Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Оптимизация бухгалтерии

Оптимизация бухгалтерского учета | Executive.ru

Здравствуйте, Наталья.

Были у меня такие задачи и они не самые приятные. Такая задача должна исходить от Главного бухгалтера, и только Главный бухгалтер может отвечать за результат. Вы же, как аналитик, можете выступать "правой рукой" Главного бухгалтера.

Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии. А именно, есть две крайности и много промежуточных состояний. 1. Бухгалтерия работает только ради МНС - главная задача, сдать отчетность и все. 2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности.

Ход оптимизации здесь будет разный. В первом случае, вы определяете производительность труда бухгалтерии и устраняете неэффективные операции, а затем и неэффективных сотрудников. Во втором случае, вы ставите задачи и определяете ценность управленческого учета для топ-менеджеров и перераспределяете бухгалтерию на решение задач, которые нужны топ-менеджерам. В этом случае, можно обойтись без "смертей бухгалтеров".

Техника оптимизации состоит в 1. Измерении бухгалтерского процесса. 2. Установлении целевых показателей. 3. Определения управленческих воздействий (перераспределение полномочий, организационные изменения внутри бухгалтерии, объединение смежных участков для исключения лишних цепочек передачи ответственности). 4. Применение воздействий.

Для измерения бухгалтерского процесса нужно 1. Подсчитать количество проводок. 2. Подсчитать число небухгалтерских процессов, которые подвешены на бухгалтерию (например, на бухгалтерию могут повесить оформление некоторых видов договоров, некоторых видов лицензий). 3. Подсчитать количество отчетов (внешних - отдельно, внутренних - отдельно). 4. Подсчитать количество платежных документов (платежек, чеков, кассовых документов и авансовых отчетов). 5. Подсчитать количество исправлений уже сделанных проводок. 6. Подсчитать количество персонала на выполнение 1-5.

Теперь можно выдвинуть показатели - сколько документов или проводок должен обрабатывать бухгалтер в день, в час. Для этого применяется два инструмента: "Фотография рабочего дня" и "Хронометраж операций". Это инструменты так называемой "научной организации труда". Она же - система Тейлора. После это обычно уже все видно и ясно.

Кроме того, бывает полезно объединять сходные процессы в руках одного бухгалтера. Это называется "разделение бухгалтерского труда". Например, если есть много юридических лиц в пределах одной группы компании, то одно из юридических лиц берет на себя функцию бухгалтерского учета. Внутри этой бухгалтерской фирмы организуются участки "разделения бухгалтерского труда". Например, пусть все кассовые книги всех юр.лиц ведет один бухгалтер. Тогда у этого бухгалтера вырабатывается устойчивый навык и знания, и в итоге получается очень качественная и эффективная работа. Но тут нельзя эксплуатировать. Если этот бухгалтер быстро сделал свою работу - то его нужно отпустить домой, а не заставлять за те же деньги исправлять чужую ошибку. Можно поручить, конечно, другую работу, но в виде "подработки на стороне". Тогда все работает почти идеально. Почти, потому что потом начинает в дело вступать обычная человеческая зависть к успешным сотрудникам. Поэтому в конечном итоге все зависит от Главного бухгалтера и формальная оптимизация ничем не поможет, если руководитель не хочет или не умеет.

Надеюсь, был полезен...

P.S. Решить задачу численности бухгалтерии никогда не удастся с использованием "научного подхода". Она решается сама собой - путем удачной автоматизации, путем удачного устройства бизнес-процессов, путем передачи смежных с бухгалтерским учетом операций другим отделам (например, снабженцы сами должны делать свои проводки - что достигается автоматизацией ввода документов поступления материалов), путем достойной оплаты квалифицированных бухгалтеров, путем "вычисления" неумелых и устроившихся по блату бухгалтеров, всяких подружек, племянниц и прочих родственников и "очень хороших людей".

www.e-xecutive.ru

Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта. Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном. Поэтому, необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

правильная организация системы документооборота компании,
оптимизация бизнес-процессов,
IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

избежать дублирование функций и дублирование документов,
сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией, для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
выписку доверенностей,
систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),

распечатку счетов-фактур,
выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
подготовку актов сверок с клиентами,
работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежатьтех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

правильная организация системы документооборота компании,
оптимизация бизнес-процессов,
IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

избежать дублирование функций и дублирование документов,
сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
выписку доверенностей,
систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
распечатку счетов-фактур,
выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
подготовку актов сверок с клиентами,
работу с дебиторами.

saldoconsult.ru

Оптимизация штата бухгалтеров

Прежде чем определять, оптимальное количество занятых работников бухгалтерии, стоит определиться с объёмом выполняемой ими работы. Именно от правильного определения объёма предстоящей работы зависит, будут ли отдел зазря получать зарплату, при своей небольшой загруженности и большом штате, или не сможет справиться с нахлынувшим документооборотом, работая больше 12 часов в день. В последнем случае даже увеличение заработной платы, за переработки, не сможет решить проблему перегруженности. Как ни получится прыгнуть выше головы, так невозможно преодолеть физические ограничения человеческого организма.

Опасность недостаточной численности отдела бухгалтерии, при постоянной перегруженности работой, заключается ещё и в лавинообразно нарастающих ошибках отчётности, вызванных усталостью. Большое количество ошибок в отчётной документации и неправильно проведённые платежи принесут, куда больший ущерб, чем расходы фонда заработной платы на содержание лишних работников. Хотя лишними эти работники выглядят лишь с точки зрения руководства компании, всеми силами и средствами стремящегося к уменьшению денежных затрат на занятых в работе людей.

Для правильного определения штатной численности бухгалтерии, первым шагом будет учёт рабочего времени, затрачиваемого на различные операции. Такой учёт позволит выявить слабые места в организации работы отдела, а также позволит определиться с необходимостью дробления одного большого отдела бухгалтерии на мелкие подотделы. Профессиональное выполнение только этого пункта, по правильному распределению обязанностей между высококвалифицированными сотрудниками, начинающими работниками и помощниками, позволит ограничиться небольшим штатом бухгалтеров высокой квалификации, их заместителями и достаточным штатом, низкооплачиваемых, помощников.

Следующим шагом на пути оптимизации бухгалтерии станет чёткое разграничение обязанностей работников бухгалтерского отдела и менеджеров фирмы. Не стоит нагружать бухгалтеров избыточными для них функциями общения с клиентами фирмы, ведь грамотный сотрудник бухгалтерии ценится выше, чем грамотный менеджер. Снятие несвойственных функций поспособствует не только разгрузке работников, но и многократно повысит продуктивность выполненной работы во всех отделах и подотделах компании.

Ещё один шаг на пути оптимизации вытекает из предпоследнего пункта. С бухгалтерии стоит снять часть работы поступающего и исходящего документа оборота компании. Для копирования, обработки и отправки части документов проще нанять, сравнительно более дешёвого, менеджера, чем возлагать эти функции на более дорого, в зарплатном отношении, бухгалтера.

При оптимизации работы стоит также обратить внимание на последние технические достижения, перенеся значительную часть, некритического документооборота, в электронный вид. Такое техническое обустройство бухгалтеров играет не последнюю роль в ускорении работы, но и повышает точность рутинных операций, исключая человеческий фактор.

Грамотно выстроенный план работы, учёт затрачиваемого времени, правильное распределение труда и хорошее техническое обеспечение позволят содержать достаточный штат, не перегруженных работой, сотрудников бухгалтерии и в итоге сэкономят средства фирмы на дорого оплачиваемых, но излишних работниках, занимающихся несвойственными для них обязанностями.

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности. Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами
Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.
Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.
Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.
Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.
Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.
Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.
Пример
Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.
Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация
Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.
И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.
Автор: Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса
Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)
bporus.ru

Как оптимизировать бухгалтерию в 2015 году?

Вопрос совсем не праздный. В этом году почти все компании продолжат целенаправленно сокращать расходы, выстраивать бизнес-процессы как можно логичнее, прозрачнее и экономичнее. Поскольку мы очень прилично разбираемся в вопросах организации ведения учетных функций, я расскажу вам о том, как можно оптимизировать работу бухгалтерии. Вот несколько основных, на мой взгляд, принципов.

Думайте о прибыли

Когда нужно «резать затраты», первым делом по традиции принимаются за обслуживающие подразделения, в том числе и за бухгалтерию. Мысль логичная и верная. Однако иногда высшее руководство забывает, что все процессы в компании так или иначе завязаны на бухгалтерию: продажи, закупки, производство. Если работа бухгалтеров построена не слишком эффективно, сокращение людей и ФОТ будет не очень-то результативно. В крайнем случае вы просто переложите задачи с бухгалтерии на другие подразделения и не получите никакого выигрыша по затратам для компании (хотя, если цель – снизить «административные» затраты – эта задача будет выполнена).

Куда полезнее перед тем, как рубить сплеча по живому, пригласить консультанта посмотреть на бизнес-процесс со стороны. Если у вас все работает, это не значит, что нечего улучшать. Приглашенный консультант наверняка обнаружит несколько «узких мест». Избавьтесь от них, и увидите, как вырастет продуктивность, а с ней и добавленная стоимость. Потом проанализируйте, как благодаря проведенным мероприятиям увеличилась прибыль

Принцип прост: минус 1% от расходов и плюс 1% к доходам даст рост маржинальности на 2 %. Думайте о марже чаще, а лучше — все время.

Сделайте перезагрузку

Если присмотреться к тому, как работает штатная бухгалтерия, можно обнаружить немалые резервы для улучшения. Первое, на что стоит обратить внимание — численность персонала — в большинстве случаев штатная бухгалтерия раздута. Почти всегда там есть люди «про запас», «на всякий случай» и «пусть будут». По нашему опыту обследования работы штатных бухгалтерий, во многих компаниях задачи, которыми занимаются пять человек, могут с легкостью выполнять двое-трое специалистов. Такая бухгалтерия чаще всего постоянно или периодически недозагружена.

Что делать: не пускать численность штатной бухгалтерии на самотек. Бухгалтерия – не государство в государстве, а обслуживающее подразделение, основная задача которой – помогать компании эффективно работать.

Самая распространенная проблема — недозагруженность специалистов. Не обязательно сокращать людей, есть другие решения: например, перевод части сотрудников на неполный рабочий день.

В этом случае (как и при любых других изменениях) выстраивайте с персоналом продуктивную и открытую коммуникацию. Объясните причину вашего решения, сделайте акцент на преимуществах, которые получают сотрудники. Скорее всего, яростного сопротивления вы не встретите: рынок труда сейчас на стороне работодателя, и можно найти замену многим специалистам, особенно в крупных городах. Не забывайте: сотрудники это отлично знают.

Автоматизируйте

Посмотрите, что и как автоматизировано в вашей бухгалтерии. В каком состоянии находится система ведения бухучета? Есть ли она вообще? Оцените объем ручного труда – как правило в этих областях скрыты очень большие резервы.

Мы видим тренд отказа от бумажного документооборота и излишней бумажной работы даже на уровне законодательства. Взять хотя бы недавнюю отмену командировочных удостоверений — работа с ними отнимала значительную часть времени кадровика и бухгалтера на участке авансовых отчетов. Надеемся, что изменения будут последовательными и полными (пока, к сожалению, налоговые органы могут еще требовать командировочные удостоверения). Вы также можете перейти на систему электронного согласования документов или, например, использовать электронную подпись.

Не забывайте анализировать нагрузку сотрудников, отвечающих за участки работы, которые были автоматизированы или упразднены; при необходимости пересматривайте их обязанности.

При высокой степени автоматизации бухгалтерию многих небольших организаций вполне могут вести всего один-два человека: главбух и бухгалтер на участке.

Делегируйте другим подразделениям

Большое количество задач, за которые традиционно отвечает бухгалтерия, вполне успешно могут решать другие подразделения. В качестве примера можно рассмотреть внедрение мотивационной схемы в части получения закрывающих документов и контроля оплаты от контрагентов для «продажников» и «закупщиков». Напомним, что простое перекладывание работы из отдела в отдел результата не принесет, однако при грамотном масштабировании других подразделений повышение общей эффективности работы предприятия вполне достижимо, особенно при значительных объемах документооборота.

Попробуйте «внешнюю» бухгалтерию

Если стоит вопрос снижения прямых и косвенных расходов и повышения качества бухучета, имеет смысл присмотреться к аутсорсингу бухгалтерии. Крупные организации могут воспользоваться услугами расчетных центров, а при необходимости — аутсорсингом отдельных участков.

По нашему опыту, экономически аутсорсинг может быть выгоден компаниям, у которых:

Штатная численность бухгалтерии – до пяти сотрудников
Нет возможности перевести бухгалтерию в регионы для снижения затрат на ФОТ
Нет свободных ресурсов (как финансовых и временных, так и человеческих) для проведения качественной автоматизации
Не получается уделять достаточно внимания оптимизации учетных функций.

Если хотя бы один из вышеупомянутых признаков характерен для вашей компании, стоит всерьез проанализировать вариант перехода на аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Рассмотрим ситуацию, когда у организации есть потребность в главном бухгалтере. В таком случае можно использовать квалифицированного главбуха на аутсорсинге, например, на несколько дней в месяц (на время, когда он действительно нужен, чтобы закрыть отчетность, поставить подписи, проконсультировать по сложным вопросам).

* * *

Итак, мы с вами рассмотрели основные пути оптимизации штатной бухгалтерии – через перераспределение определенных обязанностей между отделами, масштабирование бухгалтерских подразделений и посредством передачи бухгалтерской работы аутсорсеру либо в ОЦО. Выбирайте то, что наиболее подходит вашей организации исходя из стоящих перед вами задач.

Стоит, однако, отметить, что подобные преобразования не всегда приводят к сокращению прямых издержек. В любом случае в среднесрочной и долгосрочной перспективе слаженная и эффективная работа бухгалтерии даст предприятию весьма ощутимую выгоду в виде повышения отдачи от ключевых отделов, работа которых тесно связана с бухгалтерией – отдела продаж, закупок, обслуживания клиентов, маркетинга и др.

blog.ucmsgroup.ru

5 примеров эффективной оптимизации бухгалтерии для малого бизнеса

Вадим Киселев

1. Управление денежными средствами неснижаемого остатка на расчетном счете

В банковской практике существует услуга для бизнеса, позволяющая получать доход от части денежных средств, размещенных на расчетном счете компании, по условиям, близким к депозитам. Выгодное преимущество заключается в том, что процедура размещения средств на неснижаемом остатке намного проще, чем перенос и возврат с классического депозита.

Фактически, средства остаются на том же расчетном счете компании, но на часть из них накладывается лимит, — собственно, на который и начисляются проценты, определенные в соглашении между компанией-клиентом и банком. При этом, в отличие от классического депозита, вы в любой момент можете списать денежные средства с расчетного счета без каких-либо штрафов и пени — вы просто не получите процент за размещение денежных средств.

Ряд банков определяет минимальную сумму неснижаемого остатка, а также минимальный срок хранения. Это может быть от 500 тысяч рублей и от 7 дней, как в «Сбербанке», или от 3 миллионов рублей и от 1 месяца, как в «Абсолют Банке». При этом, чем больше сумма и срок хранения, тем выше и процентная ставка. Поэтому подбирать банк для размещения расчетного счета нужно с оглядкой на эти условия.

О данной возможности знают большинство руководителей и бухгалтеров компаний, но, к сожалению, используют услугу в основном представители окрепшего бизнеса, а не те, кто больше всего заинтересован в экономии средств и дополнительной выгоде — представители стартапов, начинающие предприниматели и руководители новых направлений.

Пример из практики. Компания занимается вещевой оптовой торговлей, осуществляя четыре сезонных закупки товара в год, в размере от 10 до 30 миллионов рублей: зимой, весной, летом и осенью. При этом 50% собственных продаж приходятся на начало сезона — 1 месяц, и по 25% на второй и третий. По окончанию первого месяца, руководство лимитирует основную часть неиспользуемых средств на период в 1 месяц под приблизительно 5,9% годовых.

В последующие два месяца компания повторяет процедуру с увеличением суммы лимита и, как следствие, с повышением процентной ставки до 6,1% годовых. Эти регулярные действия позволяют обеспечить компании дополнительный приток денежных средств в размере более 500 тысяч рублей в год, что окупает содержание банковского счета, аренды юридического адреса, а также полугода аренды офиса (шоу-рума).

Возможная выгода: 1,5 – 9% в год в зависимости от банка, суммы и срока хранения.

Время на внедрение: от 1 рабочего дня

2. Перевод направлений на ЕНВД и Патентную систему налогообложения

Патентная система налогообложения, а также ЕНВД (Единый Налог на Вмененный Доход) — специальные системы, предоставляющие льготные условия для малого бизнеса. Предприниматель при данных системах налогообложения вместо ряда налогов уплачивает только один налог, установленный налоговым кодексом. Основными показателями расчета суммы налога могут быть размеры торговой площади для розничного магазина или количество сотрудников для компании, оказывающей услуги.

Переход на эти режимы позволяет не только в разы сократить сумму уплачиваемого налога, но и упростить само ведение бухгалтерского учета и подсчет налогов.

Пример из практики. В активах предпринимателя числится автостоянка на 3 тысячи квадратных метров с предусмотренными 240 местами. При стоимости аренды места 8 тысяч рублей в месяц, заполненность стоянки составляет 70-80%, что обеспечивает ежемесячную выручку в размере 1,3 – 1,5 миллиона рублей. При использовании Упрощенной Системы Налогообложения со ставкой 6% от оборота, владелец должен уплачивать более 1,1 рублей налога в год.

Но при переходе на Патентную систему налогообложения, при данных показателях, его налог составляет всего 600 тысяч рублей. Более того, владелец был в праве снять с учета кассовый аппарат, выдавая клиентам бланки строгой отчетности вместо кассовых чеков, что привело к дополнительной экономии на обслуживании расчетно-кассовой техники, которая составляла порядка 18 тысяч рублей в год.

Возможная экономия: до 80% от суммы налога.

Время на внедрение: 5-10 дней.

3. Использование налоговых льгот и послаблений

Налоговый кодекс предоставляет определенные льготы и послабления для некоторых групп налогоплательщиков. Так согласно статье 145.1 организация, получившая статус участника проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным Законом «Об инновационном центре "Сколково"», имеет право на освобождение от обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость (НДС), в течение десяти лет со дня получения ею статуса участника проекта.

В части социальных налогов (отчисления в ПФР, ФСС) можно отметить организации, занимающиеся разработкой программного обеспечения, которые уплачивают взносы в ПФР и ФСС по пониженным ставкам по сравнению с другими плательщиками.

При тщательном изучении вопроса, льготы можно найти в большинстве случаев. Но каждый проект необходимо рассматривать отдельно, поэтому самостоятельное изучение вопроса с использованием систем «Гарант» и «Консультант» может быть сложным. Верным способом будет консультация у эксперта.

Пример из практики. Компания занимается разработкой ПО и созданием баз данных. При расчете величины страховых взносов, подлежащих уплате, компания производила расчет, исходя из стандартных тарифов страховых взносов в ПФР и ФСС (30,2%). После анализа деятельности фирмы было выявлено, что, согласно статье 58 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компания имеет право в период с 2012 по 2017 годы осуществлять расчет по пониженным тарифам страховых взносов, составляющим 14%. Была достигнута экономия при уплате страховых взносов более чем в два раза.

Возможная экономия: до 40%.

Время на внедрение: в течение налогового периода.

4. Переоценка налоговой ставки

Перед каждым предпринимателем, регистрирующим юридическое лицо или ИП на УСН, встает вопрос о выборе налоговой ставки: 6% от оборота или 15% от разницы между доходом и расходом. Как правило, на начальном этапе создания бизнеса ответ очевиден. Но по мере того, как предприятие развивается и видоизменяется, нужно регулярно производить переоценку модели.

Если сегодня компании подходит одна ставка, это совсем не значит, что через год, после открытия новых направлений, она будет вынуждена использовать её же. Очевидно, что предприятие должно выбирать именно то, что повысит эффективность деятельности. Но, к сожалению, некоторые менеджеры при анализе нового направления основываются на свою текущую ставку, не анализируя возможный исход работы при переходе на более выгодную.

Пример из практики. Магазин по продаже спортивного инвентаря выбрал в качестве системы налогообложения УСН (15%). При этом собственник магазина при выборе объекта налогообложения не учел тот факт, что согласно статье 346.21 НК РФ он имеет право уменьшить сумму налога (авансовых платежей по налогу), исчисленную за налоговый (отчетный) период, на сумму страховых платежей в ФСС и ПФР. При проведении анализа бухучета было определено, что при его составе расходов экономически выгоднее осуществлять деятельность с объектом налогообложения доходы (6%), а не доходы, уменьшенные на величину расходов. В результате прибыль магазина выросла на 4,375%.

Возможная экономия: до 9%.

Время на внедрение: до одного календарного года.

5. Вынесение функций на аутсорсинг, работа с подрядчиками в качестве ИП

Еще одним из способов оптимизации деятельности является правильный подход при выборе субподрядчиков. Если необходимо на время привлечь к исполнению работы сотрудника, возможно, более выгодным будет найти субподрядчика.

При заключении трудового договора (в том числе и срочного) или заключении гражданско-правового договора работодатель обязан уплатить с начисленной заработной платы социальные налоги в ПФР и ФСС (до 30.2% от начисленной сумы). При этом при выплате заработной платы работнику «на руки», работодатель обязан удержать с работника НДФЛ (13%), таким образом, если речь идет о 38 280 рублей (чистыми), по факту затраты составят 44 000 (в том числе 5 720 НДФЛ) + 13 288 (социальные налоги) = 57 288 рублей.

Если на разовую работу привлечь субподрядчика, то платить отчисления в ПФР и ФСС не придется, а также не нужно удерживать НДФЛ.

Пример из практики. Организация оказывает услуги ландшафтного дизайна, все работы длятся более 3-х месяцев по одному контракту, и в рамках одного контракта привлекаются разные сотрудники. В связи с тем, что деятельность является сезонной, организация заключала гражданско-правовые договоры с физическими лицами на выполнения различных работ. Компании было предложено вывести некоторые работы на аутсорсинг и заключать договоры с индивидуальными предпринимателями и иными организациями. В результате оптимизации процесса работы с подрядчиками была увеличена рентабельность компании на 23%.

Возможная экономия: до 50%.

Время на внедрение: от 1 дня.

vc.ru

Decision-making: Оптимизация бухгалтерии

"Добрый день! От руководства поступило поручение провести оптимизацию подразделения бухгалтерского учета. Если сказать вернее, то необходимо провести оптимизацию численности подразделения. Я перечитала всю нормативную документацию, просмотрела описанные бизнес-процессы, ознакомилась с бизнес-требованиями по автоматизации, но так и не определилась в каком направлении следует искать решение. Возможно, кто-то сталкивался с подобной ситуацией и может посоветовать с чего начать и на что обратить особое внимание. То есть, какие существуют причины и нюансы, из-за которых подразделение работает неэффективно? Спасибо." Были у меня такие задачи. И они не самые приятные. К слову сказать, такая задача должна исходить от Главного бухгалтера, и только Главный бухгалтер может отвечать за результат. Аналитик, в этом случае можете выступать в качестве "правой руки" Главного бухгалтера.

Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии.А именно, есть две крайности и много промежуточных состояний.1. Бухгалтерия работает только ради МНС - главная задача, сдать отчетность и все.2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности.

Ход оптимизации здесь будет разный.В первом случае, вы определяете производительность труда бухгалтерии и устраняете неэффективные операции, а затем и неэффективных сотрудников.Во втором случае, вы ставите задачи и определяете ценность управленческого учета для топ-менеджеров и перераспределяете бухгалтерию на решение задач, которые нужны топ-менеджерам. В этом случае, можно обойтись без "смертей бухгалтеров".

Техника оптимизации состоит в1. Измерении бухгалтерского процесса.2. Установлении целевых показателей.3. Определения управленческих воздействий (перераспределение полномочий, организационные изменения внутри бухгалтерии, объединение смежных участков для исключения лишних цепочек передачи ответственности).4. Применение воздействий.

Для измерения бухгалтерского процесса нужно1. Подсчитать количество проводок.2. Подсчитать число небухгалтерских процессов, которые подвешены на бухгалтерию (например, на бухгалтерию могут повесить оформление некоторых видов договоров, некоторых видов лицензий).3. Подсчитать количество отчетов (внешних - отдельно, внутренних - отдельно).4. Подсчитать количество платежных документов (платежек, чеков, кассовых документов и авансовых отчетов).5. Подсчитать количество исправлений уже сделанных проводок.6. Подсчитать количество персонала на выполнение 1-5.

Теперь можно выдвинуть показатели - сколько документов или проводок должен обрабатывать бухгалтер в день, в час.Для этого применяется два инструмента: "Фотография рабочего дня" и "Хронометраж операций". Это инструменты так называемой "научной организации труда". Она же - система Тейлора.После это обычно уже все видно и ясно.

Кроме того, бывает полезно объединять сходные процессы в руках одного бухгалтера. Это называется "разделение бухгалтерского труда". Например, если есть много юридических лиц в пределах одной группы компании, то одно из юридических лиц берет на себя функцию бухгалтерского учета. Внутри этой бухгалтерской фирмы организуются участки "разделения бухгалтерского труда".Например, пусть все кассовые книги всех юр.лиц ведет один бухгалтер. Тогда у этого бухгалтера вырабатывается устойчивый навык и знания, и в итоге получается очень качественная и эффективная работа. Но тут нельзя эксплуатировать сверхэффективность без достойного вознаграждения. Если бухгалтер быстро сделал свою работу - то его нужно отпустить домой, а не заставлять за те же деньги исправлять чужую ошибку. Можно поручить, конечно, другую работу, но в виде "подработки на стороне". Тогда все работает почти идеально. Почти, потому что потом начинает в дело вступать обычная человеческая зависть к успешным сотрудникам.Поэтому в конечном итоге все зависит от Главного бухгалтера и формальная оптимизация ничем не поможет, если руководитель не хочет или не умеет.

lumpov.blogspot.com