Оптимизация закупочной деятельности предприятия. Разработка мер по оптимизации ресурсов в закупках
Повышение эффективности закупочной деятельности
19 августа 2014 г.
Стратегическое управление закупками или как повысить эффективность
Всего несколько лет назад никто даже и не думал про электронные торги и автоматизацию закупок. Сегодня это уже обыденность. «Электронные торговые площадки» - это тема нулевых годов 21 века. Сейчас мы приближаемся к середине второго десятилетия, и особое значение в деятельности компаний приобретает «эффективность».
Ну, разве электронные торговые площадки не позволяют повысить эффективность предприятий? – Позволяют. Почти каждая электронная площадка предлагает статистику снижения начальной цены на 15-50%. Но достаточно ли этого? – Однозначно нет. К тому же, если сравнить стоимость закупки не с начальной ценой, а с ценой на необходимые закупочные позиции в розничных магазинах (в т.ч. интернет-магазинах) или при заказе без проведения конкурсных процедур, статистика не будет столь радужной.
Тенденции в управлении закупками
В настоящее время в России складывается интересная ситуация, когда передовые предприятия от закупок на электронных торгах переходят к стратегическим закупкам и управлению товарными категориями, минуя стадию внедрения систем управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM). Хотя эту стадию проходили большинство передовых стран мира. Естественно, SRM-система является частью системы стратегических закупок, но проникновение последней в бизнес-процессы предприятия гораздо глубже. В последнее время количество заказчиков подобных систем неуклонно увеличивается.
С чем связана эта тенденция? Как я отметил ранее, с необходимостью повышения эффективности. Отложенный спрос перестал быть драйвером роста. Производственные мощности загружены, а безработица находится на объективно низком уровне. После вступления в ВТО Российский рынок открыт для внешней конкуренции. Опережающий рост заработной платы и иных издержек снижает конкурентоспособность российских предприятий. И единственным способом выжить и увеличить прибыльность становится повышение эффективности.
Как повысить эффективность?
Чтобы повысить эффективность предприятия, необходимо эффективно приобрести входящие ресурсы (материалы, комплектующие, энергию, услуги и т.п.) и эффективно добавить стоимость. Да, закупки на электронных торгах во многих случаях позволяют снизить стоимость приобретаемых ресурсов. Но можно ли эффективно приобрести ресурсы у неэффективного поставщика? Вот здесь и появляется ниша для стратегических закупок.
Предквалификация и отбор поставщиков
В первую очередь, заказчик должен создать пул эффективных поставщиков по каждой ключевой товарной группе. Обычно это достигается проведением непрерывной предварительной квалификации поставщиков. По каждой ключевой товарной группе формируется отдельный перечень квалификационных критериев. Предварительный отбор производится на основании ответов поставщика на квалификационные вопросы. В рамках предварительного отбора происходит знакомство заказчика со структурой бизнеса его потенциального поставщика. При этом заказчик выясняет не только, способен ли поставщик обеспечить необходимую номенклатуру, качество и объемы, но и возможности повышения эффективности своего контрагента.
Способы повышения эффективности поставщика
Наиболее доступным для заказчика способом повышения эффективности поставщика является снижение затрат последнего на участие в закупочных процедурах. Например, нет необходимости требовать от поставщика предоставления бумажных копий документов: 63-ФЗ предоставляет достаточную юридическую базу для совершения всего документооборота в электронном виде. Нет смысла требовать от поставщика общедоступную информацию, такую как выписки из госреестров: развитая информационная система запросит необходимую информацию у первоисточника. Обычно нет смысла устраивать излишне сложные закупочные процедуры, с множеством доторжек и переторжек: поставщик заложит в первоначальное предложение необходимый запас и не факт, что цена в результате переторжек будет лучше, чем при проведении простой процедуры. Как правило, нет необходимости устанавливать обеспечение участия в торгах и исполнения контракта: обеспечение наносит удар по оборотному капиталу поставщика, неизбежно повышая стоимость поставки. В то же время, потеря хорошего заказчика является для эффективного поставщика (а мы отбираем именно таких) гораздо более страшной, чем потеря обеспечения. Интеграция с информационными системами ключевых поставщиков, автоматизация управления договорами и расчетами также, безусловно, способны повысить эффективность поставщика. И самое главное, давайте поставщику выиграть. Эффективный поставщик не будет бесконечно участвовать в ваших торговых процедурах только для того, чтобы обеспечить вам конкуренцию. Очень скоро он найдет других заказчиков. И тогда ваш любимый поставщик обязательно воспользуется своим монополизмом.
Есть масса других способов влияния на эффективность поставщиков от участия в формировании его продуктовой линейки до способствования расширению его клиентской базы, предоставления финансирования и даже вхождения в капитал.
Оптимизация закупочной рутины
Повышение эффективности создания добавленной стоимости также неотделимо от эффективных закупок. Прежде всего, необходимо повысить производительность труда. Для этого необходимо применение современных технологий, что сопряжено с приобретением оборудования и инвестиций в основной капитал.
С другой стороны, необходимо минимизировать участие работников в рутинных операциях, в том числе и в области закупок. Не перечисляя всех возможностей, приведем пару примеров оптимизации закупочной деятельности, находящихся традиционно вне области влияния отдела закупок. Например, автоматизация формирования потребностей с учетом складских запасов позволяет высвободить немало рабочего времени, а централизация закупок обеспечивает существенную экономию за счет объемных скидок.
Кроме того, огромным ресурсом для снижения затрат на закупки является приобретение офисных принадлежностей и другой мелочевки, необходимой для обеспечения деятельности сотрудников предприятия. Речь идет о тех товарах, стоимость которых мала по сравнению с затратами на их приобретение. Существует ряд подходов к решению этой проблемы от полной передачи этой функции на аутсорсинг до построения системы мгновенного заказа и автоматических расчетов, доступной на самых нижних уровнях производственной иерархии (каждому сотруднику или, как минимум, каждому начальнику отдела).
Таким образом, закупочная деятельность пронизывает все предприятие, а ее автоматизация позволяет существенно повысить эффективность. Системы стратегических закупок и управления товарными категориями дают необходимый инструмент для вывода предприятия на новый уровень. Подобные системы являются уникальными: для их проектирования и разработки необходимо понимать бизнес конкретного предприятия и правильно выбирать необходимые инструменты. И это действительно интересно.
19 августа 2014 г.
Эффективные закупки: нужна ли компании собственная система управления закупками
"Стоит ли объединять сложные и простые предметы закупок и стоит ли объединять закупки, касающиеся основных производственных процессов и обслуживающих?" - примерно так звучал еще один вопрос от читателя моей статьи. Отвечаю в контексте статьи, в которой, напоминаю, речь шла именно о стратегическом управлении закупками.
Стратегическое управление закупками и никакой рутины - куда уходит время
Ежедневно закупочные подразделения каждой компании выполняют массу срочных и очень важных дел, которые наряду с плановыми мероприятиями превращаются в рутину. Задачи приходится выполнять одновременно, быстро и безошибочно. Можно ли все успеть? Надо ли что-то менять? И причем тут стратегическое управление закупками?
Подробнееitender-srm.ru
Оптимизация закупочной деятельности предприятия (Контрольная работа)
Введение
Главной целью функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.
Каждое предприятие – это сложная производственно-экономическая система с многогранной деятельностью. Его задача состоит в том, чтобы воспринять «на входе» факторы производства (затраты), переработать их и «на выходе» выдать продукцию (результат) Такого рода трансформационный процесс называется «производство». Его цель – в конечном итоге улучшить уже имеющиеся показатели, чтобы увеличить, таким образом, запас средств, пригодных для удовлетворения потребностей.
Предприятие выступает в роли потребителя, когда покупает товары, услуги с целью получения прибыли путем использования покупки для производства других продуктов или путем использования покупки в своих операциях. Такими товарами могут быть как сырье, полуфабрикаты, комплектующие изделия, вспомогательное оборудование, разнообразные услуги, так и рабочая сила.
Поведение потребителей промышленных товаров зависит от условий, которые должны выполняться при осуществлении закупок, структуры и особенностей их использования, влияния на процесс закупок. Обычно наиболее важные условия осуществления закупок – доступность товаров, надежность продавцов, стабильное качество товаров, их цена и условия поставок.
В качестве одного из наиболее важных условий, влияющих на поведение потребителей, является доступность товаров, т.е. возможность получать необходимую продукцию в любой требуемый момент времени. Это обеспечивает ритмичность работы предприятий-потребителей, позволяет эффективнее планировать свою деятельность. Цель покупки у любого предприятия – увеличение прибыли через снижение затрат или увеличение продаж.
Анализ рынка поставщиков в системе оптимизации
1.1 Рыночные факторы оптимизации
Основная цель изучения конъюнктуры рынка – установить связь между деятельностью предприятия и рынком, как обеспечить равновесие спроса и предложения. Конъюнктурное исследование включает в себя оценку рынка в текущий период, прогноз изменения показателей рынка, предложения и рекомендации по деятельности предприятия в процессе изменения обстановки на рынке.
Закупки для нужд предприятия – это «процесс принятия решения, посредством которого официальная организация констатирует наличие нужды в закупаемых со стороны товарах и услугах, а также выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и конкретных поставщиков из числа имеющихся в рынке» [1, с. 184].
Деятели промышленного рынка в разных сделках выступают в разном качестве – могут быть и продавцами, и покупателями, и партнерами. Это различное состояние деятелей промышленного рынка обеспечивает их активную позицию по отношению к выбору партнера по сделке. Обе части промышленного рынка – покупающие и продающие фирмы – одинаково активны в выборе контрпартнеров, они проводят анализ и оценку потенциальных поставщиков, тратят значительные ресурсы на принятие решения о совершении сделки, подписывают договоры и контракты и т.п.
Из-за постоянной функциональной зависимости в товарах, запасных частях, других материальных ресурсах и обслуживании деятели промышленного рынка находятся в комплексной взаимозависимости друг от друга, что значительно сужает возможности выбора и перемены поставщика. Вследствие этого промышленные покупатели несвободны в выборе партнера, особенно сильно эта зависимость проявляется на сырьевых рынках, добыча ресурсов на которых ограничена. Конечно, также ярко такая зависимость проявляется на монопольных рынках.
Практически все компании-продавцы имеют специально разработанную систему скидок на продаваемую продукцию: различные покупатели в зависимости от объема закупки и других деталей соглашения получают продукцию по разным ценам, а также с различными условиями доставки и оплаты. Кроме этого, продавцы стараются удовлетворять любые пожелания своих постоянных клиентов – возможно специально для постоянного крупного покупателя произвести модификацию своего товара, либо изменить упаковку (ввести надпись и инструкцию на русском языке) и т.п.
Важно отметить, что на промышленных рынках конкурентами являются не только производители однотипных товаров, как на потребительских рынках, а все промышленные деятели, осуществляющие операции на данном рынке – продавцы, покупатели, банки, государство и т.д. Так, например, если фирма не может погасить банковский кредит, то ее конкурентом становится банк, который может за неуплату долга стать владельцем имущества компании.
Промышленные рынки очень нестабильны. Постоянные изменения в технике и технологии ведут к быстрому устареванию старых и появлению новых товаров. Это привносит в практику компаний значительный элемент риска.
Покупки на предприятии делаются в соответствии с точными техническими спецификациями и на основе хорошего знания продуктовой категории. Они делаются профессионалами, специалистами. Решения о покупке основываются на прошлом опыте и тщательном взвешивании альтернатив. Решения более сложные и, соответственно, более длительные, требуют более обширного обмена информацией и несут больше финансового риска и неопределенности. Решения о покупках. Эти покупки предполагают тесное взаимодействие между покупателем и продавцом (по поводу спецификаций на товар, документов о стандартизации, качестве, экологической чистоте и т.д.). Решение о покупке может предполагать интенсивные переговоры, особенно когда организации договариваются покупать друг у друга. Покупки часто опираются на нескольких поставщиков одновременно. Это делается для минимизации риска прерванных поставок по причине нехватки материалов у кого-то из поставщиков, краха его бизнеса или его кадровых проблем. Организационные закупки нередко поощряют конкуренцию среди поставщиков.
Принятие решений о закупках на предприятии включает следующие этапы:
Осознание проблемы – осознание кем-то из работников фирмы проблемы или нужды, удовлетворить которую можно путем приобретения на стороне товара или услуги. Осознание проблемы чаще всего связано со следующими событиями: фирма решает начать выпуск нового товара; происходит поломка машины, и требуется ее замена или ремонт; качество закупленных материалов оказалось неудовлетворительным, и фирма ищет другого поставщика; агент по закупкам обнаружил возможность добиться более благоприятных цен или получить товар более высокого качества.
Обобщенное описание нужды – происходит оценка характеристик товаров, на этом снабженец должен работать совместно с инженерами, экономистами и непосредственными пользователями для того, чтобы провести ранжирование значимости показателей надежности, долговечности, стоимости и прочих желательных свойств искомого товара.
Оценка характеристик товара – предприятие-покупатель составляет технические условия, определяющие необходимые характеристики товара, методы их контроля.
Поиски поставщиков – изучаются коммерческие справочники, осуществляется поиск информации в компьютерных сетях, запрашивают по телефону рекомендации от других фирм, часть поставщиков исключается из числа возможных кандидатов, если их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация как поставщика.
Запрашивание предложений – от наиболее подходящих поставщиков, получение каталогов, письменных предложений от каждого потенциального поставщика.
Выбор поставщика – члены закупочной комиссии изучают предложения и переходят к выбору поставщика, оценивают техническую компетентность различных кандидатов, их способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставить необходимые услуги, составляют перечень желательных характеристик поставщика с ранжированием их по степени относительной значимости.
Разработка процедуры заказа – составление окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков, с указанием технических характеристик товара, его необходимого количества, расчетного времени поставки, условий возврата, гарантий.
Оценка работы поставщика – оценивается работа конкретного поставщика по удовлетворенности внутрифирменных пользователей.
Организация совместной работы с поставщиками является ключевой задачей в процессе структурирования цепочки поставок. Условием повышения эффективности работы компании является взаимодействие с объединениями компаний и торговыми партнерами.
Системы закупок и снабжения предусматривают разработку общего подхода и использование методов сотрудничества в организации закупок товаров и услуг. Такой подход использует показатели объема поставок, механизмы отношения с поставщиками и используемые технологические средства в целях значительного снижения внешних издержек и улучшения качества продукции и производительности поставщиков. Деятельность в этом направлении включает следующие меры:
диагностика закупок / анализ затрат;
стратегические решения по организации закупок;
электронная система закупок;
управление поставщиками;
электронная система материально-технического снабжения;
построение процесса материально-технического снабжения;
разработка системы материально-технического снабжения для предприятия.
Основные задачи:
Снижение затрат на закупку сырья, материалов и товаров
Сокращение внутренних издержек, связанных с организацией бизнес-процессов
topref.ru
Разработка управленческих решений в оптимизации объема закупок
МОСКОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
Допускается к защите
«__»____________2010г.
Научный руководитель:
_____________________
(подпись)
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
на тему
РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ЗАДАЧЕ ОПТИМИЗАЦИИ ОБЪЁМА ЗАКУПОК
Выполнила: Алексеева Алена Эдуардовна
студентка 4 курса
факультета менеджмента и
информационных технологий
очного отделения
шифр зачетки 121-М/06
группа 61-МЗ
Научный руководитель: Кондратьев Валерий Сергеевич,
доктор технических наук,
профессор
Оценка:_______________
Подпись научного руководителя:______________
2010 г.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение_________________________________________________3
1. Структурная модель процесса управления____________________5
2. Основные методы выбора альтернатив
2.1. Методы выбора альтернатив в задачах планирования и распределения ресурсов__________________________________________8
2.2. Методы выбора альтернатив в условиях случайных воздействий_13
2.3. Методы выбора альтернатив в условиях неопределенности и риска________________________________________________________14
2.4. Методы выбора альтернатив в задачах массового обслуживания_18
3. Выбор и обоснование метода решения задачи________________20
4. Структурная модель предприятия, решающего поставленную задачу
4.1. Описание деятельности предприятия______________________22
4.2. Организационная структура_____________________________22
4.3. Должностные обязанности_______________________________23
5. Разработка управленческих решений в задаче оптимизации объема закупок_______________________________________________________28
6. Экологическое обоснование проекта________________________32
7. Экономическое обоснование проекта________________________33
Заключение______________________________________________35
Список литературы________________________________________37
Введение
Управленческое решение – это результат конкретной управленческой деятельности менеджмента.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что принятие решений является основой управления. Используя вероятностные методы принятия решений, менеджер может построить систему доказательств в решении задач процесса коммерции на этапах закупок товара, сбыта, создания резерва запаса, логистики и т.д.
Выработка и принятие решений – это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:
1) выработку и постановку цели;
2) изучение проблемы на основе получаемой информации;
3) выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемых решений;
4) обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи), выбор и формулирование оптимального решения;
5) принятие решения;
6) конкретизацию решения для его исполнителей.
Руководители обязаны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления.
Цель курсового проекта: анализ процесса разработки и принятия управленческого решения в задаче оптимизации объёма закупок.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
· представить обобщенную структурную модель процесса управления и указать в ней место принятия решений;
· привести перечень основных методов выбора из совокупности альтернатив наилучшей по назначеному критерию;
· выбрать и обосновать метод решения задачи по оптимизации объема закупок;
· привести структуру системы управления предприятием;
· охарактеризовать управленческую деятельность подразделений предприятия;
· решить задачу по оптимизации объёма закупок;
· привести экономическое и экологическое обоснование проекта.
1. СТРУКТУРНАЯ МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ.
При рассмотрении объектов, изучении их движений менеджер всегда изучает условия и факторы, влияющие на состояние этих объектов.
Наука РУР зародилась и сформировалась в теорию исследования операций к 1940 г. в Англии в процессе решения военных задач об оптимальной защите объектов гражданской обороны, боевых позиций и т.д. В этих задачах необходимо было произвести оптимизацию использования ресурсов.
К концу 60х гг. такие военные задачи после их систематизации обрели признанный законный статус теории исследования операции.
Помимо военных задач в теории исследования операций нуждалась и экономика.
Подробное изучение «механизмов» формирования процесса управления состоянием военных объектов, объектов экономики и др. убеждает наличие в них единого механизма перевода объекта природы в желаемое состояние.
Единый механизм формирования процесса управления состоянием объекта является методологической базой изучения дисциплины РУР на его модели.
mirznanii.com
