ГлавнаяОптимизацияОптимизация расходов на печать

Грамотная оптимизация расходов на печать. Часть 2. Оптимизация расходов на печать


Оптимизации расходов на эксплуатацию оргтехники

Затраты на эксплуатацию оргтехники в офисе составляю довольно внушительную сумму. В основном, эти затраты сводятся к трем статьям: покупка бумаги, покупка картриджей, сервисное обслуживание принтеров и МФУ. В данной статье  я, технический директор фирмы по  обслуживанию оргтехники, изложу свой взгляд на то, как можно оптимизировать указанные три статьи расходов.

1. Бумага.

Закупая бумагу для оргтехники, желательно использовать универсальное правило – не покупать ни самый дешевый, ни самый дорогой сорт, а довольствоваться средним ценовым сегментом.  Большинство офисов в Петербурге используют бумагу марки Светокопи. Не обязательно использовать именно эту марку, но если Вам предложат более дешевую – то лучше воздержаться. В принципе, использование некачественной бумаги, в большинстве случаев, не приводит ни к каким негативным последствиям, кроме того, что из-за этого в принтерах и МФУ чаще застревает бумага.  Но, бывают моменты, когда из-за этого возникают лишние нарекания на службы сервиса и снабжения ( а нужно ли Вам это?).

В последнее время все большее и большее распространие имеют полноцветные принтеры и МФУ. Считается, что для такого оборудования нужна специальная бумага – бумага для цветной лазерной печати. Это – верно, но только если Вы предъявляете повышенные требования к качеству цветных распечаток. Для повседневной переписки и даже презентационных материалов обычного качества, вполне подойдет, например, Светокопи.

2. Картриджи.

Все без исключения принтеры и МФУ используют одноразовые картриджи. По крайней мере, так написано во всех инструкциях по эксплуатации. Согласно этим инструкциям, если закончился картридж, то его нужно утилизировать, а в принтер вставить новый. Обязательно фирменный. При таком подходе производитель гарантирует Вам высокое качество и надежность работы принтеров и МФУ. А я, вдогонку, гарантирую астрономические счета на новые оригинальные картриджи. Судите сами : стоимость картриджа в пересчете на 1 копию составляет от 11 копеек за 1 копию до … 2 рублей за 1 копию. Альтернатива «самому качественному и надежному» варианту – есть.

Альтернатива 1 – совместимые картриджи.

Вместо оригинальных картриджей Вы можете закупать неоригинальные ( совместимые ) картриджи. Цена таких картриджей как минимум в 2 раза дешевле, чем цена оригинальных. Качество работы, как правило, не уступает оригинальным. На рынке присутствует огромный выбор различных брендов совместимых картриджей. Не мудрено запутаться. Например, бренды оригинальных картриджей – это  Canon, Brother, HP и т.д. А любой бренд совместимых картриджей, например  S-Print или Cactus, выпускает картриджи многих производителей – и  Canon и  Brother и HP и другие.

Основной проблемой использования совместимых картриджей является нестабильность качества. Среди брендов совместимых картриджей есть более качественные бренды и менее качественные. Так как эти бренды постоянно возникают и исчезают, то пока я не готов выдать Вам рейтинг таких брендов. Но,  Вы можете экспериментально выбрать такой бренд, который будет удовлетворять Вас по соотношению цена/качество.

Альтернатива 2 – заправка картриджей.

Заправка картриджей – это самый популярный и выгодный способ решения проблемы картриджей. Обычно это делается так. А. У Вас в офисе есть некоторое количество принтеров и, соответственно, пустых картриджей. Вы ищите в интернете организацию, которая будет заправлять эти картриджи. Заключается устный или письменный договор.Б.  Их представитель приезжает к Вам в офис и забирает картриджи в мастерскую. В. Через пару дней картриджи возвращаются к Вам в офис заправленные. Г.  Если в любой момент времени у вас возникает претензия к качеству работы заправленного картриджа, (такое бывает примерно в 5% случаев), вы откладываете этот картридж, и организация ремонтирует его бесплатно.    

Основным достоинством заправки картриджей является дешевизна решения вопроса по сравнению с закупкой новых картриджей.

Основной недостаток – невозможность контроля потока картриджей.

В организации, в которой эксплуатируется более 10 принтеров и МФУ, картриджей для заправки скапливается столько, что процесс заправки превращается в поток – какие-то картриджи стоят в принтерах, другие - ждут отправки в мастерскую, третьи - уже отданы в заправку. В этой ситуации крайне сложно отследить сколько же картриджей заправляется в месяц реально. Кроме того,  у сотрудника офиса, который ведает картриджами, всегда есть соблазн сговора с заправляющей организацией с целью   приписать лишние заправки, а деньги – поделить. В случае покупки новых картриджей, это сложнее.

В завершении я хотел бы отметить, что оптимизация затрат на картриджи начинается еще на стадии закупки принтеров и МФУ. При принятии решения о закупке оргтехники, одним из важнейших параметров должен быть параметр удельная цена картриджа (т.е. цена/ресурс). Как я уже писал, этот показатель может  варьироваться в зависимости от модели принтера от 11 копеек за 1 распечатку до 2 рублей за 1 распечатку.

3. Сервисное обслуживание.Будь я проклят… Я 15 лет работаю в этой сфере, и все время меня воротит от этого безграмотного выражения. Сервисного обслуживания – не бывает!  Ведь сервис – это и есть обслуживание…. Но все так говорят, и мне приходится подстраиваться.

Итак, про техническое обслуживание. Техническое обслуживание бывает разовым и периодическим. У всех современных принтеров и МФУ период обслуживания измеряется в отпечатках и не бывает меньше чем 20000 отпечатков. Поэтому, на периодическое обслуживание целесообразно ставить только те принтеры и МФУ, которые «пашут» не менее чем по 20000 отпечатков в месяц. Для всех остальных устройств вполне достаточно разового обслуживания – т.е. вызова специалиста когда сломается.

Ваш бухгалтер Вам может сказать, что так не пойдет – что обязательно нужен договор. Это не проблема – можно заключить договор на год, в котором не фиксируется ежемесячный тариф, а оплата производится по актам на разовые работы.

Соотношение между ценами на устройства и ценами на ремонт этих устройств таковы, что всякий раз, давая «добро» на ремонт, нужно оценить, а не дешевле ли купить новый прибор, вместо ремонта старого? Как ни странно, это соображение действительно и для дорогостоящих  принтеров и МФУ. Если они уже выработали свой ресурс – постоянный ремонт может оказаться дороже, чем покупка нового.

Заправка картриджей

 

www.sigir.ru

Оптимизация расходов на печать | Решения для ИТ и информационной безопасности

В любой организации в тот или иной момент времени встает вопрос с оптимизацией расходов на печать при сохранении существующего парка печатающих устройств. Что может быть причиной возросших трат по данной статье расходов?

Рассмотрим несколько базовых вариантов:

Printer Guard реализует возможность оптимизации (экономии) расходов на процессы печати в организации через мониторинг и контроль печати, применяя следующие основные механизмы:

Согласно статистике, грамотное внедрение процессов мониторинга и контроля печати позволяет компаниям достигать сокращения расходов на печать вплоть до 40-50 процентов и достичь большей экономии ИТ-бюджета или возможности его перераспределения по иным приоритетным статьям.

Уже на этапе внедрения начальных процессов мониторинга вы сможете выявить «узкие места» в процессах печати, а Secret Printer Guard сможет предложить возможные пути их оптимизации. На базе сформированного профиля мониторинга вы легко сможете сформировать политики печати в разрезе компании, различных департаментов, отделов и даже отдельных единиц печатной техники и сотрудников.

Визуальные панели и гибкий инструментарий отчетности позволят формировать как текущее, так и прогнозное состояние процессов печати в компании на определенную перспективу, а также отслеживать изменения в режиме реального времени.

Tags защита бумажного документооборотазащита документовзащита печатиоптимизация расходоврешения для ИТ

secretgroup.ru

Оптимизация затрат на цветную печать в офисе

12 - 2006

Выбор принтера

Многопроходный или однопроходный?

Форматы носителей

Возможность печати на специфических типах носителей

Ориентировочный объем печати

Функциональность и расширяемость

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Снижение эксплуатационных расходов

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

Заправлять или не заправлять?

Деятельность многих подразделений современного предприятия предполагает печать различных документов и информационных материалов. С появлением цветных офисных принтеров появилась возможность самостоятельно изготавливать многие виды печатной продукции (визитные карточки, фирменные бланки, буклеты и т.д.), которые раньше необходимо было заказывать на стороне. О преимуществах, которые появляются при замене (или дополнении) монохромных принтеров цветными, можно рассказывать бесконечно долго, однако не стоит забывать о том, что за них приходится расплачиваться. Издержки на печать после перехода на цветные принтеры неизбежно возрастают — как вследствие более высоких цен на сами устройства, так и из­за необходимости приобретения большего количества расходных материалов.

Поскольку для многих компаний цветная печать в современных условиях является насущной необходимостью, вопрос оптимизации расходов на получение необходимого количества печатной продукции стоит довольно остро. В этой статье мы рассмотрим различные аспекты этой проблемы применительно к использованию цветных электрографических (лазерных и светодиодных) принтеров.

Выбор принтера

Зачастую корень проблемы, связанной с чрезмерно высокими расходами на печать, кроется не в особой расточительности и беспечности сотрудников офиса, а в ошибках, допущенных при выборе печатающего устройства. Именно поэтому обсуждение оптимизации затрат необходимо начать с одного из ключевых моментов — выбора наиболее подходящей модели принтера.

Нелишне будет напомнить прописную истину: характеристики приобретаемого устройства должны соответствовать специфике тех задач, для решения которых оно будет использоваться. Не стоит забывать и о том, что скупой платит дважды. Применительно к печатающим устройствам данную поговорку можно конкретизировать в виде следующего принципа: чем дешевле печатающее устройство, тем больше оказывается отношение совокупной стоимости владения к первоначальной цене. Еще два­три года тому назад можно было найти в продаже модели цветных лазерных принтеров начального уровня, цена которых была меньше стоимости установленного в них комплекта расходных материалов. В погоне за увеличением своей доли на быстрорастущем сегменте некоторые производители явно перестарались с демпинговыми мерами, что приводило к парадоксальной ситуации: в ряде случаев было выгоднее купить новый принтер, чем заменить выработавшие свой ресурс расходные материалы у уже имеющегося экземпляра.

Впоследствии этот перекос был исправлен, и в моделях начального уровня стали применять более дешевые картриджи — правда имеющие и меньший ресурс. В настоящее время ресурс картриджей цветных лазерных и светодиодных моделей начального уровня составляет от 1 до 2 тыс. страниц (при 5­процентном заполнении). Так что в целом ситуация изменилась незначительно: в настоящее время цена комплекта расходных материалов наиболее доступных моделей начального уровня оказывается лишь ненамного меньше стоимости нового устройства. Например, осенью этого года компания Samsung выпустила цветной лазерный принтер CLP­300, цена которого на российском рынке составляет всего около 330 долл. В нем используются картриджи с цветным тонером, имеющие ресурс 1 тыс. страниц, и черный картридж, рассчитанный на 2 тыс. страниц (стартовые картриджи, входящие в комплект поставки, имеют ресурс соответственно 700 и 1500 стр.). Суммарная стоимость комплекта картриджей составляет около 200 долл.,  то есть примерно 60% от цены нового устройства.

Очевидно, что даже при применении принтера в составе малой рабочей группы или в небольшом офисе такого ресурса вряд ли хватит больше чем на три­четыре месяца. А следовательно, уже за первый год эксплуатации издержки на его обслуживание значительно превысят стоимость самого устройства.

Преимуществом более дорогих устройств является использование картриджей с большим ресурсом емкости, а также модульной системы заменяемых узлов. Так, в большинстве недорогих лазерных принтеров применяются интегрированные картриджи, содержащие, помимо емкости с тонером,  основные заменяемые узлы (фотобарабан, бункер для сбора отработанного тонера и пр.). Что касается более дорогих моделей, предназначенных для печати больших объемов документов, то в них, как правило, предусмотрена возможность замены емкостей с тонером и отдельных узлов печатающего механизма (фотобарабана, блока термозакрепления и т.д.) независимо друг от друга. Такой подход позволяет снизить совокупную стоимость владения и в конечном счете стоимость отпечатков.

Чтобы проиллюстрировать данное утверждение, сравним ресурс и стоимость основных расходных материалов для нескольких моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions (см. таблицу). Из приведенных данных хорошо видно, что использование картриджей с тонером, имеющих больший ресурс, обеспечивает более низкую себестоимость получаемых отпечатков.

Таким образом, при существенных объемах печати ни в коем случае не стоит поддаваться соблазну приобрести технику по принципу «числом поболее, ценою подешевле». Сиюминутная экономия от приобретения полудюжины недорогих настольных принтеров взамен одного мощного сетевого устройства в дальнейшем обернется значительно более высокими эксплуатационными затратами. В то же время применять высоко­производительный сетевой принтер для эпизодической печати нескольких страниц в день тоже невыгодно — из­за больших первоначальных вложений.

Сравнение ресурса и стоимости основных расходных материалов для некоторых моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions

Модель

Ориентировочная стоимость принтера, долл.

Расходные материалы

Емкость с цветным тонером

Емкость с черным тонером

Модуль фотобарабана

Ресурс,

тыс. стр.

Цена, долл.

Ресурс,

тыс. стр.

Цена, долл.

Ресурс,

тыс. стр.

Цена, долл.

С3300n

480

1

45-50

1

45-50

15

50

С5600n

630

2

75

6

85

20

60

С5800n

760

5

150

6

85

20

60

Распространено мнение, что снизить расходы на печать можно, используя два печатающих устройства: монохромное (для вывода текстовых документов, писем и т.д.) и цветное (для изготовления буклетов, визитных карточек, каталогов и пр.). Однако если еще три­четыре года тому назад принцип «разделения труда» действительно позволял получить определенный экономический эффект (главным образом за счет снижения стоимости монохромных отпечатков, которая у цветных устройств была выше), то сейчас ситуация изменилась.

Во­первых, себестоимость монохромных отпечатков многих современных моделей цветных электрографических принтеров практически не отличается от аналогичного показателя монохромных устройств такого же формата и уровня производительности. Во­вторых, за счет снижения цен цветные принтеры стали более доступными. И в­третьих, заметно возросла производительность цветных моделей, что позволяет эффективно использовать относительно недорогие устройства даже при довольно больших объемах печати.

Теперь рассмотрим несколько важных критериев, которые необходимо учитывать при выборе модели принтера.

Многопроходный или однопроходный?

В первых моделях цветных лазерных принтеров использовались четырехпроходные печатающие механизмы: полноцветное изображение наносилось на бумагу последовательно, в четыре приема (по количеству базовых цветов CMYK). Скорость печати в цвете у таких устройств в 4­5 раз ниже, чем в монохромном режиме. Затем были разработаны устройства на базе однопроходных печатающих механизмов, обеспечивающих возможность нанесения полноцветного изображения за один прием, что позволило создать высокоскоростные цветные принтеры, обеспечивающие одинаковую (или по крайней мере сравнимую) производительность как в цветном, так и монохромном режиме.

Несмотря на то что многопроходные печатающие механизмы значительно уступают однопроходным по производительности, это решение по­прежнему используется в ряде моделей цветных лазерных принтеров начального уровня. Основным преимуществом многопроходных моделей является более низкая (по сравнению с однопроходными устройствами) цена. Применение многопроходных цветных принтеров оправданно в тех случаях, когда один и тот же принтер используется для печати как монохромных, так и цветных документов и при этом объем печати последних невелик.

Форматы носителей

Цена печатающего устройства в значительной мере зависит от максимального формата поддерживаемых носителей. В настоящее время фактическим стандартом для офисных принтеров являются устройства формата А4. На листах именно такого формата обычно печатаются деловые письма, доклады, отчеты, презентации, буклеты и пр. Однако, например, для печати таблиц, чертежей, сложных диаграмм и т.п.  могут понадобиться устройства большего формата. Поскольку разница в цене между моделями формата А3 и А4 весьма существенна, нужно как следует подумать, действительно ли для выполняемых подразделением (или индивидуальным пользователем) задач необходимо устройство формата А3.

Следует отметить, что у разных моделей принтеров формата А4 максимальный и минимальный размеры поддерживаемых носителей могут варьироваться в довольно широких пределах. Например, обычно принтеры данного класса позволяют печатать на носителях формата до 210x297 или 216x356 мм, однако в некоторых моделях реализована возможность использования носителей большой длины для изготовления баннеров. Например, в принтерах OKI Printing Solutions серий С3000, C5000, C7000 и С9000 предусмотрена возможность печати на листах формата 210x900 мм.

Требования к минимальному размеру поддерживаемых носителей критичны в тех случаях, когда принтер планируется применять для печати на каталожных карточках, готовых формах и т.д.

Возможность печати на специфических типах носителей

В зависимости от специфики выполняемых задач к выбираемой модели принтера могут предъявляться дополнительные требования — в частности возможность печати на специфических типах носителей. Многие модели современных лазерных принтеров позволяют печатать не только на обычной бумаге, но и на наклейках, конвертах, прозрачных пленках, заготовках для визитных карточек и т.д. При этом следует учитывать не только потенциальные возможности печатающего устройства, но и наличие соответствующих расходных материалов в близлежащих магазинах.

Например, для моделей OKI Printing Solutions серий С3000, C5000 и С9000 выпускаются специальные носители для изготовления визитных карточек.

На одном листе такого носителя имеется десять предварительно разрезанных карточек, наклеенных на  бумажную основу. Благодаря такому решению готовые карточки имеют одинаковый размер и ровно обрезанный край, а на их оборотной стороне не остается следов тонера.

Ориентировочный объем печати

Приступая к выбору печатающего устройства, необходимо хотя бы приблизительно представить предполагаемый объем работ, для выполнения которых оно будет использоваться. Эти данные следует сопоставить с такими характеристиками принтера, как максимальная (рекомендуемая) месячная нагрузка и общий ресурс.

Проводя расчеты, имеет смысл изначально заложить определенный «запас прочности» — например при реальных потребностях в печати 5 тыс. страниц в месяц лучше выбрать модель, выдерживающую месячную нагрузку не менее 7­10 тыс. страниц. Не стоит забывать о том, что постоянная эксплуатация принтера с предельной нагрузкой увеличивает риск возникновения разного рода неисправностей и неполадок, а также преждевременного выхода принтера из строя.

Функциональность и расширяемость

Данный фактор актуален главным образом при выборе печатающего устройства для оснащения рабочих групп и подразделений. Ситуация на рынке печатающих устройств такова, что нередко модели принтеров, относящиеся к различным классам, обладают весьма схожими техническими характеристиками (разрешающей способностью, максимальной скоростью печати, форматом и типом поддерживаемых носителей и т.д.). При этом цена модели уровня рабочей группы оказывается заметно выше по сравнению с персональным принтером. Однако, проводя подобное сравнение, не следует забывать о том, что сейчас различия между классами принтеров определяются главным образом не конструкцией и техническими характеристиками печатающего механизма, а набором имеющихся функций и возможностями по их расширению.

Как правило, в принтерах начального уровня имеется минимальный набор функциональных возможностей, расширить который практически невозможно. Подобные модели рассчитаны на использование именно в том виде, в каком они приобретаются. Более дорогие принтеры, которые эксплуатируются в составе  рабочих групп масштаба департаментов и предприятий, обладают не только более широким набором функциональных возможностей, но и значительно большей гибкостью. В общем случае преимущество принтера более высокого класса заключается не столько в повышенной производительности и способности выдерживать высокие нагрузки, сколько в возможности подключать довольно большое количество разнообразных дополнительных приспособлений и узлов, которые позволят наилучшим образом адаптировать его к выполнению тех или иных задач.

Именно поэтому при выборе модели принтера стоит обращать внимание на наличие возможностей по подключению дополнительных подающих лотков, модуля автоматической двусторонней печати (если он не входит в стандартную комплектацию), различного оборудования для финишной обработки, интерфейсных карт и сетевых адаптеров.

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Вряд ли кто­либо из читателей сомневается в том, что для нормальной эксплуатации любого принтера необходимы соответствующие расходные материалы. Естественно, перед тем как приобрести ту или иную модель печатающего устройства, нелишне будет удостовериться, что все необходимые для работы расходные материалы (картриджи, бумагу и т.д.) можно приобрести или заказать в расположенных поблизости магазинах.

В случае приобретения высокопроизводительного принтера, нуждающегося в регулярном техническом обслуживании, необходимо заранее выяснить условия предоставления подобных услуг и местонахождение ближайшего сервисного центра. В некоторых случаях за дополнительную плату вместе с принтером можно приобрести расширенный набор сервисных услуг, предоставляемых на определенный срок (обычно от года до 3 лет).

Снижение эксплуатационных расходов

Несмотря на кажущуюся простоту, задача расчета стоимости отпечатка является весьма сложной и запутанной. За долгие годы в дискуссиях по этому вопросу было сломано немало копий, но прийти к единому мнению до сих пор не удалось. И это неудивительно, поскольку в общем случае данная задача является неразрешимой. Ведь для того, чтобы точно рассчитать затраты на получение одной копии на том или ином печатающем устройстве, необходимо учесть огромное количество различных факторов, причем некоторые из них являются в известной мере величинами случайными и не могут быть четко определены заранее. Впрочем, рассмотрение разных нюансов этой проблемы (которые, кстати, различны применительно к каждому из типов печатающих устройств) может занять не один десяток страниц и выходит за рамки этой статьи. Мы же ограничимся лишь основными рекомендациями по снижению стоимости получаемых отпечатков.

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Для многих моделей принтеров выпускаются различные комплекты расходных материалов, рассчитанные на более или менее интенсивное использование печатающего устройства. Например, это могут быть тонер­картриджи стандартной и увеличенной емкости. Как правило, приобретение расходных материалов с более высоким ресурсом при прочих равных условиях позволяет снизить стоимость отпечатков. Это в полной мере справедливо и для наборов специальных типов бумаги: чем больше листов содержится в приобретаемой упаковке, тем дешевле обходится каждый лист.

Некоторые производители  поставляют экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных моделей лазерных принтеров. Например, компания EPSON поставляет для России и стран СНГ экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных лазерных принтеров AcuLaser C900, C1100 и С1900, а также МФУ AcuLaser CX11. В состав такого комплекта входят черный картридж повышенной емкости и три цветных картриджа (голубой, пурпурный и желтый) стандартной емкости. Розничная цена комплекта ниже суммарной стоимости входящих в него тонер­картриджей, приобретенных по отдельности.

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Один из наиболее простых в реализации способов снижения затрат на печать — использование экономичного режима для вывода текстовых документов и черновиков. Это позволяет уменьшить расход тонера на 30­40% без видимой потери качества отпечатков.

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

В средних и больших рабочих группах, где, как правило, применяется несколько печатающих устройств, подключенных к локальной сети, довольно часто возникает проблема, связанная с чересчур большим (для решаемых данным коллективом задач) объемом печати и с соответствующим ростом затрат на приобретение расходных материалов. При отсутствии эффективных средств контроля за использованием сетевых принтеров сотрудники нередко злоупотребляют возможностью бесконтрольно распечатывать объемные тексты (далеко не всегда имеющие отношение к работе), а также огромное количество документов (в частности, сообщений электронной почты), с которыми вполне можно было бы работать и в электронном виде.

Навести порядок в этом случае можно при помощи специализированных программных и аппаратно­программных решений, поставляемых многими производителями принтеров, а также сторонними разработчиками. Такие решения дают возможность  вести учет всех заданий, поступивших на сетевые принтеры рабочей группы (когда и с какого компьютера был отправлен документ на печать, его объем, настройки печати и пр.), автоматически формировать соответствующие отчеты, осуществлять мониторинг печатающих устройств для обновления информации о текущем состоянии, а также об оставшемся ресурсе установленных в них расходных материалов и заменяемых узлов и т.д. Кроме того, подобная система позволяет (в случае возникновения такой необходимости) закрыть отдельным пользователям (или группам) доступ к устройствам с высокой стоимостью копий.

В качестве одного из примеров можно привести утилиту OKI Print Control, которая работает с большинством моделей принтеров OKI Printing Solutions и доступна для бесплатной загрузки на веб­сайте компании. Это программное средство позволяет осуществлять автоматический мониторинг применения принтера отдельными сотрудниками и рабочими группами, а также генерировать отчеты и накапливать статистику по объемам и стоимости выведенных документов. Стоимость печати может быть рассчитана с учетом формата страницы, цветности документа, типа использованного носителя, времени выполнения принтером задания и т.д.

При помощи утилиты OKI Print Control можно управлять правами доступа к принтеру. В частности, можно запретить цветную печать для отдельных пользователей или рабочих групп, а также ограничить максимальное количество страниц, время применения принтера или суммарную стоимость распечаток.

Компания НР предлагает пользователям своих принтеров систему MegaTrack, разработанную фирмой BlueMega в рамках программы JetCAPS (Corporate Account Printing Solution). Данное решение позволяет осуществлять мониторинг работы принтеров, подключенных как к локальным, так и к удаленным принт­серверам, получать данные об их использовании и соответствующих расходах как в динамическом (в реальном времени), так и в статическом (то есть за определенный период) режиме. Принт­сервер JetCAPS MegaTrack позволяет собирать и обрабатывать информацию с неограниченного числа локальных и удаленных принт­серверов, работающих под управлением ОС Windows NT/2000/XP. При этом отслеживается информация обо всех очередях печати и отсылаемых на печать заданиях, что позволяет получать подробные сведения о применении каждой единицы оборудования.

В центральной базе данных MegaTrack накапливается информация обо всех принтерах компании, а web­сервер, реализованный в системе MegaTrack, автоматически создает детализированные отчеты. Эти данные могут быть экспортированы в формат MS Excel и отправлены по электронной почте.

Возможность одновременной обработки нескольких валют, а также выбора языка интерфейса (английский, французский, немецкий, испанский, чешский, русский, польский и голландский) позволяет без проблем использовать JetCAPS MegaTrack в транснациональных компаниях.

Заправлять или не заправлять?

Обсуждая тему снижения затрат, нельзя обойти вниманием вопросы использования совместимых расходных материалов, а также восстановления и перезаправки картриджей. Этим проблемам и посвящена заключительная часть статьи.

Наверное, не будет преувеличением сказать, что в сознании большинства наших сограждан, применяющих различные печатающие устройства, прочно укоренилось мнение, что цены на оригинальные расходные материалы неоправданно завышены. При этом изобилие альтернативных вариантов так и провоцирует поддаться соблазну: совместимые изделия оказываются дешевле оригинального как минимум вдвое, не говоря уже о заправочных комплектах. 

Несмотря на то что производители принтеров на протяжении многих лет активно борются с компаниями, занимающимися восстановлением и заправкой использованных картриджей, а также изготовлением совместимых расходных материалов, популярность подобных изделий год от года растет. Причем эта тенденция характерна не только для российского, но и для мирового рынка. Этому отчасти способствуют законы большинства государств, защищающие интересы конечных пользователей, и здоровая конкуренция. Вне закона поставлены лишь изготовители поддельных картриджей, имитирующие как сами изделия, так и дизайн упаковки производителей оригинальных расходных материалов. Но что касается изготовителей совместимых тонеров, тонер­картриджей и прочих компонентов, то они осуществляют свою деятельность исключительно на законных основаниях, и каким­либо образом воспрепятствовать им производители принтеров, как бы им этого ни хотелось, просто не имеют права.

С одной стороны, пользователь волен сам решать, какие именно расходные материалы он будет приобретать для своего принтера, — ведь мнение производителя печатающего устройства, высказываемое им в той или иной форме, в любом случае носит лишь рекомендательный характер. С другой стороны, лишь немногие из тех, кто отдает предпочтение совместимым расходным материалам, всерьез задумываются о том, что любая экономия связана с определенными компромиссами. На самом же деле уменьшение прямых расходов на приобретение картриджей, бумаги и прочих  совместимых материалов оборачивается для экономного пользователя и определенными негативными последствиями,  хотя порой и не столь очевидными.

Начнем с того, что даже очень качественно изготовленные совместимые расходные материалы обычно заметно отличаются от оригинальных. Каждый производитель принтеров разрабатывает собственные технологии изготовления тонеров, картриджей и т.д., которые защищены соответствующими патентами. По вполне понятным причинам держатели этих патентов не заинтересованы в лицензировании указанных технологий сторонним производителям. Поэтому изготовители совместимых расходных материалов разрабатывают и используют собственные технологии производства этой продукции, которые, как правило, имеют мало общего с фирменными аналогами. Естественно, говорить в этом случае о достижении заявленных производителем принтера уровня качества и прочих характеристик отпечатков уже не приходится.

Одним из последствий, вызванных использованием низкопробных расходных материалов, является ухудшение качества отпечатков — снижение четкости текста, появление на листе непропечатанных или запачканных областей, заметные искажения в передаче цветов. В результате многие страницы приходится перепечатывать, что приводит не только к удорожанию копий, но и к увеличению затрат рабочего времени.

Зачастую негативные последствия, вызванные использованием некачественных расходных материалов, проявляются не сразу. Например, утечка тонера из негерметичного картриджа с течением времени может привести к выходу из строя модуля термического закрепления, замена которого потребует дополнительных расходов — согласитесь, экономия получается весьма сомнительная.

В иных случаях использование расходных материалов низкого качества может привести и к поломке принтера. Известны случаи, когда из­за перекосившейся в процессе работы шестеренки некачественно изготовленного тонер­картриджа выходили из строя механические части печатающего механизма и принтер приходилось попросту выбрасывать.

Конечно, найдется немало пользователей, которые на протяжении многих лет приобретают совместимые расходные материалы и при этом получают вполне удовлетворительные результаты, не сталкиваясь с поломками. Для многих пользователей цена отпечатка была и остается решающим фактором, и ради ее уменьшения они готовы мириться со снижением качества изображения и с увеличением риска возникновения сбоев. Однако проблема заключается в том, что заранее оценить качество совместимых расходных материалов практически невозможно, и в любом случае подобный опыт можно сравнить с розыгрышем лотереи.

КомпьюАрт 12'2006

compuart.ru

СУПЕРЗАПРАВКА - Грамотная оптимизация расходов на печать. Часть 2 - Полезная информация

Как вы помните, в первой части этого материала мы уже проанализировали явные расходы, непременно сопровождающие процесс организации документооборота. Напомним, к ним отнесены затраты на покупку печатающего аппарата, его техническое обслуживание и ремонт, а также обеспечение расходными материалами в виде бумаги и картриджей. На очереди самые кованые расходы — скрытые, догадаться о существовании которых на протяжении всего процесса эксплуатации техники не так-то уж и просто. А между тем, если хорошенько разобраться, то природа их довольно банальна — это в большей мере нерациональный подход к организации того самого процесса документооборота и неэффективное использования имеющихся ресурсов. Что же под этим подразумевается?

В компании желательно иметь человека, который разбирается в технике

Во-первых, в штате многих компаний не предусмотрена должность эдакого «эникейщика» — человека, в чьи обязанности входило бы повседневное выполнение мелких, не требующих особой квалификации работ по обслуживанию печатающей техники. Подключение принтера к новому компьютеру или сети предприятия, настройка печати, замена картриджей, устранение замятия бумаги и прочие мелкие поручения зачастую даются «матёрым» сотрудникам ИТ-службы.

А ведь каждый час труда таких специалистов, от которого их отрывают для решения банальных задач, стоит довольно немало, при этом во время возни с принтером или МФУ прямые обязанности этих сотрудников никто не выполняет.

Кажется, что размер ущерба от такого подхода преувеличен, но на деле всё обстоит именно так, как сказано выше.

Во-вторых, немалая часть никому не нужных и вовсе не обязательных расходов возникает по причине неправильной логистики внутри офиса, печати по ошибке и бесконтрольной эксплуатации сотрудниками печатающей техники в личных интересах. Нетрудно догадаться, что из-за описанного «беспредела» компании получают неоправданный расход как рабочего времени своих сотрудников, так и расходных материалов для печатающей аппаратуры. Вот вам элементарный пример, в котором объединены два из трёх озвученных вводных: некоему сотруднику приходится периодически создавать и распечатывать цветные презентации для клиентов крупной организации, однако в его кабинете установлен только чёрно-белый принтер. Отправив документ в печать, человек идёт на другой этаж к цветному аппарату. Придя на место, он обнаруживает, что в принтере была загружена бумага не той плотности, один из листов застрял в устройстве, или распечатался криво. Он возвращается обратно и повторяет отправку, после чего путешествие по названному маршруту повторяется. В итоге имеем расход лишних 10-20 минут рабочего времени.

А в это же время другой сотрудник, сидящий рядом с тем самым принтером, распечатывает на нём чёрно-белые документы, расходуя «в воздух» дорогущие цветные картриджи.

Подобных ситуаций можно смоделировать бесконечно много, и самое главное — они ежедневно имеют место быть во многих офисах.

В-третьих, к категории скрытых расходов можно также отнести затраты на электроэнергию, изредка на содержание части помещений, используемых для хранения техники, простой аппаратуры и так далее, однако доля таких ненужных потерь сравнительно невелика.

Что же делать?

Заправку картриджей лучше отдать на аутсорс

Итак фронт проблем мы с вами обозначили, осталось лишь выяснить, как и что с этим всем делать, дабы ненужные затраты на печать навсегда остались в прошлом. Один из наиболее действенных способов уже был упомянут в первой части — если забыли, им является использование по нескольку раз одного и того же расходного материала. Ведь в то время как, допустим, заправка картриджа brother tn-1075 стоит всего 370 рублей, фирменный аналог обходится во все 3000 руб. Но как же быть с остальными факторами? Лучше всего подходить к вопросу оптимизации издержек на печать комплексно — так и эффективней, и выгодней.

В идеале нужно заключить договор на комплексное обслуживание принтера со специализированным сервисном центром, сотрудники которого за умеренную плату взвалят на себя решение всех проблем.

Начиная с грамотного подбора печатного оборудования конкретно для ваших нужд, заканчивая его установкой, настойкой, профилактическим обслуживанием, профессиональной заправкой картриджей и при необходимости ремонтом. Подобного рода услуги аутсорсинга по праву считаются наиболее оптимальным инструментом сокращения расходов, и популярность их во всём мире неуёмно растёт.

Хороший способ сэкономить - покопийное обслуживание

Вторым неплохим вариантом является так называемое «покопийное обслуживание».

В этом случае с аутсорсинговой компанией также заключается договор на комплексное обслуживание парка печатающей техники, однако стоимость таких услуг не является фиксированной, а зависит от количества изготовленных аппаратом отпечатков за учётный период. Преимуществом такого подхода является его гибкость, удобство и объективность — чем больше объём документооборота, тем больше вы платите за обслуживание устройства. А вот в периоды простоя, когда принтер или МФУ практически не используются, затраты на их содержание минимальны. Согласно статистике, таким образом можно сэкономить от 10 до 60% расходов на обслуживание.

Что ж, друзья, на этом, пожалуй, будем заканчивать — если вам известны какие-либо другие методы сокращения себестоимости печати, будем рады видеть их в комментариях!

superzapravka.ru

готовые решения / Блог компании Венета Систем / Хабр

Не так давно мы выступали на конференции CNews «ИТ-стратегия 2015», как водится, во главе угла стояли темы оптимизации и экономии. Потому что ИТ-компании – это не только красивые офисы и интересная работа, но и подчас не всеми замечаемые, но ощутимые расходы на некоторые вещи. Вроде той же печати.

В ходе своего выступления наш спикер озвучила тезис, в соответствии с которым в ИТ-бюджете очевидные затраты на печать могут составлять от 250 000 рублей в месяц. Тут же раздался голос из зала, где это, мол, мы встречали такие маленькие затраты на печать. Вполне возможно, такие числа вызовут недоумение не только у участника конференции, но и у многих управляющих ИТ-бюджетом. Поэтому мы и решили посчитать, сколько денег в бюджете можно сэкономить от многомиллионных затрат на печать, если правильно оптимизировать эти процессы. А заодно рассмотреть факторы, влияющие на стоимость печати документов.

Если вам тоже кажется, что принтеры в вашей организации стали бодренько съедать такие суммы, что за год можно было отложить и на расширение офиса, и на внеочередные премии сотрудникам, а обслуживающий ваш парк принтеров техник интересуется, стоит ли покупать сейчас Audi Q7, или подождать чего поинтереснее – скорее всего, проведённое нами исследование будет вам интересно.

О, боги, какие расходы!

Мы решили укрупнить и стандартизировать и компании, и сами процессы. В общих чертах печать как таковая в значительной степени схожа (лазерные, струйные, матричные устройства вывода на печать), а вот объём печати в разных компаниях (и сферах деятельности) может значительно отличаться. Общие тенденции по объёмам печати можно выявить по общепринятым отраслям, например: производство, ритейл, страхование или банковский сектор, госструктуры… Исходя из своего довольно богатого опыта, мы можем сказать, что при построении парка печатающих устройств нужно в первую очередь ориентироваться на объём печати. Поэтому для примера взяли монохромную лазерную печать как самую часто используемую в тех компаниях, о которых далее пойдёт речь.

Ещё одна вводная: существует множество факторов, которые можно учесть как дополнительную погрешность (2-5%) в расчётах. Так, у нас был опыт, когда повышенная влажность воздуха вносила серьёзные коррективы в затраты на ремонт принтеров, равно как и очумелые ручки пользователей. Поэтому все расчёты производились для «идеальных тепличных условий», без поправок на неопытных пользователей, отклонений от температурных и климатических норм, на повышенную запылённость, влажность, радиацию и прочее. Само собой, новая секретарша, которая впервые видит рабочий принтер и храбро пытается справиться с ним самостоятельно, может ощутимо «подкорректировать» все цифры исследования. К счастью, это больше исключение, чем норма.

Итак, ниже мы рассмотрим пять характерных примеров по организации печати с объемом примерно в 1 миллион копий в месяц (уровень объёма печати лидеров в каждой отрасли).

В этом обзоре мы не рассматриваем заправку и использование совместимых картриджей, так как основной их недостаток – нестабильность ресурса и качества, что недопустимо при больших объемах печати и влечет существенные дополнительные издержки, которые практически не поддаются анализу.

Для начала – графики затрат на печать:

О принтерах

Выше представлены графики затрат на печать в зависимости от максимальной производительности печатающего устройства. Мы намеренно брали самые последние модели устройств компании НР. Почему выбраны именно НР? Наверняка у вас уже закрались сомнения, что исследование щедро проплачено, и выводом будет «Хотите экономить – покупайте HP!». Спешим вас разочаровать – всё проще и прозаичнее. Дело в том, что на данный момент Hewlett-Packard в России является самой популярной маркой печатающих устройств (они являются также и самыми продаваемыми моделями в своих классах, кроме госсектора), ломается по той же статистике очень редко, расходные материалы НР отлично «заточены» на повторное использование (восстановление) – при грамотном подходе они подлежат повторному использованию минимум 6-8 раз.

Расчёты в таблицах основаны на 4 моделях принтеров HP разного класса, каждый из которых ориентирован на ту или иную область применения. У них много общего: все они печатают на бумаге формата А4 (кроме модели M806dn, которая может печатать на А3), поддерживают двустороннюю печать, а также обладают ЖК-дисплеем и Ethernet-разъёмом для подключения. Чуть более подробно:

HP LaserJet Pro M225rdn – МФУ для дома и небольшого офиса, со скоростью печати до 25 страниц формата А4 в минуту. Из приятных мелочей – автоподача документов при сканировании. Текущая цена принтера – от 14 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M601dn – МФУ для большого офиса со скоростью печати до 43 страниц в минуту. Текущая цена принтера – от 31 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M603dn – старший брат предыдущей модели, но рассчитанный на больший поток печати – со скоростью до 60 страниц в минуту. На момент написания статьи цена начинается от 57 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise M806dn – высокоскоростной печатающий аппарат с картриджем CF325X (№25X). Печатает со скоростью до 56 листов в минуту, а максимальный формат печати – А3. На момент написания статьи – от 176 000 рублей. Цены на принтеры, используемые в расчётах, были взяты 1 февраля 2015 года. В связи с валютными колебаниями они могут отличаться от сегодняшних цен. Как бы там ни было, точная стоимость принтера не оказывает существенного влияния на уровень затрат на печать документов.

Ну и ещё раз напомним, что все подсчёты производились для «идеальных условий», то есть при имеющемся предпочтении вы всегда можете поменять НР на Kyocera, Samsung и так далее, но от перемены этих слагаемых сумма особо не поменяется, принцип оптимизации останется.

1 вариант: «Идеал»

Идеально – это когда 5-10 (чем меньше, тем дешевле) высокоскоростных печатающих аппаратов типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn с картриджем CF325X (№25X). Их размещают в общих помещениях, а печать для сотрудников можно организовать и по карточкам для упорядочивания. Примеры идеальных вариантов – большие офисы компаний, центральные офисы банков, Центризбирком в моменты выборов, главные офисы нефтегазодобывающих компаний.

У данного подхода есть свои плюсы и минусы.

Плюсы: минимальная несанкционированная печать, минимальная стоимость одного отпечатка, высокая отказоустойчивость при правильном выборе провайдера по поставкам ТО и картриджей.

Минусы: чтобы получить пакет документов, отправленных на печать, необходимо преодолеть порой немалый путь, а это потеря времени; иногда образуется очередь из сотрудников. Нужно оценивать затраты на потери данного времени, но мало кто об этом думает (а это следует делать – стоимость рабочего часа специалистов за последние годы существенно выросла).

2 вариант: «Оптимальный»

Оптимальный вариант – это когда имеется 200-300 пользователей, у части ключевых сотрудников персональные принтеры установлены на рабочих столах – печатают они немного, но печать должна быть всегда под рукой. Можно с этим бороться и убеждать, что это дорогое удовольствие, но проще простить им эти причуды (например, финансовому директору или главному бухгалтеру), да и не так уж это дорого с учётом того, насколько дорого их рабочее время. Тем более, что картриджа типа CF283X (№83X) им, как правило, хватает на 3-6 месяцев :) Как пример – главные офисы городских банков, избирательная комиссия где-нибудь в Ростове-на-Дону, региональные офисы крупных компаний.

Вторая группа пользователей объединена в небольшие коллективы по 2-3 человека, печать в 2-5 шаговой доступности. Эта группа уже поэкономичнее, но всё ещё весьма затратна. Но, опять-таки, удобство того стоит, тем более, если тратят сотрудники не больше одного картриджа типа CE390A (ресурс ~10000 страниц) в месяц.

Третья группа печатает достаточно много и, как правило, целые пакеты документов. Таких групп немного и им лучше поставить уже рабочих лошадок, типа сетевого HP LaserJet Enterprise 600 M603DN с двусторонней печатью. Можно добавить приёмных лотков и т.д. Если пользователь 2 раза в день проделает десяток шагов к аппарату, то ничего страшного в этом не будет, а вот экономия уже ощутимая.

Четвёртая группа принтеров типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn рассчитана на большие потоки печати (склады, отгрузки, бухгалтерия или клиентский зал). Здесь огромное значение имеет минимальная цена копии, и к выбору такого рысака нужно подходить очень аккуратно, каждая копейка в цене копии имеет ключевое значение, при том важно учитывать все очевидные и скрытые издержки.

3 вариант: «Ритейл»

Отдельно остановимся на сетевом ритейле: сети магазинов, салоны связи, офисы банков, аптеки и т.д. Здесь ключевым фактором является объём печати на каждой точке. Если он не превышает 1000 копий в месяц, то вполне подойдут аппараты типа HP LaserJet Pro M225rdn. Но в любом ритейле есть проходные точки, где объём печати в 2, а то и в 3 раза больше. Следовательно, для таких мест лучше поставить HP LaserJet Enterprise 600 M601DN, с которым цена копии значительно снизится.

В головном офисе и местах массовой печати следует грамотно расположить машинки HP LaserJet Enterprise 600 M603DN и HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. В целом затраты на печать будут выше оптимальных, но по-другому задачу печати здесь вряд ли решить.

4 Вариант: «Госсектор»

Хуже обстоят дела в государственном секторе (как ни печально, но статистика вещь неумолимая) – в многочисленных комитетах, администрациях, ГУПах, пенсионных фондах и т.д. Там на каждом столе стоит принтер, он бомбит постоянно, заменить на другой его трудно, да и пользователь привык к нему. И списать его непросто. А потому дорого и сердито он печатает и кушает как минимум по одному картриджу в месяц – может кто-то и пытается заниматься экономией и оптимизацией, тратит на это своё рабочее время, налоги в итоге только растут, а пенсии и качество услуг – нет. В большинстве случаев оптимизировать туда никого не пустят, но привести такой пример мы обязаны.

Итак, для госсектора: самая популярная и самая печатающая техника самого малого типа – HP LaserJet Pro M225rdn. Здесь работают иногда группы молодых и прогрессивных сотрудников, которых объединили вместе, и то только потому, что печатают они немного. На группу поставили HP LaserJet Enterprise 600 M601DN или HP LaserJet Enterprise 600 M603DN.

Самое печальное, что в добрые времена всеобщей благодати были закуплены недешевые, но красивые аппараты типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. Их поставили в проходных зонах, но радуют работой они крайне редко из-за удалённости, так как со временем сотрудники «выбивают» себе дополнительные принтеры на одного или нескольких пользователей.

В общем, это пример того, как не надо организовывать печать. Но вряд ли мы что-то здесь изменим в обозримом будущем. Да простят нас государственные служащие, и, слава богу, что так не везде.

5 Вариант: «Завод»

Самый, пожалуй, трудный случай. Под заводом мы имеем ввиду огромные производственные территории – зачастую градообразующие предприятия (небольшие и средние заводы можно отнести к двум первым группам, но если с государственным участием, то только четвёртой, к сожалению). Например, ОАО «ПО «Севмаш» в городе Северодвинске – там по предприятию автобусы с развозкой ездят, а печатать надо везде. И здесь не лень, а производственная необходимость поставить хоть один принтер на 500 квадратных метров. Вот и набирается 500 аппаратов по всему заводу.

Основным фактором выбора здесь должно быть то, чтобы расход на принтер не превышал 1 картриджа типа CF283X (№83X, ресурс ~2200 страниц) в 2-4 месяца. В противном случае лучше менять принтер на более производительный, так как немалые скрытые издержки прячутся в доставке по заводу картриджей и техническом обслуживании. Оптимизировать в таких условиях очень трудно, проще иногда отказаться от печати :)

Расходные материалы

Стоит отдельно остановиться на расходных материалах (без этого никак). Как видно из выше приведённых примеров, именно расходные материалы занимают львиную долю бюджета на печать документов, несмотря на то, что первоначальные затраты заложены в саму печатающую технику.

В случае использования оригинальных картриджей доля колеблется от 70 до 90%. Хотим сразу отметить, что отказаться полностью от оригинальных картриджей вряд ли представляется возможным, но уменьшить их объём в 5-10 раз без потери на качестве печати вполне реально. Такой подход позволяет снизить затраты в 2-3 раза, а с учётом оптимизации всей печати экономия может составить до 80%. Конечно же, в идеальных лабораторных условиях, которые возможно создать только в тесном взаимодействии заказчика и исполнителя. И только когда с обеих сторон есть истинное желание снизить затраты на печать в конкретной организации.

Маленький бонус для тех, кого волнует тема экономии на печати, и для тех, кто дочитал публикацию до конца: «Оптимизатор печати» на нашем сайте, который поможет рассчитать потенциальную экономию по модели принтера:

Хотя бы ради интереса попробуйте поискать те принтеры, которые используются у вас в компании, и посчитайте возможную экономию средств – скорее всего, вы будете удивлены.

Вывод

Итак, затраты на печать одной монохромной копии могут составлять как 27 копеек, так и 2 рубля 48 копеек в зависимости от вида организации печати.

Как видите, оптимизировать затраты на печать в своей организации не так уж сложно, как кажется на первый взгляд – нужно всего лишь сопоставить, сколько в среднем листов в месяц вы печатаете на заданной площади и на каком именно принтере вы это делаете, после чего воспользоваться нашими скромными советами и постепенно начать экономить.

habr.com

Анализ затрат на печать (аудит печати) и оптимизация печатного оборудования

Процессы MPS

Статистика по крупным компаниям не очень оптимистична:

На практике оптимизация сокращает затраты на печать до 30% (Gartner).

Как начать экономить?

1. Определение объёма печати

2. Оценка стоимости печати

На этом этапе определяется объём скрытых и явных расходов организации на обеспечение печати.

Явные расходы:

Скрытые расходы:

3. Определение направлений по снижению расходов

4. Разработка и внедрение в компании новой политики печати

5. Регулярные контроль и оценка эффективности принятых мер

Без контроля оценить целесообразность принятых решений невозможно.

Управление печатью

Мы предлагаем готовые пакеты решений для аудита печати, её контроля и сбора всей информации, ведения статистики. Это решает проблемы злоупотребления распечатыванием информации в личных целях, чрезмерного использования цветной печати, исключаются ситуации с несвоевременным заказом расходных материалов. Специальное ПО для мониторинга печати используется для ведения контракта на покопийное обслуживание, при этом перед вами находится вся картина расходов на печать и копирование.

Аудит и оптимизация

На начальном этапе сотрудничества мы выполняем анализ бизнес-процессов, в которых используется печать, мониторим загруженность принтеров, устанавливая соответствие их возможностей реальным нагрузкам (как в пиковые моменты, так и в повседневном режиме). Также анализируется целесообразность размещения тех или иных устройств в офисе (офисах).

Оптимизация по результатам аудита может включать следующие решения:

Во всём мире контролируемое управление инфраструктурой печати помогает компаниям уменьшать свои расходы в этой категории до 50 и более процентов.

www.blackyar.ru

как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте / Блог компании Венета Систем / Хабр

Любая компания, даже самая щедрая и богатая, не против сэкономить средства, оптимизируя разного рода затраты. Не секрет, что чем крупнее компания, тем выше ее расходы, на, казалось бы, второстепенные статьи бюджета. Это особенно актуально для расходов на печать, которые при нынешних ценах на расходники к принтерам могут быть поистине «золотыми». Чтобы не изображать Капитана Очевидность, приведем данные известной всем компании НР. Согласно исследованиям Hewelett-Packard, среднестатистическая компания тратит на печать в среднем 6% своей прибыли. На первый взгляд кажется, что это мизерная сумма. А если компания в год зарабатывает 10 млн руб., то на печать тратится 600 тыс. рублей. Цифра немаленькая. А что, если представить себе организацию, которая зарабатывает 10 млрд долларов в год? В таком случае средние расходы на печать вполне могут составить 600 млн. долларов. Даже если уменьшить данные HP в 10 раз, получается 60 млн. долларов США. Такая сумма более чем значительна для любой организации, даже самой обеспеченной. Одним из наиболее надежных средств оптимизации расходов на печать и бумажную работу вообще является аутсорсинг печати (еще эту услугу называют покопийным обслуживанием).

Сразу скажем, что такой способ оптимизации будет работать не для всех, а только для средних, крупных и очень крупных компаний, деятельность которых предполагает необходимость бумажного документооборота в больших количествах. Таким образом, этот пост поможет вам наладить процессы и сэкономить прямо сейчас или станет полезной статьей для будущей работы. В последнее время в России практика аутсорсинга набирает стремительные темпы. Не является исключением и передача на обслуживание процессов печати организации в стороннюю компанию. Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники в крупных компаниях иногда буквально «размазаны» между другими подразделениями и относятся к операционным расходам этих подразделений. Например:

Более того, в каждом городе/филиале это могут быть свои отделы в одной крупной компании, и сотни людей дублируют работу друг друга. До определенного момента компания просто не сознает, сколько денег реально уходит на обслуживание принтеров и МФУ.На Хабре вкратце уже поднималась тема аутсорсинга печати: Пирамида Маслоу для бумажного документооборота компании (источник)

Что же такое аутсорсинг офисной печати?

Аутсорсинг офисной печати (он же «покопийное обслуживание», он же «MPS — Managed Print Service») представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией стоит понимать одну страницу формата А4, которая является фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т. д. (если вы напечатали с двух сторон листа, это будут уже две копии). На всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий. В качестве исключения можно выделить такие принтеры как HP LJ 1000 и 1020. При работе с ними, скорее всего, придется ориентироваться на заявленное количество копий при 5% заполнении листа или устанавливать специализированное ПО. Существует два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе просто распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный способ, но не очень удобный, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме. Есть и второй вариант: различный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил/тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое. Проблема в том, что софт этот предназначен для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт с целью обеспечения конфиденциальности внутренних данных.

Внедрение в организации аутсорсинга печати – качественно новый уровень учета процессов печати, переход из плоскости абстрактного в плоскость конкретного. Это совершенно иной подход, позволяющий в гораздо большей степени задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг. Во-первых, почти всегда покопийные контракты заключаются с конкретным соглашением об уровне услуг (SLA), где четко прописывается время реакции поставщика, сроки выполнения работ и устранения проблем. Все заявки проходят через Service-Desk, при помощи которого не составит труда отследить эффективность работы провайдера в процентом отношении. Во-вторых, вас больше не интересуют количественные характеристики картриджа – сколько копий он отпечатал. Между делом стоит заметить, что мало кто ведет эту статистику. В предыдущей статье мы уже упоминали, что при использовании заправленных и совместимых расходных материалов ресурс картриджа нестабилен и непредсказуем, поэтому он в большинстве случаев не допечатывает заявленное количество отпечатков. Оплачивая картридж (заправленный, совместимый, восстановленный), вы надеетесь, что он без проблем отпечатает заявленное количество страниц. Зачастую надежды не оправдываются. В-третьих, при таком формате обслуживания вы вправе вместе с провайдером зафиксировать качество печати, которое должно получаться на выходе. При качественном обслуживании не должно быть:

При таком подходе фигурируют и описательные и количественные характеристики. Появляется возможность не только грамотно настроить процессы печати внутри организации, но и всесторонне и всеобъемлюще оценить работу своего поставщика.

Очевидные и скрытые расходы на печать

Видимая часть айсберга расходов на печать порой уступает по размерам его основной части, которая находится «под водой».

Скрытые расходы (невидимая часть айсберга):

За счет чего происходит экономия

Во-первых, сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счет его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат. Сюда же можно отнести унификацию оборудования. Во-вторых, там, где это возможно, ставятся картриджи с большим объемом. Возьмем в качестве примера аппарат HP LJ Pro 400 M425. При использовании картриджа 280А (на 2700 копий) цена копии в среднем равняется 57 копеек, после перехода на картридж с увеличенным объемом 280Х (6900 копий) цена отпечатка снижается до 40 копеек. Разница очевидна. В-третьих, если клиент хочет приобрести новую технику, то он получает ее в аренду или в лизинг. Таким образом на заказчика не ложатся первоначальные затраты на закупку и налоговые отчисления на основные средства. Цена за новый аппарат будет включена в копию. В-четвертых, происходит высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.

Способ оплаты

Стоимость копии включает в себя затраты на поставку расходных материалов, техническое обслуживание техники, а также ремонт аппаратов вместе с деталями. Сюда же может быть включена поставка бумаги и предоставление в лизинг/аренду новых печатающих устройств. Поставщик может предложить выбор оплаты покопийного контракта. Какие варианты здесь могут быть:

MDS или что предлагают вендоры

Российский сегмент аутсорсинга печати хоть и невелик по сравнению с общим объёмом рынка печати, но давно привлекает к себе внимание мировых вендоров. Сразу три аналитических агентства (IDC, Quocirca и Gartner) сходятся во мнении, что мировым лидером этого сегмента является компания Xerox, которая удерживает передовые позиции в течение длительного периода. Вместе с Hewlett-Packard они, по данным IDC, занимают более половины российского рынка аутсорсинга. В число других лидеров MDS входят Ricoh, Lexmark, Canon и Konica Minolta, демонстрирующие понимание тенденций рынка печати и идущие в ногу со временем. Аналитики особо отмечают компанию Kyocera Document Solutions, которая попала в группу компаний, отличающихся высокой конкурентоспособностью, за счет интенсивного развития и роста.MDS (Managed Document Service) – система управления документооборотом. Многие считают, что это понятие равнозначно MPS (Managed Print Service) «система управления печатью». Когда мы говорим об MPS, мы подразумеваем под этой аббревиатурой только печать. Документооборот более глобальное понятие. Это синергия печатного оборудования и программного обеспечения. Например, у сотрудника есть документ, он его сканирует и планирует отправить в архив. Однако сначала ему необходимо его проиндексировать для дальнейшего использования. Документ может быть отправлен на печать или сразу в электронный документооборот. «Киосера Мита Рус», например, устанавливает на компьютере специальный софт, который помогает предотвратить лишнюю печать – до печати на принтере у пользователя на экран выводится стоимость страницы. Поневоле пользователь лишний раз подумает о целесообразности печати документа. Также вендоры в рамках данной услуги занимаются организацией принт-румов, настраивают печать маркетинговых материалов и помогают ввести систему электронного документооборота. Помимо всех достоинств такой услуги, она имеет существенные минусы. Во-первых, это недешево, так как в качестве расходных материалов вендоры используют оригинальные картриджи и ЗИПы. Поэтому о сокращении расходов сложно вести разговор. Во-вторых, вендор обслуживает печатающую технику только своего бренда. Если заказчик решил перейти на вендора, то последний полностью обновляет парк техники на свой бренд, что вызывает у клиента «принтерную» зависимость, поскольку в дальнейшем переход на другого поставщика может привести к серьезным финансовым расходам. В свете последних событий зависимость от иностранного вендора особенно опасна. В-третьих, такие услуги пока не так актуальны для средних отечественных компаний. По этой причине серьёзные международные аутсорсинговые операторы выжидают более благоприятных условий. Основными потребителями управляемых услуг печати выступают крупные компании, аффилированные с зарубежными бизнес-структурами.

Достоинства и недостатки аутсорсинга

Плюсы:Минусы:

Выводы

Перед принятием решения о переходе на покопийное обслуживание стоит внимательно проанализировать ситуацию с печатью в компании: В общем, как и в любом другом случае, здесь стоит использовать старую пословицу: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Словарь терминов

Ресурс картриджа: под ресурсом картриджа понимается не количество засыпанного в него тонера, а соответствие количества тонера – количеству отпечатанных документов при 5%-ном (цифра может немного варьироваться в зависимости от бренда) заполнении печатного листа А4 с одной стороны.Регламентированное техническое обслуживание: техобслуживание, периодичность которого рекомендована производителем печатающего устройства.Легитимные расходные материалы: оригинальные картриджи или картриджи, произведенные из запатентованных материалов, не нарушающих авторские права производителя.Утилизация расходных материалов: картриджи относятся к категории «опасные отходы»; ответственность юридических лиц и госучреждений за утилизацию отходов теоретически регулирует Федеральный закон от 24.06.1998 N 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления»; но суровая реальность утилизации картриджей уже описывалась на Хабре; технология восстановления картриджей позволяет существенно сокращать объем мусора, подлежащего утилизации. Трудовые ресурсы: около 25% звонков сотрудников в службу технической поддержки компании связаны с принтерами; это ресурсы, которые могли бы быть потрачены на решение стратегических задач.Средняя цена копии: это цена, полученная делением среднерыночной стоимости картриджа на количество копий картриджа, заявленного производителем; формулу расчета средней цены копии мы описывали в предыдущем посте. Объем печати: среднестатистическое количество отпечатанных документов в компании в месяц; самый простой способ выявить объем печати компании – проанализировать средний объем закупаемой офисной бумаги.

habr.com

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта