Оптимизируем свое время: что это такое и что от нас требуется? Оптимизация своего времени

Как оптимизировать свое время, если вы активно пользуетесь электронной почтой?

Электронная почта – это то, что съедает внушительное количество времени многих людей. Как же оптимизировать свои взаимодействия с ней? Вот несколько эффективных лайфхаков.

Массово отписывайтесь

Велика вероятность того, что ваши входящие сообщения электронной почты переполнены. Также велика вероятность того, что большая часть этого мусора накапливается из-за ежедневных или еженедельных писем от продавцов, организаций и других компаний, на которые вы могли подписаться за последние годы. Вы можете воспользоваться специальным сервисом, который может отслеживать все ваши подписки, а также отписываться от тех, от которых вы больше не хотите получать почту. Например, одному человеку удалось отписаться за один раз сразу от 135 рассылок.

Включите комбинации клавиш

Все знают базовые комбинации клавиш, используемые для того, чтобы выбирать весь текст, копировать и вставлять его. Однако пользователи сервиса Gmail имеют возможность включения продвинутого набора комбинаций. Заходите в настройки, нажимайте на вкладку «Общее», где вы найдете опцию комбинаций клавиш, которая по умолчанию выключена. Включите ее, и вы получите доступ к очень удобным почтовым инструментам.

А затем автоматизируйте их

Если у вас наблюдаются проблемы с запоминанием всех комбинаций клавиш, которые у вас есть, существуют эффективные плагины, такие как Keyrocket, которые включают напоминания тогда, когда вы печатаете.

Используйте хэштеги

Да, известный организационный инструмент социальных сетей также работает и для электронной почты. Добавьте несколько хэштегов в конце письма вместе со своей подписью, то есть в той части, которая обычно не показывается получателю. Таким образом вы сможете с легкостью осуществлять поиск по собственной почте. Просто впишите хэштег в поле для поиска, и вы получите в результате все письма, которые его содержат.

Включите опцию отмены высылки

Со всеми это случалось: вы написали черновик письма, выслали его и тут же поняли, что данное сообщение еще не было готово к отправке. Однако оказывается, что вы можете вернуть свое сообщение в пределах ограниченного периода времени. В сервисе Gmail, например, вам нужно зайти в настройки на вкладку «Общее». В самом начале вы найдете опцию отмены высылки. Включите ее. Вы сможете выбрать десятисекундные промежутки времени, после которых ваше письмо будет выслано окончательно.

Установите эту опцию на 10 секунд

Если вы используете электронную почту как сервис для моментального обмена сообщениями, рекомендуется установить эту опцию на 10 секунд. Так ваши ответы не будут высылаться с полуминутной задержкой. Нет, 30 секунд не кажутся длительным периодом времени, но если вы задумаетесь над ответом, ваши собеседники не будут сильно радоваться тому, что каждое ваше сообщение высылается с такой задержкой.

Заполняйте поле «кому» в последнюю очередь

Это отличная привычка, которой вам стоит следовать в любой ситуации. Даже если вы используете функцию, описанную в предыдущих пунктах, рекомендуется заполнять данное поле в последнюю очередь, чтобы не выслать случайно недописанное сообщение

Используйте эту завершающую фразу

Для электронного письма, которое начинается с таких слов, как «привет», лучше всего подойдет завершение «всего хорошего». Данная фраза очень часто используется, и при этом является самым безопасным завершением в целом, потому что оно никого не оскорбляет и является универсальным.

И эту фразу

Когда вы в дороге, вам хотелось бы избежать раздражающих фраз, таких как «пожалуйста, извините за все опечатки», «выслано с моего древнего компьютера» или «выслано с моего смартфона, пожалуйста, помните об условиях написания сообщения, прежде чем его распечатать». Было бы здорово заменить это на что-нибудь более короткое. И лучшим вариантом буде фраза «выслано в дороге».

И это сообщение

Когда вы набираете сообщение, находясь вне офиса, вам нужно придерживаться следующего формата: «Спасибо за ваше письмо. Я не буду в офисе с 12 июня по 15 июня, не имея доступа к электронной почте. Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь с моим ассистентом по данному адресу. В противном случае я отвечу на все сообщения, когда вернусь в офис».

Измените плотность своего экрана

Пользователи сервиса Gmail могут выбирать из трех различных вариантов плотности экрана для своих входящих сообщений: удобный, уютный или компактный. Плотность экрана оказывает влияние на то, сколько белого пространства существует между каждым сообщением, отображаемым в вашем ящике. Это немного больше, чем дело вкуса. Задумайтесь об этом как о дипломной работе: удобный – это двустрочный интервал, уютный – это однострочный интервал, а компактный – это полустрочный интервал.

Не забывайте о том, чтобы архивировать

Вы можете убирать письма из своих входящих, не удаляя их полностью. Если вы будете отправлять в архив одиночные сообщения, они моментально исчезнут из ваших входящих, а также из всех остальных папок. Однако вы по-прежнему сохраняете доступ к ним при необходимости. Для этого вам нужно воспользоваться функцией поиска. В сервисе Gmail вы можете моментально архивировать сообщения сразу после их открытия, нажимая на маленький крестик, который появляется рядом с полем для темы сообщения.

Придерживайтесь правила двух минут

Правило двух минут на сегодняшний день восхваляется всеми экспертами по продуктивности. Это надежный способ борьбы со стрессом, связанным с электронными письмами. Вот как это работает: если вы можете ответить на сообщение и забыть о нем за две минуты или менее, вам стоит сделать это сразу же. Если же нет, отложите это на позже, занеся это в список дел.

Сократите время на разбор электронных писем

Если вы хотите сократить количество времени, которое вы тратите на то, что сидите за экраном, обмениваясь бесконечными электронными сообщениями, вам стоит выделить некоторое время в течение дня на то, чтобы заниматься только этим. Возможно, это будет час утром и полтора часа после обеда. Возможно, это будут три часа вечером. Выбирайте то, что подходит именно вам. Отвечайте на сообщения только в эти периоды времени, никогда не заглядывая в ящик в другие часы.

Ограничьте свои письма 140 знаками

Да, точно так же как сообщение в «Твиттере» (по крайней мере, до того как произошла революция этой социальной сети, и длина сообщения в ней увеличилась до 280 символов). Лучше всего делать свои электронные письма настолько короткими, насколько это возможно. «Я хотел бы помочь вам решить данную проблему. Я занимаюсь тем-то, а вот этот человек предложил мне с вами связаться. Вы готовы пообщаться?»

Установите автоматическое скачивание прикрепленных файлов

Существуют специальные приложения для оптимизации электронной почты, которые позволят вам использовать своего рода «язык», который будет выполнять за вас различные мелкие обязанности. Например, если полученное вами письмо содержит прикрепленные файлы, такое приложение автоматически скачает их на ваш диск.

Не отвечайте на электронные письма после работы

Ни для кого не секрет, что современные люди очень много работают. При этом большая часть переработки, как было выявлено в ходе исследования, происходит от постоянного обмена электронными письмами. Именно поэтому в некоторых местах уже выходят законы, в соответствии с которыми компаниям будет запрещено требовать от своих сотрудников проверять деловую электронную почту после завершения рабочего дня.

fb.ru

что это такое и что от нас требуется?

Достичь успеха – желание, которое объединяет многих людей. Однако далеко не у всех мечты становятся реальностью. В чем же проблема? Может просто невезение? Это вряд ли, ведь само понятие «невезения» было придумано людьми, которые желают получить результат, не прикладывая каких-либо усилий. И так сложилось, если ничего не выходят, многие аргументируют это тем, что им просто не повезло.

На самом деле причина несколько в другом: неправильном подходе к выполнению поставленных задач, а точнее причина в неправильном распределении времени.

Сложно представить себе успешного бизнесмена, который тратит свое время впустую. У таких людей весь день расписан поминутно, и выполнению каждой задачи отведен определенный промежуток времени.

Оно и неудивительно, ведь для достижения высокой эффективности своего труда, каждому человеку нужно научиться правильно управлять временем или попросту оптимизировать его. Мы же, пока не будучи такими успешными, научимся делать это и, главное, достигать значительных результатов.

Несложные советы, как управлять своим временем

Процесс оптимизации времени имеет множество различных нюансов, которые обязательно следует знать каждому. Попробуем разобраться с наиболее доступными методами управлениям своим временем, которые доступны любому.

1. Главный совет – ежедневно составляйте для себя план на следующий день. Возможно, кому-то и не понравиться жить «по бумажке», но поверьте, если вы действительно хотите все успевать, то придется пойти на такое неудобство.

2. Как только завершаете дело, обязательно помечайте его. Можете вычеркивать, ставить кружочки, галочки или даже рисовать сердечки.

3. По завершению одного дела, приступайте к следующему пункту. Например, если после трехчасового совещания у вас в плане значится «отдых», значит, вы непременно должны позволить себе расслабиться.

4. В конце дня оценивайте результаты и составляйте план на следующий день.

Как правильно составить план?

Отдельное внимание обратим на особенности составления временного плана. Просто написать список дел, которые вы даже физически не успеете сделать при всем вашем желании – это не выход. Здесь нужно внимательно все продумать, проработав каждую мелочь.

При составлении плана учитывайте такие моменты:

• Приоритет занятий. Обязательно при составлении плана учитывайте важность того или иного дела, выдвигая его на передний план.

• Временные промежутки. Очень важно указывать в своем плане, сколько времени у вас будет затрачено на то или иное действие, с указанием крайнего срока исполнения. Правда, не забывайте, что в сутках всего 24 часа, восемь из которых вы должны потратить на сон.

• Адекватно оценивайте свои возможности, устанавливая реальные сроки для выполнения каждой задачи.

С самого утра можете приступать к выполнению своего плана. Старайтесь делать все качественно, на совесть. Не страшно, если в первый день вы не справитесь со всеми поставленными задачами. Это будет лишь означать, что свое время вы оптимизировали не совсем верно. Обязательно исправьте ситуацию, составляя план на следующий день.

Пройдет совсем немного времени, и вы заметите, насколько эффективнее проходит ваш день, и оптимизация времени потрясающим образом отразится на положительном результате, как моральном, так и материальном.

taisia-egorova.ru

Как оптимизировать рабочее время?

Каждый из нас — индивидуальность, и мы должны принимать себя такими, какие есть. Один любит отдыхать на широкую ногу, другой не представляет жизнь без сериалов, а третий — просто очень забывчивый.

Такое случается с каждым: многие временами забывают имена новых знакомых, место встречи с другом, список продуктов или даже планы на вечер. В обычной жизни это грозит только мелкими, бытовыми неприятностями, но на работе может иметь катастрофические последствия.

Судите сами: банальная забывчивость может негативно повлиять на перспективы карьерного роста и восприятие вас как профессионала.

К счастью, любой недостаток можно обратить в достоинство. Ниже приведены 5 инструментов, благодаря которым вы сможете все успевать, выполнять работу в срок и даже перегнать своих более организованных коллег.

В этом посте мы учимся оптимизировать рабочее время.

1. Функция «Multiple Inboxes» в Gmail

Этот инструмент обязателен, если вы используете Gmail. В течение дня на почту приходят разнообразные письма: комментарии, информация по работе, важные сообщения, личная переписка и, конечно, спам.

Нужно быть весьма организованным человеком, чтобы не пропустить важного письма в этом множестве раздражителей.

В расширениях Gmail есть отличный плагин, который называется «Дополнительные папки», позволяющий отображать несколько окон с письмами на главной странице, и «Gmail Lables» (ярлыки).

Это позволяет создавать фильтры и выводить на главное окно наиболее важные группы сообщений.

Применив к письмам одну из меток «Требует ответа» или «Написать», вы переместите их в соответствующие группы правой части почтового ящика. В любое время вы можете удалить письмо, просто убрав метку.

Чтобы не пропустить ни одного письма, фильтруйте их сразу по получении, и они будут автоматически размещены в соответствующих вкладках в правой части.

Посмотрим, как это сделать:

(Внимание: вам не нужны уже настроенные вкладки Gmail Промо/Социальные сети и др.)

Создайте ярлыки, необходимые вам для работы. В процессе можете поэкспериментировать с цветовым решением.

Перейдите в пункт «Настройки»:

Затем выберите вкладку «Лаборатория» в верхнем меню:

В строке поиска наберите «Дополнительные папки». Когда появится окно, нажмите «Включить», затем «Сохранить изменения».

Ваша страница обновится, поэтому вам необходимо вернуться обратно в настройки. В панели навигации появится ярлык «Несколько папок Входящие». Нажмите на него.

Здесь вы можете создать необходимые вкладки и задать порядок их размещения. В поле «Поисковый запрос» введите следующий формат «is:your-label-here». Ваш запрос должен быть в нижнем регистре и содержать тире вместо пробелов.

После этого вы можете дать название вашей вкладке. Обычно оно совпадает со строкой запроса. Следующий шаг — выберите количество полей сообщений и их месторасположение.

Нажмите «Сохранить изменения» и все готово! Теперь осталось рассортировать сообщения по соответствующим папкам, после чего удалить неактуальные письма.

2. Функция Checker Plus для Gmail

В процессе напряженной работы можно по несколько часов не проверять почтовый ящик. Как не пропустить деловые и срочные сообщения в таком случае?

Для этого есть расширение Checker Plus от Gmail. Это маленькая иконка в браузере, которая посылает уведомление о новой корреспонденции — по нажатию на нее вы можете просмотреть письма в почтовом ящике и прочесть их, не покидая рабочего окна. Это очень удобно.

3. Evernote

Evernote — облачный сервис для хранения информации (как правило, обычного текста). Здесь вы можете сохранять фрагменты новой статьи для блога, важные электронные письма, интересный контент из интернета или просто мимолетные заметки.

Так как сервис облачный, вы можете пользоваться им на работе, дома, через мобильное устройство и даже с чужого компьютера в другой стране. Evernote позволяет сохранять ценные идеи когда угодно и с помощью любого устройства.

4. Закладки браузера

Помимо личной переписки и творческих проектов, у каждого из нас есть определенный объем ежедневной рутинной работы. Например, сфера деятельности побуждает просматривать один и тот же ресурс несколько раз в день, и как назло его URL совершенно не запоминается. Вместо того чтобы заниматься лишней работой, просто сделайте закладку в своем браузере.

Эта функция очень удобна для сайтов, посещаемых регулярно: Facebook, Twitter, официальный сайт вашей компании, лендинги и что угодно еще. Кроме того, в закладках вы можете создать несколько тематических папок, объединяющих схожие сайты.

Таким образом, у вас появляется быстрый доступ к необходимым ресурсам в любое время, без необходимости занимать память лишней информацией.

5. Приложение CopyClip

Если перечисленные способы недостаточно полезны для вас, существует крайний метод, для «самых забывчивых».

Речь идет об одном из наиболее удобных инструментов резервного копирования — CopyClip (менеджер буфера обмена). Оригинальный CopyClip подходит только для операционной системы Mac, но существуют и аналоги для ПК.

Это приложение запоминает последние 80 (да, именно 80) копирований и позволяет обращаться к ним в любое время. Теперь вам не нужно постоянно держать в памяти расположение документов и файлов — скопировав один объект, вы всегда можете вернуться к нему через некоторое время и извлечь необходимые данные с помощью инструмента резервного копирования.

Высоких вам конверсий!

По материалам hubspot.com, image source nos.twnsnd.co

11-08-2014

lpgenerator.ru

3 проверенных способа оптимизировать своё время. -

Когда в последний раз Вы жаловались, что у Вас слишком много свободного времени? Вряд ли такое было в последнее время. Правда в том, что большинство из нас не может втиснуть в 24 часа все свои планы. Распространенная ошибка большинства людей пытаться найти свободное время, вместо того, чтобы создавать время.

Так как же Вам создать время?

Определите свои самые важные цели. Страстное желание достичь определенной цели мотивирует вас создавать время для выполнения необходимых действия для достижения цели.

Напишите ниже, как Вы собираетесь использовать своё новое свободное время?

Вы потратите это время на встречи с клиентами, посещение тренингов, создание новых контактов?

Составьте график своего времени. Отметьте письменно для себя, как Вы собираетесь использовать каждый час времени. В основном время тратится впустую не часами, а по минутам. Ведро с маленькой дыркой на дне, опустошается точно так же, как если его перевернуть.

Боль присутствует всегда, но вы можете выбрать от чего она будет: от строгой дисциплины или от разочарования и сожаления. Джим Рон

Организуйте своё время, чтобы устранить мелкие утечки вашего времени. Примите как факт, что каждая минута, которая не работает на вас – работает против вас.

Изучите ваши обычные ежедневные отвлечения.Для того, чтобы выйти на полную производительность, на которой собственно и делаются дела эффективно – нужно 30 минут. Если вас отвлекают или вы отвлекаетесь каждые 10-15 минут – означает, что вы потеряли 10-15 минут.Определите сколько из отвлечений, вы могли бы устранить сразу, отсеять заранее или кому-то перепоручить. Выделите отдельное время на звонки, чтение и ответы на е-мэйлы, проведение презентаций, продажи, обучение.

Выделите на каждый пункт временной блок: пол часа – час. За один временной блок – заниматься только одним делом. Понятно, что не всегда получится – срочные дела случаются и вам нужно быть гибким в планировании. Срочные дела, должны быть точно срочными и неожиданными для вас, а не отвлечениями. Когда вы будете планировать и управлять вашим временем и инвестирования его в своё дело, у вас будет появляться один дополнительный час в день.

Проанализируйте свой энергетический цикл в течение дня.Когда вы максимально хорошо себя ощущаете физически и ментально? Самые важные задачи планируйте именно на время вашей пиковой производительности. Тратить это время на отвлечения и второстепенные задания – непозволительная роскошь.
Думайте о времени как о деньгах, которые вы инвестируете.Чем умнее инвестиция тем больше доход. Прежде чем инвестировать своё время во что-то спросите себя: если что-то более выгодное, что мне следовало бы сделать? Если ответ положительный – именно это вам и нужно делать в первую очередь.

Самыми выгодными являются продажи на живых встречах и презентациях. Добавляйте их обязательно в свой дневной распорядок.

Используя эти стратегии, вы будете максимально производительны каждый час, каждую минуту, каждый день.

PSЕсли Вам понравилась статья – нажмите лайк/нравится, чтобы и другие могли прочитать.

PS2Если Вы устаете, не высыпаетесь, но Вы хотите с этим разобраться и продолжать активный образ жизни, дальше добиваться своих целей рекомендую пройти по ссылке и принять участие в тренинге: Быстрое устранение усталости и стресса.

comments powered by HyperComments

ruslanbah.ru

3 проверенных способа оптимизировать своё время. - Антикризисный Маркетинг

Так как же Вам создать время?

Напишите ниже, как Вы собираетесь использовать своё новое свободное время?

Вы потратите это время на встречи с клиентами, посещение тренингов, создание новых контактов?

Изучите ваши обычные ежедневные отвлечения.Для того, чтобы выйти на полную производительность, на которой собственно и делаются дела эффективно – нужно 30 минут. Если вас отвлекают или вы отвлекаетесь каждые 10-15 минут – означает, что вы потеряли 10-15 минут.Определите сколько из отвлечений, вы могли бы устранить сразу, отсеять заранее или кому-то перепоручить. Выделите отдельное время на звонки, чтение и ответы на е-мэйлы, проведение презентаций, продажи, обучение.

Проанализируйте свой энергетический цикл в течение дня.Когда вы максимально хорошо себя ощущаете физически и ментально? Самые важные задачи планируйте именно на время вашей пиковой производительности. Тратить это время на отвлечения и второстепенные задания – непозволительная роскошь.
Думайте о времени как о деньгах, которые вы инвестируете.Чем умнее инвестиция тем больше доход. Прежде чем инвестировать своё время во что-то спросите себя: если что-то более выгодное, что мне следовало бы сделать? Если ответ положительный – именно это вам и нужно делать в первую очередь.

Используя эти стратегии, вы будете максимально производительны каждый час, каждую минуту, каждый день.

PSЕсли Вам понравилась статья – нажмите лайк/нравится, чтобы и другие могли прочитать.

proizvodstvo2.ru

Оптимизация времени! Начните прямо сейчас

Оптимизация времени стала возможной. И этим сегодня уже никого не удивишь.

Все больше популярности набираются теории управления временем и тайм-менеджмента.

К тому же есть пугающая статистика, 35% своего времени мы тратим впустую, это почти 80 дней в году.

Расстраиваться не нужно, этот факт только дает понять, что нам есть, куда расти и оптимизация времени просто необходима.

Когда мы говорим о времени, мы часто вспоминаем только один способ управления - планирование.

Планирование это очень важная часть контроля над временем, но не единственная.

В этом посте я коснусь других методик, которые позволят вам экономить время.

1 способ: Планирование

Планирование - основной и самый известный способ. Главное преимущество что время, которое мы тратим на планирование, экономит время на сокращение работы в целом.

Лучше делать так:

составить список, того что нужно сделать
выбрать главные дела из этого списка
здесь помогает знаменитый принцип 20/80, нужно концентрироваться на 20 % дел которые дают 80% результата,
или "ABC-анализ ", где задачи делятся на три части : A- самые важные, их нужно делать в первую очередь, B - задачи средней важности, С - задачи, самые противные и нудные от которых нужно избавляться всеми доступными средствами.

Не увлекайтесь составление планов, не пытайтесь расписать каждую минуту, это не возможно, планируйте только 60% своего дня. К тому же мы все разные люди некоторым нужно четко знать, что делать, а есть и те которые привыкли положиться на случай и справляться с проблемами по мере их поступления.

2 способ: Работа с информацией

Информационный бум в последнее время заставляет нас поглощать тонны и гигабайты информации, все сложнее и сложнее становится ее обработать и проанализировать
Поэтому умение сортировать информацию является ключевым для современного успешного человека.

Правила следующие:

1. концентрация только на одном объекте, здесь с природой не поспоришь , человек может эффективно работать только с одним объектом.

2. Переключайте внимание с одного дела на другое по принципу, 45 минут дело потом 10 минут перерыв.

3 способ: Рутина

У каждого бывает много дел, которые не хочется делать или которые просто неинтересны.
мы пытаемся их отложить на максимальное время
но делать их все равно нужно,
причем чем больше мы тянем, тем больше потом сил и времени займет решение проблемы,
мысли о нерешенной проблеме будут постоянно преследовать,
совет один: есть неприятное дело, набрались смелости и сделали.

4 способ: Общение с окружающими

Главный совет учитесь, говорит "НЕТ", когда то о чем вас просят, может, осложнит вам жизнь или отнять драгоценное время,
с такими людьми лучше не вступать в споры, согласитесь с теми пунктами, которые вас устраивают, и откажитесь от тех которые вы не выносите и закончите разговор.

5 способ: Работа и отдых

не перегружайте себя,
старайтесь чередовать работу и отдых,
высыпайтесь, больше времени проводите на свежем воздухе,
когда вы устали , то лучше делать рутинные дела, а в моменты подъема настроения и приливы сил выполнять сложные и творческие задачи.

Если вы задерживаетесь на работе, берете работу на выходные, не знаете как выбрать цель, у вас постоянные завал дел - ВАМ просто необходимо изучить вышеуказанные принципы подробно и немедленно внедрять их .

Эффективная система управления времени не может быть шаблонной, у каждого человека она индивидуальна и уникальна, единственное требование постоянно работать над собой и искать новые пути оптимизации времени. Главное правило стараться не тратить время зря.

Успехов вам в этом нелегком деле!

yspexi.blogspot.com