ГлавнаяОптимизацияОптимизация инвентаризации

Инвентаризация: лазейка или способ навести порядок в ресторане? Оптимизация инвентаризации


Аудиторская организация OOO HLB Tashkent

Автоматизация и оптимизация процесса инвентаризация основных средств

Предлагаем  услуги по автоматизации процесса инвентаризации с применением штрих кодирования основных средств. переводу на электронную форму проведения инвентаризации – маркировку объектов основных средств,  проведение электронной инвентаризации с применением терминала сбора данных и адаптации его к Вашему бухгалтерскому программному продукту. Для получения точной информации об имущественном положении компании как минимум раз в год должна производиться инвентаризация имущества и основных средств – трудоемкая, сложная и нередко длительная процедура, если проводить ее собственными силами.

В каких случаях требуется инвентаризация?   • При составлении годового бухгалтерского баланса   • При купле-продаже имущества или передачи его в аренду   • При смене руководителя и других лиц, несущих материальную ответственность   • Когда были выявлены факты злоупотребления, либо порчи имущества   • При преобразовании, ликвидации, либо реорганизации компании   • При возникновении экстремальных ситуаций (наводнения или пожары)

По мнению экспертов, по крайней мере, в 60% случаев проведенные «ручным» способом инвентаризации не приближены к качественному уровню и оперативным срокам проведения, а в 20% случаев, носят формальный характер.

Каким способом можно оптимизировать срок проведения  инвентаризации, исключить влияние «человеческого» фактора на ее результат и повысить качество процедуры учета и контроля имущества?

Эти задачи поможет решить автоматизация процесса инвентаризации с применением штрих кодирования основных средств.

Эту задачу предполагается решить в несколько этапов:   1. На основании информационной бухгалтерской базы данных, карточек учета основных средств, технических паспортов и прочей необходимой документации на каждый инвентарный объект основного средства создается уникальный штрих код.   2. Далее, печатаются этикетки со штрих кодами и наклеиваются на инвентарные объекты. На этикетках, помимо штрих кода, выводится наименование, код, инвентарный номер объекта ОС (при наличии).   3. С помощью терминала сбора данных (далее по тексту ТСД)  следует собрать данные о наличии и количестве основных средств.  4. После сбора данных о наличии и количестве основных средств, собранные данные выгружаются из ТСД в соответствующий документ инвентаризации, который находится в основной информационной бухгалтерской базе данных.    5. В инвентаризационной описи будут заполнены графы фактического учета: в графе «(ФУ) Количество» будет отражено количество объектов по данным ТСД, в графе «(ФУ) Сумма» будет рассчитана сумма по учетным ценам согласно фактическому количеству.

Маркировка имущества проводится лишь в момент перехода на электронный вид инвентаризации и в дальнейшем, в момент поступления новых основных средств. Поэтому,  все последующие инвентаризации будут менее трудоемкими и занимать гораздо меньше времени. Но что самое важное, электронная инвентаризация поможет идентифицировать имущество без возникновения субъективных ошибок, а, следовательно, многократно усилить контроль над активами.

Мы предлагаем Вам услуги по переводу на электронную форму проведения инвентаризации – маркировку объектов основных средств, а так же проведение электронной инвентаризации с применением терминала сбора данных и адаптации его к Вашему бухгалтерскому программному продукту. Это поможет сэкономить Вам самый невосполнимый ресурс - время. А время, как известно – это  деньги. Ну и как говорится, сэкономленные деньги –  заработанные деньги!

hlb.uz

Инвентаризация под управлением WMS-системы – Склад и техника

А. Казачков,ведущий эксперт по WMS компании i2 СНГ

Хлопотен, трудоемок и тяжел процесс инвентаризации склада – от его работников требуются четкие, но однообразные действия. Как правило, инвентаризация проводится в условиях острой нехватки времени, поскольку склад на это время необходимо полностью остановить. При этом зачастую погрешности, допущенные при инвентаризации, по сути, сводят на нет все усилия по достижению результата: в то время как исправляются одни ошибки, возникают новые.

Внедрение системы управления складом WMS дает возможность значительно облегчить работу складских работников и ускорить процесс инвентаризации при одновременном повышении точности подсчетов. Эта задача достигается за счет возможности планирования частичных или циклических инвентаризаций (Cycle Count), которые проводят без остановки работы склада. Работы по полной инвентаризации при условии четкой организации циклических инвентаризаций в идеальном варианте могут превратиться в простую формальность, в большей степени необходимую внешним аудиторам, чем самому предприятию. В принципе циклические инвентаризации можно проводить и без установки WMS-системы, но это возможно только при наличии достаточных ресурсов и определенной практики.

Типы и методы циклических инвентаризаций

Циклические инвентаризации подразделяются на инвентаризации по складской зоне, товару или группе товаров, дате. В последнем случае на радиотерминалы работников передают задания для проведения подсчета тех ячеек склада, инвентаризация которых не проводилась наиболее длительное время. Применение радиотерминала весьма важно при проведении инвентаризаций. В зависимости от методики работы он может выполнять как пассивную, так и активную роль. В первом случае (RF-assisted Cycle Count) пользователь сам решает, что и как ему нужно инвентаризировать, а терминал выполняет роль электронного блокнота, с помощью которого можно выбрать зону, товар и другие параметры. Пользователь сам определяет свой маршрут и последовательность действий, а терминал нужен только для аккуратного занесения соответствующей информации.

Во втором варианте инвентаризации радиотерминал играет активную роль (RF-directed Cycle Count). Эта опция доступна только в «продвинутых» WMS-cистемах. В этом случае для работы необходимы определенные настройки, в частности «Диспетчера задач» (Task Manager). «Диспетчер задач» служит для распределения задач инвентаризации. При конфигурировании системы настраивается цикл подсчета для каждого товара, в котором могут учитываться такие характеристики товара, как АВС-уходимость товара. Для группы А (товар, который быстро уходит со склада) настраивается цикл с меньшим периодом подсчетов. Точно в назначенный срок на экранах радиотерминалов сотрудников, ответственных за инвентаризацию, появляются задачи подсчета.

Одной из интересных возможностей, предоставляемых системой WMS, является так называемая «инвентаризация через ноль». Эта процедура заключается в том, что при возникновении ситуации, когда комплектовщик выбирает последний товар из ячейки, на экране терминала появляется сообщение: «Ячейка пустая?» Комплектовщик, подтверждая или не подтверждая задачу, фактически проводит инвентаризацию ячейки отбора.

Инвентаризация может включать в себя также одновременную корректировку содержимого проверяемой ячейки. Одновременную корректировку обычно производят при проведении инвентаризаций типа «RF directed». В некоторых системах учитывается процент расхождения, при этом вводится определенная величина, и если подсчет превышает процент расхождения, автоматическая корректировка остатков не производится, а соответствующее изменение делается только после решения менеджера.

Каким же образом можно создавать задачи инвентаризации при наличии WMS-системы? Плановые задачи можно создавать в соответствии с циклом, учитывая тот промежуток времени, когда проводилась инвентаризация. Они будут появляться циклично, например раз в 2 месяца для товаров группы В. Эти задачи распределяются между ответственными пользователями. Допустим, если подошла очередь инвентаризовать какой-то товар, то 1-го числа каждого месяца будет создана задача инвентаризации на каждую ячейку, где содержится данный товар.

Следующий тип инвентаризации – внеплановый, он может создаваться вручную. Если у ответственного кладовщика есть основания предполжить недостачу какого-нибудь товара на складе, он может сам создать задачи инвентаризации, которые появятся на радиотерминалах. Существует и третий тип задач – задачи по событию. Их генерирует WMS. Например, при выполнении задачи комплектации выяснилось, что в ячейке товара меньше, чем указано в задаче. В этом случае вводится причина – недостаток товара, и тогда WMS-система автоматически задаст задачу инвентаризации данной ячейки.

Полная инвентаризация

Система WMS значительно облегчает жизнь работников склада и при проведении полной инвентаризации. Несмотря на то, что данный тип подсчета требует остановки склада, он занимает значительно меньше времени благодаря четко построенным циклическим инвентаризациям. При проведении полных инвентаризаций также применяют радиотерминалы. В отличие от бумажного листа терминал ведет сотрудника четко по маршруту, и если какая-либо ячейка пропущена, то на экране появляется требование ввести причину. Полная инвентаризация на складах, оснащенных WMS, проводится по классическому принципу. Создаются две группы инвентаризации, которые проверяют один и тот же участок, после получения результатов данные сверяются, и если есть серьезные расхождения, назначается третья группа, которая их анализирует.

Инвентаризация может быть проведена также «зрячим» или «слепым» методом. При «зрячей» инвентаризации радиотерминал рекомендует подойти к ячейке и при этом показывает, какой товар и в каком количестве должен в ней находиться. В этом случае от инвентаризатора требуется лишь подтверждение факта наличия. «Слепая» инвентаризация не показывает, что есть в ячейке, а требует вручную занести данные о том, какой товар есть в наличии и в каком количестве. Это более трудоемкое занятие, но в отдельных случаях данный метод может оказаться более приемлемым.

По мере быстрого развития логистического бизнеса 3PL-операторы и компании, владеющие собственными распределительными центрами, сегодня неизбежно сталкиваются с необходимостью внедрения системы автоматизированного управления складом, ведь в большинстве случаев это единственная возможность справиться с огромным количеством внутренних операций и оптимизировать работу склада.

sitmag.ru

Актуальные советы по проведению инвентаризации

Ещё десяток лет назад инвентаризация была поистине головной болью руководства и работников любого предприятия. Ревизоры тщательно обследовали помещение, разыскивая заявленные в описи ценности. Наличие найденных объектов вручную отмечалось в списке. На мебели и оборудовании при этом красовались несмываемые метки с инвентарными номерами.

Инвентаризационная опись может включать тысячи товарных позиций, поэтому на проведение этой ответственной процедуры затрачивалось немало времени. Впоследствии опись попадала в бухгалтерию, где полученные данные вручную вводились в программу учёта. Вся процедура инвентаризации была сопряжена с огромными беспорядками и «выпадением» предприятия из обычного рабочего режима, то есть влекла за собой убытки в виде недополученной прибыли.

В локомотиве технологий учёта

Открытие либо закрытие магазинов, их расширение, текучка среди персонала предполагают строгий учёт материальных ценностей, поскольку он напрямую связан с рентабельностью бизнеса.

По статистике, около 15% товарных потерь спровоцированы небрежным ведением учёта. Руководство ритейл-предприятий должно всегда иметь точное представление о том, что и в каком количестве имеется на остатке! Очевидно, поэтому именно розница стала локомотивом инвентаризационных процессов.

За последние несколько лет технология проведения инвентаризации совершила значительный качественный скачок, и теперь вполне реально провести данную процедуру с минимумом неудобств, в течение считанных часов!

Предприятия розничной торговли нуждаются в проведении инвентаризаций двух типов:

Решения обеих задач на современном этапе стало возможным благодаря технологиям штриховой кодировки объектов. Наличие штрих-кода является обязательным условием для производимых и импортируемых в страну товаров.

Как достичь мобильности?

Для получения информации о наличии основных фондов предприятия, а так же о поступлении, всех перемещениях и реализации товаров применяются ТСД. Так сокращённо называют терминалы сбора данных - портативные устройства, сочетающие 2 функции:

Таким образом, использование ТСД делает возможным автономный и мобильный сбор необходимой информации, её сохранение и обработку.

На первый взгляд, нет ничего сложного в простом пересчёте имеющихся товаров или оборудования. Однако, учитывая огромное, всевозрастающее количество ассортиментных позиций, многообразие торговых и складских помещений, необходимо использовать рабочую схему инвентаризации с возможностью оперативного устранения возможных сбоев и ошибок.

Как подготовиться к инвентаризации

До начала процедуры товарного учёта необходимо составить и утвердить план её проведения. При этом определяется:

Рекомендуется зонировать помещения, отразив их планы в виде схем и графиков, а также распределить между исполнителями фронт работ.Использование современных технологий на базе штрихового кодирования и ТСД позволяют производить выборочный учёт отдельных категорий товаров, а также делают возможным проведение инвентаризации без перерыва в обслуживании покупателей.

Советы по оптимизации учёта

Учёт основных средств является наиболее трудоёмким и затратным по времени, поскольку оборудование и инвентарь, как правило, не промаркированы и не каталогизированы. В таких ситуациях имеет смысл самостоятельно изготовить маркировку, используя принтеры этикеток. Целесообразно маркировать оборудование этикетками, устойчивыми к внешним воздействиям.

Участники инвентаризации наклеивают на учитываемые ценности штрих-коды, сканируют их, а затем идентифицируют объекты в базе данных.

Наклейку лучше производить рядом с заводской маркировкой, либо по «правилу правой руки» - с правого торца, в правом верхнем углу, в зоне визуальной доступности. В ситуации, когда нанесение этикетки на объект невозможно (к примеру, на металлическую инвентарную корзину, либо объект отсутствует в связи с ремонтом), этикетку со штрих-кодом можно вклеивать в специальный «Журнал объектов, промаркированных условно», а на сам наличествующий предмет наклеивать метку «условно».

На инвентаризацию товарных остатков при использовании современных технологий уходит не более 24 часовПредварительная подготовка заключается в группировке товаров одинаковых наименований. Для учёта весового товара необходимо продукцию предварительно взвесить, упаковать и промаркировать. Учёт товарных остатков целесообразно производить традиционным методом «змейки», то есть последовательно сверху вниз и слева направо.

После подсчёта (сканирования) каждого товарного наименования рекомендуется перевернуть единицу товара стороной, на которой виден штрих-код (отфейсовать). Во избежание ошибок лучше использовать метод двойного просчёта. При первом подсчёте количество товара записывается на заранее прикреплённой метке под каждым его наименованием. Если при повторном подсчёте получается другой результат, его записывают наподобие дроби. Если результат совпадает – обводят кругом.

Выводим остатки

После сканирования всех подлежащих учёту объектов терминал сбора данных синхронизируется с компьютером, осуществляется автоматический перенос данных.

Синхронизация возможна в результате прямого подключения либо дистанционно, посредством Wi-Fi. Итоговая информация может быть предоставлена в виде графиков и привычных таблиц Excel –формата.

Существуют и специальные инвентаризационные программы, синхронизованные с 1С и другими бухгалтерскими инструментами. Вследствие этого бухгалтеру остаётся всего лишь перенести данные на свой компьютер и обновить базу.

Каждая торговая компания заинтересована в получении объективных данных о своей работе путём проведения быстрой и честной инвентаризации. Воспользуйтесь благами цивилизации и поставьте их на службу вашему бизнесу!

1clenta.ru

Автоматизация процесса инвентаризации повысит эффективность работы ресторана

Ресторан и кафе — это предприятия, которые реализуют как цикл производства, так и готовую продукцию заказчикам. Подобное совмещение требует постоянного контроля со стороны менеджмента предприятия за соблюдением технологий производства и организации учета ингредиентов и готовой продукции. Полноценно решить данные вопросы невозможно без такого процесса, как периодические и плановые инвентаризации.

Бережливость в доме выгодней прибыльной торговли С. Айни

В период инвентаризации решаются следующие основные задачи: определение реальных товарных запасов на объекте инвентаризации; проверка соблюдения сроков хранения и реализации ингредиентов и готовой продукции; сверка результатов объективного контроля с данными системы управления товародвижением.

Полученные данные позволяют с высокой степенью достоверности определить следующее: нарушения в процессе производственного процесса, связанные с несоблюдением технологии приготовления блюд, рецептуры, использованием неправильных ингредиентов; возможные каналы хищений и злоупотреблений персонала; эффективность работы персонала, осуществляющего заказ и управление поставками продукции, ингредиентов, а также планированием производства продукции.

Результаты инвентаризации на предприятии питания могут дать понимание менеджменту необходимости внесения изменений в технологические процессы предприятия, что приведет к оптимизации и сокращению издержек, повышению эффективности предприятия и уровня лояльности клиентов. Поэтому автоматизация процесса инвентаризации и получение аналитических отчетов для менеджмента по важности стоит на одном уровне с анализом продаж.

Проведение инвентаризации предприятия оформляется документом «Инвентаризация», который используется для синхронизации оперативных остатков при наличии расхождений реальных и документальных данных о наличии товаров, для формирования сличительных ведомостей и инвентаризационной описи. Периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров может быть одинаковой, а может и различаться, если появляются риски злоупотреблений персонала или данные о неэффективности технологических процессов.

Инвентаризацию можно упростить и ускорить при помощи штрихкодов и терминалов сбора данных. Наша компания предлагает линейку специализированного оборудования для проведения инвентаризации. При использовании данного оборудования и системы автоматизации задача проведения количественного учета остатков на складе значительно сокращает временные и трудовые затраты.

Порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49. Организация также вправе самостоятельно установить периодичность и состав объектов, подлежащих инвентаризации.

Система Intellect Style при инвентаризации в сетевых ресторанах обеспечивает возможность доступа каждой точки продаж (ресторану) к общему модулю, но с ограничением «По документам», т. е. бухгалтерские остатки по продуктам менеджерам ресторанов не видны. Соответственно, каждая точка заводит свои остатки в пустую колонку «По факту» самостоятельно, а бухгалтер в центральном офисе видит полный документ инвентаризации с заполненными полями и с помощью дополнительных удобных инструментов работает с «Листом разницы» и «Инвентаризационной ведомостью».

Автоматизированная система в области инвентаризации помогает не только бухгалтеру, кладовщику и владельцу видеть всю картину на предприятии по излишкам и недостаче, пересортице и нарушениям сроков реализации и хранения продукции, но и помогает определить правильность технологических карт производства продукции. Такая система может помочь отследить воровство на кухне и складе, что нельзя сделать, используя отчеты только по реализации, заказам и приемке товаров. На основании установленных данных и рассчитанных остатков по документу автоматически создаются инвентаризационные ведомости, документы излишков и недостачи. Также можно создавать инвентаризации разной детализации и разделять их по группам.

restoranoved.ru

Вновь об автоматизации инвентаризации / Хабр

Введение

На Хабре не раз писали об инвентаризации, но для меня не нашлось ничего полезного. Почему? Ответ прост: передо мной была поставлена задача: автоматизировать процесс инвентаризации товаров магазина. Лежащие на полках склада товары не отвечают на пинги, не могут по команде сами о себе собрать статистику и отправить их на сервер. При этом магазин не виртуальный, и даже не маленький розничный магазинчик, где за час можно пересчитать все руками, блокнотом и ручкой. Речь идет о довольно крупной торговой сети, продающей товары весьма различных направлений.

До Амазона, с его роботами, мы конечно пока не доросли, но, тем не менее, инвентаризацию товаров как то надо проводить. Вот если бы каждый товар можно было бы однозначно идентифицировать! И тут не пришлось изобретать ни одного велосипеда. Каждая единица товара однозначно идентифицирует себя с помощью штрихкода. Этого более чем достаточно для автоматизации сбора информации. В этой статье я попробую изложить мой опыт внедрения технологии инвентаризации с помощью терминала сбора данных.

Исходные данные

Большая часть продаваемых товаров имеет свой штрихкод. Но даже товары не имеющие такой отметки могут получить ее на складе во время оприходования. Кроме того, производимая продукция (например у нас, это выпечка, салаты и другие готовые к употреблению блюда) так же получают свою наклейку со штрихкодом. Штрихкодирование всех товаров вводилось на предприятии не для целей инвентаризации, а с целью упрощения продаж — наверное все видели как в супермаркетах товар выкладывается с тележек и сканируется на кассах специальными сканерами. Но этот факт (тотальное штрихкодирование всего и вся) очень помог мне решить главную проблему — распознавание товара на полке склада (или в торговом зале, не имеет значения) и его учет. Для этих целей обычно используется специальное устройство с гордым именем — терминал сбора данных.

Выбор среди этих устройств весьма огромен, характеристики самые различные. В основном терминалы различаются по возможностям сбора данных:

Но, так же, есть ряд других характеристик, на которые стоит обратить внимание: Так как изначально требовалось только попробовать инвентаризацию такими устройствами, и если окажется удобным — будут выделены деньги на массовое внедрение во всех подразделениях, то важнейшим критерием я выбрал низкую цену. В результате поисков и сравнений я выбрал CipherLab 8001L.

Интеграция

Для ведения учета в компании используется «1С: Предприятие 8. Управление Производственным Предприятием» (УПП). Поэтому для меня был важен вопрос интеграции с нашей системой этого устройства. К счастью терминал оказался в списке официально поддерживаемых устройств. По задумке это должно означать что мы скачиваем и ставим драйвер, обработку 1С и начинаем работать, но меня такая работа не устроила.

Естественно оборудование можно интегрировать в любую систему учета. Самый простой способ — использовать файлы заданного формата для обмена между терминалом и системой. Но компонента, написанная для 1С, поддерживает работу с терминалом напрямую. В качестве базы я использовал ПО от ScanCode — официального представителя CipherLab в России, т.к. куплен терминал был у партнера компании и имел соответствующую лицензию на прошивку. В целом продавец не сильно имеет значение, ведь все прошивки похожи друг на друга и имеют сходные генераторы приложений. На примере данной статьи можно разобраться и с другими прошивками. Подробнее о прошивках и приложениях для ТСД написано чуть ниже. Для внедрения в работу терминала потребуется скачать со страницы разработчика:

Если планируется использовать учетную систему не от 1С, то на сайте производителя оборудования можно скачать Библиотеку для работы с устройствами. Этот архив содержит примеры использования библиотеки на разных языках программирования. На этом же сайте можно скачать и инструкции, в которых я разбирался, добиваясь удобной работы с терминалом.

Драйвер док-станции ставится как обычное устройство, после этого подключенный по USB кредл должен нормально определится и появится в оборудовании в виде COM-порта. Нам надо будет запомнить номер этого порта:

Если вы желаете просто начать работать, то все что осталось — это установить компоненту для 1С и подключить обработку. Компонента устанавливается как обыкновенное ПО, а обработка подключается в через справочник торгового оборудования. На примере УПП это будет выглядеть так:

Обработку обслуживания можно подключить из файла, установленного ранее, или скачать с сервера 1С, указав регистрационные данные.

Иногда библиотека cipherlab.dll не регистрируется должным образом, поэтому можно вручную зарегистрировать ее в системе командой:

regsvr32 [путь_до_файла]\cipherlab.dll

Создается строка в справочнике «Торговое оборудование»:

На что следует еще обратить внимание, так это настройка терминала:

Тут необходимо указать COM-порт который мы запомнили выше при установке ИК-подставки, некоторые специфичные параметры, которые можно оставить и по умолчанию и два формата — БД и Файла для обмена с ТСД. Формат БД — зависит от ваших потребностей, актуального для статьи скриншота не осталось, а вот пример формата файла привожу:

После этих нехитрых манипуляций уже можно использовать терминал в работе, но это оказалось несколько неудобно. Поэтому я решил внести некоторые изменения, о которых далее и пойдет речь.

Анализ и доработка

После долгого общения с сотрудниками разного уровня и разных должностей выстроилась следующая цепь действий для удобного проведения инвентаризации:

Рассмотрим по пунктам, что надо в этом процессе автоматизировать:

Создание документа

Вроде бы все понятно: создается документ инвентаризации, в который необходимо забить суммы фактического наличия номенклатуры на складе и сверить их с учетным остатком. Звучит просто, но надо смотреть вперед и там (впереди) видно два варианта заполнения:

Первый вариант — проще, практически ничего не надо доделывать, просто идем с терминалом и штрихуем всю номенклатуру, вводя количество, а потом стандартной обработкой загружаем номенклатуру в документ. Второй вариант — намного удобнее и практичнее. Во-первых, оператор будет видеть штрихкод какой номенклатуры он сейчас считал в ТСД, т.к. терминал будет знать к какой номенклатуре приписан этот штрихкод. Можно также выводить и учетное количество, но я отказался от этого, чтобы оператор совсем не расслаблялся и не тыкал бездумно кнопку ввода, а проверял количество и вводил его цифрами. Кто то может отметить что ввод количества — это дырка в системе, т.к. из-за человеческого фактора может быть введено неправильное количество. На это я отвечу, что на должность инспектора (ревизора) берут людей ответственных, они не должны ошибаться, это их работа. Кроме того если «тыкать» каждую единицу номенклатуры и автосуммировать количество (тут надо отметить, что режим автосуммирования я предусмотрел в итоге), то процесс затягивается, а мне было важно именно сократить время инвентаризации (читайте — простоя магазина, приносящего доход). Во-вторых в первом варианте возможна ситуация что номенклатура по учетному остатку есть на складе, а фактически — отсутствует, тогда терминал об этом ничего не скажет, и расхождение не будет учтено. Однако эта проблема исчезнет и при первом варианте, если сначала заполнить документ остатками по складу, а уже потом загружать в него данные из терминала, надо только предварительно обнулить колонку фактического количества.

Итак, тут я выбрал второй вариант, появился этап выгрузки данных в терминал и мне было необходимо написать обработку, которая бы это делала. Заполнение же документа учетными остатками делается стандартной функцией: «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе (Упр. учет)».

Выгрузка данных в терминал

Проще всего выгрузить определенный список номенклатуры из самого документа, потому что, во-первых, список уже присутствует в документе, а во-вторых оператору не придется переключаться в другую обработку для наполнения терминала. Так же это позволяет исключить ошибку, которая может возникнуть если документ заполнен одним набором номенклатуры, а обработка выгрузит другой набор. Для реализации выгрузки из документа я воспользовался механизмом внешних обработок заполнения табличных частей.

Весь код приводить не буду, приведу лишь сам файл обработки и опишу один занятный момент: в терминал можно передать только фиксированный набор полей, это ограничение разработчиков обработки-обертки драйвера. Если писать на другом языке или написать свою обертку, то конечно эти ограничения можно обойти, но меня список передаваемых полей вполне устроил:

Тем более что мне из этого набора достаточно вообще только два поля: штрихкод и наименование. Правда, тут мы сталкиваемся с еще одной проблемой: номенклатуре можно присвоить несколько штрихкодов. Как быть? Да просто выгружать все штрих коды с наименованиями. Зачем экономить память терминала, которая навряд ли вообще когда-либо будет заполнена полностью за одну инвентаризацию? Тогда терминал по одному из штрихкодов все равно найдет запись в БД для правильно номенклатуры и поставит количество, а при загрузке все количества с разных записей с суммируются для одной номенклатуры. Кроме того в терминал я передаю еще коэффициент умножения количества, привязанный к штрихкоду. Это необходимо для весовых товаров, но так же может использоваться и для упаковок. Правда реализовал работу с упаковками я гораздо позже и не для инвентаризации.

Подключать внешнюю форму надо в справочнике внешних обработок заполнения табличных частей, который можно открыть через меню «Сервис» → «Дополнительные внешние отчеты и обработки» → «Обработки заполнения табличных частей». Созданный элемент должен выглядеть примерно так:

Теперь в самом документе можно через «Заполнить» → «Выгрузка данных в терминал сбора данных» отправить список номенклатуры в обработку. Сам обработка была написана для универсального применения, и можно прямо в ее окне сделать подбор номенклатуры для выгрузки, но если она получает список, то достаточно просто нажать «Выгрузить» и подождать.

Сбор данных при помощи терминала

Терминал сбора данных — устройство довольно сложное, и для корректной работы ему необходима программа! Иначе он просто не будет знать что ему делать с этим списком. Для терминалов CipherLab есть два вида программы: прошивка и приложение. Прошивка — это что то вроде операционной системы терминала, прокладка между приложением и системой I/O. Можно разработать свою прошивку. Для этого на сайте производителя терминала есть все необходимое — ПО, примеры и документация. Меня стандартная прошивка от ScanCode вполне устроила. Кто хочет поэкспериментировать с разработкой прошивки, тот наверняка догадался, что ее надо будет еще и прошить. Делается это утилитами идущими в комплекте поставки. Осталось только создать приложение. Почему я говорю создать, а не разработать? Да просто потому, что процесс этот чисто визуальный и делается с помощью генератора приложений. Главное окно генератора — это эмулятор ТСД:

Весь функционал программы скрыт в контекстном меню (его открывает щелчок правой кнопкой мыши при наведенном на главную форму указателе курсора мыши). Процесс разработки выглядит примерно вот так:

По-умолчанию, базовое приложение просто собирает штрихкод и количество. Как мы определились выше — нас это не устраивает, и терминал должен показывать название номенклатуры, штрихкод которой только что считал, и учетное количество этой номенклатуры. Поэтому было натыкано мышкой такое приложение. Все что понадобилось для его написания — прочитать приложенную инструкцию по использованию генератора. Отмечу отдельно то, что я изменил в базовом файле:

  1. Убрал работу с несколькими базами (эта модель поддерживает одновременно три БД). Для этого просто исключил пункты из меню, которые открывают формы работы со всеми кроме первой базами. Сделано это для того что бы уменьшить вероятность ошибок, т.е. конечный пользователь не запутался в этих БД.
  2. Указал какую информацию надо выводить терминалу, для этого в полях «поиск в» указал поля БД в которые я передавал обработкой 1С нужные данные. Если требуется вывод учетного количества, чтобы оператор бездумно его подтверждал, надо, всего лишь, выставить в поле «поиск в» строки #8 значение «Поле 4». Правда надо убедится что в это поле 4 обработка выгрузки в терминал заполняет именно количество.
  3. Вместо цены я передавал привязанный к штрихкоду коэффициент умножения количества. Об этом я написал выше. У не весовых товаров этот коэффициент всегда равен 1 в этой версии (учет упаковок еще не был реализован).
Теперь, на этом этапе, мы имеем созданный в учетной системе документ и терминал с загруженным в него списком номенклатуры этого документа. Осталось пройти по складу и, сканируя все что есть на полках, вводить количество в ТСД.

Загрузка фактического количества номенклатуры в документ

Тут я ничего мудрить не стал и использовал стандартную загрузку из терминала от 1С. При подключении ТСД в торговом оборудовании, в меню «заполнить» многих документов (в том числе и документе «Инвентаризация товаров на складе») появляется пункт «Заполнить из терминала сбора данных». Этот механизм получает из терминала только штрихкод и количество. А больше ничего и не нужно, обработка заполнения табличной части документа выполняет поиск в БД по штрихкоду номенклатуру, находит (или добавляет) эту номенклатуру в документе и заполняет поле «фактическое количество». После этого необходимо записать документ и провести остальные регламентные процедуры (печать сличительной ведомости, раздача нагоняев за утерянные товары и т.д.). На этом автоматизированные процессы закончились. ТСД отправляется на полку, ревизоры — домой, а некоторые сотрудники начинают судорожно искать «недосдачу».

Послесловие

На текущий момент могу сказать, что в тех масштабах, которые планировались руководством, технология не используется. Хотя терминал ускорил инвентаризацию складов с 16 до 4 часов, но некоторые сотрудники встретили новшество в штыки, на отрез отказавшись использовать терминал, и по итогу его использует только один ревизор. Но самим устройством заинтересовались ответственные за отгрузку товара со складов в магазины и прием товара на склад от поставщика. В результате чего мне была поставлена задача автоматизировать их процесс. Для этого были закуплены более навороченные Сipherlab 8500, мне пришлось лезть в обработку работы с терминалом и вообще это совсем другая история. Кроме этого оборудования, мне, по долгу службы, уже довелось поработать с фискальными регистраторами и банковскими терминалами оплаты. Если тема эта будет интересна читателям, я могу изложить в новых статьях свои наработки и по этим направлениям. Все это я внедрял примерно год назад и что-то мог позабыть. Если кто-то использует этот материал как инструкцию, но столкнется с трудностями, я попробую помочь решить проблему. Может быть, кто то хочет видеть больше подробностей? Тогда укажите какие именно.

habr.com

Основные ошибки проведения инвентаризации, и как их избежать RosInvest.Com

Показатели продаж не являются единственным фактором, который влияет на прибыль компании. Снижение затрат на инвентаризацию так же важно, а вы, возможно, проводите инвентаризацию неправильно. Проверьте, совершаете ли вы эти пять ошибок ведения учета товаров?

1. Нет параметров измерения эффективности работы вашей компании

Предположим, вы узнали о растущих проблемах с производительностью в вашей организации. Как можно их исправить, когда у вас нет отправных точек - не измеряется обслуживание клиентов, оборачиваемость запасов и эффективность складских помещений?

Хорошо  начать с обязательного отслеживания скорости заполнения полок складов и оборачиваемости товаров. На этих двух показателях ваши менеджеры, проводящие инвентаризацию, должны быть сосредоточены все время. Важно следить за скоростью заполнения полок складов ежедневно. Измерение частоты оборачиваемости товаров зависит от продаж вашего бизнеса и производственных циклов. Независимо от того, какой показатель вы считаете лучшим для вашей деятельности, менеджеры должны отслеживать, а также улучшать именно эти параметры.

Брайан Харедж, аналитик по инвентаризации развлекательной компании TopGolf, описал, например, как, в его собственной компании, бизнес, казалось бы, процветал, имея четыре комплекса, разбросанных в разных частях США в Иллинойсе, Техасе и Виржинии, но в складской системе дела шли плохо. TopGolf не справлялся с учетом товаров, объясняет Харедж, и они боялись, что потеряют объекты.

"Мы не могли отследить точно, когда приходили заказы, и нам было трудно увидеть движение товаров, которые мы поставляли", - сказал Харедж. "Если на точке заканчивался товар, нас иногда информировали об этом за день, за два, когда товар уже невозможно было поставить клиенту в срок".

Для того, чтобы организовать контроль на складе, Харедж установил программное обеспечение управления движением товара. Теперь он больше не должен был гадать об использовании товарных запасов на каждой отдельной точке.

2. Работники не имеют нужной квалификации для учета движения товара

Ни у кого нет времени останавливать торговые операции по какой-либо причине, не говоря уже о времени для обучения; но для точной инвентаризации обязательно необходим менеджмент, нужны работники, которым вы доверяете, которые выполнят работу хорошо. По мере того, как вы принимаете меры для введения более эффективной системы контроля над товарными запасами, рассмотрите следующие предлагаемые решения, чтобы избежать неприятностей вам и вашим работникам.

Нанимайте специалистов, разбирающихся в учете товаров:

Ваша компания потенциально имеет громадные деньги, вложенных в товарный инвентарь. Разве не следует нанять профессиональных менеджеров инвентаризации или людей, у которых, в первую очередь, имеется солидный опыт работы с товарным инвентарем?

Менеджеры, ответственные за учет товаров, должны быть подотчетны:

Вы знаете, кто лично отвечает за инвентаризацию на вашем складе? Очень важно иметь доверенное лицо (или нескольких лиц) на местах, которые знают и полностью поддерживают ваши стратегические цели. Если это не так в вашей компании, ваши цели не могут быть выполнены.

Подчеркните важность обучения с самого начала:

Многие разработчики, предлагающие программное обеспечение и решения управления товарными запасами, проведут обучение на месте для ваших сотрудников. Не упустите эту возможность. Обучение, как правило, индивидуализировано для каждой компании, все должны учиться на лучших примерах с самого начала.

3. Если у вас не поставлено прогнозирование, нет возможности планировать

Согласно «Докладу о состоянии малого бизнеса 2015 года», 56% опрошенных малых предприятий признали желание улучшить уровень обслуживания клиентов. Может быть, ваша компания одна из них. Но вы не можете улучшить обслуживание клиентов, если по-прежнему пересматриваете отчеты о невыполненных задержанных заказах и ищете способы залатать проблемы, вместо того чтобы вложиться в долгосрочное решение.

Вы даже можете обнаружить, что вы не владеете информацией о важных вещах, таких как товарные запасы у вас на складах на местах в любое время. Это приводит в уныние ваших сотрудников, и если вы - и они - не могут удовлетворить потребности клиентов, эти клиенты уйдут к другим. Ваш бизнес никогда не будет отвечать сегодняшним быстро меняющимся требованиям рынка, если вы не будете планировать заранее.

Переход к автоматизированной системе управления запасами будет предоставлять данные в режиме реального времени, так что вы всегда будете знать, что имеется в наличии на складах или  что пользуется спросом вплоть до момента получения отчета. С постоянным доступом к точным данным вы всегда будете знать, что хотят ваши клиенты. А когда клиенты счастливы, вы будете счастливы тоже: в частности, вы будете собирать доход, а не пыль на всех этих товарах на полках на вашем складе.

4. Процесс инвентаризации в вашей компании не автоматизирован

Если вы используете Excel или другую «ручную» программу для отслеживания запасов, вы тратите свое драгоценное время и деньги на бесконечные копания в бумагах и исправление ошибок одной за другой. Ошибки обязательно будут - исследования показывают, что даже опытный оператор ввода данных делает одну ошибку на каждые 300 символов, вводимые им; и этот уровень неточности может привести к большим неприятностям, если ваш складской запас включает в себя сотни или тысячи товаров.

Excel и другие «ручные» программы не работают в режиме реального времени и не позволяют нескольким пользователям получать доступ к ним в одно и то же время. Автоматизированная система, в отличие от программ с ручными проводками, позволяет нескольким сотрудникам отслеживать товары в разных местах, все это одновременно с мониторингом заказов и поставок этих товаров.

5. Инвентаризация (учет остатков) проводится по старинке

Вы все еще останавливаете складские операции на несколько дней, чтобы фактически пересчитать товары и убедиться, что количество соответствует данным, хранящимся в программном обеспечении? Это абсолютно ненужное, затратное и устаревшее мышление.

Гораздо выгоднее проверять уровни запасов по одной секции в день. Когда у вас установлена автоматизированная система управления товарными запасами штрих-кодами, точные данные о ваших товарах можно быстро получить простым сканированием.

rosinvest.com

лазейка или способ навести порядок в ресторане?

Инвентаризация – проверка наличия имущества организации на определенную дату путем сличения фактических данных с данными учета.

Инвентаризация – процесс сложный, но необходимый, неотъемлемая часть работы всех торговых предприятий или предприятий общепита. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и организационных хлопот. Неправильно проведенная, она может превратиться в фарс, в банальную процедуру «для отвода глаз». Эта статья - о том, как избежать подобного; как сделать инвентаризацию надежным помощником в стремлении навести порядок. И как этому способствуют современные средства автоматизации.

Какая она, Инвентаризация?.

Инвентаризация бывает полная и частичная. Полная инвентаризация предполагает пересчет всех товарных запасов, хозтоваров и инвентаря, оборудования кухни и бара, посуды и приборов (вплоть до полотенец и зубочисток). Она проводится в сроки, определяемые руководителем организации. Необходимость полной инвентаризации может возникнуть при смене материально-ответственных лиц или при составлении годовой отчетности.

Оперативная (неполная) инвентаризация предполагает быструю проверку качества работы персонала, выявление недостачи до возможной попытки ее скрыть. Проводится для пересчета конкретных групп товаров (например, дорогостоящих), подверженных частым хищениям или злоупотреблениям.

Важным этапом, предшествующим инвентаризации, является подготовка.

Этап 1. Подготовка

Как же готовиться к инвентаризации?

На этапе подготовки к инвентаризации нужно учесть все приходно-расходные документы, перемещения и списания, выпуск партий продукции. Необходимо перепровести все документы, чтобы выровнять границы последовательности; выбрать политику учета полуфабрикатов, согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара; распечатать пустографки для фиксации результатов.

Действительно, условий для успешного проведения инвентаризации немало. К счастью, современная автоматизация предприятий общепита позволяет облегчить и эти процессы.

Все задачи этапа подготовки к инвентаризации легко решается средствами программного продукта «Трактиръ»

Итак, для инвентаризации необходимы:

Этап 2. Проведение

Задачи, касающиеся проведения инвентаризации, можно разделить на административные и те, которые решаются средствами программного продукта.

Административная часть:

К проведению инвентаризации будет эффективным привлечение сотрудников из других филиалов сети, из других отделов. Результаты рекомендуется фиксировать сразу после их получения, без пересчета в базовые единицы измерения. Получая результаты, лучше не тянуть и сразу же заносить их в учетную программу. По спорным вопросам необходимо проводить оперативные проверки, так как любое промедление в этом вопросе может привести к саботажу. Руководство должно быть в курсе происходящего и всех принятых управленческих решений.

«Трактиръ» позволяет печатать ведомости для каждой группы, проводящей инвентаризацию (каждая группа считает товары определенного вида). Это значительно ускоряет процесс инвентаризации и провести ее в максимально короткие сроки.

Двойная проверка – инвентаризация вдвойне эффективнее.

Метод проведения инвентаризации, при котором группы, каждая из которых считала конкретный тип товара, затем «меняются» между собой и пересчитывают группу, которую считала предыдущая. Конечно, получается медленнее по времени, но зато результаты будут очень точными.

«Трактиръ» позволяет сформировать отчет «Сравнение инвентаризаций», который позволяет сравнивать результаты двух проверок одной группы товаров. Как только система фиксирует разницу, подается соответствующий сигнал о необходимости дополнительной проверки.

Практические рекомендации для проведения инвентаризации:

Программный продукт «Трактиръ» позволяет сформировать конкретные отчеты по затратам за определенный период. Механизмы «Трактира» позволяют с высокой скоростью оформлять бланки для рабочих групп. «Трактиръ» формирует оперативную сводку – отчет в товаро-учетной системе, позволяющий получить текущие остатки по складам с учетом последних продаж.

ПП «Трактиръ» упрощает процесс проведения инвентаризации благодаря возможностям своего функционала:

Этап 3. Итоги. Работа с результатами инвентаризации

На основании полученных данных делаются выводы; излишки приходуют, недостачу удерживают. Результаты инвентаризации следует оперативно занести в товаро-учетную систему. По всем выявленным фактам излишек или недостач должны быть приняты как административные, так и учетные действия. После проведения инвентаризации необходимо закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники.

Если вести правильный учет и проводить инвентаризацию правильно, с минимальными затратами, то предприятие значительно выиграет, повысив эффективность работы и доходы, а у сотрудников не будет возникать мысли о возможных махинациях.

Вместо резюме

Инвентаризация является основным способом сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с данными в учетной системе. Возможности современных систем автоматизации позволяют сделать этот важный процесс складского учета более точным и оперативным.

Инвентаризация – процесс, документируемый официально. ПП «Трактиръ» предоставляет все унифицированные формы, необходимые по законодательству. Все они впоследствии могут быть представлены проверяющим органам.

Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

К сожалению, рестораны зачастую являются широким полем деятельности мошенников. С какой стороны ожидать подвода? В рамках данной статьи мы рассмотрим мошенничество в самых «горячих» зонах ресторана, где чаще всего имеют место случаи обмана. «Шведский стол» и банкеты также часто оказываются поводом поживиться за счет клиента. Рассмотрим возможные схемы обмана на кухне, а также методы борьбы с ними средствами систем автоматизации. Алкогольная декларация... Многие сдают ее, используя данные поставщика или просят помощь у сторонних организаций. Товароучетная система с легкостью решает этот вопрос, формируя ее по нажатию одной кнопки. Но как избежать ошибок в учете?

trade-drive.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта