Что такое оптимизация бизнес процессов. Оптимизация процесса

Совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация?

Как правильно — совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов, это не одно и то же? В конце концов — что значат все эти слова?

Предлагаю поставить точку в спорах и определиться с понятиями.

Разговоры об улучшении бизнес процессов, встречаются в каждой компании. Слово «улучшение» говорит само за себя. Это значит сделать лучше, чем было. Уменьшить время выполнения процесса, сделать выполнение операций проще, уменьшить количество согласований, избавиться от ненужных операций — все это относится к улучшению бизнес процессов.

Сразу становится понятно, чем улучшение отличается, к примеру, от оптимизации — говоря об улучшении, мы не ставим конкретную, измеримую цель. Улучшение направлено на изменение характеристик процесса, но вот насколько их нужно улучшить — в данном случае вопрос вторичный.

Означает ли это, что процесс улучшения не имеет цели? Нет. Цель есть, просто она заключается не в том, чтобы «снизить затраты процесса на 10%», а в том, чтобы «снизить затраты процесса». Чувствуете разницу?

Матрица подходов, в зависимости от цели и использования ресурсов для реализации

А вот если, вы все таки хотите улучшить какую то характеристику процесса и добиться конкретного, измеримого результата, то тут мы говорим о подвиде улучшения — целевое улучшение бизнес процесса. Но это уже становится похоже на оптимизацию, верно?

Нет, улучшение и целевое улучшение бизнес процессов отличается от оптимизации тем, что действия предпринимаются только в рамках одного процесса и можно оперировать только теми ресурсами, которые в процессе уже есть.

Улучшение происходит только в рамках своего процесса. Оно не затрагивает смежные процессы. Это все равно, что наводить порядок на рабочем столе в опен спейсе.

И, что очень важно, чтобы провести улучшение, мы не можем привлекать новые ресурсы. Можно избавиться от лишнего, да, но вот привлекать ресурсы, будь то денежные средства, материалы, инструменты, люди или программное обеспечение — нельзя. И тут очень простая логика — выжать максимум из того, что есть. Научиться использовать существующие ресурсы оптимальным образом. Этого ведь так часто не хватает, верно?

Улучшение бизнес процессов не требует серьезных усилий или ресурсов, и может быть реализовано на младших уровнях организационной иерархии. Это наиболее простой путь к росту реальных показателей деятельности компании. Несмотря на это, чаще всего я сталкиваюсь с тем, что улучшение направлено не на присвоение показателям процесса знака «плюс», а избавление от знака «минус». В моем понимании, это нельзя назвать улучшением. Это нормализация. Приведение показателей процесса в норму. А вот когда пройдена точка «ноль» и показатели растут со знаком плюс — это улучшение.

Пример нормализации — избавиться от визирования счетов сотрудниками, которые не имеют к этому никакого отношения.

Типичный пример улучшения — наточить нож, прежде чем начать резать мясо.

Несмотря на то, что улучшение, как подход, является наиболее простым мероприятием, не стоит его недооценивать. На улучшениях, следующих один за другим, построено совершенствование бизнес процессов компании. Но, в отличии от совершенствования, улучшение — явление не системное.

Оптимизация бизнес процессов

Что имеют ввиду, когда говорят об оптимизации бизнес процессов? Да что угодно! Все зависит от того, кто говорит. Менеджмент, говоря об оптимизации, имеет ввиду сокращение, как правило, операционных расходов. Линейные сотрудники… Ну, линейные сотрудники тоже имеют ввиду сокращение операционных расходов, в виде заработных плат.

На самом деле, и снова к нам на помощь приходит этимология, оптимизация — приведение процесса к оптимальному состоянию. А оптимальным, мы считаем такой процесс, который выполняет свои задачи, с заданными требованиями и ограничениями, и эффективно расходует ресурсы. Ну или как говорят экономисты — состояние производственного равновесия. Короче — оптимальный процесс производит свой продукт при минимуме затрат.

А раз уж я завел речь о ресурсах, будет ли подход оптимизации работать только с существующими ресурсами процесса? Вовсе нет. Более того, оптимизация процессов, скорее всего, потребует изначальных вложений на ее реализацию. Надо сначала посеять, чтобы потом пожинать плоды. Так что это типично инвестиционный подход и все затраты на оптимизацию рассматриваются с точки зрения возврата на инвестиции. Если вложения в оптимизацию вернутся и позволят дальше получать выгоду — «shut up and take my money».

Оценить возврат на инвестиции и получить ресурсы можно только если цель оптимизации понятна. В противном случае оптимизации не будет. Так что основное отличие оптимизации от других подходов - наличие измеримой и ясной цели.

Например — обеспечить решение вопроса клиента, при консультации, за 5 минут.

У разных мероприятий, разный масштаб деятельности

Да, цели оптимизации могут быть непросты и в своих действиях требуют выйти за рамки оптимизируемого процесса. Тут придется окунуться в процессы, которые поставляют входы и сделать так, чтобы входы соответствовали вашим требованиям. Именно поэтому, если вы начали оптимизацию в одном процессе, в итоге придется «распутать весь клубок процессов» компании.

Оптимизация процесса — всегда проект или серия, разнесенных во времени, проектов. Издали это даже может стать похожим на совершенствование бизнес процессов компании. Но только издалека. Как правило, в фокусе цели оптимизации находится 1-2 показателя процесса. И следующий проект по этому процессу, будет рассматривать уже другие показатели. Участникам же проекта, после завершения, нужно время на стабилизацию достигнутых результатов.

Естественно, оптимизация процессов затрагивает многие уровни структуры организации. Инициируется на уровне топ менеджмента, а основной движущей силой выступает средний и младший менеджмент.

Реинжиниринг бизнес процессов

О реинжиниринге бизнес процессов говорят редко. А когда говорят, понижают голос и опасливо оглядываются по сторонам. Реинжиниринг — непонятное явление, а значит опасное. Так что это понятие стараются подменять словом «оптимизация». Хотя в действительности, буквально единицы смогли объяснить мне разницу между этими подходами.

На самом деле — все довольно просто. Оптимизация происходит на базе существующего процесса, а реинжиниринг — выстраивает процесс с нуля, как будто его никогда и не было. Это самое важное отличие.

Проект реинжиниринга всегда требует огромное количество ресурсов, усилий и задействует все уровни организационной структуры. Для проекта привлекается такое количество ресурсов, которое необходимо для его реализации. Такие мероприятия всегда инициируются и лежат в области ответственности топ менеджмента. Это логично — большие затраты требуют большой ответственности.

Реинжиниринг бизнес процессов, чаще всего, охватывает всю цепочку основных процессов или затрагивает какие то вспомогательные, сквозные процессы. Например, управление персоналом. В любом случае, реинжиниринг скажется на всех процессах компании.

Это важно - реинжиниринг бизнес процессов всегда затрагивает процессы управления. Нельзя изменить основные или вспомогательные процессы и не изменить процессы управления.

Чем сложноее мероприятие, тем реже оно происходит

Для реализации реинжиниринга нужна четкая цель. Цель, которая будет задавать четкость бытия и определять главный приоритет, на время проекта. Кстати да, проект реинжиниринга, это всегда проект, который реализуется разово. И дело даже не в том, что такой проект отнимает много сил у компании, а в том, что результаты проекта имеют длительный срок жизни. Все проекты, связанные с переходом компании на новые производственные платформы или технологии, можно отнести к реинжинирингу.

Можно ли говорить о реинжиниринге в рамках одного бизнес процесса? Можно, но только в том случае, если мы говорим о бизнес процессе верхнего уровня — уровня карты основных процессов.

Совершенствование бизнес процессов компании

Совершенствование бизнес процессов компании, это не совсем подход. Я бы даже сказал, что это не подход, а философия, вплетенная в культуру компании на уровне операционной деятельности.

Совершенствование бизнес процессов — это процесс. Процесс непрерывного совершенствования, в котором одно улучшение процесса следует за другим. Как правило, это не глобальные мероприятия, но небольшие улучшения процессов. Это «сила маленьких шагов» в действии. Множество мелких улучшений, осуществляемых во всех процессах компании, непрерывно — дает эффект, который не даст никакой проект реинжиниринга бизнес процессов.

Процесс непрерывного совершенствования — абсолютное конкурентное преимущество.

Совершенствование бизнес процессов компании означает, что каждый сотрудник, помимо функциональной деятельности, занят вопросами постоянного ее улучшения. У совершенствования может не быть измеримой цели, потому как совершенство нельзя достичь и измерить. Это чистый процесс, смысл которого в нем самом — каждый день делать что то лучше, чем вчера. Но это вовсе не значит, что улучшения, в процессе совершенствования не могут иметь цели совсем. Могут, но каждый понимает, что это промежуточная цель, после реализации которой, появится следующая. Кстати — промежуточные цели выбираются гарантированно реалистичные. Иногда даже заниженные. Лучше точно сделать маленький шаг, чем шаг побольше, но с долей вероятности.

Утопия — скажите вы. Нет, и пример компании Тойота доказывает это.

Чем сложнее проект, тем больше уровней иерархии он затрагиват

Процесс совершенствования, это осознанный выбор компании. В реализации этого выбора участвуют все — от топ менеджмента, до уборщицы. При этом ресурсы для реализации улучшений, могут привлекаться по мере необходимости. Оценка возврата инвестиций в процесс совершенствования и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, если инвестиции позволят реализовать улучшение и сделать еще один шаг в сторону совершенства, этого уже достаточно. С другой стороны, ресурсы должны привлекаться с учетом системы приоритетов, которая основывается на идее совершенствования одного глобального процесса — деятельности всей компании. А это действительно сложно.

Совершенствование бизнес процессов компании происходит постоянно и вплетено в обычную, ежедневную работу всех сотрудников. Так что совершенствование, как таковое, не требует приложения каких то экстра усилий.

Усилия, необходимые для реализации проектов. Совершенствование бизнес процессов, это часть повседневной деятельности, поэтому усилия нужны минимальные. Совершенствование - подход, философия, культура, процесс, способ организации процессов и операционной деятельности.

Сводная таблица — улучшение, опитмизация, реинжиниринг и совершенствование бизнес процессов компаннии

rzbpm.ru

Оптимизация бизнес процессов компании, методы управления системой

Содержание

Каждая современная компания стремиться работать таким образом, чтобы постоянно развиваться, увеличивать получаемую прибыль, а также налаживать контакты с контрагентами. При этом важно постоянно пользоваться различными современными технологиями и уникальными схемами, которые позволяют получить нужную компанию, которая будет перспективной и развитой.

Бизнес-процессы в компании

Оптимизация бизнес процессов является основной задачей каждой современной организации. Она представляет собой процесс особых действий, осуществляющихся в парильной последовательности, а они направлены на то, чтобы достичь всех целей, поставленных перед конкретным предприятием. Здесь важно определить, какими именно методами можно достичь этих целей, а также как они могут быть реализованы, а после этого из всех этих методов выбирается самый выгодный и оптимальный. Именно данный процесс предполагает эффективную работу компании.

Все действия, которые и являются оптимизацией процессов в бизнесе, обязательно должны приводить к определенному результату, однако он не всегда может быть положительным для компании. Каждый процесс в организации обладает своей уникальной целю, которую можно достичь разными действиями и добиться того или иного результата. Все методы, которые используются разными предприятиями, могут иметь существенные отличия, поскольку они зависят от размера организации, ее направления деятельности, персонала и от других факторов.

Следует помнить, что даже такая оптимизация, которая является тщательно продуманной и проанализированной, может оказаться безрезультатной. Поэтому важно постоянно отслеживать достижение поставленной цели, а при этом постоянно корректировать планы.

Оптимизация бизнес-процессов

Не всегда оптимизация бизнес процессов компании применяется организацией. Дело в том, что этот процесс не обязательно нужен для небольших фирм, поэтому обычно применяется он в следующих ситуациях:

существенное увеличение количество работников в организации;
повышение числа подразделений;
неразвитая информационная система или вовсе ее полное отсутствие;
увеличение управленческих уровней;
территориальная разобщенность подразделений.

Все эти факторы приводят к тому, что без оптимизации всех процессов происходит неправильная работа всей компании. Это может стать основанием для прекращения ее работы или к снижению получаемой прибыли, а также к множеству других негативных последствий. Поэтому при всех вышеперечисленных факторов система оптимизации бизнес процессов является обязательным внедрением в работу фирмы. Это поможет предотвратить возможный бизнес, а также может повысить стабильность ее работы и другие важные экономические показатели.

Какие последствия работы без оптимизации

Если оптимизация не будет внедрена в компанию, которая нуждается в этом процессе, то могут быть получены следующие последствия:

решения, принимаемые в организации, будут разрабатываться медленно;
выполнение всех задач будет происходить медленно, а также их качество будет находиться на низком уровне, что приведет к потере большого количества клиентов;
самые простые операции, которые должны осуществляться в каждом учреждении, будут требовать от сотрудников существенных затрат времени и усилий, поэтому они не смогут концентрироваться на более сложных и важных задачах;
некоторые сферы деятельности могут вовсе не контролироваться руководством за счет того, что они могут быть вовсе потеряны в огромном количестве задач;
в результате всех вышеописанных факторов в рабочей среде появится психологическое напряжение, а это уменьшит производительность труда работников, а также они не смогут понять, каковы их обязанности, и какова ответственность за те или иные действия.

Таким образом, если руководитель какой-либо организации в процессе деятельности обнаружит вышеперечисленные проблемы, то можно говорить о том, что необходимо внедрять в работу фирмы систему оптимизации процессов, а если она уже существует, то ее следует усовершенствовать. Если же не предпринимать никаких действий, то это может губительно сказаться на всей фирме в целом.

Основные модели оптимизации

Первоначально в компанию следует ввести моделирование, а также описание всех процессов. Данные инструменты являются самыми важными и решающими. Как правило, они применяются совместно с разработкой и внедрением информационной системы на предприятии.

При выборе всех моделей и процессов важно учитывать, что они являются необходимыми в первую очередь для простых пользователей, поэтому должны быть понятными и реальными. Дополнительно должна иметься возможность для модернизации процессов, поскольку с развитием фирмы обязательно должны меняться и ее бизнес процессы, а также другие параметры.

Оптимизация управления бизнес процессами должна производиться по конкретным критериям. К этим критериям можно отнести стоимость и число транзакций, их продолжительность, а также другие параметры. Они все являются внешними к самим процессом, однако должны учитываться при оптимизации.

Необходимо не только разобраться и создать систему оптимизации, но и грамотно внедрить ее в процесс работы определенного предприятия. Считается, что внедрение – это один из самых сложных и специфических этапов, который будет более успешным и простым только тогда, когда он совмещается с ранее созданной информационной системой. Здесь важно, чтобы каждый работник в фирме знал и учитывал оптимизацию, а также имелись люди, которые будут контролировать ее внедрение и постоянное использование. Все бизнес процессы должны регулярно исследоваться и должна определяться их эффективность, а если будут выявлены недостатки, то они должны быть оптимизированы.

С течение времени придется производиться модификацию ранее внедренных оптимизированных бизнес процессов, чтобы они соответствовали изменениям, произошедшим на рынке и в компании.

Существует несколько разновидностей бизнес процессов, которые могут быть основными или вспомогательными, управленческими или какими-либо другими. Каждый вид имеет свои параметры и особенности, а при этом важно знать, какой именно процесс в работе компании нуждается в оптимизации. Только тогда деятельность организации будет успешной и продуктивной, а сама она просуществует долго, и всегда будет идти в ногу со временем.

waytop.ru

Как оптимизировать производственный процесс?

Большинство компаний слишком озабочено процессом продаж, но когда дело доходит до производства, они провисают. Как организовать производственный процесс так, чтобы он выдерживал любое количество заказов? Об этом мы расскажем в нашей статье.

Многие предприниматели сталкиваются с тем, что после заключения успешных сделок появляются проблемы в производстве. Не хватает ресурсов, чтобы эти сделки отработать вовремя и качественно. Особенно от этого страдают производственные и проектные компании.

Приведу пример. Допустим, у проектной компании есть 15 человек технарей, на которых держится все производство. Их распределяют по 5 человек на проект, и на первый взгляд это кажется логичным:

3 проекта в месяц
5 человек на проект
Цикл 1.5-2 месяца
Цикл заканчивается, берем следующие проекты

Но тут возникает большая проблема. Компанию нужно кормить, самому тоже хочется заработать немножко больше, чем просто на жизнь, а доход ограничен строгими рамками. Как решить эту задачу? Варианта два:

Поднимать цены
Брать больше проектов

Большинство, конечно же, выбирает второй путь.

Пять человек, работая над одним проектом, полностью вовлечены в него и загружены. Если они возьмут дополнительную нагрузку, то, скорее всего, сделают свою работу из рук вон плохо. Как следствие, начнут уходить клиенты. Пренебрежение к себе они не простят, потому что хотят абсолютного внимания, а не партнеров, которым некогда заниматься их вопросами.

К сожалению, когда мы пытаемся нагрузить одну команду двумя-тремя проектами, надеясь, что они как-нибудь вытянут, в конечном итоге, это не срабатывает, так как существует человеческий фактор.

Соответственно взять больше одного проекта на команду мы не можем, потому что:

Потеряем качество
Потеряем скорость
Станем неконкурентоспособными

Более того, пытаясь взять больше проектов, мы рискуем подорвать собственную репутацию. Ведь клиенты не просто начнут уходить, а будут уходить с негативными отзывами о вас, они начнут рассказывать, как вы их подвели, соответственно пострадает престиж компании.

Такая ситуация знакома большинству проектных команд. Они берут чуть больше, чем могут переварить, и это ни к чему хорошему не приводит.

Таким образом мы опять возвращаемся к тому, что не можем взять больше трех проектов в месяц или шести проектов в квартал. Они приносят нам строго ограниченную сумму денег, с которой невозможно двигаться дальше или как-то развиваться.

Как выходить из этой ситуации? Есть два пути:

Увеличить производственные расходы и нанять больше людей (плюс учитываем время на обучение и текучку)
Оптимизация процессов (этот вариант многих отпугивает, компании боятся еще больших расходов, хотя это самый простой и логичный путь)

Оптимизация процессов – это выделение на один проект не пяти, а хотя бы троих или двоих человек, а лучше одного. В это трудно поверить, но один человек способен на хорошем, качественном уровне вести проект от начала до конца, привлекая на каких-то этапах другие лица для выполнения определенных заданий. Соответственно такое перераспределение принесет вам значительное увеличение клиентов, заказов и денег.

Если говорить о наглядном примере стандартизации процессов, давайте вспомним Макдональдс. Думаю, многие из вас его посещали, и не только в нашей стране. Вы наверняка заметили, что покупая один и тот же продукт в разных географических точках, вы едите практически идентичную еду по всему миру.

Мясо обжарено по одной технологии, булочки те же самые, картошки фри, кола, салфетки – где бы вы ни оказались, они будут строго соответствовать стандарту и качеству. Или взять, к примеру, Старбакс. В каком бы уголке мира вы не пили их кофе, он везде будет одинаковый.

Секрет успеха этих знаменитых брендов кроется в строгой стандартизации. Производство продукта отточено до максимума. Не нужно 500 человек, которые думали бы, как его сделать. Есть один человек, который знает, что делает, и какой конечный результат он должен получить. Так работает оптимизация.

Как выработать в себе процессное мышление? Возьмите процесс любого проекта и детально разложите его от сложного к простому:

Этапы
Подэтапы
Задачи
Конкретизированные подзадачи

В каждой подзадаче смотрите, какие вы имеете данные на входе и какую информацию получаете на выходе: файл – документ – кофе – зерна – продукт и так далее.

Таким образом вы получаете наглядную картину каждого элемента большого проекта, и видите, кто из сотрудников может их отработать. У вас появляется понимание, команда из 3-х или 20-ти человек требуется для этого процесса.

Не нужны большие команды, в которых половина людей на подхвате. Каждый сотрудник должен выполнять конкретные задачи в рамках своего процесса. У каждой задачи есть свой определенный срок и результат. Только так можно достичь максимальной оптимизации.

Это может показаться долгим и сложным. Но когда процесс становится ясным и понятным, четко разложен по этапам и ложится на линию времени, вы точно знаете, чего ожидать как от команды, так и от клиента. Контроль над проектом полностью в ваших руках. И вы даже можете предвидеть моменты, когда клиент скажет: «Ничего себе, как вы быстро. Я этого не ожидал».

Другой вопрос, как оптимизировать процесс в рамках команды. Профессионал любого уровня обладает определенным количеством навыков, знаний и опыта, которые применяет в конкретной компании или проекте. Соответственно:

для выполнения определенной задачи нужен человек со знаниями и опытом, которые позволяют выполнить данную конкретную задачу и сделать это должным образом
в рамках проекта задачи на разных этапах могут быть схожи по своим функциям, их можно сгруппировать и отдать одному человеку в команде, который специализируется на таких заданиях
каждый сотрудник отвечает за свою группу схожих задач

Таким образом работу, которая раньше распределялась на троих человек, начинает выполнять один. Это может потребовать дополнительного обучения и тренингов, но результат сэкономит вам значительно больше времени и денег.

Итак, если вы все сделали правильно, то производственные процессы начали работать, команда оптимизирована, и вам не пришлось задействовать каких-то невероятных усилий или действий. Это простой, понятный и логичный путь для производства.

А для того чтобы идти по нему и не сворачивать, есть одно ключевое правило: оптимизацией нужно заниматься не разово, а постоянно. Любой процесс или продукт нужно оптимизировать на постоянной основе. Только так можно достичь больших результатов и быть впереди планеты всей.

Конечно, мы все понимаем, налаживание производственного процесса – это тема достаточно объемная и глубокая. Ее сложно раскрыть в рамках одной статьи полностью. Поэтому следите за нашими новыми материалами. Есть еще много интересного, что мы планируем вам рассказать.

C уважением,

Ален Кокумбаев

salesexpert.kz

Оптимизация бизнес-процессов

IDEF0 основана на подходе SADT (Structured Analysis & Design Technique /Development Technology) и используется для создания функциональной модели системы или процесса, отображающей его структуру, функции, а также информационные и материальные потоки, преобразуемые данными функциями.

Концепция IDEF0 основывается на следующих положениях:

Модель. Представляет собой искусственный объект, образ системы. Модель разрабатывается для реинжиниринга существующей системы или создания новой. Модель описывает, что происходит в системе, что она преобразует, какие средства использует для выполнения своих функций, что в результате производит система и как она управляется.Блочное моделирование. Изучаемая система представляется в виде набора взаимосвязанных, зависящих друг от друга блоков, которые отображают процессы, происходящие в системе. Каждой функции системы ставится в соответствие блок, отображаемый на IDEF0 диаграмме прямоугольником. Входящие и выходящие из блока стрелки описывают интерфейсы, посредством которых данный блок взаимодействует с другими блоками и внешней средой. При этом входящие стрелки описывают условия, которые должны выполниться одновременно, чтобы данный блок выполнял свою функцию.Лаконичность и точность. Графический язык IDEF0 позволяет лаконично, точно и однозначно описать все элементы системы и связи между ними, а также выявить ошибочные, лишние или дублирующие связи.Передача информации. К средствам передачи информации в IDEF0 относятся:

Легко читаемые и понимаемые диаграммы.
Метки на естественном языке и сопроводительный текст, уточняющий смысл элементов диаграммы, а также глоссарий.
Последовательная декомпозиция. Блоки могут быть разбиты на составные части и представлены в виде более подробных диаграмм. Начинать следующий уровень декомпозиции можно только после окончательного завершения модели «родительского уровня».
Древовидные схемы диаграмм и блоков, позволяющие читать диаграмму, последовательно раскрывая уровни детализации.

Строгость и формализм. На всех стадиях разработки и изменения модели должны строго соблюдаться синтаксические и семантические правила графического языка моделирования. Все результаты должны тщательно документироваться.Итеративное моделирование. Разработка модели в IDEF0 – это пошаговая процедура. На каждом шаге модель обсуждается аналитиками и экспертами в изучаемой области, затем корректируется, после чего цикл повторяется.Отделение «организации» от функций. Модель не должна быть привязана к организационной структуре компании. Наоборот, организационная структура должна являться результатом применения модели, что позволит, во-первых, оценить адекватность модели, во-вторых, предложить решения для совершенствования этой структуры.

В качестве программного обеспечения, поддерживающего стандарт IDEF0, можно использовать Design IDEF (Meta Software) или BP-Win (CA).

lelina.tilda.ws