Кейсы по повышению производительности труда: договорной отдел. Оптимизация работы отдела

Как оптимизировать работу отдела маркетинга с помощью систем управления проектами

11 Июля 2018 года, 14:40

Партнерский материал

Менеджер по маркетингу Wrike Руководить отделом – задача не из простых, а уж руководить отделом маркетинга особенно. Ведь именно в эту область стекается большое количество творческих умов, которые требуют к себе особенного отношения, из-за чего их начальнику нужно обладать не только хорошими навыками администрирования, но и тонким пониманием человеческой природы. Творческий процесс, как известно, характеризуется эфемерностью и требует огромной деликатности. К тому же креативным людям особенно присуща некоторая леность, с которой то и дело приходится бороться. Исходя из этих двух констант, руководители маркетинговых отделов ищут способы эффективной организации рабочего процесса. И тут им на помощь приходят системы управления проектами. На примере онлайн-платформы Wrike разберемся, какие возможности для решения задач и качественного взаимодействия всех звеньев команды открывают для бизнеса системы управления проектами.

Нужны ли еженедельные отчеты?

Нет ничего лучше для борьбы с ленью в коллективе, чем доступ к реальной картине продвижения дел каждого сотрудника. Многие руководители с этой целью прибегают к еженедельным отчетам о проделанной работе, которые сами за себя составляют все члены рабочего коллектива. Возможно, плюсы в этом есть, но минусов все-таки больше. В первую очередь, на составление подобных отчетов тратится рабочее время, которое никогда не бывает лишним. Во-вторых, подобное требование вызывает у людей внутреннее отторжение, ощущение недоверия к ним и даже чувство давления со стороны начальства. К тому же, согласитесь, сложно не испытать раздражение, когда перед вами стоит задача, которая требует высокой концентрации внимания и значительно больше времени для выполнения, чем у вас в распоряжении. Вы изо всех сил стараетесь выполнить ее в максимально сжатые сроки и вдруг понимаете, что в данных условиях дефицита времени нужно еще найти полчасика, чтобы вспомнить все выполненные на этой неделе задания и составить отчет.

Как сделать проще

Платформа Wrike разработана с целью устранить сложности организации трудовых процессов и найти возможности их оптимизации. От отчетов никто не отказывается, но они обретают иное качество: руководители отделов могут создавать отчеты о выполненных заданиях в автоматическом режиме. Таким образом, на их составление тратится минимальное время. Устраняется также субъективное восприятие отчетности как жесткого контроля. А начальник получает полное видение того, на каком этапе находятся проекты и какой вклад в них сделал каждый из подчиненных.

Вам нравится переписка по почте?

Электронная почта все больше похожа на черную дыру, которая то и дело затягивает людей и мешает им выполнять свои прямые обязанности. Действительно, едва ли у кого-то в должностной инструкции прописано, что нужно ежедневно проверять почту и тратить на это до половины рабочего дня. Реальное же положение вещей велит это делать почти всем сотрудникам компании. Самое интересное начинается тогда, когда в корреспонденции теряется какая-то важная информация. Иногда на поиски приходится бросить все свои силы и ресурсы. Печальная картина.

Как сделать проще

При работе с Wrike каждый проект разделяется на задания, а каждое задание – на этапы, которые можно комментировать, согласовывать, корректировать прямо на онлайн-платформе. Таким образом, пропадает повод затевать долгую переписку и тонуть в ней впоследствии. Более того, все необходимые файлы теперь будут всегда под рукой. Вне зависимости от того, сохранили ли вы документ на одном из файловых хостингов в облачном хранилище или на персональном компьютере, из любого из этих источников вы всегда сможете напрямую прикрепить файл к соответствующему заданию.

А что насчет совещаний?

Это же относится и к бесконечным совещаниям, которые по признанию самих руководителей по большей части являются пустой тратой времени. В дни высокой конкуренции недопустимо настолько бессмысленно занимать персонал. Онлайн-платформы позволяют понимать каждому ответственному лицу, на какой стадии находится проект и сколько еще предстоит сделать для его завершения. Безусловно, совершенно отказаться от совещаний не представляется возможным. Нельзя недооценивать силу вербального общения внутри коллектива.

Как сделать проще

С помощью Wrike можно изменить в лучшую сторону качество проводимых брифингов. Несущественные моменты можно согласовать в пределах онлайн-платформы в считанные секунды одним кликом мышки. Достаточно отметить в комментарии человека, который должен высказать свое одобрение или критику. Соответственно, время совещаний можно сократить и оставить только для обсуждения действительно важных моментов.

***

Помните, что продуктивность едва ли сопряжена с тяжелым трудом. Это понятие больше связано с приложением меньших усилий для достижения лучшего результата. Чем меньше рабочего времени уделяется выполнению монотонной, рутинной и подчас нецелесообразной работы, тем больше времени остается для развития и реализации гениальных творческих задумок. Чуткий руководитель чувствует потенциал своих подчиненных и стремится создать максимально комфортные условия для того, чтобы раскрыть этот потенциал в лучшем виде и направить силы и энергию команды в созидательное русло. В конечном итоге все от этого только выигрывают. Продукт становится заметнее для целевой аудитории, отчего растет чувство удовлетворения как начальства, так и подчиненных. Невозможно стать успешным, не испытывая радость и удовольствие от того, что делаешь. Системы управления проектами меняют рабочую обстановку, чтобы лучшие идеи этого мира обязательно претворялись в жизнь.

www.seonews.ru

Кейсы по повышению производительности труда, оптимизации трудозатрат: договорной отдел

Что у нас нового? Договорной отдел строительной компании

Договорной отдел — один из отделов в строительной компании, он занимается оформлением и ведением договоров по подрядным работам, выставлением документов генподряда.

Параметры оптимизации	Было	Стало
Загрузка отдела	167%	66%
Необходимая численность отдела	8 чел	4 чел

Плюс договорной отдел стал выполнять дополнительные функции (эти функции уже включены в 66% загрузки), которые ранее ни за кем не были закреплены и создавали проблемы.

Результаты проекта по сокращению затрат труда

Главный результат: деятельность отдела должна быть коренным образом изменена, что приведет к сокращению трудоёмкости вдвое и устранению ряда важных ошибок.

Обнаружены:• завышение сроков • неэффективная организация работы • отсутствие нужных функций • значительное дублирование операций с бухгалтерией, экономической службой

Важно, что при этом некоторые ключевые функции отдела не выполняются (функции: управление бюджетом СМР и управление подрядчиками, планирование материалов).

Разработана модель оптимизации работы отдела, которая дает загрузку 66% - при умеренной (преимущественно внутренней) оптимизации, включающая:• Отмену ряда операций• Изменение организации работы внутри отдела• Изменение порядка взаимодействия с другими подразделениями • Изменение подхода к выполнению некоторых работ

Более глубокая оптимизация даст возможность ещё улучшить этот показатель. (Цена обслуживания была от 2300 до 3000 р. за договор/дс, после оптимизации стало 1200 р. за договор/допсоглашение, но даже эта цена вдвое больше нормы.)

Оптимизация работы отдела

В настоящей статье приводятся только выдержки из отчёта, по 2 пункта из каждого раздела

Отмена ненужных трудовых операций

Начальник отдела сначала согласует и визирует каждый договор/допсоглашение в бумажном виде, а затем ещё раз в Информационной системе — зачем это? Мы вообще не видим зоны ответственности начальника отдела при использовании типовой формы договора и заключении его по тендеру (95% случаев). Если он отвечает, что форма не менялась — так откуда он знает, не поменял ли специалист чего?

Товарно-транспортные накладные (ТТН) в количестве 400+ штук вводятся и в договорном отделе и в бухгалтерии (даже по 1 минуте уже 8 часов), и довольно трудоемко обрабатываются (сверка ТТН с ТОРГ-12). Зачем оба эти подразделения делают одинаковую работу? Оставили в ДО минимальную обработку ТТН, хотя по уму вопросы сверки с поставщиком лучше оставить в ведении бухгалтерии. (Сейчас отдел ведёт учёт материалов преимущественно в разрезе сверки с поставщиком и подрядчиком (т.е. отражение факта — что скорее задача бухгалтерии), а нужно — заниматься планированием, исключая перепоставку на этапе заказа, желательно также исключить перезатарку стройплощадок)....

Изменение организации работы внутри отдела

Сейчас работа построена по принципу специализации, в то время как операции простые и один сотрудник вполне может ими владеть. Многократная передача/пересылка от человека к человеку, учитывая большой поток документов, — это просто пустая трата времени и риск ошибок (забудут, не заметят).Например, сейчас 1 человек заключает договор (Специалист), другой вносит в Информационную систему (Секретарь), третий — в сверки (Зам), а четвертый работает с выполнением (Инженер).

Мы рекомендуем организовать иначе — закрепить за каждым сотрудником весь комплекс работ по ведению конкретных объектов, чтобы сотрудник был в курсе всех деталей по своим объектам, и не возникало вопросов, кому чем заниматься. Здесь есть и содержательный эффект — такой человек понимает, что происходит на объекте, видит полную картину и может своевременно выявить отклонение.

В настоящий момент начальник часто вмешивается в оперативное управление, определяет приоритетность задач, кому что делать, контролирует ежедневные задания — вместо содержательного контроля результатов и улучшений работы отдела. Это связано именно с мелкой специализацией: получаем множество мелких операций, по которым нужен контроль сроков. ...

Изменение порядка взаимодействия с другими подразделениями

Например, сейчас передача части функций от договорного отдела в тендерный УВЕЛИЧИЛА нагрузку на ДО (и на ТО), по сравнению с тем, чтобы эти функции не передавать. В частности, проводится ручная сверка документа на предмет поиска, что в нём изменили в тендерном отделе (а они меняют).

Чтобы это исключить, предлагаем небольшое изменение — редактирование проекта договора силами ДО, при выполнении остальных работ силами ТО: куда быстрее ВСТАВИТЬ реквизиты и цену и отослать пдф в ТО, чем СВЕРИТЬ два варианта текста.А реально лучше бы поручить заключать договор ДО.

В предложенной нами модели "как надо" предложен менее трудоемкий способ сверки с контрагентами. Этот способ позволит также уменьшить трудозатраты бухгалтерии по сверкам и иметь все сверки со всеми контрагентами договорного отдела. ...

Добавление отсутствующих функций

Каких функций нет, но нужны:

Управление подрядчиками

Кажется, если договорной отдел зачем и нужен, так это чтобы соблюдались условия договоров. Включая и расценки и графики.

Сейчас ДО ведёт контроль по поданным выполнениям (акт выполненных работ), а что насчёт неподанных? Или если подрядчик отстаёт? Отдел видит только, сколько подрядчик сделал. А сколько ДОЛЖЕН был сделать?

Начальник участка должен составлять план на месяц с объёмами заданий на каждый день (План-отчет НУ или аналог), и ежедневно следить за выполнением плана в натуральных показателях, вмешиваться на уровне отклонения от 2-3 дневной, максимум - недельной нормы. В идеале — укладываясь во все заключенные договоры, а также в графики и контрольные точки.

А договорной отдел должен на этапе результатов за месяц контролировать соблюдение этой работы (в том числе контролировать и начальника участка — итоговый контроль). И при отклонениях как минимум докладывать ...<вырезано> В идеале должна быть описана некая процедура, что мы делаем, когда подрядчик отклонился....

В проекте применялась наша авторская методика, описанная в услуге оптимизации трудоемкости. Срок анализа 2 недели, срок внедрения изменений 1 месяц.

spb-progressor.ru

Оптимизация работы отдела кадров — практическая работа

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет

Кафедра «Математические методы в экономике»

Расчетно-графическая работа

по предмету «Системный анализ»

на тему

«Оптимизация работы отдела кадров»

Выполнили:

студенты группы 4.7

Галлямова Э.Р.

Степанова К.Г.

Проверил:

ассистент кафедры Математические методы в экономике

Налеухин Л.В.

Уфа – 2012

Содержание

Введение

Задачи данной расчетно-графической работы состоят в следующем:

исследовать предприятие по производству мебели;
изучить процесс управления кадрами (поиск кандидатов, обучение, аттестация, увольнение, оформление пенсии).

Мебельное производство — сфера деятельности человека, направленная на производство мебели. Производство мебели не только существенно отличается от остальных производственных процессов, но и оснащено оборудованием, предназначенным для выполнения узкоспециальных технологических операций.

Ме́бель (фр. meuble, от лат. mobile) — совокупность передвижных или встроенных изделий для обстановки жилых и общественных помещений и различных зон пребывания человека.

Предназначается для хранения и экспонирования различных предметов, сидения, лежания, приготовления пищи, выполнения письменных и других работ, разделения помещения на отдельные зоны. К мебели относятся столы, стулья и табуреты, кровати,кресла и диваны, шкафы различных типов и назначений, полки и некоторые другие виды .

Мебель может выпускаться как отдельным мебельным изделием, так и в составе набора или гарнитура.

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Главная задача отдела кадров - подбор кадров и работа с коллективом.

Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность. Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины. Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.

Цель данной расчетно-графической работы - приобретение студентом навыков по применению системного анализа при исследовании организационных систем.

Глава 1. Постановка задачи системного исследования.

Фирма «Папа Карло» производит мебель, в том числе офисную (рабочие столы, стулья, шкафы для бумаг, скамейки, парты, полки и т.д.), , для домашнего использования (кровати, диваны, кухонные столы, кухонные и спальные гарнитуры, шкафы-купе, кресла, софы, раскладушки и многое другое) а так же другие виды мебели. Форма предприятия – открытое акционерное общество.

Объектом нашего исследования является отдел кадров.

Отдел кадров в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.

Рассмотрим теперь участников процесса и структуру их подчиненности.

Рис.1.Структура отдела.

Глава 2. Анализ предметной области

Определим документацию, с которой работает отдел кадров.

Тип документа	Перечень документов
Входящие	Заявления о приеме на работу, больничные листы, командировочные листы, направления на обучение, заявления об увольнении, заявление о выходе на пенсию, трудовые книжки, копии документов сотрудников, приказы.
Исходящие	Трудовые договора, табеля учета рабочего времени, увольнительные листы, справка с места работы, налоговые декларации,
Внутренние	Кадровая политика, штатное расписание, копии договоров, положение об оплате труда,

Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.

Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.

Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.

Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.

Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания.

При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий.

Ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии — явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании.

Если вам требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого — будет и дешевле, и практичнее. Если вы считаете, что этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и отдых — это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда — это третий.

«Всё в одном флаконе» встречается редко.

Менеджеры по персоналу подобны врачам с их узкой специализацией, и лишь опытный кадровый работник отчасти похож на семейного доктора, являясь специалистом широкого профиля.

В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудите в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы.

Не ждите, что менеджер по персоналу справится с вашими проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату.

Главная функция и первоочередное назначение такого работника — это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.

Анализ работы отдела кадров показал, что производительность труда невысока ввиду отсутствия информационно-программного обеспечения. Обработка документации вручную занимает гораздо больше времени, чем при использовании ЭВМ. Кроме того документы на бумажных носителях имеют свойство портиться со временем и теряться. Это влечет за собой частичную потерю базы данных, а значит лишает нас возможности достоверно оценивать работу отдела кадров.

Глава 3. Синтез графической модели исследуемого процесса

Изобразим графически описание функционирования процесса, то есть нарисуем мнемосхему.

Рис. 2. Мнемосхема до нововведений.

Во главе процесса стоит генеральный директор. Так как наше предприятие является открытым акционерным обществом, то на уровне генерального директора у нас находится собрание акционеров. Они регулярно проводят совещания.

Ген. директор предоставляет начальнику отдела кадров план работы, а тот, в свою очередь, возвращает документацию, отчетность и документы на утверждение.

Начальник отдела кадров передает менеджеру по подбору персонала критерии подбора, менеджеру по обучению персонала – учебные планы, а отделу по работе с персоналом – всю необходимую информацию для работы отдела.

Соискатели предоставляют свои заявления на работу менеджеру по подбору персонала. Сотрудники передают заявки на обучение менеджеру по обучению, а так же получают всю необходимую информацию по работе в отделе по работе с персоналом.

Отдел по работе с персоналом тесно контактирует с бухгалтерией. Он передает информацию по выплатам заработной платы и начислениям песни. А бухгалтерия возвращает необходимую отчетность.

Так же начальник отдела проводит консультации с юридическим отделом в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, требующих вмешательства юристов.

Глава 4. Формирование стратегии улучшения проблемного процесса

Для того чтобы обеспечить более эффективную работу отдела кадров, на наш взгляд, необходимо обеспечить отдел современным информационно-программным обеспечением. Это позволит автоматизировать часть деятельности, уменьшить ошибки, возникающие вследствие человеческого фактора, ускорить процесс работы, увеличить информационную обеспеченность, упростить сдачу отчетности за счет использования электронных видов связи.

рис. 3. Мнемосхема после нововведений.

На данной мнемосхеме появился пункт программное средство. Все менеджеры отдела кадров передают всю полученную в ходе работы информацию для ее последующего ввода в компьютер. Там вся эта информация обрабатывается, анализируется, систематизируется в отчетность, которая позже предоставляется начальнику отдела на изучение.

Заключение

В ходе реализации данной расчетно-графической работы была достигнута поставленная цель и выполнены все задачи. А именно:

было проведено исследование предприятия по производству мебели;
изучен процесс управления кадрами (поиск кандидатов, обучение, аттестация, увольнение, оформление пенсии).

В ходе нашего исследования мы пришли к выводу, что для увеличения производительности работы отдела кадров необходимо обеспечить отдел актуальным информационно-программным обеспечением. С помощью графического метода построения мнемосхемы мы показали позитивные изменения этого нововведения (рис 3).

yaneuch.ru

Оптимизация работы подразделений отдела маркетинга

Фирма организует:

- Предпродажный сервис – исключает какое-либо случайное отклонение от формы в работе изделий;

- Послепродажный сервис – он делится на гарантийный и послегарантийный ремонт, то есть бесплатно или за плату;

Функции данного подразделения в Coca-Cola отличаются от подобных в других компаниях.

Суть отличий состоит в том, что компания продает свою продукцию с помощью холодильников /Frigorex/, стеллажей, полок. При поломке холодильников резко падают объемы продаж, компании выгодно содержать такое подразделение для поддержания объемов продаж, через холодильники, на постоянном уровне.

Помимо ремонтов холодильников данное подразделение занимается установкой рекламного материала /вывески/. Как видно в теории нельзя четко определить задачи данного подразделения.

Однако нельзя недооценивать данное подразделение. От его работы зависит все – от имиджа компании, до объема продаж. · M.I.T., подразделение по захвату рынка

Данное подразделение присуще филиалам компании Coca-Cola работающим в Российской Федерации. Многие компании, «разворачиваясь» на российском рынке приняли данное подразделение.

Основные задачи M.I.T.:[5]

- открытие новых торговых точек;

- установка оборудования;

- формирование заказа;

- мерчендайзинг оборудования;

- правильное размещение ценников и рекламных материалов.

В случае, когда компания только выходит на рынок или хочет «опрокинуть» конкурентов перечисленные выше задачи дополняются /кстати, данная информация секретна/ следующими пунктами:

- саботаж рекламных акций конкурентов /сбор, замена рекламных материалов конкурентов на рекламный материал Coca-Cola;

- перестановка оборудования, то есть такое размещение оборудования /холодильников, стеллажей/ при котором резко снижаются объемы продаж продукции компании конкурента в данной торговой точке, это в дальнейшем приводит к приостановке действия контракта с компанией /Pepsi/.

- Создание слухов, порочащих имидж компании конкурента.[6]

Нельзя недооценивать работу данного подразделения.

Правильный мерчандайзинг может резко поднять объемы продаж.

(«Мерчандайзинг – действия, по оформлению торговой точки, стимулирующие потребителей покупать продукцию компании»)

Известно, что от того, как представлен продукт в торговой точке, зависит, будет ли он куплен покупателем.

Преимущества мерчандайзинга:

- привлекает внимание покупателя;

- делает хорошо заметным и доступным весь ассортимент продукции;

- повышает объемы продаж, а, следовательно, прибыль владельца торговой точки.

Многие компании принимают опыт Coca-Cola, так как видна явная выгода при организации такого подразделения. Надо сказать, что принципы мерчандайзинга были разработаны в 30-ых годах и одной из первых компаний, применивших их на деле, является Coca-Cola /неизменны и сейчас/ /См. Приложение 6,7/.

Как было сказано выше, в задачи подразделения входит также и размещение оборудования, и формирование заказов. Таким образом, сотрудники должны обладать навыками психологии, помимо знаний полученных самостоятельно компания образует 4-х-дневный курс обучения общению с клиентами. Далее, такие тренировочные занятия проводятся 1-2 раза в неделю/.

Помимо мерчандайзинга и формирования заказов компания выполняет и более специфические задания /срыв рекламных акций конкурентов/. Без сомнения – это вид «грязный», незаконный, но в любом случае исходя из анализа маркетинговых исследований, проведенных до и после акции M.I.T. /около 2-3 месяцев/ объемы продаж компании - конкурента Pepsi упали более чем в 2 раза, тогда как у Coca-Cola возросли.

Возможность организации такого подразделения существует только в России в большей степени из-за специфики рынка. Оптимизация работы подразделений отдела маркетинга.Данная глава является частью практической разработки по оптимизации отдела маркетинга в телефонной компании Кодотел.

/Компания организована в 1997 году при участии ОАО Воронежсвязьинформ, Воронежский НИИ связи/

Работа велась по заданию «менеджера по продажам».

В разработке бал использован опыт компании Coca-Cola.

При этом учитывалось:

· Специфика российского рынка;

· Ошибки, допущенные в работе отдела маркетинга в Coca-Cola;

· Были выявлены и усилены положительные моменты, используемые в Coca-Cola, Pepsi, Stimorol.В нынешней ситуации отдел маркетинга представлен группой отделов:

- Отдел рекламы;

- Отдел личных продаж.

При работе данные подразделения используют разные источники информации. Отсутствует постоянный обмен информацией.

Наше предложение по оптимизации структуры отдела маркетинга состоит в следующем ¸ Следует организовать два подразделения:

1. Подразделение M.I.T.;

2. Подразделение Special Events.

Определюсь сразу, данные подразделения будут отличаться от описанных выше.

M.I.T. для Кодотел.

В задачи M.I.T. будут входить следующие пункты:

1. Сбор и анализ информации как по деятельности компаний-конкурентов, так и по изменению спроса покупателей /то есть

основываясь на принципах деятельности Межфункциональной Команды описанной выше/;

2. Личная продажа телефонов компании Кодотел. То есть команда делится на группы по 2 человека /желательно парень и девушка/, каждая группа работает по определенному сектору города Воронежа, параллельно собирая информацию для подразделений отдела маркетинга;

3. Распространение рекламной продукции;

4. Участие в рекламных акциях, проводящихся подразделением Special Events;

5. Подрыв имиджа компании-конкурента.

При создании такого подразделения, способного решать обозначенные задачи, необходимо учитывать следующее:

· Выполнение любой задачи будет обязательно сопровождаться личным общением с потенциальными клиентами;

· Работа будет требовать значительных физических усилий и интеллектуальных способностей;

· Успех команды будет во многом зависеть от того, какое влияние будет производить представитель команды;

· Действия команды не будут успешными без сильной мотивации, требуется финансирование.

Таким образом, получаем, что команда должна состоять из высококвалифицированных (в области экономики) кадров, общительных, привлекательных и энергичных молодых людей.Следующее подразделение, которое следует организовать в отделе маркетинга компании Кодотел - Special Events.

Команда будет выполнять следующие задачи:

1. Организация рекламных акций /promotion/;

2. Анализ результатов деятельности M.I.T., отдела рекламы;

3. Составление рекламного материала для отделов компании.Исходя из задач, подразделение должно состоять из 2-х человек, состоящих в штате компании, и 10-14 человек наемных работников /желательно студентов ВУЗов/.

Особенность данного подразделения, впрочем, как и подразделения M.I.T., заключается в минимальной текучести кадров. Специфика товара компании Кодотел заключается в том, что члены команды должны знать множество технических аспектов, дабы быть способными ответить на любые вопросы клиентов. Более того, команда должна пройти тренинг по изучению психологии потребителей.

Таким образом, при большой текучести качеств компания будет тратить большие суммы на обучение сотрудников, этого надо избежать.

В основном, требования к персоналу такие же, как и у M.I.T.Исходя из практики и теории, взятой из литературы по маркетингу, я могу гарантировать, что данные подразделения не только окупят себя, но и резко увеличат объем продаж. Данные предложения, по изменению структуры отдела маркетинга в компании "Кодотел" были сделаны в январе 1999 года.

Все предложения были приняты и осуществлены на практике.

Однако реальная обстановка внесла коррективы:

Был сформирован центр по работе с клиентами, который выполняет функции как в области маркетинга, так и в области продаж.

Более наглядно это можно увидеть на графике. /См. приложение 7/

Как видно по графику, в отделе маркетинга сформировались 2 команды, которые тесно взаимодействуют:

1- команда "Рекламные мероприятия" или"Special events"

2- команда "Продаж" или"M.I.T."

Команда "Рекламные мероприятия" работает под юрисдикцией отдела маркетинга, тогда как команда "Продажи" не относится ни к отделу сбыта ни к отделу маркетинга.

Данная структура устаялась и меняться не будет, так как отвечает всем требованиям рынка.

Теперь рассмотрим более подробнее функции и задачи данных команд.

Межфункциональная команда " Рекламные мероприятия"В задачи данной команды входит следующее:

1- Организация рекламных мероприятий

2- Разработка и внедрение рекламной стратегии как для компании в целом так и по каждому виду телефонных аппаратов.

3- Проведение маркетинговых исследований и анализ результатов. Разработка на основе результатов тактики поведения компании на рынке сотовой связи.

Надо сказать, что при существующей структуре отделов маркетинговые исследования изживут себя, так как в функции обоих команд входит проведение исследований параллельно выполнению непосредственно возложенных на команды обязанностей.

Это позволяет полностью определить ситуацию на рынке.

Команда "Рекламные мероприятия" анализирует все рекламную деятельность конкурентов и выводы, вместе с предложениями передает начальнику отдела маркетинга, который совместно с начальником отдела сбыта анализирует переданную им информацию.

Команда "Продажи" ведет учет продаж компаний конкурентов, учитывая все скидки которые предлагают конкуренты и на каких условиях. Более того сопоставляются цены на аналогичные аппараты у конкурентов и в компании "Кодотел", также проводится сбор информации по изменению тарифов на услуги компаний. Делаются предложения по ведению ценовой политики компании.

Изначально компания "Кодотел" ввела демпинговые цены на тарифы и стоимость входящих звонков. Надо сказать, что принцип связи компании "Кодотел" позволяет ей в отличии от других компаний не взимать плату за входящие звонки.

Более того, сам принцип цифровой связи CDMA требует меньшего диапазона частот, что позволяет держать низкими цены на тарифы.

Надо сказать, что данные условия позволили завоевать и до сих пор удерживать ведущее место среди компаний оказывающих услуги подвижной связи /См. приложения 8/

" Рекламные мероприятия " тесно сотрудничают с другими подразделениями компании.

Команда состоит из 3х штатных сотрудников и 12 сотрудников работающих по договору.

Оплата штатным сотрудникам идет по ставке, тогда как сотрудникам работающим по договору идет сдельная оплата, в зависимости от типа рекламной акции и ее длительности.

Бюджет команды рассчитывается на квартал, с ежемесячной разбивкой. Но подразделение " Рекламные мероприятия "обладает независимым бюджетом, который является составной частью бюджета отдела маркетинга.

Бюджет не четко определен, так как план рекламных мероприятий постоянно меняется. Исходя из ситуации на рынке, опять же влияние российской действительности.

Благодаря введению в задачи подразделения

-Анализ и контроль за деятельностью конкурентов, компания может быстро и правильно реагировать на меры проводимые конкурирующими компаниями. Межфункциональная команда "Продажи"Данная команда состоит из 2х штатных сотрудников и целого ряда сотрудников:

· Диллеров

· Дистрибьютеров

Общая численность команды : 26 человек

Оплата- сдельная.

Функции и задачи команды:

- Организация, личных продаж- сеть дистрибьюторов, куда привлекаются студенты ВГУ, Участковые врачи.

Объясню почему, именно эти две группы населения.

Во- первых, Воронеж разбит на участки - - зоны работы полликлинник - максимальный охват населения.

Во-вторых, Врачи имеют огромное влияние среди населения.

В третьих, низкая зарплата, и неустроенность жизни врачей.

Надо сказать, что в данный момент охвачено только поликлиника №4, а так же амбулатория с. Подгорное.

Бюджет данного подразделения консолидирован с бюджетом команды "Рекламные мероприятия".

Есть так же команда студентов (4 человека), которые работают с различными группами юр. лиц.

Данное подразделение непосредственно сотрудничает с

подразделением "Рекламные мероприятия".

Например, организуется персональная рассылка рекламных листовок по Юр. лицам. Далее команда студентов обзванивают Юр. лиц и непосредственно предлагают купить телефонные услуги компании.

Помимо дистрибьюторов личными продажами занимаются Дилеры.

Дилеры- самостоятельные Юр. лица, которые самостоятельно привозят из-за рубежа телефонные аппараты, работающие в стандарте CDMA. В данном случае компания "Кодотел" имеет выгоду в виде увеличения числа абонентов и соответственно увеличения объемов поступлений от тарифов.

Личные продажи являются основной задачей данного подразделения. Для более успешной реализации данной задачи, разрабатываются различные мероприятия по организации сбыта : скидки, зачеты тарифов и т.д.Приложение 8

Приложение 9структура отдела маркетинга в компании КОДОТЕЛ

ъцентр по работе с клиентамиЗаключение.Подводя итог дипломной работе, я хотел бы выделить следующее: в теории существует множество видов подразделений в различных структурах отделов маркетинга. Большинство из описанных структур отдела маркетинга хорошо работают за рубежом. Однако российская действительность постоянно вносит свои изменения, поэтому иностранным компаниям, обосновавшимся на рынке в РФ, пришлось несколько видоизменить структуру подразделений отдела маркетинга, некоторые подразделения объединить, некоторые исключить. Более того, были изобретены абсолютно новые виды подразделений, которые не имеют аналогов. Несмотря на все попытки адаптировать «западный» маркетинг к существующим условиям, компании, не учтя российский менталитет, допустили множество ошибок, тем самым, доказав, что требуется новая структура подразделений.

В главе 3 представлен практический пример по оптимизации структуры отдела маркетинга в компании Кодотел, основанный на вышеизложенных фактах. Насколько известно, данное предложение является новшеством, которое не применялось ни в одной компании в мира.

en.coolreferat.com