Документооборот и пути его оптимизации. Документооборот проблемы оптимизации
Документооборот и пути его оптимизации
Введение
В данной работе рассматривается тема Документооборот и пути его оптимизации.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
-организация рационального движения документов внутри организации;
-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).
Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:
-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
При рассмотрении поступившего документа учитывается:
-важность его содержания;
-сложность и новизна поставленных вопросов;
-общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
-срок исполнения документа;
-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.
Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.
Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.
Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.
Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.
Документооборот
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из
www.studsell.com
Практика оптимизации документооборота
⇐ ПредыдущаяСтр 20 из 35Следующая ⇒Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.
Нельзя недооценить важность документооборота организации, так как:
· документооборот— скелет компании, который пронизывает все срезы организации — финансовый департамент, управление кадрами, работу с поставщиками, юридический департамент;
· документооборот — не только основа внутренней коммуникации в компании, но и основа ее коммуникации с внешним миром: клиентами и контрагентами, а также государственными структурами.
Поэтому упрощенный и оптимизированный оборот — это не только экономия ресурсов, но также и имиджевая составляющая для компании.
К сожалению, в настоящее время происходит слияние понятий «упрощение» и «оптимизация» документооборота в умах многих менеджеров. Как правило, любая более-менее успешная и большая организация сталкивается с проблемой организации документооборота и ставит себе цель «упростить» его и «оптимизировать».
Оптимизация документооборота в юридической практике ничем не отличается от документооборота в других департаментах/отраслях. Рассмотрим пути улучшения документооборота в компании.
Электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота. Самая очевидная экономия — экономия бумаги. На первый взгляд, это небольшая статья расходов, но если проанализировать расходы на печать документов в различных компаниях, то будет видно, что на это расходуется большая часть средств организации. Другие сэкономленные блага — экономия места и ресурсов для хранения документов, экономия на пересылке документов по почте или с использованием курьерских служб. Также это оптимизация рабочего времени сотрудников, которые раньше, например, должны были сдавать некоторые виды отчетности в бумажном виде, а теперь это можно сделать в электронном — таким образом, экономится время на перемещение, на ожидание в очередях. Необходимо упомянуть и время на поиск документов — при электронном документообороте время на поиск сокращается.
Документооборот как процесс состоит из цепочки определенных последовательных структурированных элементов. С этой позиции, упрощение и оптимизация должны повлечь за собой отказ от одного из элементов процесса либо объединение элемента с другим элементом, либо модернизацию этого элемента по смыслу/исполнению. Поэтому перевод документооборота в цифровое поле сам по себе ничего не меняет в процессе, а наоборот, может добавить в него несколько лишних элементов.
Тем не менее электронный документооборот в некоторых ситуациях действительно сокращает количество бумажной работы и необходимых ресурсов для выполнения той или иной задачи. Так, например, подача документов налоговой отчетности в налоговую службу в электронной форме (при наличии ключа цифровой подписи и специального программного обеспечения) позволяет отправить документы, не отходя от компьютера. Что касается юридической практики, то в настоящее время можно подать исковое заявление, жалобу (апелляционную, кассационную, надзорную) в сети Интернет, например с помощью сервиса https://my.arbitr.ru/.
Во-вторых, возможен переход от обычного электронного документооборота к документообороту с использованием облачных технологий. В настоящее время эксперты видят большой потенциал в облачных технологиях. Применительно к документообороту у облачных технологий существуют следующие преимущества: цена — нет необходимости выстраивать полную инфраструктуру управления документооборотом, держать штат сотрудников для обслуживания инфраструктуры. В облачной модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет. Также преимуществом является то, что информация, хранящаяся в облаках, может быть доступна не только со стационарного компьютера в офисе, что сейчас, когда требуется высокая мобильность, является важным.
Следует помнить, что переход к электронному документообороту или облачным технологиям не является панацеей. Применение новых технологий не принесет желаемого эффекта, если сам процесс не усовершенствован.
Например, одним из способов упрощения и оптимизации документооборота стал отказ от того, что принято называть хорошим, структурированным, продуманным документооборотом (следует сразу пояснить, что речь идет о внутреннем документообороте в отдельном департаменте). Все началось с того, что в юридическом департаменте решили отказаться от переписки по электронной почте. Все вопросы решались лично/устно/по телефону, либо в форме неформальной переписки с использованием корпоративного сервиса коротких сообщений. Гораздо быстрее и проще написать в живой чат в неформальной форме: «Привет, что у нас по проекту?» и получить сразу ответ, чем составлять типичное письмо, полное так называемой корпоративной этики, канцеляризмов и лишних слов. Сотрудники стремились к тому, чтобы любая информация была умещена в 150–200 знаков.
Следующим этапом стал отказ от ведения протоколов заседаний рабочих/проектных групп. Ранее такие протоколы подготавливались и согласовывались несколько дней, проходя по цепочке «заседание/совещание — рабочая тетрадь — проект протокола — согласование проекта протокола с участниками — внесение правок — повторное согласование с участниками — согласование с руководителем заседания/совещания — подпись — рассылка — хранение протокола». Теперь же все сводилось к цепочке «заседание/совещание — рабочая тетрадь — рассылка основных тезисов в сервисе коротких сообщений». Таким образом, ради упрощения документооборота произошел отказ от определенных элементов, о которых говорилось выше.
Представленный пример оказался заразителен, за считанные месяцы практически вся компания (а это около 2000 человек в России) перешла в заданный юридическим департаментом формат общения. Этот локальный успех позволил департаменту получить необходимое программное обеспечение для лучшей реализации своих идей (современный сервер для облачного общения с любого устройства и мгновенным поиском по заданным темам, умный рубрикатор, чтобы аккумулировать множество неформальных переписок в единую систему знаний по проектам с возможностью прикрепления документов и контроля сроков). Но главное — была получена возможность экспериментировать и дальше.
Следующим этапом стал отказ от согласования документов (в том числе договоров) по длинной цепочке. Любой документ, будь то согласование или создание нового, одновременно рассматривается всеми свободными сотрудниками отдела. Документ хранится на сервере, все правки и комментарии вносятся в режиме реального времени, действует правило мгновенного решения проблемы. То есть любой сотрудник, натолкнувшийся на комментарий/изменение в документе, обязан отработать его: согласовать/не согласовать/предложить свой вариант. Лишь только после этого осуществляется переход к остальной части документа. Таким образом, несмотря на одновременную работу с документом 5–7 человек, получают не «красный» от правок и комментариев документ, а наоборот — в короткие сроки рабочую версию проекта документа, отработанную всем департаментом, с историей изменений. Такой документ остается рассмотреть лишь начальнику, после чего он либо утверждается, либо попадает на повторное рассмотрение в департамент. Таким образом, вместо привычной иерархической структуры рассмотрения документов в несколько этапов произошел переход к двухэтапной и быстрой: отдел — начальник.
Также в целях сокращения сроков рассмотрения документов и запросов сотрудниками юридического департамента были разработаны рекомендации к запросам, направляемым в юридический департамент. Эти рекомендации четко описывали всю необходимую юридическому департаменту информацию по той или иной ситуации. Таким образом, прежде чем создать запрос к юристам, человек загружает всю необходимую информацию на сервер, что в 80% случаев снимает необходимость юристов запрашивать дополнительную информацию у коллег. Такое очевидное решение позволило сократить время исполнения определенного вида запросов более чем в два раза, так как порой информацию от структурных департаментов приходилось ждать несколько дней.
В качестве итога можно сказать, что перевод документооборота в электронную форму не является панацеей в плане оптимизации и упрощения. В свою очередь, снятие запрета на использование сотрудниками сервиса коротких сообщений и устранение излишних формальностей может привести к неожиданным результатам и существенно упростить и оптимизировать документооборот в компании.
Для оптимизации документооборота можно использовать и другой подход, например, методологию «Шесть сигм» — инструментами DMAIC (от англ. define — выявить, measure — измерить, analyze — проанализировать, improve — усовершенствовать, control — проконтролировать). Данный инструмент используется для управления проектами и будет уместен при проведении проекта по оптимизации документооборота в компании.
Таким образом, первым шагом в проекте оптимизации документооборота будет определение целей проекта и запросов внутренних и внешних «потребителей» документооборота. Затем необходимо измерить процесс, чтобы понять текущее состояние — составить карты потоков документации, провести опросы сотрудников различных департаментов, а также контрагентов компании и др. Следующий шаг — анализ и определение коренных причин потерь в процессе документооборота. После чего можно будет разработать мероприятия по улучшению процесса.
Так, например, возможным улучшением может стать разработанный стандарт для заполнения тех или иных документов. Стандарты позволяют сократить количество возможных ошибок в документе, в частности связанных с неправильным оформлением, что сократит время работы с документом.
Полезным для компании может быть график документооборота, который позволит сократить время ожидания того или иного документа от участников документооборота.
Зачастую сотрудники компании сталкиваются с проблемой дублирования в документообороте, когда для одной операции составляется множество различных документов, записей отметок, которые не всегда необходимы. А дублирование — одна из значимых потерь в процессе.
Также оптимизации документооборота будет способствовать стандартизация в организации архива документов — документы хранятся по определенным категориям, желательно при использовании различных визуальных средств, например, разные цвета папок для различных категорий. Внутри категорий также существует четкая организация, название документа отражает содержание документа. Такие меры позволят значительно сократить время на поиск.
Итак, был предложен ряд мер, которые помогут оптимизировать документооборот в компании. Но этот перечень мер не является закрытым. В каждом конкретном случае возможны свои методы организации.
Завершающим и, наверное, самым важным этапом в инструменте DMAIC является последний этап — контроль. Необходимо не просто ввести ряд новшеств в процесс документооборота, а проконтролировать их использование, иначе процесс очень скоро вернется в ту точку, с которой проект начинался.
В заключение сформулируем основные требования к корпоративной системе управления документами, каждое из которых может быть объектом для проектирования оптимизации документооборота:
1) документы нужно надежно хранить и быстро находить;
2) документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании;
3) участники деловых и хозяйственных процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия;
4) система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы.
Также следует помнить, что вся система должна быть обеспечена адекватными ИТ-технологиями и то, что усовершенствование должно быть постоянным процессом. Всегда найдется путь, как сделать документооборот более быстрым, эффективным. Поэтому главное — не останавливаться на достигнутом.
Читайте также:
lektsia.com
ДОКУМЕНТАЦИЯ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЩЕСТВЕ: ПРОБЛЕМЫ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ГУБЕР1iАТОР ЧЕ(IЯБЕ1НСКОЙ ОБЛАСТN
ГУБЕР1iАТОР ЧЕ(IЯБЕ1НСКОЙ ОБЛАСТN РАСПОРЯЖЕНИЕ от I8.I0.20I6 г. к I082-p Челябинск О Совете по содействию развитию конкуренции в В соответствии со стандартом развития конкуренции в субъектах Российской
ПодробнееУКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 28 декабря 2007 г. 1755 "О праздновании 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 года" 1. Внести
Подробнеебиблиотеке Автор, составитель
Издательство Фактическое количество книг в библиотеке 2008 2009 Автор, составитель Название учебного издания Общеобразовательные учебники Литература Обернихина Г.А. Литература. 10 кл. Ч.1 Рус.слово Обернихина
ПодробнееНаучно-технические и бизнес-архивы
Аннотация основной образовательной программы высшего профессионального образования по направлению подготовки 034700 "Документоведение и архивоведение" 1 Профили подготовки Факультет архивного дела Государственные
ПодробнееПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е МОСКВА Выдвинуть кандидатов для избрания в качестве представителей и независимых директоров в советы директоров (наблюдательные советы) и ревизионные
ПодробнееП Л А Н М Е Р О П Р И Я Т И Й. на май 2012 года
УТВЕРЖДАЮ Председатель Законодательного Собрания Владимирской В.Н. Киселёв 2012 г. П Л А Н М Е Р О П Р И Я Т И Й на май 2012 года депутатов Законодательного Собрания Владимирской в торжественных мероприятиях,
ПодробнееНОРМАТИВНО ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
НОРМАТИВНО ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 20 февраля 2010 г. 182-р МОСКВА Утвердить прилагаемый состав Комиссии Правительства Российской Федерации по проведению Всероссийской
ПодробнееФ.И.О. преподавателя
РАСПИСАНИЕ ЭКЗАМЕНОВ студентов 1 курса Социально-гуманитарного факультета Наименование дисциплины Группа 16-ГБ-СЦ1 1. Основы права Чунихина Т.Н. 17.01.17 К-93 2. Основы Литовка В.А. 21.01.17 К-113 14.40
ПодробнееПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от 3 июня 2013 г. 899-р МОСКВА Утвердить прилагаемый состав экспертной рабочей группы федерального уровня, созданной распоряжением Правительства
Подробнее1. Цели и задачи практических занятий
1. Цели и задачи практических занятий Цель практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления социально-культурного сервиса и туризма» - закрепление теоретических знаний, полученных
ПодробнееГубернатор Алтайского края
Указ Губернатора Алтайского края от 17 октября 2013 г. N 51 "Об образовании управления информационных технологий и связи Алтайского края" (в редакции от 11 июля 2014 года) В соответствии с законом Алтайского
Подробнеег. Владимир 25 марта 2016 года
ПРОТОКОЛ 5 заседания областного совета по вопросам содействия легализации трудовых отношений и ликвидации задолженности по заработной плате в хозяйствующих субъектах Владимирской области г. Владимир 25
ПодробнееЧараева Марина Викторовна
Чараева Марина Викторовна Профессор кафедры «Финансовый менеджмент» Ученая степень: доктор экономических наук Ученое звание: доцент кабинет 205 (ул. Островского, 62) тел. 2671881 E-mail: [email protected]
ПодробнееВятский государственный университет
Вятский государственный университет УТВЕРЖДАЮ И.о. проректора по образованию С.В. Никулин " " 20 г. Расписание занятий студентов Форма обучения (очная, заочная, очно-заочная) Департамент электронного образования
ПодробнееРОГУЛЕНКО ТАТЬЯНА МИХАЙЛОВНА
РОГУЛЕНКО ТАТЬЯНА МИХАЙЛОВНА Занимаемая должность Образование Ученая степень Ученое звание Стаж научно-педагогической работы по специальности Профессор (0,5 ставки) Ростовский-на-Дону институт народного
ПодробнееРАБОЧАЯ ПРОГРАММА учебной дисциплины:
Департамент образования города Москвы Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы Колледж малого бизнеса 4 РАБОЧАЯ ПРОГРАММА учебной дисциплины:
Подробнее1. Нормативные ссылки. 2. Общие положения
УТВЕРЖДЕНО Протоколом заседания ученого совета ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема» от 25.12.2012 г. 03 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА КАЧЕСТВО В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ФГБОУ ВПО «ПГУ ИМ. ШОЛОМ-АЛЕЙХЕМА» 1. Нормативные
ПодробнееПОЛОЖЕНИЕ об «Архиве» ФГБОУ ВПО ДальГАУ
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Дальневосточный государственный аграрный университет»
ПодробнееПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 28 мая 2007 г. 672-р МОСКВА Во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 16 апреля 2007 г. 491 "О праздновании 200-летия со дня рождения Н.В.Гоголя"
Подробнее«23» декабря 2011 г. М.А. Эскиндаровым
ПРИНЯТ УТВЕРЖДЕН Ученым советом Ректором Финансового университета Финансового университета «23» декабря 2011 г. М.А. Эскиндаровым (протокол 18) 26 декабря 2011 года ПЛАН работы Ученого совета ФГОБУВПО
ПодробнееУ К А З ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
У К А З ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 15.01.2013 г. Оренбург 18-ук Об утверждении положения, структуры и предельной численности департамента информационных технологий Оренбургской области В соответствии
Подробнееdocplayer.ru
Оптимизация документооборота: основные проблемы и как их решить?
Любая компания – вне зависимости от размера компании и направления ее деятельности – объективно сталкивается с необходимостью организации документооборота, причем, по нашему опыту, зачастую документооборот является весьма «проблемным» процессом. При этом масштаб потерь, обусловленных неправильно выстроенным документооборотом, очень велик: согласно последним исследованиям, у отдельных категорий сотрудников они могут составлять до 25% рабочего времени (иными словами, из 8 рабочих часов 2 часа сотрудник просто теряет).
Примечательно, что в подавляющем большинстве случаев проблемы, связанные с документооборотом, носят «симптоматичный» характер и в значительной степени являются общими для разных компаний.
Рассмотрим решения проблем с минимальными затратами на оптимизацию (автоматизацию).
Первая проблема – документы приходят с большим запозданием, а в худшем случае – не приходят вообще.
Данная ситуация является вполне типичной и зачастую является предметом вялотекущего конфликта между отдельными сотрудниками или целыми подразделениями компании (чаще всего, несвоевременно сданные документы становятся «камнем преткновения» между производственными службами и бухгалтерией).
Решением данной проблемы является утверждение фиксированных сроков сдачи документов при одновременном введении персональной ответственности сотрудников. При этом необходимо учитывать, что сроки сдачи документов должны быть реалистичными (мы достаточно часто встречались с ситуацией, когда формально в компании существовало требование возврата документов в течение 3-5 дней, которое систематически нарушалось, в том числе и по объективным причинам), а персональная ответственность должна предусматриваться не только для сотрудника, сдающего документы, но и для сотрудника, их принимающего.
Вторая проблема – неправильное оформление документов.
Ошибки, возникающие при оформлении документов, объективно приводят к необходимости их «переделки», а значит – отнимают достаточно много времени и сил у сотрудников (особенно, если подобные «переделки» осуществляются неоднократно).
Эффективно решить эту проблему позволяет введение стандартных форм документов, в каждой из которых должна прилагаться простая и понятная инструкция по их заполнению и обязательно (!!!) правильно заполненный образец ее заполнения. При всей простоте этого решения оно дает весьма ощутимый эффект, особенно для тех сотрудников, которые сталкиваются с необходимостью подготовки документов не постоянно, а эпизодически.
Третья проблема – поиск документов.
Найти актуальный документ не составляет труда практически в любой компании, однако, когда вопрос касается документа г
www.cg-potencial.ru
