ГлавнаяОптимизацияОптимизация сэд

Система электронного документооборота — оптимизация работ с документами. Оптимизация сэд


Оптимизация бизнес-процессов с помощью СЭД | СЭД

Разработка и внедрение первых систем электронного документооборота проходило на крупных предприятиях своими силами. Эти системы были полностью закрытыми и негибкими, а стоимость разработки и внедрения была достаточно высокой. Применяли электронный документооборот только там, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию, оптимизация бизнес-процессов не проводилась. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Что происходит с документооборотом в наши дни? Какие системы существуют и почему сотрудники принимают в штыки инновационные технологии?

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это совокупность автоматизированных процессов обработки электронных документов.

Развитие систем электронного документооборота началось в конце ХХ века, когда на рынке появились программы по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно растет. Все большее количество компаний внедряет различные системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, чтобы повысить эффективность работы компании и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основной единицей системы электронного документооборота является электронный документ, представляющий собой совокупность атрибутивной информации и файла того или иного формата, хранящиеся на машинном носителе.

Преимущества внедрения систем электронного документооборота:

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией процессов документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Классификация систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  3. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  4. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков.

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Соответствие целям и задачам компании.
  2. Качество технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  3. Возможность доработки СЭД в случае расширения деятельности организации.
  4. Наличие документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  5. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  6. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  7. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, сочетая передовые практики и уже имеющийся регламент работы компании.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор СЭД.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение СЭД.
  6. Тестирование.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.

К основным рискам можно отнести:

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение СЭД — это не просто инновация, это радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии.

www.karev.su

Система электронного документооборота - оптимизация работ с документами

С каждым днем все больше фирм и государственных органов испытывают потребность перехода от традиционных согласований на бумажных носителях к электронным. Такое желание вполне объяснимо. Ведь система электронного документооборота имеет массу преимуществ. А именно:

  1. Защита документации от механических повреждений (пожар либо форс-мажорные ситуации).
  2. Повышение производительности.
  3. Быстрый доступ к необходимой информации.
  4. Уменьшение издержек предприятия (сокращение расходов).
  5. Улучшение взаимодействия между внутренними отделами.
  6. Коллективная работа (можно одновременно беспрепятственно работать с одним файлом).
  7. Уменьшение дополнительного персонала.
  8. Повышение корпоративного сознания.
  9. Уменьшение трат, связанных с хранением документации.
  10. Интеграция с офисными программами.
  11. Уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором.

Что же представляет собой согласование документов? Итак, данный процесс - это анализ уполномоченными органами в лице должностных особ, которые проверяют, соответствует ли содержимое проекта нормативным документам и действующему законодательству. А также делают резюме о целесообразности издания документа. После того, как проект прошел процедуру согласования, ему необходимо пройти процедуру подписания (утверждения), во время которой осуществляется окончательное принятие решения. И лишь после этого проект документа приобретает статус действующего.

В большинстве случаев к сэд прибегают если требуется согласовать такие виды документов, как приказы, договора, распоряжения, письма. После того, как согласование их произошло, они распечатываются из электронной системы, а затем подписываются.

Система электронного документооборота дает возможность согласовывать проекты документов по гибкой схеме. Проект может быть сразу одобрен, а может быть отправлен на доработку. Важно, что сохраняется версионность документа. Это дает возможность обращаться к начальной версии или же просмотреть документ на любой его этапе.

Таким образом, можно сделать вывод, что переход на электронную систему документооборота позволяет автоматизировать, оптимизировать, значительно упростить такие процессы, как создание документа, его согласование и последующее утверждение. При этом организация экономит массу времени, которое можно потратить на развитие предприятия.

ribalych.ru

Как внедрить электронный документооборот Оптимизация Бизнес-статьи от консалтинговой компании D&D, Украина

« Назад

21.03.2011 08:32

В 2011 году мы начали реализацию проекта комплексной автоматизации предприятия. К этому моменту ряд подразделений был частично автоматизирован, но при этом использовалось разнородное ПО, а базы данных пяти филиалов не были связаны между собой. Это приводило к ошибкам, делало простейшие операции трудоемкими. К тому же используемое нами ПО устарело, а сотрудники, участвовавшие в его внедрении, уже не работали. Поэтому мы решили перейти на новую информационную платформу. Для выбора определили следующие критерии:

1. Это должен быть коробочный продукт российской компании. Причем у нее должно быть представительство в нашем городе.

2. В платформу должен быть встроен гибкий механизм для автоматизации бизнес-процессов, позволяющий установить единый регламент работы с системой и контролировать его выполнение.

3. Комплексная система, построенная на этой платформе, должна обеспечивать максимально широкие возможности интеграции, в том числе для работы с единой нормативно-справочной информацией в различных модулях.

4. Для снижения стоимости владения разработчик должен обеспечивать недорогую поддержку изменений законодательства, а также развитие платформы в соответствии с новыми технологиями.

В итоге мы остановились на продукции фирмы «1С», обратившись к ее партнеру – компании «Софт-портал». Выбрали следующие модули для комплексной системы: «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Консолидация 8», «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией», «1С:МТО Материально-техническое обеспечение», «1С:Энергетика. Управление распределительной сетевой компанией», «1С:Управление Автотранспортом», а также «1С:Документооборот 8».

Не все готовые модули нам подходили. Некоторые требовали адаптации, а некоторые приходилось перерабатывать. К тому же выяснилось, что до начала автоматизации следовало изменить функции ряда подразделений или полностью пересмотреть регламенты их работы. Для организации процессного управления мы также должны были перевести наши регламенты в формат, принимаемый автоматизированной системой. А для запуска системы контроля еще и определить состав показателей эффективности. Поэтому план автоматизации предусматривал постепенный ввод в эксплуатацию различных модулей в течение нескольких лет. Модули, малозависимые друг от друга, внедрялись параллельно.

Как мы и ожидали, эффект чувствовался сразу после включения в работу очередного модуля. С января 2013 года по единым стандартам начали работать около 950 сотрудников. Примерно 350 из них отвечали за ведение бухгалтерского и налогового учета, а 600 – за создание базы паспортов объектов ремонта. В течение 2013 года к ним присоединились 150 пользователей автотранспортным модулем, 750 участников закупочных процедур и 900 исполнителей задач по процессам казначейства. Критические процессы каждого модуля попадали на контроль руководству, что помогло улучшить работу автоматизированных подразделений.

Но больше всего пользователей подключилось к системе в январе 2014 года, когда мы запустили модуль «1С:Документооборот 8». В единой базе и по единым стандартам стали работать сразу 3 тыс. сотрудников. Именно об этом внедрении я хочу рассказать.

Этапы внедрения электронного документооборота

В плане автоматизации этот проект стал десятым по счету. Опираясь на предыдущий опыт, мы разделили его на несколько этапов.

1. Пересмотр стандартов ведения документооборота. Все подразделения использовали разные системы документооборота, не связанные между собой. При этом большая часть сотрудников работали с документами только в бумажном виде или пересылали их по электронной почте. Единых стандартов не было. Поэтому за их создание мы принялись в первую очередь: определили правила оформления, нумерации, обработки документов, формализовали маршруты согласования, определили порядок работы с бумажными оригиналами и разработали методики контроля исполнительской дисциплины.

2. Описание ролей сотрудников для работе в системе. Мы определили роль каждого из 3 тыс. пользователей. Чтобы решить эту задачу, нам пришлось составить и проанализировать функциональные матрицы каждого отдела и сотрудника, выделить типовые роли и связать их с нашими стандартами документооборота.

3. Настройка и адаптация коробочной программы. Мы составили тестовый набор документов и пропустили их через типовую программу. После анализа результатов вместе с ключевыми пользователями уточнили настройки программы, а также доработали ее под специфические требования. Например, чтобы обеспечить нужный уровень конфиденциальности, разработали механизм хранения отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов.

4. Обучение ключевых пользователей. Отдельно обучать каждого из 3 тыс. пользователей работе в новой программе слишком долго и затратно. Многие из них должны были выполнять однотипные операции, поэтому их обучение сделали самостоятельным, разработав подробные инструкции. Однако есть ключевые пользователи, за которыми закреплены более сложные задач. Таких сотрудников меньше, поэтому их мы обучали отдельно, а также использовали их опыт в ходе внедрения (см. также Как мы вовлекали ключевых пользователей в работу по автоматизации).

5. Тестовая эксплуатация на сквозном контрольном примере. Это тестирование в условиях, приближенных к реальным. Обычно такую разведку боем выполняют параллельно с работой в старых системах, однако мы применили иной подход. В течение всего лишь одного дня ключевые пользователи вводят в готовую программу тестовый набор данных (его собирали для этапа настройки и адаптации). Буквально за одну-две итерации нам удается окончательно настроить и подготовить программу к запуску.

6. Опытно-промышленная эксплуатация. Работать в программе мы начали в январе 2014 года. Убедились, что каждый может войти в программу и разрешили всем желающим попробовать поработать до официального запуска. Также обеспечили доступ к инструкциям. В день запуска работала внутренняя техподдержка, доступная каждому работнику по телефону и электронной почте.

7. Сбор обратной связи (проблемы, вопросы) по работе системы. В первое время звонки с вопросами принимали не только IT-специалисты, но и некоторые ключевые пользователи, обученные заранее. Все обращения в техподдержку регистрировали в специальной системе. Технические специалисты анализировали вопросы, чтобы вовремя выявлять и устранять ошибки.

Как определить, какие архивные бумаги стоит переносить в электронную систему

Мы начали работать в новой системе с нуля. Все ранее накопленные бумажные документы хранятся в архиве. Если в текущей работе (например, при заключении допсоглашения) необходимо сослаться на документ, которого нет в системе, то его нужно отсканировать и внести в систему. Таким образом, сюда попадают только необходимые для работы архивные данные и документы.

Как вовлечь ключевых пользователей в работу по автоматизации

На платформе «1С:Предприятие 8» для каждой предметной области существует несколько коробочных программ со схожим функционалом, различающихся в ключевых деталях. Поэтому перед началом очередного проекта важно правильно выбрать программу, которая станет основой нового модуля комплексной системы. Чтобы сделать обоснованный выбор, мы уже на этом этапе формируем рабочую группу проекта. Обычно в нее входит руководитель автоматизируемого направления или отдела, а также ключевые пользователи, которых он назначает. Рабочая группа определяет критерии, которые важно учесть при выборе программы.

После анализа критериев выбора разработчики демонстрируют рабочей группе возможности базовых решений на примере задач из опыта компании. При этом акцент делается не только на функциональных различиях, но и на преимуществах, которые можно получить, используя тот или иной программный продукт: сэкономить время на выполнение операции, быстрее найти нужную информацию, не тратить силы на многократный ввод данных и пр. Во время демонстрации в рабочей группе всегда находился человек, который спрашивал: «А можно, чтобы программа сделала то-то и то-то?» Такие вопросы становились катализатором для дискуссии, благодаря которой рабочая группа вовлекалась в постановку задачи. На следующих встречах обсуждались уже детали доработок.

В результате члены рабочей группы вовлекались в процесс и уже с нетерпением ждали начала работы с новой программой. Более того, подобное воодушевление передавалось и другим. Сотрудники еще не автоматизированных отделов подходили к руководителю проекта и спрашивали, когда же возьмутся за них.

По материалам Юрия Горбачева

Сколько времени ушло на внедрение

Если говорить о времени, когда шла активная работа, то три месяца. Но до этого еще три месяца ушло на разработку стандартов документооборота, формализацию требований к программе.

Как повысилась эффективность бизнеса

1. Стало проще контролировать сотрудников. Программа сама напоминает персоналу о задачах. При этом сводную справку по задачам подчиненных может получить любой руководитель. У нас есть департамент контроля и аудита, который следит за своевременным исполнением особо важных задач и ключевых бизнес-процессов. За день до окончания срока департамент напоминает исполнителям об этом. За регулярные нарушения на сотрудника накладываются взыскания. Такой подход стимулирует людей вовремя делать работу, поэтому дисциплина у нас улучшилась.

2. Стало проще отслеживать, в каких отделениях работа идет медленнее. В информационную систему ежемесячно вводится около 10 тыс. документов – в среднем 1000 штук в каждом отделении. Если показатель в конкретном отделении окажется меньше среднего, следовательно, в нем не успевают вводить документы. Обычно это значит, что в отделении что-то не выполняется, и нужно выяснить, почему они не хотят работать, что им мешает.

3. Экономия времени сотрудников. Если сейчас понадобится узнать судьбу отправленного на согласование документа, то для этого достаточно просто заглянуть в систему. Детальный статус согласования виден всем заинтересованным сотрудникам. Таким образом, отпала необходимость уточняющих телефонных звонков. Также в программу заложены автоматические маршруты согласования договоров и служебных записок. То есть программа, в зависимости от вида документа и его параметров, сама определяет порядок согласования и следит за ходом процесса. Кроме того, она автоматизирует создание типовых документов по шаблонам, упрощает процедуры по работе с входящей и исходящей корреспонденцией и облегчает труд сотрудников десятком других незаметных мелочей.

4. Экономия расходов на систему электронного документооборота. Когда у нас не было единой информационной системы, простейшее изменение в маршрутах согласования договоров приводило к необходимости выпуска приказа, к его рассылке и обязательному контролю. Сегодня же, если нам необходимо пересмотреть стандарты и регламенты (например, в связи с оптимизацией бизнес-процессов), это можно сделать простым изменением настроек маршрутов для всех служб сразу. Причем эту настройку может выполнить наш собственный IT-специалист. Налицо экономия не только времени, но и денег.

Как не выйти из бюджета при автоматизации

Когда в нашей компании принималось решение об автоматизации, заранее было невозможно определить, сколько на это потребуется денег. Ясно было одно: внедрение решений «1С» обойдется примерно в пять-шесть раз дешевле, чем внедрение решений SAP или Oracle. Поэтому первым заданием для выбранного подрядчика стало проведение обследования предприятия и подготовка концептуального технического проекта. Стоимость этого этапа составила примерно 6% от общей стоимости комплексного проекта.

Имея на руках такой технический проект, мы смогли оценить трудоемкость и ориентировочную стоимость отдельных проектов автоматизации. Кроме того, удалось разобраться, какие интеграционные возможности могут понадобиться, как нужно организовать централизованное управление нормативно-справочной информацией, а также какого порядка внедрения модулей комплексной системы следует придерживаться. Данный анализ выполнял штатный программист нашего предприятия с опытом разработки и внедрения программного обеспечения «1С». По всем пунктам технического проекта он вывел ориентировочное значение трудозатрат, благодаря чему был четко определен плановый бюджет каждого проекта.

Такой подход себя оправдал. На данный момент в рамках комплексной автоматизации реализовано уже десять проектов, и только по одному из них бюджет оказался превышен по сравнению с плановым (за счет недостаточно четкой формулировки функциональных требований).

По материалам Юрия Горбачева

Рассказывает практик

Еще год назад каждый отдел вел документооборот по своим правилам. В масштабах компании это было неудобно: из отдела в отдел перемещались горы по-разному оформленных бумаг. Тогда мы решили внедрить единую систему электронного документооборота. Остановили выбор на платформе «1С». Это было сделано по ряду причин, одна из которых – техническая поддержка системы в нашем регионе. Процесс внедрения занял шесть месяцев, с октября 2013 по март 2014 года. Сама система – готовый продукт, у которого можно задействовать только часть функционала. Мы подобрали элементы, подходившие под наши задачи. Объясняли наши требования программистам, буквально рисуя схему прохождения документов (см. также Два метода, которые сделают процесс автоматизации эффективным). Расскажу о плюсах, которые в итоге получила компания.

Пример 1. Поручения Генерального Директора. На ежедневных утренних планерках мы подводим итоги предыдущего дня, формируем поручения на предстоящий. Раньше секретарь записывал поручения и пересылал их исполнителям по электронной почте, а общий список – директору. В итоге перед следующей планеркой приходилось напоминать всем о поручениях. Теперь у нас есть специальный раздел «система поручений». Секретарь заносит сюда задания непосредственно во время планерки, сотрудники мгновенно получают оповещения со сроками выполнения. Генеральный Директор в любой момент может проверить статусы поручений: что сделано, что просрочено.

Пример 2. Служебные записки. Мы не стали пропускать через электронный документооборот служебные записки, связанные с деньгами. Бухгалтерия требует, чтобы на них были личные подписи сотрудников. Однако в компании есть служебки, перевод которых в электронный вид сильно упростил всем жизнь. Например, речь идет о служебках на производстве. Допустим, рабочий получил материал, на котором не высохла краска. Из-за этого он будет выполнять операцию полтора часа вместо часа (норма). Если мастер не сообщит в кадровую службу о причине задержки, рабочий получит меньше денег. Теперь такие служебки заполняются в электронной системе по шаблону.

Пример 3. База знаний. Допустим, появилась проблема с заказом, и на производстве ее решили. Когда через полгода возникает аналогичная ситуация, никто не помнит, как действовали, и начинают вновь искать решение. Глава технологического отдела по личной инициативе вела базу решений в Excel. Когда мы начали внедрять электронный документооборот, она предложила выделить в системе модуль под базу знаний. Теперь и главный технолог, и другие производственники могут описывать решения разных проблем. Жестких правил ведения базы нет, главное, чтобы информация помогла кому-то в работе. Для удобства в системе есть контекстный поиск.

Два метода, которые сделают процесс автоматизации эффективным

1. Доплачивать сотрудникам за дополнительную нагрузку. В период внедрения электронного документооборота были сотрудники, которым приходилось работать параллельно в двух системах: старой бумажной и новой электронной. Таким сотрудникам в компании «Парето-Принт» на время появления дополнительной нагрузки ежемесячно платили фиксированную надбавку к зарплате. Эти затраты включали в бюджет каждого проекта автоматизации. По опыту компании, такая премия гасит недовольство персонала.

2. Устраивать встречи для подведения итогов. Всем, кто участвовал в проекте автоматизации, в начале работы был разослан бизнес-план с этапами внедрения. После завершения каждого этапа всех собирали в конференц-зале, где руководитель проекта автоматизации и представитель компании-разработчика рассказывали об изменениях, демонстрировали на экране, как теперь выглядят разные документы. И хотя все были участниками процесса, вопросы тем не менее возникали. Обычно в течение получаса удавалось провести презентацию и снять все проблемы.

Категории статей

consult-dnd.com.ua

Диссертация на тему «Оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах» автореферат по специальности ВАК 08.00.13 - Математические и инструментальные методы экономики

1. Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/96), №10 от 08.02.1996г.

2. Приказ Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций», №4н от 13.01.2001г.

3. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело, 1995г.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения. -М.,1995г., 6 с.

5. ГОСТ 6.30-97 Требования к оформлению документов, 1997г.

6. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1990г.

7. Алферов А. В., Матлин Е. М. Средства тиражирования документов. М., Радио и связь, 1990. - 208 с.

8. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 1996.

9. Анисимович К., Щамис Я., Оптика для управления делами. Системы OCR как элемент комплекса автоматизации делопроизводства. Электронный офис. Май/Июнь 1997г.

10. Аоки М. Введение в методы оптимизации. -М.: Наука, 1977.

11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота. АО ВЕСТЬ, Открытые системы, № 1(21) 1997г.

12. Баласанян В. Компания "Электронные офисные системы" представляет технологии АДП. ComputerWeek-Moscow. Имидж-реклама. № 15, 1995г.

13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота. Компания "Электронные офисные системы", -М.: Открытые системы № 1(21) 1997г.

14. Банди Б. Методы оптимизации (вводный курс). -М.: Радио и связь, 1988.

15. Бахвалов Н.С., Лапин А.В., Чижонков Е.В. Численные методы в задачах и упражнениях. -М.: "Высшая школа", 2000, -190 с.

16. Бессонов С.В., Воропаева Т.В. Достоинства и недостатки case-технологий Становление информационного бизнеса в России: Сборник научных трудов по материалам научно практического семинара №2. - Тамбов: ТГТУ, 1999г.

17. Бессонов С.В. Анализ средств передачи данных на российском рынке. Становление информационного бизнеса в России: Сборник научных трудов по материалам научно практического семинара №2. - Тамбов: ТГТУ, 1999г.

18. Бессонов С.В. Проблемы стандартизации электронного документооборота. Качество информационных услуг: Сборник научных трудов по материалам научно практического семинара №3/ Под редакцией О.В. Голосова, A.JT. Денисовой. - Тамбов: ТГТУ, 2000г., -164 с.

19. Бессонов С.В., Воропаева Т.В. Методика использования программно-методического комплекса «1С: Учебное предприятие» в учебном процессе. -Информационный бизнес в России. Сборник научных трудов, выпуск №2, том 2. Тамбов: ТГТУ, 1999г.

20. Введение в нелинейное программирование/ Под. Ред. К.Х. Эльстера. -М.: Наука, 1985.

21. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота, АО ВЕСТЬ, -М.: Открытые системы, № 1(21) 1997г.

22. Гавердовский А. Система массового ввода документов, интегрированная с системой управления документами DOCS Open. Электронный офис. Проекты и решения. Ноябрь 1996г.

23. Гавердовский А, Что СУД грядущий нам готовит? Основные тенденции развития систем управления документами. -М.: Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 1997г.

24. Гилл Ф., Миррей У., Райт М. Практическая оптимизация. -М.: Мир, 1985.

25. ГмурманВ.Е. Теория вероятностей и математическая статистика, изд. 7-е, М.: Высшая школа, 1999, 479 с.32Гмурман В.Е. Руководство к решению задач по теории вероятностей и математической статистике. -М.: Высшая школа, 2001 г, 400 с.

26. Голенцова Е. Путеводная нить в лабиринте. Электронный офис. Концепции. Март/ Апрель 1997г.

27. Голосов О.В. Качество информационных услуг: сборник научных трудов. Тамбов: ТГТУ, 2000,164 с.

28. Громов А., Каменнова М., Старыгин А. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow. Компания "МетаТехнология", Открытые системы, № 1(21) 1997г.

29. Гроссман К., Каплан А.А. Нелинейное программирование на основе безусловной минимизации. -Новосибирск: Наука, 1981.

30. Деловое досье фирмы. М., ИВЦ Маркетинг, 1993. - 85 с.

31. Дескрипторный словарь по информатике. М., ВИНИТИ, 1991. - 162 с.

32. Дьяконов В., Круглов В. Математические пакеты расширения MATLAB.

33. Специальный справочник. СПб.: Питер, 2001г., -480с.

34. Ефимова О. Приключения документов в России. Отечественный документооборот: прошлое и настоящее. -М.: Электронный офис, Май-июнь 1997г.

35. Ефремов А. Жизненный цикл информации. Электронные архивы неструктурированной информации. Электронный офис. Технологии и процедуры. Ноябрь 1996г.

36. Завгородний В.И. Комплексная защита информации в компьютерных системах. -М.: Логос, 2001г., -264 с.

37. Зангвилл У. Нелинейное программирование. Единый подход. -М.: Сов. Радио, 1973.

38. Запорожец 3., Элланская J1. Концепция построения информационно-аналитической системы для банковского бизнеса. RS-CLUB, 2000г., №3.

39. Захаров О. Что такое электронный документооборот. КомпьютерПресс. Апрель 1997г.

40. Золотых И. Автоматизация делопроизводства и документооборота. Программные продукты отражают особенности отечественного документооборота. Обзор. -М.: PC Week / RE.№36(110) от 16.09.1997г.

41. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. -М.: Информационные технологии №2,1997г

42. Золушка. Корпоративная технология автоматизированной регистрации, обработки и контроля исполнения документов, реализованная в средах DOS, Windows, Lotus Notes, с возможностью их интеграции в единую систему. Рекламные материалы. 2000г.

43. Зубков Д. Staffware система управления документооборотом. Федеральный Центр Геоэкологических Систем, Открытые системы, № 1(21) 1997г.

44. Зырянов М. В начале славных дел. Электронный документооборот в России. -М.: ComputerWorld Россия, 1998г., №3.

45. Иванов Ю. Н. Теория информационных объектов и системы управления базами данных. М., Наука, 1988. - 232 с.

46. Ивлев В., Попова Т. Проектирование корпоративных информационных систем. Методологический подход. -М.: Электронный офис, Октябрь 1996г.

47. Информационные системы в экономике: Учебник под ред. проф. В. В. Дика. -М., Финансы и статистика, 1996. 272 с.

48. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации производства. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.

49. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. -М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001, -288 с.

50. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие. -М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001, 296 с.

51. Кирсанова М.В., Анодина П.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. -М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001, -92 с.

52. Климов В. Выбирай или проиграешь! Сравнительный обзор систем workflow. -М.: Электронный офис. Системы. Март/Апрель 1997г.

53. Козлов М. Автоматизация делопроизводства как новая программная индустрия. -М.: КомпьютерПресс. Апрель 1997г.

54. Козлов М. Совершенствуем делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies. Материалы компании Cognitive Technologies. 1997г.

55. Комплексная система автоматизации документооборота и делопроизводства Link Works . Материалы компании Digital Equipment Corporation. 1999г.

56. Компьютерные технологии обработки информации: Уч. пособие под ред. С. В. Назарова. М., Финансы и статистика, 1995. - 248 с.

57. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления. -М.: Издательство "Дело и сервис", 2000, -224 с.

58. Корпоративная система управления документами и заданиями. Весть АО. Рекламные материалы. 2000г.

59. Корпоративный электронный архив документов. Весть АО. Рекламные материалы. 2000г.

60. Костомаров М.Н. Управление документацией в США. Документоведение, 1996г.

61. Кочетков Г. Б. Автоматизация конторского труда: Теория и практика офиса будущего. М., Наука, 1985.

62. Крамер М. Системы автоматизации документооборота делают всё необходимое. Сравнительный обзор. PC Week/RE, Обзоры, № 45(69), 1996г.

63. Красавин А.С. Делопроизводство в банке: Практическое пособие. -М.: ИНФРА-М, 2001,-192 с.70Красилов Н., Косякин И., Черных Д. Об одной модели документооборота. Корпорация Галактика, АО "Новый Атлант", -М.: Открытые системы № 1(21) 1997г.

64. Кремер Н.Ш. Теория вероятностей и математическая статистика: Учебник для ВУЗов. -М.:Юнити-Дана,2001,-543 с.72Кудряев В.А. Организация работы с документами. -М.: ИНФРА-М, 2001г., -592с.

65. Кудрявцев Л.Д. Математический анализ. Т. I, II. -М.: Высшая школа, 1970.

66. Куперштейн Г. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. -СПб.: БВХ-Санкт-Петербург, 2000г., -256с.

67. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник 2-е изд. -К.: Т-во "Знания", КОО, 2000, -460 с.

68. Либерман В. Б. Автоматизированные системы обработки экономической информации. М., Финансы и статистика, 1981. - 184 с.

69. Либерман В. Б. Некоторые вопросы автоматизации аналитических расчетов. // Новые информационные технологии в управлении экономикой. М., 1995. - с. 27-34

70. Логинова А. Босс-референт незаменимый сотрудник любого предприятия. Компьютер-Пресс № 12, 1998г.

71. Марков А. Концепция построения электронного архива. МО РФ. -М.: Открытые системы, № 1 (21) 1997г.

72. Матросов А.В. Maple 6. Решение задач высшей математики и механики.

73. СПб.: БХВ Петербург, 2001г., -528с.

74. Михалевич B.C., Кукса А.И. Методы последовательной оптимизации. -М.: Наука, 1983.

75. Моисеев Н.Н., Иванилов Ю.П., Столярова Е.М. Методы оптимизации. -М.: Наука, 1978.

76. Монастырский И. Информационно-поисковые системы. М., Экономика, 1983.-206 с.

77. Монахова Е. Электронный офис "Дела в порядке" обзавелся графическим интерфейсом. PC Week/RE, Новости, № 28(52), 1996г.

78. Наумов A. Link Works: от автоматизации офиса до управления производством. "Анкей. Информационные системы", Открытые системы, № 1(21) 1997г.

79. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. -М.: Computerworld Россия. Новости. № 15, 1997г.

80. Новичков А. "Оптима" автоматизирует документооборот. Сети и системы связи. Калейдоскоп. №2(24), 1998г.

81. Ногин В.Д., Протодьяконов И.О., Евлампиев И.И. Основы теории оптимизации. -М.: Высшая школа, 1986.89 0лссон Г., Пиани Д. Цифровые системы автоматизации управления. -СПб.: Невский диалект, 2001г., -557 с.

82. Организация работы с документами: Учебник/ В. А. Кудряев и др. М., ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

83. Основа построения корпоративных коммуникационных систем и среда для групповой работы Lotus Notes. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 1998г.

84. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР 1986.

85. Пападимитриу X., Стайглиц К. Комбинаторная оптимизация. -М.: Мир, 1985.

86. Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждений организаций предприятий с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР 1989.

87. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. -М.: "Ось-89", 2000,-112 с.

88. Поляк Б.Т. Введение в оптимизацию. -М.: Наука, 1983.

89. Понтрягин J1.C., Болтянский В.Г., Гамкрелидзе Р.В., Мищенко Е.Ф. Математическая теория оптимальных процессов. -М.: Наука, 1983.

90. Поршнева А.Г. Управление организацией. М.: ИНФРА-М, 2000г., - 669 с.

91. Потемкин В.Г. Инструментальные средства Matlab 5.Х. -М.: Диалог МИФИ, 2000г., -336с.

92. Предложения по организации кабинетов и типовой технологии работы с документами в организации типовой структуры. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 2000г.

93. Предложения фирмы "ИнТорКон" по инсталляции и вводу в опытную эксплуатацию пакета программ "Делопроизводство". Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 1999г.

94. ЮбПшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М., Издательство "Юридический колледж МГУ", 1994. - 87 с.

95. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. -М.: Издательство РДЛ, 2000, -400 с.

96. Рожнов В. С., Косарев В. П. Машинная обработка экономической информации: Общие вопросы. -М., Финансы и статистика, 1983. 214 с.

97. Свищев Н. Программные решения фирмы InterProCom LAN. КомпьютерПресс, Ноябрь, 1996г.

98. Сеа Ж. Оптимизация. Теория и алгоритмы. -М.: Мир, 1973.

99. Система Effect Office. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow". Компакт-диск. 2000г.

100. Система автоматизации делопроизводства ДЕЛО-96. Термины и определения. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 2000г.

101. Система автоматизации документооборота и делопроизводства LanDocs. CASE-модель электронного офиса. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow". Компакт-диск 2000г.

102. Система автоматизации технологических процессов формирования документов и организации конфиденциального документооборота Optima-WorkFlow. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow". Компакт-диск. 2000г.

103. Система управления деловыми и адмистративными процедурами, документооборотом StaffWare. Компания "Метатехнология", Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставке "Docflow". Компакт-диск 2000г.

104. Система управления документооборотом БОСС-Референт. Фирма "АйТи". Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow". Компакт-диск. 2000г.

105. Система управления электронными документами нового поколения Excalibur EFS. Компания "Метатехнология". Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставке "Docflow". Компакт-диск. 2000г.

106. Соколовский J1. Массовый ввод документов. Использование высокопроизводительных систем массового ввода документов. Электронный офис. Ноябрь 1996г.

107. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. -М.: Проспект, 2001, -80 с.

108. Стенюков М. В., Бородина В.В. Документирование и документооборот. Практическое пособие, -М.: Книжный мир, 2001г., -80 с.

109. Стенюков М. В., Кузнецова О. А. Составление документов на компьютере. -М., Приор, 1996. 144 с.

110. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.: "Издательство ПРИОР", 2000,-144 с.

111. Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. М., ВНИИДАД, 1995.126Стретович Я., Филиппова Г. Об одном подходе к автоматизации документооборота. -М.: Открытые системы, № 4, 1997г.

112. Сухарев А.Г., Тимохов А.В., Федоров В.В. Курс методов оптимизации. -М.: Наука, 1986.

113. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер. с англ. -М., Сол. Систем; Финансы и статистика. 1997. 176 с.

114. Тер-Крикоров A.M., Шабунин М.И. Курс математического анализа. -М.: Издательство МФТИ, 2000, -720 с.

115. Техническое описание комплексной системы автоматизации технологических процессов формирования документов и организации конфиденциального документооборота. Рекламные материалы к конференции-выставки "Docflow". Компакт-диск. 2000г.

116. Технологическая схема работы с документами ЦБ РФ в условиях функционирования САДД. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 2000г.

117. Технология работы в условиях функционирования ДЕЛО-96. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 2000г.

118. Федоренко Р.П. Приближенное значение задач оптимального управления. -М.: Наука, 1978.134Фиакко А. Нелинейное программирование. Методы последовательной безусловной минимизации. -М.: Мир, 1972.

119. Фихтенгольц Г.М. Основы математического анализа. -СПб: Издательство "Лано", 2001, -464 с.

120. Химмельблау Д. Прикладное нелинейное программирование. -М.: Мир, 1975.

121. Чернобровцев А. Технологии Hewlett-Packard в системах автоматизации документооборота. ComputerWeek-Moscow. Рынок аппаратных средств. № 25, 1996г.

122. Чистов Д.В. Новые информационные технологии в образовании. М.: Финансовая академия, 2000, 205 с.

123. Чистов Д.В., Порохина И.Ю., Слукин П.А. Деловая игра "1С: Учебное предприятие. Бухгалтерский учет. М.: 1С, 2000.

124. Чубуков А. Программы электронного документооборота: новые разработкироссийских фирм. -М.: PC Week/RE, Обзоры, № 22(46), 1996г.

125. Щипачев B.C. Математический анализ. М.: Высшая школа, 1999,176 с,

126. Щипачев B.C. Основы высшей математики. М.: Высшая школа, 1998, 479 с.

127. Экономический анализ деятельности коммерческого банка. -М.:, Логос, 1998г.

128. Электронная канцелярия. Золушка-Win. Служебная корреспонденция. НТЦ Институт развития Москвы. Руководство пользователя. 1999г.

129. Ян Д., Анисимович К. Электронный документооборот и русский язык. -М.: КомпьютерПресс. Июль 1997г.146Bubenko L. Information Modelling in the Context of System Development. /Information Proc. 80. Amsterdam: North Holland. -1980.

130. Chen P.P. English Sentens Structure and Entity relationship Diagrams. /Inf. SCI. -1983, 29, N2-3.

131. Chen P.P. The Entity Relationship Model: Toward a Unified View of Data. /АСМ transactions on Database System, Vol. 1, №1, 1986.

132. Davenport Т.Н. Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology. Harvard Business School Press, Boston, 1993.

133. Journal of Systems and Software. /Third International Conference on ER. Vol. 4, N213, 1984.

134. Hammer M., McLeod D. Data Base Description with SDM: Semantic Data Base Model. /АСМ Trans. Database System. -1981, N3.

135. Hammer M. Champy J. Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business Revolutions. HarperBusiness, 1993.

136. Inmon W.H. Building The Data Warehouse. New York: John Wiley, 1992. 154Langefors B. Infological Models and Information User Views. /Inf. Syst., -1990,1. N1.

137. Sundgrem B. Data Base Desigh in Theory and Practice. /Proc. 4-th Int. Conf. Very Large Data Base. -1993.

www.dissercat.com

Оптимизация работы. Электронный документооборот / Хабр

Введение

Доброго вам времени суток, уважаемые хабрачитатели. Многие из вас знают, как приходится работать администраторам в не ИТ компаниях или в компаниях где начальство, даже близко не стояло со сферой ИТ. Насколько тяжело доказать свою правоту, объяснить смысл внедрения определенной технологии. Также не все понимают, чем же именно занимается системный администратор. Многие не замечают, что они постоянно дергают админа (там почта не работает, тут принтер бумагу зажевал, а где-то вообще интернет не «открывается»). Наверняка многие из администраторов работают по системе: получили письменную заявку – выполнили задание – все счастливы.

Однако, никто не пишет заявку для того, чтобы ему вытащили застрявшую бумагу в принтере. А большинство таких просьб и заполняют весь рабочий день, и на реальную работу остаётся не так уж и много времени, и когда начальник требует отчета, сказать как бы нечего, ибо документа доказывающего вашу работу нет. Частичная занятость (по документам) есть, а что же вы делали все остальное время? Ну конечно, вы наверное, целый день игрались за компьютером.

Что же делать?

Наш отдел решил ввести систему электронной обработки заявок, где будут регистрироваться все просьбы и пожелания. Заявки подаются через Web интерфейс. Все это дело разбито по категориям, показываются последние ответы и последние добавленные заявки. Возможно осуществить рассылку на почту или ловить RSS. Теперь абсолютно ВСЕ просьбы регистрируются, вы отмечаете, добавляя комментарии к заявке, ход её выполнения. Теперь вы в любой момент, можете распечатать каждую заявку в удобоваримом варианте, и предоставить эти данные начальнику, у которого уже не будет мыслей о том, чем же вы всё-таки занимаетесь на работе.

Как же реализовать?

Есть множество различных вариантов. Можно купить готовое решение, но для этого нужно все-таки доказать начальнику, что это действительно того стоит, а это не всегда просто. Можно на движке какого-нибудь форума организовать все это дело. Вариантов много, сделать на самом деле не сложно.

Уважаемые читатели, я жду ваших отзывов, если вам будет интересно, как это реализовали мы, я в следующей статье я подробно опишу, как сделать такой сервис.

Спасибо за внимание.

P.S.: Никак не определюсь к какому блогу отнести, предложения принимаются, сильно не пинайте.

UPD: Продолжение статьи, как и обещал.

habr.com

Внедрение СЭД. Что дает компании внедрение СЭД ?

Во-первых, расшифруем, СЭД – это система электронного документооборота.

Во-вторых, нужно отметить, что в последние три-пять лет на системы электронного документооборота переходит все большее число компаний, как крупных, так и средних, и даже совсем небольших.

Для электронного документооборота используются специальные программные платформы. Например, одна из наиболее популярных – система Директум.

Внедрение СЭД предполагает закупку такой программной платформы, установку и настройку ее на рабочих местах пользователей, заполнение баз данных, перевод бумажной документации в электронную форму.

Но что же в результате получает компания от внедрении СЭД? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Постараемся ответить на этот вопрос.

Внедрение СЭД производится практически для всех подразделений компании. В зависимости от ее организационной структуры это могут быть:

Оценивая результаты внедрения СЭД, эксперты выделяют такие важные и достаточно общие преимущества, которые проявляются в любом из подразделений:

Увеличение производительности труда

При внедрении СЭД рост производительности труда достигается за счет сокращения времени на поиск необходимых документов и информации.

Система электронного документооборота позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале. Теперь можно более эффективно потратить свое рабочее время.

Оптимизация бизнес-процессов

В рамках внедрения СЭД в большинстве случаев происходит оптимизация процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных стадий.

Соответственно в любой момент времени можно легко найти «узкое» место, не позволяющее процессу идти дальше. Аналогичный пример можно привести и по согласованию других видов документов – счетов на оплату, заявок на расходование денежных средств, бюджетов компании, потребностей в закупке материалов и т.д.

Те, кто уже внедрил в своей компании СЭД, часто говорят, что электронный документооборот выявил недостатки в организации деятельности – позволил увидеть среди своих сотрудников мало загруженных «лентяев» и тех «трудоголиков», которые оказались просто перегружены задачами и документами.

Коллективная работа в СЭД и улучшение взаимодействия между отделами

Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между отделами внутри компании.

Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

Внедрение СЭД уменьшает влияние «человеческого фактора»

Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при наличии внедренной системы электронного документооборота займет всего несколько секунд.

Внедрение СЭД способствует снижению материальных затрат

Помимо увеличения производительности труда, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации.

Уменьшение необходимости в дополнительном персонале

Внедрение СЭД позволяет так организовать работу компании, что рост объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

Развитие «командного духа»

Интересно, что внедрение системы электронного документооборота повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Это неслучайно, срабатывает эффект социализации  и сплочения, подобный тому, который наблюдается при общении людей в социальных сетях. Можно сказать, что внедрение СЭД в определенной степени удовлетворяет естественную потребность человека в коллективной деятельности и общении.

Исключение утечки информации

У современных СЭД развитые средства управления доступом позволяют грамотно построить стратегию безопасности при работе с разными видами документов.

Внедрение СЭД обеспечивает максимально эффективное использование всех информационных систем предприятия

Как правило, в любой компании уже установлены учетные или комплексные ERP-системы предприятия. Интеграция этих систем с СЭД позволяет поднять эффективность общего управления предприятием на качественно новый уровень (см. проект  Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона»).

Наконец, внедрение СЭД обеспечивает комплексный рост таких конкурентных преимуществ предприятия, которые не измеряются количественно. Это уверенность менеджмента в правильности исполнения поручений и соблюдении сроков решения задач, это и общее изменение корпоративной культуры. И, что еще немаловажно — создание имиджа передового современного предприятия с понятными и прозрачными бизнес-процессами и хорошо отлаженной системой управления.

Кстати, серьезные зарубежные компании среди основных требований, которые они предъявляют к своим партнерам, в первую очередь называют именно электронный документооборот.

t-asu.ru

Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

страницы:   предыдущая   |   1    |   2   |   3    |   4    |   5    |   6    |  следующая

Не согласился с тезисом, что "выбор платформы не влияет на ТСО" Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink. По его словам, на ТСО нужно смотреть, как на критерий, включающий в себя развитие платформы. Рассуждая об оценке эффективности внедряемой системы электронного документооборота, Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании Directum, предложил рассматривать не только экономический эффект, но и стратегический, который заключается в достижении поставленных перед компанией целей.

Оптимизировать ИТ

В непростых экономических условиях внедрение систем электронного документооборота многим компаниям представляется весьма сложной и дорогостоящей задачей. Но постепенно нарастающее давление государства заставляет бизнес, пока работающий по старинке, задумываться об автоматизации своего документооборота. Участники круглого стола абсолютно уверены, что "у страха глаза велики" - при необходимости можно уменьшить стоимость почти каждого этапа внедрения СЭД.

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

У рынка СЭД есть еще несколько "козырей", способных поддержать его рост в ближайшее время

Стоимость любой системы электронного документооборота складывается из цены оборудования, платформы и лицензий, услуг по внедрению и сопровождению системы. Алексей Будин, директор компании "Элевайз", напомнил собравшимся закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Экстраполируя его на внедрение СЭД, он отмечает, что именно среди этих 20% нужно искать возможности для экономии.

В это число не входит цена платформы и лицензий, все остальные стадии проекта, по мнению г-на Будина, поддаются оптимизации. С ним согласна и Евгения Капустина, директор по развитию продукта компании "БОСС-Референт". По ее словам, на этапе выбора платформы можно найти некоторые формы сокращения расходов, такие, например, как использование web-клиента, применение схемы лицензирования OEM или переход к решениям Open Source, но риски в данном случае слишком высоки. Алексей Будин также отметил, что вклад Open Source в схеме оптимизации затрат не превысит 10%, поэтому не принесет ощутимой экономии.

На этапе внедрения, по мнению Евгении Капустиной, также существуют возможности для экономии. Она особенно подчеркнула то, чего делать не нужно: отказываться от проведения обследования организации, проводить обследование собственными силами и подготавливать описания процессов "to be". В этом случае велика вероятность реализации рисков, когда получившиеся процессы не будут соответствовать реальным. Алексей Будин также отметил, что на этапе внедрения лучше пользоваться услугами специалистов. Но, по его словам, этап сопровождения лучше передать в ведение собственных специалистов. Евгения Капустина рассматривает три возможных варианта – собственная поддержка, аутсорсинг и частичный аутсорсинг, отдавая предпочтение последнему.

Возможности сокращения расходов на СЭД

Источник: БОСС-Референт, 2009

Евгения Капустина, говоря об экономии, заметила, что главное при оптимизации – помнить, что, уменьшая стоимость проекта, мы увеличиваем риски.

Оптимизировать бизнес

Поиски путей оптимизации при внедрении СЭД можно не ограничивать рамками самого проекта. Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision призвал "искать деньги не в ИТ, а в основном бизнесе предприятия". Он предложил несколько стратегий, позволяющих повысить доходы при помощи средств автоматизации, не повышая при этом расходную часть. Каждый бизнес-процесс имеет свою стоимость. Одна из предложенных им стратегий – выбрать ключевой бизнес-процесс, связанный с оборотным циклом, и автоматизировать его исполнение. Вторая стратегия – контроль за исполнением документов и поручений он-лайн. Говоря о том, что в нынешних условиях бизнесу очень важно получать деньги как можно быстрее, а не в среднесрочной перспективе, г-н Курьянов, предлагает следовать третьей стратегии – утилизировать уже сделанные инвестиции, в том числе и в собственный персонал, и радикально сократить сроки начала промышленной эксплуатации внедряемой системы.

Говоря об особенностях электронного документооборота между юридическими лицами, Владимир Лукоянов, заместитель начальника управления информационных технологий ОДК, отметил, что успешность внедрения СЭД определяется следующими факторами: волей руководства, наличием грамотного руководителя проекта и несопротивлением пользователя.

Решить вопросы на практике

Круглый стол CNews стал площадкой для анонсов новых продуктов. Так, Павел Завгородний, менеджер по продаже решений SAP, заявил, что SAP выходит на российский рынок с собственной ЕСМ-системой, созданной в сотрудничестве с компанией Open Text. Известно, что до недавнего времени SAP не была представлена на рынке СЭД. Сейчас же российским потребителям предлагается продукт "топового класса", тесно интегрирующийся с другими решениями SAP. Андрей Трещук рассказал о новом продукте Microsoft SharePoint 2010, который клиентам компании TerraLink доступен уже сейчас. Как известно, в открытую коммерческую эксплуатацию SharePoint предполагается запустить в середине следующего года.

В мероприятии участвовали компании-заказчики, которым было что рассказать о практической стороне вопроса. Сергей Иванов, начальник управления делами "Межрегионгаза", обратил внимание на особенности проекта по внедрению СЭД, реализованного на этом предприятии. "Межрегионгаз" - крупнейшее дочернее предприятие "Газпрома", состоящее из 60 компаний, - полностью перешло на электронный документооборот. Это позволило повысить оперативность взаимодействия подразделений компании, региональных структур и отдельных сотрудников, сделало прозрачным механизм согласования документов. В целом, внедрение СЭД существенно повысило эффективность производственной деятельности компании.

У рынка СЭД есть еще несколько "козырей", способных поддержать его рост в ближайшее время. Например, мощным стимулом перехода на электронный документооборот может стать формирование правовой базы, придающей юридическую силу е-документам, оптимизация бизнес-процессов компаний с целью повышения скорости принятия бизнес-решений, наконец, реализация госинициатив. Готовность участников рынка СЭД к оптимизации расходов заказчиков на СЭД также продолжит стимулировать развитие отрасли.

Марина Мякишева

Презентации участников круглого стола

Василий Бабинцев, Directum. Просто о главном: как получить эффект от внедрения ECM
Алексей Будин, "Элевайз". Использование закона Парето при внедрение СЭД
Павел Завгородний, SAP. Документооборот от SAP: новые возможности СЭД
Сергей Иванов, "Межрегионгаз". Технология внедрения систем электронного документооборота
Евгения Капустина, "БОСС-Референт". Создание СЭД в условиях ограниченного бюджета
Сергей Курьянов, DocsVision. Как сэкономить при переходе на электронный документооборот?
Владимир Лукоянов, ОДК. Практические способы сокращения затрат при переходе на электронный документообор
Мария Попова, CNews. СЭД в России: возможности развития
Андрей Трещук, TerraLink. Технологические вопросы оптимизации СЭД
Наталья Храмцовская, Гильдия управляющих документацией и ARMA International. Что нужно учитывать при экономическом обосновании выбора СЭД
Скачать все презентации (архив)

страницы:   предыдущая   |   1    |   2   |   3    |   4    |   5    |   6    |  следующая

doc.cnews.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта