Оптимизация документооборота: вопрос внедрения системы. Оптимизация документооборота это

Подсчет и оптимизация документооборота

Содержание

1.Теоретический вопрос №1. Подсчет и оптимизация документооборота…3

1.1 Подсчет документооборота и его задачи………………………………….3

1.2 Проектирование рациональной системы документооборота ……………..5

Теоретический вопрос №2. Процесс защиты данных в кадровой службе…7

Список литературы...............................................................................................29

Практическое задание…………………………………………….…………….30

Теоретический вопрос №1

Подсчет и оптимизация документооборота

1.1 Подсчет документооборота и его задачи

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки или направления в дело.

Цели подсчета документооборота состоят в определении: объема обрабатываемой документации; интенсивности труда сотрудников; составления табеля документов; планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления; технологической оснащенности процессов работы с документами; сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов [3].

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

-сведения об объеме документооборота, как правило, занижены из-за несовершенной методики их сбора;

- сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

-сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач:

● с какой целью собираются сведения,

● какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы,

● каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления организации. [5]

1.2 Проектирование рациональной системы документооборота

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например:

исключение возвратного движения документов;
однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3.участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;

4.различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

5.учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций. [6]

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов.

Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов:

●входящих,

●исходящих,

●внутренних,

●приказов по личному составу,

●приказов по основной деятельности и др.

В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки. Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в «традиционных», давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. [2]

Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке или адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.

2.Процесс защиты данных в кадровой службе

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса процесс защиты персональных данных в кадровой службе должен быть строго регламентирован. Именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработка персональных данных и неукоснительное соблюдение всеми руководителями и работниками этих требований лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере. [1]

Каждый сотрудник фирмы должен быть индивидуально письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Наиболее правильно подобную информацию включать в трудовой договор с работником, т.к. одноразовые получения разрешений будут отнимать много времени. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные [2].

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем фирмы должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях.

Одновременно должна быть утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава фирмы, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, т.ч. в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов. Одновременно руководитель службы контролирует правильность оформления документов.

Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Проставлять печати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается. [6]

При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется данную систему (связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы) включать в локальную сеть фирмы.

В кадровой службе локальная сеть (или единичные компьютеры) должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппаратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа работников службы к обрабатываемой и хранимой информации. В локальную сеть может быть включена рабочая станция (автоматизированное рабочее место) первого руководителя фирмы.

Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Кадровая служба фирмы должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны фирмы. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять острым предметом и затем восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяется сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити).

При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руководителю службы безопасности. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем. [4]

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствии работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы.

При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуществляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

stud24.ru

Услуги по оптимизации документооборота

Сегодня электронный документооборот — это уже стандарт для многих организаций. Ожидается, что в течение следующих двух лет на электронную форму документооборота будут переведены важнейшие государственные учреждения, то есть проблем с бумажными носителями будет куда меньше.

Сложности оптимизации документооборота

Однако если говорить об оптимизации документооборота в одной локальной компании, то вопрос приобретает множество самых различных сложностей. Разумеется, оптимизация документооборота — это прекрасное вложение средств, позволяющее экономить рабочее время сотрудников. Однако практика показывает, что для введения подобной системы требуются определённые навыки и дисциплина от всех без исключения сотрудников.

Внесение данных в систему

Принцип очень простой: отслеживание ответственности на каждом этапе возможно только при наличии всех документов в бизнес-процессах компании. Если до введения системы электронного документооборота и контроля задач всё выполнялось «вживую», то после внедрения новых процессов требуется аккуратно вносить данные в систему. Проблема даже не в необходимости подобной «отчётности», а в том, что для внесения требуется подойти к компьютеру и произвести ряд операций.

Проблемы интеграции

Интеграторы сталкиваются с целым рядом проблем от банальной человеческой лени до преднамеренного отрицания пользы системы, так как контроль задач выявляет фактическое время работы сотрудника. Возникают и другие проблемы, например, необходимость обучения персонала (с этим сталкивались почти все руководители несколько лет назад при оптимизации документооборота с ФНС РФ). В конечном итоге система может формально иметься на предприятии, но не использоваться.

Мотивация пользователей

Как правило, если не было ошибок в проектировании, то вопрос касается исключительно мотивации пользователей. Принцип «задача не отмечена в системе контроля — задача не выполнялась» и другие дисциплинарные меры, применяемые не сверху, а непосредственно внутри компании дают должный результат. К примеру, архивист, знающий, что он имеет право не принимать данные на бумажных носителях, может требовать их наличия в электронном виде от сотрудников.

Нежелание принять новое

В конечном итоге проблема сводится к классической проблеме рефакторинга, а именно нежелании принять новое, если оно требует серьёзного подготовительного процесса. Даже выгода после введения оптимизации документооборота зачастую оказывается слишком далёкой для многих, чтобы прервать стандартные процессы и перейти «на новые рельсы».

Мы предлагаем Вам услугу по оптимизации документооборота

Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на услугу по оптимизации документооборота, можно по телефону: 8(495)226-16-67 или [email protected]

archivexpert.ru

Нужна ли предварительная оптимизация документооборота перед его автоматизацией?

Версия для печати Статьи и интервью

30.08.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"Дата публикации: 08.2012 г.

Я работаю в оптовой торговой компании. У нас в организации около 80 человек. В последние годы значительно увеличились объемы бумажной работы, поэтому руководитель принял решение автоматизировать документооборот с помощью системы электронного документооборота. Но компания, к которой мы обратились с просьбой внедрить систему, рекомендует предварительно оптимизировать работу с документами и только потом автоматизировать документооборот. Пожалуйста, подскажите, имеет ли смысл соглашаться на такой порядок работ? И что будет, если автоматизировать документооборот без его предварительной оптимизации?

Начальник канцелярии, г. Саратов

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Действительно, во многих случаях документооборот организации, представляющий собой совокупность документов и процессов работы с ними, является достаточно дезорганизованным. И это понятно. Изначально он, как правило, представляет собой простейшую работу с одним-двумя входящими письмами в неделю, с которыми отлично справляется секретарь руководителя либо, например, главный бухгалтер (что, однако, и отвлекает их от основных обязанностей). При росте же компании организация документооборота превращается в серьезную нагрузку для работников, особенно тех, в чьи основные должностные обязанности не входит эта задача. акая ситуация может негативно повлиять на документооборот компании.

Эффективный документооборот даже без его автоматизации бывает возможен лишь в случае постоянно работающих в организации профильных специалистов, что более характерно для крупных коммерческих и государственных компаний. В большинстве же организаций среднего и малого бизнеса выделение отдельной структуры документационного обеспечения управления часто не представляется возможным из-за недооценки как важности этих процедур, так и причин финансового характера.

Кроме того, следует отметить, что создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления началось еще в 1970-х г.

В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), получившая после одобрения нормативный характер. В 1980-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, что вызвало значительные изменения традиционных технологий обработки документов. ЕГСДОУ переродилась в систему управления документооборотом организации, систему со своей историей, развивающуюся и имеющую более 40 лет опыта и собственных наработок.

Основными задачами, которые ставились перед ЕГСДОУ на этапе ее создания и развития, были:

- рационализация системы управления организацией;

- упорядочение оборота и повышение качества документов;

- сокращение количества документов.

Эти требования как нельзя более актуальны и в настоящее время.

Если ваша компания попытается автоматизировать документооборот, который "вырос" внутри нее, без надлежащей стандартизации процедур, их оптимизации и рационализации, такой подход приведет лишь к тому, что в автоматизированную систему будут введены неоптимальные, во многом избыточные процессы (например, необоснованное дублирование, поиск регулярно теряющихся документов и т.д.).

Сам процесс внедрения СЭД на предприятии можно представить в виде цепочки работ (рис. 1).

Рис. 1. Процесс внедрения СЭД в компании

На первом этапе происходит сбор информации о модели документооборота, которая присутствует в компании на момент начала внедрения.

Предполагается также работа по документированию всех характеристик документооборота.

В рамках компании, выбранной в качестве исполнителя проекта внедрения СЭД, формируется проектная группа, аналитики-консультанты которой начинают обследование процессов делопроизводства, выясняя у ключевых специалистов какие именно работы они выполняют с документацией на каждом этапе. Их основной задачей при этом является создание документа-отчета об обследовании области автоматизации, в котором детально фиксируются все ключевые аспекты документооборота организации и требования, предъявляемые организацией в лице своих работников к документации на каждом этапе. Поскольку в процессе автоматизации процедуры документооборота кардинально меняются, эта часть работ по автоматизации называется реинжинирингом, перестройкой процессов. Очевидно, что именно на данном этапе существует возможность провести анализ документоориентрованных процессов компании и оптимизировать их, сохранив требования к документам и порядку их прохождения у ключевых должностных лиц.

Что же даст компании оптимизация процессов, проводимая перед фактической их автоматизацией?

Прежде всего, это возможность сокращения издержек, связанных с ошибочно функционирующими процессами, существующими в компании.

Каждая такая ошибка сопровождается большим количеством рисков (от чисто репутационных, к примеру, медленная реакция на входящую корреспонденцию, до юридических и финансовых, связанных с вероятностью утраты важной документации).

Во-вторых, необходимо обязательно отметить, что система документационного обеспечения управления, которую автоматизируют современные СЭД, предназначена для поддержки и совершенствования системы управления организацией.

Выявление в процессах "бутылочных горлышек", которые создают заторы и скопления документов в некоторых отдельных местах организации, позволяет сократить сроки согласования в десятки раз, а потери документов – снизить до нуля.

В-третьих, совершенствование процессов позволит приблизить процессы документооборота к методологии, заложенной еще в ЕГСДОУ, что обеспечит, с одной стороны, значительный методический рост системы ДОУ в целом, а с другой – снизит стоимость дальнейшей автоматизации делопроизводства.

Причиной этого является тот факт, что современные СЭД уже полностью готовы к методической поддержке систем документооборота, построенных на основе ЕГСДОУ (рис. 2).

Рис. 2. Автоматизация с оптимизацией документооборота и без нее

Таким образом, оптимизация документооборота является весьма желательным процессом при его автоматизации, позволяющим с минимальными затратами получить синергетический рост эффективности документационного обеспечения управления при внедрении в компании ЭДО, сочетая при этом сильные методические решения, с одной стороны, и автоматизацию документоориентированной деятельности – с другой.

www.intertrust.ru

Услуги по оптимизации документооборота от компании "Столичный Архивист"

Оптимизация документооборота – одна из самых приоритетных задач. Профессионально проведённая оптимизация документооборота во много раз повысит эффективность деятельности Вашей организации. Это произойдет благодаря тому, что сократится количество времени, затрачиваемое сотрудниками на работу с документами, сотрудники в свою очередь смогут работать более продуктивно, выполняя свои непосредственные обязанности. Хорошо продуманная оптимизация документооборота позволит распрощаться с «бумажной волокитой», прояснит путаницу с документами, значительно сократит расходы.

Оптимизация документооборота включает в себя несколько составляющих

Прежде всего, необходимо провести кропотливый анализ существующего документооборота в организации, начиная с составления документа и заканчивая его архивированием. Следующим шагом оптимизации документооборота станет экспертная проверка соответствия типовых шаблонов, бланков, документных форм ГОСТу и прочим требованиям и стандартам. После этого решаются вопросы о целесообразности ведения в организации тех или иных процессов документооборота, какие-то формы документов исключаются, какие-то заменяются новыми (зачастую в крупных организациях «крутятся» повторяющиеся или взаимоисключающие документы).

Но это еще не все

Далее следует структурировать и систематизировать всю документацию фирмы, создается архив. Пожалуй, самой важной составляющей оптимизации документооборота в современных реалиях.Также важным моментом оптимизации, является оцифровка документов длительного хранения и особо ценных.

Модернизация материально-технической базы

Кроме того, под понятие «оптимизация» попадает и совершенствование материально-технической базы: обновление персональных компьютеров сотрудников (в том числе их замена (в случае необходимости), установка соответствующего новым требованиям программного обеспечения), приобретение необходимой офисной техники.

Обращайтесь к профессионалам

Из всего вышесказанного можно заключить, что оптимизация документооборота – кропотливый длительный процесс, который под силу выполнить только опытным специалистам.

Однако результат не заставит себя ждать!

mosarchiv.com

Как эффективно «оптимизировать» документооборот - Налоговое планирование

Наталья Левицкая, бухгалтер-эксперт

К системе документооборота предприятия входят разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые отчеты и т.д.

И от того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Правила документооборота — один из важных элементов учетной политики. Предприятие обязано сформировать их и утвердить. По нашему мнению, график документооборота делать частью приказа об учетной политике не целесообразно. Лучше записать в нем: «Документирование хозяйственных операций осуществляется согласно графику документооборота, руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда вы сможете править график так часто, как это потребуется, в отличие от учетной по-литики. Ведь что-либо менять в ней можно только с начала года.

Чтобы проверка не повлияла на документооборот Чтобы предоставления проверяющим документов не повлияло на нормальный документооборот, документы следует предоставлять в определенной последовательности и только те, которые указаны в удостоверении на проверку в соответствии с распоряжением ГНАУ «Об удостоверении на проверку» от 20.05.97 г. № 89-р.

К таким относятся денежные документы, бухгалтерские книги, отчеты, сметы, декларации и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджеты, взносов в государственные и целевые фонды.

Может контролироваться наличие свидетельств о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, специальных разрешений (лицензий, патентов) на ее осуществление, а также порядок проведения расчетов с потребителями. Инспектор имеет право требовать только эти документы. А если ему необходимы еще и другие (письма, факсы и т.д.), это должно быть документально зафиксировано в новом распоряжении. Устные требования в такой ситуации недействительны.

Если налоговый инспектор хочет ознакомиться с документами, содержащими коммерческую тайну или конфиденциальную информацию в соответствии с внутренним положением предприятия, ему следует сообщить, что это документы особого вида секретности.

Документооборот у физических лиц — СПД Поскольку ГНА, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы при проверках финансово-хозяйственной деятельности физических лиц — СПД ставят такие же требования к их документации, как и к документам юридических лиц, по нашему мнению, физлица при определении сроков хранения своих документов должны руководствоваться Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий (утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 и зарегистрированным в Минюсте 17.09.98 г. под № 576/3016).

Норма ответственности за умышленное уничтожение, повреждение или похищение официальных или частных документов предусмотрена ст. 357 Уголовного кодекса: похищение, присвоение, вымогательство официальных документов, штампов или печатей или завладение ими путем мошенничества или злоупотребления служебным положением, их умышленное уничтожение, повреж-ния или сокрытия, а также осуществление таких же действий относительно частных документов на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенное из корыстных побуждений или в иных личных интересах, — наказываются штрафом до 50 н. м. д. г. (850 грн) или ограничением свободы на срок до трех лет.

Регламентация документооборота Грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет значительно повысить эффективность финансового управления компанией.

Документооборот есть в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, однако это позволит им сэкономить время при выполнении своих обязанностей — а значит, работать эффективнее.

Любая компания за роста количества сотрудников и контрагентов сталкивается с потоками неструктурированной информации. Без регламента документооборота на любом предприятии будут запутаны маршруты следования и потери документов, нечеткая номенклатура дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязь между ними и получить оперативный доступ к истории сделок.

Кроме того регламент документо-оборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. Персонал приходится учить и работы на компьютере, и правильного оформления документов. Если работник обладает этим навыком, умеет обращать внимание на детали, он становится дисциплинированным. Для компании это означает, что первичные документы вовремя попадают в офис компании, следовательно, можно контролировать и платежи, и работу.

С чего начать разработку регламента 1 При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — это закрепить за различными подразделениями перечни документов, с которыми они должны работать. Таким образом, технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Достичь этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Когда компания решает внедрить CRM-систему, представители фирмы-впровадник, как правило, требуют составить регламент документооборота. Это необходимое условие автоматизации процессов.

Поэтому целесообразно создать рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходят документы. Совместными усилиями группа создает формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних потерь времени на оформление и согласование.

2 Количество и назначение регламентов определяются, прежде всего, составом операций, выполняемых в компании, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Регламенты, как правило, разрабатывают различные отделы: общий отдел — регламент из всех входящих и исходящих документов; договорный — регламент договорной работы; финансовая служба — блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты определяют общие принципы действий. Из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Для этого есть инструкции — подробные документы, в которых описано, что нужно делать, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Для работы с входящими письмами не нужен регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе. Впоследствии всем сотрудникам разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в т.ч. пункты, которые можно толковать по-разному. По результатам таких тренингов вносятся корректировки и в регламенты, и в инструкции.

3 Один из самых трудоемких — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплен порядок и сроки представления документов от магазинов в офис.

Специфический инвестиционный регламент определяет процедуру горизонтального согласования этапов работ между различными службами во время строительства новых магазинов. Иными словами, согласование работ проводится и со службами, занятыми в строительстве, и с теми, кто будет работать в них.

В регламенте договорной работы указывается, кто инициатор контракта, работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем надо согласовать. В планово-бюджетных регламентах описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа их выполнения и т.п.

В компании целесообразно разделить регламенты внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описывается методология проведения работ и взаимодействия с заказчиком.

Как контролировать документооборот Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов. Приведем несколько примеров контроля документооборота в компа-нии А.

Все письма регистрируются, а затем передаются заместителю генерального директора. Он распределяет документы для исполнителей и ставит отметку «К», если нужен особый контроль. Это означает, что к указанной на документе даты работник должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте: какие действия выполнены, какие результаты и какие проблемы возникли. Только после этого отчета будут приниматься дальнейшие решения.

Компания А имеет особый бланк идентификации документов. Перед тем, как передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (табл. 1). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом. Например, инженер, который выезжал для налаживания оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Одним из инструментов контроля документооборота является их оценка в соответствии с заранее определенными критериями, по крайней мере при регистрации, постановке на контроль и снятии с него, передаче в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, занятых их обработкой, временем обработки. Точность измерений повышается благодаря передаче документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, которая давно применяется в делопроизводстве.

Реестр можно составлять как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей информацию о том, от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные сведения, например, фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки, что позволяет спрогнозировать время его поступления на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить статистику обработки документов, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, увеличился объем работы), инфраструктурное (не хватает копировальной техники) и т.д.

Безусловно, контролем и анализом документооборота должна заниматься специальная служба или отдел.

Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут потерять свою актуальность. Нужно вовремя их корректировать, если что-то изменилось в процессах.

Контроль может быть разным. Например, если в срок не сдан бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником разговор. Если же пропущены все сроки и руководитель должен брать ответственность на себя, нельзя исключать наложения на сотрудника штрафа. Когда речь идет о вовремя не согласован договор, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков, или применить меры административного воздействия — наложение штрафа, депремирования.

Специальный отдел контроля документооборота, на наш взгляд, целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Важный обратную связь с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда из документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому еженедельно целесообразно собирать руководителей отделов, обсуждать процесс выполнения проектов.

Часто сотрудники выражают то, что хотя и не отражены в документах, но является основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в определенном процессе должен человек, который владеет им, — функциональный руко-ник. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотруд-битник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организованное неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руко-ника — в т.ч. и потому, что возможны срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят пос-ся характер, следует внести изменения в процедуры документооборота.

Как избежать бюрократизации Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Как ее избежать?

От лишнего документооборота и согласований спасает делегирование полномочий центрам ответственности. Если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется. Руководитель подразделения может на-делить подчиненных определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Иногда работа нескольких отделов пересекается, и регламент, созданный одним отделом, противоречит регламенту другое. Выход из этой ситуации только один — переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем его передачи всем отделам. Каждый отдел готовит свои замечания, которые обсуждаются совместно.

Можно также порекомендовать периодически, например, раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без одного из них можно обойтись, в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но ни один регламент не может быть абсолютно отработанным. Поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за рамками регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений.