ГлавнаяОптимизацияОптимизация рабочего времени

3.3. Рекомендации по оптимизации использования рабочего времени и улучшению техники личной работы. Оптимизация рабочего времени


Оптимизация рабочего времени - как это делается на производстве

Здравствуйте уважаемые читатели и подписчики Блога Андрея Ноака. Оптимизация рабочего времени один из главных ресурсов работы производства.

Введение

Сегодня мы поговорим о том, как наиболее эффективно оптимизировать рабочее время на производстве. Наверняка, многие из вас сталкивались с такой ситуацией, где  не успеваешь сделать по работе что-то важное, необходимое, так как поручения со стороны начальства следуют одно за другим. Знакомая ситуация? Рабочий день может показаться слишком долгим, утомительным, и вы можете разочароваться из-за плохого распределения рабочего времени, в такие моменты мы задаемся вопросами: «Куда летит время?» или «Почему я ничего не успеваю сделать?». Все это явный признак неправильной оптимизации своего времени.

В этом вопросе «Распределение рабочего времени» мы сегодня и постараемся с вами разобраться. Как правило, вместо того чтобы заниматься важными делами, многие люди часто тратят время на срочные, но менее необходимые задачи, а таких может быть множество, вот и получается, что к концу рабочего дня вы «как белка в колесе покрутились» и мало чего сделали поистине необходимого и важного. Для себя важно расставить приоритеты своего времени на весь рабочий день, так сказать необходима оптимизация рабочего времени. Сразу скажу, я понимаю, что ввиду неких непредвиденных обстоятельств на производстве это не всем и не всегда удается, но тем не менее стоит попробовать.

Порядок выполнения дел на работе

Я предлагаю примерно по следующим критериям выполнять рабочие дела, и проводить свое распределение рабочего времени именно в таком порядке:

  1. Срочные и важные дела – следует выполнять в первую очередь! Возможно, вы будете проводить распределение своего будущего рабочего дня заранее, и в вашем блокноте или еще где — либо будут уже прописаны главные задачи, тогда придя на работу, вы уже знаете с чего начать. Если же вам поступают многочисленные распоряжения со стороны начальства в начале рабочего дня, постарайтесь откинуть все второстепенное и сделать все срочное и важное, за что возможно в скором времени вам придется «отчитаться» перед начальством.
  2. Существуют так же не срочные, но важные дела. Их как правило, многие откладывают в сторону, до поры до времени. Но когда неожиданно приходиться делать те самые важные дела, которые мы всегда откладывали, часто получается так, что времени совсем на них не хватает. Вот и приходиться либо задерживаться на работе, либо кому-то их поручать сделать. Следует не забывать о важности!
  3. И наконец, те рабочие дела и задачи, которые и не очень важные и не совсем срочные. Зачастую они копятся у вас. Если, эта бумажная работа, то завалы на столе, к примеру. Такие дела я бы порекомендовала делать, когда появляется свободная минута, лучше понемногу тратить времени, нежели потом сутками сидеть и разбирать накопившуюся работу.

Выводы

Рабочее время на производстве, это перечень некоторых рекомендаций, которые возможно для кого-то окажутся полезными. С помощью их, вы можете более оптимизированно распределить свое рабочее время, выполняя важные и срочные дела в первую очередь, а возможно у вас и появиться некоторое свободное время, чтобы не превращаться на работе в «загнанную лошадь».

Оптимизация рабочего времени это очень серьезный вопрос, над которым ломают голову многие специалисты. Постоянный учет и контроль расхода времени позволяет более качественно оптимизировать свой рабочий день.

И кстати не забывайте отдыхать, как гласит одна народная мудрость — если держать тетиву на луке постоянно натянутой, лук сломается!

Видео в тему

До скорых встреч!

andreynoak.ru

3.3. Рекомендации по оптимизации использования рабочего времени и улучшению техники личной работы

Повысить результативность труда в кадровой службе можно с помощью самоорганизации и самодисциплины. Очень важно своевременно бороться с «поглотителями» времени, оттачивать технику личной работы, избегать ошибок при планировании. Когда диагностированы проблемы, связанные с организацией планирования, сотрудники перестанут тратить зря время и силы, работать сверхурочно.

Целесообразно будет провести в управлении кадров семинар с целью ознакомления с основами и принципами тайм – менеджмента. На данном семинаре выделить основной круг проблем, связанный с временными затратами.

Исследования в управлении кадров помогли понять, что проблемы с дефицитом временных ресурсов связаны с внешними факторами (отвлекающие звонки, внеурочные посетители), ошибками в планировании и постановками целей, а также с особыми психологическими препятствиями (неспособность сказать «нет», личная неорганизованность, излишняя коммуникабельность, синдром «откладывания»).

Данные рекомендации способны помочь эффективно использовать рабочее время посредством индивидуального планирования.

  1. Точное определение стратегической цели. Множество людей попусту тратят время и свою энергию на дело, но отчетливо не представляют себе конечный результат, они сбиваются еще на старте. Очень важна правильная постановка задачи, и решать ее лучше поэтапно.

  2. Сосредоточение на главном. Эффективна запись дел в порядке важности или срочности. Каждый день нужно приниматься за новое дело в порядке приоритетов, и решать его до конца. Можно взять на вооружение правило «чистой страницы», оно требует обязательного перенесения на другие дни незаконченных дел.

  3. Стимулы. Люди лучше выполняют то, что хочется делать. Важно придать делу интерес, и продуктивность автоматически повысится.

  4. Твердые сроки. Один из способов самоконтроля – назначить для выполнения определенного задания определенный срок. Но следует помнить, что сроки должны быть реальными, и их нужно твердо придерживаться.

  5. Решительность. Ни в коем случае нельзя откладывать дела. Поэтому, располагая определенными фактами, нужно действовать незамедлительно.

  6. Умение говорить «нет». Иначе возникает риск оказаться вовлеченным в дела, лежащие вне компетенции.

  7. Нецелесообразные телефонные разговоры. Телефон часто экономит время при получении данных, договоренности о встрече. Но всегда есть искушение вовлечения в долгую отвлеченную беседу. Следовательно, важна постановка цели разговора.

  8. Ведение записной книжки (органайзера, дневника). Запись всех предстоящих дел, планов, контактов существенно экономит время, силы, также является показателем уровня самоорганизации.

  9. Ликвидация досадных помех. Друзья, коммуникабельные коллеги могут часто отвлечь от выполняемой работы, сбить сроки.

  10. Умение слушать. Возможность избежать серьезных ошибок, повторений и переделок благодаря стремлению с первого раза получить исчерпывающие сведения и указания.

  11. Отказ от шаблонного мышления. Всегда существует возможность изменить что-либо в своей работе, усовершенствовать ее.

  12. Использование времени в полном объеме. Во время ожидания, поездок можно заняться планированием времени, рабочего дня, обдумывания важных задач.

  13. Смена рода деятельности. Меняя род занятий, существует возможность отвлечься, побороть усталость и, как следствие, работать продуктивнее.

  14. Внимание к мелочам. Можно избежать небольших задержек, если предупреждать наступление внезапных кризисов. Например: необходимо следить за состоянием офисной техники, не допуская ее внезапных поломок.

  15. Раннее начало работы. Начиная рабочий день раньше всего на 15-20 минут, существует вероятность задать тон всему дню и добиться поразительных результатов.

  16. Незамедлительное действие. Если работник знает, с чего начать, то браться за работу следует незамедлительно.

  17. Воспитание уважения к своему времени.

Для эффективной организации стоит избегать ряда основных ошибок:

  1. Не стремится сделать все сразу. Подходить к заданию стоит планомерно.

  2. Не стоит переносить принятие решения на неопределенный срок.

  3. Не пренебрегать вопросами планирования.

  4. Считать, что рабочий день зависит только от внешних факторов – большая ошибка.

  5. Не стоит заниматься несколькими задачами одновременно, т.к. скорее всего ни одна из них не будет завершена полностью.

  6. Придерживаться распорядка дня и недели.

Благодаря планированию и четкой организации личного труда можно оптимизировать затраты рабочего времени, свести непродуктивные расходы к минимуму. Разумеется, сотрудники не могут управлять самим временем, но способны управлять рабочими делами с учетом данного фактора.

studfiles.net

Оптимизация рабочего времени или как всё успевать

Интернет пестрит сотнями статей про то, как оптимизировать рабочее время. Куча книг по тайм-менеджменту  продаются огромными тиражами. Ниже приведу мой личный опыт и советы по оптимизации рабочего времени.

1. Планирование задач.

Именно с этого пункта все и начинают. Планирование задач позволяет понять объём работ, требующих внимания, и распланировать будущий рабочий день/неделю/месяц. Загвоздка в том, что большинство книг не упоминают, что многие начинают создавать списки ради списков. Планирование подразумевает классифицирование задач и определение временных рамок. Ну и само собой для достижения каких-либо результатов необходимо придерживаться планам. Без этих нюансов планирование превращается в бессмысленное занятие.

2. Расстановка приоритетов.

Даже если мы смогли грамотно распланировать наш рабочий день, иногда складываются ситуации, когда в ходе рабочего процесса возникают новые неотложные задачи. Тем самым они спутывают все карты и  нарушают рабочий процесс. В результате задачи, которые должны были быть выполнены в определённые сроки остались без внимания. Для избежания таких ситуаций необходимо расставлять приоритетность для наиболее важных и срочных задач. Звучит всё это достаточно просто, но на деле бывает  так, что из-за бесконечного потока мелких несрочных задач, сроки выполнения проектов затягиваются.

3. Отвлекающие факторы.

Бессмысленно ещё раз упоминать о соц. сетей и других отвлекающих факторах. Каждый уважающий себя специалист и так прекрасно знает на что можно обращать внимание в рабочее время, а на что нет. Но мало кто знает, что например та же рабочая почта может мешать, как это не удивительно, работе! Чтобы так не происходило существует ряд  негласных правил:

1)  Проверять почту определённое количество раз за день в определённое время.

 Очень  часто возникают ситуации, когда постоянная переписка с клиентами/ партнёрами/ сотрудниками занимает существенную часть рабочего дня.  Последствия, вытекающие из таких ситуаций соответствующие.

2)  Сортировка рабочей почты.

Ситуация аналогична с приоритетностью задач. Сортируем письма по важности и срочности, и тем самым оптимизируем работу с почтой.

 

Эти три принципа, на мой взгляд, являются основой для оптимизации рабочего процесса. Следую им можно существенно повысить продуктивность на рабочем месте и освободить время для решения наиболее важных задач.

vsl-studio.ru

Оптимизация рабочего времени, или зачем вам нужен помощник?

Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать  

Шопенгауэр А.

Можно ли найти дополнительное время для продаж? Нет. Вы не в силах добавить в сутки 25-й час. Но вот увеличение рабочего времени, путем грамотного его распределения, вполне возможно.

Что влияет на результат успешных продаж?

Помните: на результат влияет не то, сколько часов вы находитесь в офисе, а то, сколько времени вы уделяете на разговоры с потенциальным покупателем. Именно поэтому вам необходимо перебраться из третьего квадранта матрицы (рутины) в ее первый квадрант.

В предыдущих статьях мы говорили, что продавцы тратят ничтожно мало времени на самую эффективную и важную часть работы: на продажи «лицом к лицу» уходит всего лишь несколько часов в неделю и из этого, естественно, следует, что целодневные потери рабочего времени очень ощутимы.

Если удвоить время на общение с покупателями и поиск новых клиентов, теоретически ваши продажи тоже удвоятся.

Многие продавцы, услышав подобное предложение, находят десятки отговорок:

Лишь редкий менеджер по продажам предложит нанять помощника, чтобы снять с себя бумажную волокиту, например, составление бухгалтерской отчетности.

Пути рационального использования рабочего времени

Так в одной фирме продавец предложил своему работодателю взять помощника, при этом половину расходов на его зарплату он брал на себя, а вторую половину возлагал на плечи фирмы.

Такая оптимизация рабочего времени начальством была одобрена, и менеджер по продажам нашел человека, который стал заниматься бумагами, дозваниваться до покупателей, отправлять факсы, выполнять обязанности курьера.

Освободившееся время продавец посвятил продажам, и за три месяца они возросли в 2,3 раза. Остальные менеджеры компании не прибавили в своем объеме реализации, но, видя улучшение использования рабочего времени своего коллеги и его успехи, также взяли себе ассистентов. Все они добились роста продаж, кроме тех, кто потратил освободившееся время на квадрант №4 вместо квадранта №1.

Взвалив немалую часть работы на плечи помощника, эти продавцы занялись удовлетворением личных потребностей: поездки на дачу, походы в магазин и т.п. Разумеется, такое поведение не осталось без внимания начальства, и менеджеры были лишены части денег.

Итак, если вам необходимо снять с себя большую часть рутинной работы, чтобы в свободное время заниматься продажами, используйте резервы улучшения использования рабочего времени и найдите себе помощника.

Часть продавцов в качестве ассистентов нанимают пенсионеров, т.к. пожилые люди отличаются аккуратностью, исполнительностью и неприхотливостью относительно своей зарплаты.

Как правильно обратиться к работодателю?

Когда вы обратитесь к работодателю с просьбой предоставить вам помощника, не называйте в качестве причины фразу «мне так станет легче». Скажите, что с ассистентом вы сможете больше заработать для фирмы, и такое устранение потерь рабочего времени будет вполне оправдано.

Вам необходимо упоминать деньги, которые находятся в карманах клиентов, но не в кармане вашего начальника. На правильно поставленное предложение в большинстве случаев последует согласие.

Совмещение прямых обязанностей с дополнительной работой - нерационально

Существуют компании, в которых продавцы совмещают свою работу с какой-то посторонней деятельностью, что указывает на нерациональное использование рабочего времени.

Например, они могут быть курьерами: помимо звонков по телефону, переговоров, встреч, сделок, такие продавцы еще и развозят бухгалтерские документы, что отнимает уйму времени, которое можно было бы потратить на привлечение клиентов.

Если бы эти продавцы наняли курьера за собственные деньги, они бы все равно выиграли за счет увеличившихся продаж и дополнительных комиссионных.

Взгляните на свой список дел: есть ли среди них что-то настолько же лишнее, как работа курьером? Может, ваш начальник сэкономил на уборщице, и вам приходится мыть свой офис? А теперь подумайте, сколько времени вы освободите для продаж, если избавитесь от этой деятельности, и сколько денег вы сможете заработать.

Если у вас есть обязанности, не относящиеся к продажам, просите у руководства снять их с вас. Разумеется, такую просьбу лучше оформить в письменном виде, т.к. ни одному начальнику не понравится, если вы ворветесь к нему в кабинет со своим недовольством и требованиями.

Как правильно написать служебную записку?

Вы можете написать служебную записку, в которой предложить пути улучшения использования рабочего времени способом освобождения вас от рутинной работы по следующему алгоритму:

Как правило, начальник – это разумный человек, и если в вашем предложении он увидит возможную прибыль для компании, он выполнит вашу просьбу.

Если же работодатель отказал вам по каким-то причинам, вы можете либо смириться, либо нанять ассистента за свой счет. Если сложиться с 2-3 сотрудниками и выплачивать его зарплату, свою выгоду вы все равно получите.

Еще раз внимательно оцените все, что вы делаете ежедневно. Бывают случаи, когда продавец выполняет то, что по штатному расписанию принадлежит кому-то другому.

Так в одном рекламном агентстве работал менеджер по продажам, который самостоятельно проверял макеты рекламных объявлений, не смотря на то, что в штате находилось 7 дизайнеров, хотя он мог бы продать что-то за то время, которое тратил на излишний контроль.

Грамотная динамика использования рабочего времени

Чтобы избавить себя от рутинных действий, выполните следующие задания:

  1. Составьте список дел, которые можно перепоручить помощнику и посчитайте, сколько времени вы освободите для продаж и сколько денег это может принести.
  2. Попросите у начальника нанять помощника, указав на то, что это позволит вам приносить больше дохода компании.
  3. Подумайте, на чем строится ваша динамика распределения рабочего времени? Не выполняете ли вы задания, которые принадлежат кому-то другому в штатном расписании, и не взяли ли вы на себя работу курьера или уборщицы?

superiorseller.com

Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту. Например, в функционале системы управления организацией  "Простой бизнес" есть инструмент, который называется "Личное развитие". Тесты, тренинги, полезная информация вполне способны заменить пустую трату времени. А выгода более чем очевидная.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

prostoy-test.prostoy.biz

7 методик оптимизации рабочего времени

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.

«Проглоти лягушку»

Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»

Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»

Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

Focus@Will

Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will, созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»

Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей. Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»

В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»

LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.

10faktov.ru

Оптимизация рабочего времени в контексте бережливости Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

ART 470009 УДК 331.31

Пучкова Лилия Сергеевна,

студентка факультета экономики и управления ФГБОУ ВО «Нижневартовский государственный университет», г. Нижневартовск [email protected]

Оптимизация рабочего времени в контексте бережливости

Аннотация. Данная статья посвящена рассмотрению проблемы потерь рабочего времени среди руководящего состава. Описаны методы изучения затрат рабочего времени. Приведены данные исследования, которые подтверждают актуальность рассматриваемой проблемы. Также предложены инструменты бережливого производства для решения представленной проблемы. Сделаны выводы о необходимости решения проблемы нерационального использования рабочего времени. Ключевые слова: персонал, потери рабочего времени, бережливое производство, 5Б, руководитель, метод, инструмент. Раздел: (04) экономика.

В настоящее время в Российской Федерации наблюдается экономический спад. В связи со сложившейся ситуацией многие предприятия и организации за неимением денежных средств не могут выстоять в конкурентной борьбе, в ходе чего ликвидируются. В данных условиях перед каждой организацией стоит задача не только выстоять, но и продолжать успешно развиваться. Для этого необходимо повышать эффективность деятельности организации. Здесь возникает вопрос о том, за счет чего можно повысить эффективность для получения наилучших результатов. Поскольку, кризис накладывает свой отпечаток на деятельность любой организации, необходимо обратить внимание на внутренние проблемы, которые можно решить без привлечения денежных средств. Как известно, для любой организации свойственна проблема потери рабочего времени, которая в свою очередь ведет к снижению показателей эффективности её деятельности. Устранив данную проблему можно систематизировать рабочие процессы, которые в свою очередь повлияют на эффективность работы организации в целом. В литературе вопросу потери рабочего времени посвящено немало работ, авторы которых описывают сущность, виды, причины, инструменты изучения потерь, а также способы их устранения. Здесь необходимо отметить работы таких авторов, как В. Б. Бокарева [1], В. К. Гупалов [2], С. И. Калинин [3] и др. При написании работы был привлечен ряд источников, которые можно подразделить на интернет ресурсы, научные статьи и учебные пособия.

Все вышеизложенное, с очевидностью, свидетельствует об актуальности выбранной темы.

На сегодняшний день все чаще встречаются организации, внутри которых руководящий состав нерационально используют свое рабочее время. В результате у такой организации возникают проблемы, которые в свою очередь, в итоге ведут к финансовым потерям. Как правило, руководители таких организаций начинают искать причину среди своих подчиненных, не обращая внимания на эффективность своей деятельности. В силу данных обстоятельств ухудшается психологический климат среди трудового коллектива во всей организации. Как следствие, персонал не может вынести такого напряжения, в ходе чего многие увольняются. Последствием данных обстоятель-

ISSN 2304-120Х

ниепт

научно-методический электронный журнал

научно-методический электронный журнал

ств являются, прежде всего, как финансовые, так и трудовые затраты на поиски квалифицированного персонала. Исходя из вышесказанного видно, как одна проблема накладываются на другую из-за нерационального использования рабочего времени.

Конечно же, не стоит пренебрегать тем, что потери рабочего времени чаще всего происходят во всех подразделения организации. Но прежде чем, что-то улучшать, руководителю необходимо научится управлять своим рабочим временем для того, чтобы иметь четкое понимание для устранения данной проблемы.

И все же, что такое потери рабочего времени? Это, прежде всего, время, которое используется на непродуктивную деятельность сотрудника в период рабочего дня. Также, необходимо отметить то, что потери рабочего времени могут быть связанны с нерегламентированными перебоями в работе.

В рамках представленной проблемы существуют методы, которые направлены на контроль рабочего процесса и которые позволяют выявить проблемы потери рабочего времени (табл. 1) [4].

Таблица 1

Методы изучения затрат рабочего времени

Название Содержание

Хронометраж Данный метод состоит в изучении временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. С помощью этого метода

Фотография рабочего дня Данный метод представляет собой способ изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения всех затрат времени исполнителя за определенный период работы определенного сотрудника. В результате наблюдатель получает точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник

Фотохронометраж Данный метод представляет собой некий синтез наблюдений таких методов как: хронометраж и фотографии рабочего времени

Метод моментальных наблюдений Данный метод состоит в изучении структуры рабочего времени, загрузки персонала и оборудования во времени на основе серии выборочных наблюдений, которые, в свою очередь, проводятся через определенные интервалы времени

Из представленной таблицы видно то, какие методы существуют для выявления нерационального использования рабочего времени. Применение данных методов может осуществляться посредством внутренних источников, не прибегая к привлечению специалиста со стороны.

Следует отметить то, что для устранения потерь рабочего времени существует достаточно много методов и инструментов, которые позволяют решить данную проблему. Но, помимо традиционно применяемых методов, существуют и достаточно новые, к которым можно отнести концепцию бережливого производства.

Бережливое производство является одной из самых эффективных методик в сфере современного менеджмента [5, с. 22]. Данная концепция основана на системном подходе к выявлению скрытых потерь, в том числе потерь рабочего времени и поиску методов их устранения. В рамках концепции бережливого производства существует достаточно много инструментов и методик, которые можно применить устранению потерь рабочего времени. Ниже представлены основные инструменты концепции бережливого производства, которые направлены на устранение потерь в виде рабочего времени (табл. 2) [6].

ниегп

issn 2304-120X Пучкова Л. С. Оптимизация рабочего времени в контексте бережливости //Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2017. - № S1. -0,4 п. л. - URL: http://e-koncept.ru/2017/470009.htm.

научно-методический электронный журнал

Таблица 2

Основные инструменты концепции бережливого производства

Инструмент Содержание

5S Данный инструмент представляет собой систему наведения и поддержания порядка. Она предназначена для улучшения показателей эффективности работы персонала за счет наведения порядка на рабочем месте

Кайдзен Данный инструмент представляет собой систему, которая предполагает постоянное совершенствование во всех сферах деятельности

TMP Данная система означает всеобщий уход за оборудованием. Предназначена для повышения эффективности работы оборудования за счет сокращения простоев

Стандартизация работы Представляет собой элемент системы Кайдзен. Данный элемент позволяет документировать процессы, за счет чего создается основа для улучшения деятельности

Многопроцессная работа Данный инструмент предполагает то, что сотрудник выполняет несколько операций параллельно. Предназначена для повышения эффективности работы сотрудников за счет сокращения потерь рабочего времени и многопрофильной работы

Из представленной таблицы видно, какие основные инструменты входят в концепцию бережливого производства. Следует отметить, что описанные инструменты направлены на устранение потерь рабочего времени. Данные инструменты не требуют больших капиталовложений и значительно влияют на результаты деятельности в целом.

Для написания данной статьи проводилось исследование, в котором принимали участие руководители организаций города Нижневартовска. Для каждой исследуемой организации был присвоен порядковый номер. Для выявления наличия потерь рабочего времени в исследуемых организациях был использован такой метод, как фотография рабочего времени. Данный метод представляет собой вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник. На основе анализа фотографий рабочего дня руководителей по трем организациям со схожим видом деятельности составлен фактический баланс рабочего времени (табл. 3).

Таблица 3

Фактический баланс рабочего времени руководителей организаций

Наименова- Организация № 1 Организация № 2 Организация № 3

ние затрат Сред. вре- % от Сред. вре- % от Сред. вре- % от

рабочего менные за- восьмича- менные за- восьмича- менные за- восьмича-

времени траты (мин) сового рабочего времени траты (мин) сового рабочего времени траты (мин) сового рабочего времени

Подготови-

тельно-заклю- 125 26 53 11 109 22,7

чительная ра-

бота

Оперативная работа 215 44,8 245 51 227 47,3

Обслуживание рабочего 35 7,3 47 9,9 27 5,6

места

Отдых и лич-

ные надобно- 90 18,8 75 15,6 83 17,3

сти

Простой по организаци- 5 1 15 3,1 14 2,9

онно-техниче-

ским причи-

нам

Простой в связи с нару- 10 2,1 45 9,4 20 4,2

шением тру-

довой дисци-

плины

Всего 480 100 480 100 480 100

Исходя из данных представленных в таблице видно то, в каком процентном соотношении занимает определенный блок работы для руководителя отдельной организации. Необходимо отметить то, что полученные данные для каждой из организации отличаются, но все же имеется некоторое сходство.

В целом, руководители приведенных организаций уделяют половину времени от дневного фонда своего рабочего времени для выполнения своих трудовых функций. Что касаемо подготовительно - заключительной работы, то данный блок занимает значительную долю рабочего времени для каждой из организаций, которая варьируется от 11 до 26%. Остальное же время уделяется личным надобностям, простоям по каким - либо причинам, а также для обслуживания своего рабочего места.

Представленные данные свидетельствуют о том, что в данных организациях руководители нерационально используют свое рабочее время, что напрямую влияет на работу структурных подразделений. Данная проблема ведет к снижению показателей эффективности деятельности в целом для организации.

Для оптимизации рабочего времени руководителей организаций необходимо полностью пересмотреть все статьи затрат дневного фонда рабочего времени. Следует отметить то, что довольно много рабочего времени тратиться на обслуживание своего рабочего места. В данном случае существует необходимость в сокращении этой статьи затрат времени. Здесь можно воспользоваться одним из инструментов бережливого производства. В данном случае можно воспользоваться системой 5Э. Данный инструмент включает в себя совокупность этапов, один из которых, называется управление рабочим временем. Используя систему 5Э можно оптимизировать работу конкретного сотрудника посредством сокращения потерь рабочего времени. Система 5Э позволяет: организовать рабочее место максимально эргономично; исключить потери рабочего времени на поиск необходимых документов; повысить компетентность сотрудника в работе с оргтехникой. Иными словами, можно сказать то, что руководителям организаций необходимо организовать хранение всей документации так, чтобы можно было быстро найти необходимый документ и в дальнейшем его использовать. Также следует избавиться от ненужных вещей на рабочем месте, которые не учувствуют в рабочем процессе. Следует отметить, что в рамках данного инструмента можно оптимизировать такую статью затрат рабочего времени как: простой по организационно - техническим причинам. Это произойдет посредством того, если придерживается такого правила как содержание рабочего места в чистоте. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе, что позволит сократить затраты рабочего времени на данную статью.

ISSN 2Э04-120Х

ниепт

научно-методический электронный журнал

научно-методический электронный журнал

Используя данный инструмент можно существенно сократить время на обслуживание своего рабочего места. Для высвободившегося рабочего времени найти более рациональное применение.

Помимо описанных статей затрат рабочего времени, руководителям следует уделить особое внимание на использование ими рабочего времени во время исполнения рабочих функций, относящихся к оперативному блоку, а также к временным затратам на подготовительно - заключительную работу. Для оптимизации рабочего времени по данным блокам можно применить такие методики как матрица Эйзенхауэра, АБВ - анализ или же систему Франклина. Как показывает практика, использование данных инструментов и методик позволит правильно распределить рабочие функции, а также значительно сократит временные затраты ни их выполнение.

Также следует отметить то, что в ходе исследования был выявлен тот факт, что руководители организаций слишком много времени тратят на блок отдыха и личных надобностей. Поскольку в исследуемых организациях не запрещено пользоваться мобильными телефонами руководители тратят большое количество времени на личные телефонные разговоры. Данный факт негативно влияет на работу не только руководителей, но и на работу персонала в целом. Здесь необходимо пересмотреть данный вопрос, поскольку много времени, которое выделено на выполнение своих трудовых функций, уделяется личным телефонным разговорам. В данном случае следует разработать изменения внутреннего трудового распорядка с целью контроля над распределением личного времени сотрудников.

Следует отметить то, что основной из причин потерь рабочего времени является неумение руководителей организовывать свой труд, а также неэффективное распоряжение рабочим временем.

Исходя из этого, дополнительно стоит обозначить необходимость изменения кадровой политики компаний, особенно в области уровень важнейших профессиональных навыков на всех ступенях иерархической лестницы [7].

Подводя итог ко всему вышесказанному необходимо сказать то, что проблема нерационального использования рабочего времени занимает далеко не последнее место. Важно научиться бережливо относиться к своему рабочему времени, поскольку от того насколько эффективно оно используется, зависят результаты деятельности организации. Также следует отметить то, что руководитель - это лицо, которое представляет организацию и на которого равняется весь персонал, работающий в ней. Для того чтобы деятельность организации была эффективной, необходимо внести коррективы в свою работу после чего можно устранить данную проблему среди персонала.

Ссылки на источники

1. Бокарева В. Б. Социальное управление рабочим временем персонала малого бизнеса: монография. - М.: Издательство «Спутник+», 2011. - 191 с.

2. Гупалов В. К. Управление рабочим временем на предприятии. - М.: Финансы и статистика, 1991. -202 с.

3. Калинин С. И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. - М.: Изд-во «Речь», 2006. - 445 с.

4. Экономика предприятия: курс лекций. - URL: http://interservis.info/lib/i7/10_2.html.

5. Волкова И. А. Отраслевые особенности внедрения системы бережливости // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. - 2016. - № 3 (36) - С. 21-25.

6. Инструменты бережливого производства. - URL: http://vse-temu.org/new-mstrumenty-berezhlivogo-proizvodstva-i-ix-sushhnost.html.

7. Козлова О. А. Внешние факторы, определяющие кадровую политику компаний в будущем // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. - 2015. - № 3-1. - С. 180-182.

ISSN 2Э04-120Х

ниепт

научно-методический электронный журнал

Lilya Puchkova,

student of the faculty of Economics and Management, Nizhnevartovsk State University, Nizhnevartovsk [email protected]

Optimization of working time in the context of thrift

Abstract. This article deals with the problem of loss of working time among management staff. Methods of studying the working time. The data of studies that confirm the relevance of the problem. lean manufacturing tools have also been proposed to solve the problem presented. The conclusions about the need to address the problem of irrational use of working time.

Key words: staff, loss of working time, lean manufacturing, 5S, head, method, instrument.

Рекомендовано к публикации:

Горевым П. М., кандидатом педагогических наук, главным редактором журнала «Концепт»^^ЯЛ

Поступила в редакцию Received 21.12.16 Получена положительная рецензия Received a positive review 29.12.16

Принята к публикации Accepted for publication 29.12.16 Опубликована Published 11.01.17

© Концепт, научно-методический электронный журнал, 2017 © Пучкова Л. С., 2017

www.e-koncept.ru

cyberleninka.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта