Согласование договора в Битрикс24. Редактирование договоров в конструкторе документов битрикс 24
Создание документов в Битрикс24 за пару кликов.
Битрикс24 облегчит и ускорит рутинные операции. Теперь прямо в Битрикс24 в конструкторе документов вы можете создавать и заполнять документы по шаблону. Распечатывайте их или отправляйте клиенту. И все это за пару кликов!
Компании работают с огромным количеством документов - бесконечные акты, счета, доверенности.
Не стоит забывать и про специфику официальных бумаг в разных странах. Поэтому работа с документами может стать настоящим кошмаром.
Битрикс24 облегчит и ускорит рутинные операции - создавайте и заполняйте документы по шаблону, распечатывайте их или отправляйте клиенту. И все это за пару кликов!
Теперь прямо в Битрикс24 с конструктором документов вы можете сделать Акт, Счет, Счет-фактура, Накладная, Доверенность, Коммерческое предложение, Договор подряда, Договор поставки, Договор оказания услуг. Или добавить свой любой битрикс шаблон документа!
Как это работает?
В карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка "Документ"
Нажмите кнопку, выберите шаблон - и Битрикс24 автоматически создаст документ и добавит в него нужные данные.
Допустим, наша турфирма организует поездки в Сенегал.
К нам обратился клиент, мы создали сделку и хотим выставить счёт на оплату.
Откроется готовый счет.
Битрикс24 автоматически заполнил данные поставщика, покупателя и даже список услуг.
Теперь мы можем распечатать счёт или отправить его клиенту.
При необходимости вы можете скачать документ в docx или pdf формате.
Отметим опцию С подписями и печатью - в документе появится печать и подпись директора.
Еще один способ отправить документ клиенту - создать онлайн-ссылку. Для этого нажмите переключатель публичной ссылки.
Вы можете отправить клиенту sms-сообщение со ссылкой на счёт. После создания публичной ссылки выберите пункт Отправить - по sms Предварительно необходимо настроить подключение к одному из sms-провайдеров - sms.ru или Twilio Любую информацию в документе можно изменить - для этого нажмите ссылку Редактировать документ
В этом окне вы можете вручную указать номер документа, любые реквизиты и даже сумму сделки.
Если у клиента несколько наборов реквизитов - мы можем выбрать, какое значение использовать.
Аналогично можно выбрать реквизиты своей компании.
Редактирование шаблона в Битрикс24
Документы создаются на базе специальных шаблонов. Существует отдельный шаблон для счетов, актов и т.д.
При желании, вы можете изменить настройки шаблона или даже его структуру.
Для этого перейдите по ссылке Редактировать шаблон.
Генерация договоров в Битрикс24
В этой статье мы расскажем, как самостоятельно настроить создание договоров в Битрикс24.
Теперь с помощью Битрикс24 вы можете не только систематизировать работу с клиентами, но и автоматизировать создание различных документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты и прочие, которые нужны для того, чтобы соответствовать Российскому законодательству.
В Битрикс24 уже есть ряд встроенных шаблонов, которые можно использовать из коробки. Если они не подходят, то имеет смысл их удалить, чтобы они не мешали. Все шаблоны хранятся в формате DOCX.
Нужно зайти в какую-либо CRM сущность, например в сделку, в правом верхнем углу нажать «Документ» и выбрать «Добавить новый шаблон»:
Дальше можно скачать какой-нибудь документ для примера, чтобы ознакомиться с переменными, или зайти в соответствующий раздел «Список полей»:
Откроется довольно внушительный список полей, которые в данном примере привязаны к сделке:
Соответственно можно искать параметры при помощи фильтра:
В данном случае можно использовать телефон контакта или компании, которые привязаны к сделке. Также возможно использование пользовательских полей.
Далее нужно открыть в MicrosoftWordпример договора, который используется в вашей компании и везде, где требуется вставить нужные параметры, прописать их:
Например реквизиты сторон, включая печать компании, настраиваются следующим образом:
Чтобы подставились печать и подпись, нужно соблюсти два момента. Во-первых загрузить печать и подписи в поля своей компании в разделе настроек CRM «Реквизиты ваших компаний»:
Во-вторых нужно при генерации документа поставить галку «с подписями и печатью»:
После всех необходимых правок шаблона, нужно его сохранить в формате DOCXи загрузить в Битрикс24:
После загрузки откроется карточка настроек шаблона, где нужно задать его название, привязать его к необходимым сущностям, выбрать сотрудников, кому он будет доступен, привязать к стране и настроить соответствующий нумератор:
Нумератор можно настроить существующий, можно создать новый. В качестве нумерации договоров, например, можно использовать номер сущности CRM, к которой прикреплен шаблон, поэтому можно выбрать параметр {SELF_ID}:
В итоге нужно сохранить загруженный шаблон и в сделке нажать «Документ» и выбрать необходимый шаблон:
Начнется генерация документа, которая может занять некоторое время, главное не забыть поставить галочку «с подписями и печатью». После завершения, можно скачать договор в формате PDF или DOCX. Также ссылка на документ будет доступна в истории карточки сущности.
Также уже после генерации документа, можно нажать «Редактировать документ» и поправить вручную необходимые параметры документа:
Если нужно добавить в счет реквизиты второй своей компании, то можно выбрать их в выпадающем списке в самом низу блока редактирования документа. После чего все реквизиты в полях выше обновятся автоматически:
В итоге должно получиться примерно следующее:
Согласование договора в Битрикс24 - PinALL
Задача:
Разработать БП для согласования договора, который бы запускался на определенной стадии "Сделки".
Решение:
Процесс запускается на определенном этапе сделке. Процесс постоянно анализирует на каком этапе сделка. В момент установки стадии «Счет» происходит запуск. Также происходит уведомление о начале процесса согласования.Создается задание «Утверждение документа» БП для «Начальника отдела» об утверждение договора, затем переходит на Юриста, Затем на Ген.Дира.
Также параллельно каждому создается «Задача» сроком на два дня об «утверждении документа».
В задаче вы получаете ссылку на договор из сделки, прикрепленный менеджером. В этой же задаче и идет процесс обсуждения договора.
Если какой-либо из участников цепи не совершает каких-либо действий в течение 2-х дней, то идет уведомление Директору о том, кто не успел вовремя согласовать/отклонить и может сдвинуть срок еще на 2 дня. В случае сдвига, процесс также сам проверит и уведомит еще через 2 дня в случае очередной просрочки.
Когда участнику цепи поступает БП, он переходит по ссылке в Сделку, где может посмотреть приложенный договор менеджером и всю историю по сделке.
Также в сделке сохраняется история о всех задачах, поставленных участникам цепи согласования.Общая схема выглядит следующим образом:
Для разработки этого бизнес-процесса Вам необходимо заказать нашу услугу Моделирование бизнес-процессов. При оформлении заказа Вам будет необходимо отправить запрос через веб-форму "Задать вопрос" с указанием названия бизнес-процесса на разработку.Если Вам необходимо изменить существующий бизнес-процесс заполните, пожалуйста, Бриф на разработку бизнес-процессов.Если у Вас возникли вопросы Вы можете связаться с нами:
- позвонив по телефону +7 (499) 350-31-25или заказав обратный звонок на сайте
- написав на наш электронный адрес [email protected]
- заполнив форму обратной связи "Задать вопрос"
array(6) { ["ID"]=> string(3) "219" ["IS_RED"]=> string(1) "N" ["LINK"]=> string(61) "/wiki/Category:Бизнес-процесс на Сделке/" ["TITLE"]=> string(45) "Бизнес-процесс на Сделке" ["NAME"]=> string(45) "Бизнес-процесс на Сделке" ["IS_SERVICE"]=> string(1) "N" }
0
pinall.ru
