Как удаленному бухгалтеру оптимизировать работу: советы и подсказки. Оптимизация работы бухгалтера

Как удаленному бухгалтеру оптимизировать работу: советы и подсказки

С какими проблемами приходится сталкиваться бухгалтеру, работающему удаленно или на условиях аутсорсинга. Пути решения наиболее распространенных проблем с подробным разъяснением способов.

Оптимизация работы бухгалтера

Работа бухгалтера – интересная, но часто напряженная и сложная. Если бухгалтер работает удаленно, как сотрудник бухгалтерской фирмы или аутсорсер, то к его традиционному предотчетному стрессу добавляется много других проблем: отсутствие дисциплины у клиентов и контакта с директором фирмы-клиента, отсутствие возможности заранее спланировать день во время отчетности, необходимость постоянно держать клиента в курсе его дел. Расскажем, как решить эти проблемы.

Проблема 1

Клиенты не дисциплинированны: документы от них поступают не постоянно, а наплывом. 80% всех документов обычно передают прямо перед началом отчетности, что усложняет этот непростой период. Приходится регулярно обращаться к клиенту, чтобы он своевременно предоставил первичные документы, и думать над тем, как максимально оптимизировать ввод первички.

Что можно сделать

Наймите отдельного менеджера или помощника, который будет постоянно общаться с клиентом и раз в неделю запрашивать первичные документы по оплатам, отраженным в банковской выписке.
Начните пользоваться CRM или task-менеджером. Например, Trello для организации работы нескольких бухгалтеров: в нем удобно отслеживать задачи и их готовность. Или Мегапланом: он позволяет работать со списками и контактами клиентов, хранить последний результат общения и создавать напоминания (например, напоминание потребовать у клиента нужные документы).
Попробуйте синхронизировать почтовый клиент с календарем. В Outlook или в Google-почте можно создавать задачи с напоминаниями, это очень удобно.
Дайте клиенту ограниченный доступ в бухгалтерскую программу, чтобы он сам вводил документы. Например, загружал сканированные накладные с тем, чтобы программа их распознала. Есть риск, что он допустит ошибку или «напортачит» в старых документах, но некоторые программы ограничивают доступ для директоров так, что проводить документы может только бухгалтер. Такая возможность есть, например, у Контур.Бухгалтерии.

Используйте удобные файловые хранилища с совместным доступом: Google Drive или Dropbox.

Проблема 2

У бухгалтера нет постоянного контакта с директором и менеджером, поэтому он не может быстро уточнять разные нюансы в документах. При этом менеджеры компании часто составляют документы так, что их приходится переделывать, а клиенты предоставляют их на разных носителях (бумажный вид, выгрузка из 1С, файл excel).

Что можно сделать

Используйте онлайн средства общения с клиентами: чаты, icq, skype. Это позволит быстро решать вопросы, даже если вы с клиентом находитесь в разных концах страны.
Если бухгалтерская программа позволяет оставлять комментарии к документам, то приучите клиента к этому процессу: в этом случае лишних отвлекающих вопросов будет гораздо меньше.
Попросите клиентов отправлять все документы в удобном для вас виде. Самый простой вариант для директора – сделать фото на смартфон.

Проблема 3

Во время отчетности очень сложно спланировать свой день. Каждое утро приходится собирать информацию по всем организациям, потому что за день могли прийти новые ответы, отказы или запросы от контролирующих органов.

Что можно сделать

Начинайте утро с распечатки таблицы со списком ваших фирм-клиентов и отчетов, которые нужно сдать. Отмечайте статус по каждой из них. Способ проверенный, но не самый удобный.
Воспользуйтесь сервисом, позволяющем планировать личные задачи и устанавливать сроки по ним. Например, Evernote, AnyDo или One Note.
Отправка отчетности в электронном виде через интернет – самый удобный и быстрый способ решить проблему.

Проблема 4

Раз в месяц нужно не забыть выставить счет клиенту и отчитаться перед ним о проделанной работе. Это отнимает ценное время, которое можно потратить на более важные задачи.

Что можно сделать

Многопользовательский режим, который есть в некоторых онлайн-сервисах для ведения бухгалтерии, позволяет открыть доступ к данным не только бухгалтеру, но и директору или менеджеру. Это избавляет от необходимости ежемесячно отчитываться и упрощает взаимодействие между участниками процесса.

Если вы работаете самостоятельно, а затем решаете расширить бизнес и нанять второго сотрудника, то разделите задачи. Вы можете заняться проверкой сумм, документов и их наличия, подготовкой отчетности. Помощнику отдайте ввод первички: такое распределение делает работу удобнее.

bbf.ru

Оптимизация работы удаленного бухгалтера | "Один Сервис"

В жизни каждого бухгалтера есть место не только удовольствию от любимой работы, но и периодическому стрессу и постоянному напряжению от… все той же любимой работы. Для счетоводов, которые выбрали удаленный режим работы, уготовано еще больше профессиональных "приключений", чем для их офисных коллег. Ведь привычно напряженная подготовка отчетности у них носит еще более "экстремальный" характер в связи с проблемами, возникающими из-за особенностей их формы занятости. Клиенты, как правило, не демонстрируют чудес дисциплинированности, руководители фирм-заказчиков тяжело идут на контакт, рабочий день в конце отчетного периода планировать практически невозможно, при этом клиент желает всегда быть в курсе дела.

В этой статье мы попробуем дать несколько советов, которые помогут удаленному бухгалтеру справиться со сложностями его работы. Дисциплина клиентов

Это один из главных камней преткновения, мешающих удаленным бухгалтерам справляться с их обязанностями. Стабильный учет возможен, если передача необходимой документации осуществляется стабильно и постоянно. Однако практика показывает, что большая часть документов отправляется бухгалтеру лишь непосредственно перед стартом отчетности. В результате и без того напряженный период становится еще сложнее и загруженнее. Поэтому бухгалтер вынужден регулярно требовать от клиента своевременной пересылки документов и стремиться к оптимизации ввода первичной документации.

Пути решения

Можно нанять помощника или менеджера для постоянной связи со стороной клиента и с необходимой периодичностью запрашивать первичную документацию по событиям, которые находят отражение в банковской выписке.

Освойте программу по CRM или менеджер задач. Например, список возможностей онлайн-сервиса Мегаплан включает работу со списками клиентов и их контактами, хранение последнего результата общения, а также создание напоминаний (последнее можно использовать для того, чтобы не забыть вовремя запросить документацию у клиента). А веб-приложение Trello помогает организовать работу нескольких сотрудников, обеспечивая доступ к информации о статусе актуальных задач.

Вам обязательно поможет синхронизация рабочего календаря с почтовым клиентом. Наиболее распространенные сервисы Gmail и Outlook предоставляют возможность создания задач с настроенными напоминаниями.

Наверняка вы пользуетесь компьютерной бухгалтерской программой, например, "1С:Бухгалтерия" – это также может дать ряд дополнительных преимуществ. Если вы предоставите клиенту минимальный доступ к этой программе, он сможет самостоятельно вводить необходимые документы, сканировать накладные и загружать их цифровые варианты. Всегда есть вероятность, что со стороны клиента могут возникнуть различные ошибки в документах, однако благодаря определенным ограничениям в доступе проводку документов могут делать только бухгалтеры, что позволяет сохранить корректность передаваемой информации.

Работа современного бухгалтера – это работа с файлами. Обеспечьте удобство и безопасность своей деятельности с помощью файловых хранилищ (например, Яндекс Диск или Google Drive).

Отсутствие налаженного контакта с клиентом

Удаленный бухгалтер в большинстве случаев лишен возможности напрямую решать рабочие вопросы с руководителями и менеджерами фирмы-заказчика, уточняя различные нюансы и тонкости в документации. Кроме того, документы, поступающие на обработку, далеко не всегда составлены и оформлены согласно регламенту. Дополнительные трудности вызывает то, что документы поступают в различных форматах – от традиционных бумажных файлов до файлов Microsoft Excel или выгрузок из 1С на цифровых носителях.

Пути решения

Современные технологии подарили массу средств коммуникации, не использовать которые – как минимум опрометчиво. Поддерживайте связь с клиентами через Skype, IСQ, чаты. Эти программы и приложения практически избавляют от необходимости находиться в географической близости и помогают быстро решать любые вопросы.

Современные бухгалтерские программы дают возможность сопровождать документы комментариями, и если ваши клиенты привыкнуть пользоваться такими инструментами, будет сэкономлено много времени как для вас, так и для них.

Договоритесь с клиентом об отправке документов в одном, наиболее удобном для вас виде (электронные версии, сканы, фото).

Проблемы с планированием рабочего времени

Напряженный период отчетности для удаленного бухгалтера усугубляется тем, что составление плана рабочего дня превращается в серьезную проблему. Ежедневный сбор информации по всем фирмам становится необходимостью, поскольку от контролирующих органов постоянно приходят ответы, запросы и отказы. Пути решения

Попытайтесь начинать день с распечатки списка ваших клиентов и отчетности, которая должна быть сдана. По каждому из клиентов отмечайте статус. Не оптимальное, но проверенное временем решение.

Выберите одно из многочисленных приложений для планирования собственных задач и установки дедлайнов по ним (EverNote, One Note и другие).

Самым удобным и быстрым способом решения проблемы планирования рабочего дня является отправка отчетов через интернет в электронном виде. Оптимальное решение в этом случае – сервис "1С-Отчетность" от фирмы 1С.

Ежемесячный отчет перед клиентом

Удаленный бухгалтер должен помнить о необходимости выставить клиенту счет и представить отчет о выполненной работе. На это уходит драгоценное время, которое можно уделить решению более важных вопросов. Пути решения

Современные бухгалтерские онлайн-сервисы предоставляют возможность использовать многопользовательский режим, в котором данные можно открыть руководителям и менеджерам наряду с бухгалтером. В результате участникам процесса намного легче наладить взаимодействие и отслеживать ход и результат проделанной работы.

www.1service.ru

Как выбрать и контролировать бухгалтера

31 мая 2016

Как организовать и контролировать работу бухгалтера или фирмы-аутсорсера, даже если вы не разбираетесь в бухучёте

IT-инструменты, которые использует Алексей Сухарев

1С:Бухгалтерия
1С:Зарплата и управление персоналом
LinkedIn

Не секрет, что многие предприниматели сферы малого бизнеса достаточно слабо подкованы в вопросах ведения бухгалтерского учёта. И отсюда возникает резонный вопрос: как главе небольшой компании нанять качественного бухгалтера и контролировать его работу, если он сам «плавает» в этой теме? О том, на что обратить внимание при найме бухгалтера или выборе фирмы-аутсорсера, как снизить риски фатальных бухгалтерских ошибок и по каким критериям оценивать работу бухгалтера, рассказал коммерческий директор компании «Поляков и партнёры» Алексей Сухарев.

Досье

Алексей Сухарев, коммерческий директор бухгалтерской компании «Поляков и партнёры» (Санкт-Петербург). Специалист по бухгалтерскому учёту и оптимизации налогообложения. Образование: Санкт-Петербурский государственный экономический университет, факультет менеджмента. Женат.

Найм бухгалтера: несколько полезных рекомендаций

1. Бухгалтер-управленец – не лучший вариант для небольшой компании. Если бухгалтер-кандидат на предыдущем месте работы имел в подчинении сотрудников, это может быть не лучшим выбором для фирмы, где требуется универсальный бухгалтер, который должен лично вести весь бухучёт – от «первички» до баланса. Многие специалисты, имеющие опыт руководства отделом бухгалтерии, являются хорошими управленцами, но в бухгалтерской работе не слишком сильны, так как привыкли перекладывать её на других сотрудников. Нередко оптимальным кандидатом на должность главбуха является сотрудник, на предыдущем месте работавший в должности заместителя главного бухгалтера. На практике, в 70% случаев именно заместитель главного бухгалтера наиболее квалифицирован в бухучёте.

2. Обязательно уточните, возможно ли получить письменные и устные рекомендации с прошлых мест работы кандидата. Задайте этот вопрос, даже если вы не собираетесь никому звонить. То, как бухгалтер отреагирует на такую просьбу, уже даст вам много полезной информации. Напишет ли он сразу ФИО и телефон контактного лица или замнётся и начнёт объяснять, почему не может этого сделать? Если вы нанимаете «приходящего» бухгалтера, то также поинтересуйтесь, с какими организациями он работает на данный момент, и можно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нём обратную связь.

Если вы сможете пообщаться с кем-то из прошлых и текущих работодателей вашего бухгалтера, это минимизирует риск того, что на практике бухгалтер умеет говорить и «продавать» себя намного лучше, чем работать.

3. Проведите письменное тестирование кандидата. В интернете есть множество специализированных тестов для бухгалтеров. К тестам есть готовые ответы, поэтому ваши ограниченные познания в бухучёте не помешают протестировать кандидатов и понять их квалификацию. Стоит отметить, что, во-первых, ни один бухгалтер не отвечает правильно на 100% вопросов; во-вторых, что верные ответы даже на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет отличным специалистом на практике. Однако наличие более половины неправильных ответов однозначно даст понять, что можно переходить к следующему кандидату.

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге

В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами специализированных компаний в формате аутсорсинга. Такие услуги обходятся дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д. Если вы решили остановить свой выбор не на штатном бухгалтере, а на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:

1. Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

2. Отдавайте предпочтение компании, в которой есть специалисты, имеющие опыт работы в налоговой инспекции – в этом случае вы снижаются риски возникновения каких-либо сложностей с проверяющими органами, так как за вашу бухгалтерию будет отвечать человек, побывавший «на той стороне» и знающий, где и как избежать проблем.

3. Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Наш опыт показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

Прекрасно, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться банальным, но чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное. Поэтому советуем обращать внимание на наличие отзывов.

4. Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим. Возможно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

5. Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу. Поэтому мы не рекомендуем работать с такими организациями (к чему может привести отсутствие у вас копии бухгалтерской базы вашей организации, читайте ниже - в блоке о фатальных ошибках).

Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «Ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.

Анна Полякова

Главный редактор журнала «Бух.1С»

Ещё один критерий надёжности бухгалтерской фирмы – работа по стандартам «1С». Фирма «1С» выстроила сеть партнёров, оказывающих услуги малому бизнесу по единому стандарту. Каждый участник сети несёт полную ответственность за результат, а все данные клиентов хранятся на защищенных серверах 1С.

Фатальные ошибки при работе с бухгалтером или фирмой-аутсорсером

1. Не делать резервные копии бухгалтерской базы. Едва ли не каждый второй приходящий в нашу компанию клиент рассказывает о том, что он несколько лет работал с бухгалтером, и все было ОК, пока не начались вопросы со стороны налоговой. После этого бухгалтер внезапно заболел, компьютер, за которым он работал, неожиданно сломался, и бухгалтерская база (а значит, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) оказалась потеряна.

Это самая частая история, которую мы слышим от наших новых клиентов, обратившихся к нам после неудачного опыта. То же самое, с небольшими изменениями, нам рассказывают клиенты, пришедшие из других аутсорсинговых компаний. Доказать, что все эти годы бухгалтер работал плохо (поэтому и начались вопросы от налоговой), после потери базы невозможно. И приходится восстанавливать бухгалтерию клиента за несколько лет с нуля – а это очень непростой и дорогостоящий процесс.

Всего этого можно легко избежать, если как минимум раз в квартал брать у вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. В таком случае, если начнутся проблемы и компьютер «сломается», восстанавливать придётся всего несколько недель или месяцев, а не годы.

2. Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче и т.д. Если у вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (договоры, накладные, счета-фактуры, акты и т.д.), тогда риски ещё выше. В случае возникновения проблем с налоговой, вы рискуете не только тем, что бухгалтер внезапно исчезнет, но и появлением угроз в стиле «если нужна первичка – выплатите мне пять окладов при увольнении». Такой поворот событий, на первый взгляд, выглядит как абсурдная байка, но, к сожалению, несколько наших клиентов ранее сталкивались с такой историей в реальности. Поэтому крайне рекомендуем хранить основной объем первичных документов в вашем офисе.

3. Не делать периодические проверки работы бухгалтера. Любой сотрудник требует контроля, пусть даже минимального. Если не хвалить за достижения и не проводить «разбор полётов» за ошибки, даже самый лучший сотрудник постепенно станет более расслабленно относиться к своей работе. Со временем бухгалтер может упрощать для себя ведение бухучёта вашей организации: совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – в общем, вести бухучёт по удобной для себя схеме.

В этом нет ничего критического, так как такое упрощение учёта не отражается напрямую в отчетности вашей организации. Но постепенно, за два-три года, маленькие неточности могут нарушить целостность всего учёта, после чего и начнутся вопросы со стороны налоговой. И если этого не произойдет при текущем бухгалтере, то, когда он уволится, новый бухгалтер может не разобраться в вашей бухгалтерии, так как она велась не по стандартным правилам. И вновь встанет вопрос восстановления бухучёта, пусть и частично.

Крайне рекомендуется хотя бы раз в год проводить инициативный аудит бухгалтерии. Не дожидайтесь, пока вас проверит налоговая. Инициируйте проверку сами – это намного проще и дешевле. Инициативный аудит может провести как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская либо аудиторская организация.

Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск такого бухгалтера/организации на плечи своего бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, поэтому советуем найти проверяющую организацию самостоятельно. И уже одна реакция бухгалтера на новость о планируемой проверке многое скажет о состоянии дел в бухгалтерии. Практика показывает, что квалифицированный специалист будет сам признателен такой проверке: она покажет, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. А для профессионала признание своих достижений всегда очень важно.

KPI для бухгалтера

Есть и ещё один важный вопрос для предпринимателя, который не слишком подкован в бухгалтерском учёте: как мне, руководителю компании, контролировать бухгалтера? Здесь кроме рекомендуемого нами регулярного аудита есть ещё одна работающая технология. Речь идёт о KPI - «key performance indicators» - то есть, о ключевых показателях эффективности. И мы рекомендуем обращаться к успешному опыту ряда зарубежных и отечественных компаний, внедривших систему KPI не только в отдел продаж или маркетинга, но и в отдел бухгалтерии.

Так, критериями оценки бухгалтерии могут быть следующие:

1. Отсутствие выездных проверок налоговой, а в случае факта проведения проверки – её успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтера – обеспечение корректного учёта и отсутствия штрафов/пеней со стороны ФНС и внебюджетных фондов. Например, если у бухгалтера есть премия или, например, так называемая «тринадцатая зарплата», в положении о премировании может быть прописано, что при наличии начисленных налоговой инспекцией пеней и штрафов, относящихся к периоду работы именно с этим бухгалтером, премия уменьшается или вообще не выплачивается.

2. Оптимизация налогообложения при соблюдении необходимого баланса налоговой нагрузки. Бухгалтера нужно мотивировать, чтобы он постоянно искал законные способы экономии. И эти усилия необходимо систематизировать и поощрять. Например, премировать бухгалтера за снижение уровня уплаченных вами налогов. Но этот пункт обязательно должен идти в связке с первым пунктом, чтобы способы оптимизации налогообложения, предлагаемые бухгалтером, были легальны и не спровоцировали новую проверку.

3. Участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы. Аргументы «у нас неудобная программа», «у нас куда-то исчезла информация» и им подобные должны моментально встречаться встречным вопросом руководителя: «Ок, понятно, какое решение вы предлагаете?» Квалифицированный бухгалтер в наше время должен представлять, в каких системах и с какими программами лучше всего работать, и именно бухгалтеру нужно делегировать постановку ТЗ техническим специалистам для написания/«допиливания» базы или же специалисту по закупкам для приобретения более удобного и эффективного программного продукта.

4. Выявление подозрительных контрагентов. Это особенно актуально, если у вас основная система налогообложения, и вы работаете с НДС. Бухгалтер может достаточно быстро «пробивать» контрагента (например, через сайт nalog.ru) и в случае, если вам предлагает сделку «серая» или давно не существующая фирма, бухгалтер должен предупредить об этом. За такие вещи также можно премировать.

5. Отслеживание и предоставление ежемесячных/ежеквартальных отчетов по таким показателям как уровень налоговой нагрузки вашей компании, соблюдение «безопасной» доли налоговых вычетов по НДС, отклонение рентабельности вашей компании от среднего значения рентабельности по отрасли, уровень показанной убыточности. Эти показатели, как правило, являются наиболее частыми причинами налоговых проверок, и вам надо быть в курсе текущей ситуации, и при этом - в уверенности, что ваш бухгалтер за этим постоянно следит.

6. Функция «будильника» - если не хватает каких-либо документов от поставщика или клиента, если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если вы приближаетесь к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке» – по всем подобным причинам вас как руководителя должен заранее беспокоить надежный «будильник» в лице бухгалтера.

Контроль за вышеуказанными KPI не требует от руководителя глубоких знаний в бухучёте, но всегда поможет держать бухгалтерию в состоянии высокой мотивации и «здорового тонуса», и при этом не упускать контроль за текущим положением дел.

советы и подсказки — Контур.Бухгалтерия

Работа бухгалтера — интересная, но часто напряженная и сложная. Если бухгалтер работает удаленно, как сотрудник бухгалтерской фирмы или аутсорсер, то к его традиционному предотчетному стрессу добавляется много других проблем: отсутствие дисциплины у клиентов и контакта с директором фирмы-клиента, отсутствие возможности заранее спланировать день во время отчетности, необходимость постоянно держать клиента в курсе его дел. Расскажем, как решить эти проблемы.

Проблема 1

Что можно сделать

Наймите отдельного менеджера или помощника, который будет постоянно общаться с клиентом и раз в неделю запрашивать первичные документы по оплатам, отраженным в банковской выписке.
Начните пользоваться CRM или task-менеджером. Например, Trello для организации работы нескольких бухгалтеров: в нем удобно отслеживать задачи и их готовность. Или Мегапланом: он позволяет работать со списками и контактами клиентов, хранить последний результат общения и создавать напоминания (например, напоминание потребовать у клиента нужные документы).
Попробуйте синхронизировать почтовый клиент с календарем. В Outlook или в Google-почте можно создавать задачи с напоминаниями, это очень удобно.
Дайте клиенту ограниченный доступ в бухгалтерскую программу, чтобы он сам вводил документы. Например, загружал сканированные накладные с тем, чтобы программа их распознала. Есть риск, что он допустит ошибку или «напортачит» в старых документах, но некоторые программы ограничивают доступ для директоров так, что проводить документы может только бухгалтер. Такая возможность есть, например, у Контур.Бухгалтерии.
Используйте удобные файловые хранилища с совместным доступом: Google Drive или Dropbox.

Проблема 2

Что можно сделать

Используйте онлайн средства общения с клиентами: чаты, icq, skype. Это позволит быстро решать вопросы, даже если вы с клиентом находитесь в разных концах страны.
Если бухгалтерская программа позволяет оставлять комментарии к документам, то приучите клиента к этому процессу: в этом случае лишних отвлекающих вопросов будет гораздо меньше.
Попросите клиентов отправлять все документы в удобном для вас виде. Самый простой вариант для директора — сделать фото на смартфон.

Проблема 3

Что можно сделать

Начинайте утро с распечатки таблицы со списком ваших фирм-клиентов и отчетов, которые нужно сдать. Отмечайте статус по каждой из них. Способ проверенный, но не самый удобный.
Воспользуйтесь сервисом, позволяющем планировать личные задачи и устанавливать сроки по ним. Например, Evernote, AnyDo или One Note.
Отправка отчетности в электронном виде через интернет — самый удобный и быстрый способ решить проблему. В Контур.Бухгалтерии достаточно зайти на страницу сводного отчета и вы увидите всю информацию по вашим организациям.

Проблема 4

Что можно сделать

Совет

Автор: Жанна Шебаршова, менеджер разработки

Опубликовано на klerk.ru

www.b-kontur.ru

Организация работы бухгалтерии. Подбор персонала бухгалтерии

Северный округ
Северо-восточный округ
Северо-западный округ
Центральный округ
Восточный округ
Юго-восточный округ
Юго-западный округ
Южный округ
Западный округ

Несколько рекомендаций по организации работы бухгалтерии.

1. Не покупайте мультимедийные компьютеры последней модели. Приобретайте машины с небольшим запасом в расчете на требуемое программное обеспечение. Не слушайте доводов, что необходимы компьютеры нового поколения, что без колонок работается неэффективно. Это все ерунда. Да и в тишине ошибок меньше.

2. Все отчеты и балансы отправляйте по почте. Не нужно терять время и ездить в государственные организации, чтобы лично сдать отчеты в канцелярию. Исключение составляют отчеты в Фонд социального страхования и годовой отчет в Пенсионный фонд. Они идут с дискетой.

3. Если у бухгалтеров хватает времени, чтобы попить чая с утра, поболтать в обед, спокойно собраться с работы вечером, то их слишком много на отдел (подходит для всех отделов).

4. Не подключайте бухгалтерию к Интернету. Постоянно он им не нужен. Вообще Интернет желательно ограничить для всей организации. Определите круг лиц, которым он нужен непрерывно, для остальных поставьте одну машину, которая имеет выход в Сеть. Кому надо, тот подошел, поработал, ушел. На первое время может оказаться достаточно, потом подключите всех. Не слушайте доводов, что продвинутые организации обеспечивают всем сотрудникам выход в Интернет, что без него развитие невозможно и что именно его отсутствие не позволяет отделу (организации, сотруднику и пр.) развиваться и идти вперед семимильными шагами. Если хочется, объясняйте, что ваша организация самая продвинутая, что сейчас так делают действительно передовые организации. Но лучше ничего никому не объяснять. Приказали, и все. На объяснения последуют контрдоводы, могут убедить, а это лишнее. Можно действовать по п. 5.

5. Требуйте письменного обоснования тех или иных запросов. Например, Интернета, новых, более производительных компьютеров, сотрудников и т. п. После изучения письменного запроса всегда спрашивайте, что произойдет, если вы выполните поставленное условие? Что произойдет, если не выполните? Какую выгоду это даст? Как будет компенсирована потеря денег, если заявленная выгода не будет достигнута? Кто это оплатит? Пусть ваш любимый вопрос будет: «А зачем?» Учтите, если организация маленькая и общение достаточно близкое, то могут попытаться объяснить все устно. Не слушайте. Сразу приучайте к письменному общению. Записку уже можно будет обсуждать. Не бойтесь осуждения. Вы — директор. Хорошим для всех уже не быть, а нужная традиция появится. Потом уже никто не будет задавать лишних вопросов. Сразу будут либо писать, либо получать выговоры. Учитывайте, что вопрос о компенсации неудачного эксперимента не должен нервировать вашего сотрудника. В противном случае загубите на корню желание улучшить что-то в организации.

Подбор главного бухгалтера, как и любого ведущего высокооплачиваемого специалиста, всегда проблема и повышенный риск. Поэтому, если вы знаете, что объем работы на обозримое время небольшой, есть смысл не брать сразу главного бухгалтера или бухгалтера на полный рабочий день. Иначе он станет получать зарплату за небольшой объем работы и расхолаживать своим бездельем других сотрудников.

Как определить объем работ в бухгалтерии при отсутствии опыта? Необходимо с кем-нибудь поговорить, посоветоваться со знающим специалистом. Если вы боитесь, что вашу бизнес-идею украдут, то попробуйте объяснить свои проблемы, не вдаваясь в бизнес-идею. Для этого заранее спланируйте разговор — как вы будете отвечать на конкретные вопросы о характере деятельности, необходимом количестве сотрудников. Учтите, чем опытнее человек, тем конкретнее его вопросы. Не скрывайте основного вида деятельности — оптовая торговля, розничная торговля, рекламный бизнес, полиграфическая деятельность, производство химических реактивов и др. В любой отрасли есть детали, которые вы можете не уточнять. Именно они могут быть вашей бизнес-идеей. При подготовке разговора проще всего оттолкнуться от бизнес-плана. Когда будете готовы к беседе, желательно проконсультироваться не только с бухгалтером, но и с кем-нибудь из успешных бизнесменов, руководителей бизнеса. Кроме материальных достижений у них есть опыт — то, что получаешь лишь со временем и ошибками. Успехи тоже хороши, но они приносят радость и помнятся хуже, ошибки болезненны и потому эффективнее. Но желательны действительно успешные бизнесмены. Те, кто, потеряв один, два, три (достаточно) бизнеса, управляет хорошим устойчивым делом. Толковый человек (а лучше два-три) поможет вам понять объем работ для бухгалтера. Да и ваш объем работ гоже. Есть, правда, проблема. Иногда дирекция смутно представляет действительный объем бухгалтерской работы. У директора в памяти откладывается количество подписанных им документов. А они представляют собой завершение обработки документации - вершину юры бумаг. По собственному опыту знаю, что у бухгалтера очень много времени уходит на персонал, расчет зарплаты — дело сложное.

Почему же я рекомендую искать консультации не только у бухгалтеров? Во-первых, подчиненный всегда рассматривает работу с позиции «сказать больше, сделать меньше». Даже из самых лучших побуждений вам все равно могут выдать неверную информацию по объему работ. Во-вторых, если такого специалиста ограничить в ресурсах (дать меньше персонала, времени), то может оказаться, что он все равно справляется, хотя говорил, что это невозможно. А ограничения накладывает именно руководство.

Кроме всего прочего, необходимо понимать, что даже маленькая организация имеет основные проблемы большого предприятия. Поэтому вам в любом случае нужен главный бухгалтер, который знает и умеет все. Просто масштабы деятельности другие, объем работ другой. Соответственно проблем и затрачиваемого времени меньше. Дополнительного персонала не нужно, и уровень зарплаты может быть ниже, чем в большой организации. Ведь с меньшими объемами работ справляться легче, ошибок и переделок меньше. Но специалист все равно нужен опытный и знающий.

При ведении упрощенной системы налогообложения (УСН) объем бухгалтерской работы меньше. Стоит такая услуга дешевле, чем ведение классического бухгалтерского учета.

Если понятно, что для одного бухгалтера, тем более главного, какое-то время будет мало работы, то рассмотрите возможность взять бухгалтера по совместительству или встать на обслуживание в специализированной организации. Если все же берете бухгалтера при не очень большом объеме работ, то назовите его просто бухгалтером или старшим бухгалтером. Меньше будет проблем с амбициями. Повысить сотрудника в должности никогда не поздно. При этом главным бухгалтером совершенно спокойно можете числиться вы, в том числе и при совмещении с функциями генерального директора. Для этого необходимо издать соответствующий приказ.

При поиске бухгалтера, естественно, поинтересуйтесь сперва у знакомых. Желательно, чтобы эти знакомые представляли действительный уровень квалификации рекомендуемого специалиста. Это важно. Человека могут рекомендовать из самых лучших побуждений, чтобы помочь ему. Ему, а не вам. Поэтому попытайтесь выяснить и почему его рекомендуют ваши знакомые, и чем занимается и занимался рекомендуемый бухгалтер.

Можно искать по объявлениям в газете. Предложений по ведению бухучета по совместительству предостаточно. Проблема одна — как определить квалификацию соискателя? Мне попадались бухгалтеры, которые сводили и сдавали балансы, путаясь в счетах бухгалтерского учета. Это все равно, что буквы в алфавите путать. И такой человек вам может попасться. Конечно, если бухгалтер работает в должности главного бухгалтера, риск резко снижается. Особенно при длительном стаже работы на этой должности. Желательно выбирать такого. Спрашивайте на просмотр трудовую книжку. На слово верить не обязательно. Не стесняйтесь и не бойтесь этого. Еще вариант — это способная молодежь, которой нужен опыт, запись в трудовой книжке и которая работает за гораздо меньшие деньги, чем бухгалтер с большим стажем. Таких молодых да ранних необходимо экзаменовать и контролировать, но можно получить хорошего, способного и перспективного специалиста. При приеме на работу молодого сотрудника планируйте увеличение зарплаты по мере роста его квалификации.

Альтернативой главному бухгалтеру в штате предприятия являются центры бухгалтерского обслуживания, аудиторские и консалтинговые компании. Открываете справочник или газету в разделе «Бухгалтерские услуги» и начинаете звонить. Цены меняются в зависимости от объема работ и амбиций данных центров. Но обычно это все равно в полтора-два раза дешевле, чем содержание собственного персонала. Отрицательной чертой такого обслуживания является то, что вашей организацией занимаются только в отчетный период. Как в поговорке: «От сессии до сессии живут студенты весело». То же относится и к бухгалтерам. От отчета до отчета бухгалтеры тоже живут относительно спокойно. Следовательно, и дела вашей организации больше будут волновать сторонних специалистов в период подготовки к отчетам, расчета заработной платы и уплаты налогов. Ошибки при таком подходе конечно, возможны. Но также их может допустить и ваш штатный бухгалтер. При работе с обслуживающими организациями хорошо держать в штате обычного бухгалтера невысокой квалификации, который будет обрабатывать всю первичную документацию, а сведение баланса поручить фирме.

Если главный бухгалтер будет приходящим (совместитель) либо это будет обслуживающая организация, заранее решите с ними вопрос о консультациях, возникающих у вас в текущей работе. Простые вопросы можно задавать по телефону. Узнайте, кому можно звонить, в какое время. Желательно в рабочее, когда актуален вопрос. Вопросы будут самые неожиданные. Предугадать их трудно. Лучше отправлять вопросы по факсу, получать ответы также по факсу в письменном виде. Можно пользоваться электронной почтой, но тогда у вас не будет папки с перепиской. Хорошим подспорьем бухгалтеру служит справочно-правовая компьютерная система (СПС), такая как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс». Желательно приобрести. Много информации есть в Интернете. Более подробно о программах смотрите в разделе «Выбор программного обеспечения».

Радует то, что основные вопросы обычно возникают на начальном этапе деятельности организации. Месяц, два, максимум три. Потом все входит в колею. Бухгалтерия вообще вещь весьма формализованная. Изобретать там ничего не приходится. Необходимо просто знать, как что делается.

Приходящий бухгалтер (совместитель) или обслуживающая организация обязательно должны сдавать вам кроме готовых документов (балансов, ведомостей на зарплату) еще и оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета. Если главный бухгалтер в штате, он тоже должен их вести. Они будут необходимы в случае смены бухгалтера. Данные ведомости являются основой для составления баланса. На основании их новый бухгалтер быстрее разберется, откуда какие цифры возникли в том или ином документе. Об этом требовании скажите заранее. Хранят их не все.

Если спустя два-три месяца ваша бухгалтерия все еще находится в стадии становления — необходимо провести анализ ее деятельности. Как и любой другой анализ, лучше всего производить его письменно. Вам необходимо понять, меняется ли характер задач, стоящих перед бухгалтерией, появляются ли новые задачи или происходит простое увеличение объемов прежних работ.

Перед бухгалтерией каждый месяц могут появляться новые проблемы. Например, ввод в эксплуатацию кассового аппарата, появление внешнеэкономической деятельности, появление лицензированной деятельности и пр. В этом случае бухгалтер вынужден непрерывно добавлять новые схемы работы. Подчеркиваю, схемы работы. Это по-прежнему типовые операции. Введя и освоив их один раз, далее бухгалтер все делает по-накатанной. Объем работ, конечно, возрастает. Бухгалтерию может лихорадить от этого. В любом случае, в обозримом будущем становление бухгалтерского учета в организации все равно должно закончиться, и будет возрастать только количество работы.

Учтите, что отсутствие новых проблем не означает уменьшения объема работ. Меньше бухгалтерии работать не приходится. Мне встречался подход, когда руководство решало, что если все налажено, то бухгалтеру делать уже нечего и можно снизить зарплату. Это далеко не всегда так. Бухгалтерия — нудный, монотонный, кропотливый и объемный труд, требующий внимательности и системности. Хорошая организация труда — не повод для снижения зарплаты. Вот для увольнения какого-либо сотрудника бухгалтерии и повышения зарплаты оставшимся — повод, для премии — повод, а для снижения зарплаты — нет.

Также учитывайте, что даже если в каком-либо месяце или квартале организация сработала меньше, чем обычно (например, в январе), то это не значит, что у бухгалтера значительно уменьшился объем работ. Все равно остаются зарплата, ведомости, кассовая книга и пр.

Если новых проблем в организации не появляется, а бухгалтер все равно рассказывает о трудностях, не успевает, работает допоздна, выходит в выходные, необходимо понять, почему это происходит. Причин несколько:

1) недостаточная квалификация специалиста;

2) плохая организованность, как личная, так и коллективная. Главный бухгалтер, как и любой руководитель отдела, должен быть в первую очередь хорошим организатором труда, своего и подчиненных;

3) действительное несоответствие объема работ количеству бухгалтеров.

Если вы находитесь на обслуживании в организации, то проблемы будут примерно те же, причины — эти же.

Естественно, возможно наличие не одной, а одновременно двух и всех трех причин сразу. Как их определить и что делать? Неплохой вариант — это метод исключений. Если две из трех причин отбрасываются, то остается одна.

Попробуйте аккуратно, вежливо и доброжелательно побеседовать с бухгалтерами, почему они не справляются. Пожалеть их, выразить сочувствие тому, как много они работают. Не переборщите, начнут жаловаться и требовать прибавления к зарплате. Постепенно выясните, в чем дело: знают или не знают свою работу. Путь длинный и требует наблюдательности, умения задавать незаметно необходимые вопросы и слушать. С первого раза может не получиться.

Недостаточная квалификация специалиста. Вопрос трудный. Если вы не являетесь профессиональным бухгалтером, то понять самому невозможно. Хорошо ввести аудит как меру контроля. Не обязательно сразу привлекать аудиторскую фирму, можно пригласить знакомого бухгалтера. Предварительно ему необходимо объяснить причину и что вы желаете узнать. Своего бухгалтера тоже необходимо подготовить к визиту проверяющего. При правильной подаче целей аудита бухгалтерия эту меру только приветствует.

Ошибки никому не нужны. Если ваш бухгалтер слишком амбициозен, то возможны обиды со стороны состава бухгалтерии. Такие сотрудники вам не нужны. Меняйте.

Плохая организованность. Естественно, определить тоже трудно, но можно, причем легче, чем низкую квалификацию. Необходимо просто наблюдать за сотрудником. Как у него с трудовой дисциплиной. Как человек организует свое рабочее место. Как у него все разложено. Может ли он сразу, без промедления найти необходимую бумажку и информацию. Подкалывает ли он сразу все документы. Есть ли у него вообще система в работе. Доводит ли он до конца одно дело, прежде чем взяться за другое. Если у него есть подчиненные, посмотрите, какая дисциплина в отделе. Кто когда приходит и уходит с работы. Распределены ли обязанности по подчиненным либо каждый делает, что скажут, или еще хуже, что захочет. Неорганизованность на самом деле видна. Если вы начнете смотреть на все организации критически, то со временем начнете видеть примеры хорошей и плохой организации труда сразу. Правда, это иногда утомляет.

Большой объем работы. Посмотрите, насколько возросло количество персонала в вашей организации за последние три месяца, как возрос объем первичных документов. Не сравнивайте увеличение объемов денег. Они нужны вам, а бухгалтеру нужны бумаги, т. е. первичные документы. Можно в десять раз увеличить объем продаж, а накладных добавить всего две. У грузчиков работы прибавилось, а бухгалтерия при этом ничего не почувствовала. Если увеличение бумаг весьма существенное, товарных позиций в накладных много и при этом вы уверены в профессионализме своей бухгалтерии, то они могут просто не успевать обрабатывать документы.

Что после всего этого делать? Делать выбор и принимать решение. Если у вашего бухгалтера и/или главного бухгалтера недостаточная квалификация, но он быстро учится, старается, то, возможно, есть смысл подождать какое-то время, особенно если не предвидится увеличения количества новых задач. Если он плохой организатор, можно попытаться учить, заставлять. Не верьте, что хорошим организатором стать нельзя. Можно. Заставлять надо. Если возрос объем работы и отдел не справляется, то либо оптимизировать работу бухгалтерии, либо добавлять людей. Оптимизацию в рамках этой книги рассматривать не будем. Вопрос большой, интересный, но мы сейчас рассматриваем начальную стадию организации бизнеса, в это время оптимизация обычно не требуется.

Так вот, необходимо решить, что же делать с бухгалтерией. Поиск новых сотрудников не дает гарантии, что вы наберёте тех, кого надо. Оставлять старых — опять проблема. Думайте, решайте сами. Выбирайте, что вам больше подходит. Подходит не только сейчас, но прежде всего в долгосрочном плане.

Ну и, конечно, не постесняйтесь задать самой бухгалтерии вопрос: «А что, собственно, происходит с бухгалтерией? Почему она задерживается, запаздывает, почему горы бумаг на столе?» Задавайте вопрос в лоб, желательно не на их рабочем месте, а на своем. Посторонние в этот момент присутствовать не должны, а времени пусть будет достаточно, обстановка — спокойная, доброжелательная, располагающая к искренности (со стороны сотрудников). Дождитесь ответа, не откладывайте его получение на завтра. Хорошо, если получится нормальная дискуссия. Для этого постарайтесь задать вопрос как можно доброжелательнее. Персонал должен считать, что вы хотите ему помочь. И это на самом деле так. Если проблемы в бухгалтерском учете создала обслуживающая организация, то встретьтесь с директором и задайте ему те же вопросы, но опять же не в ультимативной и не в конфликтной форме. Пусть ответит прямо сейчас. Ответы вроде: «Я дам задание начальнику отдела, он подготовит служебную записку, и затем я вас ознакомлю с ее содержанием» вас устроить не должны. Хотя ознакомиться все же интересно. Так, для общего развития. Хоть какие-то причины директор обслуживающей организации должен назвать сразу. Иначе он не владеет ситуацией внутри своей фирмы и не знает узких мест.

Напоследок. Никто не застрахован он пени и штрафов. Государство часто трактует законы по-своему. Многие законы написаны так, что в них есть внутренние противоречия. Возможны просто ошибки, можно что-то забыть. Все случается. Не стоит сразу уничтожать своего бухгалтера. Главное, чтобы он понимал, что он сделал, и не повторял ошибок. Но эти ошибки у хороших бухгалтеров редкость. Если у вас после сдачи каждого баланса есть проблемы, то бухгалтер точно не справляется.

www.jurist-center.ru

Компания Делис Архив о том, как повысить эффективность работы бухгалтера

Нагрузка на бухгалтера — риски для организации

Всем известно, что обычно относят к основным задачам бухгалтера. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, контроль за использованием ресурсов компании, составление калькуляций себестоимости продукции и услуг, подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы, взаимодействие с контрагентами и др.

На выполнение этих задач обычно уходит все рабочее время бухгалтера. Однако никто не учитывает трудозатраты и временные затраты бухгалтера на:

поиск нужных документов, их копирование, сканирование и сшивку;
предоставление документов налоговым и другим контролирующим органам.

Опыт «Делис Архив» и других компаний, изучавших данный вопрос, показывает: на выполнение этих задач в среднем бухгалтер тратит дополнительно не менее 20 процентов своего личного времени. Образно говоря, в его рабочем году появляется 13-й месяц, который он, как правило, отрабатывает бесплатно.

Новый закон «О бухгалтерском учете», вступающий в силу с 1 января 2013 года, лишь увеличит нагрузку на бухгалтера. Закон предоставляет предприятиям свободу в выборе способов и методов ведения бухгалтерского учета. Однако эта либерализация имеет ряд побочных эффектов для бухгалтера, перед которым встает ряд дополнительных задач, в частности:

разработка собственных форм первичных документов, их утверждение и включение в состав учетной политики;
разработка форм бухгалтерских регистров и регламентов по ведению инвентаризации своих активов и обязательств;
обязанность экономического субъекта организовывать и регулярно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

При этом надо учитывать, что зачастую готовить документы главбуху или заместителю главбуха помогают сотрудники с низкой квалификацией. В результате действия всех перечисленных факторов бухгалтеру просто не хватает рабочего времени на эффективное выполнение поставленных задач.

А сбой в работе бухгалтера создает определенные риски, которые могут негативно повлиять на деловую жизнеспособность всей организации.

Во-первых, существует опасность того, что налоговые и иные контролирующие органы оштрафуют компанию как за нарушение правил ведения учета, так и за нарушение требований к хранению документов (подробнее см. «Как объяснить руководителю важность архивной обработки документов»).

Во-вторых, нельзя исключать риск несанкционированного доступа к бухгалтерским документам, содержащим конфиденциальную информацию. Более того, любой документ бухгалтерского учета может потеряться или быть уничтоженным в виду неграмотной организации архивного помещения (если таковое имеется).

В-третьих, в том случае если компания нарушает сроки предоставления документов, запрошенных уполномоченными органами (например, бухгалтер не смог в срок найти финансовый отчет), в действие вступают санкции налогового, административного и уголовного законодательства.

Подробно описав проблему, давайте попробуем ответить на вопрос: какие меры можно принять, для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы, в которые так или иначе вовлечен (главный) бухгалтер?

Разработать номенклатуру дел

Номенклатура дел представляет собой классифицированный список всех документов компании с указанием типа документа, сроков хранения, индексами дел и информацией о его местонахождении. Для крупных предприятий разработка номенклатуры дел является очень трудоемким процессом. Однако номенклатуру достаточно составить один раз и впоследствии лишь вносить изменения в уже имеющийся перечень или дублировать его.

Номенклатура дел позволяет в оперативном режиме получить доступ к документам организации без лишних затрат времени бухгалтера и других специалистов, работающих с документацией. При этом все документы без исключения обрабатываются по единым стандартам, что в последующем помогает бухгалтеру понять:

какие документы следует хранить, а какие можно уничтожить;
какие документы находятся в судебном процессе и должны храниться до вынесения окончательного решения по делу;
какая документация содержит конфиденциальную информацию или представляет особую ценность для компании, то есть требует специальных условий для обеспечения сохранности сведений.

Внедрить систему учета хранения документов

Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:

оперативный поиск документов и их группировок;
контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).

Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.

Создать электронный архив бухгалтерских документов

Электронный архив документов не следует путать с базой электронных документов. Последние изначально созданы в электронном виде и не имеют бумажных оригиналов. А электронный архив документов состоит из электронных образов отсканированных бумажных документов.

Удобство использования системы электронного архива для бухгалтера очевидно. Это позволяет осуществлять мгновенную обработку и выгрузку результатов поиска документа (выводить на печать, копировать на носители, отправлять по электронной почте) и иметь оперативный удаленный доступ к информации.

В случае проверок бухгалтер не тратит дополнительное время на исполнение запроса в рамках подборки, копирования и сканирования документов. В случае изъятия подлинников документов сотрудники организации имеют доступ к их электронным копиям, что позволяет поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.

В свою очередь для руководителя организации появляется возможность сокращения общих издержек, поскольку внедрение электронного архива позволяет повысить продуктивность работы персонала и освободить дорогостоящие офисные площади от накопленной документации за счет своевременного выделения дел к уничтожению.

Отобрать документы с истекшими сроками хранения для уничтожения

Уничтожение документов является одной из самых востребованных услуг среди коммерческих организаций, поскольку рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос: «Зачем хранить то, что можно уничтожить на совершенно законных основаниях?»

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов общего документооборота организации, и срок их хранения составляет 5 лет. Это значит, что с 1 января 2012 года можно отобрать на уничтожение документы по 2006 год включительно. Это делается с целью снижения рисков штрафных санкций со стороны пожарных и правоохранительных органов, а также высвобождения площадей и уменьшения затрат на содержание документов.

Хранить документы вне офиса

При внеофисном хранении документов бухгалтерский архив размещаются в специализированном хранилище архивной компании. В результате создается территориально распределенный архив, что в случае проверок помогает выиграть резервное время для принятия необходимых мер.

Для бухгалтера важным является тот факт, что при сдаче документов на внеофисное хранение все работы по подготовке и последующему обслуживанию может взять на себя архивная компания. При этом получить копию или оригинал документа можно по первому требованию. В некоторых случаях это занимает не более 15 минут. Нельзя забывать и том, что все работы в максимально сжатые сроки выполняют квалифицированные специалисты архивного дела. Ответственность за конфиденциальность, сроки и качество выполнения работы целиком лежит на архивной компании.

Для того чтобы убедить своего руководителя в необходимости передачи документов на внеофисное хранение, говорить о снижении непрофильной нагрузки на бухгалтера недостаточно. В данном случае в дело вступает язык цифр.

Сравнение затрат на хранение 5000 папок «Корона» (1000 архивных коробов)

Корпоративный архив документов

Внеофисное хранение документов

Аренда помещения:16 100 руб. за 1 м2 в год * 60 м2 / 12 мес. = 80 500 руб. в месяц	Средняя стоимость хранения одного архивного короба в месяц составляет 30 руб.:1000 коробов * 30 руб. = 30 000 руб. в месяц
Месячная заплата архивиста или иного сотрудника (оклад, налоги, социальные отчисления, доплаты) равна 30 000 руб. в месяц	Ежемесячная стоимость обслуживания документов, переданных на хранение (доставка, подбор, возврат, сканирование, уничтожение и т д.) составляет от 10% до 25 % от стоимости хранения. Максимальная стоимость обслуживания: 7 500 руб.
Итого в месяц: 110 500 руб.	Итого в месяц: 37 500 руб.
Итого в год: 1 326 000 руб.	Итого в год: 450 000 руб.
Возможная экономия: 876 000 руб. в год

Ознакомиться с материалами презентации данного доклада вы можете на сайте компании «Делис Архив».

www.buhonline.ru

Организация и контроль работы фирмы-аутсорсера, если вы не бухгалтер

О том, на что обратить внимание при найме бухгалтера или выборе фирмы-аутсорсера, как снизить риски фатальных бухгалтерских ошибок и по каким критериям оценивать работу бухгалтера - расскажем ниже.

Найм бухгалтера: несколько полезных рекомендаций

Бухгалтер-управленец – не лучший вариант для небольшой компании, где требуется универсальный бухгалтер, который должен лично вести весь бухучёт – от первички до баланса. Нередко оптимальным кандидатом на должность главбуха является сотрудник, на предыдущем месте работавший в должности заместителя главного бухгалтера. На практике, в 70% случаев именно заместитель главного бухгалтера наиболее квалифицирован в бухучёте.

Обязательно уточните, возможно ли получить письменные и устные рекомендации с прошлых мест работы кандидата. Задайте этот вопрос, даже если вы не собираетесь никому звонить. То, как бухгалтер отреагирует на такую просьбу, уже даст вам много полезной информации. Напишет ли он сразу ФИО и телефон контактного лица или замнётся и начнёт объяснять, почему не может этого сделать?

Если вы нанимаете приходящего бухгалтера, то также поинтересуйтесь, с какими организациями он работает на данный момент, и можно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нём обратную связь.

Проведите письменное тестирование кандидата. В интернете есть множество специализированных тестов для бухгалтеров. К тестам есть готовые ответы, поэтому ваши ограниченные познания в бухучёте не помешают протестировать кандидатов и понять их квалификацию. Стоит отметить, что, во-первых, ни один бухгалтер не отвечает правильно на 100% вопросов; во-вторых, что верные ответы даже на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет отличным специалистом на практике. Однако наличие более половины неправильных ответов однозначно даст понять, что можно переходить к следующему кандидату.

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге

В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами компаний в формате аутсорсинга. Это дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д.

Если вы решили остановить свой выбор на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:

Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Практика показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

Советуем обращать внимание на наличие отзывов. Прекрасно, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться банальным, но чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное.

Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим. Можно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу. Поэтому не рекомендуем работать с такими организациями.

Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.

Фатальные ошибки при работе с бухгалтером или фирмой-аутсорсером

Не делать резервные копии бухгалтерской базы.

Едва ли не каждый второй из нас сталкивался с тем, когда после нескольких успешных лет работы с бухгалтером начинались вопросы со стороны налоговой. После этого бухгалтер внезапно заболевал, компьютер, за которым он работал, неожиданно ломался, и бухгалтерская база (а значит, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) оказывалась потеряна. Доказать, что все эти годы бухгалтер работал плохо (поэтому и начались вопросы от налоговой), после потери базы невозможно. И нам приходилось восстанавливать бухгалтерию за несколько лет с нуля – а это очень непростой и дорогостоящий процесс.

Совет: Хотя бы раз в квартал берите у вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. В этом случае, если начнутся проблемы и компьютер «сломается», восстанавливать придётся всего несколько недель или месяцев, а не годы.

Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче.

Если у вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (договоры, накладные, счета-фактуры, акты и т.д.), тогда риски ещё выше. В случае возникновения проблем с налоговой, вы рискуете не только тем, что бухгалтер внезапно исчезнет, но и появлением угроз в стиле «если нужна первичка – выплатите мне пять окладов при увольнении». Такой поворот событий, на первый взгляд, выглядит как абсурд, но, к сожалению, это реальность.

Совет: Крайне рекомендуем хранить основной объем первичных документов в вашем офисе!

Не делать периодические проверки работы бухгалтера.

Любой сотрудник требует контроля, пусть даже минимального. Если не хвалить за достижения и не проводить «разбор полётов» за ошибки, даже самый лучший сотрудник постепенно станет более расслабленно относиться к своей работе. Со временем бухгалтер может упрощать для себя ведение бухучёта вашей организации: совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – в общем, вести бухучёт по удобной для себя схеме.

Эти «маленькие неточности» нарушат целостность всего учёта, после чего начнутся вопросы со стороны налоговой. И если этого не произойдёт при текущем бухгалтере, то, когда он уволится, новый бухгалтер может не разобраться в вашей бухгалтерии, так как она велась не по стандартным правилам. И вновь встанет вопрос восстановления бухучёта.

Совет: Крайне рекомендуется хотя бы раз в год проводить инициативный аудит бухгалтерии. Не дожидайтесь, пока вас проверит налоговая. Инициируйте проверку сами – это намного проще и дешевле.

Инициативный аудит может провести как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская либо аудиторская организация. Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск такого бухгалтера/организации на плечи своего бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, поэтому советуем найти проверяющую организацию самостоятельно. И уже одна реакция бухгалтера на новость о планируемой проверке многое скажет о состоянии дел в бухгалтерии. Практика показывает, что квалифицированный специалист будет сам признателен такой проверке: она покажет, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. А для профессионала признание своих достижений всегда очень важно.

KPI для бухгалтера

Как же руководителю компании, который не слишком подкован в бухгалтерском учёте, контролировать бухгалтера?

Кроме аудита есть ещё одна работающая технология - KPI - «key performance indicators» - то есть, ключевые показатели эффективности. Критериями оценки бухгалтерии может быть следующее:

Отсутствие выездных проверок налоговой, а в случае факта проведения проверки – её успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтера – обеспечение корректного учёта и отсутствия штрафов/пеней со стороны ФНС и внебюджетных фондов.

Например, если у бухгалтера есть премия или, например, так называемая «тринадцатая зарплата», в положении о премировании может быть прописано, что при наличии начисленных налоговой инспекцией пеней и штрафов, относящихся к периоду работы именно с этим бухгалтером, премия уменьшается или вообще не выплачивается.

Оптимизация налогообложения при соблюдении необходимого баланса налоговой нагрузки. Бухгалтера нужно мотивировать, чтобы он постоянно искал законные способы экономии. И эти усилия необходимо систематизировать и поощрять.

Например, премировать бухгалтера за снижение уровня уплаченных вами налогов. Но этот пункт обязательно должен идти в связке с первым пунктом, чтобы способы оптимизации налогообложения, предлагаемые бухгалтером, были легальны и не спровоцировали новую проверку.

Участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы. Аргументы «у нас неудобная программа», «у нас куда-то исчезла информация» и им подобные должны моментально встречаться встречным вопросом руководителя: «Понятно, а какое решение вы предлагаете?» Квалифицированный бухгалтер в наше время должен представлять, в каких системах и с какими программами лучше всего работать, и именно бухгалтеру нужно делегировать постановку ТЗ техническим специалистам для написания/«допиливания» базы или же специалисту по закупкам для приобретения более удобного и эффективного программного продукта.

Выявление подозрительных контрагентов. Это особенно актуально, если у вас основная система налогообложения, и вы работаете с НДС. Бухгалтер может достаточно быстро «пробивать» контрагента (например, через сайт nalog.ru) и в случае, если вам предлагает сделку «серая» или давно не существующая фирма, бухгалтер должен предупредить об этом. За такие вещи также можно премировать.

Отслеживание и предоставление ежемесячных/ежеквартальных отчётов по таким показателям, как:

уровень налоговой нагрузки вашей компании,
соблюдение безопасной доли налоговых вычетов по НДС,
отклонение рентабельности вашей компании от среднего значения рентабельности по отрасли,
уровень показанной убыточности.

Эти показатели, как правило, являются наиболее частыми причинами налоговых проверок, и вам надо быть в курсе текущей ситуации, и при этом - в уверенности, что ваш бухгалтер за этим постоянно следит.

Функция «будильника» - если не хватает каких-либо документов от поставщика или клиента, если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если вы приближаетесь к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке» – по всем подобным причинам вас как руководителя должен заранее беспокоить надёжный «будильник» в лице бухгалтера.

Контроль за вышеуказанными KPI не требует от руководителя глубоких знаний в бухучёте, но всегда поможет держать бухгалтерию в состоянии высокой мотивации и здорового тонуса, и при этом не упускать контроль за текущим положением дел.

Источник: http://tpprf.ru

bu.lotsman-bt.ru