Управление проектами в «Битрикс24». Управление проектами битрикс

«Битрикс24»: эффективное управление проектами и задачами

Мы продолжаем серию обзоров «Битрикс24». В прошлый раз мы говорили о простых и удобных коммуникациях для бизнеса в единой системе, которые позволяют отказаться от использования сторонних сервисов. Кроме удобства в коммуникациях, «Битрикс24» предлагает грамотное и эффективное управление проектами и задачами.

Поставить задачу сотрудникам легко, но всегда возникает ряд вопросов и уточнений. Чтобы избежать такого длительного обсуждение, в «Битрикс24» внедрена совместная работа с задачами: обсуждение, делегирование, назначение наблюдателей и т.д. Для создания задания потребуется не более 1-2 минут.

В итоге получается задача с детальным описанием, степенью важности, ответственным лицом и наблюдателями, финальными сроками и привязкой к конкретному проекту. Когда задача будет оформлена и сохранена, сотрудник получает моментальное уведомление через встроенный в «Битрикс24» веб-мессенджер.

Если одну задачу необходимо поставить сразу нескольким сотрудникам, при этом каждый должен выполнить свою часть работы, то для этого предусмотрена функция «Соисполнители» задачи.

Инструменты управления задачами и проектами помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в отделе, а подчиненным — не допускать нарушений. В рамках проекта можно учитывать количество затраченного времени на выполнение задач.

«Битрикс24» позволяет сотрудникам самостоятельно стать более организованными: человек может сам ставить себе задания, принимать их от руководителя, делегировать своим коллегам, распределяя задачи в отделе.

Для контроля сроков существует автоматическая система уведомлений, которая подскажет, на выполнение каких задач еще есть время, а какие – уже просрочены. А специальный счетчик показывает загруженность сотрудника, общее количество задач по типу участия: исполнитель, помощник, наблюдатель, делегирующий. Благодаря такой системе сроки задач и их реализация находятся под контролем, и в любое время можно сформировать отчет и получить картину о текущем состоянии дел.

При переходе в конкретную задачу исполнитель видит описание с приложенными к нему материалами, степенью важности, сроками выполнения и самого постановщика задачи.

В комментариях к задаче можно обсудить все возникающие вопросы по ходу выполнения, при этом все участники задания будут в курсе.

К задаче есть возможность прикрепить чек-лист и следить за ходом его выполнения. Это очень удобно использовать, когда задание нужновыполнять поэтапно или же задействовано много соисполнителей. Все участники могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркивать по мере выполнения, расставляя галочки в чек-листе.

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта — классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Взглянув на диаграмму, вы сразу увидите общее количество задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены, а какие — вообще без срока.

Управление задачами и проектами в сервисе «Битрикс24» позволяет работать максимально эффективно, избегая просроченных заданий и невыполненных проектов. В следующей теме мы расскажем о мобильном приложении «Битрикс24», которое помогает управлять компанией с телефона.

До 12 человек сервис «Битрикс24» абсолютно бесплатный!

Для читателей ITC.UA действует промокод «itc24», который предоставляет регистрирующимся в сервисе компаниям +12 дополнительных пользователей на полгода на бесплатный тарифный план. Промокод действителен до 28 февраля для новых регистраций.

itc.ua

Проектный офис «1С-Битрикс24»

Решение КОРУС|Проектный офис - это

единая информационная среда по управлению проектами
система контроля временных сроков и задач в рамках проектов
совместная работа по проектам как внутри компании, так и с внешними пользователями (клиенты, подрядчики)
удобный инструмент планирования временных и трудовых ресурсов, их доступности и загруженности
простая схема делегирования задач в разрезе прав доступа
управление неограниченным количеством проектов любой сложности

Преимущества КОРУС|Проектный офис

Повышение лояльности клиентов за счет улучшения качества выполнения проектов
Минимизация рисков, связанных с нарушением бюджета или сроков проекта
Повышение эффективности управления ресурсами в строгом соответствии с поставленными задачами
Наглядная визуализация анализируемых данных
Наличие удобного мобильного приложения
Полностью российская разработка

Функциональные возможности КОРУС|Проектный офис

Мониторинг важнейших параметров проектов: сроки, задачи, нарушения исполнения и т.д.

Наличие планировщика проектов по задачам, с помощью диаграммы Ганта
Разделение прав доступа в соответствии с ролевой моделью и правами пользователей
Выгрузка отчетов по проектам (трудозатраты, бюджеты и т.д.)
Хранение всей документации по проектам в системе, ведение реестров документов в рамках проектов и документооборот
Контроль хода работ по договорам на уровне контрольных точек и этапов
Хронология изменений по проекту
Возможность быстрого создания проекта по корпоративным шаблонам
Система оповещения по событиям проекта
Управление рисками, создание планов действий по минимизации влияния рисков на проект, а также по реагированию на риск (если он уже состоялся)
Удобный поиск по атрибутам проектов
База знаний по проектам, архив шаблонов и лучших примеров проектных документов для использования в будущих проектах

Решение может быть развернуто как локально на ваших серверах, так и в «облаке».

Также готовое Решение КОРУС|Проектный офис включает в себя 12 базовых дополнительных инструментов для построения эффективной работы компании.

1c.korusconsulting.ru

Управление проектами в «Битрикс24»

Home
Documents
Управление проектами в «Битрикс24»

Published on08-Aug-2015
View11.504
Download3

DESCRIPTION

1. Управление проектами как успеть в срок, не упуская мелочей Наталья Грихина руководитель направления…

Transcript

1. Управление проектами как успеть в срок, не упуская мелочей Наталья Грихина руководитель направления «Битрикс24» 2. Наверняка у вас рядом не один стикер со списком дел? Или заметки в ежедневнике, «напоминалки» в календаре, «флажки» в почтовой переписке? А как еще не забыть про все задачи и все успеть… 3. Задачи и проекты в «Битрикс24» • Совместная работа над задачами и проектами • Диаграмма Ганта • Делегирование • Счетчики просроченных задач • Распределение ролей: ответственный, руководитель, соисполнитель, наблюдатель • Чек-лист • Напоминания • Шаблоны для быстрого создания задач • Отчеты об эффективности и многое другое 4. Сценарии работы с задачами 5. Сценарий 1: Задача Начальник > Сотруднику «Купить слона» 6. Ставим задачу в «один клик» 7. Не пропустить ни одной задачи! 8. Не пропустить ни одной задачи! Даже в море информации в Битрикс24 вы не упустите задачу. • Вам придет уведомление в бизнес-чат • Вы увидите сообщение о задаче в живой ленте • Если вы не в офисе, с вами нет ноутбука, вы получите уведомление в мобильное приложение 9. Исключаем закон Мерфи «Если существует вероятность хотя бы в один процент, что вас поймут неправильно, вас поймут неправильно» Предоставьте исполнителям все необходимые материалы: • Приложите файлы • Участвуйте в обсуждении задачи в комментариях • Давайте быструю обратную связь - ставьте лайки :) 10. Чек-листы для сложных задач Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить комплект (документов, макетов…), используйте чек-лист. Это наглядно, удобно и прозрачно для всех участников: сразу видно, как двигается процесс. Пункты из чек-листа можно менять местами, редактировать и вычеркивать. 11. Распределяем «роли» Задачи бывают разные… Нередко над одной задачей работает группа сотрудников. Укажите, какую «роль» играет каждый: • Ответственный полностью отвечает за результат • Соисполнители помогают в работе • Наблюдатели следят за ходом работы, советуют • Постановщик если вы ставите задачу себе, можете указать постановщиком своего руководителя 12. Контроль сроков как… игра :) Идеальный вариант, чтобы счетчиков не было совсем – ведь это значит, что вы все задачи успеваете делать вовремя  13. Делегируй или … • Распределяйте задачи между сотрудниками • Вы останетесь «наблюдателем» в задаче и будете следить за работой • Руководитель может сам себе делегировать (забрать) задачи своих подчиненных 14. Сценарий 2: Проект Начальник > Сотруднику > Рабочей группе «Покрасить слона» 15. Подзадачи и группы задач Сложные задачи для удобства можно разбивать на подзадачи. • У каждой подзадачи – свой ответственный, свои сроки • Сотрудник видит только те подзадачи, в которых участвует • В списке задач подзадачи удобно просматривать 16. Диаграмма Ганта Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта. Классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. И это не просто «вид» – передвигая «ленту», вы сдвигаете срок самой задачи. 17. Рабочие группы • Объедините сотрудников в рабочие группы и организуйте совместную работу над проектами • Обсуждайте рабочие вопросы, как в социальных сетях • Храните документы по проекту на Диске группы • Ведите общий календарь встреч и событий 18. Экстранет • Подключите к работе над задачами внешних сотрудников (например, ваших подрядчиков) • Они увидят только ту информацию, к которой вы откроете им доступ Подключение внешних пользователей доступно в коммерческих тарифах. 19. Учет времени • Включите подсчет времени • Установите «лимит» • Таймер задачи можно ставить на паузу • Если вы переходите к другой задаче, пауза ставится автоматически • При завершении рабочего дня таймер автоматически останавливается Добавьте задачи в план рабочего дня, чтобы видеть список дел и не пропустить важное. 20. Мобильные задачи Если рядом нет ноутбука, это не повод останавливать задачи :) • Поставьте мобильное приложение «Битрикс24» • Следите за сроками в задачах • Создавайте новые и работайте с текущими 21. Сценарий 3: Задачи с повтором Начальник > Сотруднику «Красить слона раз в неделю» 22. Автоматизируем рутину Сколько раз в месяц вы собираете данные для отчета? Часто ставите задачу юристу для согласования договора по сложному шаблону? Упростите работу с однотипными задачами. • подготовьте шаблон «задания» • назначьте ответственного, наблюдателей • поставьте дату крайнего срока (например, через сутки после начала) • укажите, как часто повторять задачу и по какому расписанию 23. Сценарий 3: Отчетность 24. Отчеты для руководителя 25. Типовые отчеты Следите за эффективностью работы сотрудников и всей компании. В «Битрикс24» 7 типовых отчетов: • Общий отчет • Занятость по проектам • Задачи на месяц • Отчет по эффективности • Задачи за прошлый месяц • Ресурсный учёт по задачам • Ресурсный учёт по исполнителям 26. Конструктор отчетов У каждой компании – своя специфика. Иногда типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам. 27. Что еще? • Шаблоны задач с подзадачами • Чек-лист в шаблоне • Копирование задач с подзадачами • Привязка элементов CRM к шаблону • Создание первых автозадач для новых сотрудников • Лайки для задач в живой ленте 28. Что в итоге? Вы экономите время на: • постановке задачи • обсуждении, решении вопросов, согласованиях • поиске нужных материалов • напоминаниях и контроле 29. www.bitrix24.ru 30. Спасибо! Вопросы?

docslide.net