Блог BlueOcean. Профессиональное внедрение Битрикс24. Битрикс проект
Расширенные инструменты в новом тарифе «Проект+»
С сегодняшнего дня в «Битрикс24» добавляются расширенные возможности: «Расширенная CRM» и «Расширенная Телефония». В будущем мы планируем расширить Задачи, Календари и Диск. Новый тариф «Проект+» стоит значительно меньше двух других коммерческих тарифов - всего 990 рублей в месяц.
В Расширенной CRM появляются: + Конвертация между сделками, счетами, предложениями + Расширенный поиск дубликатов + История всех изменений с возможностью восстановления + Журнал доступа сотрудников к данным в CRM + Просмотр больше 5000 записей в CRM (ограничений на число записей в CRM нет, лимит действует только на показ записей в списке) подробнее
В Расширенной Телефонии: + Запись всех звонков без ограничений (больше 100 в месяц) + Одновременный звонок на всех свободных сотрудников в очереди + Оценка разговора клиентом + Определение источника звонка по номеру телефона (для CRM) подробнее
Но это еще не все ) В новом тарифе «Проект+» число сотрудников, которые могут работать с «Битрикс24», расширено до 24. Доступное место в облаке расширено до 24 Гб.
«Проект+» стоит 990 рублей в месяц, его можно купить на месяц (при оплате банковской картой и с автопродлением), на 3, 6 и 12 месяцев. На полгода и год действуют скидки 5% и 10%.
Немного забегая вперед… Эти обновления пока еще разрабатываются, но не терпится поделиться с вами планами ) В Расширенной CRM скоро появится обзвон по списку клиентов. В Расширенной Телефонии - аналитика, отчеты по звонкам и голосовое меню (IVR). Все это будет доступно в «Проект+».
В будущем в «Битрикс24» будут добавляться новые возможности, в том числе и в бесплатный тариф «Проект». Конечно, мы не остановим его развитие и будем полноценно расширять.
www.bitrix24.ru
Битрикс24 как система управления проектами
Максим Коновалов
07 сентября 2017
0
1112
Проектный подход позволяет компаниям быстро реагировать на новые возможности, выдерживать сроки и укладываться в запланированный бюджет. Практически в каждом бизнесе можно встретить самые разнообразные проекты — от проведения рекламной кампании до производства сложного оборудования под заказ, а методология управления проектами преподается в бизнес-школах как отдельная дисциплина.
Управление серьезным проектом невозможно без автоматизации — ни одна гениальная голова не уследит за всеми деталями полноценного проекта, тем более, если таких проектов несколько. На рынке есть разные программы для управления проектами и выбрать среди них непросто — крайне желательно, чтобы программа поддерживала современные методики управления проектами, была доступна по цене и не требовала долгого изучения.
Всем этим критериям соответствует Битрикс24, в котором уже есть все необходимые инструменты — диаграмма Ганта, «канбан», персональные доски и все остальное, что требуется менеджеру проекта для достижения успеха. Начать пользоваться Битрикс24 можно бесплатно, зарегистрировавшись по этой ссылке, а обучение практически не требуется — интерфейс прост и нагляден.
Управление проектами в Битрикс24
Чтобы начать проект в Битрикс24 нужно создать «группу» — это внутреннее название проекта в терминологии Битрикс24. Количество групп или проектов ничем не ограничено и каждый проект может стать отдельным миром — со своими задачами, файлами, статьями лентой сообщений и чатом.
Информация может быть доступна только участникам проекта или всем сотрудникам — по желанию менеджера проекта. Никто из посторонних не получит доступ к данным, пока ему не поступит приглашение в проект.
Параметры настройки в любое время могут быть изменены — добавлен новый круг сотрудников, настроены их права, определены задачи и сроки их выполнения. Такое оперативное управление проектом особенно актуально для компаний, работающих с внешними контрагентами — заказчиками, удалёнными сотрудниками, торговыми представителями, экспертами и т.д.
Управление работами проекта: «задачи»
Управление любым проектом состоит из выполнения задач, поэтому в Битрикс24 «задачи» — это одна из основных функций системы. Задачи закрепляются за конкретным проектом или рабочей группой, в ходе их создания устанавливаются сроки исполнения и правила для напоминаний. Единая задача может подразделяться на ряд подзадач, выполнение которые необходимо для достижения общей цели.
Для каждой задачи назначается круг лиц для совместной работы над задачей — её постановщик, исполнители, соисполнители и наблюдатели. «Постановщик задачи» — поручает выполнение задачи «исполнителю» и «соисполнителям», а «наблюдатели» — могут видеть ход выполнения задачи, чтобы быть в курсе процесса.
Для каждого сотрудника или определённой группы можно выделить персональные доски. С помощью панели задач участник проекта может наглядно видеть, какая деятельность поручена ему в данное время, её временные лимиты. Также работник имеет возможность ознакомиться с необходимой информацией и документами, которые загружаются в карточки задач. Благодаря продуманному и удобному интерфейсу заполнение раздела «задачи» не займёт у пользователя много времени.
Битрикс24 позволяет расположить задачи на диаграмме Ганта. С её помощью можно просматривать текущие задачи, устанавливать взаимосвязи между ними, вносить изменения непосредственно на линейках диаграммы.
Управление в данном случае осуществляется из контекстного меню при помощи мыши. Диаграмма Ганта даёт возможность наглядно оценить появляющиеся риски, влияющие на сроки исполнения всего проекта, установить взаимное влияние разных задач и подзадач друг на друга.
Весь этот инструментарий легко осваивается за 10-15 минут работы и помогает управлять действиями сотрудников, предоставив им достаточную информацию для точного выполнения поручений.
Проекты в Битрикс24: возможности безграничны
В ходе управления проектом с помощью Битрикс24, можно использовать и другие возможности:
- «Диск». Применяется для удобного хранения различных файлов — коммерческих предложений, расчетов, файлов с рабочей документацией, и совместной работы над ними. Возможно совместное редактирование файлов группой сотрудников, работающей над выполнением поставленной задачи;
- «Календари». На едином календаре, который можно интегрировать с календарями на других системах и устройствах (Google, Android, MS Outlook и т.д.) наглядно видны сроки выполнения задач для каждого сотрудника и для всего проекта. Можно контролировать распределение нагрузки на участников проекта и сроки окончания этапов;
- «Сообщения». Общая лента сообщений позволяет оповещать сразу всех участников проекта о важных мероприятиях и новостях — совещаниях, изменений в проекте и успехах в решении задач;
- «Чат». Быстрый способ для обсуждения вопросов между коллегами по проекту, который успешно заменяет все остальные мессенджеры;
- «Фото». В ходе работ по некоторым проектам иногда требуется хранить изображения и фотографии. Например, фото объектов, планы помещений, чертежи устройств и т.д. Чтобы не искать эти данные, все графические файлы можно разместить в разделе проекта «фото». В него можно копировать фотографии прямо со смартфонов, пользуясь мобильной версией Битрикс24;
- «Wiki» — это своя Википедия проекта, в которой удобно размещать статьи с описаниями, тестами и инструкциями. Крайне полезная функция для обучения сотрудников и хранения справочных материалов;
- «Списки». Наглядный способ представления списков, например, список сотрудников заказчика, список объектов и т.д.
Это далеко не полный список всех функциональных возможностей для ведения проектов в Битрикс24. Расширить набор инструментов можно при помощи раздела «Приложения». В нём содержатся как платные, так и бесплатные дополнительные функции и инструменты — такие, как «Конструктор документов», интеграция с 1С, социальными сетями и т.д.
Если потребуется дополнительный функционал, то всегда есть возможность приобрести «коробочную» версию Битрикс24 и ее доработать. По нашему опыту, можно реализовать практически любую идею, чтобы руководитель проекта мог подобрать набор инструментов, необходимый ему для работы и контроля за сотрудниками.
Если весь арсенал средств, которые предоставляет Битрикс24 для управления проектами сейчас не нужен, то начните пользоваться только самым необходимым. Для начала можно использовать несколько бесплатных базовых — поставить ряд задач, разместить файлы с документацией.
По мере освоения системы можно добавлять необходимые для успешной работы инструменты. Наши специалисты, имеющие большой опыт работы с системой Битрикс 24 могут оказать вам любую помощь — от консультаций до покупки «коробки» и доработки ее под ваши индивидуальные требования.
Вы сможете быстро освоить Битрикс24 как систему управления проектами, что в самое короткое время скажется на эффективности работы всей вашей компании.
www.stekspb.ru
MS Project не угодил?.. Смотрим Битрикс24! (Инструмент для проектной работы)
За свою жизнь и сам-лично автор этих строк был свидетелем, и от других людей тоже слышал, как для планирования и ведения проектов в каких-то компаниях начинали использовать MS Project, но… «не покатило», «не взлетело», «больше отнимал времени, чем помогал» и пр.
Не будем в подробностях вспоминать причины этих «неудач». Более того, не будем охаивать MS Project — в своем роде это отличный продукт. Просто он для узкой цели. Это, примерно, как очень мощная высококачественная кофемолка с кучей режимов и программ, но она только мелет кофе. Если вам нужна «кофемашина» — это Битрикс24. Да, мелет, возможно, чуть хуже, но выдает вполне неплохой по качеству готовый кофе.
Сразу! Чтобы закрыть негодование скептиков, которые некоторое время назад изучали Битрикс24 на предмет его использования в проектной работе и «точно знают», что здесь «глухо» — подтвердим, что еще год назад сами говорили вопрошавшим, что для настоящий проектной работы Битрикс не дотягивает.
За этот год всё СИЛЬНО ИЗМЕНИЛОСЬ! Сказать, что Битрикс24 прям-таки готовый инструмент для ведения больших сложных проектов, пока остережемся. Но он уже обладает набором инструментов, которые позволяют в абсолютном большинстве случаев вести проектную работу лучше, чем в MS Project.
В чем проигрывает Project
MS Project — это достаточно сложный для пользования продукт, когда речь идет о его «широком» использовании. Фактически, это хороший инструмент для руководителя проекта. Когда же его пытаются расширить на группу частников – начинаются проблемы разного толка: кто-то не понимает и постоянно ошибается, кто-то не может вообще зайти, кто-то не видит то, что нужно, у кого-то отнимает время на заполнение без видимой пользы и пр. Наверняка, это всё были решаемые проблемы, но сколько времени на них тратилось?
А главное, в нем НЕТ КОММУНИКАЦИЙ! То есть история выполнения задач отсутствует, участники проекта (что старые, что новые) не помнят, не понимают, не знают — что было, как решалось, о чем договорились и т.д.
(И это мы еще опускаем момент стоимости лицензии на каждого сотрудника.)
Что может Битрикс 24
Что вообще нужно для нормальной проектной работы? Три основные вещи:
- Инструмент планирования и мониторинга загруженности рабочих ресурсов;
- Инструмент постановки и контроля исполнения задач;
- Инструмент коммуникаций по проекту.
(Есть, правда, еще управление бюджетом, но это немножко отдельный вопрос).
Год назад Битрикс24 был силен в 3-м пункте, хорош во 2-м и почти не имел 1-го.
Где-то полгода назад он уже был почти безупречен во 2-м и 3-м пункте, а по 1-му – в нем уже появилась Диаграмма Ганта с взаимосвязями по задачам. Но для законного признания его инструментом ведения проектной работы в нем не хватало планирования ресурсов. То есть, примерно планировать и мониторить проекты с помощью Диаграммы Ганта теоретически было возможно, но загруженность участников на единицу времени не отражалась. А это важная «тема» для проектов.
Но уже тогда мы предлагали по этому вопросу решение: можно взять за основу график отсутствий и «допилить» его до вполне информативного монитора занятости персонала в проекте.
Сегодня Битрикс24 уверенно шагает в направлении к готовому инструменту ведения проектной работы. Пока еще он таким не стал, но в самом ближайшем будущем обещает стать. Уже анонсированы новые возможности Битрикс24: система управления ресурсами проекта – можно учитывать время, затраченное исполнителями на выполнение задач, сравнивать его с планово заложенными сроками.
Будучи людьми осторожными в обещаниях, не будем никого сейчас уверенно обнадеживать: нужно сначала увидеть и опробовать инструмент в действии. Но! Битрикс24 уверенно движется в правильном направлении, и его достижение нужной «кондиции» для использования в проектной работе – это вопрос ближайшего будущего.
При этом напоминаем: мы его можем доработать до проектного инструмента уже сейчас.
Александр Жикин
===========================================
Воспользуйтесь нашим БЕСПЛАТНЫМ предложением:1. Зарегистрируйтесь в Битрикс24: https://www.bitrix24.ru/create.php?p=6525312. Свяжитесь с нами для получения диагностической сессии, заполнив форму: https://goo.gl/9Y8gO1По формату это может быть очная или skype-встреча, на которой мы сможем дать четкое видение применимости Битрикс24 в вашей компании.
______________________________________________________
Мы также готовы выслать подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWhПосле этого мы оперативно подготовим все подходящие для вас материалы.
blog.blueocean24.ru
Битрикс24: проект-менеджмент (создание задач и подзадач, график выполнения и др.)
Наверняка вы уже успели ознакомиться с постами Толика и Сёмы, в которых они рассказывали о том, как используют систему «Битрикс24» в своей повседневной работе. Сегодня уже я, как главный редактор Кеддра, поделюсь с вами своим опытом использования «Битрикс24».
Предположим, сегодня я решил сделать обзор iPhone 6. Для этого мне, прежде всего, потребуется создать новую задачу. Идём в «Битрикс24» и создаём соответствующую задачу.
Тут же выбираем её приоритет (конечно же, подобный обзор обязательно получит “высокий” приоритет), ответственного, соисполнителей и наблюдателей. Таким образом я могу поручать задания и нашим авторам. Больше не нужно звонить и говорить что-то вроде: “Алло, Макс, тут хуавей на обзор пришёл, напишешь обзор?”. Просто создаю задачу, ответственным за которую будет Макс, и всё – он не отвертится. Для больших компаний приятной особенностью станет возможность поручать задания не списку людей, а сразу всей группе, в которую могут входить сотрудники, скажем, отдела продаж. Или все сотрудники мужского пола, когда задание будет касаться восьмого марта, или группа апрельских именинников, к примеру.
Также во время создания задачи можно задать дедлайн, а «Битрикс24» будет постоянно донимать меня уведомлениями о том, что сроки поджимают, и материал пора сдавать. Доступна возможность включения задачи в график рабочего дня сотрудника, но конкретно для нашей редакции это неактуально. Юля, к примеру, может закончить писать в три часа ночи, а в офис прийти к часу дня – и какой тут график?
Но вернёмся к нашим баранам, точнее, к нашим айфонам. Непросто сделать обзор устройства, которого ещё нет в продаже. Так что процесс доставки смартфона в офис можно назвать полноценным этапом подготовки обзора. Скорее всего, в этом нам поможет наш любимый интернет-магазин “Нотус”, но общаться с менеджерами и заниматься прочей рутиной я никак не успею, потому что сегодня мне ещё нужно написать материал и снять другой обзор.
Такой график у меня каждый день, поэтому для того, чтобы обзор удался, мне будет необходима помощь других членов командды. Рита, наш менеджер отдела рекламы, поможет мне с доставкой нового iPhone. В задаче она станет “соисполнителем”.
В «Битрикс24» можно создавать чек-листы внутри задачи – этим удобно пользоваться, когда накапливается куча всевозможных мелких поручений и заметок. Однако, если поручение никак нельзя назвать “мелким”, то лучше всего будет создать “подзадачу”. В таком случае контроль за ходом выполнения поручения будет жёстче и все функции обычной задачи будут доступны. Создаём “подзадачу” для Риты, именно с её выполнения начнётся создание самого просматриваемого поста на Кеддре ближайших нескольких недель.
Для того, чтобы лучше понять, что такое задача в «Битрикс24», представьте себе группу в социальной сети. На страничке задачи доступна вся информация о проекте, степени его выполнения, подзадачах, сроках, участниках, доступна возможность комментирования (читай – обсуждения). Новых наблюдателей и соисполнителей задачи можно с лёгкостью добавить тут же.
Ещё одна интересная функция системы – это прикрепление к задаче документов. У «Битрикс24» есть собственное облако, в него вы можете загружать рабочие документы, а в каждую задачу можно добавить только те файлы, которые пригодятся для её решения. Прямо на портале можно редактировать текст документа, при этом всё будет сохраняться, и будет видно, кто сейчас его редактирует. Ранее мы долго и нудно занимались поиском нужных нам файлов в бесконечных переписках внутри Gmail.
Если вы каждую неделю или месяц поручаете кому-то одно и то же задание, то в «Битрикс24» вы можете создать шаблоны и копировать задачи. Да, это немного разные вещи, но в нашем кейсе использования они похожи. Копируем или достаём из шаблона нужную задачу, изменяем сроки, возможно, добавляем комментарии – и новое задание готово. У Серёжи или Эдуарда есть несколько дней (авторы рубрик LilNews и KeddroБаян, если вы вдруг не знаете). Также вам не составит труда установить цикличную задачу. Задачи можно оценить (“положительно” или “отрицательно”), поэтому если автор напротив своего задания в «Битрикс24» увидел красный кружочек, то похвалы от меня он точно не дождётся.
Следующий этап подготовки поста – написание текста и сценария. До съёмки у меня есть несколько дней. Ставлю как можно больше напоминаний в «Битрикс24» и наблюдаю, как до съёмки остался день, 12 часов, 2 часа. В общем, по-разному бывает: и когда сценарий лежит неделю в ожидании съёмок, и когда он дописывается на локации или в студии. Сценарий айфона неделю лежать точно не будет, скорее всего, из-за его съёмок и монтажа ждать придётся другим.
Видеообзоры – неотъемлемая часть Кеддра. Операторов, которые к тому же занимаются монтажом, у нас всего два, а всевозможных гаджетов каждую неделю в офисе появляется намного больше, поэтому график у них получается до невозможности плотным, ещё плотнее график у нашей техники. Постоянный контроль этих двух моментов жизненно необходим. До недавнего времени нам с этим помогал Google Календарь, но каким бы функциональным он ни был, это только календарь (который, кстати, есть и в «Битрикс24»), в таких же вопросах важна коммуникация. Операторов мы контролируем через те же “подзадачи”, которые я создавал для Риты. В такой “подзадаче” можно описать и нужное оборудование, и локацию, и место съёмки, и прочие данные, которые будут полезны как мне, так и Антону или Андрею. Кстати, во время съёмок мне предстоит сделать и фотографии, которые вы увидите в текстовом обзоре.
После съёмок операторам придётся работать с видео, а редактору – с текстом. Опять же, для контроля этих процессов мне пригодится «Битрикс24», который к этому времени начнёт сообщать о приближении дедлайна всего проекта, если таковой ещё не наступил. К слову, за дедлайнами и сроками проектов удобно следить с помощью диаграммы Ганта, которая очень наглядно покажет, что и когда началось и как близко это что-то находится к крайнему сроку сдачи.
В «Битрикс24» есть раздел под названием «Мои проекты», он будет интересен крупным компаниям. Этот раздел настолько масштабен, что Кеддру при его виде становится как-то не по себе. На самом деле, нет. “Мои проекты” предназначены для таких заданий, решение которых предусматривает привлечение множества денежных и человеческих ресурсов. Особое внимание в этом разделе выделено работе с деньгами – сколько выделено, сколько поступило. Немало места в «проектах» занимают и отчёты. Для нашего кейса использования это слишком серьёзный инструмент. Задачи в «Битрикс24» подходят нам намного лучше. Если вы такая же небольшая компания, то можете тоже попробовать эту систему. До 12 человек бесплатно.
«Битрикс24» успешно помогает мне в выполнении повседневных рабочих задач. С недавнего времени контроль за авторами и операторами, самоконтроль и прочие штуки, которые касаются моей работы в Кеддре, перешли в «Битрикс24». Нельзя не отметить, что большинство функций, которые касаются задач, доступны и в мобильных приложениях системы.
Если при регистрации в сервисе «Битрикс24» (в украинском домене) ввести промокод Keddr24, то вы получите 100 ГБ вместо 5 ГБ под файловое хранилище. Промокод действителен до 2 октября и работает только для новых регистраций. Вводится при создании своего портала.
Зарегистрируйся и получи возможность выиграть MacBook Air 11″ в рамках Акции «Украинские именины Битрикс24».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
keddr.com
