Trello как легкая альтернатива CRM. Трелло и битрикс
Про групповые задачи, или как отказаться от протоколов. Про To-DO и продуктивность. Trello
И вот уже месяц я балдею от Trello. Это чудесное изобретение и триумф организованности над идиотизмом нашего бытия. Изобретателям и команде этого приложения надо мавзолей, что на Красной площади отдать в качестве офиса для более продуктивной работы, в знак благодарности за содеянное, а взамен выпросить Трелло для всех тех, кто в Кремле сидит, авось продуктивней станем.
Но вот вам утренний трек) Это конечно же дип. Отменный, сочный, битовый утренний дип.
Хотите поделюсь, чем меня так заразил этот сервис и почему я теперь не пишу бумажных протоколов? все под катом)
В общем, Трелло - это штука для управления проектами и процессами, позволяющая вести обеспечивать менеджмент проектов путем разделения их на задачи, которые классифицируются по двум направлениям, привязываются к ответственным, времени исполнения, наделяются файлами и, с использованием системы отслеживания активности над задачами, позволяют вести над собой наблюдение.
Сложно? На первый взгляд очень, но если разобраться - это просто организационный оргазм.
1. Смотрите, основной экран Трелло - это проекты, которые вы создали или к управлению/участию к которым вас допустил создатель)
В моем случае все проекты находятся в рамках организации "ДП" - я ее создал, я создал в ней проекты, которыми управляю и в организации есть три вкладки: Борды, Мемберы и Сеттинги. Простите мой плохой французский)
Проекты вы видите. Во вкладе Мемберы вы приглашаете тех, кто будет участвовать в ваших проектах, вставляя их почтовые адреса и отправляя им инвайты. Мемберы с радостью вступают в вашу организацию и получают доступ к проектам - они видять такие же квадратики, только в поле "Other Org Visible Boards".
Таким образом, в Трелло есть три управляемых типа проектов:- которые вы создали в рамках организации, и вы являетесь их менеджером.- к которым вас допустил менеджер и вы являетесь участником проектов.- ваши личные борды, которые вы создали и вы управляете, тщательно скрывая от окружающих их содержимое (для параноиков напомню, что гугл все равно смониторит, а в пользовательском соглашении наверняка написана чушь типа: Трелло может пересылать ваши данные кому угодно, включая ЦРУ Уганды, но пофиг)
2. У каждого проекта есть своя страничка и выглядит она в виде набора списков, которые представляют первый вектор классификации задач.
По умолчанию умный Трелло создает три пустых списка: Надо сделать, В работе, Сделано. Таким образом, базовая классификация задач, которыми вы будете управлять в проекте, задана по признаку состояния, но менеджер проекта может сделать какую его менеджерской душе угодно классификацию и нагенерировать нужное количество списков.Я поначалу пытался изобрести какое-то организационное извращение, но потом понял, что классификация по состоянию, как верхний уровень классификации - это удобно. Ведь внутри задачи есть еще одна классификация.
3. Суть менеджмента проектов заключается в управлении составляющих его задачами. Все же знают, что такое протокол совещания, план мероприятий, перечень задач, сетевой график проекта, диаграмма Гаанта? Дак вот, все эти штуки состоят из задач, которым мы, чаще на бумаге в табличке придаем свойства: содержание, образ результата, исполнитель, срок, документы.
Триумф трелло в том, что он сделал все эти свойства управляемыми объектами.
Вот основные элементы управления карточками (задачами). При клике на картинку откроется в отдельном окне ее читабельная копия.
Карточка создается внутри списка. Просто любой, кто допущен к менеджменту доски может мышкой клац-клац и карточка бац.
Карточка содержит описательную часть, в который бравые бюрократы мастерски формулируют текстовую основу задачи, четко применяя инструменты SMARTирования и прочую менеджерскую фигню.
Каждую карточку можно классифицировать по одному из 7 дополнительных признаков и, таким образом, реализована вторая классификация задач. И это тоже офигенское решение.
Так, например, в некоторых проектах я тегирую карточки подпроцессами, если мы говорим об управлении не проектом, а процессом, или тут могут быть функции исполнителей, а можно, например, обзывания придумать и наделять задачи такими статусами как "противная", "нудная", или наоборот "клевая" и "прикольная". Но лучше этого не делать.
Как и положено в любом управляемом деле - у задачи должен быть кто? правильно, провокатор. Который мешает ее исполнению. Кстати, провокаторов как раз можно задавать в цветастой классификации, т.к. под них отдельного поля Треллобоги не предусмотрели, а зря))),
Зато предусмотрели поле для ответственного и исполнителей. Первым кликаем на морду лица ответственного, потом по остальным клацаем и они становятся сочувсствующими, ну в смысле исполнителями....
Отдельно поле для фиксации срока исполнения задачи
Можно прикрепить файл из самых нужных источников: со своего компа, из гуглодока и из дропбокса.
Но самая фича - это отслеживание активности. У каждой карточки своя лента активности. В ней отражаются все действия с карточкой: кто, чего куда поменял и назначил и можно оставлять комментарии.
А теперь вспоминайте ваши совещания:Смотрим на 129-й пункт протокола, там значится: Развидеть весь ужас происходящего на этой планете. Исполнитель - Пупкин Василий. Руководитель задает вопрос: доложите, Василий, результат.
Василий пускается в рассказ, суть которого сводится к тому, что развидеть уже не получится, т.к. не хватает силы позитива, тогда его властно прерывают и задают вопрос: когда вы уже выполните задачу. Василий обещает выполнить это через 5 дней. Все потратили 5 минут. В протоколе корректируется срок)
Так вот, в трелло, если Василий заранее все написал в комментарии, задача управляющего - просто прочитать, дать люлей и согласится с предложенной датой или нет... нет временных затрат на обсуждения, нет первичного приема информации.
Карточки можно перемещать между списками, которые созданы в рамках первой классификации, а всем, что я перечислил выше - управлять из формы карточки.
Карточку можно удалить, а можно засунуть в архив, Но боятся не надо. Лента все запишет, а удаленное всегда можно достать.
4. Управление карточками в рамках проекта.Все, что мы осмысливали выше - это лишь "написание протокола".Самое расчудесное начинается потом, когда приглашенный коллектив начинает управлять набором задач, формирующих проект.
Все участники проекта могут двигать карточки между листами, менять сроки, удалять себя из ответственных, назначать других, прикреплять файлы и удалять их, короче делать все, что может делать менеджер проекта, но.... все будет тщательно записано.
Вот основные функции управления набором задач (кликабельно)
Механизм фильтрации задач позволяет отобразить задачи по тегам, срокам завершения и участникам.То есть хотите вы, к примеру, найти основание для лишения премии, клац на сотрудника, а у него две задачи просрочены, скриншот шлеп и алга. Хотя какой-то дурацкий я пример использования предложил) Но суть иллюстрирует.
У каждой доски включается свой календарь и вот вам сетевой график, он правда не может растянуть задачи на несколько дней, и построить диаграмму Ганта, но, думаю это вопрос времени и это прикрутят, но календарь можно, к примеру, распечатать и повесить на ближайших остановках, чтобы все знали, как сложен ваш труд)
И опять же тут фича, что есть лента активности, где показаны в потоке все действия с задачами, т.е. можно смотреть кто и что прокомментировал и как поменял статус задачи. Вот вам и совещание. Научились работать командой с набором задач, вообще не надо собираться. Понимаете? Вообще)
Доступ к доске управляем: можно дать доступ к ней всем сотрудникам организации, а можно только тем, кому он нужен. У вас в компании 25 000 человек?) не надо давать всем доступ. Застрелитесь.
Но суть такова: На доске можно при помощи фильтровать отсматривать статус задач ио объектам управления и, собственно, именно это и является основной для принятия управленческих решений.
Аутлук, Битрикс24, Гуглокалендарь и гуглопочта (для управления общими задачами) ежедневники Архангельского - все нервно курят.
Потому что это бесплатно. Но я купил про аккаунт, он еще позволяет задавать для каждой задачи Субтаски и это еще один уровень управления, только пока они мне не пригодились.
Двух классификаций вполне хватает.
В общем, базовая последовательность работы в Трелло, если вы являетесь руководителем проекта, выглядит так:1. Классифицировать все свои проекты и создать для них доски в рамках одной или нескольких организаций.2. Пригласить в организации тех участников, которые будут обеспечивать с вами результаты.3. Создать в каждом проекте списки, в которые вы будете складывать задачи - классифицировать задачи по первому векторы.4. Сформировать пул задач, присваивая им теги (второй уровень классификации), дату, ответственных.5. Определить порядок взаимодействия участников на доске. Например обязать всех, каждый вечер отмечаться по статусу исполнения задачи или еще какие-то правила. Мы, к примеру, по некоторым проектам проводим совместный срез по понедельникам в 8.0 утра.6. Обеспечить отслеживание выполнения участниками задач и корректирующие мероприятия.
В общем-то все.
А ну еще, надо сказать, что все это же самое, точно также реализовано в приложении для смартфонов. Для огрызков и зеленых точно есть.
Впервые я нашел сервис, который полностью на 100% удовлетворяет мои потребности в менеджмента, в т.ч. способствует экономии на бумаге.
НО, для управления своими задачами, где работаю я без команды нет ничего гуглокалендаря.
Как-то так.
Всем продуктивного дня. У нас -25, пойду качегарить Тяпу)
Это не лайки, это ссылки на другие соцсети :-)
ikonoplev.livejournal.com
Trello как легкая альтернатива CRM
Возможно я так и продолжал бы ждать у моря погоды, но совсем недавно тут на Спарке, мне попалась вот эта статья, где рассказывается о том, как Trello помогает в работе с клиентами. И тут я подумал: «Надо тоже написать статью». Не знаю насколько уникален мой случай, но я не только оказываю услуги, но и приторговываю по мелкому. В итоге получается что Trello не только помогает мне работать с клиентом, но и помогает управлять продажами.
Чем, собственно Trello отличается от CRM? CRM - это по сути закрытый от посторонних корпоративный портал. И не удивительно, там нечего делать посторонним. А вот в Trello все немного по другому. Да тут нет аналитики, тут мы не сможем ничего проанализировать поскольку сам по себе Trello - инструмент универсальный и в этом его плюс и в этом же его минус. Иными словами tyrello помогает решать любые задачи, но в упрощенном виде.
Управляем продажами
Для этого можно выделить список, как это сделано у меня, или отдельную доску. Я выбрал отдельный список на доске по работе со своим сайтом, там у меня кроме товарных заказов прилетают ещё заказы на услуги. Не самый удобный вариант, но плодить кучу лишних досок тоже не очень хочется, учитывая что их и так тьма тьмущая.
Как сайт интегрировать с Trello? Легко! Поскольку обратная связь и заказы отправляются на электронный адрес, то в качестве этого адреса мы можем указать специальный адрес присвоенный нашему пользователю в контексте отдельно взятой доски. Чтобы узнать это адрес, нам необходимо в меню справа кликнуть «Ещё» затем «Настройка электронной почты»и откроется небольшое окошко где будет показан этот адрес.
Нам потребуется скопировать его и вставить его на сайте везде, где указывается адрес получателя для той или иной формы. Чуть ниже мы выбираем список, в который будут сыпаться заявки с сайта. Обратите внимание на то, что тема письма будет заголовком карточки, а тело письма попадет в описание карточки, а вложения по идее должны прикрепиться к карточке(не проверял этого).
Далее мы можем работать с этими карточками в этом списке или раскидывать их по другим спискам, назначать ответственных и т.д. К примеру у меня все раскидывается по двум спискам:
- Услуги
- Товары
В зависимости от стадии каждой карточке ставится метка.
К слову сказать, каждая метка может иметь подпись, которая всплывает при наведении на неё курсора, к сожалению на скриншоте этого не видно. То есть даже если мы не сразу запомним что означает та или иная метка, то наведя курсор на неё, мы сможем сразу понять что значит та или иная метка и на какой стадии задача.
Если же вы решите отвести отдельную доску, то там проще сделать списки примерно с такими названиями:
- Новые задачи(сюда валяться заявки).
- Требует подтверждения.
- Принято в обработку.
- Ожидает оплаты.
- ....
Таким образом мы с легкостью можем отслеживать состояние задач просто окинув взглядом доску или список.
Работа с клиентами
Тут в принципе ничего сверхъестественного. На основе задачи, если та доходит до соответствующей стадии, создается доска, создается команда и в неё приглашается заказчик. Это можно сделать при создании команды или после создания доски в меню справа, кликнув «Приглашать».
Собственно в зависимости от выполняемой услуги создаются списки. Например если это сопровождение сайта, то там вот такие списки:
- Необходимо сделать
- В процессе
- Требует проверки
- Выполнено
- Не выполнено
Я думаю нет смысла комментировать наименования, все и так очевидно. Причем задачи ставит не только заказчик, но и исполнитель, причем задачи исполнитель может ставить на основе задач, которые ставит заказчик. Такое бывает когда та или иная задача требует от заказчика дополнительных действий. Добавляем карточку, ставим ответственного.
Надеюсь статья получилась полезной.
spark.ru
про Битрикс24, ТРЕЛЛО, Workstation …
Картинка (ой, сорян медиаконтент): с рекламы Битрикс24 в фейсбуке.
Надо или не надо садить дизайнера в Битрикс24, ТРЕЛЛО, Workstation и прочее?Если он ничтожная забывающая всё и вся «скотина» — да, если он, довольно самоорганизованый и хорошо мотивирован (что редко встречается, но …) — нет (не злите его, а то станет скотиной).Остальные (менеджеры, контент менед…, «маркетологи», девелопщики, уборщицы, типо копирайтеры ….) могут тратить своё драгоценное время (на сколько их хватит), они не спасают мир дизайном (не шарите сарказм — не читайте вообще это блог).Давать ли доступ клиенту? Если адекватные отношения — да, если «особые»- то вряд ли.
Что я думаю про эти программы — в целом, иногда есть в них потребность, когда нужно совладать с большим количеством сотрудников в отдельном отделе (более 15-20), а так, если у вас в подчинении человека 3-5, стыдно тратить на это время, потому что, показать свою важность можно выполняя свою работу безупречно (не распыляясь на «делать вид»). А «мелочи» по проектам можно вести и в гугл док, зачем париться за зря?
Просто из опыта* — все выше указаны программы, всегда всегда всегда, занимали больше времени на сосредоточиться, чем взять открыть просто список на день. Список я всегда веду или в блокноте, или в заметках на айфоне, или в почте, или в гугл диске. Гугл диск словно какой-то недооценённый ресурс (они не платят), там можно и расшарить линк и вести таблицу, да короче…
Возможно я старовер, моя статья, писс!
*Когда-то очень давно (на заре) было дело с «параноидальным» человеком, который то и дело тулил программы с учетом времени и списком проектов. Обычно в начале ты смотришь и отмечаешь, а потом незаметно начинаешь вести там учет в обед, тк времени особо нет следить за изменениями (я молчу про внутренние чаты). Простой пример — появилось задание в списке — ты стартуешь, время пошло, через пару часов заходишь — оп, задание снято менеджером. Норм? Нет. Менеджеру уместно сразу объявить про «накладку»- что задание перенаправлено, или задержка по выплате — не делаем, стартуем другой проект (это наши реалии, но они есть). Через некоторое время, перестала отмечать таймеры (вообще все забывали стопить, так что, клиенты с почасовыми проектами переплачивали), а позже и вовсе заходить, мне стало спокойней лично спросить каков план действий. Так же было и на следущей работе, еще на следующей. По факту — время ушло зря, потому что, пока читаешь/отмечаешь проект сам себя не начнет.
www.design-masha.com
Инструменты планирования - Группа компаний ADICT
Наверное, знакомая всем работавшим в веб-студии ситуация: приходит к программисту менеджер и просит сделать что-то вне очереди. Программист входит в положение, откладывает задачу, над которой работал и начинает разбираться с новой. И это может повторяться не раз, потому что менеджеров несколько и все подходят. В результате — задачи начаты, что-то даже сделано, но клиенту показывать нечего.
Или ещё ситуация: в начале недели на одного дизайнера разные менеджеры поставили четыре задачи без указания приоритетов. И дизайнер сам выбирает, с чего начать. Большое, муторное или непонятное он, по-человечески, откладывал. Потом приходят новые задачи, из которых опять было удобнее выбрать быстрое, интересное и лёгкое. Так прогресс по некоторым проектам был слабым, серьёзные проекты провисали.
Это истории из нашей прошлой жизни. Теперь мы выстроили взаимодействие отделов, создали работающую систему, в которой каждый исполнитель точно знает, чем он будет заниматься сегодня, завтра и в общих чертах понимает, какие задачи могут быть в течение оставшейся недели. Менеджеры договариваются о приоритетах между собой, фиксируя договорённости для всех. Расскажем, как так стало.
* * *
В самых простых случаях для планирования подойдёт лист бумаги, висящий на видном месте или облачный документ, — если партнёры не в одном офисе. Мы тоже проходили этап с планированием на маркерной доске.
Постепенно ADICT вырос до коллектива в несколько десятков людей на двух этажах, к некоторым специфическим работам дополнительно привлекаем сторонних удалённых специалистов. Поэтому чтобы ничего не забылось, не потерялось, не наслоилось, мы пробовали несколько ЦРМ, остановились на Портале Битрикс24. Однако нашим менеджерам было долго и неудобно проводить всю работу через портал. Ну и они иногда этого не делали, от чего страдало дело.
Но мы добавили к Битриксу Google Calendar и Трелло (Trello) и всё наладилось.
Для каждого сотрудника мы завели календарь в сервисе Google. Это очень простое решение, которое сняло задачу постоянной проверки: над чем работал специалист в течение недели, какую задачу выполняет прямо сейчас. Ну и заполнять его, вносить в план изменения гораздо проще.
Вместе с новым инструментом приняли регламент планирования. По пятницам — планирование, по понедельникам — стендап-митинги.
Исполнители оценивают время, которое им нужно для выполнения задачи, и это время менеджеры вставляют в недельный план работы. Менеджеры в конце недели в переговорке распределяют рабочее время сотрудников, делят его между проектами. Сами и заранее определяют приоритеты.
Если сотрудник управился раньше срока, выделенного на проект, то получит премию. Затянет — получит штраф. Опыта команды достаточно, чтобы оценить задачу не перезакладываясь. Но если в процессе выяснится, что на работу потребуется больше времени, чем планировалось, то новый срок согласовывается с клиентом и никаких взысканий на сотрудника не накладывается.
Время на задачи сотрудники фиксируют в том же Битриксе24.
При работе с внешними сотрудниками и для коммуникации с клиентами по оперативным задачам мы используем любой удобный клиенту таск-менеджер, но сами предпочитаем Трелло. Можно было бы открыть клиенту доступ в Битрикс24, но это сложнее и с непривычки людям было бы сложно ориентироваться в интерфейсе.
В Трелло же простая регистрация, там легко настраиваются права доступа. Это удобно, если к проекту подключается другой человек со стороны клиента, не надо поднимать переписку по ещё не взятым в работу задачам.
Постановка задач и фиксирование рабочего времени на Портале Битрикс24, планирование в Google Calendar, подключение клиента через Трелло — главное в нашей технологии организации рабочего времени. С ней мы стали собранными и организованными. Порядок в делах обеспечивает психологическую устойчивость нам и спокойствие клиентам.
Системный подход улучшил попадание в срок: в 2014 году каждый третий проект запускался вовремя, в конце 2017 года — четыре проекта из пяти сдаём к первоначально согласованной дате. Клиенты доверяют нам: они видят, что мы заинтересованы не просто сдать проект и забыть о нём, а готовы к долгосрочным партнёрским отношениям.
В 2018 году мы запланировали работать ещё точнее. Если для этого будем использовать другие технологии — расскажем о них. И обязательно расскажем о некоторых внутренних регламентах о ведении проектов, по коммуникациям с клиентами; о том, зачем для успешного проекта нужно фиксировать всё и как чек-листы помогают дизайнерам.
adict.ru
Работаем в Trello? Полезные советы и хитрости : Энциклопедия результативного маркетинга
...и полезных плагинах
Когда компания появляется, все понятно и просто: 1-3 человека начинают совместную деятельность. Но когда происходит расширение производства, многие сталкиваются с вопросом: как все организовать, чтобы хаос не взял вверх над стабильностью. В этом на начальном этапе может помочь Trello.
Порядок работы с Trello
Шаг №1: формируем логику по доскам и по карточкам
Шаг №2: назначаем ответственных
Шаг №3: распределяем задачи
Несколько естественных, но полезных советов:
Получаете поручение или задание от руководителя в разделе «Сделать» или «Входящие». Начиная работу над задачей, перемещаете ее в раздел «В работе». В работу ставится только одна задача на человека.
Если для решения задачи нужна дополнительная информация, то задача перемещается в раздел «Сделать».
Если Вам не все ясно, то обязательно переспросите или уточните задание. Если не сделать этого сразу, то может оказаться, что Вы напрасно выполняли задачу. Поэтому Вам необходимо определить с руководителем, какой именно результат от Вас ожидается.
Если задача трудновыполнима, либо есть явные тормозящие моменты, информируете руководителя о том, какие затруднения возникли, и корректируете свою работу.
После устранения затруднений продолжаете выполнять распоряжение до получения конечного результата.
Задание выполнено, результат получен, оповещаем руководителя о результате выполненного задания. Карточка задачи переносится в раздел «Готово».
Полезные расширения для Trello
Хочу сразу обратить Ваше внимание, что работают они только в браузере Google Chrome.
1. Trellists: Trello Lists Master
2. CardCounter for Trello
3. Гант для Trello
4. Agile SCRUM for Trello boards
5. Также может быть полезным инструмент для экспорта в Excel — Export for Trello
Самый лучший способ по работе с новым ПО – это тестирование и реальная работа, которая покажет, подходит Вам та или иная система или нет.
Дерзайте и внедряйте в жизнь лучшее!
Если у Вас остались вопросы по Trello — задавайте их в комментариях. Я обязательно на них отвечу!
Надежда Высокосова,специалист отдела построения
Статьи в тему
blog.zolle.ru
Сравнение Trello и Zenkit
Уж не знаю, как я раньше жил без Trello? У меня постоянно валялись по 2-3 компьютерам, облачным дискам, флешкам, по разным папкам мои рабочие документы. Причём их разные версии плодились и множились в неограниченном количестве. Это была постоянная боль.
Почему даже облачных дисков недостаточно?
Потому что а) всегда есть желание сохранить обе версии документа: до исправления кем-то и после, б) не везде есть интернет, поэтому приходится забрасывать на флешку и куда-то идти.
С Trello эти проблемы наконец-то решились.
Формируете проект, в нём делаете списки. Предположим, вы пишите дипломную работу. Можно сделать отдельно список литературы, где в каждую карточку добавите сам источник или ссылку на него, краткое описание и ваши комментарии. В другом списке создадите карточки с версиями работы. Каждое изменение вами или преподавателем вы сможете вносить в отдельную карточку или в виде комментария, в итоге вы будете всегда иметь перед глазами актуальную версию своей работы, а также все предыдущие версии с пометками и датами. Если вы куда-то понесли файл на флешке, оставьте пометку, что нужно файл вернуть на место в исправленном виде, проставьте дату, которая напомнит вам об этом.
В трелло можно хранить все свои заметки, черновые версии, любые файлы, которые жалко выкинуть. В отличие от облачных дисков здесь информация представлена наглядно, так что вы никогда больше не потеряете ту самую версию...
Для фрилансеров или небольшех компаний - мастхэв!
Если клиентов не много, но они постоянные и их нужно учитывать, то Trello вам и в этом поможет, как простейшая CRM-система.
Если у вас поток клиентов, то не подойдёт. Также и с проектами: большие проекты с жёсткими сроками будет очень трудно отследить в Trello. Есть плагин для диаграм Ганта, но Trello не даст вам панорманой картины зависимостей и затрат по ресурсам. Trello - это многократно улучшенная записная книжка + ящик стола, но не аналитическая система. Не ждите от него чудес.
startpack.ru
Trello, Setka или Google — что экономит время редактора
Павел пишет тексты для сайтов и рекламы, создает руководства, делает прототипы посадочных страниц, оформляет и продвигает сообщества в соцсетях и иногда публикуется на Cossa, Хабрахабре и Texterra. Кроме основной работы, Павел ещё ведёт паблик Подслушано Копирайтинг.
Павел, какие сервисы используете в работе и для каких целей?
Все храню на Google Диске: документы, иллюстрации, майнд-карты, записи разговоров с клиентами, проекты в Фотошопе, мокапы, книги, купленные записи вебинаров. Так я могу поработать с любого компьютера и знаю, что моя работа не пропадет, если вдруг случится пожар. У меня 115 ГБ, мне хватает.
С текстом работаю только в сервисе Google Документы. Не разрешаю авторам скидывать мне работы в Microsoft Word — только Google. Это удобно: кликнул по ссылке, посмотрел, отредактировал. Не надо ничего скачивать. Режим рецензирования и история версий — тоже очень крутые штуки.
В Trello у меня есть доски для своего сайта, для постоянной команды авторов и для трех больших проектов. Помогает смотреть, кто чем занят, не забывать про задачи и про оплату авторам.Перед публикацией ищу ошибки через сервис «Орфограммка». Не самый крутой и удобный, но лучших альтернатив пока нет. Для английского языка есть мегаудобный Grammarly.
И прогоняю текст в Реформаторе Лебедева. Он чистит мусорные теги после документов Google, ставит неразрывные пробелы.
Иногда пользуюсь Главредом, когда надо отредактировать текст, а я уже очень устал. Если не устал, редактирую без него.
Свой сайт анализирую в Google Analytics и Яндекс.Метрике. Иногда смотрю статистику на сайтах клиентов, если они не против.
В Контур.Эльбе составляю договоры, счета и акты по шаблону, храню все документы, плачу налоги и взносы в ПФР
В Контур.Эльбе составляю договоры, счета и акты по шаблону, храню все документы, плачу налоги и взносы в ПФР
Самописный сервис учета доходов. Я сделал его из Google Таблиц и Google Форм. Вношу все доходы и расходы по работе с компьютера или телефона. Пробовал несколько готовых, не понравились. Этот я сделал под себя, поэтому он самый удобный.
На одном проекте мы работаем в Битрикс24. Мне он вообще не нравится, я постоянно забываю в него заходить и что-то отмечать.
TargetHunter — очень крутой парсер. Собираю людей, которым показывать рекламу в социальной сети «ВКонтакте». Я часто запускаю что-то для своих проектов. Парсер помогает в несколько раз повысить эффективность рекламы.
Еще много всяких мелких сервисов и плагинов для браузера: делать скриншоты, сжимать изображения, сохранять заметки, переводить слова, определять шрифт, сохранять цвет, искать ошибки в SEO, хранить закладки.
Пользуетесь CRM-системой? Возникали ли проблемы при поиске решений?
Да. Мне нужна система для постоянной команды авторов. Я так и не нашел ничего, что устроило бы. Или очень дорого, или неудобно, или не хватает функций, или их наоборот слишком много. Сейчас у меня Trello и Google Таблицы.
Ещё Basecamp пробовал. Понравился даже больше, чем Trello. Но со вторым умеют работать почти все, никого не надо учить, поэтому остановился на нем. Еще какие-то сервисы были, но я уже не помню названий. Для личных дел у меня Wunderlist. В команде не особо удобно с ним работать.
Перепробовал штук пять CRM и еще штук десять просто просмотрел. Все не то. Setka Workflow — лучшая из того, что нашел. Но она не сильно удобнее Trello, чтобы за нее платить.
Setka подходит для редакций, которые выделяют бюджет на контент. Можно запланировать, сколько денег мы потратим, создать контент-план, поставить задачи авторам, позвать экспертов для комментариев.
Для коммерческой редактуры не особо удобно, потому что нет доходов. Нельзя указать, что команда получила 10 000 рублей, иллюстратору отдали 1000, автору — 5000, а 4000 осталось мне. Из-за этого теряется весь смысл системы — я не могу посчитать, сколько денег с какого клиента мы заработали. Ну и самих клиентов нельзя добавить. Были бы эти функция — меня бы все устроило.
То есть, он подойдёт редактору, который работает в компании на постоянной основе. Если вы инди-редактор, который берет на аутсорс задачи из разных компаний и получает деньги за каждый проект, то сервис не для вас.
Пользуетесь мессенджером в коллективе?
Чаты ВКонтакте, Skype, Telegram Messenger. С разными командами по-разному.
Интегрировали ли сервисы между собой?
Нет. Только документы и файлы с Google Диска к карточкам в Trello прикрепляю.
Trello бы заменил на что-то более удобное, но тоже не нашел ничего.
Довольны всеми сервисами?
Орфограммка неудобная, хочу поменять, но не на что. Trello бы заменил на что-то более удобное, но тоже не нашел ничего. Битрикс24 не нравится, слишком в нем много всего, отвлекает.
Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?
Некоторые оплачиваю, некоторые нет.
Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?
В документах Google обсуждаем тексты, пишем друг другу комментарии. В Trello обычно я всем рулю, а клиенты просто заходят посмотреть, как идет процесс.
Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?
И так, и так. Некоторые даже на телефоне есть.
Облака применяете только в работе или для всех дел?
Для всех дел. Заметки пишу в OneNote, список дел в Wunderlist, фотки храню в Google Фото, английский учу в Lingualeo. Всех не упомню, но очень много разных использую.
Часто пользуетесь Telegram, ботами?
Telegram очень люблю: стараюсь всегда в нем общаться, если есть выбор. Ботами тоже пользуюсь. Самый полезный — @egrul_bot — находит информацию о предпринимателе или организации по имени, названию или ИНН. Всех клиентов проверяю.
Сколько человек работает с вами в облаках?
Сейчас в общей сложности около 20. Постоянно работают двое, остальные приходят-уходят.
Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?
Все. Я за то, чтобы автоматизировать всё, что можно. Общение с клиентами, ведение документов, редактуру, вычитку, верстку, сбор информации, даже написание текстов. Идеально — когда я всем рулю, объясняю задачи, слежу, а оно само делается.
Идеально — когда я всем рулю, объясняю задачи, слежу, а оно само делается.
Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?
Из коллег и друзей я самый «автоматизированный». Как внутри компаний не знаю.
Сейчас я работаю главредом в стартапе. Они любят автоматизировать все подряд. И делаем мы как раз облачный сервис. Подробно рассказать пока не могу.
Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?
Все, что можно перенести в облака — перенесите в облака. Это удобно и экономит время. Чем меньше рутины вы делаете руками, тем больше времени остается на интересные задачи, развитие и отдых.
Работать с текстом — только в Google Документах.
startpack.ru
