ГлавнаяОптимизацияОптимизация работы бухгалтерской службы

Создание эффективной бухгалтерии. Оптимизация работы бухгалтерской службы


Оптимизация бухгалтерии или оптимизация бухгалтерского учета путем создания эффективной бухгалтерии

Что делаем:

Что понимаем:

Сроки:

зависят от масштабов бизнеса и объема учетной работы (в среднем 5-10 рабочих дней)

Стоимость:

Бесплатно (все работы проводятся за наш счет)

Что делаем:

Результат:

Сроки:

зависят от масштабов бизнеса и объема учетной работы (в среднем 10-15 рабочих дней)

Стоимость:

определяется по итогам первого этапа

Что делаем:

Результат:

Сроки:

зависят от масштабов бизнеса и объема учетной работы (в среднем 2-3 месяца)

Стоимость:

определяется по окончании второго этапа

1c-wiseadvice.ru

Как организовать работу бухгалтерии | saldoconsult.ru

Бухгалтерия — участок производства, который работает с документами. Эти документы отражают факты хозяйственной деятельности предприятия и представляются в бухгалтерию другими подразделениями. Поэтому от правильности оформления поданных документов и от того, с какой оперативностью представляются документы, зависит работа бухгалтерской службы. Основная задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы заставить другие подразделения представлять необходимые документы и отчеты вовремя.

Для этих целей главный бухгалтер разрабатывает и представляет на утверждение руководителю компании график документооборота. График документа должен способствовать улучшению учетной работы. Он  может быть оформлен в виде схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке первичных документов, представляемых каждым подразделением. Необходимо обозначить конкретных исполнителей и сроки выполнения работ.

Ответственность за исполнение графика, а значит и за качество представляемых документов, несут лица, создавшие и утвердившие первичные документы. График документооборота необходимо неукоснительно исполнять всем без исключения ответственным лицам.

Другое, на что необходимо обратить внимание работникам бухгалтерии, — четкое планирование поставленных задач, оптимальное распределение обязанностей между персоналом бухгалтерской службы. Обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях. Каждый сотрудник должен знать что он должен делать, какие отчеты и в какие сроки представлять. Необходимо выделить самостоятельные участки учета — расчеты с рабочими и служащими, реализация, расчеты с покупателями, расчеты с поставщиками, банк, касса — и закрепить за каждым из них сотрудника бухгалтерской службы. Не лишним будет периодически менять сотрудников местами.

Взаимозаменяемость — очень важное качество сотрудников бухгалтерской службы.Введите должность заместителя главного бухгалтера, который будет проверять работу линейных бухгалтеров.

Для обеспечения нормальной работы бухгалтерии желательно описать распорядок рабочего дня бухгалтерской службы. Целесообразно установить часы приема сотрудников по производственным и личным вопросам. Часть рабочего времени (преимущественно с утра до обеда) бухгалтерской службе необходимо проводить в тишине, не отвлекаясь на разговоры, ответы на вопросы и прочее.

При организации бухгалтерского учета на предприятии необходимо учитывать необходимость повышения профессионального уровня специалистов бухгалтерской службы. Руководителям не рекомендуется экономить:

И уж совсем нецелесообразно экономить на ежегодной аудиторской проверке.  Выявить и своевременно устранить недостатки бухгалтерской службы и других подразделений компании можно только располагая объективной информацией. Аудит призван подтвердить, что информация, содержащаяся в отчетности, достоверна.

И еще одно важное правило. Не стоит обременять бухгалтерию несвойственными ей функциями:

Несколько слов о количественном составе бухгалтерской службы.

Если сотрудники бухгалтерии постоянно задерживаются, выходят на работу в выходные дни, проанализируйте, что не так?

В любом случае, поговорите с персоналом, прежде чем принимать какое-либо решение.

И в заключении, мотивируйте работников бухгалтерской службы и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда зависит от качества его работы. Это самым положительным образом отразится на производительности труда.

Желаем успехов.

saldoconsult.ru

Советы по организации эффективной службы расчета заработной платы

Расчет зарплаты ­— одна из самых ответственных задач бухгалтерии. Достаточно часто многие главные бухгалтера обнаруживают, что процесс работает неэффективно и требует улучшения. Мы выделили несколько аспектов, на которые следует обратить внимание при организации или реорганизации участка расчета зарплаты.

  • Стоимость

    Первым делом посчитайте фактические расходы на расчет зарплаты. Затем — затраты на альтернативные варианты ее выполнения. Альтернатив, по сути, две: собственная служба после оптимизации и внешний поставщик. В роли поставщика выступает аутсорсер или общий центр обслуживания (ОЦО), который может быть как собственным, так и сторонним.

    При подсчете стоимости содержания собственной службы РЗП после оптимизации необходимо учитывать ФОТ, отпускные и больничные (усредненный показатель), стоимость ПО (продление лицензий, техподдержка), аренду офисных площадей, расходы на обучение персонала. При оценке стоимости обязательно учитывайте альтернативные затраты, и не учитывайте необратимые затраты. Соотношение затрат будет различным для разных ситуаций (где-то аренда помещения – существенный фактор, а для владельцев собственных пустующих зданий – нет). Стоимость аутсорсинга рассчитывается, как правило, исходя из количества сотрудников предприятия и сложности ведения расчета. На нее влияют и дополнительные, нерегулярные услуги, такие как сопровождение прохождения налоговых проверок, разовые отчеты, пересчет прошлых периодов и иное. Расходы на ОЦО могут быть выше, чем на аутсорсинг, тем не менее, для крупных компаний, стремящихся к высокому уровню корпоративной интеграции, данный вариант может быть более приемлемым

  • Кадровое обеспечение

    Обязательно оцените качество работы специалистов, которые выполняют расчет зарплаты. Какова численность расчетчиков, и чем она обусловлена? Насколько загружены специалисты? Как они справляются со своими обязанностями, каков процент выявленных ошибок в их работе, какова стоимость этих ошибок для компании?

    При оптимизации штатной службы основная работа пойдет в направлении перераспределения нагрузки на сотрудников. Это становится возможным и обоснованным после анализа бизнес-процесса и устранения избыточных процедур. А также после автоматизации процесса, если он не был автоматизирован или был автоматизирован не в полной мере.

    Уделите внимание стандартам работы расчетчиков и квалификационным требованиям к ним. Бухгалтеры на участке расчета заплаты должны глубоко знать предмет и уметь оптимальным образом решать свои рабочие задачи в специализированных программах. Кроме того, в круг их обязанностей необходимо включить регулярное изучение законодательных нововведений. Распространенная проблема штатной службы расчета зарплаты в том, что бухгалтеры вынужденно погрязают в бумажной работе и не успевают отслеживать и использовать законодательные изменения в работе. Контролировать их постоянство в вопросах самообразования практически невозможно, поэтому особенно важно следить за тем, чтобы изменения регулярно отслеживались. Решать задачу снижения фискальных рисков в таком случае могут приглашенные аудиторы. Методическую поддержку могут оказывать внешние консультанты или корпоративный юрист, разбирающийся в трудовом праве. Тут главное приучить расчетчиков сомневаться и задавать вопросы.

    Отдельная задача оптимизации службы — снижение стоимости специалистов. Если есть возможность, лучше выводить обслуживающие функции в регионы: концентрировать их в рамках какого-то филиала или выносить в отдельный расчетный центр. Это существенно дешевле децентрализованной или локализованной в столице функции. Однако понадобится организовать удаленную работу службы, и это потребует перестройки принципов работы.

    Расчет зарплаты на аутсорсинге — это почти всегда удаленная работа. Компания не несет затрат на обучение специалистов, подбор, отпуска, аренду помещений. Основной объем расходов фиксирован и отражен в договоре в виде ежемесячно предоставляемого базового пакета услуг. Его стоимость определяется обычно числом сотрудников в организации.

    Аутсорсер должен иметь выделенную службу, в обязанность которой входит работа с законодательством, адаптацией новшеств и их применения на практике. А также штатных юристов по трудовому праву и методистов, которые сообща разбираются в спорных вопросах. Это позволяет провайдеру минимизировать фискальные риски.

  • Техническое обеспечение

    Отлаженная, современная система, в которой ведется расчет заработной платы, способна обеспечить максимальную эффективность расчетчиков. Запутанная система, напротив, способна превратить их работу в мучение. Так что ПО нужно продиагностировать. Как минимум, опросив его непосредственных пользователей. Какой бы хорошей и известной ни была система, практически всегда найдется, что в ней улучшить. Могут возникнуть трудности с грамотной постановкой задач службе технической поддержки. Так что обязательно пригласите представителей всех заинтересованных сторон в рабочую группу по оптимизации.

    Можно рассмотреть возможность смены системы. Встретьтесь с разными вендорами и поймите для себя, на чем вам проще вести расчеты. Однако система, обновления, лицензии и техподдержка стоят денег. А проект по внедрению — отдельная серьезная расходная статья, хотя и разовая.

    Альтернативный вариант — перейти на систему «в облаке» по модели SaaS. Здесь затраты на внедрение минимальны, а расходы на обслуживание системы берет на себя провайдер. Компания как бы арендует систему, платит только за возможность в ней работать. В такой системе можно вести расчет зарплаты своими силами или отдать его на аутсорсинг вендору.

    При «классическом» аутсорсинге все вопросы, связанные с ПО для расчета зарплаты, решает подрядчик. Компании придется озаботиться только вопросами интеграции корпоративного софта и софта провайдера на этапе передачи дел.

  • Административное обеспечение

    Участок расчета зарплаты постоянно эволюционирует и «обрастает» новыми документами. Со временем документы обновляются, положения требуется оперативно дорабатывать, переделывать. Редко когда все необходимые документы содержатся в полном порядке и комплектности. Оптимизируя РЗП нельзя обойти стороной состояние «зарплатной» документации. Ее следует проверить на полноту и актуальность (соответствие текущему законодательству) и упорядочить. Это делается для минимизации рисков, связанных с визитом трудовой инспекции и судебных споров с сотрудниками, а также для удобства дальнейшего использования.

    Решив передать расчет зарплаты на аутсорсинг, тоже придется разбирать и приводить в порядок все положения и приказы. Чем стройнее будет документация, которую вы передаете провайдеру, тем легче пройдет передача дел, и тем быстрее вы начнете получать выгоды от аутсорсинга.

  • Контроль

    Участку расчета зарплаты, как и любому другому процессу (особенно связанному с фискальными рисками), нужен пристальный общий контроль. В идеале — в виде внутренней процедуры контроля качества, содержащей регламенты работы расчетчиков, правила проверки их работы и регистрации результатов. Такую процедуру крайне редко в полном объеме реализуют в компаниях. Однако основные регламенты работы при оптимизации функции имеет смысл прописать и назначить ответственного за проверку их соблюдения.

    При аутсорсинге расчета зарплаты контрольная функция тоже отходит провайдеру в части обеспечения качества оказываемой услуги. В нашем случае, например, система контроля качества охватывает работу всех отделов: IT-службы, отдела по предоставлению услуг бухучета, отдела по предоставлению услуг расчета зарплаты и кадров, отдела консалтинга, отдела техподдержки.

    Компания, которая передает расчет зарплаты или иную учетную функцию на аутсорсинг, оставляет за собой контроль надлежащей работы провайдера. Это формализовано в SLA (service level agreement) — договоре о качестве оказания услуг – своего рода «дорожной карте» аутсоринга. В SLA детализируют принципы взаимодействия, прописывают зоны ответственности, спорные ситуации, а также KPI провайдера.

    Вне зависимости от того, какой способ оптимизации участка расчета зарплаты вы выбираете, — совершенствование штатной службы, переброску функции в ОЦО или аутсорсинг, никогда не упускайте главного: видения места и роли этой функции в работе организации. Смотрите глобально, учитывайте максимум издержек и взаимосвязей, пользуйтесь любой возможностью сделать положение вашей компании более устойчивым, и у вас все получится лучшим образом.

    • blog.ucmsgroup.ru

    Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы, как провести по бухгалтерии.

    Один из важных инструментов для оценки бизнеса – это бухгалтерия. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В то же время в России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. И это абсолютно неверный подход. Бухгалтерия должна быть и является вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены и позволять достигать максимальной эффективности.

    Существует несколько основных способов повышения эффективности бухгалтерской службы. К ним относятся нормирование (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизация бизнес-окружения (заключающаяся в перераспределении функций между подразделениями компании), IТ-оптимизация и использование аутсорсинга. в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы. Рассмотрим каждый способ подробнее.

    Нормирование трудаНормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. но в целом не уникален. Это связано с тем, что он всегда подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, конечного результата, то есть отчетности. В целом – это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании требуется особый подход, и метод нормирования трудозатрат подойдет нам в этом случае оптимально.Для использования этого метода компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту (на данный момент) и желаемые нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли и при определенной выборке при расчете дают лучшие результаты.

    Само нормирование может производиться несколькими способами.

    Среди наименее трудозатратных, но при этом и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.

    Более трудоемким, но при этом и более точным является метод факторного нормирования, который, по сути, представляет собой доработанный и расширенный бенчмаркинг. Этот метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

    Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций и затраченного на них времени, после чего становится понятно, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу. Кроме того, это поможет оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

    Одним из самых точных методов является метод микроэлементного нормирования, при котором каждая операция разбивается на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производственных процессов, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. Однако когда речь идет о проведении затрат, вряд ли такой метод будет эффективен.

    Как видим, метод факторного нормирования позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать необходимое количество трудозатрат на процесс в случае изменения его объемов.

    Рассмотрим, как это работает в бухгалтерских службах. Изначально деятельность подразделения разбивается на процессы (участки), после чего по каждому процессу производится оценка трудозатрат. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

    ПримерОчевидно, что бухгалтерский учет состоит из ряда процессов, таких, как учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительными факторами могут являться количество межрасчетов в течение месяца и другие. А для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

    Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

    Бизнес-окружениеЕще один шаг к обеспечению эффективной работы бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу, как правило дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это ключевая задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал оказанные услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

    IТ-оптимизацияОб IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективному функционированию компании. К сожалению, до сих пор мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. При том что оптимально организовать бизнес- процесс таким образом, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Кроме того, такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На сегодняшний день на рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Конечно, и здесь необходима проверка. Но трудозатраты на проверку значительно ниже трудозатрат на ручной ввод информации.

    И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

    Автор: Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

    Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

    Другие публикации

    ajbook.biz

    Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта