Стратегическое управление закупками — больше, чем оптимизация затрат. Оптимизация отдела закупок

Управление закупками и снабжением: практические вопросы оптимизации

Программа мероприятия

Предприятия, реализующие программы инновационного развития, расширяют сеть своих поставщиков и все чаще закупают отечественную инновационную и высокотехнологичную продукцию, в том числе у субъектов малого и среднего предпринимательства. В условиях действия санкций происходит ротация поставщиков, и корпоративная система закупок нуждается в трансформации.

Для повышения эффективности предприятию необходима отлаженная система идентификации рисков в закупках. Например таких, как риски не выполнения поставщиком своих обязательств, риски монополизации, логистические риски и др.).

Как управлять рисками по долгосрочным проектам? Какие возможности существуют для снижения затрат в закупках? Как не потерять качество при работе с новыми поставщиками?

Цель семинара - познакомить с опытом компаний-лидеров в области оптимизации закупок, предложить новые инструменты стратегического и тактического управления закупками для повышения точности заказов, сокращения финансовых и временных затрат; рассмотреть лучшие практики в построении цепочки поставок. На семинаре рассматриваются перспективы развития законодательства о закупках у МСП, о контрольных функциях ФАС в закупках.

Семинар предназначен для руководителей и менеджеров отделов закупок и снабжения, коммерческих директоров предприятий производственного сектора, дистрибуторов и оптовиков любых товарных групп, занимающихся планированием и организацией процесса закупки, вопросами взаимодействия с поставщиками товарно-материальных ресурсов.

Участникам, успешно завершившим обучение, выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 ак.ч. (Лицензия Серия 77Л01 №0008561 Рег. №037737 от 08 августа 2016)*

Учебно-методические материалы будут доступны после завершения мероприятия в Вашем личном кабинете.

www.profitcon.ru

Как раскрыть потенциал отдела закупок? Стратегия трёх шагов. Статья

Потенциал отдела закупок

На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным.

По данным Федеральной службы государственной статистики, в 2013 году среднегодовой оборот организаций, занимающихся розничной и оптовой торговлей, составил 8536,2 и 29556,7 млрд рублей. На практике закупки товаров и услуг могут составлять до 70% от совокупных затрат компании.

Увеличение прибыли сводится к двум способам: получению дополнительного дохода и сокращению расходов. Эффективное управление закупками может способствовать существенному сокращению расходов и, как следствие, увеличению оборота компании.

Конкурентные преимущества

Функции отдела закупок включают в себя выбор и доставку товаров, взаимодействие с контрагентами, оценку целесообразности работы с поставщиками и заключение сделок и контрактов.

В теории, его деятельность должна обеспечивать организацию важными стратегическими преимуществами. К ним относятся:

Сокращение затрат (благодаря сотрудничеству с поставщиками из стран с низкими издержками)
Повышение конкурентоспособности (за счет продуманной цепочки поставок, оптимизации разработки продуктов, ускорения выхода новых товаров и услуг на рынок)

На практике, работа с закупками вызывает лишь дополнительные проблемы. Это свойственно большинству бизнес-единиц из мира торговли. Они находятся на низшем уровне управления закупками.

Уровень	Характеристика	Степень распространения
Низший	Ограничен узким набором рутинных операций	Свойственен многим российским компаниям
Средний	Включает в себя набор мер, приводящих к снижению затрат	Используется только компаниями-гигантами
Высший	Затрагивает производственные и административные функции, способствует появлению новых продуктов и общему развитию корпорации	Практически не встречается

Развитие западных торговых организаций показывает, что принятие определенных мер может привести к раскрытию потенциала закупочной деятельности. Этот опыт можно объединить в стратегию 3-х шагов, приводящих к эффективному управлению закупками и, соответственно, спросом.

Шаг первый: повысьте статус отдела закупок

Часто работа отдела закупок не согласуется с глобальной политикой компании. В связи с этим решения о покупке товара или сотрудничества с поставщиком принимаются на основе недостаточного количества критериев. Например, только цен на товары и услуги или сроки пребывания контрагента на рынке.

В результате фирма отстает от конкурентов, и ее реакция на потребности рынка снижается. Задачи по снижению расходов не выполняются. Статус блока закупок остается низким.

Что нужно предпринять?

Расставьте приоритеты. Отдел закупок должен соотносить свои действия со стратегическими целями и задачами компании.
Создайте межфункциональные группы. Это поможет построению общего фундамента закупочной деятельности. Каждая группа должна иметь свою специализацию.
Поставьте масштабные цели. Часто руководство ставит перед подчиненными заниженные цели, поэтому подразделения и не демонстрируют стремительного развития.
Повысьте статус отдела закупок. Все представители организации должны понимать, какое важное значение играют закупки. Тесное сотрудничество внутри компании и синергия повышают шансы на увеличение оборота компании.

Чтобы работать эффективно, отдел снабжения должен взаимодействовать с другими подразделениями на основе партнерских отношений.

Шаг второй: привлеките профессионалов

Когда дело касается столь перспективного направления, как закупки, без профессионалов не обойтись. Одной из главных причин краха на пути к успешному обеспечению и снабжению становится отсутствие квалифицированных кадров.

Согласно исследованию Росстата «Россия в цифрах — 2014», среднегодовая численность сотрудников, занятых в торговых организациях, увеличивается с каждым годом. Только в сравнении 2012 и 2013 года приток новых кадров в сфере оптовой торговли составил 49,7 тысяч человек, розничной — 114,3 тысячи.

Управление спросом и корректировка требований к приобретаемым товарам — отнюдь не исчерпывающий список инструментов для снижения затрат. Эффект экономии, к которому могут привести успешные коммерческие переговоры, порой достигает 20-30%.

Что нужно предпринять?

Наймите профессионала извне. Выгода, которую Вы получите в результате эффективного управления, закроет и превзойдет затраты на поиск и оплату его услуг.
Привлеките профильного специалиста, который детально знает статьи расходов Вашей компании. Иногда сотрудник, хорошо знакомый со спецификой деятельности предприятия, может принести отделу закупок больше пользы, чем работа всего подразделения.

Обучите сотрудников отдела закупок. Результативное обучение не всегда требует больших денежный вливаний. К Вашим услугам всевозможные сайты, вебинары, курсы, тренинги и обучающая литература. Иногда решить проблему обучения всего отдела может приглашенный бизнес-тренер.
Четко обозначьте KPI. Любые цели должны иметь количественное, временное и качественное измерение. Сотрудники работают лучше, если понимают, какие показатели эффективности находятся под их личной ответственностью.

Шаг третий: автоматизируйте бизнес-процессы

Бумажная волокита, обращение к разрозненным неактуальным данным и ведение отчета вручную — все это многократно замедляет скорость работы. Чтобы избавить отдел закупок от рутинных операций, используйте автоматизацию. Экономия времени и сил сотрудников на деле обернется экономией для всей компании.

Что нужно предпринять?

Определите свои потребности. Перед тем, как применять IT-технологии, необходимо проанализировать, какие бизнес-процессы имеют определяющее значение именно для Вашей компании. Автоматизация должна работать на практике.

Прислушайтесь к опытным сотрудникам. Из поля зрения руководителя, которому важно видеть, прежде всего, общую картину бизнеса, часто выпадают детали. Они играют важную роль при выборе программного продукта. Учесть все нюансы функционирования предприятия поможет мнение профильных работников.

Сегодня внедрение систем автоматизации и обучение персонала занимает считанные недели. Потраченные на это средства и время нельзя сравнить с той выгодой, которое в итоге получает компания.

В контексте закупочной деятельности рынок IT позволяет автоматизировать следующие процессы (на примере «1С:Управление торговлей»):

Контроль сроков поставки товара и расходов денежных средств
Отслеживание своевременности оплаты поставщикам
Планирование закупок
Регистрация расхождения при приеме товаров
Анализ причины сбоя поставок
Учет дополнительных услуг и расходов при поставке товара
Управление операционными и страховыми запасами

Узнать больше об «1С:Управление торговлей» и получить демо >>

1solution.ru

Оптимизация закупок и управление складом

MRP, ERP и другие страшные аббревивтуры

На самом деле, под модными названиями MRP, MRP II и ERP скрываются простые и логичные методологии.

MRP (Material Requirement Planning) — планирование материальных ресурсов. Основными целями MRP систем являются:

удовлетворение потребности в материалах, компонентах и продукции для планирования производства и доставки потребителям
поддержка низких уровней запасов
планирование производственных операций, расписаний доставки, закупочных операций

MRP - система использует седующие входные данные:

План производства
Данные о состоянии запасов (остатки материалов и полуфабрикатов на складах и в НЗП)
Спецификации (состав) изделий

На выходе MRP-модуля появляются следующие документы:

График заказов на закупку материалов и комплектующих
Изменения к графику заказов на закупку/производство материалов и комплектующих - документ, содержащий корректировки ранее спланированных заказов.

MRP II - (Manufacturing Resource Planning) — Планирование производственных ресурсов. Это расширение методологии MRP, направленное на более широкий охват ресурсов предприятия. В системе MRP II производится планирование не только в материальном, но и в денежном выражении.

ERP - (Enterprise Resource Planning System) — Система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС). Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и охватывают все ключевые процессы деятельности компании. В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого количества сотрудников, наделённых соответствующими полномочиями.

Задачи оптимизации и автоматизация склада

Главной задачей службы материально-технического снабжения является своевременное и бесперебойное обеспечение предприятия материалами и комплектующими при использовании эффективной и рациональной схемы их закупки. Не менее важная задача снабжения оконного предприятия — не замораживать деньги в материалах. Идеальный склад идеального оконного завода должен быть пустым. При этом, материалов должно хватать на выполнение производственной программы.

Отчет снабженца в оконной программе «Окнософт: Управление позаказным производством»

Чем же программа автоматизации в состоянии помочь снабженцу в решении стоящих перед ним задач? Какие инструменты для этого необходимы и достаточны?

Оказывается, для реализации концепций MRP при управлении запасами оконного предприятия, требуется не так много данных и пользоваться отчетами для оптимизации складских запасов вполне может человек без гарвардского образования.

План производства формируется в момент согласования заказа. Фиксируется в "Рабочем месте диспетчера" (РМД) и уточняется диспетчером производства при планировании фактических запусков в работу. Детализация плана осуществляется с точностью до продукции и вида подразделения. То есть, в РМД мы имеем оперативную и достоверную информацию о том, какие изделия, в какой момент времени и на каком участке должны быть произведены.

Спецификации (состав) изделий появляются в системе в момент импорта из технологической программы. При необходимости, полученные спецификации, могут уточняться на стороне 1С. Для этого в программе есть специальные таблицы правил пересчета, в которых можно задать, например, округление количества материалов до нормоупаковок (выдавать 2 баллона пены на заказ, а не 1.75, как посчитали СуперОкна). Можно реализовать и более сложные алгоритмы или разрешить конструктору править спецификацию руками.

Остатки материалов на складах. Процедуры складского учета, оттачивались в тиражных решениях 1С более 15 лет. Если кладовщик регистрирует события поступления и списания материалов, данным об остатках на складах можно доверять.

Остатки материалов в производстве и деловая обрезь. Для учета НЗП в нашей программе используются оригинальные и эффективные инструменты, позволяющие при минимальных операторских затратах иметь полную картину об остатках материалов в производстве в разрезе длин и площадей. Качество и эффективность нашей подсистемы учета в производстве подтверждена десятками успешных внедрений и проверкой на прочность в течение трех лет.

Основной инструмент для управления запасами в Окнософте — Отчет снабженца (дефицитка), представляет собой таблицу, в которой сведены воедино остатки на складах и производстве, незакрытая потребность в материалах в разрезе продукций или календарная потребность и информация по незакрытым заказам поставщикам. Отчет имеет множество вариантов отборов и группировок и позволяет организовать закупки таким образом, чтобы склад был практически пустым, но цеху хватало материалов для выполнения планов производства.

В файловом архиве размещены примеры отчетов в формате xls

www.oknosoft.ru

Стратегическое управление закупками - больше, чем оптимизация затрат

«Стратегическое управление закупками» — современный подход мобилизации затрат предприятия, предполагающий привлечение всех возможных ресурсов, в том числе не задействованных ранее, для решения стратегических задач закупочной логистики предприятия с учетом существующих рыночных условий. (Данное определение родилось в результате опыта работы в сфере повышения закупочной эффективности российских предприятий). Для успешной реализации методов стратегического управления закупками необходимо:

1. Формирование команды для осуществления стратегического управления закупками. Команда может быть сформирована как из существующих работников, так и из специалистов со стороны.
2. Выявление стратегических проблем. Многосторонний анализ деятельности предприятия на всех этапах закупочной логистики.
3. Расстановка приоритетов. Выделение ключевых товарных групп, закупку которых необходимо перевести на стратегический уровень.
4. Формулировка перечня стратегических задач по каждой из выбранных ключевых товарных групп.
5. Выбор наиболее эффективных инструментов для решения поставленных стратегических задач, в том числе внедрение методов автоматизированного управления закупками.
6. Оценка результатов с целью дальнейшего совершенствования «проблемных» направлений. Необходимость стратегических решений может быть вызвана самыми разными причинами.

Необходимость стратегических решений может быть вызвана самыми разными причинами.

Стратегическое решение №1. Конкуренция

Нередко причиной принятия тех или иных стратегических решений становится недостаточная конкуренция, даже монополизм, ключевых поставщиков предприятия. Бывает, закупает предприятие ключевую товарную группу у одного поставщика год, два, пять, а потом оказывается, что на соседнем рынке аналогичный товар можно приобретать в три раза дешевле.

Стратегическим решением в данном случае может быть искусственное формирование предприятием конкурентной среды у поставщиков по этой «проблемной» товарной группе. Какие методы можно здесь предложить? Для начала предприятию необходимо сформировать пул качественных поставщиков. Подходящий инструмент — проведение предварительной квалификации поставщиков. Важность данного процесса сложно переоценить.Так, если предприятие выберет поставщика, который будет не в состоянии поставлять сырье или комплектующие, отвечающие согласованным стандартам качества, это может привести к превышению нормы отходов или дорогостоящим переделкам, требующим дополнительных расходов. Если поставщик не сможет выполнить согласованный график поставки, это повлечет за собой срыв плана работ, что значительно уменьшит суммарную эффективность производства. Более того, кончиться все может закрытием поточной линии или тем, что затраты предприятия не закончатся в случае прекращения выпуска продукции. После проведения проверки поставщика в рамках предварительной квалификации заказчик целенаправленно выясняет, способен ли его контрагент обеспечить необходимую номенклатуру, качество и объемы поставок.

Следующий шаг — построение максимально эффективного взаимодействия с пулом стратегических поставщиков. При этом важно помнить, что все затраты поставщиков всегда оплачивает заказчик. Соответственно предприятию предстоит задуматься о способах оптимизации этих затрат. Начинать следует с самых простых, универсальных. Например, постараться снизить затраты стратегических поставщиков на участие в закупочных процедурах, сократить или вовсе отменить обеспечение участия в торгах или исполнения договора, предложить им взаимную интеграцию с информационными системами предприятия и, самое главное — позволить выигрывать.

Следующий шаг — исследование ключевых поставщиков с целью выявления возможных точек роста эффективности. И, наконец, делать все, чтобы сотрудничество с новыми стратегическими поставщиками было долгосрочным, взаимовыгодным, целесообразным. Тогда оно обязательно будет происходить в атмосфере здоровой конкуренции.

fogsoft.ru