50% в штучном выражении и порядка 60% в денежном по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Подобную ситуацию аналитики IDC связывают с замедлением темпов роста ВВП, дефицитом госбюджета, сильной волатильностью рубля, общей неопределенностью в канале продаж.

Спад отмечен и на мировом рынке устройств печати, который, по данным IDC, во II квартале нынешнего года сократился на 3,4% в денежном выражении и на 5,9% в штучном относительно прошлого года, несмотря на подъем спроса в Северной Америке, Западной и Центральной Европе.

Во втором полугодии IDC ожидает дальнейшего снижения объема продаж на российском рынке устройств печати в связи с сокращением ИТ-бюджетов, политикой импортозамещения и общей неблагоприятной экономической ситуацией в стране.

Можно ли обойтись без печати?

Но может быть предприятия сейчас меньше нуждаются в печати в связи с переходом на электронный документооборот и безбумажные технологии, использованием всевозможных мобильный устройств? Позволит ли все это предприятиям, с одной стороны, не допустить снижения эффективности работы сотрудников, а с другой — сэкономить на покупке устройств печати?

Мнения опрошенных нами экспертов разделились. Одни считают, что потребности в печати в российских компаниях снизились. Это вызвано тем, что количество печатаемых страниц находится в прямой корреляции с объемом и активностью всех рабочих процессов. «Изменение ВВП страны отражает те тенденции, которые происходят с объемами печати документов: когда объемы производства снижаются, требуется меньше сопровождающих рабочие процессы документов, когда происходит рост, то и объемы печати растут, следуя рука об руку с ними», — считает Михаил Сорокин, менеджер по развитию корпоративных систем печати HP в России.

Кроме того, в этом году на электронный документооборот переходит довольно большое количество госструктур. «Несмотря на то что бумажные документы они при этом не отменяют, расходы на печатающие устройства в перспективе не будут увеличиваться», — полагает Олег Захарченко, руководитель группы «Печатающие устройства и расходные материалы» компании «Марвел-Дистрибуция».

Однако некоторые эксперты придерживаются другого мнения, отмечая, что даже в мировом масштабе внедрение электронного документооборота не приводит к отказу от печати. По словам Алексея Герасюка, менеджера по развитию партнерского аутсорсинга Xerox Россия, по данным аналитиков, количество распечатанных документов уменьшается всего на 1–2% в год, а поскольку Россия отстает от мировых темпов перехода на электронный документооборот, то у нас пока не приходится говорить о спаде объемов печати.

То же подтверждает Андрей Антонов, менеджер по бизнес-решениям компании Epson: «Объемы печати в корпоративном секторе по-прежнему остаются значительными и единственное, что пока влияет на сокращение закупок техники — это финансовая ситуация на рынке и сокращение бюджетов заказчиков».

Того же мнения придерживается и Жамиля Каменева, директор по развитию бизнеса и маркетингу компании Konica Minolta, которая считает, что, несмотря на заметный тренд к переходу на электронный документооборот, потребность в печати и оцифровке документов в российских компаниях практически не изменилась. По ее мнению, это объясняется несколькими причинами. Во-первых, в административном и финансовом документообороте требуется наличие печатных документов. Во-вторых, в компаниях накоплен и продолжает накапливаться огромный объем информации, которую нужно переводить в электронный вид для последующего хранения. «Здесь на первый план выходят возможности МФУ, которые позволяют во время сканирования по заранее прописанным сценариям автоматически осуществлять различные действия с документами. МФУ как устройство ввода и вывода информации приобретает функционал внутреннего хаба, обеспечивающего интеллектуальную работу с документами», — пояснила Жамиля Каменева.

Александр Петров, менеджер по развитию MDS KYOCERA Document Solutions, также считает, что на сегодняшний день объем печати и оцифровки документов только растет: «Обусловлено это прежде всего российским законодательством, которое из года в год требует лишь увеличения числа различных документов, поэтому говорить о снижении потребности в бумажных документах пока не приходится».

Пути к оптимизации

Таким образом, в области корпоративной печати складывается непростая ситуация — печатать меньше не стали, но задача сокращения расходов, в частности на печать, встает все более остро, так как кризис подталкивает всех к оптимизации затрат.

В «тучные» годы российские предприятия активно закупали устройства печати. По некоторым оценкам, у нас используется порядка 14 млн. единиц принтерной техники, и сейчас сложно представить даже небольшую компанию или индивидуального предпринимателя, которые не имеют средств печати и сканирования документов.

Казалось бы, компании уже хорошо оснащены печатным оборудованием и в сложной экономической ситуации могут обойтись без закупки новой техники. Но не все так просто, утверждают наши эксперты, заморозив бюджет, сэкономить удается не всегда.

Дело в том, что исторически сложившийся парк печатной техники обычно представляет собой «зоопарк» устройств, когда в одной организации используется разнородная техника от нескольких производителей. По словам Жамили Каменевой, это реальная головная боль для ИТ-отделов: «Переход от количественных показателей к качественным может реально позволить компаниям без серьезных инвестиций повысить эффективность работы своих сотрудников».

Наличие большого числа принтеров и МФУ может приводить к неоправданно высоким расходам на сопровождение инфраструктуры печати, особенно если в компании отсутствует контроль за печатью, а нагрузка на устройства не сбалансирована: где-то она составляет 10%, а где-то свыше 200%. Дополнительные затраты могут быть обусловлены и использованием неоригинальных расходных материалов, приводящим к частым поломкам, простою и ремонту оборудования, а также отсутствием квалифицированного персонала по обслуживанию печатных устройств.

В период финансовых сложностей компании ищут способы оптимизации своих расходов. А замена очень старого оборудования на новое, переход к более эффективным рабочим процессам при помощи средств автоматизации на базе электронного документооборота, использование современных систем оцифровки документов и разнообразных программных решений — все это крайне необходимо для оптимизации расходов.

Предприятия это понимают. Не случайно практически все эксперты указали на рост заинтересованности компаний в оптимизации своей инфраструктуры печати и оцифровки документов. «Только за последний год мы напрямую ощутили на себе возросший интерес к оптимизации печатной инфраструктуры со стороны наших нынешних и будущих клиентов, — сообщил Александр Петров. — Обусловлено это в первую очередь непростой экономической ситуацией, возникшей в конце прошлого года и продолжающейся по сей день».

Одна из целей, которую ставят перед собой заказчики — повышение эффективности собственных бизнес-процессов. «Оптимизация инфраструктуры печати и связанных с ней активностей позволяет сократить в среднем до 30% текущих затрат, и это не может не заинтересовать топ-менеджеров компаний», — утверждает Алексей Герасюк.

К сожалению, далеко не все руководители точно знают объем расходов на печать, которые могут составлять до 25 тыс. руб. в год на одного офисного сотрудника. Поэтому оптимизацией данного направления часто жертвуют в пользу других, на первый взгляд более «денежных» проектов.

А ведь оптимизация печатной инфраструктуры — это возможность не только снизить затраты, но и в некоторых случаях получить дополнительный доход. «Например, компании могут установить гостевые МФУ, чтобы посетители их использовали для печати и сканирования собственных документов, или использовать свои МФУ для печати небольших тиражей рекламных или учебных материалов», — поделилась идеями Жамиля Каменева.

Кроме того, не стоит забывать и о безопасности информации, что тоже важно с точки зрения экономии. Ведь потери предприятий от утечек конфиденциальной информации достигают астрономических сумм. С этой точки зрения печатная среда представляет собой одно из слабых мест. Производители устройств печати сейчас уделяют серьезное внимание рискам потери ценной информации, считая это одним из важных конкурентных преимуществ. Так, по словам Михаила Сорокина, компания HP оборудует принтеры и многофункциональные устройства встроенными средствами защиты от атак на BIOS и операционную систему и защищает шифрованием размещенные в этих устройствах накопители данных, а применение дополнительных решений позволяет добавить и защиту от потери информации, обусловленной человеческим фактором.

Поскольку основная задача оптимизации — сокращение издержек, то при замене старой печатной техники на новую, более современную и экономичную, следует обратить внимание не только на цену самого устройства, но и на его совокупную стоимость владения за год эксплуатации, напоминает Андрей Антонов: «Ведь к начальным затратам плюсуется стоимость расходных материалов, обслуживания, расхода электроэнергии. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента оптимизации можно ограничить возможность цветной печати для некоторых отделов компании».

В общем, существует много способов оптимизации печатной инфраструктуры. Однако, по словам Александра Петрова, в основе лежит стандартный набор базовых услуг: замена старых устройств на новые, уход от большого числа персональных принтеров к устройствам для рабочих групп, оборудованию коридорного типа и созданию копировальных центров, а также внедрение систем по управлению инфраструктурой печати, включая мониторинг, сбор подробной статистики печати, установление разграничения на печать и допуска к определенным устройствам.

MDS, MPS и «ИТ как услуга»

Одним из подходов к оптимизации ИТ-инфраструктуры для работы с документами является передача управления ею на аутсорсинг, когда внешний подрядчик выполняет оценку и оптимизацию инфраструктуры печати предприятия, а затем постоянно ею управляет. Так называемые управляемые услуги печати (Managed Print Services, MPS) и управляемые услуги документооборота (Managed Document Services, MDS) пользуются в мире все большей популярностью.

Так, по прогнозу IDC, к 2018 г. на услуги управления печатью будет приходиться 30% общего дохода от продаж решений офисной печати. При этом количество распечатываемых страниц в мире будет ежегодно сокращаться до 2019-го приблизительно на 7%, а количество «управляемых» страниц будет увеличиваться примерно на 2%.

Аналитическая компания Quocirca провела в этом году опрос предприятий в Западной Европе и США, который показал, что 51% респондентов уже использует MPS-услуги или собирается начать их использование в ближайший год. При этом 45% предприятий, уже применяющих MPS, планируют увеличить инвестиции в эти услуги. Интересно, что в качестве главного стимула к переходу на услуги управления печатью большинство респондентов (75%) назвали вопросы безопасности.

В России MPS/MDS-услуги также активно продвигаются (www.pcweek.ru/its/article/detail.php?ID=143105). Но по поводу их популярности в нашей стране мнения экспертов разделились. Так, Алексей Герасюк указал на стабильный рост интереса к услугам MPS среди российских заказчиков несмотря на общий спад на ИТ-рынке. Олег Захарченко придерживается другой точки зрения: «То, что достаточно распространено в мире, пока не стало привычным у нас в России. С одной стороны, мешает менталитет, опасения за конфиденциальность данных, а с другой — компании, готовые предоставлять такие услуги, возможно, недостаточно активно их продвигают. Пока для корпоративного заказчика более простым, удобным и понятным является приобретение печатного оборудования».

Тем не менее практически все вендоры, представленные в сегменте корпоративной печати, сейчас предлагают MPS/MDS-услуги, уверяя, что комплексный подход позволяет существенно сократить затраты на инфраструктуру печати и сканирования. Так, по опыту Konica Minolta, экономия достигает 20–25%. Однако, чтобы получить такой результат, нужно выбрать правильную стратегию. «Если мы говорим об узком функциональном аутсорсинге, когда в стороннюю организацию передается только функция технического обслуживания, то экономическая отдача будет минимальной, — утверждает Жамиля Каменева. — Эффект будет ощутимым в случае полноценного аутсорсингового проекта, включающего всесторонний анализ внутренних процессов заказчика».

С ней согласен Алексей Герасюк, который подчеркнул, что любой проект по оптимизации печатной инфраструктуры должен начинаться со всестороннего анализа текущей ситуации с учетом не только инфраструктурных метрик, но также особенностей бизнес-процессов и функциональных требований.

Такой подход следует применять не только для привлечения внешних подрядчиков, но и для организации взаимодействия с собственным ИТ-подразделением. По словам Алексея Герасюка, сейчас все больше организаций используют подход «ИТ как услуга» (ITaaS), когда внутренняя ИТ-служба работает на основе соглашения об уровне сервиса (SLA) и является поставщиком услуги для бизнеса: «Модель ITaaS открывает перед компаниями больше возможностей сокращения затрат и помогает достигать синергии бизнеса и ИТ. Важно понимать, что оптимизация должна не только приводить к сокращению затрат, но и не ухудшать функционал, доступность и качество сервиса печати».

В основном современные средства оптимизации строятся на применении различных способов аутентификации сотрудников и использовании персонализированного подхода к документообороту как с точки зрения мониторинга за использованием ресурсов и информации, так и с точки зрения обеспечения комфорта в работе и эффективности рабочего коллектива.

По мнению Михаила Сорокина, наиболее полноценное решение подразумевает MPS-контракт на управление инфраструктурой печати, который включает предоставление оборудования, услуг по мониторингу инфраструктуры, своевременную поставку расходных материалов, профилактику и технический сервис в совокупности с наиболее современными программно-аппаратными средствами аутентификации.

Оценка как первый шаг к оптимизации

По единодушному мнению экспертов, проект оптимизации печати должен начинаться с анализа текущей ситуации, когда компания оценивает, насколько эффективно в ней организована инфраструктура печати и оцифровки документов. Но как проводить такую оценку? Какие критерии следует учитывать?

Хотя вряд ли можно найти универсальные критерии оценки, поскольку каждая компания отличается от остальных и требует индивидуального комплексного подхода, существуют некоторые основные показатели, которые следует учитывать.

Наиболее универсальный критерий предложил Алексей Герасюк: «Согласно статистике, инфраструктуру можно считать эффективной, если на одно печатное устройство приходится не менее пяти сотрудников».

Более углубленный подход предусматривает учет и других параметров. Так, по словам Жамили Каменевой, традиционно рассматривается следующие критерии: количество устройств и пользователей, объем печати, схемы этажей офиса, загруженность имеющейся техники. При этом крайне важно оценить и косвенные затраты, включая расходы на ИТ-персонал, занятый поддержкой оборудования, на обучение, логистику и хранение запасных частей и расходных материалов и т. д.

Затем предприятие может сравнить результаты такого аудита с текущими предложениями на рынке и определить свои дальнейшие действия. Большинство компаний сейчас опирается на стоимость черно-белого и цветного отпечатков, но при этом важно не забывать уточнять, какие именно параметры входят в их стоимость.

Михаил Сорокин советует с определенной периодичностью снимать данные с устройств печати в течение некоторого периода — от нескольких месяцев до года. Для этого пригодятся современные удаленные средств мониторинга, с помощью которых эту задачу может решить даже собственный ИТ-отдел компании, хотя чаще всего компании прибегают к услугам специалистов в области MPS-решений. Они не только грамотно произведут съем данных специальными средствами, но и дадут качественную экспертную оценку полученной информации.

Если же предприятие предпочитает обходиться своими силами, то может воспользоваться программными продуктами для оценки и контроля объемов печати, которые сейчас в большом количестве представлены на рынке. «Такое ПО точно определяет текущие объемы печати, причем сразу по нескольким параметрам, проанализировав которые можно успешно перераспределить нагрузку на печатные машины и сократить издержки на печать», — пояснил Андрей Антонов.

Инсорсинг vs аутсорсинг

Оценив текущую ситуацию с печатью, предприятие скорее всего захочет перейти к следующему шагу — оптимизации инфраструктуры печати и оцифровки документов. Здесь есть два варианта: делать это своими силами или привлечь стороннюю компанию, специализирующуюся в этих вопросах.

По мнению экспертов, каждый из этих подходов имеет свои плюсы и минусы. Плюсы привлечения сторонней компании очевидны: профессионалы обладают большей экспертизой в данной области, знают актуальные предложения и технологии вендоров. К минусам можно отнести то, что у заказчика появляется определенная зависимость от подрядчика, а привлечение сторонних специалистов сопряжено с дополнительными расходами.

Однако при этом компании нередко забывают, что «вырывание» собственных сотрудников из текущих процессов, их обучение и сопровождение всего процесса оптимизации могут обойтись дороже, чем услуги сторонней компании. Более того, собственные сотрудники, как правило, не имеют опыта подобных проектов, а это также влияет на точность и эффективность реализации. «Встает вопрос о квалификации и опыте айтишников, которые будут проводить эту оптимизацию. Ведь сотрудники, которым ставится подобная задача, раньше с нею не сталкивались. Хватит ли у них компетенции предусмотреть всё и составить максимально эффективный план оптимизации?» — задает вопрос Александр Петров.

Сославшись на опыт работы Xerox на российском рынке MPS, Алексей Герасюк указывает, что в большинстве случаев заказчики, выбирающие инсорсинг, проводят неполный анализ своей печатной инфраструктуры: «Например, при оценке стоимости владения необходимо учитывать не только прямые статьи расходов на оборудование, расходные материалы и сервисное обслуживание, но и скрытые или косвенные затраты, которые сложно выявить без специальной методологии».

Поэтому, считают эксперты, своими силами оптимизировать инфраструктуру печати можно либо в небольших компаниях, в которых объемы печати невелики, либо когда масштаб задачи небольшой, т. е. речь идет только о печати и оцифровке как о составных частях отдельного процесса.

Но когда рассматривается стратегический подход, т. е. организация внутренних бизнес-процессов в целом, то лучше привлечь внешние профессиональные компании, считает Жамиля Каменева: «Они смогут не только определить рентабельность существующего парка оборудования и ПО, но и предложить наиболее эффективное решение оптимизации затрат и повышения продуктивности работы, а именно — правильно рассчитать общую стоимость владения оборудования, определить текущие и будущие потребности организации, оценить возможность интеграции и оптимизации документооборота с учетом печатной техники и т. д.».

Михаил Сорокин также считает, что при оптимизации инфраструктуры печати наиболее правильным и эффективным путем с точки зрения затрат и полученного результата является помощь специалистов в области MPS-сервисов и систем документооборота. Самая широкая и полноценная оптимизация может быть достигнута в рамках заключенных MPS-контрактов с производителями печатающей техники или же с их партнерами, специализирующимися на MPS-сервисах.

Есть еще один вариант — обращение к более узконаправленным специалистам, занимающимися интеграцией современных программно-аппаратных средств в ИТ-инфраструктуру и рабочую среду компаний. При этом дополнительные затраты, которые уйдут на оплату услуг специалистов, довольно быстро окупятся в первые же годы эксплуатации современной, безопасной и оптимизированной среды печати.

Алексей Герасюк привел дополнительные доводы в пользу аутсорсинга, указав, что технологии постоянно совершенствуются, оборудование становится сложнее, поэтому компании не всегда могут выделить достаточно ресурсов на развитие экспертизы собственной ИТ-службы, поиск и внедрение современных решений. Даже единовременная оптимизация требует постоянного контроля эффективности на протяжении всего жизненного цикла оборудования.

А привлечение аутсорсера позволяет решить сразу несколько важных задач: высвободить собственные ресурсы для развития более приоритетных направлений, задействовать передовые технологии, обеспечить прозрачность и сокращение затрат, повысить продуктивность пользователей и бизнеса.

www.aetp.ru

Оптимизация офисной печати

Печать документов – это как набирать воду в кране: мы не задумываемся о том, откуда она берется. Как вода необходима человеку для жизни, так и печать является жизненно важной для бизнеса.

Для удовлетворения потребности в печати разного рода документов можно установить несколько недорогих персональных принтеров на рабочих местах сотрудников. Но есть и альтернатива − установка одного мощного принтера, подключенного к локальной сети, который сможет обеспечивать потребности в печати целого отдела. Попробуем разобраться, в чем преимущества такого решения.

Цена и стоимость обслуживания

Если рассматривать вариант установки персональных монохромных лазерных принтеров, то затраты на приобретение нескольких моделей начального уровня гораздо меньше, нежели цена одного производительного сетевого печатающего устройства, однако это еще не означает, что такое решение более экономично. Главным образом потому, что затраты на приобретение принтера являются лишь незначительной частью общих расходов на печать.

По мере удешевления принтера увеличиваются расходы на его эксплуатацию. Например, оригинальный тонер-картридж для такого принтера стоит примерно треть от цены всего устройства. Таким образом, после приобретения третьего по счету картриджа эксплуатационные расходы уже превысят цену оборудования. Также стоит учитывать, что и ресурс картриджей таких устройств весьма невелик. В более производительных принтерах он в разы больше, поэтому затраты в расчете на одну копию оказываются значительно ниже, чем у персональных принтеров.

Оперативность и конфиденциальность

Максимальная скорость печати персональных принтеров редко составляет более 12-18 стр./мин. Для сравнения, принтеры компании Océ обеспечивают качественную двустороннюю печать со скоростью от 60 до 314 стр./мин., благодаря чему они с легкостью справляются со всеми задачами офисного документооборота крупного отдела компании.

Довольно часто выбор в пользу малогабаритных настольных принтеров объясняется стремлением обеспечить максимальную оперативность получения документов и сохранить их конфиденциальность. Стоит отметить, что в настоящее время существует немало решений, позволяющих, в случае необходимости, сохранить конфиденциальность документов и при печати на сетевых принтерах. Например, для того чтобы устройство начало печатать отправленное задание, сотрудник должен набрать специальный код, приложить персональную смарт-карту или палец к биометрическому сенсору − вариантов реализации подобной защиты довольно много. Для мощных сетевых принтеров можно приобрести модуль сортировки отпечатанных заданий, оснащенный несколькими запирающимися лотками. Отпечатанные листы автоматически помещаются в ящик сотрудника, отправившего документ на печать, и достать их оттуда можно только при наличии соответствующего ключа.

Расширяемость

Персональные принтеры можно дополнить разве что копиром и сканером. Важным преимуществом производительных сетевых принтеров, рассчитанных на эксплуатацию в средних и больших рабочих группах, являются широкие возможности функционального расширения: дополнительные лотки для подачи бумаги, устройства финишной обработки (брошюровщик, степлер, термобиндер, фальцевальный модуль). При покупке можно либо сразу выбрать подходящую конфигурацию, либо приобрести базовую модель и затем оснастить ее дополнительными модулями по мере необходимости. Таким образом, мощные принтеры обладают значительно большей гибкостью и расширяемостью по сравнению с моделями начального уровня.

Удобство администрирования и обслуживания

При эксплуатации в офисе нескольких печатающих устройств весьма актуальными являются вопросы администрирования и технического обслуживания. И в этом смысле принтеры, подключенные к локальной сети, имеют ряд преимуществ перед моделями персонального уровня. Простой пример: принтером, подключенным к ПК, можно воспользоваться лишь тогда, когда данный компьютер включен. Кроме того, при печати объемных заданий, отправленных с других рабочих мест, значительно возрастает нагрузка на процессор ПК − вплоть до полной невозможности использовать его для выполнения других задач. Сетевой принтер подключается непосредственно к локальной сети и доступен для использования независимо от того, какие компьютеры включены в данный момент. Нагрузка, связанная с обработкой печатаемых документов, в этом случае ложится либо на встроенный принт-сервер либо на выделенный сервер печати локальной сети.

В комплекте с производительными сетевыми принтерами поставляется программное обеспечение, позволяющее производить мониторинг текущего состояния расходных материалов, а также настройку оборудования с удаленной рабочей станции. Администратор может устанавливать правила использования каждого из сетевых принтеров, разрешая либо запрещая группам и отдельным пользователям печатать на том или ином устройстве.

С помощью специальных программ можно организовать систему централизованного учета расходов на печать. Подобные решения позволяют фиксировать детали каждого отправленного на печать задания (его объем, настройки печати, имя пользователя) и на основе полученных данных составлять статистические отчеты, а также рассчитывать затраты на печать в течение того или иного периода. Кроме того, в большинстве подобных систем реализована возможность автоматического составления и отправки заявок на приобретение расходных материалов, ресурс которых подходит к концу.

ВЫИГРЫШНАЯ КОМБИНАЦИЯ

Бизнес-модель коммерческого банка NIBCapital ориентирована на предложение услуг в сфере корпоративных финансов, риск-менеджмента и инвестиционных решений. У банка есть представительства в Гааге, Лондоне, Брюсселе, Сингапуре, Кюрасо и в других городах. Руководство NIBCapital видит только положительные стороны в том, что банк является «небольшим»: общее количество работников составляет порядка 640 человек. То, что столь небольшой банк может похвастаться рейтингом АА, в финансовом мире говорит о многом.

Для модернизации своих офисов руководство NIBCapital приняло решение перейти от печати с помощью персональных принтеров к централизованной организации документооборота. Так называемые офисные ячейки были трансформированы в групповые помещения, а персональные принтеры заменены на цифровые производительные печатные системы: Océ VarioPrint 2090 и 2105 для печати ч./б. документации и Océ CPS 700 и CS 125 для цветной. Благодаря реорганизации документооборота и внедрению высокотехнологичных мультифункциональных принтеров NIBCapital удалось достичь 20%-снижения затрат и многократного повышения эффективности своей деятельности.

Вижнанд Бросиус, возглавляющий отдел корпоративных услуг, так описывает прежнюю ситуацию, классическую во всех отношениях: «Печать документов осуществлялась с помощью 50-60 цветных и черно-белых принтеров, копии делались на устаревших аппаратах. Для длинных черно-белых тиражей использовался централизованный принтер, длинные тиражи в цвете отдавались на аутсорсинг. Доставкой занималась курьерская служба, но и сотрудники осуществляли довольно большую часть этой работы».

Модернизация, также включавшая перепланировку офисов и перенос всех коммуникаций, заняла порядка восьми месяцев. Большинство персональных принтеров, а также устаревших копиров заменили на современные печатные МФУ, подключенные к корпоративной сети. Сотрудникам предоставили доступ к высокопроизводительным черно-белым системам для выполнения объемных заданий печати, а доступ к цветным системам предоставили только руководителям отделов.

«Нашей основной целью была рационализация документооборота и повышение его эффективности, − комментируют Бросиус и Ганс Рижнберг, генеральный секретарь NIBCapital. − Нарекания вызывало качество печати, поскольку в основном использовалось устаревшее и функционально ограниченное оборудование. Много проблем возникало и при сервисном обслуживании, так как в нашем распоряжении было очень много разных принтеров. Важным задачами были снижение затрат и обеспечение удобства эксплуатации новых систем».

В отчете о результатах NIBCapital по крайней мере в двух показателях видно влияние произведенной модернизации: во-первых, сообщается о повышении коэффициента эффективности; во-вторых, на 20-25% удалось снизить затраты на документооборот. Не менее интересными оказались результаты внедрения цветных систем печати. Банковские услуги необходимо продавать, что предполагает подготовку качественных презентаций. С новыми принтерами у NIBCapital появилась возможность печатать качественные цветные документы, не пользуясь сторонними услугами.

Когда Бросиус объясняет, почему выбрал именно Océ, он использует аргументы, которые всегда были и будут актуальны: «Они удобны в эксплуатации, обладают всемирно признанной надежностью и не требуют больших затрат на содержание. Мы искренне довольны своим выбором!»

convey.com.ua

За семью печатями: секреты оптимизации документооборота в офисе - Публикации

Трудный период в экономике – не причина поднимать белый флаг. Наоборот, это удачное время, чтобы пересмотреть внутренние процессы в компании и повысить их эффективность. Один из них – офисная печать. Проверенные на практике советы помогут провести оптимизацию без потери качества.

В условиях кризиса упускать из виду такую возможность для экономии как оптимизация процессов печати в офисе – непростительная ошибка. При грамотном подходе это позволяет высвободить дополнительные средства, повысив управляемость и прозрачность затрат на вашу офисную инфраструктуру.

Как и в любом деле, начинать здесь стоит с анализа. Оцените загрузку уже установленных аппаратов – возможно, какие-либо из них используются редко и простаивают, а другие – работают без остановки. Если есть возможность убрать ряд аппаратов, то это поможет сэкономить на электроэнергии. Но стоит быть осторожным – сильная перегрузка оставшейся техники может привести к поломкам, а значит, выходу их из строя. В итоге, грамотный анализ поможет избежать дублирования одинаковых функций разными аппаратами и нехватки мощностей оборудования в перспективе.

Наиболее ресурсоемкая часть в офисной печати – расходные материалы, которые нужно закупать регулярно. Современная техника позволяет значительно оптимизировать эти статьи расходов. Так, применение специальных драйверов печати с гибкими настройками позволяет пользователям отключать печать баннеров на веб-страницах и устанавливать двустороннюю (дуплексную) печать по умолчанию, тем самым сокращая расход бумаги. Уточните у специалистов, есть ли такая возможность у техники, установленной в вашем офисе. Если нет, то рассмотрите вариант приобретения нового оборудования.

Вообще даже простые шаги позволяют серьезно сократить использование бумаги в компании. Так, создание простой подписи в письмах с просьбой подумать перед печатью, не достаточно ли пользователю электронной версии документа, помогает избежать лишних затрат. Среди других решений: уменьшение размера шрифта при печати внутренних документов, сокращение числа черновиков. Важно также не выбрасывать ненужные распечатанные страницы, а сдавать их на переработку. Такой подход полезен для сохранения окружающей среды.

Среди других решений – усиление контроля за печатью. Так, поставщики техники предлагают ввести функцию «печать после подтверждения». Это позволит видеть, сколько документов распечатывает каждый из сотрудников.

«Усиление контроля доступа к печатающим устройствам и введение учета выполняемых работ помогает как формировать статистику по нагрузке офисной техники, так и менять отношение офисных работников к использованию печатных устройств, – уверен Алексей Жоголев, руководитель департамента аутсорсинговых услуг. – Зная, что каждый распечатанный ими документ будет учтен в системе, пользователи перестают осуществлять бездумную, избыточную печать. Используя такую методику, некоторым европейским компаниям удается достичь 30-процентного сокращения издержек на печать за счет оптимизации IT-инфраструктуры и экономии на расходных материалах».

Если же есть необходимость сократить печать до минимума, то стоит подумать о переходе на электронный документооборот. В таком случае следует выбирать сетевые МФУ, которые легко интегрируются с такой системой и, например, обеспечивают возможность сканирования документов с автоматической отправкой в электронный архив организации. Действительно, учитывая широкий спектр задач в офисе, МФУ оказывается намного практичнее отдельно стоящих принтера, копира, сканера. В свою очередь, отдельные устройства целесообразно использовать при выполнении более узких задач, таких как сканирование документов вдали от офиса (речь идет о мобильных сканерах) или оцифровка больших объемов нестандартных форматов. Одно МФУ, которое можно включить во внутреннюю ИТ-сеть компании, способно заменить сразу несколько персональных устройств.

Еще один пример того, как небольшие инвестиции позволяют снизить расходы в дальнейшем – самостоятельная подготовка маркетинговой продукции. Сегодня производители техники предлагают широкий ассортимент материалов для печати, с помощью которых можно за считанные секунды оформить в фирменном стиле открытки-конструкторы, пакеты и коробки для подарков, карты для программ лояльности, коврики для мышки и многое другое. Особенно удобно, что изготавливать такую продукцию можно тиражом от одного экземпляра. Главное, чтобы в офисе был качественный цветной принтер или МФУ. Сегодня сфера применения цветных документов активно расширяется, поскольку давно доказано, что они воздействуют на получателя информации намного более эффективно, чем чёрно-белые. При этом распространение цветных аппаратов в корпоративном сегменте связано и с приближением их к черно-белым по стоимости владения.

А вот сфера, где к устранению издержек стоит относиться с осторожностью – это замена расходных материалов. Бытует мнение, что чем дешевле картридж – тем больше экономия. Такая позиция крайне опасна. Во-первых, использование неоригинальных расходных материалов лишает владельца устройства права на гарантийный ремонт аппарата. Во-вторых, высок риск снижения качества отпечатка. Использование неоригинальных расходных материалов чревато для пользователя и его бизнеса следующими последствиями: сбои при работе оборудования вследствие просыпания тонера, увеличение нормы расхода тонера, застревание бумаги, потеря четкости и яркости изображения. Оптимальное решение – замена картриджа от поставщика техники. Тогда и гарантия сохраняется, и за надежность работы аппарата можно не переживать.

В качестве общей рекомендации компаниям можно посоветовать подходить к вопросу оптимизации системно, не бросаясь в крайности. Ведь главное – не просто снизить расходы, но и сохранить эффективную печатную инфраструктуру. Кроме того, необходимо на регулярной основе собирать и анализировать статистику по использованию печатных устройств. Постоянный мониторинг использования техники позволит своевременно выявить потребность в усилении печатных мощностей в случае роста объемов документооборота.

www.xerox.ua

Проблемы организации офисной печати в компаниях | ИТ-инфраструктура | Дискуссии

Возможным решением проблемы контроля над печатью может стать привлечение внешнего провайдера. Поставщики этой услуги предоставляют клиентам технику на условиях аренды, взимая ежемесячную оплату за единицу оборудования или за число напечатанных страниц. Сервисное обслуживание, обеспечение техникой, расходными материалами и бумагой подрядчик берет на себя.

Удобства аутсорсинга очевидны: это позволяет отказаться от расходов на приобретение техники, снижает эксплуатационные затраты на расходные материалы и сервис, дает возможность более точно планировать бюджет компании. Важнейшим аргументом в пользу аутсорсинга является возможность построения хорошо унифицированной структуры парка печатной техники и эксплуатации её в таком виде на протяжении 5-7 лет.

Другой вопрос: в каком случае привлечение внешнего поставщика экономически целесообразно, а когда проблема может и должна решаться своими силами?

Как построено управление офисной печатью в Вашей компании? Как контролируется объем печати, и какие меры предпринимаются для оптимизации расходов? Как много времени уделяет системам печати служба технической поддержки?

Насколько, на Ваш взгляд, актуальна услуга аутсорсинга офисной печати? Какие компании, по Вашим оценкам, нуждаются в привлечении внешнего подрядчика?

Приглашаем к дискуссии!

 

*) Ниже приводится расчет амортизационной стоимости отпечатка в зависимости от типа и класса устройства и объемов печати:

Класс устройства Тип модель стоимость (руб) объем печати (в мес) срок амортизации (лет) амортизационная стоимость отпечатка (руб) годовая доходность (%) доход за срок амортизации (руб) полная амортизационная стоимость отпечатка (руб)
                   
Низкий принтер НР 1005 7 500 200 6 0,521 12 7 303,67 1,028
2 000 0,063 0,123
МФУ НР 1522 15 000 200 6 1,042 12 14 607,34 2,056
3 000 0,083 0,164
Средний принтер HP 3005 33 000 1 000 6 0,458 12 32 136,15 0,905
7 000 0,079 0,155
МФУ HP 3027 51 000 1 000 6 0,708 12 49 664,96 1,398
10 000 0,085 0,168
Высокий принтер HP 4015dn 58 000 10 000 6 0,081 12 56 481,72 0,159
50 000 0,016 0,032
МФУ Xerox WC 128 150 000 10 000 6 0,208 12 146 073,40 0,411
50 000 0,042 0,082

 

www.globalcio.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта