Графики сменности и работ: на что обратить внимание (Никурадзе А.). Оптимизация графика сменности

на что обратить внимание (Никурадзе А.)

График сменности применяется лишь в тех организациях, где осуществляется непрерывный производственный процесс. Нередко работодатели упускают из вида данный факт и вводят режим ошибочно. Давайте разберемся, в каких случаях мы применяем график сменности, а когда мы должны составлять графики работ.

Отличие графиков сменности от графиков работ

Сменная работа - это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Из данного определения следует, что режим работы предусматривает постоянный, безостановочный процесс. При такой работе необходимо составлять графики сменности, в которых будут прописываться чередование смен (выхода работника на работу) и предоставление выходных дней.

Согласно ст. 103 ТК РФ обязательными требованиями при сменной работе являются:

- составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;

- учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;

- ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

Таким образом, если работодателем применяются графики сменности, то вышеперечисленные требования должны быть им соблюдены.

Примечание. Про суммированный учет рабочего времени читайте в ближайших номерах.

Если же в организации предусмотрен такой режим работы, когда работники выполняют свои трудовые обязанности на протяжении одного дня, но при этом не сменяются другими работниками (например, чередование рабочих дней два через два), то такой режим работы не может квалифицироваться как сменная работа и в этом случае требуется график работ, а не график сменности.

К графику работ на законодательном уровне не установлено каких-либо требований по срокам ознакомления, также нет необходимости в учете мнения представительного органа работников. Работодателю необходимо только соблюдать установленную продолжительность рабочего времени и предоставлять работникам междусменный и еженедельный отдых в установленных законом нормах.

Требования к графикам

Основными требованиями как при составлении графика сменности, так и при составлении графика работ являются:

1) соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;

2) предоставление времени отдыха.

В итоге в графиках необходимо предусмотреть следующее:

1) время начала и окончания работы в день или смену;

2) продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки;

3) количество рабочих и выходных дней (в графике сменности обязательно нужно предусмотреть чередование рабочих и нерабочих дней). Напоминаем: в соответствии со ст. 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 часов;

4) время междусменного отдыха, а также время перерывов для отдыха и питания в соответствии со ст. 108 ТК РФ. Перерывы для отдыха и питания предоставляются работнику в течение рабочего дня (смены) продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, которые в рабочее время, как правило, не включаются. При этом по нормам МР 2.2.9.2311-07 "Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации" перерывы для отдыха и питания должны предоставляться через четыре часа работы. Если работнику установлен 12-часовой рабочий день, то у него должны быть как минимум два перерыва для отдыха и питания не менее 30 минут каждый <1>.

--------------------------------

<1> Необходимое количество перерывов для отдыха и питания отдельных работников следует определять со специалистом по охране труда в зависимости от установленных СанПиН и методологических рекомендаций.

На что обратить внимание

Важным моментом при составлении графика является недопустимость его разработки с заведомо предусмотренной переработкой или недоработкой. Меньшее количество часов работы, чем установлено нормой, или, наоборот, большее по факту возможны, это не является нарушением. Главное - произвести правильно оплату исходя из требований ст. 155 или ст. 152 ТК РФ соответственно.

При этом допустимо отклонение в ту или другую сторону в пределах одного-двух рабочих дней или смены, так как включить в учетный период четное количество часов не всегда представляется возможным. Законодательно подобная возможность (превышение или уменьшение нормы часов в пределах одного рабочего дня (смены)) не предусмотрена. Такой вывод сделан исходя из инспекционной практики. Если работодатель разрабатывает график описанным выше способом и оплачивает работнику переработки или недоработки в установленном порядке, то риск привлечения работодателя к ответственности практически отсутствует.

Также при разработке графиков (и работ, и сменности) работодателю необходимо учитывать, что продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Частью 2 ст. 95 ТК РФ установлено, что в непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Еще сокращенная продолжительность рабочего дня или смены устанавливается для работы в ночное время. В этом случае рабочее время должно быть сокращено на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ). Однако необходимо иметь в виду: если работник принят исключительно для работы в ночное время или для него предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени, указанное выше правило на него не распространяется.

Обратим внимание и на срок, на который целесообразнее утверждать графики. Стоит отметить, что график сменности лучше составлять на один-два месяца вперед, так как при необходимости внести в него изменение на практике возникают определенные трудности. Например, работодатель разработал график на год вперед и ознакомил работников с ним. Но спустя месяц кто-то из работников заболел, кто-то решил сменить место работы и т.д. Следовательно, работодателю необходимо перестраивать график, внося в него корректировки. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора возможно только с письменного согласия работника. Опять же с графиком сменности работники должны быть ознакомлены не позднее одного месяца до его введения.

Таким образом, работодатель разрабатывает график заново, работники с ним знакомятся и через месяц все снова работают в штатном режиме. До вступления графика сменности в силу работодателю придется закрывать "дыры" с помощью привлечения других сотрудников к работе в выходные дни. Так как в случае, если один работник заболел и его необходимо заменить, а у другого работника по графику выходной, без его согласия и оплаты рабочего времени в двойном размере работодатель не вправе привлечь его к работе.

Стоит отметить, что привлечение работника к труду в течение двух смен подряд запрещено (ч. 5 ст. 103 ТК РФ). При этом до момента выхода работника-сменщика допускается привлечение к сверхурочной работе того работника, у которого была предыдущая смена, если работа не допускает перерыва. Данное основание для привлечения работника к сверхурочным работам не предполагает, что он будет работать вторую смену полностью. Однако на период, пока работодатель вызовет заменяющего работника, сотрудник, отработавший смену, остается на работе до его прихода.

Вносим изменения в график

Что же делать, если работники не согласятся на изменения в графике? Здесь работодателю приходит на помощь ст. 74 ТК РФ. Однако работодателю необходимо обосновать вносимые изменения в режим работы сотрудников. Более того, требуются не просто причины, влекущие за собой изменения, а причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).

Применение ст. 74 ТК РФ также усложняется тем, что работники должны быть уведомлены о внесенных изменениях и их причинах не позднее чем за два месяца. То есть сроки введения нового графика существенно удлиняются.

Из вышесказанного следует, что, разрабатывая график сменности, лучше знакомить работников с графиком на один месяц вперед, а при необходимости внесения изменений в график сменности руководствоваться ст. ст. 72 и 74 ТК РФ в зависимости от ситуации.

Такой же порядок внесения изменений предусматривается для графика работ (так как он также является одним из элементов режима работы). Единственное отличие состоит в том, что если сотрудники согласны трудиться по новому графику работ, то нет необходимости ждать месяц, они приступают к работе по новому графику хоть на следующий день. Что касается периода, на который рекомендуется разработка графика работ, то в связи с отсутствием требований в нормах права работодатель сам определяет, будет ли это график работ на день, неделю, две недели, месяц или квартал. Все зависит от специфики работы организации, возможности запланировать режим работы на больший промежуток времени, вероятности форс-мажорных обстоятельств и многого другого. В данном вопросе компания вправе решать исключительно в своих интересах.

Для более точного понимания порядка составления графика сменности разберемся с этим на примере.

Пример. В организации установлена сменная работа (безостановочное производство). Введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом два месяца. Работники осуществляют свою трудовую деятельность в четыре смены, где дневная смена составляет 11 часов работы, а ночная - 10 часов. При этом работа в предпраздничный день не сокращается на один час.

Работники в дневную смену работают с 8:00 до 20:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 30 минут (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):

- с 12:00 до 12:30;

- с 16:30 до 17:00.

Работники в ночную смену работают с 20:00 до 08:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 1 часу (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):

- с 00:00 до 01:00;

- с 05:00 до 06:00.

Посмотрим на графики за апрель и март 2015 г. ниже.

Из приведенного примера видно, что работник 1 отработал 326 часов за учетный период, работник 2 - 325 часов, работник 3 - 315 часов, а работник 4 - 316 часов. При этом норма часов в учетном периоде составила 318 часов. В приведенных графиках смены составлены в пределах отклонения от нормы, не превышающей одну рабочую смену.

Исходя из данного примера работник 1 и работник 2 должны получить оплату сверхурочных часов, а работник 3 и работник 4 - доплату до установленной нормы.

Таким образом, при разработке графиков работодателю необходимо:

1) определить, является ли установленный режим работы в организации сменным:

- если сменяемости в организации нет, то разрабатывать график работ, снимая с себя обязанность по ознакомлению с ними работников за месяц, и учитывать мнение представительного органа работников;

- если же в организации не может быть перерывов в работе, то работодатель должен учитывать сроки ознакомления и мнение представительного органа работников. При отсутствии данного органа на графике рекомендуется проставлять отметку следующего содержания: "На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан" <2>;

2) соблюсти продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки;

3) предусмотреть время начала и окончания работ в день или смену с учетом нерабочих праздничных дней, работы в ночное время;

4) предусмотреть чередование рабочих и выходных дней с соблюдением установленных норм еженедельного отдыха работников;

5) предоставлять время междусменного отдыха, а также время перерывов для отдыха и питания в соответствии с установленными нормами.

<2> Данное требование следует из инспекционной практики.

xn----ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai

Подбор оптимального графика работы персонала

Решить задачу оптимизации - подбор оптимального графика работы для работников с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными подряд. График работы должен обеспечивать требуемый уровень обслуживания при наименьших затратах на оплату труда.

Цель - минимизация расходов на оплату труда.

Изменяемые данные - число работников в группе.

Ограничения:

- число работников не может быть отрицательным;

- число работников должно быть целым числом;

- число ежедневно занятых работников не должно быть меньше ежедневной потребности.

Создайте модель как на рис.1.

В ячейке D11 наберите формулу =СУММ(D3:D9), D15 – 400, в D16 - формула =D11*D15.

В диапазоне F3:L9 цифра 1 означает, что день рабочий, 0 – выходной.

В ячейке F11 наберите формулу

=$D$3*F3+$D$4*F4+$D$5*F5+$D$6*F6+$D$7*F7+$D$8*F8+$D$9*F9

и распространите ее на все дни недели до столбца L включительно.

В 13-й строке (Всего требуется) запишите значения правых частей ограничений: h23 - 15, I13 - 14, J13 - 16, K13 - 18, L13 – 23 (рис.1).

Рис.1.

Запустите режим Поиск решения. Целевая ячейка - $D$16 (рис.2), выбрать вариант минимальному значению (цель задачи - минимизация расходов на оплату).

Изменяемые ячейки: $D$3:$D$9 (изменяемые данные - число работников в группе).

Ограничения:

$D$3:$D$9>=0,

$D$3:$D$9=целое,

$F$11:$L$11>=$F$13:$L$13.

Во вкладке Параметры установите Линейная модель. ОК, Выполнить. Сохраните найденное решение.

Решение обратной задачи «Как сделать, чтобы?» (подбор параметра)

Позволяет определять значения входных параметров модели, обеспечивающих достижение поставленной цели – достижение определенного значения одного из результирующих показателей модели.

Решите обратную задачу: определение штатного расписания фирмы с использованием режима «Подбор параметра».

Известно (рис.1), что в штате фирмы состоит: 6 курьеров; 8 младших менеджеров; 10 менеджеров; 3 заведующих отделами; 1 главный бухгалтер; 1 программист; 1 системный аналитик; 1 генеральный директор фирмы. Общий месячный фонд зарплаты составляет 250000 р.

Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы. Каждый оклад является линейной функцией от оклада курьера, а именно: зарплата =Аi*х+Вi, где х — оклад курьера; Аi, и Bi — коэффициенты, показывающие: Ai — во сколько раз превышается значение х; Bi— на сколько превышается значение х.

Рис. 1. Исходные данные

Порядок решения

Выделите отдельную ячейку D3 для зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты задайте с учетом этого. В ячейку D3 временно введите произвольное число.
В столбце D введите формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для ячейки D6: =В6*$D$3+С6.
В столбце F задайте формулу расчета заработной платы всех работающих в данной должности. Например, для ячейки F6: =D6*Е6.

В ячейке F14 вычислите суммарный фонд заработной платы фирмы.

Произведите подбор зарплат сотрудников фирмы для суммарной заработной платы, равной 250000 р. (Сервис - Подбор параметра). Для этого (рис.2):

в поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку F14;

в поле Значение наберите искомый результат 250000;

в поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на изменяемую ячейку D3 (зарплата курьера), ОК.

Рис.2.

Произойдет обратный расчет зарплаты сотрудников по заданному условию при фонде зарплаты 250000 р.

Присвойте рабочему листу имя «Штатное расписание_1».

studfiles.net

20.Критерии и возможные причины оптимизации календарных графиков (сетевых графиков). Оптимизация графиков по «Времени» и «Трудовым ресурсам».

Построение и расчет сетевого графика осуществляется исходя из предполагаемого надежного обеспечения каждой работы необходимыми ресурсами. В процессе практической реализации решений заложенных в график могут возникать ситуации, когда обеспеченность теми или иными ресурсами по тем или иным причинам может не соответствовать графику и, соответственно, которые могут оказать влияние на фактический ход выполнения работ.

В связи с этим разработанный график может быть проанализирован по следующим критериям:

- по времени;

- по трудовым ресурсам;

- по строительным машинами и механизмам;

- по материалам;

- по стоимости;

- по другим критериям.

Оптимизация графика по критерию «время».

Оптимизация (корректировка) графика по критерию «время» должна осуществляться в том случае, если длина критического пути (продолжительность строительства) больше договорных сроков, или не устраивает заказчика.

Учитывая то обстоятельство, что критический путь это последовательное выполнение определенных критических работ, сократить длину критического пути это значит сократить продолжительность выбранных критических работ. Как правило, для решения проблемы выбираются наиболее продолжительные работы.

После выбора работы задача сводится к оценке способов, за счет которых можно сократить продолжительность.

Существуют следующие подходы для решения задачи:

- за счет перераспределения трудовых ресурсов на этапе разработки сетевой модели и графика;

- за счет внедрения мероприятий, обеспечивающих повышение производительности труда при выполнении выбранной работы;

- за счет переброски трудовых ресурсов с работ, имеющих запасы времени и выполняемых одновременно с сокращаемой;

- за счет изменения проектных решений.

Рассмотрим на примере.(См рис а,б)

Оптимизация сетевого графика по критерию «трудовые ресурсы»

Оптимизация сетевого графика по критерию «трудовые ресурсы» должна осуществляться в тех случаях если:

Реально имеющееся количество трудовых ресурсов меньше, чем предусмотрено сетевым графиком.
Коэффициент неравномерности движения трудовых ресурсов не удовлетворяет нормативным требованиям.

До принятия решения о необходимости оптимизации графика по этому критерию необходимо построить графики движения (потребности ) трудовых ресурсов, которые и будут отражать динамику потребности по соответствующим календарным периодам и сменам.

Построение графиков движения трудовых ресурсов

В первую очередь строится график потребности расчетного (явочного) числа рабочих в сутки. Расчетная численность – это то число рабочих, которое должно выходить на работу в каждую из смен для выполнения этой работы за предусмотренное количество времени.

Затем строится график движения расчетного числа рабочих по каждой смене. Построение соответствующих графиков движения трудовых ресурсов осуществляется сложением количества рабочих, занятых на выполнении работ в течение суток или соответствующих смен в каждый из рабочих дней.

Учитывая то, что рабочие могут заболеть, совершить прогул, выполнять какие-либо обязанности с разрешения администрации, уйти в отпуск и т.д., дополнительно следует построить график списочной потребности в трудовых ресурсах. Списочное количество – это такое количество рабочих, какое следует нанимать, чтобы с учетом перечисленных выше причин невыходов в каждый день имелось расчетное количество рабочих. Исходя из того, что невыходы по различным причинам могут составить 10-20%, соответственно на эту величину списочное количество рабочих в сутки должно быть больше.

Назначение графиков следующее:

по графику списочной численности осуществляется набор кадров;
на максимальную численность осуществляется расчет площади соответствующих временных сооружений;
по соответствующим графикам можно оценить степень достаточности трудовых ресурсов и заранее принимать меры для устранения возможного дефицита рабочих (оптимизация графика).

График движения расчетного числа рабочих в сутки также рекомендуется оценить коэффициентом неравномерности:

, – макс. расчетное кол-во рабочих в сутки,

–среднее число рабочих в сутки.

, где – общая трудоемкость стр-ных работ в чел.-днях,

–длина критического пути в днях.

Физический смысл значения коэффициента неравномерности заключается в следующем.

Чем меньше значение коэффициента, тем больший период времени на строительной площадке будет находиться максимальная численность рабочих, выполняющих предусмотренные КП работы. Это в свою очередь будет свидетельствовать о том, что временные сооружения будут в течение этого времени максимально использоваться по назначению.

Чем больше значение коэффициента, тем короче площадка с максимальной численностью рабочих на графике движения рабочих. А это в свою очередь приведет к тому, что бытовые помещения, рассчитанные на такую максимальную численность, не будут использоваться по назначению на 100%.

Допустимая величина коэфф. неравном. движения рабочей силы составляет 1,5-1,75.

В то же время следует отметить, что в случаях, когда каждая бригада будет иметь закрепленные за ней передвижные временные сооружения, которые будут перемещаться одновременно с бригадой с объекта на объект, этот коэффициент может не определяться, так как потеряет свое значение.

Рис. а. Пример расчета сетевого графика (вариант №1)

Рис б. Сетевой график оптимизированный по критерию «Время»

Рис в. График движения трудовых ресурсов до и после оптимизации.

studfiles.net

Как производится корректировка графика работы? | Вопросы подписчиков

Табель учета рабочего времени и график рабочего времени за соответствующий период должны совпадать. Как быть если в течении текущего месяц работник заболел, убыл в командировку? Допскается ли корректировка графика работы, ведь его мы составляем за 1 месяц в соответствии с ТК РФ? Спасибо.

Ответ на вопрос:

Корректировать график не нужно.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Читать статью

Часы отсутствия работника с суммированным учетом рабочего времени на рабочем месте в учетном периоде в случаях, предусмотренных законодательством (отпуск, временная нетрудоспособность и т. д.), или время нахождения в командировке не должны им в дальнейшем отрабатываться. Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов, пропущенных работником по графику его работы.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Должен ли сотрудник отрабатывать время нахождения в отпуске или на больничном при суммированном учете рабочего времени?

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нет, не должен.

Трудовым законодательством не предусмотрена обязанность сотрудника отрабатывать время, в течение которого он отсутствовал на работе по законным основаниям.

Часы отсутствия работника с суммированным учетом рабочего времени на рабочем месте в учетном периоде в случаях, предусмотренных законодательством (отпуск, временная нетрудоспособность и т. д.), не должны им в дальнейшем отрабатываться. Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов, пропущенных работником по графику его работы.*

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 13 октября 2011 г. № 22-2/377333-782. Такую позицию подтверждает и судебная практика (см., например, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 25 декабря 2013 г. № 33-8309/2013).

Из ответа «Как вести учет рабочего времени»

2. Ответ: Нужно ли при суммированном учете уменьшать норму рабочего времени сотрудника за учетный период, если он был в командировке?

Да, нужно.

По общему правилу норму рабочего времени уменьшают при отсутствии сотрудника на работе (например, во время прохождения обязательного медосмотра, болезни и т. п.) (письмо Минздравсоцразвития России от 13 октября 2011 г. № 22-2/377333-782).

В период командировки человек выполняет не свою трудовую функцию, а служебное поручение работодателя вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть фактически отсутствует на рабочем месте. Поэтому есть основания уменьшить норму рабочего времени. Аналогичные разъяснения даны в письме Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

Вместе с тем, при подсчете фактического количества отработанных часов (для сравнения их с нормой рабочего времени и определения сверхурочных) время командировки не учитывается. Объясняется это тем, что за период командировки сотруднику не выплачивается зарплата, а сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Пример подсчета количества отработанных часов. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц

Сотрудник «Альфы» Ю.В. Колесов работает по графику два через два по 10 часов в день. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц.

Плановый график работы Колесова на июнь 2013 года выглядит следующим образом.

Дата	01.06.	02.06.	03.06.	04.06.	05.06.	06.06.	07.06.	08.06.	09.06.	10.06.
Код в табеле	Я	Я	В	В	Я	Я	В	В	Я	Я
Кол-во часов	10	10			10	10			10	10
Дата	11.06.	12.06.	13.06.	14.06.	15.06.	16.06.	17.06.	18.06.	19.06.	20.06.
Код в табеле	В	В	Я	Я	В	В	Я	Я	В	В
Кол-во часов			10	10			8	10
Дата	21.06.	22.06.	23.06.	24.06.	25.06.	26.06.	27.06.	28.06.	29.06.	30.06.
Код в табеле	Я	Я	В	В	Я	Я	В	В	Я	Я
Кол-во часов	8	10			8	10			8	9

Норма рабочего времени в июне по производственному календарю составляет 151 час. Плановый график работы Колесова был составлен так, чтобы норма рабочего времени за учетный период (июнь) превышена не была. Поэтому время работы в некоторые рабочие дни сокращено до восьми и девяти часов. Таким образом, время работы сотрудника по плановому графику за июнь составило 151 час.

С 1 по 7 июня сотрудника направили в командировку. Руководитель приказ о привлечении к работе в выходной день в командировке не издавал. В командировке Колесов работает по графику организации, в которую он командирован. Однако при расчете среднего заработка, положенного сотруднику за время командировки, берется то количество часов, которое он должен был бы отработать, находясь в эти дни на рабочем месте (т. е. часы по плановому графику).

В пути к месту командировки и обратно Колесов находился 1 и 7 июня. 7 июня для этого сотрудника является выходным днем. Дни нахождения в пути в выходной день в целях расчета зарплаты приравниваются ко дню работы в выходной.

Время работы в выходной день в данном случае определяют от момента отправления транспортного средства до окончания соответствующих суток. Это время составило девять часов.

Оставшееся после командировки время в июне (с 8 по 30 июня включительно) Колесов отработал по плановому графику.

Данные по отработанному Колесовым времени (с учетом командировки) представлены в таблице.

Дата	01.06.	02.06.	03.06	04.06	05.06	06.06	07.06	08.06	09.06	10.06
Код в табеле	К	К	К	К	К	К	РВ	В	Я	Я
Кол-во часов	10	10			10	10	9		10	10
Дата	11.06	12.06	13.06	14.06	15.06	16.06	17.06	18.06	19.06	20.06
Код в табеле	В	В	Я	Я	В	В	Я	Я	В	В
Кол-во часов			10	10			8	10
Дата	21.06	22.06	23.06	24.06	25.06	26.06	27.06	28.06	29.06	30.06
Код в табеле	Я	Я	В	В	Я	Я	В	В	Я	Я
Кол-во часов	8	10			8	10			8	9

Специалист службы персонала рассчитал норму рабочего времени Колесова в июне. Для этого из нормального количества рабочих часов по производственному календарю (151 ч) специалист вычел планируемое время работы сотрудника в период командировки (как если бы с 1 по 7 июня включительно Колесов находился на своем рабочем месте, а не в командировке).

Новая норма рабочего времени равна:

151 ч – (10 ч × 4 дн.) = 111 ч

Количество часов, фактически отработанных сотрудником после возвращения из командировки (с 8 по 30 июня включительно), также составляет 111 часов. Это значение не превысило норму рабочего времени за месяц. Значит, доплата за сверхурочную работу Колесову не положена. Время работы (111 ч) будет оплачено исходя из оклада сотрудника.

Время работы в командировке (включая дни приезда и отъезда) составило 49 часов, из которых: – 40 часов будут оплачены исходя из среднего заработка; – 9 часов будут оплачены как работа в выходной день.

Из ответа «Как вести учет рабочего времени»

06.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Как составить сменный и скользящий график работы на месяц и на неделю

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов. Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

40 часовой;
36 часовой;
30 часовой;
24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

на режиме работы (времени функционирования предприятия;
на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) – это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Например. Детский сад работает по 12-часовому режиму – с 7.00 до 19.00. Педагоги детского сада должны начать свой день в 6.50, завершить в 19.10. Время работы педагогов не дублирует работу дошкольной организации. Соблюдение требований законодательство неукоснительно выполняется: т.е. время выполнения трудовых обязанностей педагогом (8 часов, 7,2 часа) выполняется строго. Отдельный работник обязан выполнять часовую норму, установленную для его рабочего места.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах – 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Табличный график работы

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

табличный;
программный;
диаграммный.

Диаграммный график работы

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

consultwork.ru

Режимы рабочего времени: основные виды

Все чаще руководители, оптимизируя работу офиса и пытаясь повысить эффективность работы сотрудников, стараются разработать для каждого подходящий график работы. В этой статье мы расскажем о том, что важно учесть при формировании графиков и как с помощью современных программ повысить производительность каждого работника.

”Умный” график для каждого сотрудника

Привычная пятидневка, как показывает практика, подходит далеко не всем работникам, так как у каждого — свои задачи, сроки их выполнения и, что немаловажно, личные способности, во многом зависящие от графика работы. К примеру, офис-менеджер, обеспечивающий бесперебойную и налаженную работу офиса, нужен каждый день. Любой другой график “оторвёт” его от места работы, не позволит полностью сосредоточиться на жизнедеятельности офиса и текущих проблемах, которые в нём ежедневно возникают.

Оптимизация рабочего графика сотрудников

Дизайнер или переводчик, в свою очередь, вполне могут работать на условиях, подразумевающих режим гибкого рабочего времени или даже “удалёнку”, потому что их работа чаще всего связана с конкретными проектами, обладающими четкими сроками. Другими словами, их рабочий день не ограничивается временем работы офиса: он заканчивается тогда, когда заканчивается работа над проектом. Поэтому для достижения наибольшей эффективности таких сотрудников имеет смысл оптимизировать их рабочий график в соответствии с поставленными задачами. Как это реализовать на практике?

Разработка графиков

Определившись с тем, сколько и когда должен работать каждый сотрудник (чаще всего формированием чётких, эффективных и грамотных графиков занимается HR), стоит разработать общий график учета рабочего времени. Обычно он составляется на основе специальной программы или в Excel, но чаще всего, к сожалению, забрасывается через пару недель использования.

Почему так происходит?

Режимы рабочего времени у всех сотрудников разные: кто-то приходит ранним утром и уходит во второй половине дня, кто-то работает сменами по двенадцать часов, другие ориентируются на норму рабочих часов в неделю. В подобных условиях ведение отчётности в таблицах попросту не представляется возможным — это неудобно, трудоемко и легко забывается. Есть ли решение этой проблемы?

К счастью, прогресс не обошел и офис: существует огромное количество программ “умного” учёта рабочего времени с большим количеством дополнительных настроек. С помощью них можно не только контролировать графики сотрудников, но и регулировать их в реальном времени. Помимо этой полезной функции, многие программы помогают отслуживать рабочее время каждого сотрудника для того, чтобы, на основе полученных данных, повысить эффективность работы предприятия в целом.

ОфисМЕТРИКА — легкое решение организационных проблем

Одним из самых эффективных решений, снискавших заслуженную популярность у огромного количества руководителей, является программа ОфисМЕТРИКА, и неспроста: программа предлагает огромное количество функций, призванных оптимизировать работу предприятия и повысить эффективность каждого сотрудника. С помощью неё руководитель может выяснить, когда приходил тот или иной сотрудник, сколько рабочего времени он проводил в сети и отдыхал ли он положенное ему время за любой период времени — от недели до года. ОфисМЕТРИКА помогает настроить режимы рабочего времени сотрудников так, чтобы ни один из них не терял свою эффективность, а ваш бизнес наполнила плодотворная работа!

В мире современного бизнеса каждый ваш сотрудник должен стать полноценным членом команды, от которого будет зависеть дальнейшее развитие компании. Поэтому так важно не просто нанять работников и установить для них “стандартные” рабочие условия, оставив их наедине со своими обязанностями, а подойти к вопросу с умом. В частности, нужно разработать для каждого члена команды оптимальный режим работы, при котором он будет максимально сосредоточен на работе.

Чтобы определить, какой график подходит сотруднику, стоит обратиться к программе “ОфисМЕТРИКА”, которая позволяет отслеживать ежедневную продуктивность персонала и составлять подробные диаграммы. На основании этой информации вы сможете легко оптимизировать рабочий день вашего офиса и сделать его максимально плодотворным, обеспечив тем самым динамичное развитие вашего бизнеса!

office-metrika.ru

Как установить сменный график работы?

Порядок установления работникам сменного графика регулируется распоряжением руководства компании.

Вместе с тем, при изменении графика работы, необходимо учитывать следующие особенности.

В случае, если ранее в правилах внутреннего трудового распорядка сменная работа не была предусмотрена, то необходимо внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Если ранее в правилах внутреннего трудового распорядка содержался порядок организации сменной работы, внесение изменений не требуется.

Соответственно, если при изменении режима работы такое изменение никак не связано с изменением организационных или технологических условий труда, то изменение должно осуществляться по соглашению сторон. При этом изменение режима работы оформляется дополнительным соглашением к договору.

Если изменение графика работы было связано с изменением технологических условий труда, то необходимо:

Издать приказ об установлении сменного графика работы;
Уведомить работников за два месяца до изменения режима работы в письменной форме о введении нового графика работы;
Утвердить график сменности не позднее чем за месяц до истечения двухмесячного срока уведомления;
При наличии согласия на изменение условий труда необходимо заключить дополнительное соглашение с каждым работником. В табеле учета рабочего времени будет отмечено отработанное работником время.
Если работник не согласен работать по сменному графику, то ему необходимо предложить иную работу, а в случае отказа, расторгнуть трудовой договор.

На основании ст. 103 ТК РФ сменная работа - работа в две, три или четыре смены. Такой график работы вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Графики сменности должны доводиться до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие.

При этом сменная работа должна быть отражена в правилах трудового распорядка. В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Следовательно, режим работы должен быть установлен в правилах внутреннего трудового распорядка.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора является режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя).

Согласно ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Статья 91 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени, в котором ведется учет прихода на работу и ухода с нее. Начало рабочего времени совпадает с моментом начала фактического выполнения работником своих функций, а окончание совпадает с фактическим прекращением этих функций.

Следовательно, порядок работы должен быть отражен в табеле учета рабочего времени.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

Шестакова Екатерина

Кандидат юридических наук, специалист по вопросам налогообложения и трансфертного ценообразования

hr-portal.ru