Оптимизация командировочных расходов «вышла на новый уровень». Оптимизация командировочных расходов

Как сэкономить на командировочных расходах

Чтобы сэкономить расходы на командировки сотрудников, не снизив продаж и не ухудшив отношений с контрагентами, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, какие статьи затрат можно сократить, какие меры предпринять для этого.

Чтобы сократить расходы на командировки сотрудников, нужно:

ужесточить контроль над затратами с помощью регламентов;
оптимизировать расходы на проезд и проживание;
ввести возможность удаленной связи с партнером.

Как сэкономить на командировочных расходах за счет ужесточения контроля

Чтобы контролировать командировочные расходы, разработайте положение о командировках. Определите в нем допустимые командировочные расходы (ж/д и авиабилеты, проживание, суточные, мобильная связь и др.) и лимиты по ним в зависимости от категории сотрудников. Помимо стандартных лимитов, включите перечень расходов, возмещение которых возможно без дополнительного согласования при соблюдении определенных условий. К примеру, компенсация услуг прачечной возможна при сроке командировки, превышающем две недели, компенсация оплаты сверхнормативного багажа – если сотрудник перевозил образцы товаров, рекламную продукцию.

Перечислите расходы, которые не возмещаются компанией (алкоголь, сигареты, повышение класса авиаперелета и т. д.). Ознакомьте с положением о командировках всех сотрудников – это поможет избежать расходов свыше установленных лимитов, в обратном случае сотрудники должны будут компенсировать их за свой счет.

Укажите порядок согласования заявок на расходы, в каком случае требуется дополнительный акцепт руководства, как обосновывается производственная необходимость поездки, что нужно для получения аванса и возмещения расходов, в какие сроки сотрудник должен представить отчетные документы, кому и в какой форме сдать отчет.

Пропишите в этом документе типы гостиничных номеров (только одноместное или двухместное размещение, номера повышенной комфортности – только для топ-менеджеров и др.).

Планируя расходы на командировки, не ограничивайтесь общей суммой. Детализируйте ее по датам (месяцам), центрам финансовой ответственности, направлениям следования, по возможности – по сотрудникам и целям поездки. Уже на этом этапе можно отсечь малоэффективные командировки (например, поездки по обмену опытом) и спланировать график более экономично с учетом сезонности в ценах на билеты и гостиницы, возможного объединения нескольких населенных пунктов в одну поездку и т. д.

Чтобы придерживаться составленного плана поездок на год, ежемесячно уточняйте у руководителей план командировок на ближайший месяц. Если не предполагается изменений по сравнению с бюджетом, то оформляйте заявку на командировку в стандартном порядке. Если возникла потребность во внеплановой поездке, предусмотрите дополнительное согласование с руководством. Такую поездку квалифицируйте как сверхбюджетную и на сумму затрат по ней уменьшите бюджет на командировки на оставшуюся часть финансового года.

Для контроля исполнения бюджета введите ежемесячное сопоставление запланированных и фактически истраченных на деловые поездки средств. В случае перерасхода остаток до конца периода сократите или перераспределите в его пользу остатки по другим статьям, по которым у подразделения есть экономия. Это обеспечит достоверность бюджета и потребует тщательно просчитывать необходимость предстоящих поездок.

Оценивайте экономическую эффективность деловых поездок, к примеру, на сколько улучшились финансовые показатели филиалов после поездки их руководителей на тренинг, или соотношение выручки по контракту с клиентом и затрат на поездки для переговоров с ним. Такой анализ поможет оценить целесообразность аналогичных расходов в будущем.

Для контроля соблюдения лимитов и нормативов назначьте отдельного сотрудника, который будет отвечать за проверку заявок на командировки и заниматься организацией поездок.

Как снизить расходы на командировки за счет оптимизации стоимости проезда

Нормируя расходы на проезд к месту командировки, ограничьте класс билетов (для авиабилетов – экономкласс для всех перелетов продолжительностью менее восьми часов и бизнес-класс – для более длительных) и тариф (обычно самый низкий из имеющихся на запланированные даты поездки). Дополнительно сэкономить можно, если:

заключить договор с агентством делового туризма. Такие фирмы помогут купить билеты с более низкими тарифами, чем при самостоятельном бронировании, и предложат выгодные цены на другие услуги, связанные с поездкой;

заключить трехсторонний договор с агентством делового туризма и банком (платежной системой). Тогда заказчик поездки оплачивает расходы на командировку специальной корпоративной картой, открытой для него банком (платежной системой), и позже компания возмещает банку эту сумму в течение определенного периода – обычно один–два месяца;
заключить договор с перевозчиком. Актуально при условии значительных объемов ежегодных поездок в населенные пункты, обслуживаемые данным перевозчиком. Тогда компания-клиент может рассчитывать на более низкие тарифы и накопительную систему скидок, а иногда и на возможность накапливать бонусы для последующей оплаты ими части стоимости билетов;
правильно выбрать время покупки билетов и даты поездки. Четкий план деловых поездок на год позволит сэкономить до 15 процентов на проезд.

Если сотрудник, ответственный за организацию командировок, самостоятельно ищет предложения по билетам и ценам на проживание, то может:

отслеживать предложения перевозчиков и гостиниц с помощью мобильных приложений и специализированных сайтов;

подписаться на рассылки перевозчиков в соцсетях и узнавать о спецпредложениях, получать промокоды для покупки льготных авиабилетов;
подключить электронное оповещение об изменении цен на билеты в течение дня. Учитывая, что иногда цены за сутки меняются два–три раза, особенно на зарубежные направления в связи с изменением курса валюты, такое оповещение поможет сэкономить от 2 до 10 процентов на покупке билетов.

Планируя командировку, учитывайте сезонность. Если подразделение компании или местонахождение ее клиента расположено в городе, который популярен среди туристов, стоимость билетов на самолет или поезд в летний период может существенно возрастать.

Если сотрудник желает отправиться в деловую поездку на собственном автомобиле, следует ограничить компенсацию связанных с этим расходов (ГСМ, парковка, амортизация автомобиля и др.) суммой, которая не превышает стоимость проезда до места назначения другим видом транспорта.

★Топ-6 самых важных статей для финансового директора:

Как сократить расходы на командировки за счет оптимизации расходов на проживание

Для получения максимально низких цен на проживание в гостиницах:

заключайте договор с гостиницей. Стоимость номера может быть снижена на 5–10 процентов, но этот вариант часто экономически оправдан только для гостиниц в больших городах;
воспользуйтесь услугами туристического агентства. Такие агентства помогают получить более низкие тарифы на проживание и заказ билетов;
бронируйте номера на специализированных сайтах. Они позволяют в режиме онлайн получить информацию о ценах разных гостиниц и предоставляют возможность вносить изменения в даты бронирования.

В качестве альтернативы размещению в гостиницах можно арендовать квартиру. Такой вариант особенно экономичен, если населенный пункт – популярное место командировок (например, город, где расположен головной офис компании), а еженедельное количество командированных сотрудников от компании превышает два–три человека. Даже посуточная аренда квартир дешевле проживания в гостинице, если же снимать квартиру на длительный срок, стоимость размещения снизится минимум в два–три раза.

Как снизить командировочные расходы за счет использования современных средств удаленной связи

Чтобы сократить расходы на командировки, переведите часть корпоративных мероприятий и переговоров в онлайн-формат. Потребуется компьютер или планшет с подключением к Интернету и установленная программа для связи. Затраты минимальны – экономия существенная.

Такой способ позволит также сократить расходы на поездки, связанные с обучением сотрудников. При наличии в компании филиальной сети и регулярной потребности в проведении обучающих мероприятий (например, тренинги для новых сотрудников, обучение навыкам продаж, обучение работе с информационными системами и др.) командировки сотрудников по возможности лучше заменить вебинарами.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

fd.ru

Варианты сокращения расходов на командировку: топ 5 способов

Сделать командировочные расходы прозрачными и управляемыми – то, к чему стремится любая компания. CARLABELLA предлагает несколько вариантов по сокращению таких издержек, каждый из которых отличается простотой и измеримым экономичным результатом от его применения.

Способ 1 – Оптимизация затрат на покупку авиабилетов

Деятельный метод борьбы с необоснованными расходами на авиасообщение. Особенно в случае с крупными компаниями со множеством представительств и филиалов в других регионах или заграницей.

Что можно предпринять?

Установить ограничения по тарифам авиаперевозок. Данный момент прописывают в тревел-политике предприятия — указывают максимальную стоимость авиабилета по основным направлениям поездок (заграницу, между крупными городами, в отдаленные филиалы). Показатель целесообразно пересматривать не реже 1 раза в год – например, при подготовке Положения о командировках в начале отчетного периода.

Ряд компаний вместо информации о граничной стоимости билета используют словосочетание «эконом тариф». На практике, это не совсем выгодно из-за различий между наборами функций в таких тарифах, а соответственно, и их стоимости. Цена на эконом тарифы может отличаться на 10-30% в разных авиакомпаниях. В результате, вы не только ни сэкономите, но и заплатите больше.

Отказаться от программ поощрения. Если не получается полностью, то хотя бы частично. Программы поощрения подталкивают сотрудника на необдуманный выбор, особенно в ограниченных временных рамках. Например, работник приобрел билет средней стоимости по промотарифу, и получил бонусы в размере 100%. В случае отказа от поездки стоимость билета не возвращается, бонусы потеряны, а необдуманные расходы придется покрыть самой компании.

Заключить прямые договора с авиакомпаниями. Намного выгодней, нежели использовать программы поощрения. В случае наличия договора между авиаперевозчиком и предприятием, последнее может рассчитывать на:

льготные тарифы на перевозку зразу после подписания договора;
накопительную систему скидок, которая устанавливается за объем перевозок (в рублях). Так, одна из ведущих авиакомпаний на российском рынке предлагает корпоративным клиентам 10% скидки на все перелеты при достижении объема перевозок в 300 тыс. р.

Способ 2 – Сокращение затрат на проживание

Как и с авиаперевозками, минимизация расходов на проживание оказывается удачным решением для больших компаний, которые часто отправляют сотрудников заграницу.

Что можно предпринять?

Ограничить категорию отеля. Согласитесь, проживание в 5 звездных отелях – не всегда залог успешного результата поездки в командировку. Поэтому рекомендуем прописать в тревел-политике предприятия такой пункт, как категория отеля. Сюда можно добавить и рекомендуемый тип номера – люкс, полулюкс, стандартный одноместный или двухместный номер.

Заключить прямые договора с отелями. Поскольку подписать договора со всеми гостиничными сетями практически нереально, можно сузить круг к отелям, где сотрудники компании останавливаются наиболее часто. Перечень таких отелей рекомендован для работников фирмы.

Способ 3 – Минимизация представительских расходов

Каждому сотруднику, отправляющемуся в командировку, выплачиваются суточные, размер которых строго фиксируется законодательством РФ. В идеале, суточные должны полностью покрывать затраты на питание и мелкие расходы типа «кофе с собой». На практике, сотрудникам не хватает обозначенных сумм, и они тратят больше. Разницу пытаются вернуть от предприятия – в виде денежных средств на представительские расходы.

Что можно предпринять?

Установить лимиты на представительские расходы. Для каждой отдельной поездки или месячные лимиты для каждого сотрудника, или и то и другое. Некоторые фирмы устанавливают ограничения по употреблению спиртных напитков во время командировок. Это снижает представительские издержки минимум на 30%. Особенно в заграничных поездках.

Способ 4 – Услуги тревел-агентств

Метод подойдет для крупных компаний с большим количеством сотрудников и частыми служебными поездками. В этом случае положительный эффект от минимизации командировочных расходов будет полностью покрывать расходы на услуги тревел-агентств.

Что можно предпринять?

Заказать несколько разовых услуг. Если фирма боится привлекать тревел-агентства для постоянного сотрудничества, можно заказать несколько разовых услуг. Например, провести анализ и оценку эффективности расходов на деловые поездки за прошлый год. Хорошее агентство кроме аналитической информации предоставит и краткую стратегию на следующий год, где будут выделены основные резервы по оптимизации расходов.

Способ 5 – Использование специальных программных модулей

В отличие от тревел-агентств специальные программные модули подходят как для крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса. Нет необходимости тратиться на обслуживание и поддержку таких программ – они понятны и удобны в использовании для любого менеджера среднего звена или руководителя.

Что можно предпринять?

Приобрести одну из программ по автоматизации работы с командировками. Например, модуль CARLA TRAVEL от CARLABELLA. Программа обеспечивает управление командировками в режиме реального времени, имеет массу встроенных отчетов, таблиц и диаграмм для визуализации информации. Кроме того – она легко интегрируется с бухгалтерскими и налоговыми программами по типу 1С Предприятие.

www.carlabella.com

Оптимизация расходов на командировки | «9 правил бизнеса»

В работе каждой организации, так или иначе связанной с продажами товаров либо услуг, возникают ситуации, когда необходима личная встреча с контрагентами. Чем сильнее развивается фирма, тем больший удельный вес в общей структуре расходов занимают расходы, связанные с командировками сотрудников. Учитывая тот факт, что в соответствии с действующим законодательством только часть расходов, связанных с командировками, может быть включена в себестоимость, нередко данная статья затрат попадает под пристальное внимание собственников бизнеса.

К командировочным расходам относят:

расходы на проезд и проживание;
расходы на питание;
представительские расходы и прочие.

Чаще всего основной целью командировки является проведение переговоров с целью расширения рынков сбыта, получение преимущества по поставкам товаров или оборудования, привлечение дополнительных средств для финансирования текущей или инвестиционной деятельности. Поэтому одна из задач, стоящая перед финансистами при оптимизации данного вида расходов, заключается в том, чтобы оптимизировать расходы, не снизив эффективность работы остальных подразделений компании.

Первым шагом к началу оптимизации расходов будет проведение всестороннего анализа структуры командировочных затрат: видов расходов, сроков возникновения, целей командировок.

Очень часто большой удельный вес занимают расходы на проживание в гостиницах высокого класса. Целесообразно в данной ситуации разработать систему нормирования расходов на проживание, определить, какие сотрудники могут размещаться в номерах люкс, какие в апартаментах попроще.

С целью оптимизации расходов на трансферт следует также ранжировать сотрудников по классам билетов. Кроме того, стоит принять внутренний нормативный акт, регламентирующий сроки планирования командировок. Очень часто транспортные расходы завышены из-за того, что билеты покупаются в последний момент, и нет времени выбрать из нескольких вариантов переезда. Для того чтобы избежать превышения расходов, также целесообразно поручить всю работу по заказу билетов, бронированию мест в гостинице одному подразделению, например, секретариату, тогда, во-первых, будет создана база перевозчиков и гостиниц, а во-вторых, появится возможность заключения договоров на оказание пакета услуг, что тоже позволит сэкономить.

Следующим элементом оптимизации расходов являются затраты, связанные с проведением встреч и переговоров. Данную статью расходов можно оптимизировать по двум направлениям.

Определить лимиты расходования каждой категории работников.
Перевести часть встреч в более официальную обстановку, организовав в офисе переговорные или проводя их на территории партнеров.

Помимо вышеперечисленных мероприятий, необходимо в целом по организации изменить подход к планированию командировок. Необходимо подготовить бюджеты по каждому подразделению с возможностью их пересмотра в течение года, определить лимиты расходования в соответствии с должностями и целями командировки, разработать регламент направления сотрудников в командировки, чтобы была возможность начать подготовку к предстоящей поездке хотя бы за две недели до встречи.

9ine.ru

Оптимизация расходов компании на командировки

Ведение практически любого среднего, а особенно крупного бизнеса требует большого количества деловых поездок. К сожалению, отечественные компании далеко не всегда обращают внимание на возможности эффективной оптимизации расходов, связанных с поездками своих сотрудников. Средства нередко расходуются бесконтрольно, а поездки не рационально организованны. Поэтому деньги, затраченные на командировки, порой значительно превышают реальную потребность.

Так как же правильно оптимизировать расходы? Сегодня, в условиях не простой экономической ситуации, этот вопрос особенно актуален.

Sabre Travel Network Central Asia рекомендует следующее:

1. Тревел-политика.

К сожалению, далеко не все отечественные компании имеют её на вооружении. Согласно исследованию, проведенному Sabre Travel Network Central Asia в 2014 году, только у 35% казахстанских компаний существует жёсткая политика бизнес поездок, контролирующая и оптимизирующая расходы на командировки. «Прежде всего, чёткую тревел политику имеют крупные компании, как правило – иностранные, которые эту тревел культуру принесли сюда», - говорит Павел Спицын, Генеральный Директор Sabre Travel Network Central Asia

Тревел политика - это документ, который должен содержать ответы на все вопросы, касающиеся бизнес поездок. Цель тревел политики – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать и упростить для сотрудников процесс подготовки и организации поездки. В тревел политике прописаны такие моменты как: процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров, билетов, подачи заявок на визы, правила аренды авто, критерии выбора рейсов, класса обслуживания и многое другое.

Правильно составленная тревел политика и строгое ее исполнение позволяют значительно снизить расходы компании. В среднем, если брать период до её использования и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Нужно помнить о том, что тревел- политика - это «живой» документ, он должен меняться с развитием компании. В первую очередь, это связано с изменениями в структуре компании. Например, открывая/закрывая филиалы в Казахстане, компании увеличивают частоту поездок на отдельно взятых направлениях или уменьшают на других. Кроме того, меняются авиакомпании, гостиницы и т.д. Экономические потрясения, кризисы также вносят изменения в трэвел-политику (некоторые компании отказались от перелетов в бизнес-классе, проживании в люксовых отелях и пр.). Нынешний экономический кризис, связанный с обрушением цен на сырьевые товары, экспортируемые Казахстаном, однозначно должен стать причиной изменения тревел политик отечественных компаний.

2. Специальные корпоративные условия.

Одними из основных решений по оптимизации тревел бюджета являются специальные корпоративные тарифы авиакомпаний и отелей, оговоренные в рамках соглашений между клиентами и поставщиками услуг. В западных странах многие авиакомпании и отели используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. В этом случае тревел политика компании настоятельно рекомендует пользоваться услугами компаний, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества.

Естественно, для того, чтобы получить эти выгодные условия необходимо выбрать тех или иных поставщиков услуг (отели, авиакомпании). От правильного выбора зависят бюджет, репутация компании, экономия времени, комфорт и безопасность деловых туристов. Например, если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты и останавливаются в одних и тех же отелях, то есть смысл договориться с этими отелями о специальных условиях.

3. Механизмы контроля тревел-политики.

Без современных механизмов контроля политики деловых поездок, учета и анализа средств, выдаваемых на организацию командировок, желание сэкономить может превратиться в сложно-выполнимую задачу.

Для решения этой задачи, во-первых необходимо подробно изучить ежемесячные расходы на деловые поездки, чтобы составить четкую политику расходования средств. Далее, следует максимально автоматизировать документооборот, как внутри организации, так и при работе с внешними поставщиками услуг. Переход на электронный документооборот сэкономит огромное количество времени и позволит принимать решение более эффективно, а также сделать внутреннюю финансовую аналитику более прозрачной за счет структуризации всех данных в рамках единой базы данных. При оптимизации системы документооборота в сфере деловых поездок компания избавляется от необходимости подписывать вручную документы на каждую командировку и ежемесячно получает своевременный отчет по всем проведенным транзакциям. Впоследствии эти данные можно интегрировать в используемую компанией систему аналитики и не тратить дополнительное время сотрудников на составление отчетности вручную. Централизованный сбор информации по затратам на командировки за прошедший период деятельности компании и информация о соблюдении тревел политики дает возможность детально проанализировать, каким образом следует распределить средства для более эффективного их использования.

4. Автоматизированное решение для онлайн бронирования.

Автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяет контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Первым решением подобного класса в Казахстане является TripPlan. Используя подобное решение, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени и др. Для тревел координатора компании это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании.

Согласно результатам исследований британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, автоматизация управления расходами компании позволяет сократить свои издержки на 50%, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%.

5. Корпоративная карта

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юридического лица. Предназначена она для оплаты накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, для получения наличных денежных средств и др. И если в западных странах корпоративными картами пользуется большинство компаний, то в Казахстане по оценкам экспертов их используют лишь 10-15% предприятий МСБ.

Корпоративная карта — это, в первую очередь, инструмент для оптимизации бизнес-процессов и расходов самой компании. Компания может существенно облегчить себе жизнь, интегрировав технологию передачи данных о транзакциях платежной системы с платформой по управлению расходами, которую использует. Все данные об операциях могут поступать туда напрямую в автоматическом режиме и в дальнейшем анализироваться для выявления расходов, не соответствующих тревел-политике. Преимущества такой интеграции для компании — оперативность, экономия и контроль. По оценкам специалистов более 60% компаний в мире интегрировали корпоративные карты в свои системы управления расходами.

6. Выбор надежного турагентства-партнера

Выбор надежного турагентства-партнера играет одну из ключевых ролей в процессе оптимизации тревел бюджета и контроля расходов над ним. Для того, чтобы сделать по-настоящему правильный выбор, лучшим решением является проведение открытого конкурса/тендера, по итогам которого заключается договор с участником, предложившим наилучшие условия и подавшим предложение, соответствующее требованиям заказчика.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого отдельного сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов.

О Sabre

SabreCorporation (NASDAQ: SABR) – ведущий поставщик технологий для мировой индустрии туризма и путешествий. Сотни авиакомпаний и тысячи отелей используют программное обеспечение, базы данных, мобильные технологии и решения по дистрибуции Sabre, которые помогают им реализовать ключевые функции бизнеса, такие как бронирование авиаперелетов и проживания в отеле, управление доходами, управление расписанием полетов, развитием сети и ресурсами экипажей. Sabre также управляет лидирующей торговой площадкой индустрии путешествий, связывающей покупателей туристских услуг и поставщиков, с суммарным оборотом более чем 120 млрд. долл. США в год. Штаб-квартира компании находится в городе Саутлейк (Техас, США). Sabre обслуживает клиентов в более чем 160 странах по всему миру. Подробнее о Sabreсмотрите на сайте www.sabre.com

allinsurance.kz

Программа оптимизации затрат на командировки

Настоящий сайт предлагает пользователю сети Интернет (далее – Пользователь) - использовать свои сервисы на условиях, изложенных в настоящем Пользовательском соглашении.

Сайт предлагает Пользователям неограниченный доступ к поиску контента, относящемуся к бронированию и доставке авиа и ж/д билетов; Бронированию отелей в России, СНГ и по всему миру; аренде конференц-залов и переговорных для проведения деловых мероприятий; Организации чартерных рейсов для спортивных команд; Бронированию такси и аренда автомобилей; Организации участия в уникальных путешествиях, организуемых специальными агентами для VIP-аудитории, а также иным услугам, оказываемым Администрацией сайта (Обществом с ограниченной ответственностью «Атланта бизнес тревел»).

Использование Сайта или отдельных его частей (страниц, сервисов) регулируется настоящим Соглашением, а также условиями использования отдельных сервисов (при необходимости).

Соглашение может быть изменено Администрацией сайта без какого-либо специального отдельного уведомления, новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения в сети Интернет по указанному в настоящем абзаце адресу, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения. Действующая редакция Соглашения всегда находится на странице по адресу http://atlanta-bt.ru/agreement

Начиная использовать сайт и его отдельные функции, либо пройдя процедуру регистрации, Пользователь считается принявшим условия Соглашения в полном объеме, без всяких оговорок и исключений.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ СОГЛАШЕНИИ
1. САЙТ — совокупность интегрированных программно-аппаратных и технических средств, а также информации, предназначенной для размещения в Сети Интернет и отображаемой в определенной текстовой и/или графической и/или звуковой формах. Интернет-сайт имеет доменное имя http://atlanta-bt.ru/ — уникальный электронный адрес, позволяющий идентифицировать Интернет-ресурс, а также осуществлять доступ к Интернет-сайту.
2. «ИНТЕРНЕТ-СТРАНИЦА» («HTML-СТРАНИЦА») — любая часть Интернет-ресурса, отображаемая на мониторе пользователя Сети Интернет в качестве самостоятельной совокупности интегрированных программно-аппаратным способом информационных материалов, включая текстовые и/или графические и/или звуковые.
3. АДМИНИСТРАЦИЯ САЙТА (АДМИНИСТРАЦИЯ) – Общество с ограниченной ответственностью «Атланта бизнес Тревел», в лице представителей (сотрудников) владельца Сайта, либо сотрудников компаний-партнеров привлекаемых для выполнения отдельных функций, обладающими всеми необходимыми правами в отношении сайта, включая право на использование доменного имени, и осуществляющее управление содержимым сайта.
4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ САЙТА (ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ) - любое лицо, осуществляющее доступ к сайту посредством сети Интернет.
5. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ – информация, которую Пользователь предоставляет о себе самостоятельно в процессе использования сайта или любого из его сервисов, включая информацию, которая автоматически передается Администрации в процессе использования сайта с помощью установленного на устройстве Пользователя программного обеспечения, в том числе IP-адрес, информация из cookie, информация о браузере Пользователя, геолокационные данные устройств Пользователя, данные о действиях Пользователя на сайте, а также иные данные о Пользователе.
6. КОНТЕНТ – информационные материалы (аудиовизуальные произведения, текстовые сообщения, изображения, гипертекстовые ссылки, их фрагменты, музыка, звуки, иные данные размещаемые Администрацией на сайте и доступные для ознакомления неограниченному кругу пользователей сайта. Любые термины и понятия, использующиеся в настоящем Соглашении и не нашедшие отражения в настоящем разделе, будут толковаться в соответствии со смыслом, вытекающим из текста настоящего Соглашения. В случае если смысл термина или понятия не представляется возможным определить из текста настоящего Соглашения, то смысл соответствующего термина или понятия определяется исходя из действующего законодательства Российской Федерации либо из сложившейся практики.
ОГРАНИЧЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ САЙТА
1. Администрация сайта прилагает все возможные усилия для того, чтобы исключить с Сайта небрежную, неаккуратную, оскорбительную информацию, однако, в конечном счете, ответственность за нее лежит на разместивших ее лицах.
2. Поскольку идентификация пользователей интернет-Сайтов затруднена по техническим причинам, Администрация сайта не отвечает за то, что Пользователи являются действительно теми людьми, за кого себя выдают, и не несет ответственности за размещенный ими контент (новости и отзывы) и за возможный ущерб, причиненный другим лицам по этой причине.
3. Используя информацию с Сайта, Пользователь осознает и принимает риски, связанные с ее возможной недостоверностью, а также с тем, что некоторая информация может показаться ему угрожающей, оскорбительной, клеветнической, заведомо ложной, грубой. Если это произошло, Пользователь должен немедленно прекратить использовать Сайт.
4. Администрация сайта не гарантирует, что программное обеспечение, сервера и компьютерные сети, используемые Сайтом свободны от ошибок и компьютерных вирусов. Если использование Сайта повлекло за собой утрату данных или порчу оборудования Администрация сайта не несет за это ответственности.
5. Сайт и его сервисы, включая все скрипты, приложения, контент и оформление Сайта поставляются как есть. Администрация сайта отказывается от всяких гарантий того, что Сайт или его сервисы могут подходить или не подходить для конкретных целей использования. Администрация сайта не может гарантировать и не обещает никаких специфических результатов от использования Сайта и(или) его сервисов.
6. Администрация сайта не несет какой-либо ответственности или каких-либо обязанностей за причинение каких-либо потерь или убытков, понесенных в результате взаимодействия Пользователей с рекламодателями и/или наличия рекламы в услугах.
7. Ни при каких обстоятельствах Администрация сайта или его представители не несут ответственности перед Пользователями или перед любыми третьими лицами за любой косвенный, случайный, неумышленный ущерб, включая упущенную выгоду или потерянные данные, вред чести, достоинству или деловой репутации, вызванный в связи с использованием Сайта, содержимого Сайта или иных материалов, к которым Пользователи или иные лица получили доступ с помощью Сайта, даже если Администрация сайта предупреждал или указывал на возможность такого вреда.
8. Точка зрения Пользователей Сайта может не совпадать с мнением Администрация сайта.
ПРАВА АДМИНИСТРАЦИИ САЙТААдминистрация сайта имеет право:
1. В любое время изменять оформление Сайта, редактировать размещенный Контент, обновлять и дополнять список сервисов, изменять или дополнять используемые скрипты, программное обеспечение и другие объекты, используемые или хранящиеся на Сайте, любые серверные приложения в любое время с предварительным уведомлением или без такового;
2. Изменять и удалять любой Контент, нарушающий настоящее Соглашение, а также приостанавливать, ограничивать или прекращать доступ Пользователя ко всем или к любому из разделов или сервисов Сайта с предварительным уведомлением или без такового;
3. Устанавливать дополнительные ограничения на использование Сайта, а также изменять такие ограничения в любое время.
ПРАВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
1. Обращаться к Администрации Сайта с целью разрешения спорных вопросов или за помощью в использовании Сайта и получении услуг, предоставляемых Сайтом;
2. Бесплатно пользоваться всем Контентом Сайта, в личных целях, не сопряженных с целями получения коммерческой выгоды.
ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
1. Нести полную ответственность за любые действия, совершенные Пользователем с использованием его Аккаунта, а также за любые последствия, которые могло повлечь или повлекло подобное его использование;
2. Соблюдать правила настоящего соглашения, а в частности - не производить запрещенных действий на Сайте и не нарушать политику цитирования, копирования и распространения Контента.
ЗАПРЕТЫ В ОТНОШЕНИИ КОНТЕНТА, РАЗМЕЩЕННОГО НА САЙТЕПользователям при использовании настоящего сайта запрещается:
1. Собирать и/или хранить личные данные о других пользователях для коммерческих целей. В частности, собирать адреса электронной почты или другую контактную информацию пользователей Сайта автоматизированными или иными способами, в том числе с целью несанкционированной рассылки почты (спама) или другой нежелательной информации;
2. Использовать автоматизированные скрипты (программы) для сбора информации и/или взаимодействия с Сайтом и его сервисами;
3. Использовать Сайт любым способом, который может помешать нормальному функционированию Сайта и его сервисов;
4. Размещать любые файлы, которые содержат или могут содержать вирусы и другие вредоносные программы;
5. Размещать любую рекламу, за исключением случаев, санкционированных Администрацией сайта, а также в рамках сервисов размещения информации, предоставляемых Сайтом на условиях, оговариваемых отдельно;
6. Размещать коммерческие предложения, агитационные материалы, распространять спам, сообщения-цепочки (сообщения, требующие их передачи одному или нескольким пользователям), схемы финансовых пирамид или призывы в них участвовать, любую другую навязчивую информацию;
7. Описывать или пропагандировать преступную деятельность, размещать инструкции или руководства по совершению преступных действий;
8. Размещать любую информацию, нарушающую исключительные права пользователей или третьих лиц на объекты интеллектуальной собственности;
9. Подделывать технические заголовки или иным способом манипулировать данными с целью сокрытия или подмены источника происхождения Содержания, передаваемого в ходе использования Аккаунта;
10. Домогаться, притеснять, оскорблять, назойливо преследовать или иначе злонамеренно доставлять беспокойство любому физическому или юридическому лицу, пользователю Сайта;
11. Загружать, публиковать и передавать иным способом следующий Контент:
  - незаконный;
  - оскорбительный по отношению к другим пользователям и третьим лицам;
  - вульгарный, непристойный, порнографического характера;
  - служебного характера или не подлежащий разглашению;
  - на который распространяются исключительные права третьих лиц;
  - нарушающий исключительные права третьих лиц;
  - направленный на нарушение, разрушение или ограничение функциональности любого программного, аппаратного обеспечения или телекоммуникационного оборудования;
  - рекламного характера, а также корреспонденцию, спам, "письма счастья", приглашения к участию в финансовых пирамидах или навязывающий услуги иными способами;
  - содержащий информацию или инструкции по совершению незаконных действий, описывающий или пропагандирующий преступную деятельность, а также инструкции или руководства по совершению преступных действий;
  - пропагандирующий жестокое обращение с животными;
  - пропагандирующий нанесение физического ущерба или вреда любому государственному органу, физическому или юридическому лицу, включая помимо прочего инструкции по созданию взрывных устройств, взрывчатых веществ, зажигательных смесей, а также иных видов оружия и средств разрушения;
  - содержащий угрозы;
  - носящий мошеннический характер;
  - пропагандирующий расовую, религиозную, этническую ненависть или вражду, любую иную информацию, нарушающую охраняемые законом права человека и гражданина;
12. размещать любую другую информацию, которая, по мнению Администрации Сайта, является нежелательной, не соответствует целям создания Сайта, ущемляет интересы пользователей или по другим причинам является нежелательной для размещения на Сайте.
13. УСЛОВИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ПРАВООБЛАДАНИЕ КОНТЕНТОМ
  1. Все объекты, размещенные на Сайте, в том числе элементы дизайна, текст, графические изображения, иллюстрации, видео, скрипты, программы, музыка, звуки и другие объекты и их подборки (Контент), являются объектами исключительных прав Администрации Сайта, пользователей Сайта и других правообладателей, все права на эти объекты защищены;
  2. Кроме случаев, установленных настоящими Правилами, а также действующим законодательством Российской Федерации, никакой Контент не может быть скопирован (воспроизведен), переработан, распространен, отображен во фрейме, опубликован, скачан, передан, продан или иным способом использован целиком или по частям, без предварительного разрешения правообладателя, кроме случаев, когда правообладатель явным образом выразил свое согласие на свободное использование материала любым лицом;
  3. Использование Контента, к которому Пользователь получил доступ исключительно для личного некоммерческого использования, допускается при условии сохранения всех знаков авторства (копирайтов) или других уведомлений об авторстве, сохранения имени автора в неизменном виде, сохранении произведения в неизменном виде;
  4. Любое использование Сайта или Контента, кроме разрешенного в настоящих Правилах или в случае явно выраженного согласия автора (правообладателя) на такое использование, без предварительного письменного разрешения правообладателя, категорически запрещено;
  5. Если иное явным образом не установлено в настоящих Правилах, ничто в настоящих Правилах не может быть рассмотрено как передача исключительных прав.
ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНТЕНТА, ОПУБЛИКОВАННОГО НА САЙТЕ.
1. Настоящий раздел Пользовательского соглашения определяет правила, порядок и условия использования контента.
2. Все материалы, исключительные права на которые принадлежат Администрации Сайта, могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации. Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, Сайты и страницы сети Интернет. Условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.
3. Для Интернет-ресурсов обязательным условием любого вида цитирования является размещение активной гиперссылки на http://atlanta-bt.ru/ в начале материала, не закрытой от индексирования поисковыми системами.
4. При воспроизведении материалов не допускается переработка их оригинального текста. Сокращение или перекомпоновка частей материала допускается, но только в той мере, в какой это не приводит к искажению его смысла.
5. При использовании в дайджестах прессы материалов не допускается их переработка в той мере, в какой она приводит к искажению их смысла.
6. Ответственность за искажение смысла материалов, возникшее вследствие их неточного воспроизведения, лежит на Пользователе.
7. Запрещено включение в RSS-рассылки сообщений, полностью дублирующих материалы Сайта.
8. Если в поле ALT или в подписи к какой-либо фотографии или иллюстрации указано имя автора или правообладателя, по вопросам их воспроизведения следует обращаться непосредственно к нему.
ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ САЙТАПользователи при использовании сайта обязуются не осуществлять:
1. доступ к данным, не предназначенным для данного Пользователя или вход в систему под логином, не принадлежащем данному Пользователю;
2. попытки проверить уязвимость системы безопасности Сайта, нарушение процедуры регистрации и авторизации без разрешения Администрации Сайта;
3. попытки создать помехи в использовании Сайта другим Пользователям, что включает в себя распространение компьютерных вирусов, порчу данных, постоянную рассылку повторяющейся информации, пересылку электронной почты через сервер Сайта, одновременную отправку большого количества электронной почты и/или запросов к Сайту с целью намеренно вывести сервер Сайта из строя и тому подобные действия, выходящие за рамки нормального целевого использования Сайта, и могущие умышленно или по неосторожности повлечь сбои в его работе;
4. рассылку пользователям Сайта материалов, на которые они не давали своего согласия, "спама", любых писем и рекламы без разрешения Администрации Сайта;
5. имитацию и/или подделку любого заголовка пакета TCP/IP или любой части заголовка в любом электронном письме или размещенном на Сайте материале;
6. использование или попытки использования любого программного обеспечения, или процедуры для навигации или поиску на Сайте, кроме встроенной в Сайт поисковой машины и традиционных и общедоступных браузеров (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox и других подобных).
7. Нарушение безопасности системы или компьютерной сети влечет за собой гражданскую и уголовную ответственность. Администрация сайта будет расследовать все случаи возможного нарушения безопасности со стороны пользователей Сайта в сотрудничестве с компетентными органами с целью пресечения подобной злонамеренной деятельности.
УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
1. Обработка персональных данных на Сайте осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Положением и законодательством РФ.
2. Обработка персональных данных Пользователей Сайта осуществляется исключительно в целях предоставления Пользователю возможности взаимодействовать с Сайтом.
3. Источником информации обо всех персональных данных Пользователя является непосредственно сам Пользователь.
4. В случае достижения цели обработки персональных данных Администрация Сайта прекращает обработку персональных данных и уничтожает персональные данные в срок, не превышающий 5 лет с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого является субъект персональных данных.
5. Администрация Сайта обеспечивает конфиденциальность и безопасность персональных данных при их обработке в соответствии с требованиями законодательства РФ.
6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных, обязаны соблюдать требования регламентирующих документов Администрации Сайта (далее также в настоящем разделе – Оператора) в части обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных.
7. По истечении вышеуказанного срока хранения персональных данных Пользователя персональные данные Пользователя удаляются автоматически заданным алгоритмом, который задает Администрация Сайта.
8. Блокирование персональных данных на Сайте осуществляется на основании письменного заявления от субъекта персональных данных.
9. Уничтожение персональных данных осуществляется путем стирания информации, в ходе которого становится невозможным восстановить содержание персональных данных.
10. Администрация Сайта при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
11. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
  - определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
  - определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
  - применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
  - оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
  - учетом машинных носителей персональных данных;
  - обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
  - восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
  - установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
  - контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
12. Система защиты персональных данных должна соответствовать требованиям постановления Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
13. Основными методами и способами защиты информации в информационных системах персональных данных Пользователей являются методы и способы защиты информации от несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий
14. Выбранные и реализованные методы и способы защиты информации на Сайте должны обеспечивать нейтрализацию предполагаемых угроз безопасности персональных данных при их обработке.
15. Все сотрудники Оператора, осуществляющие обработку персональных данных, обязаны хранить тайну о сведениях, содержащих персональные данные, в соответствии с Положением, требованиями законодательства РФ.
16. Администрация сайта прилагает все возможные усилия для того, чтобы избежать несанкционированного использования персональной информации Пользователей.
17. Однако Администрация сайта не несет ответственности за возможное нецелевое использование персональной информации Пользователей, произошедшее из-за:
  - технических неполадок в программном обеспечении, серверах или компьютерных сетях, находящихся вне контроля Администрации Сайта;
  - перебоев в работе Сайта, связанных с намеренным или ненамеренным использованием Сайта не по назначению третьими лицами, описанным в разделе «Информационная безопасность Сайта»;
18. Используя Сайт, Пользователь соглашается и принимает, что Администрация сайта оставляет за собой право использовать его персональную информацию анонимно и в обобщенном виде для статистических целей, а также для таргетинга рекламы, размещаемой на Сайте.
19. Используя Сайт и любые его сервисы, Пользователь дает свое согласие Администрации Сайта на использование, хранение и обработку персональных данных: ФИО, телефон, адрес электронной почты и иные индивидуальные средства коммуникации, указанные при заполнении на Сайте всех форм, запрашивающих такие данные.
20. В целях обеспечения реализации требований законодательства в области обработки персональных данных Администрация Сайта может:
  - осуществлять обработку персональных данных путем сбора, хранения, систематизации, накопления, изменения, уточнения, использования, распространения, обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных;
  - использовать автоматизированный способ обработки персональных данных с передачей по сети Интернет;
  - осуществлять трансграничную передачу персональных данных
21. В своей деятельности по обработке персональных данных Администрация Сайта руководствуется действующим законодательством о персональных данных и иными внутренними локальными нормативными актами, посвященными вопросам обработки персональных данных и устанавливающим правила доступа к персональным данным.
22. Администрация Сайта принимает на себя обязательства по обеспечению целостности и сохранности персональных данных субъектов персональных данных. Для данных целей Администрация Сайта принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных, используя при этом общепринятые методы и средства безопасности для обеспечения защиты информации от неправомерного или случайного доступа к ней, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, несанкционированного распространения, а также иных неправомерных действий со стороны третьих лиц.
23. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется в рамках установленной законодательством процедуры.
24. Администрация сайта может запрашивать согласие пользователей на передачу персональных данных, указанных в п. 10.20. третьим лицам, в частности представительствам консульств стран, являющихся целью оформления поездки пользователя, для стран, указанных на Сайте в установленном порядке, для подтверждения документов статуса запросов на оформления документов, размещенных пользователями на Сайте, передачи данных партнеров для доставки оформленных документов в рамках оказываемых услуг на Сайте. С момента получения согласия пользователя и осуществления передачи данных для обработки, ответственность за сохранность данных лежит на конечном получателе данных.
25. Контроль исполнения требований по вопросам обработки персональных данных осуществляется ответственным за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных Администрации Сайта. Ответственность должностных лиц Администрации Сайта имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
26. Администрация сайта обязуется не предоставлять никакой персональной информации о Пользователях частным лицам и организациям, заявляющим о возможном нецелевом использовании подобной информации (рассылки несанкционированной рекламы, "спама", предоставлении информации другим лицам и тому подобное), за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством РФ.
27. Однако Администрация сайта не отвечает за возможное нецелевое использование информации с Сайта зарегистрированными пользователями или иными лицами и/или организациями, которое произошло без уведомления Администрации Сайта с нарушением или без информационной безопасности Сайта.
28. Права на Контент размещенный на Сайте, принадлежат Владельцам или иным правообладателям (обладатели информации). Информация доступна на Сайте исключительно в режиме цитирования в информационных целях. Пользователи не получают никаких прав на использование Информации вне рамок возможностей, предоставляемых Сайтом, и несут полную ответственность перед правообладателем за их неправомерное использование.
29. Администрация Сайта не гарантирует достоверность, точность, полноту и качество Информации, включая её соответствие Законодательству и соблюдение прав третьих лиц. Администрация сайта ни при каких обстоятельствах не несёт ответственности за Информацию. Пользователь должен самостоятельно оценивать все риски, связанные с использованием Информации, включая оценку надёжности, полноты или полезности этой Информации, а также её соответствие Законодательству. Любые споры, вопросы, претензии и иски, связанные с содержанием, формой, распространением, иным использованием Информации, должны быть адресованы Партнёрам, предоставившим соответствующую Информацию.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение носит исчерпывающий характер между Пользователями, и Администрацией Сайта относительно порядка использования Сайта и его сервисов и заменяют собой все предыдущие соглашения между Пользователями и Администрацией Сайта;
Настоящее Соглашение регулируется и толкуется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопросы, не урегулированные Соглашением, подлежат разрешению в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если по тем или иным причинам одна или несколько норм настоящих Правил является недействительной или не имеющей юридической силы, это не оказывает влияния на действительность или применимость остальных норм.

Пользователь понимает и соглашается с тем, что содержимое Сайта или любая его часть может сопровождаться рекламой. Используя Сайт, Пользователь признает право Администрации Сайта размещать подобную рекламу без предварительного уведомления и без какой-либо компенсации пользователям. Характер размещения и количество рекламы, отображаемой на Сайте в целом, определяются и изменяются по усмотрению Администрации Сайта.
Переписка и деловые отношения Пользователей с рекламодателями или участие в рекламных акциях, проводимых рекламодателями, осуществляемых при помощи Портала, включая оплату, доставку, в том числе условия, гарантии и презентации соответствующих услуг или товаров, упомянутых или найденных вследствие таковых отношений, порождают права и обязательства исключительно между Пользователем и рекламодателем.

atlanta-bt.ru

Оптимизация командировочных расходов «вышла на новый уровень»

2 Февраля 2016

Объем деловых путешествий в Европе в 2015 году рос вдвое быстрее, чем прогнозировали эксперты (1,4% вместо 0,7%), по данным исследования EVP Barometer by American Express Global Business Travel. Кроме того, приоритеты компаний сместились: корпоративные клиенты стали ставить на первое место не контроль за расходами, а безопасность сотрудников.

Вместе с тем, эксперты отмечают, что оптимизация затрат на бизнес-поездки в 2015 году «вышла на новый уровень». Многие организации сокращали тревел-бюджет за счет лучшей организации бизнес-процессов: например, активно внедряли онлайн-инструменты для учета командировочных расходов.

Также исследование показало, что около половины компаний в 2015 году отправляли сотрудников в поездки в рамках расширения бизнеса (38% в 2014 году). Еще около 30% организаций увеличивали тревел-бюджеты (18% в 2014 году). При этом 76% фирм рассматривали расходы на деловые путешествия как «необходимую издержку», и всего 24% — как инвестицию.

Помимо контроля за финансами, в список важнейших задач тревел-менеджеров по версии American Express вошло повышение удовлетворенности путешественника поездкой. Как минимум в 50% компаний пытались этот параметр измерить, еще 22% использовали полученные отзывы для оптимизации положений о командировании.

Опрос в рамках Barometer также показал, что сотрудники положительно относятся к мобильным приложениям для бронирования, электронному документообороту и онлайн-сервисам.

Эксперты American Express полагают, что количество командировок в 2016 году увеличится на 1-3%. Кроме того, корпоративные клиенты будут уделять особое внимание надежности данных (41%) и качеству тревел-программы в целом (40%). (travelagentcentral.com)

Текст: Екатерина Ларина

buyingbusinesstravel.com.ru

Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Оформление командировки должно соответствовать всем законодательным нормам. Сотруднику, отправляющемуся в командировку, должны быть предоставлены все гарантии, закрепленные трудовыми нормативными документами:

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса. Распространяются соответствующие гарантии также на совместителей. Совместителю средний заработок за время нахождения в командировке нужно сохранять лишь у работодателя, направившего его в командировку. Если сотруднику одновременно направляют в командировку и по основному месту работы, также и по совместительству, должен сохраняться средний заработок у обоих работодателей.

Необходимо учитывать, что некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку лишь при их письменном согласии, также при отсутствии запрета на их командировку по медицинскому заключению. Действует данное правило в отношении:

У работодателя нет права направлять в командировку сотрудников следующих категорий:

У работодателя есть право устанавливать любой срок командировки в зависимости от сложности, объема и других особенностей поездки. При этом не обозначается максимальная длительность поездки. Следовательно, длиться командировка может сколь угодно долго.

При этом не урегулирован вопрос минимальной продолжительности поездки. Можно признавать командировкой поездку длительностью более 1 дня. При этом не считается командировкой поездка менее 24 часов.

Однако предприниматели и компании на практике нередко направляют сотрудники на поездки в течение 1 дня, оформляя их в качестве стандартных командировок – с выплатой суточных, компенсацией проезда и др.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло некоторые изменения в требования к оформлению командировочных документов. Согласно подпункту е) пункта 26 Поставления с работника не требуется предоставление командировочного удостоверения. При направлении сотрудника в командировку следует оформить пакет следующих документов:

приказ о направлении сотрудника в командировку;

табель учета рабочего времени;

журнал учета командированных сотрудников;

авансовый отчет;

служебная записка, если сотрудник отправляется на место командировки и обратно на своем личном транспорте.

l&g t;

Наглядная инструкция по оформлению командировки

Шаг 1. Оформите приказ о направлении в командировку. Для отправки сотрудника в командировку для начала требуется оформление приказа. Можно использовать форму Т-9 (либо форму Т-9а, если несколько сотрудников отправляются в командировку), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Однако данная форма обязательной не считается, у компании есть право разработки своей Есть образец Если работаете с унифицированной формой Госкомстата, следует удалить строку с упоминанием служебного задания. Поскольку с 2015-го года это оформлять не требуется.

Шаг 2. Зафиксируйте факт отправки сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Утверждена форма журнала согласно приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. Необходимо заполнить в данном журнале следующие данные – ФИО командировочного сотрудника, название компании, в которую отправляется, пункт назначения. Учитывая отмену командировочных удостоверений с 2015-го года, то ставьте прочерк в строке о командировочном удостоверении. Заслуживает внимания тот факт, что вскоре Минздравом будет утверждена новая форма журнала.

Шаг 3. Заполните табель учета рабочего времени. Также возможно использование унифицированных форм табеля Т-12 и Т-13, есть образец утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Дни командировки, в течение которых сотрудник на рабочем месте отсутствует, необходимо заполнить кодом К. При работе сотрудника в свой выходной день, необходимо указать в табеле учета рабочего времени 2 кода: К и РВ. Необходимо помнить – работа в выходной день, согласно статье 153 ТК РФ, подлежит оплате в двойном размере.

Шаг 4. Оформите авансовый отчет. При возврате из командировки, работнику в течение 3 рабочих дней необходимо заполнить авансовый отчет, сдав его в бухгалтерию. Советуем ему напомнить про сроки, ведь сотрудник после командировки часто переходит сразу на накопившуюся текущую работу. Работник в авансовом отчете по форме АО-1 есть образец указывает суммы, которые были потрачены в рамках поездки. Следует учитывать, что распространяется 3-дневный срок для сдачи финансового отчета в отношении и внутренних, и зарубежных командировок. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной либо праздничный день, должен отсчитываться указанный срок с 1-го рабочего дня, который следует за днем возвращения.

Работнику необходимо приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие свои затраты. Такими доказательствами могут быть приходные ордера, чеки, квитанции, договоры и пр. Больше не требуется оформление командировочных удостоверений. Они использовались для подтверждения факта и времени нахождения сотрудника в месте командировки. Теперь свидетельством действительного нахождения сотрудника в командировке становятся проездные документы – железнодорожный билет, авиабилет и пр.

Как подтвердить сроки командировки, если сотрудник ездил на своем автомобиле? В таком случае должна быть составлена служебная записка в произвольной форме, с отражением физического срока командировки, приложив документы для подтверждения использования автомобиля – квитанции, счета, путевой лист, кассовые чеки и пр.

Компенсация расходов в командировке

Суточные полагаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, в том числе праздничные, выходные дни, дни нахождения в пути. Каждый работодатель может устанавливать размер суточных, который считает подходящим.

Суточные в налоговом учете списываются на расходы без ограничения. Суточные освобождаются от НФДЛ в пределах лимита – при командировке в стране 700 рублей за день, при заграничных командировках – 2.5 тыс. рублей за каждый день. Если установлена в компании величина суточных более указанных сумм, то необходимо будет уплата с превышения налога на доходы физических лиц.

При служебных поездках длительностью менее 24 часов суточные не полагаются. Хотя большинство компаний производит их выплату. Минфином был предложен такой вариант учета. Если сотрудником предоставлены подтверждающие документы, необходимо расценивать суточные в качестве возмещения других расходов, которые связаны с командировкой. Они в данном случае полностью освобождаются от НФДЛ. Если отсутствуют документы, необходимо применение лимита, подобно более продолжительным командировкам.

Встречаются в арбитражной практике примеры, когда судьи подтверждали – при однодневной командировке суточные освобождаются от взносов в ПФР.

Оплата проезда. В стоимость переезда к месту командировки и обратно могут входить затраты на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Можно применять «входной» НДС к вычету. При возмещении командировочному работнику затрат на дорогу не требуется удержание НДФЛ и плата страховых взносов.

Но применяться указанные нормы могут лишь в случае подтверждения затрат на проезд первичными документами. Если сотрудник добирался к месту на рейсовом транспорте, необходимо предоставить проездной билет. Необязательно, чтобы предоставлялся билет установленной формы. Основное требование – указание на билете реквизитов, печати и подписи перевозчика, наименования пунктов отправления и прибытия, цены.

В случае с такси, то в качестве подтверждающих документов используются заказ-наряд на предоставление транспорта для перевозки пассажиров и багажа, и квитанция на оплату услуг легкового такси.

При авиаперелетах необходимо предоставление 2 первичных документов – билет с указанием цены, и посадочного талона.

Оплата жилья. Потраченные на жилье для командировочного сотрудника средства могут учитываться компанией при налогообложении прибыли. У компании при этом есть право списания стоимости дополнительных услуг гостиницы (кроме ресторанов, баров, саун, фитнес-центров, обслуживания в номерах).

При возмещении сотруднику затрат на жилье не нужно удержание НДФЛ.

Но указанные нормы могут использоваться лишь в ситуации, когда подтверждены расходы на жилье первичными документами – бланк строгой отчетности, который самостоятельно разработан отелем. Обязательно требуется указание в нем реквизитов, перечисленных пунктом 3 положения постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Необходимо при этом указание в бланке и суммы НДС.

Налоговики на практике часто выдвигают претензии, если указан на гостиничном документе «чужой» либо несуществующий ИНН. Однако по этому вопросу арбитражная практика положительна для налогоплательщиков.

Оплата питания. По мнению налоговиков, необходимо оплачивать питание в период командировки за счет суточных. Следовательно, если сотрудник возмещает затраты на питание отдельно, нельзя учитывать подобные затраты при налогообложении прибыли, с них требуется уплата НДФЛ и страховых взносов.

Даже если компания вовсе не производит выплату суточных, а лишь компенсирует расходы на питание, подобные траты не будут уменьшать прибыль, включаются в базу по НДФЛ и взносам.

При этом следует отметить противоречивую практику по данному вопросу. Некоторые дела компании выиграли, однако порой выигрывают и инспекторы. Всё же безопаснее предотвратить конфликт, не отражать затраты на питание в налоговом учете, лучше заплатить НДФЛ и взносы.

Рассказывает практик

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Несмотря на революцию на рынке телекоммуникаций, сложно представить нынешний бизнес без проведения командировок. За счет оптимального распределения бюджета удается добиться оптимизации своего тревел-бюджета.

Сначала предстоит сформировать регламент деловых поездок. Полезным данный регламент будет даже при условии нескольких командировок в год. Следует указать в документе правила перелета, проживания, планирования тревел-бюджета. Внутренние перелеты в некоторых компаниях организуются только эконом-классом. Для международных компаний может быть установлено следующие правило – до 3 ч. полета в эконом-классе, для более продолжительного перелета предпочитается бизнес-класс. Часто зависит размер затрат также от должности специалиста.

Не нужно жалеть времени на анализ бюджета деловых поездок. Благодаря этому возможно выявление неэффективных решений при организации командировки с оптимизацией затрат.

Командировка за границу

Зарубежные служебные поездки предполагают некоторые особенности. Предоставленные в валюте суточные следует пересчитывать в рубли по курсу в день их выдачи. Размер суточных, которые освобождены от НДФЛ, за день, при выезде за рубеж, составляет не 2.5 тыс. рублей, а 700 рублей.

Если командировочные расходы оплачены валютой, необходим перевод их стоимости в рубли. Использовать в таком случае нужно курс, который указан документами на покупку валюты.

Средний заработок, который сотруднику выплачивался за период командировки, будет считаться его доходом, который получен от источника в РФ. Если работник находился в зарубежной поездке недолго, сохранив при этом статус налогового резидента, считаться НДФЛ с его среднего заработка будет по ставке 13%. При утрате статуса налогового действует ставка 30%.

Как оптимизировать расходы на командировку

1. Определите стратегические принципы организации командировок. Основное условие – получение максимальной отдачи от нахождения сотрудников в командировках. Необходимы следующие приоритеты – результативная работа в отъезде, с быстрым возвращением в офис. Поэтому авиаперелеты более предпочтительны железнодорожных переездов, несмотря на большие расходы. Не стоит покупать работникам в поезде билеты лишь в купе, чтобы обеспечить для них комфортную поездку.

Следует заранее определить основные планы сотрудников на командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитать таким образом, чтобы работник в течение одной поездки смог справиться с максимально возможным объемом работы. Компания может помочь сотруднику, предлагая не только корпоративную связь, но также мобильный Интернет.

Другим важным обстоятельством становится – рабочие процессы не должны страдать, пока работник находится в отъезде. Для безболезненного выстраивания совместных планов следует ввести «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. Укажите в нем все плановые поездки минимум на неделю вперед – отмечая имя, место командировки, даты отсутствия.

2. Ведите виртуальные переговоры. Если необходимости в физическом присутствии на переговорах нет, либо вы ограничены в бюджете, можно задуматься над вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные полезные технологии, в том числе услуга видео-конференц-связи public telepresence с высокой четкостью графики и эффектом присутствия.

3. Назначьте ответственного. Отвечать за организацию командировок может офис-менеджер. Он займется планированием поездок, заказом наиболее экономичных билетов, подборов времени планирования, поиском гостиницы, с оформлением виз и пр.

Сам работник не отстраняется от подготовки к поездке. Если планируется командировка в другую страну, либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник может сам узнать прогнозируемую погоду, подготовить карту местности, изучить местные особенности, чтобы лучше понимать ситуацию и избежать возможных проблем.

Главное в планировании командировок – по возможности раньше сообщить ответственному сотруднику о поездке и оформить документы для командировки.

Говорит Генеральный Директор

Андрей Медведев, Генеральный Директор «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей компании такие лимиты на командировки в пределах страны. Суточные установлены в размере 1500 рублей. Гостиница – не дороже 5 тыс. рублей в день. Практика подтверждает, это средние затраты на участие в деловой поездке, обеспечивая достаточный комфорт для сотрудников без излишеств. Также предусмотрено возмещение услуг такси, если работник едет с багажом. Максимальные суточные для заграничных командировок установлены в размере 2.5 тысяч рублей.

Расходы на командировки можно контролировать с помощью виртуальных банковских карт, которые не имеют материального носителя, предназначаются для интернет-покупок. Данные карты могут быть привязаны к единому корпоративному счету с централизованным управлением.

4. Контролируйте расходы и отчетность. Руководителю нужно контролировать поездки своих работников, обоснованность трат. Важно, чтобы работники понимали список необходимых документов в рамках отчета о командировке.

Сотрудники в течение 3 дней после поездки должны сдать офис-менеджеру соответствующие документы (счета, билеты). Если сотрудник не предоставляет какие-либо из подтверждающих документов, к примеру, не везде могут выдать чек из такси, можно поверить на слово.

Сотрудники по результатам командировки должны предоставить отчет о сделанной работе, с детальным описанием результатов проведенных переговоров и встреч. Сотрудники, которые были на обучении, могут предоставить и копию сертификата для отчетности.

Составление авансового отчета по итогам командировки следует поручить бухгалтерии, такой вариант более надежен.

Рассказывает практик

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

По моему мнению, тревел-политика (положение о служебных командировках) является обязательным условием для успешного управления корпоративными поездками. Рекомендую в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, с жесткой регламентацией верхних пределов цен проживания в гостинице, регламентируя категорию авиабилетов, сумму представительских трат, наличие трансферта и пр. При этом должны действовать единые стандарты для всех уровней специалистов, чтобы не возникло эффекта демотивации.

Лишь при документальной регламентации стандартов классов удастся аргументировано объяснить сотруднику, почему он вынужден проживать в такой гостинице либо летит эконом-классом.

Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины».

ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат — 300 сотрудников.

Ассоциация бизнес-туризма — независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг.