39 способов снизить затраты на персонал. Способы оптимизации затрат
39 способов снизить затраты на персонал- HR-ПРАКТИКА | как уменьшить затраты на персонал | методы оптимизации затрат на персонал
Как снизить затраты на персонал
Конечно, приятнее было бы почитать о том, каких плюшек докупить сотрудникам для повышения производительности труда, но, увы, такая позитивная работа бывает не у всех — большинству коллег чаще ставят задачу оптимизировать, читай, снизить затраты на персонал.
Поэтому речь пойдет о способах снижения затрат на персонал.
У каждого из них есть плюсы, минусы и ограничения, связанные как с законодательными ограничениями, так и со спецификой управления людскими ресурсами в различных отраслях и готовностью специалистов и руководителей к жестким и непопулярным мерам, последствиями которых является возможное снижение дохода сотрудников.
Не все перечисленные способы снижения затрат на персонал применимы к вашей компании, но их много, надеюсь, выберете подходящий.
Упоминаемые в комментариях статьи Трудового Кодекса можно посмотреть по ссылкам в онлайн-версии системы КонсультантПлюс.
Способ 1. Запрет на прием новых сотрудников
Если задачи подразделения можно решить меньшим количеством персонала, нет необходимости в заполнении всех вакансий.
Возможно, ваши сотрудники справятся с работой без дополнительной оплаты, возможно, вы периодически будете оплачивать сверхурочные или будете доплачивать сотрудникам при перераспределении обязанностей.
Если у вас нет возможности точно рассчитать должностной состав и количество сотрудников в подразделении, никто не мешает вам воспользоваться этим способом.
Способ 2. Сокращение количества сотрудников, занятых в производственном процессе
Для двуручной пилы или носилок нужны двое, с тачкой и бензопилой справится один.
Логика применения этого способа — оптимизация производственного процесса таким образом, чтобы в нем было задействовано меньше сотрудников.
При этом обязательно нужно просчитать все побочные эффекты «реформ» — может оказаться так, что меньшее количество сотрудников обойдется вам дороже.
Пример из практики — покупка автоматической производственной линии снизила количество неквалифицированного персонала, но зарплата квалифицированных наладчиков и затраты на их обучение у производителя оборудования свели на нет ожидаемую экономию.
Способ 3. Выявление потерь рабочего времени и «лишних» работников
Эта задача решается с помощью методов фотографии рабочего дня и/или калькуляторов для расчета численности, позволяющих рассчитать загрузку сотрудников.
Если просуммировать непроизводительные траты рабочего времени, возможно, окажется, что часть сотрудников не занята работой.
Способ 4. Использование систем оплаты труда, учитывающих показатели качества и количества выполненной работы
Вряд ли стоит платить неустойку за несвоевременно выполненную работу, нести затраты на повторное изготовление продукции, которая оказалась браком, и при этом платить заработную плату, размер которой не зависит от количества и качества выполненной работы.
Речь не идет от перекладывании на наемных работников предпринимательских рисков — размер заработной платы может и должен зависеть от результата работы.
Если он неудовлетворителен — размер заработной платы должен снижаться, мотивируя работника на «правильное производственное поведение».
Решение — разработка и внедрение эффективной системы оплаты труда.
Способ 5. Увеличение производительности труда
Если за рабочее время сотрудники успевают произвести больше продукции/обслужить больше клиентов, их количество можно сократить.
Оптимизация производственного процесса и использование совершенной технологии или организации работы — эти меры могут позволить уменьшить количество сотрудников и, соответственно, фонд оплаты труда.
Способ 6. Перераспределение функций
Самый простой пример из практики — сокращение должности курьера и передача функций доставки документов транспортной службе.
Результат — качество и скорость возросли, затраты уменьшились.
Способ 3. Универсализация
Медицинскому центру выгоднее нанимать врача-терапевта с сертификатами, подтверждающими его право работать и по другим врачебным специальностям — так будет проще заполнить время приема.
В службу эксплуатации небольшого здания выгоднее нанимать специалиста-универсала, чем привлекать на разовые работы сантехников, электриков и плотников.
Конечно, не стоит увлекаться универсализацией, но обеспечение полной загрузки сотрудников с учетом их способности выполнять разные виды работ — неплохой способ сэкономить.
Способ 4. Ликвидация переплат недогруженным сотрудникам
Если в вашем штате есть дизайнер, но он загружен в лучшем случае на 10%, а вы платите ему должностной оклад и оплачиваете отпуска и больничные, стоит подумать о целесообразности содержания такой штатной единицы.
Решения — неполное рабочее время или аутсорсинг.
Способ 5. Ненормированный режим работы
Его введение позволяет эпизодически привлекать работников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и не платить сверхурочные.
По закону работа в таком режиме компенсируется предоставлением трех дней отпуска.
Если это позволит вам сэкономить на оплате сверхурочных — почему бы им не воспользоваться.
Способ 6. Предоставление дней отдыха вместо оплаты сверхурочных
Тоже неплохой способ, если, конечно, ваш производственный процесс позволяет предоставить эти дни отдыха.
Если сотрудник увольняется, не использовав эти дни отдыха, компенсации они не подлежат — «сгорают».
Способ 7. Увеличение переменной части заработной платы
Повременная система оплаты труда не оставляет возможностей для управления фондом оплаты труда.
Изменение системы оплаты труда допустимо только в случае изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).
Сможете обосновать необходимость внесения изменений в систему оплаты труда организационными или технологическими нововведениями — тогда через два месяца после уведомления работников они вступят в силу.
Тем, кто не подпишет дополнительное соглашение и не согласится с новыми условиями оплаты труда, выплатите выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
При этом несогласным с новыми условиями труда сотрудниками работодатель обязан предложить другие имеющиеся у него вакансии.
Кейс про радикальное изменение системы и размера заработной платы я уже описывал в статье Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений.
Эта же статья (ст. 74 ТК РФ) позволяет вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.
Способ 8. Суммированный учет рабочего времени
Статья 104 ТК РФ позволяет отложить выплату сверхурочных на конец учетного периода.
Способ эффективен при колебаниях численности и объема работы, вызванных неравномерной загрузкой производства, сезонными спадами и подъемами.
Применение суммированного учета должно быть обосновано и просчитано, так как в случае недоработки до нормы рабочего времени вы будете вынуждены единовременно доплатить сотрудникам до суммы, которую они получили бы, отработав норму рабочего времени.
Если сотрудники увольняются в период «недозагрузки» экономии ФОТ может и не быть.
Способ 9. Ограничение и контроль срока действия надбавок и доплат
Статья 151 ТК РФ. Этот способ позволяет обоснованно увеличивать размер заработной платы на период расширения зон обслуживания, увеличения объема работы или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, и, соответственно, уменьшать его при отсутствии оснований для доплаты.
При издании приказов и подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам имеет смысл обязательно указывать срок действия доплат и надбавок.
Способ 10. Выплата премий при условии достижения определенных результатов деятельности предприятия
Если предприятие выполнило производственный план — премии выплачиваются, не выполнило — нет оснований для премирования.
Выплата премий предусмотрена ст. 135 ТК РФ, но изменить систему оплаты труда можно только в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Пример того, как изменить систему оплаты труда, см. в кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений.
Способ 11. Сокращение численности или штата работников
Ст. 81 п.2 ТК РФ. Необходимо предупредить работника о сокращении за 2 месяца и выплатить выходное пособие в размере 2-3-х месячного заработка.
Снижение затрат на персонал будет ощутимо в лучшем случае месяцев через 4-5 после принятия решения о сокращении.
Это один из самых затратных методов уменьшения фонда оплаты труда — экономия будет ощутима только по истечении достаточно длительного периода.
Способ 12. Пересмотр норм труда
Ст.160 ТК РФ и ст. 74 ТК РФ. Выполнение имеющегося объема работы меньшим количеством работников или за меньшее время является образцом экономии.
Но обязанность уведомить работников о пересмотре норм за два месяца и оформить изменение существенных условий труда дополнительным соглашением нужно выполнить.
Способ 13. Заключение срочных трудовых договоров
Ст. 59 ТК РФ. Использование этого способа ограничено перечисленными в законе основаниями для заключения срочного трудового договора.
Если сотрудники не нужны вам круглый год — не заключайте трудовые договора на неопределенный срок.
Способ 14. Аутстаффинг
Глава 53.1 ТК РФ. При его использовании стоит оценить, выгодно ли вашей компании предоставление работников другой организацией.
Конечно, аутстаффинг позволяет снизить управленческие расходы (подбор персонала, трудозатраты на начисление и выплату заработной платы и т.д.), но оплата услуг аутстаффинговой компании, которая берет на себя эти функции, тоже относится к затратам на персонал.
Обязательно просчитайте целесообразность аутстаффинга заранее, чтобы понять, действительно ли вы получите ожидаемую экономию.
Способ 15. Аутсорсинг
Можно не нанимать персонал, а купить готовую услугу, например, чистоту в офисе, заключив договор с клининговой компанией.
Снизит ли это затраты на персонал?
Формально, в бюджете затрат на персонал, конечно, уменьшит, уменьшит ли фактически — нужно считать.
Клининговая компания нанимает персонал, платит сотрудникам заработную плату и получает прибыль, оказывая услуги.
Сделка будет выгодной, если аутсорсинговая услуга будет дешевле, чем содержание и управление штатом собственных уборщиков.
Способ 16. Заключение гражданско-правовых договоров
Если работа, которую нужно выполнить в вашей организации, может выполняться в рамках гражданско-правового договора — отлично.
Выполнение работ в рамках гражданско-правовых отношений освобождает вас от обязанностей работодателя — Трудовой Кодекс такие отношения не регулирует.
Но не забудьте заглянуть в ст. 15 ТК РФ и проверить, действительно ли у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора.
Ошибка может привести в суд и свести на нет ожидаемую экономию.
Способ 17. Объявление простоя
Время простоя (статья 157 ТК РФ) по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.
Время простоя по вине работника не оплачивается.
То, что является причиной простоя, и от кого она зависит, напрямую влияет на размер выплат.
На эту тему много судебной практики и разъяснений — гугл и яндекс в помощь.
В уже упомянутом кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников также описано применение этого способа экономии.
Способ 18. Аттестация работников
Ст. 81 п. 3 ТК РФ позволяет расстаться с работником вследствие несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.
Как способ снижения затрат на персонал увольнения «за несоответствие» его можно считать наименее эффективным.
Во-первых, даже признанному «несоответствующим» сотруднику работодатель обязан предложить другую работу, во-вторых, трудоемкость процедуры и сбора необходимой для признания сотрудника «не справляющимся с работой» доказательной базы сведет на нет любые попытки использования этого способа в качестве экономии.
О рисках судебных споров, а судебная практика по процедуре аттестации достаточно велика, не стоит даже говорить — они очень высоки.
Способ 19. Частичная или полная отмена социальных льгот и гарантий
Речь не идет о гарантиях и компенсациях, предоставить которые обязывает Трудовой Кодекс.
Если работодатель производит выплаты сотруднику на основании локальных нормативных актов, оплачивая, например, проезд, медицинские услуги, питание, проживание и оказывая материальную помощь, он вправе их пересмотреть в со ст. 74 ТК РФ.
Если обязательства предоставления дополнительных льгот и гарантий зафиксированы в трудовых договорах и коллективном договоре, необходимо изменение этих соглашений, это нелегко.
Способ 20. Управление текучестью персонала
На текучесть персонала может влиять множество факторов — условия труда на рабочем месте, режим и график работы, система оплаты труда, размер заработной платы, обеспеченность работой и зависимость размера заработной платы от объема работы.
У работодателя есть возможность, не нарушая закон, «естественным образом» регулировать степень влияния тех или иных факторов на убыль персонала.
Подсказывать и приводить примеры не буду — у всех свои представления о том, как далеко можно зайти в применении этого метода.
Способ 21. Снижение затрат на обучение персонала
Затраты на обучение — непростая статья в бюджете расходов на персонал.
Можно установить лимиты затрат на подготовку одного сотрудника, можно установить приоритеты для задач обучения и развития, о которых уже говорилось в статье про 5 задач и 5 принципов корпоративного обучения, можно рассчитать, что выгоднее — учить персонал своими силами или пользоваться услугами внешних тренеров и преподавателей, можно и нужно заключать ученические договоры и соглашения об обучении.
Можно рассчитывать рентабельность обучения персонала — о правилах расчета я уже писал здесь.
Сэкономить точно не получится на обязательном обучении, которое, согласно ст. 196 ТК РФ работодатель обязан проводить, если оно является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.
В остальном право принятия решений по расходованию средств на обучение и секвестированию бюджета на обучение принадлежит работодателю.
Способ 22. Предоставление отпусков без сохранения заработной платы
Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы требуется письменное заявление работника (ст. 128 ТК РФ).
Доводы, с помощью которых можно убедить работника уйти в неоплачиваемый отпуск, могут быть самими разными — от обещаний возместить потери до менее привлекательных альтернатив из числа способов, описанных в этой статье.
Способ 23. Работа в режиме неполного рабочего времени
Если работник сам желает перейти на работу в режиме неполного рабочего времени, то с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 93 ТК РФ).
Если есть риск массовых сокращений, работодатель может вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ст. 74 ТК РФ)
Если работник не согласится, он будет уволен по сокращению численности или штата (ст. 81 п.2 ТК РФ).
Конечно, работодатель не может влиять на волеизъявление работника, но рассмотрение в ходе переговоров перспективы других решений зачастую позволяет прийти к приемлемому соглашению.
Способ 24. Использование бестарифных систем оплаты труда
Это системы оплаты труда, не привязанные к единице произведенной продукции или отработанного времени (сдельная расценка или оклад).
Например, выплата процента от заключенной сделки или премия, исчисляемая в процентах от стоимости «закрытого» контракта, «процент от выручки»
Независимо от сделок и контрактов работодатель обязан обеспечить работнику доход не менее установленного законом минимального размера оплаты труда, но бестарифные системы оплаты труда не налагают на работника обязательств, которые он обязан выполнять независимо от результатов работы.
Способ 25. Использование тарифных сеток и коэффициентов
Дифференциация размеров заработной платы работников с разным уровнем квалификации или разными условиями труда позволит избежать уравниловки.
Категории специалистов и разряды рабочих помогут избежать «переплат» и «недоплат» сотрудникам с разным уровнем квалификации и разными условиями труда.
Разумно выстроенные тарифные сетки позволят сэкономить.
Способ 26. Соглашение с работником
Вряд ли кто-либо по собственному желанию согласится на уменьшение размера заработной платы.
Но и об этом можно договориться, если действующие условия труда в любом случае не будут сохранены.
В массовом порядке вести переговоры о таких соглашениях невозможно, но для единичных случаев этот метод подходит.
Способ 27. Определения порядка формирования фонда стимулирующих выплат
В локальном нормативном акте может быть описан порядок формирования и распределения фонда оплаты труда.
Так, например, фонд оплаты труда работников бюджетных учреждения формируются на календарный год исходя из объёма лимитов бюджетных обязательств, соответственно, выплата большей суммы, чем та, что есть в фонде оплаты труда, невозможна.
В сфере государственного здравоохранения и образования, к примеру, предусмотрена процедура распределения фонда стимулирующих выплат пропорционально баллам, набранным по результатам оценки деятельности сотрудников.
Способ 28. Оценка персонала
Условием получения надбавки согласно действующей системе оплаты труда может быть обязательное прохождение оценки знаний и навыков для подтверждения уровня квалификации.
Как средство целенаправленной экономии этот способ вряд ли подходит, но как способ привязать размер заработной платы к соответствию квалификационным требованиям — вполне.
Способ 29. Индексация
Конечно, отсутствие индексации на предприятии — это административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ —
Но взыскать с работодателя суммы индексированной зарплаты, если ни коллективным договором, ни локальным нормативным актом на предприятии порядок индексации не установлен или такие документы отсутствуют, нельзя.
А еще индексация оплаты труда может быть поставлена в зависимость от финансово-экономических показателей предприятия.
Законом это не предусмотрено, но суды допускают непроведение индексации, если в локальных нормативных актах для этого предусмотрены веские основания.
Если решитесь экономить на индексации — изучите заранее судебную практику и просчитайте последствия.
Способ 30. Оптимизация режима работы
Если производственный процесс позволяет выполнять работу в вечернее и ночное время, можно сэкономить на оборудовании рабочих мест — вечером и ночью они не будут простаивать.
Еще один повод перейти на сменный график — большой объем сверхурочных выплат.
Возможно, выгоднее будет спроектировать режимы работы так, чтобы избежать сверхурочных.
Способ 31. Удаленная работа
Конечно, постановка задач, контроль и управление удаленным персоналом предъявляют высокие требования к менеджменту компании.
Тем не менее, удаленная работа позволяет сэкономить на оборудовании рабочих мест и размере заработной платы — удаленный сотрудник обойдется дешевле.
Еще один аргумент в пользу удаленных сотрудников — есть возможность нанимать соискателей, которых по разным причинам очная работа не устраивает.
Способ 32. Снижение требований к квалификации работников
Не боги горшки обжигают.
Не очень много работ, выполнению которых нужно учиться годами.
Продуманные скрипты, подробные инструкции, программы внутреннего обучения, процедуры контроля, сводящие к минимуму риски и последствия ошибок — все это позволит прекратить делать ставку на самомотивированных, высококвалифицированных и, как следствие, дорогих исполнителей.
Если производственный процесс отлажен, высококвалифицированный и дорогой персонал не нужен.
Способ 33. Отказ от корпоративных мероприятий
Если для кого-то это святое, извините.
Но если в интересах бизнеса отказаться от этих трат или перенаправить эти деньги на другие статьи затрат, возможно, результат будет заметнее, чем от развлекательной программы для сотрудников.
Способ 34. Невыплата премий из-за нарушений трудовой и производственной дисциплины
При разработке или издании новой редакции положения об оплате труда, имеет смысл в качестве приложения добавить к нему перечень нарушений трудовой и производственной дисциплины, которые могут служить основанием для снижения размера стимулирующих выплат.
Иногда проще сделать такое приложение для отдельных категорий работников (руководителей, специалистов, рабочих), чем описывать условия снижения размера стимулирующих выплат в положениях об оплате труда для каждой должности.
Способ 35. Разумное позиционирование размера вознаграждения на рынке труда
Если ваша компания может позволить себе привлекать и удерживать сотрудников бОльшим, чем среднерыночный, размером заработной платы, за вас можно только порадоваться.
Если вы осознанно установили высокий размер заработной платы ключевым специалистам, это снижение рисков для бизнеса.
Если же вы переплачиваете специалистам, замена которых не является критичной для вашего предприятия, есть повод задуматься над дифференциацией предложение для разных категорий сотрудников относительно среднерыночного размера заработной платы.
Возможно, вы найдете возможности для экономии.
Только не забудьте просчитать последствия возможной текучести персонала.
Способ 36. Исключение нестимулирующих выплат
Работнику приятно получать ежемесячные доплаты за выслугу лет или за наличие высшего образования.
Стимулирует ли эта доплата работать больше и лучше — об этом стоит задуматься работодателю.
Возможно, стоит отказаться от этих выплат и расходовать средства более эффективно.
Способ 37. Ротация персонала
Если альтернативой возможному сокращению или иным малоприятным перспективам может быть перевод сотрудников в другие подразделения и на другие должности, это может быть лучшим решение, чем увольнение.
В сочетании с запретом на прием новых сотрудников это позволит перераспределить ресурсы внутри предприятия и сэкономить ФОТ.
Способ 38. Оптимизация расходов на подбор персонала
Конечно, если ваши специалисты по подбору давно привыкли к безлимитным тарифам работных сайтов и неограниченному бюджету на рекламу вакансий, затягивать пояса будет непривычно.
Но разумно распоряжаться бюджетом на подбор персонала не так уж сложно.
О возможностях экономии можно почитать в статье 45 советов для рекрутеров.
Способ 39. Ужесточение дисциплинарной практики
Если вы не привыкли составлять служебные записки, требовать объяснения и налагать взыскания по фактам нарушений трудовой и производственной дисциплины, на первых порах вам будет нелегко.
Но возможность в одностороннем порядке принимать решение об увольнении, сотрудника, к работе которого есть замечания, того стоит.
В заключение
Наверное, есть и другие способы, позволяющие снизить затраты на персонал без негативных последствий для бизнеса компании.
Узнаю — с удовольствием поделюсь.
И еще совет — независимо от того, каким способом вы воспользуетесь — советуйтесь до принятия решения с юристами и финансистами.
Иногда даже спорное с точки зрения правоприменительной практики решение может оказаться выгодным даже в случае оспаривания его в ходе индивидуальных трудовых споров.
А вообще лучше решать более приятные задачи, например, как потратить на персонал доходы предприятия.
Искренне желаю всем такой интересной работы.
Автор: Денис Карандашев
Посмотреть программы обучения раздела
Кадровое делопроизводство и трудовое право
Посмотреть услуги раздела
Трудовые споры Кадровое делопроизводство
Читать статьи раздела блога HR-ПРАКТИКА
Трудовое право
Получайте свежие статьи по почте
hr-praktika.ru
Пути снижения затрат на предприятии
Многие компании уделяют особое внимание вопросу сокращения издержек. Экономисты рассматривают возможность снижения затрат как при планировании показателей деятельности на следующий год, так и на уровне топ-менеджеров. Но, тем не менее, издержки являются необходимым условием деятельности любой организации. У каждой компании разные методы их сокращения. Некоторые руководители снижают расходы по бюджетным статьям, другие — принимают принципиальные решения об избавлении от непрофильных активов, разделении бизнеса. Рассмотрим же основные методы сокращения издержек на предприятии.
Системный подход снижения затрат
Хаос и стихийность в управлении обязательно приведут к краху предприятия. Системный подход снижения затрат заключается в следующем.
Первое — это строгая финансовая дисциплина и организация учета. Как правило, за сокращение издержек организации отвечает руководитель и финансовый директор или главный бухгалтер. Финансовый план на будущий год, утвержденный в конце текущего года, является основой основ в регуляции всех денежных потоков компании. Только строгое соответствие его утвержденным параметрам гарантирует дисциплину и учет финансовых потоков. Все в компании обязательно должно учитываться и анализироваться. Каждая служба на предприятии должна отчитываться в строго определенные сроки и по установленным формам, при этом отчеты составляются как по расходам, так и по доходам. Чтобы по максимуму сократить штрафные санкции, программы по сокращению издержек включают оперативную работу по заработной плате сотрудникам, поставщикам за сырье и материалы.
Если же компания получила отрицательный результат, то его нужно коллегиально обсудить и наметить соответствующие меры, чтобы в дальнейшем этот опыт не повторился, издержки были сокращены. Необходимо с особой тщательностью проанализировать все дефекты, брак, затраты на переделки, так как эти факты могут привести не только к перерасходу денежных средств, но и к потере времени, снижению репутации компании и бренда на рынке. Анализ потерь рабочего времени связан с ростом издержек обращения. Сотрудники получают заработную плату за сорок часов в неделю полноценной работы, а не за то, что они устраивают чаепития, перекуры и посещают социальные сети в рабочее время. Эффективным методом выявления таких потерь является фотография рабочего дня.
Росту дисциплины также способствуют регулярные и внезапные проверки. Чтобы предприятие смогло эффективно снижать расходы, нужно их постоянно контролировать. Разработке планов по снижению затрат помогают выявление недостач, естественной убыли и технологических потерь. Для выявления и пресечения потерь компании, следует использовать такие инструменты, как ревизии, переучеты, инвентаризации, акции «тайный клиент». Главной целью комплексных проверок является выявление источников непланируемых расходов и разработка планов по снижению издержек на предприятии. С помощью таких планов можно выявить не только слабые места в структуре и развитии компании, но и усилить финансовую дисциплину во всех подразделениях предприятия.
Реализация этих планов в установленные сроки поможет сократить затраты на предприятии, тем самым увеличив ее прибыль.
Способы снижения затрат на предприятии
В зависимости от сроков существуют такие методы сокращения издержек: экспресс-сокращение (в течение нескольких дней), быстрое сокращение (в течение нескольких недель или месяцев) и планомерное сокращение (на протяжении нескольких лет). В первом случае в основном сокращают затраты на отдых руководящих сотрудников, обучение сотрудников за рубежом, приобретение бесплатных билетов на развлекательные мероприятия. Помните, что при таком методе могут быть ликвидированы только те затраты, которые изначально компания осуществляет из средств чистой прибыли и которые не относятся к себестоимости. Еще следует пересмотреть затраты на обучение сотрудников и затраты на приглашение внешних экспертов. Некоторые изменения могут касаться и технологии производства. Например, частично сокращен персонал (но при этом затраты сократятся только через 5 месяцев, так как при сокращении штата работники имеют право на получение до пяти окладов).
Для более быстрого сокращения могут быть разработаны отдельные планы, например, проводятся конкурсы для выбора наиболее оптимальных поставщиков.
Кроме того, могут быть предусмотрены мероприятия, позволяющие сократить следующие виды издержек. Итак, для начала следует ввести программы экономии электроэнергии (например, следить за тем, чтобы сотрудники выключали свет и неиспользуемое оборудование). Также желательно ограничить освещение помещения и территории в темное время суток (до технологически необходимого). Нужно к тому же перейти на экономическое освещение (энергосберегающие лампы) и оборудование (например, внедрение автономных компрессоров может окупиться в течение года).
Экономия на транспорт предусматривает ограничение количества служебных машин. Рекомендуется также рассмотреть вопрос о передаче на аутсортинг автотранспортной компании функций автотранспортного цеха. Можете еще пригласить профессионального логиста для консультации по минимизации транспортных расходов.
Необходимо предусмотреть затраты на телекоммуникации. Для этого следует сократить список сотрудников, которым оплачивается мобильная связь, а также установить для каждого лимит по расходам. Желательно ограничить число телефонов, которые позволяют вести международные переговоры, обязать работников пользоваться услугами IP-телефонии. Кроме того, необходимо ограничить число компьютеров с доступом в интернет (конечно, если компания не связана с информационным или консультационным бизнесом). Еще на сервере компании можно установить программу, которая будет фильтровать трафик по ключевым словам, а также заблокировать популярные развлекательные сайты. Рекомендуется заключить договор с одной из крупных телекоммуникационных компаний о пакетном обслуживании. Это очень важно, поскольку небольшие компании обычно выставляют более высокие тарифы своим клиентам. Можно снизить затраты на информационные технологии. Прежде всего, нужно централизовать подписку на газеты и журналы. Рекомендуется принять решение о стандартизации компьютерного оборудования и программного обеспечения в компании. Кроме того, следует провести инвентаризацию баз данных и прочих источников деловой информации, упорядочить приобретение этой информации.
Как видите, чтобы снизить затраты на предприятии необходимо принять различные меры и на различных уровнях. Только комплексный подход позволит эффективно уменьшить затраты. Также нужно учитывать, что если принимать меры по снижению какого-то одного вида издержек, это не приведет к желаемому результату. Пожалуй, самым сложным вариантом снижения издержек является сокращение штата или численности. Такие меры можно принимать исключительно в крайнем случае. Комплекс мероприятий поможет не только снизить размеры издержек, но и повысить эффективность компании в целом.
bizsovet.com
15 методов оптимизации затрат на персонал
Расходы на персонал занимают солидную долю в общей структуре. Мы подготовили для вас способы оптимизации затрат на персонал, которые помогут уменьшить расходы компании в целом. Однако перед тем, как претворять эти решения в жизнь, обсудите с юристом, как их лучше оформить.
1. Снизьте зарплаты. Это самый очевидный способ оптимизации затрат на персонал. Если заработные платы в компании выше рыночных, сократите их на 10 процентов. Вряд ли сотрудники найдут предложение выгоднее: зарплаты на рынке упали, а конкуренция за рабочие места возросла. Например, можно уменьшить фиксированную часть зарплаты и увеличить ее переменную часть. Решение реально внедрить за месяц. Но прежде обоснуйте коллегам его необходимость. Урезать выплаты надо и руководителям. С этим высококлассные специалисты могут не согласиться, поэтому будьте готовы к увольнениям.
Пример
Учредителю не понравилось, что зарплату урезали всем, кроме IT-директора. Со следующего месяца решили сократить выплаты и ему. Но IT-директор завершил за месяц интересный ему проект и уволился.
2. Сократите рабочее время. Тогда пропорционально снизятся и расходы на оплату труда. Но сохраните сотрудникам прежний объем работы. Они успеют все сделать за меньшее время. Оформить эту идею можно за несколько дней, а эффект почувствуете в том же месяце.
Пример
На заводе ввели однодневную рабочую неделю. Зарплаты рабочих сократились. Уволились единицы, большинство надеялись на улучшения.
3. Отправьте сотрудников в отпуск за свой счет. Еще один вариант сокращения расходов на персонал. Если прогнозируете убытки, предложите коллегам взять неоплачиваемый отпуск. Навязать его вы не можете. Объясните им, что это решение лучше увольнения. Если они согласятся, то внедрить решение можно за день.
4. Переведите сотрудников на удаленную работу. Этот способ сокращения затрат на персонал можно применять не всегда. Не все одинаково эффективно смогут работать в домашнем режиме. Верните в офис тех, кому комфортнее в коллективе. Отработать новый формат можно за три месяца. Эта идея позволит не только сэкономить, но даже заработать. Вы сократите офисные расходы и высвободите лишнее помещение, которое можно сдать в аренду.
5. Привлекайте фрилансеров на пике сезона. Подобрать опытных специалистов на временные работы сейчас просто, поскольку многие компании сокращают персонал. С лучшими фрилансерами договоритесь о работе во время будущих пиков. Тогда не придется тратить ресурсы на их новый поиск. Экономию вы будете видеть только в высокий сезон. Но идея поможет в деле сокращения расходов на персонал.
6. Введите единую тарифную систему с региональными коэффициентами. Чтобы внедрить это решение во всей группе, вы потратите около года. Зато так вы сэкономите на повышении зарплаты отдельным специалистам и оптимизируете затраты на персонал.
7. Внедрите KPI. Этот метод оптимизации затрат на персонал подойдет для руководителей среднего звена, продавцов и специалистов, занятых в проектах. Я не поддерживаю KPI для бухгалтеров и финансовых специалистов. Они 80 процентов времени тратят на регламентированную работу.
Пример
Компания связала бонус главного бухгалтера с суммой сэкономленных налогов. В итоге он не хотел рисковать с их оптимизацией, чтобы не нарваться на штраф налоговиков.
Разработать и внедрить систему KPI можно за 12 месяцев. Эффект от усилий по оптимизации затрат на персонал вы ощутите спустя первый цикл работы на основе KPI.
8. Пересмотрите выплату премий. Еще один метод сокращения расходов на персонал – уменьшить размер премий или отменить их всем сотрудникам, если компания не достигла норм прибыли или EBITDA. Следуйте этому правилу, даже если сотрудник выполнил личные KPI. Поясните персоналу, что если компания не заработала прибыль, то источника на выплату бонусов нет. Работать по новой схеме начните со следующего периода, за который выплачиваете премию.
9. Минимизируйте командировочные расходы. В вопросе оптимизации затрат на персонал очень помогает сокращение количества командировок, ведь многие вопросы можно решать с помощью средств связи. Упраздните понятие «бизнес-класс» и введите нормы на стоимость проезда и проживания. Снизьте до минимальных суточные. Контролируйте авансовые отчеты на предмет того, как работники соблюдают нормы расходов. Сумму сверх лимита сотрудник покроет из личных средств. Разработать и внедрить правила реально за месяц.
10. Временно отмените соцпакет. Но сроки оговорите с персоналом. Так вы сэкономите на расходах на питание, медстраховке, компенсации стоимости бензина, путевок в санатории и детские лагеря и т. п. От подарков к праздникам и корпоративов тоже пока откажитесь.
11. Заморозьте расходы на обучение. Да, для сокращения расходов на персонал придется прибегнуть и к такому способу, как сокращение расходов на обучение. Откажитесь оплачивать программы MBA, языковые курсы, заграничные конференции. Не проводите корпоративные тренинги от гуру семинаров, которые сотрудники посещают без конкретной цели или не в рамках программы обучения. Обратите внимание на бюджетные или бесплатные варианты обучения.
Пример
Я часто выступаю в качестве спикера на профессиональных конференциях. Так я узнаю новые тренды, перенимаю опыт и технологии, завожу полезные контакты. А моя компания экономит на оплате моего участия.
Пообщаться с коллегами бесплатно или за небольшой членский взнос можно в рамках профессиональных ассоциаций и клубов.
Мероприятия для своих клиентов проводят также банки и провайдеры. На них много рекламы, но полезной информации тоже достаточно. Мотивируйте сотрудников проводить внутренние тренинги: предоставляя информацию коллегам, они сами ее лучше усваивают.
12. Увольте лишних сотрудников. Для оптимизации затрат на персонал проведите бенчмаркинг с другими игроками отрасли по численности персонала. Компании с годами обрастают лишними сотрудниками, производительность которых не оценивают. Они отвлекают других работников, без пользы занимают телефонные линии и увеличивают нерабочий интернет-трафик. Это очень поможет сократить расходы на персонал.
13. Централизуйте повторяющиеся функции. Можно передать такие функции общему центру обслуживания с более дешевым персоналом и подписать соглашение об оказании услуг с головной компанией. Но такие общие центры обслуживания на отдельном балансе подойдут крупным компаниям. Среднему бизнесу можно ограничиться централизацией обслуживающих функций в одном подразделении. Чтобы централизовать функции, сначала оптимизируйте бизнес-процессы. Для этого проанализируйте, из каких задач и операций состоит рабочий день сотрудников: от руководителей до рядовых исполнителей. Это касается не только производственного персонала. Текучки много в бухгалтерии, финансовом отделе и отделе обслуживания клиентов. Затем проведите хронометраж повторяющихся операций. Фиксирование рабочего дня не всегда помогает обрисовать реальную картину: люди с перепугу начинают работать крайне активно, что не соответствует их обычному ритму. Лучше пусть сотрудники сами в течение трех дней записывают, что сделали. Запустите также автоматические настройки в системах — так вы увидите, сколько времени человек провел в той или иной программе и что он делал. Сопоставив данные из этих трех источников, вы составите картину загрузки персонала. Затем нормируйте повторяющиеся операции по качеству и времени их выполнения.
Внедрение идеи займет около года. Зато вы увидите эффект от оптимизации затрат на персонал, когда сэкономите до 30 процентов фонда оплаты труда.
14. Обновите оргструктуру. Проверьте, не устарела ли оргструктура компании, не образовались ли промежуточные звенья и руководители без подчиненных. Оцените ее с позиции финансовой структуры, которую вы ежегодно пересматриваете. Возможности для сокращения затрат на персонал скрыты на стыке ответственности сотрудников.
15. Научите сотрудников относиться к активам компании как к собственным. Проводите соревнования за лучшую идею по экономии, используйте настенную агитацию и рассылайте электронные обращения. Возмущаться и игнорировать распоряжения будут 10 процентов сотрудников. Но еще 10 процентов будут действовать правильно и без вашего участия. А вот на 80 процентов сотрудников вы можете повлиять. Финансовый директор управляет с точки зрения эффективности не только департаментом финансов, но и всей компанией. Эффект этой идеи оптимизации затрат на персонал вы почувствуете не сразу, зато он долгоиграющий.
Методические рекомендации по управлению финансами компании
fd.ru
