ГлавнаяОптимизацияСэд оптимизация

Как с помощью электронного документооборота оптимизировать бизнес-процессы компании. Сэд оптимизация


СЭД

 СЭД  ECM    Системы электронного документооборотаEnterprise Content ManagementУправление корпоративной информацией
 

Российский рынок СЭД/ECM

По оценке TAdviser, в 2016 году положительная динамика российского рынка СЭД/ECM-систем сохранилась. Как и годом ранее она составила 10%, при этом объем рынка в рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM – это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 годах

№ Компания Выручка от СЭД/ECM-проектов за 2016 г., млн руб. в т.ч. от продаж лицензий за 2016 г., млн руб. в т.ч. от услуг по внедр. и поддержке за 2016 г., млн руб. Выручка от СЭД/ECM-проектов за 2015 г., млн руб. в т.ч. от продаж лицензий за 2015 г., млн руб. в т.ч. от услуг по внедр. и поддержке за 2015 г., млн руб. Динамика 2016/2015
1Логика бизнеса1860613,81246,21480651,2828,825,7
2Крок1381,7н/дн/д1212,1н/дн/д14
3TerraLink964,2306,2657,9827,4н/дн/д16,5
4ЭОС793,5436,1295,4779,9415,7298,51,7
5 Ланит487136,4350,6418100,3317,716,5
6Диджитал Дизайн485,5н/дн/д408,2н/дн/д18,9
7Интертраст371722933183624016,7
8АйДи – Технологии управления3380,7336,839982,7315,8-15,3
9Directum*335,1н/дн/д247,7н/дн/д35,3
10Корус Консалтинг254н/дн/д386н/дн/д-34,2
* - выручка по данным, представленным юрлицом в Росстат TAdviser 2017

Главные тенденции российского рынка СЭД/ECM-систем

Интервью с экспертами-поставщиками

Президент «ДоксВижн» Владимир Андреев в интервью TAdviser рассказал о ключевых изменениях и трендах российского рынка СЭД/ECM-систем и его принципиальном отличии от рынков США и ЕС, а также о том, какие задачи «ДоксВижн» ставит перед собой на ближайшие 5 лет.
Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, в интервью TAdviser рассказал о важных изменениях, произошедших на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016 – 2017 годах, инструментах и задачах, наиболее актуальных для заказчиков, а также стратегии Extra ECM, в рамках которой развиваются продукты вендора.
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании TerraLink, в интервью TAdviser рассказал об отраслевых особенностях в проектах СЭД/ECM и о том, какой вклад в реализацию программы цифровой экономики может привнести управление бизнес-контентом.
Генеральный директор компании «Логика бизнеса» Виктор Вайнштейн в интервью TAdviser рассказал о новых технологиях и трендах на рынке СЭД/ЕСМ, росте доли систем на базе СПО, а также крупнейших проектах 2017 года.
Антон Варфоломеев, заместитель гендиректора «Диджитал Дизайн», в интервью TAdviser рассказал о движущих силах развития СЭД, перспективах машинного обучения и блокчейна в сфере документооборота, а также о том, какое место современные каналы коммуникаций занимают в управлении документами и как их преимущества «Диджитал Дизайн» применяет в собственных решениях.
Анатолий Гаврилов, генеральный директор ECMGroup.Pro, руководит успешно развивающейся ИТ-компанией с 2012 года. В интервью TAdviser он рассказал том, какие тенденции ожидаются на рынке электронного документооборота, поделился опытом выполненных ECMGroup.Pro проектов и планами компании на 2018 год.
Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова в интервью TAdviser рассказала о том, какие тенденции преобладают на российском рынке СЭД, как движется процесс импортозамещения, а также какие задачи ставятся перед компанией на перспективу.
Павел Каштанов, генеральный директор компании «СИНТЕЛЛЕКТ» (Syntellect) - разработчика платформы TESSA, в интервью TAdviser рассказал о том, почему не стоит заниматься модернизацией и обновлением устаревших систем, на какие моменты обращают внимание заказчики при выборе нового СЭД/ECM-решения, и что мешает организациям переходить на полностью электронный документооборот.
Александр Назаров, директор по продажам СЭД ТЕЗИС компании Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о ключевых изменениях на российском рынке СЭД/ECM-систем за 2017 год, о реализованных нововведениях и планах по развитию системы ТЕЗИС, а также о главных препятствиях на пути к массовому переходу на безбумажный документооборот в России.

Рейтинг Workflow в российских СЭД

Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.

В ходе исследования TAdviser было опрошено 12 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками (подробнее).

Самые популярные СЭД/ECM

По данным на начало декабря 2017 года, база СЭД/ECM-проектов TAdviser включала информацию примерно о 4440 тыс. внедрений. С ноября 2016 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась на 460 новых и архивных проектов.

Больше половины всех проектов, информация о которых доступна на TAdviser.ru, приходится на 5 отечественных систем – Directum, Docsvision, ELMA, «Дело» и «1С:Документооборот» (подробнее).

Отраслевая специфика внедрений СЭД/ECM

Десятка отраслей, на которые приходится основная масса внедрений СЭД/ECM-систем, остается практически неизменной. В 2017 году в Топ-10 самых популярных отраслей попала транспортная сфера, вытеснив консалтинг.

Актуальные проекты

Банк ВТБ24 запустил работу уникального Сервисного центра по направлениям: бухгалтерский учет; банковские и информационные технологии. В целях оптимизации затрат на сопровождение операций по административно-хозяйственной деятельности (АХД) на обслуживание в Сервисный центр была переведена часть операций финансового департамента банка и бухгалтерской службы филиальной сети. В рамках проекта открытия Сервисного центра компания Syntellect («Синтеллект») автоматизировала ряд бизнес-процессов административно-хозяйственной деятельности банка с помощью платформы TESSA.
В группе компаний «Дикси» реализован обмен с поставщиками входящими счетами-фактурами, а также различными видами исходящих документов, как формализованными, так и неформализованными. Обмен электронными документами осуществляется через нескольких крупных операторов ЭДО, в их числе Диадок, Сфера, Exite и другие. Разработанное архитектурное решение при необходимости позволяет расширять список операторов ЭДО.
Система управления документами и задачами ТЕЗИС помогла автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, упростила согласование документов и организацию совещаний. В СЭД был реализован процесс передачи конкурсной документации, доработаны отчеты по судебной корреспонденции и появилась возможность применения электронного сертификата e-Token для электронной подписи.
В рамках очередной фазы проекта был расширен функционал системы и автоматизированы процессы (запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП и др.). Холдинг полностью перевел в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, в числе которых служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие.
Полноценное внедрение системы EOS for SharePoint началось еще весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» (партнер разработчика EOS for SharePoint компании ЭОС) были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования. Переход на СЭД происходил поэтапно. Постепенно, с каждым кварталом увеличивалось как количество сотрудников, использующих СЭД, так и количество групп документов, согласование которых происходило в системе. В 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOS for SharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных.
В результате реализации проекта на Ондской ГЭС снизилось время доступа к документам, появилась возможность оперативного многопользовательского доступа к технической документации. Оптимизированы документ-ориентированные процессы и важные бизнес-задачи, связанные с использованием технической документации. Кроме того, Ондская ГЭС получила «страховой фонд» документов в электронном виде на случай риска утраты оригиналов по какой-либо причине, в том числе техногенного характера. Электронные образы документов и их поисковые атрибуты были загружены в систему электронного архива, реализованную на базе решения «Логика ЭА» на платформе Alfresco|МСВСфера Инфооборот.
Использованное в проекте решение «Логика ЭА» предназначено для организации надежного хранения и удобного использования электронных документов в соответствии с внутренними правилами компаний, а также требованиями законодательства по архивному хранению. Решение автоматизирует весь жизненный цикл электронного документа — от его регистрации и экспертизы при поступлении до уничтожения после завершения срока хранения. Система электронного архива предназначена для работы 10 000 пользователей при одновременной работе до 5 000 пользователей. Производительность системы — ввод и обработка до 4 млн страниц в месяц.
По итогам анализа представленных на рынке СЭД заказчик выбрал российскую платформу Docsvision 5. В новой системе помимо ранее автоматизированных процессов делопроизводства появились новые функции: поддержка сложных процессов согласования; работа с резолюциями; работа с номенклатурой дел; аналитические и статистические отчеты; развитые механизмы поиска. Кроме делопроизводственных задач, в ходе проекта был автоматизирован ряд внутренних бизнес-процессов организации. Кроме того, в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании.

Интервью с экспертами-заказчиками

Директор юридического департамента ювелирной сети 585 Gold Владимир Арапов в интервью TAdviser рассказал о проекте перехода на новую систему электронного документооборота.
Осенью 2017 года компания «Юниксофт», партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), завершила внедрение корпоративного портала на базе платформы SharePoint для Severin Development – инжиниринговой компании, специализирующейся на услугах управления и контроля строительства, финансово-технического аудита и выполняющей функции технического заказчика. О процессе внедрения и его первых итогах в интервью TAdviser рассказал Павел Васильев, руководитель отдела информационных технологий «Северин Девелопмент».
Алексей Вуймин, директор по ИТ департамента информационных технологий компании ДКС, в интервью TAdviser рассказал об организационных вопросах перехода на электронный документооборот.
Ведущий системный аналитик фармацевтической компании «Полисан» Евгений Коноплев в интервью TAdviser рассказал о том, как техническая процедура обновления стала новым витком развития системы на платформе Docsvision.
Технологический инжиниринговый холдинг «Петон» - российская компания мирового уровня, более 30 лет реализующая в нефтегазовой отрасли проекты «под ключ» и имеющая среди заказчиков крупнейшие российские и международные нефтегазовые компании. В 2017 году на предприятии был осуществлён переход на новую систему электронного документооборота - сегодня в СЭД на базе российской платформы Docsvision работают порядка 1000 сотрудников головного офиса НИПИ НГ «Петон» в Уфе и в территориально удалённых дочерних предприятиях. Ильшат Насыров, начальник отдела внедрения информационных систем УПМП ООО «НИПИ НГ «Петон», рассказал подробнее о том, какие задачи сегодня решает система, как отраслевая специфика сказывается на автоматизации документооборота, а также дал коллегам ценный совет из собственной проектной практики.
Одна из задач Территориального фонда обязательного медицинского страхования – следить, чтобы граждане получали качественную и своевременную медицинскую помощь. Реализовать ее в Московской области – во втором по населенности регионе России – становится непросто. В 2016 году Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Московской области приступил к созданию решения для контактного центра, которое позволило бы оперативно отвечать на поступающие жалобы граждан, обеспечило бы прозрачность процесса и предоставило возможность контролировать качество исполнения поручений по поступившим обращениям. О реализации проекта в интервью TAdviser рассказал заместитель директора ТФОМС МО Константин Фоминых.

География проектов СЭД/ECM

По данным TAdviser, основная часть всех СЭД/ECM-проектов выполняется в Центральном федеральном округе. Также в первую тройку входят Приволжский и Сибирский федеральные округа. Топ-10 российских городов по количеству проектов СЭД/ECM возглавляют Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург.

Современные продукты для электронного документооборота

DIRECTUM – российская масштабируемая ECM-система с готовым межкорпоративным документооборотом и вовлечением всех сотрудников от топ-менеджера до конечного исполнителя. Позволяет организовать сквозные процессы внутри холдингов и межкорпоративный документооборот, стыкуя между собой учетные системы, СЭД и сервисы обмена. Единая точка входа исключает необходимость работы в нескольких системах и обеспечивает полностью безбумажное юридически значимое взаимодействие.
Платформа Docsvision позволяет построить систему управления документооборотом и автоматизировать бизнес-процессы предприятия. Docsvision - это готовые решения и приложения, целая гамма мобильных решений; система обладает гибкостью, масштабируемостью, широкими возможностями интеграции, отвечает требованиям безопасности. Для удобства заказчиков Docsvision локализована на нескольких языках.
EOS for SharePoint - система электронного документооборота и управления корпоративным контентом (ECM) для оперативного управления документами, задачами и бизнес-процессами компании. Использование системы дает возможность эффективно выстроить бизнес-процессы компании, тем самым оптимизировать время и деньги.
TerraLink eXtended Document Exchange для SAP ERP (TerraLink xDE) – инновационный программный продукт, разработанный компанией TerraLink для электронного межкорпоративного обмена юридически значимыми документами через Операторов ЭДО непосредственно из пользовательского интерфейса SAP ERP.
TESSA – ECM/BPM платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов. Платформа разработана на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных.
«Логика ECM» (ранее «БОСС-Референт») - линейка ECM-продуктов для управления корпоративным контентом. Она включает СЭД на различных платформах, электронные хранилища данных и архивы документов, решения для использования ЭЦП.
МСВСфера Инфооборот - высокопроизводительная, масштабируемая и гибкая система управления контентом, предназначенная для создания информационных систем корпоративного класса самого широкого спектра назначения.
«Первая Форма» — система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных. «Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля, строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.
СЭД ТЕЗИС - это современная, надежная и удобная система электронного документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение, которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях.

Мировой рынок ECM

Мировой рынок ECM В октябре 2017 года аналитики Gartner представили «магический квадрант» мирового рынка платформ для предоставления контентных услуг (Content Services Platforms, CSP). В терминологии исследователей CSP — это новое название систем управления корпоративным контентом (ECM). К решениям CSP эксперты относят «набор услуг или микросервисов, представляющих собой либо интегрированный комплекс продуктов, либо отдельные приложения, которые используют общие API-интерфейсы и репозитории». CSP применяются для разработки различных типов контента и могут размещаться на локальных серверах, в облаке или использовать гибридную модель хранения.

К лидерам рынка CSP специалисты отнесли компании Microsoft, OpenText и Hyland (подробнее).

Прогноз 2013-2017 | 2017 | 2015 | 2014 | 2013 | 2011-2012 | Терминология

Главные тренды ECM Использование ECM становится намного более широким: современная ECM платформа - это уже не просто хранилище корпоративных документов, а средство совместной работы для сотрудников разных отделов, инструмент принятия решений. Это влияет как на стратегии вендоров, так и на те ожидания, которые связывают компании с использованием систем управления корпоративным контентом.Старые подходы устарели | Новые решения разрушат старый рынок | Мобильность и юзабилити | Внимание к облакам

Главные определения

Что такое СЭД

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Задачи СЭД | Классификация СЭД | Основные принципы | Основные понятия

Что такое ECM

Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД. Возможности ECM | Чем СЭД отличается от ECM? | Что такое ECM 2.0 и ECM 3.0 | ECM вчера, сегодня и завтра

EDI или электронный обмен данными EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — взаимодействие на предприятиях между компьютерами в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата. Основная задача EDI — заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями. EDI в течение многих лет оставался единственной формой существования электронной коммерции.Зачем нужен EDI? | Пример расчета эффективности использования EDI | EDI в России | Цена вопроса | Риски проекта | Технологии и стандарты

Арсенал ИТ-директора

Какие нововведения получают СЭД/ECM-системы и к чему стремятся разработчики

Все нововведения, которые сейчас разрабатываются на рынке и внедряются в СЭД/ECM-системы, связаны с тенденциями рынка. Именно поэтому разработчики занимаются развитием мобильных версий и создают интеграционные шлюзы для бесшовной работы с другими информационными системами. Помимо этого, совершенствуются возможности совместной работы над документами, «шлифуются» пользовательские интерфейсы, добавляются новый функционал. Расширение возможностей совместной работы | Новый функционал мобильных СЭД | Встраивание функций смежных систем | Совершенствование интерфейсов | Поддержка СПО | Снижения себестоимости проектов

8 шагов к успешному внедрению ECM-решений

Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. 8 шагов ко внедрению | Эксперты о критериях выбора СЭД

Как преодолеть риски при внедрении СЭД? Если риски не учесть в начале проекта внедрения, впоследствии могут увеличиться затраты на него, сроки внедрения затянуться, запланированный результат не будет достигнут, возникнет разочарование в новых технологиях и оптимизации в принципе.

Что такое Agile ECM или "гибкая" ECM? Для всякого нового события или парадигмы всегда есть свои предпосылки, которые обусловили их появление. Были свои предпосылки и для Agile ECM (можно перевести как `гибкая, легко адаптирующаяся под новые условия система управления корпоративной информацией`).

СЭД в формате SaaS Значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на отечественную отрасль автоматизации документооборота, является СЭД в формате SaaS.

Главные программные технологии СЭД

Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями и так далее. WorkFlow | Document Management System | GroupWare| Тенденции развития

Методика внедрения СЭД

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях. Информационное обследование и анализ | Тематический анализ и оптимизация документооборота | Разработка и настройка СЭД | Опытно-промышленная эксплуатация | Промышленная эксплуатация | Управление проектом

Базовая терминология (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Системы электронного документооборота, СЭД, Enterprise Content Management, ECM, Управление корпоративной информацией, Что такое СЭД, Что такое ECM, Мировой рынок ECM, Главные тренды ECM, Российский рынок СЭД/ECM, СЭД в России: отраслевая специфика, Крупнейшие СЭД/ECM-проекты, СЭД в формате SaaS, EDI или электронный обмен данными, TerraLink xDE, ЛЕТОГРАФ, Логика ECM, САПЕРИОН, ТЕЗИС, ELMA, Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг), Digital Design, NAUMEN, Электронные офисные системы - ЭОС, Cognitive Technologies (Когнитивные технологии), Этлас-Софт (Atlas Soft), Haulmont (Хоулмонт), ЛАНИТ, DocsVision (СЭД/ECM-система), Дело (ЭОС), Directum (СЭД/ECM-система), ELMA BPM Suite, NauDoc, Е1 Евфрат, 1С:Документооборот 8, LanDocs, EMC Documentum

www.tadviser.ru

Как с помощью электронного документооборота оптимизировать бизнес-процессы компании

Если деятельность компании предполагает активный и масштабный обмен документами, переход на электронный документооборот становится еще более актуальным. Но прежде стоит оценить возможные риски, сделать финансовую оценку проекта, выбрать оператора электронного документооборота. Результаты не заставят ждать: перевод документов в электронный вид поможет ускорить внутреннее и внешнее взаимодействие, снизить затраты, повысить производительность труда. Опытом внедрения делится Kia Motors RUS.

Kia Motors RUS ежегодно оформляет 2–3 миллиона документов. Доставкой транспортных средств, которые реализует компания, занимается перевозчик. При этом необходимые для бухгалтерского и налогового учета документы оформляются централизованно в бухгалтерии, перевозить их вместе с автомобилями не представляется возможным.

В результате документы доставлялись дилерам обычной или экспресс-почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала. Все это приводило к нерациональному использованию денежных и временных ресурсов. Поэтому идея о переходе на электронный документооборот (ЭДО), озвученная в 2011 году, сразу получила поддержку руководства.

Разберем поэтапно, что было сделано и каких результатов удалось добиться.

Оценка рисков и стоимости проекта 

Максимальный эффект дает перевод в электронный вид всего документооборота. Но для начала следует оценить возможные налоговые риски, связанные с использованием электронных документов, причем как для дистрибьюторов, так и для дилеров.

Юристы Kia Motors RUS тщательно изучили все имевшиеся законодательные акты и заключили, что электронный документооборот дополнительных рисков не влечет. Они также сформулировали ряд рекомендаций по организации документооборота, на основе которых была пересмотрена учетная политика компании, в частности:

Менеджмент достаточно легко принял инициативу. Дело в том, что часть руководства компании представлена иностранными специалистами, которым e-invoicing привычен. Другая часть – молодые сотрудники, позитивно воспринимающие «облачные» технологии. К тому же у Kia Motors RUS уже был опыт работы с электронными документами. Материнская компания использует EDI-технологии и e-invoicing, полностью исключен обмен бумажными документами с дистрибьюторами. Единый электронный счет (e-invoice), выставляемый производителем на основе EDI-сообщений, является одновременно и счетом на оплату, и отгрузочным документом, и документом, подтверждающим право на вычет. Несмотря на то что из-за несоответствия форматов полноценно использовать этот документ в России можно только в совокупности с добавочными данными, такой опыт позволяет оценить очевидные преимущества электронного документооборота.

Финансовая оценка проекта позволяла рассчитывать на его окупаемость в первые полгода, несмотря на наращивание мощности серверов и привлечение сторонней компании-интегратора. Опирались на голые цифры: сокращение затрат на покупку бумаги и конвертов, канцтоваров, картриджей и копировальной техники, на доставку документов экспресс-почтой, содержание архивов и зарплату персонала. Фактический срок окупаемости совпал с прогнозным. Учитывая все эти факторы, решение о переходе на электронный документооборот приняли довольно быстро.

Внедрение системы электронного документооборота

Главным критерием выбора оператора электронного документооборота был опыт реализации проектов со сходными начальными условиями. Подобрав оператора, утвердили с ним порядок действий.

Шаг 1. Перевод в электронный вид всех документов по запчастям. Компания ежегодно выставляет 2–3 миллиона документов. Основная их часть – это документы по запчастям, их учет ведется в 1С. У оператора электронного документооборота имелось готовое решение, что без особых усилий и затрат позволяло интегрировать систему ЭДО «Диадок» с учетной системой. Для дилеров оператор ЭДО за несколько месяцев добавил в интеграционный модуль поддержку для специфической конфигурации их учетных систем.

Шаг 2. Интеграция с системой SAP, в которой ведется учет остальных документов. Внедрением электронного документооборота занимался IT-отдел Kia Motors RUS, но для интеграции ЭДО с SAP привлекли стороннюю организацию. Менеджмент не желал экспериментировать, поэтому при выборе интегратора руководствовались консервативным подходом: он должен иметь опыт интеграции SAP с ЭДО «Диадок».

Шаг 3. Подключение дилеров. Инициативу Kia дилеры восприняли по-разному. Некоторые расценили нововведение как выгодное исключительно дистрибьютору и вынуждающее их нести лишние затраты на внедрение. Чтобы минимизировать негативный эффект и упростить переход контрагентов на электронный документооборот, решили сначала отработать все процессы на пилотных проектах с тремя крупнейшими дилерами.

Рабочая группа в составе бухгалтеров, IT-специалистов и менеджеров организовала встречи с дилерами, проработала регламент взаимодействия и провела все технические работы. В течение всего этапа тестирования системы ЭДО специалисты технической поддержки обеспечивали обратную связь – собирали замечания дилеров и корректировали действия рабочей группы. Это позволило избежать многих сложностей на этапе массового подключения контрагентов. К тому же 60 процентов дилеров уже пользовались сертификатами электронной подписи для сдачи налоговой отчетности, что облегчало переход на ЭДО.

Спустя всего пять месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы (как визуально выглядит система для ввода данных в учетную систему, см. рисунок).

Оптимизация бизнес-процессов на основе ЭДО

Проанализировав результаты электронного документооборота с дилерами, помимо обмена первичными документами в систему ЭДО решили включить и другие операции.

Расширили возможности стандартного делопроизводства:

Оптимизировали внутренние и внешние коммуникации компании, за счет чего повысилась производительность труда сотрудников. Так, например, перевели в электронный вид согласование различных документов. В частности, на предоставление бонусов и скидок по стимулирующим программам, среди которых флитовые (корпоративные) продажи, кредитная программа (KIA Finance) и другие.

До внедрения электронного документооборота каждый месяц все 160 дилеров, чтобы получить скидки и бонусы по нескольким акциям, отправляли по почте отчеты, к ним подшивались копии первичных документов. Эти отчеты и «первичка» вручную проверялись в отделе контроллинга на предмет правильности оформления и соответствия VIN-номеров. Огромное количество данных, внесенных вручную, сопровождалось многочисленными ошибками. Процесс согласования нередко растягивался на несколько месяцев.

Полученный результат

Начатый три года назад проект еще продолжается, он распространяется на все новые бизнес-процессы. Однако о результатах можно судить уже сейчас.

Во-первых, 98–99 процентов документов возвращаются от дилеров в течение трех дней.

Во-вторых, удалось сократить количество сотрудников, занятых делопроизводством. Не приходится расходовать средства на поддержание бумажного документооборота. За счет подписания электронной подписью документы полностью легитимны, их не нужно дублировать на бумаге.

В-третьих, автоматическая проверка правильности оформления документов позволила упростить работу бухгалтерии и повысить производительность труда ее сотрудников.

Документооборот не должен тормозить развитие бизнеса. За счет перевода этого сложного рутинного процесса в электронный вид компания может сконцентрироваться на основных задачах.

ДВОЙНАЯ ПОЛЬЗА

Дилерам Kia Motoros RUS удалось извлечь из системы ЭДО дополнительные выгоды. К примеру, московский дилер на базе ERP-системы настроил автоматическую сверку бухгалтерских документов с данными отдела логистики. Теперь бухгалтеру при отражении операции достаточно нажать одну кнопку, а при наличии расхождений – запросить в отделе комментарии по определенным параметрам.

Досье компании KIA Motors RUS

Год основания: 2009.

Сфера деятельности: торговля автомобилями.

Основные факты: дочерняя компания южнокорейского автопроизводителя KIA Motors выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции на территории России.

Читайте также:

Как успешно внедрить электронный документооборот: опыт практиковОпыт внедрения системы электронного документооборота в холдингеКак навести порядок в документообороте проектной организации

Получите готовые решения в Excel Надстройка Excel

Методические рекомендации по управлению финансами компании

fd.ru

Критерии оптимизации бизнес-процессов #bpm #СЭД #ECMJ

Цель деятельности любой компании – это получение прибыли. Для того чтобы деятельность компании была прибыльной, то есть эффективной, необходимо найти оптимальное соотношение результата и затраченных усилий на его получение. На решение этой задачи и направлена оптимизация бизнес-процессов (далее БП).

Когда появляется необходимость в оптимизации

В какой момент или при каких условиях в компании появляется понимание того, что необходимо оптимизировать существующие БП и, соответственно, выявлять критерии оптимизации? Предпосылок этому может быть множество, перечислим некоторые из них:

  1. Крупная зрелая компания с установившимися БП, в основе развития которой лежит сбалансированная система показателей (Balanced ScoreCard, BSC). В такой компании оптимизация того или иного процесса уже заложена в стратегии развития компании и идет своим чередом.
  2. Объединение/укрупнение компаний и формирование холдингов. То, что было прозрачно и управляемо на уровне одной компании, становится неуправляемым и непрозрачным в результате структурных преобразований, которые сопровождают процессы слияния. В условиях отсутствия прозрачности процессов на уровне всего холдинга, потери управляемости, несвоевременности и неполноты предоставляемой информации или отчетности, нет возможности оперативно решать возникающие критические для бизнеса вопросы и, как результат, снижается конкурентоспособность компании.
  3. Компания, БП в которой изначально не были выстроены в соответствии со стратегией развития, а были адаптированы под какой-либо конкретный проект. Все последующие проекты в первоначальный БП не укладываются, в итоге БП усложняется и «обрастает» новыми деталями и нюансами, а в результате снижается эффективность процессов компании в целом.
  4. Внедрение информационной системы, например, как веяние моды или спущенный сверху корпоративный стандарт. В данном случае требуется описание и реинжиниринг всех процессов компании.
  5. Смена собственника бизнеса или руководства компании и, как результат, необходимость в понимании того, что собственно происходит в данный момент, влечет за собой как минимум необходимость в описании БП.

Список перечисленных ситуаций не полный, и в реальности ситуации могут встречаться не в «чистом» виде, а сочетаться друг с другом.

В чем причина неэффективности

Наиболее распространенные причины низкой эффективности процессов:

  1. Полное или частичное дублирование операций, избыточные звенья цепи, излишние точки контроля. На одном из проектов была показательная ситуация с отделом канцелярии. В рамках согласования распорядительного документа отдел выступал полноценным согласующим, вносящим изменения в документ не только орфографического характера, но и стилистического, изменяя зачастую тот смысл, который вкладывался в документ автором, принимал решение о необходимости дополнительного согласования и т.п. После оптимизации БП, функции отдела были сокращены в рамках БП до проведения нормоконтроля без права внесения самостоятельных правок, проблема «слабого звена», тормозившего весь процесс, была решена.
  2. Нечеткое разграничение ответственности в рамках процесса между участниками или подразделениями.
  3. Непонимание необходимости выполнения операций. Для чего выполняется та или иная операция, какое место она занимает в бизнес-процессе в целом.
  4. Подстройка процесса под человека, а не человека под процесс.

Что оптимизируем

Процесс оптимизации включает в себя несколько этапов.

1. Определить цель оптимизации

Необходимо понять, что в конечном итоге мы хотим получить. Цель должна быть конкретной и измеримой, к примеру, не просто «увеличить продажи продукции», а «увеличить объем продаж на 50% с сохранением текущего штата сотрудников» и т.п. Конкретный и измеримый результат необходим для понимания того, достигнута цель в результате оптимизации или нет.

2. Определить какие БП требуют оптимизации

Наиболее очевидный и распространённый ответ – самые значимые. А какие процессы являются самыми значимыми? Логично предположить, что это основные бизнес-процессы, которые создают ценность продукта. «Значимость» процесса или его участие в цепочке создания ценности не означает, что его необходимо оптимизировать в первую очередь. Первым необходимо оптимизировать процесс, который ограничивает все остальные. Стоит отметить, что оптимизация сразу всех БП также далеко не всегда является рациональной. После того как определены БП, необходимо определить критерии оценки БП и разработать план оптимизации.

3. Выполнить разработанный план и оценить результаты

Любой БП характеризуется временем, стоимостью, результатом, качеством и фрагментацией. Обозначив для каждой из характеристик ряд критериев оценки, мы получим показатели, которые необходимо улучшить. По мнению экспертов, эти показатели можно разбить на группы:

Показатели результативности отражают то, в чем заключается результат БП. Если процесс имеет доходную составляющую, то показателем для него будет выступать доход. Для управления персоналом показателем может выступать уровень текучки кадров, для БП, связанного с производством, – объем производства продукции. При оптимизации БП, связанных с финансами, в качестве показателя могут выступать полнота, своевременность и достоверность информации о полученной прибыли.

Показатели стоимости являются универсальными для любых БП. Они характеризуют прямые и косвенные затраты, возникающие при протекании БП. Затраты напрямую влияют на стоимость продукции, если идет речь, например, о производственном процессе. Соответственно, снижая затраты, организация может снизить стоимость продукции и быть более конкурентоспособной на рынке. К показателям стоимости можно отнести затраты временных и материальных ресурсов.

Показатели времени, как и показатели стоимости, также являются универсальными для любых БП. Для того чтобы оставаться конкурентоспособной организации необходимо стремиться как минимум к тому, чтобы время протекания БП не превосходило аналогичные процессы у конкурентов.

Показатели качества сугубо индивидуальны для каждого БП. Качество процесса часто оценивается в количественных данных. Например, если речь идет о складских процессах, то показателем может выступать количество пересортицы, количество неправильно выданной или полученной продукции. Если речь идет о сервисной поддержке, то показателем может выступать количество обращений или количество жалоб на качество сервиса. Для производственного процесса показатель может отображать данные по проценту бракованной продукции.

Показатель фрагментарности является универсальным для любых БП. Он характеризует БП с точки зрения количества сотрудников и структурных подразделений, которые в нем участвуют. Большое количество участников, разнесенных по разным подразделениям зачастую является причиной проблем с результативностью БП, временем его протекания, качеством и стоимостью. В настоящее время существует тенденция снижать показатель фрагментарности с целью повышения эффективности и конкурентоспособности процессов.

При оптимизации БП очень часто возникает желание улучшить все показатели сразу, тут стоит помнить высказывание: «лучшее – враг хорошего». Все показатели взаимосвязаны, улучшая показатели одной группы, можно ухудшить показатели другой: «Качество – стоимость – срок: из трех показателей выбрать нужные два (с)». В данной ситуации очень важно находить золотую середину, например, сокращать сроки не привлекая дополнительные ресурсы, а не стремиться сократить одновременно и то, и другое.

Всем ли нужна оптимизация

Несмотря на то, что оптимизировать «модно», бывают ситуации, когда оптимизация не приносит ожидаемых результатов, а будет напрасной тратой времени и ресурсов, например:

  1. В очень маленьких компаниях с несложными бизнес-процессами, жизненный цикл которых небольшой. Затраты на проведение описания БП, выявление показателей для улучшения явно будут выше реальной выгоды оптимизации.
  2. В компаниях, не располагающих внутренними ресурсами, которые бы поддерживали оптимизируемые бизнес-процессы и развивали их в дальнейшем. Привлеченный со стороны специалист – явление «временное» и дорогостоящее, после того как он завершит свою работу в компании, все может так и остаться на бумаге в схемах и описаниях.
  3. Молодые компании с быстрым ростом. Бизнес-процессы в такой компании еще незрелые, постоянно меняющиеся, и описание БП в конечном итоге может на момент готовности не соответствовать действительности или быть попросту устаревшим.

 

Источник: directum.ru

ecm-journal.ru

Ключевые слова: оптимизация, электронный документооборот, производственно-технический отдел, разработка, внедрение, язык программирования.

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 1(5)

УДК 004 Бондаренко Екатерина Валерьевна студент 3 курса направления подготовки Информационные системы и технологии ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики», Россия,

Подробнее

«Экономика и социум» 1(32) 2017

УДК 004.07 Тарасова Е.А., магистр первого года обучения ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики» направления «Инфокоммуникационные технологии и системы связи» Россия,

Подробнее

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 4(4)

УДК 681.3 Вековищева К.В., студент, 3 курс, факультет информационных технологий, Воронежский институт высоких технологий Россия, г. Воронеж РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Статья посвящена

Подробнее

Руководство пользователя

Руководство пользователя сервис E-Invoicing Документооборот sberbank.ru Оглавление ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СЕРВИСЕ... 2 НАЗНАЧЕНИЕ СЕРВИСА... 2 ВХОД В СЕРВИС... 2 ИНТЕРФЕЙС СЕРВИСА... 4 ДОКУМЕНТООБОРОТ... 7 РАБОТА

Подробнее

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 6(10)

УДК 331.104.2 Полещук Ж.А. студентка магистратуры 2 курс, Экономический факультет Кубанский государственный университет Россия, г. Краснодар Коваленко А.В., кандидат экономических наук, доцент доцент кафедры

Подробнее

➀ Информационные системы и банки данных.

➀ Информационные системы и банки данных. Важнейшим условием обеспечения эффективного функционирования любой организации является наличие развитой информационной системы. Информационная система это система,

Подробнее

Руководство пользователя

Руководство пользователя Сервис СФЕРА Курьер esphere.ru ОГЛАВЛЕНИЕ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СЕРВИСЕ... 2 НАЗНАЧЕНИЕ СЕРВИСА... 2 ВХОД В СЕРВИС... 2 ИНТЕРФЕЙС СЕРВИСА... 3 ДОКУМЕНТООБОРОТ... 6 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ...

Подробнее

Полтава 3.0 Руководство пользователя

Полтава 3.0 Руководство пользователя Инв. подл. Подпись и дата Взам. инв. Инв. дубл. Подпись и дата Аннотация Данный документ является руководством для пользователя программного обеспечения системы Полтава

Подробнее

Виды информационных технологий управления

Виды информационных технологий управления Различают следующие виды ИТ: Информационная технология обработки данных Информационная технология управления Автоматизация офиса Информационная технология поддержки

Подробнее

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ «Автоматизированная система Анализа и сбора информации о бенефициарах» Подсистема ведения деклараций Москва 2016 г. Оглавление 1.Введение...4 1.1.Краткое описание возможностей подсистемы...4

Подробнее

Руководство пользователя

Руководство пользователя Сервис СФЕРА Курьер esphere.ru ОГЛАВЛЕНИЕ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СЕРВИСЕ... 2 НАЗНАЧЕНИЕ СЕРВИСА... 2 ВХОД В СЕРВИС... 2 ИНТЕРФЕЙС СЕРВИСА... 3 ДОКУМЕНТООБОРОТ... 6 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ...

Подробнее

2014.МОСВР.Р Астана 2014 год

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Внешнего портала Информационной системы «Государственная база данных «Е-лицензирование» в части разрешительного документа (процедуры) «Согласование мест строительства объектов,

Подробнее

Постулат ISSN УДК 004

УДК 004 Конструирование программно информационной системы оценки метрических характеристик физических схем реляционных баз данных Бородай Станислав Сергеевич Волжский политехнический институт (филиал)

Подробнее

ФОРУМ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 4(4)

УДК 681.3 Вековищева К.В., студент, 3 курс, факультет информационных технологий, Воронежский институт высоких технологий Россия, г. Воронеж ПРОГРАММНЫЙ ПРОДУКТ ДЛЯ УЧЕТА УКРЫВНЫХ МАТЕРИАЛОВ В статье рассматривается

Подробнее

Полтава 3.0 Руководство пользователя

Инв. подл. Подпись и дата Взам. инв. Инв. дубл. Подпись и дата Полтава 3.0 Руководство пользователя Инв. подл. Подпись и дата Взам. инв. Инв. дубл. Подпись и дата Аннотация Данный документ является руководством

Подробнее

Инструкция пользователя портала НЭБ

Для читателей НЭБ предназначен для информационного обслуживания самого широкого спектра российских и иностранных граждан и рассчитан как на «простого читателя», так и на учащихся средних и высших учебных

Подробнее

QUALITY PLANNING PRODUKTSY

УДК 658.5.011 Ямбухтина А. С. Студентка 1курса, факультета «Управления и права» Поволжский государственный технологический университет, ФГБОУ ВО «ПГТУ», ВолгаТех Россия г. Йошкар-Ола ПЛАНИРОВАНИЕ КАЧЕСТВА

Подробнее

Приволжский научный вестник

УДК 658.5 В.Н. Шемякова магистрант, кафедра «Технология машиностроения», Арзамасский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева»

Подробнее

2014.МРР.Р Астана 2014 год

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Внешнего портала Информационной системы «Государственная база данных «Е-лицензирование» в части разрешительного документа (процедуры) «Принятие решения о предоставлении земель из

Подробнее

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГБОУ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ АМУРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ МЕДИЦИНСКАЯ КАДЕМИЯ Е.В. ПЛАЩЕВАЯ ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Подробнее

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Национальный исследовательский Томский государственный университет Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники Болгарская Академия наук

Подробнее

Руководство пользователя

Руководство пользователя сервис E-Invoicing Документооборот sberbank.ru Оглавление ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СЕРВИСЕ...3 НАЗНАЧЕНИЕ СЕРВИСА...3 ВХОД В СЕРВИС...3 Вход через Личный кабинет клиента...3 Вход по ссылке...3

Подробнее

ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН 004.45 32.973.26-018.2 47 47 Âñå ïðàâà çàùèùåíû. Êíèãà èëè ëþáàÿ åå àñòü íå ìîæåò áûòü ñêîïèðîâàíà, âîñïðîèçâåäåíà â ýëåêòðîííîé èëè ìåõàíè åñêîé ôîðìå, â âèäå ôîòîêîïèè,

Подробнее

Руководство пользователя

Центр экономики непрерывного образования РАНХиГС Информационно-программный комплекс визуального анализа результатов сравнительной оценки образовательных систем Руководство пользователя Москва 2016 2 Содержание

Подробнее

Корпоративный виртуальный офис

Корпоративный виртуальный офис Traug AG 2005 www.traug-ag.com 1 Содержание Назначение системы 3 Функции системы 4 Работа с документами 5 Работа с планами 5 Работа с договорами 5 Работа с корреспонденцией

Подробнее

2014.МОСВР.Р Астана 2014 год

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Внешнего портала Информационной системы «Государственная база данных «Е-лицензирование» в части разрешительного документа (процедуры) «Согласование проектной документации на размещение

Подробнее

Постулат ISSN УДК 004

УДК 004 Описание программной разработки управления информационным процессом обучения с использованием автоматического контроля эмоционального состояния пользователя Мишина Вера Евгеньевна Волжский политехнический

Подробнее

docplayer.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта