Необходимость оптимизации бизнес-процессов. Оптимизации бизнес процессов
Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов
Например, если предприятию необходимо в короткие сроки (не более трех месяцев) улучшить свою работу: снизить затраты, дебиторскую задолженность, сократить товарно-производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок или принять неотложные меры по выходу из кризиса, - оно может использовать экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов.
С одной стороны, это достаточно простой метод, но, с другой – очень трудоемкий и энергозатратный (независимо от того, коммерческое это предприятие или производственно-коммерческое).
Этапы оптимизации бизнес-процессов экспресс-методом:
1. Выделение ключевых проблем в бизнес-процессах.
Прежде всего, необходимо составить перечень всех бизнес-процессов, имеющихся на предприятии и разработать функциональную схему предприятия. Затем разрабатывается укрупненная схема, в которой отражаются все основные бизнес-процессы, происходящие на предприятии, и взаимосвязь между ними, а затем детальные схемы каждого бизнес-процесса.
2. Проведение АВС-анализа.
После того, как схема будет разработана, проводится АВС-анализ, который позволяет выделить небольшое число наиболее значимых бизнес-процессов, которым и нужно уделить основное внимание. Для этого все бизнес-процессы делятся на три группы - «А», «В» и «С».
К группе «А» относятся процессы, требующие наибольших затрат. Как правило, это 5-10% от всех процессов, происходящих на предприятии, на которые приходятся 75-80% всех затрат. В группу «В» входит примерно 20% бизнес-процессов, к которым относятся примерно 10-20% затрат. И, наконец, группу «С» составляют остальные 60-75% процессов, «съедающие» всего 5-10% затрат предприятия.
Есть стандартный набор параметров, которые необходимо постоянно анализировать независимо от типа предприятия. Это:
• достоверность информационных потоков;
• схема принятия и обоснованность бизнес-решения;
• эффективность существующих бизнес-процессов предприятия;
• адекватность менеджмента поставленным задачам;
• адекватность системы мотивации персонала;
• современность технологического процесса;
• адекватность временных затрат.
Основанием для проведения АВС-анализа являются оперативные данные, полученные через анкетирование всех сотрудников по проблемам и предложениям, а также хронометраж рабочего времени в срезе по каждому звену бизнес-процесса.
Основное внимание уделяется проблемам, возникающим в межструктурных связях.
3. Анализ состояния ликвидных активов
Одновременно с АВС-анализом обычно проводится анализ состояния наиболее ликвидных активов. Как показывает практика, «наведение порядка» в учете и контроле за использованием ликвидных активов в короткие сроки (до трех месяцев) дает наибольший эффект.
Важность учета таких активов обусловлена несколькими факторами. Во-первых, именно эти активы представляют наибольший материальный интерес для недобросовестных сотрудников. Во-вторых, от правильной организации контроля над использованием ликвидных активов зависит возможность управления ими. Если информация, получаемая руководством, не отражает истинного состояния ликвидных активов, это может привести к кризису предприятия вплоть до банкротства, особенно в условиях ужесточающейся конкуренции.
Анализ учета ликвидных активов следует начинать с проверки банковских и кассовых операций. Особое внимание необходимо обратить на состояние расчетов с поставщиками и покупателями и на управление складскими запасами.
4. Оптимизация бизнес-процессов
После проведения анализа можно приступать к оптимизации бизнес-процессов, то есть непосредственно к этапу улучшений. Любые действия по улучшению работы предприятия дол- жны начинаться с оптимизации процессов группы «А». Нужно подчеркнуть, что при использовании экспресс-метода выбираются только те процессы, которые можно улучшить за три месяца. Следует отметить, что этап улучшений – это непосредственно изменения в компании. Но сопротивление изменениям, как мы с Вами понимаем, у сотрудников всегда велико.
Поэтому каждое изменение должно обсуждаться сотрудниками, участвующими в конкретном бизнес-процессе. И приниматься должно только решение, которое устраивает представителей каждого звена бизнес-процесса. Затем, в течение двух-трех дней решение апробируется и корректируется. Только после этого переходим к отработке следующего бизнес-процесса.
5. Создается система ежедневной отчетности, отражающая информацию о расходовании всех видов ресурсов (в том числе рабочего времени). Над наиболее дорогими и дефицитными ресурсами устанавливается повышенный контроль.
Разрабатываются формы отчетности, которые также апробируются в рабочем порядке, а затем согласовываются с менеджерами подразделений, где эти формы будут использоваться, и утверждаются руководством предприятия. Благодаря внедрению ежедневной управленческой отчетности и упорядочению документооборота предприятие немедленно получает ряд выгод:
• Руководство предприятия в любой момент может определить направление и время расходования любых денежных и материальных ресурсов. Даже если эти ресурсы по-прежнему расходуются нерационально, создается информационная база, на основе данных которой можно впоследствии разработать методы более оптимального управления ресурсами.
• Благодаря введению четкого порядка оформления заявок на ресурсы, сокращаются затраты. Поскольку для расходования любого ресурса необходимо заполнение множества различных документов и получение разрешений, сотрудник перестает делать закупки ресурсов «на всякий случай». Таким образом, заявки оформляются только на ресурсы, которые действительно необходимы.
• Возрастает производительность труда, поскольку люди всегда работают более интенсивно, если отчитываются за проделанную работу ежедневно.
• На основе анализа ежедневных отчетов сотрудников (прежде всего самых высокооплачиваемых) о проделанной работе выявляются важные задачи, на которые им не хватает времени, и задачи, решение которых можно делегировать более низкооплачиваемым сотрудникам. Оптимальное перераспределение задач между сотрудниками позволяет руководству предприятия добиться более эффективной работы персонала без увеличения расходов на заработную плату.
• По мере накопления информации подробно анализируются затраты и на этом основании разрабатываются меры по их снижению. Одной из таких мер может стать введение более рациональной системы планирования закупок, что позволит уменьшить количество сырья и материалов на складе, снизить затраты на их транспортировку и хранение.
Таким образом, происходит переход от учета расходов к управлению ими.
6. Корректируется документооборот компании.
Все принятые и работающие решения вносятся корректировками в систему документооборота: «Положение об оргструктуре», систему должностных инструкций, «Положение о заработной плате», «Правила внутреннего распорядка».
7. Результат
Итогом использования экспресс-метода оптимизации бизнес-процессов по окончании трехмесячного периода могут стать снижение затрат на 5-15%, сокращение производственного цикла и улучшение состояния расчетов предприятия.
После этапа оптимизации бизнес-процессов отрабатывается система эффективного управления персоналом, внедряется система оценки и аттестации персонала, которая включает в себя:
• Содержание процесса оценки: постановка целей, определение показателей и критериев оценки, определение необходимых условий, оценка, анализ и использование результатов;
• Этапы процесса оценки: подготовка, внедрение, сопровождение и мониторинг, анализ и использование результатов;
• Нормативная поддержка процесса оценки: правильное оформление должностных инструкций, трудовых контрактов, стандартов работы и пр.;
• Процесс оценки и система процедур, документальное оформление процесса;
• Обучение менеджеров основам технологии проведения оценки персонала;
• Анализ и использование результатов оценки персонала для принятия решений по персоналу;
• Планирование деятельности по управлению персоналом компании на основе результатов процесса оценки.
Мы подошли к понятию реинжиниринга бизнес-процессов (РБП), т.е. создания совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше. РБП использует большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры. В предыдущем номере был описан один из них - экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов предприятия. Рассмотрим более подробно каждый из этапов реализации данного метода на предприятии.
Процессы - это потоки работы, и у них есть свои границы, другими словами, начало и конец. Например, бизнес-процессами являются: управление ТМЦ, управление ДС, управление маркетингом, управление HR. Подпроцессами управления ТМЦ являются: планирование поставок, принятие заказов ТМЦ от клиента, реализация ТМЦ, хранение ТМЦ, списание ТМЦ и т.д.
Процедуры - руководство, документированный регламентный порядок действий, в котором должна быть прописана последовательность действий. Например, контроль над возвратами – это уже четко расписанная процедура (кем, как и когда она должна осуществляться). Процедуры отражаются в процедурных картах.
Строго говоря, в функциональной структуре тоже можно провести реинжиниринг любой детализации и даже назначить «хозяев процессов» наряду с имеющимися начальниками отделов. Чтобы заставить работать этот механизм, необходимо сохранить принцип единоначалия и в «Положении об оргструктуре», а также в других основополагающих документах компании четко расписать зоны ответственности, полномочия и процедуры взаимодействия для каждого руководителя отдела, хозяина процесса и каждого стыка матрицы ответственности. Тогда эффективность структуры упадет не так низко, как это происходит в большинстве фирм.
Итак, последовательность наших с Вами действий:
1. Выделение ключевых проблем в бизнес-процессах.
2. Проведение АВС – анализа. Распределение зон ответственности.
3. Реинжиниринг (оптимизация) бизнес-процессов.
4. Создание системы ежедневной отчетности.
5. Корректировка документооборота.
6. Результат.
1). Диагностике подвергается вся имеющаяся на предприятии информация:
• Материальная или явная информация - это данные и знания, которые можно найти в документах организации в форме сообщений, инструкций, договоров, Положений, писем, статей, справочников, патентов, чертежей, видео- и аудиозаписей, программного обеспечения и т.д.
• Персональная или скрытая информация - это персональные знания, неразрывно связанные с индивидуальным опытом. Их можно передать путем прямого контакта («с глазу на глаз»), при помощи анкетирования. Считается, что именно скрытые практические знания являются ключевыми для выявления проблем на предприятии. Эта информация еще интересна и тем, что опосредованно через нее выявляется степень готовности сотрудников вносить свой вклад в развитие компании. Поэтому анкетирование является простым и удобным инструментом для диагностики ключевых проблем предприятия.
Через анализ анкет выявляются ключевые проблемы. Ключевой проблемой (категории А) является именно та, которая «сквозит» через сотрудников разных подразделений.
Например, оператор (бухгалтерия) пишет: «большое число возвратов, торговые представители некачественно принимают заявки»; кладовщик (склад, бухгалтерия): «сократить число возвратов, торговые агенты не умеют работать с клиентами»; экспедитор: «стыдно перед клиентами, каждый раз выслушиваешь, что у нас бардак, вечно привозим чужие заказы, надо немедленно сокращать возвраты»; торговый представитель (коммерческий отдел): «лишены надбавок за возвраты, хотя не мы, а кладовщик допускает «пересорт», а оператор вообще неправильно забивает накладные».
Таким образом, на лицо проблема, определенная нами как «возврат», которая выделяется нами как самостоятельная и ей уделяется особое внимание. Наш личный опыт говорит о том, что не стоит сразу и всему уделять внимание. Достаточно определить первоначально не более 3-4-х ключевых проблем, которые затем и отрабатывать. Ничего страшного, если остальным проблемам Вы еще позволили «дышать». Смею отметить, часть из них отпадет сама по себе, после отработки ключевых.
Далее определяются участники, которые задействованы в этой проблеме. Проблема «возврат»: торговый представитель, оператор, экспедитор, кладовщик. Проводится хронометраж их рабочего времени (неявная информация) по характерному срезу и анализ заполняемой ими документации (явная информация).
Торговый представитель (ТП). Несет ответственность за возвраты в виде надбавки. Выборка заявок (явная информация), которые заполняют торговые представители говорит о том, что они заполняются аккуратно, но сдаются по мере прихода ТП в офис (после 19-ти часов). Однако стажеры путают названия магазинов, в заявках много исправлений.
У оператора основная нагрузка возникает с 16 часов дня и продолжается до 21-20 часов вечера, пока не закончится весь объем заявок. Хотя ему надо в 8-00 быть на рабочем месте. Физическая перегрузка на лицо. Анализ формируемых документов (явная информация) показал, что норматив по набору документов оператором не соблюдается, хотя скорость набора оператора высокая – 230 зн\мин. Причина – программа «1С» не адаптирована под нужды предприятия и требуется дополнительного времени для формирования нужных документов.
До 19-00 ошибок в формируемых документах нет, оператор работает быст-ро, на внешние шумы не отвлекается, а после 19-00 число ошибок нарастает, оператор сбивается, отвлекается на внешние шумы, специалист не может сосредоточиться. После 20-30, когда все посторонние расходятся, оператор опять начинает работать качественно, однако скорость набора снижается в 2,5 раза. Таким образом, число ошибок оператора приходится на время с 19-00 до 20-30. Надбавку имеет при выполнении плана. Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.
Экспедитор. Качественно работает с клиентом. Внимателен. Хорошо знает товар. Маршрут составлен оптимально. Маршрут и клиентов знает хорошо. Сильно переживает, когда клиент отказывается от товара, но никому об этом не говорит, переживая это в себе. Не присутствует при отгрузке товара. Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.
Кладовщик. С документами (явная информация) работает невнимательно. Расположение товара и сам товар знает слабо. Вместо одной позиции (допустим, по 130 тенге) кладет другую (по 360 тенге), абсолютно не понимая разницу между ними. Может вместо заказанных 59 шт. положить 69 шт. Сборка заказа производится только им и грузчиком. Ему абсолютно все равно, что он отгрузил. Материальную ответственность не несет. Надбавку к зарплате получает при выполнении плана компанией. Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.
2). Проведение АВС – анализа. Распределение зон ответственности. Ключевой проблемой определен «контроль возвратов».
Анализ предложенных мероприятий:
А). «Хозяином» процедуры «контроль возвратов» назначен супервайзер. Он несет основную ответственность за возвраты, т.к. именно ему передаются полномочия по разбирательствам и выявлению причин возврата с определением виновной стороны. Почему именно супервайзеру? Потому что в его подчинении находятся торговые представители, отвечающие за качество коммуникаций с клиентами. Любые сбои в работе с клиентом (в нашем случае частота возвратов), на которые обращают внимание сотрудники, отражаются, прежде всего, на коммуникациях, имидже компании.
Б). Введена матрица ответственности через надбавку «За отсутствие возвратов», позволяющая четко разграничивать зоны ответственности между сотрудниками и определять момент возникновения факта ответственности каждого сотрудника. Таким образом, легко определить виновную сторону и наказать. С психологической точки зрения четко обозначенная матрица ответственности не позволяет сотруднику перекладывать свою вину на других, восстанавливая в компании принцип справедливости и непредвзятости. «Прозрачность» данной процедуры не позволит некоторым сотрудникам (в нашем примере кладовщику) отсиживаться и получать зарплату за то, что он хороший человек, но не работник.
В). Оптимизирована нагрузка на каждого сотрудника (в нашем примере оператор разгружается в вечернее время, но с другой стороны сдача заявок до 17-00 мобилизует ТП, заставляя их более качественно работать в режиме самоорганизации, чтобы не потерять объемы).
3. Реинжиниринг (оптимизация) бизнес-процессов.
Чтобы не столкнуться с сопротивлением сотрудников, которые не желали бы ничего менять, комплекс предложенных мероприятий выносится на их обсуждение. Директор собирает представителей всех участков процесса, обозначает проблему и вместе с сотрудниками намечает пути ее решения. Но прежде, чем вводить предложенные механизмы, необходимо опробировать предложенный комплекс мероприятий. В течение недели принятое решение отрабатывается в реальном режиме времени, корректируется и только затем принимается решение о введении изменений, а уж потом можно приступать к реализации процессного описания.
Таким образом, реинжениринг бизнес-процессов позволяет, с одной стороны, получить оптимизационный эффект без кардинальной ломки действующей на предприятии бизнес-модели, а с другой стороны, реально усовершенствовать действующую бизнес-модель.
Поделиться в соцсетях
websiteaboutbusiness.com
Необходимость оптимизации бизнес-процессов
Коновалов Ю. И.
В рыночной экономике, характеризующейся динамизмом и высоким уровнем конкуренции, когда экономика Украины выходит из экономического кризиса, и наметились положительные тенденции в развитии, важное место в управлении предприятием отводится внутрифирменным преобразованиям, направленным на взаимодействие с внешней средой, ориентацию деятельности предприятия на платформе адаптации к условиям рынка и запросам клиентов. Одним из современных подходов к управлению является процессный подход, положенный в основу целого ряда концепций управления. Процессный подход– взгляд на предприятие как связанное множествобизнес-процессов.Целью данной работы является обоснование целессобразности оптимизации бизнес-процессов на предприятии отвечающим потребностям современных рынка.
Исследованием данного вопроса занимались такие ученые, как: Макаренко Д., Кравченко А., Волков О., Новиков. М.В. Давенпортом Т.
Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2].
По результатам анализа деятельности предприятия выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке - реинжиниринге.
В таблице 1 представлены различия между реинженерингом и оптимизацией бизнес-процессов предложенным Томом Давенпортом.
Таблица 1.
Различия между реинжинирингом и оптимизацией бизнес-процессов [4]
|
Наименование параметра |
Оптимизация |
Реинжиниринг |
|
Уровень изменений |
Наращиваемый |
Радикальный |
|
Начальная точка |
Существующий процесс |
«Чистый лист» |
|
Частота изменений |
Непрерывно / единовременно |
Единовременно |
|
Требуемое время |
Короткое |
Длительное |
|
Направление |
Снизу вверх |
Сверху вниз |
|
Охват |
Узкий, на уровне функций |
Широкий, межфункциональный |
|
Риск |
Умеренный |
Высокий |
|
Основное средство |
Статистическое управление |
Информационные технологии |
|
Тип изменений |
Культурный |
Культурный / Структурный |
У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять бизнес-процессы, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Однако чаще всего используется корректировка бизнес-процессов, т. к. это не занимает много времени и такие меры действуют оперативно.
Существует 4 основных принципов оптимизации:
1. У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы. Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).
2. При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. А если лично вам ближе подход от общего к частному, то вам нужен реинжиниринг, то есть комплексное, системное, «до основания…».
3. Решения по оптимизации - неоднозначны. Другими словами, велика вероятность того, что устраняя неоптимальность по одному критерию, мы ухудшаем процесс по другому. Причем недостаточно просто знать об этом, надо еще и уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор.
4. Сотрудники не любят оптимальные процессы. Неизбежным следствием настоящей оптимизации процессов является усиление эксплуатации исполнителей, поэтому неизбежно явное и неявное, часто даже неосознаваемое людьми сопротивление.
Из данных принципов достаточно логично следуют условия и шаги проведения оптимизации:
1) Перед тем как начинать работу по оптимизации, необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы «как есть» (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному БП, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить их оптимальность.
2) Оценивая оптимальность, в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.
3) Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов.
4) Затем надо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса («как будет»), учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и кандидатуры самих исполнителей (если это необходимо), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем (осуществляемой в процессе реинжиниринга), а в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.
5) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.
Однако комплексная оптимизация бизнес-процессов организации позволяет проанализировать бизнес-процессы не только на локальном уровне отдельно взятого процесса, но и на уровне организации в целом, рассматривая ее как единую взаимосвязанную систему бизнес-процессов.
Список литературы:
1. Макаренко Д., Кравченко А., журнал "Финансовый директор" (№3, 2005)
2. Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. - Загл. с экрана.
3. Новиков. М.В. «Моделирование бизнес-процессов управления». www.cfin.ru
4. Davenport T. H. The fad that forgot people – http://www.fastcompany.com.
be5.biz
Оптимизация бизнес процессов
7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов
Данная статья рассказывает о 7 простых приемах, которые можно применять для оптимизации как бизнес-процессов в целом, так и подпроцессов и операций. Данные приемы не являются «ноу-хау», а давно и активно используются по всему миру. Целью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации.
Прием №1 — Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.
При оптимизации любых бизнес-процессов необходимо четкое описание ИКР. Как догадался искушенный читатель это первый шаг из алгоритма решения изобретательских задач создан разработчиками ТРИЗ. Что казалось бы может быть проще чем формирование ИКР при конструировании бизнес-процесса? Но сознание человека играет с ним злую шутку, заключая поиск ИКР исключительно в рамках самого процесса.
Компания, расположенная Москве, производит продукцию, которую используют клиенты по всей территории СНГ. У компании имеется логистический центр, доставляющий товар клиенту своими грузовиками. С недавнего времени расходы на содержания логистического центра стали возрастать. Т.е. доставка продукции клиентам прежним способ становится проблемным. Не правильный способ определения ИКР будет выглядеть следующим образом: «Снизить затраты на доставку нашим логистическим центром на 10%» В данном случае могут быть найдены ряд не плохих решений:
а) поменять грузовики на более совершенные, которые требуют меньше затрат на ремонт и обслуживание
б) использовать более дешевое топливо
в) провести переговоры с клиентами с целью убедить их платить больше за доставку и пр.
г) передача на аутсорсинг доставки
д) возможность скидки для клиентов забирающих продукцию самостоятельно
е) открытие производства в регионах присутствия крупных клиентов и пр.
Как использовать прием?
Сформировать ИКР который мог бы быть достигнут не только посредством реализации процесса, а так же всеми доступными способами, как это было в примере.
Прием №2 — Исключение лишних шагов из процесса.
При реализации этого приема необходимо рассмотреть цель каждого шага процесса, задаться вопросом можно ли исключить какие либо шаги или объединить их.
В компании Техносила при трудоустройстве продавца на работу он должен был пройти следующие этапы:
- Собеседование по телефону с менеджером по персоналу
- Очное собеседование с менеджером по персоналу в центральном офисе
- Собеседование с директором магазина
- Принести документы необходимые для трудоустройство в центральный офис
И только пройдя все эти этапы он мог приступить к работе в выбранный им магазине.
Задачи менеджера по персоналу исключить попадание на собеседование к директору магазина случайных людей, таких как не соответствующих по возрасту, образованию и месту проживания и пр. т.е. роль менеджера по персоналу это своеобразный фильтр, а решение о принятии на работу осуществляет директор магазина. Проанализировав задачи этих этапов руководство пришло к выводу что этапы 2 и 4 являются лишними т.к. отсеять не соответствующего базовым требованиям кандидата можно и во время телефонного интервью. Четвертый этап, а именно оформление сотрудника был перенесен непосредственно в супермаркет котором будет работать будущий сотрудник.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов:
- Есть ли этапы которые дублируют друг друга, можно ли убрать один из них?
- Все ли этапы процесса необходимы для главной цели процесса, если ли такие без которых можно обойтись?
Прием №3 — изменение последовательности этапов исполнения процесса
В своей книге «Как навести порядок в своем бизнес» Михаил Рыбаков описывает интересный пример процедуры выдачи кредита в банке. Последовательность описываемых действий такова, что сначала менеджер банка оформляет все документы и только когда 90% работы выполнено, отправляется запрос в службу безопасности. В случае если служба безопасности не одобряет выдачу кредита, 90% работы оказываются зря потраченными человеко-часами, амортизацией техники и прочих расходных материалов плюс упущенная выгода. Понятно, что в каждом бизнесе есть свои риски, но задача руководителя стремится всячески их сокращать и в данном случае это сделать исключительно легко. Для этого нужно всего лишь операцию проверки потенциального клиента службой безопасности сделать одним из первых шагов в процедуре оформления кредита, это и позволит не совершать лишних операций в случае отказа.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов.
Какие из шагов процесса являются самыми значимыми для успешного завершение процесса?
Можно ли данные шаги переместить ближе началу процесса?
Прием № 4 — Дробление операций
И.Л. Викентьев на семинарах неоднократно повторяет что чем более совершенный бизнес-процессы тем меньше требований к квалификации сотрудников они предъявляют. Суть данного приема состоит как раз в таком дроблении процессов и операций, которое приводит к упрощению процесса в целом. По сути это есть конвейерный принцип работы известный еще с глубокой древности. Одним из самых блестящих примеров того насколько такой принцип может повысить производительность является случай описанный Адамом Смитом.
Английский ремесленник 17 века содержал мастерскую в которой производились булавки. Каждый подмастерье вел процесс производства булавки от начала и до конца. В связи с экономическим кризисом владелец не смог оплачивать труд квалифицированных сотрудников своей мастерской, поэтому их сотрудничество было прекращено (он их уволил). В результате было принято решение разделить производство булавок на мелкие последовательные операции. Каждую из этих операций мог освоить любой неподготовленный человек, а точнее набрали мальчишек с улицы 15-16 лет. Благодаря данному ходу не только сократились расходы на оплату труда, но и увеличилось производство в более чем в 200 раз! Если раньше мастерская выпускала около 80 булавок в день использую труд квалифицированных мастеров, то теперь мастерская давала 48000 булавок усилиями подмастерьев.
Более подробно об этом случае можно прочитать в статье бизнес-консультанта Олега Безрукова «Возможно ли увеличить производительность труда на 10000% в течение года?»
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредством вопросов:
Какие операции в процессе требуют наибольшей квалификации исполнителя?
Можно ли данные операции разделить на более простые операции, что бы требования к исполнителю снизились?
Прием №5 — Вынесение операций за рамки основного процесса
Часто в сложных процессах, насыщенных операциями один и тот же исполнитель выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, а так же заметно снижает его качество. Потому как мы знаем мастера универсалы встречаются очень редко. В этом мы можем убедится заглянув в сельскую автомастерскую, где один и тот же сотрудник занимается и ремонтом «ходовой» и он же в случае необходимости возьмется за ремонт карбюратора, что сложно себе представить в какой-либо профессионально оборудованной мастерской.
В мебельном холдинге Столплит изначально целиком оформлением кредитов занимались продавцы. В связи с этим в работах торговых точек возникала масса сложностей:
- во-первых, сам процесс оформления сильно затягивался, т.е. я уже говорил нельзя быть профи во всем и в продажах и в оформлении банковской документации.
- во-вторых по понятным причинам при оформлении кредитов снижалось общее количество обслуженных клиентов, т.е. падал оборот
- в третьих продавцы часто допускали ошибки при оформлении документации на кредит, что опять же снижало количество выданных кредитов и т.д. и т.п.
В описанной ситуации отчетливо видно что оформление кредита этот тот якорь который тормозит процесс продаж в розничных точках, а должен был наоборот его стимулировать. Т.к. абсолютно понятно что сегодня ни одна точка не обходится без предоставления услуги продажа в кредит. На лицо явное противоречие услуга продажи в кредит должна присутствовать на торговой точке, но при этом не должна оттягивать на себя ресурсы.
Выход был прост: был создан удаленный центр оформления кредитов (УЦОК), который работал со всеми банками партерами Столплит. В задачу продавца входило только сделать ксерокопию паспорта и отправив ее в УЦОК указать тип, сумму и срок кредита.
Как использовать прием?
Проанализировать шаги прописанного бизнес процесса посредствам вопросов
Какие операции в данном процессе самые энергоемкие?
Могут ли данные операции быть поручены другим исполнителям без ущерба для процесса? Причем важно понимать, что операции могут быть поручены не только сотрудником своей компании, но и вынесены на аутсорсинг.
Прием № 6 — Объединение операция во времени и (или) пространстве
Объединение добычи и производства. Производство рыбных консервов часто располагается прямо на судах, которые занимаются ловлей рыбы. На местах добычи полезных ископаемых часто организуется и их переработка.
В салоне красоты с клиенткой могут работать несколько мастеров одновременно.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредством вопросов:
Если в данном процессе операции которые било бы более целесообразно объединить во времени и (или) пространстве?
Прием № 7 — Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине
Данный прием применяется в той ситуации, когда техническое устройство может полностью взять на себя все операции по реализации процесса, а человек периодически обслуживает устройство.
Первые торговые автоматы заменившие продавца появились в США в 1880-е гг.
В 1946 появились первые кофейные аппараты заменившие ни только продавца, но и бармена, т.к. не только продавали, но готовили кофе из цельных обжаренных зерен.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов:
Если на данный момент технические устройства (машины, программы) которые могут выполнять операции присутствующие в процессе без потери качества.
Бондаренко Денис Алексеевич, бизнес-тренер компании «Фотоплюс» (г. Москва), Fotoplus.su
© Публикуется с любезного разрешения автора
Оптимизация бизнес-процессов
- создание оптимальной технологии управления бизнесом;
- описание бизнес-процессов, которые обеспечивают согласованную работу руководителей и специалистов на общий результат;
- исключение ненужной занятости, дублирования деятельности и провалов в цепочке создания стоимости;
- разработка KPI;
- адаптация управленческих регламентов и должностных инструкций.
Стоимость услуги составляет от 100 000 рублей и зависит от количества процессов, нуждающихся в оптимизации.
Мы рады ответить на все ваши вопросы о предоставляемых услугах по телефонам:
+7 902 87 99 971
- компания недополучает прибыль в результате неорганизованного взаимодействия подразделений между собой;
- руководители и специалисты не понимают, кого и за что они должны спрашивать и чем и кому они должны отвечать;
- руководитель догадывается, что компания не в полной мере использует внутренние резервы;
- руководителя раздражает перекладывание ответственности подчиненными друг на друга.
1. Построение бизнес-модели и карты процессов компании
Проектируем компанию как систему, организованную на получение результата. Формируем карту процессов компании. Карта процессов показывает их состав, взаимосвязь, результат, а также обозначает руководителя каждого процесса.
Совместно со всеми участниками описываем каждый процесс. Каждый участник процесса понимает свои действия, ответственность, роль и вклад в результат. Взаимодействие участников исключает провалы и дублирование работы. Участники понимают что, когда и от кого они принимают и что, когда и кому они передают. Формализуем стандарты процессов. В стандартах процессов отражаются показатели эффективности и документы процесса.
На основе стандартов процессов адаптируем должностные инструкции для каждого участника процесса. В должностных инструкциях закрепляются зона ответственности, действия и результаты, взаимодействие с другими участниками, документы и KPI.
В процессе рабочей сессии руководители почти всегда узнают о своей компании что-то новое. Группа всегда рождает новые идеи, которые снимают ограничения и задержки в развитии бизнеса.
Оптимизация бизнес-процессов компании
Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.
Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.
Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.
Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:
- увеличение штата сотрудников;
- растёт число управленческих уровней;
- растёт число подразделений;
- подразделения территориально разобщены;
- отсутствует или неразвита единая информационная система.
Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:
- решения принимаются очень медленно;
- решения выполняются очень медленно и некачественно;
- выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
- замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
- элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.
Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)
Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.
Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.
Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.
Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».
Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.
Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.
Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.
Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:
- доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
- осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
- проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
- оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.
Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.
В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.
- основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
- вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
- управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.
- повысить управляемость предприятием;
- увеличить показатели качества производимой продукции;
- повысить качество оказываемых услуг;
- уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
- внедрить систему контроля результативности;
- снизить издержки;
- рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
- исключить дублирующие функции у подразделений;
- снизить длительность цикла производства;
- внедрить программу управления качеством;
- устранить внутренние противоречия;
- регламентировать деятельность предприятия;
- тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
- автоматизировать деятельность предприятия;
- соответствовать требованиям потребителя;
- соответствовать требованиям государства;
- соответствовать международным стандартам;
- уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
- наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повысить уровень удовлетворённости клиентов;
- улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
- получить возможность масштабировать бизнес;
- снизить расходную часть бюджета;
- более точно планировать;
- повысить управляемость предприятия;
- устранить дублирование функций подразделений;
- найти новые ресурсы для развития бизнеса.
- уменьшение времени на достижение поставленных задач;
- налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повышение удовлетворённости клиентов;
- улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
- возможность масштабировать бизнес;
- снижение расходной части бюджета;
- более точное планирование;
- повышение управляемости предприятия;
- устранение дублирования функций подразделений;
- появление новых ресурсов для развития бизнеса.
Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.
P.S. Если Вы ищете пути повышения эффективности бизнеса, мы готовы помочь словом и делом! Мы — команда экспертов, специализирующихся на оптимизации бизнес-процессов на базе 1С. Просто позвоните нам по телефону +7 (499) 350 29 00, и мы в кратчайшие сроки решим все Ваши проблемы.
СПРОСИТЕ в комментариях!
Доступно и ясно, а главное коротко и без воды.
Есть ошибки в тексте. Чаще просто пропущены буквы.
При использовании данного сайта, вы подтверждаете свое согласие на использование файлов cookie в соответствии с настоящим уведомлением в отношении данного типа файлов. Если вы не согласны с тем, чтобы мы использовали данный тип файлов, то вы должны соответствующим образом установить настройки вашего браузера или не использовать сайт.
Источники:
7 простых приемов оптимизации бизнес-процессовЦелью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации бизнес-процессов.http://psyfactor.org/lib/bondarenko2.htmОптимизация бизнес-процессовРезультатом оптимизации бизнес-процессов является: <br /> <ul> <li>создание оптимальной технологии управления бизнесом; </li> <li>описание бизнес-процессов, которые обеспечивают согласованную работу руководителей и специалистов на общий результат; </li> <li>исключение ненужной занятости, дублирования деятельности и провалов в цепочке создания стоимости; </li> <li>разработка KPI; </li> <li>адаптация управленческих регламентов и должностных инструкций.</li> </ul>http://www.manup.ru/services/optimizatsiya-biznes-protsessov/Оптимизация бизнес-процессов компанииОсновные методики по оптимизации бизнес процессов. Улучшение бизнес процессов — мощнейших способ повышения эффективности без дополнительных вложений.http://programmist1s.ru/optimizatsiya-biznes-protsessov/
notoffended.ru
