Системы управления контентом cms: назначение и список лучших движков

Содержание

Системы управления контентом предприятия -Управление информационным содержанием (контентом) Интернет-ресурсов

Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)

Библиографическая запись:
Системы управления контентом предприятия. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//192/sistemy-upravleniya-kontentom-predpriyatiya/ (дата обращения: 3.01.2023)

Содержание

Система управления содержимым (контентом) (англ. Content management system, CMS) — информационная система или компьютерная программа, используемая для обеспечения и организации совместного процесса создания, редактирования и управления содержимым, иначе — контентом (от английского content)^[.

Основные функции CMS:

Предоставление инструментов для создания содержимого, организация совместной работы над содержимым,
Управление содержимым: хранение, контроль версий, соблюдение режима доступа, управление потоком документов и т. п.,
Публикация содержимого,
Представление информации в виде, удобном для навигации, поиска.

В системе управления содержимым могут находиться самые различные данные: документы, фильмы, фотографии, номера телефонов, научные данные и так далее. Такая система часто используется для хранения, управления, пересмотра и публикации документации. Контроль версий является одним из основных её преимуществ, когда содержимое изменяется группой лиц.

В общем случае системы управления содержимым делятся на:

Систему управления содержимым масштаба предприятия (англ. Enterprise Content Management System)
Система управления веб-содержимым (англ. Web Content Management System)

В силу того, что ECMS имеют глубокую внутреннюю классификацию по предметным областям (HRM, DMS, CRM, ERP и т. д.), термин CMS заместил собой WCMS, превратившись в синоним системы управления сайтами. Подобные CMS позволяют управлять текстовым и графическим наполнением веб-сайта, предоставляя пользователю интерфейс для работы с содержимым сайта, удобные инструменты хранения и публикации информации, автоматизируя процессы размещения информации в базах данных и её выдачи в HTML.

Задача управления контентом на предприятиях перешла сегодня в разряд стратегических. Создаются единые корпоративные хранилища, в которых все типы контента находятся под управлением специализированных программных систем, обеспечивающих классификацию и структуризацию информации, доступ к ней всех заинтересованных сторон, автоматизирующих все этапы жизненного цикла контента. Однако контент не может существовать отдельно от бизнес-процессов.

Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране — ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60 — 70-е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии очевидны:

ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинствами такой методологии являются:

гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

усиление ответственности низшего звена сотрудников;

уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Однако эта методология имеет свои недостатки:

сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов и готовых программных продуктов;

неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме

При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии — необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться,

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

рационализация организационной структуры фирмы;

максимальная занятость всех работников;

высокий профессиональный уровень;

интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Сегодня на предприятиях развертываются хранилища, в которых корпоративный контент находится под управлением специализированных программных систем класса Enterprise Content Management (ECM). Но контент не может существовать отдельно от бизнес-процессов предприятий. В 80-х годах появились технологии автоматизации бизнес-процессов (workflow). Некоторые из них были встроены в системы управления документами и далее развивались в их рамках, другие существовали как отдельные продукты и постепенно эволюционировали в программное обеспечение управления бизнес-процессами (business process management, BPM). Задача таких систем — интеграция различных приложений с использованием единых стандартов, поддержка сервис-ориентированной архитектуры и управление потоками работ в оперативном режиме. К сожалению, многие современные системы класса BPM не ориентированы на управление неструктурированной информацией, поэтому для управления бизнес-процессами, ориентированными на контент, предприятия либо используют встроенные в системы ECM механизмы workflow, либо используют внешние инструменты BPM, для которых корпоративное хранилище EСM — лишь еще одна внешняя система. Оба подхода не лишены недостатков.

Ориентированным на контент называют такой процесс, в котором корпоративный контент либо определяет ход процесса, либо является его результатом. В качестве примера можно рассмотреть процесс выдачи займа, который начинается с поступления заявления — документа, к которому прикладывают отчеты о кредитных операциях и оценке стоимости имущества и другую информацию. Остальные документы (в том числе, само долговое обязательство) создают уже после утверждения решения о выдаче займа. В таком процессе данные из документов извлекают и используют согласно автоматизированным бизнес-правилам. В то же время исходные документы оставляют неизменными для того, чтобы впоследствии применять их в других бизнес-процессах (в том числе, в обслуживании клиентов, аудите, проверке соблюдения норм регулирования и т.п.), стартующих уже после завершения процесса выдачи займа.

Для автоматизации различных процессов, ориентированных на контент, необходима система BPM, интегрированная с инструментарием ECM, и поддерживающая три основные функции.

Поддержка шаблонов операций над контентом. Любая система BPM поставляется с библиотекой типовых задач — операций, которые система может выполнить без программирования, и которые можно просто выбрать из «палитры». Такими задачами могут быть, например, отправка электронной почты или выполнение XML-преобразования. Типовыми операциями над контентом являются и выписка, и регистрация контента в хранилище, установка периодов хранения, изменение метаданных или публикация контента в Web. Системы ECM предоставляют интерфейсы API для подобных операций, но лишь некоторые из продуктов категории BPM имеют эти функции в составе стандартных возможностей.
Обработка событий при работе с контентом. Системы BPM реагируют в оперативном режиме на события, которые происходят во внешних системах. Если изменяется информация о клиенте, то, к примеру, CRM-приложение может автоматически сформировать событие; то же самое может и сделать ERP-приложение, если на складе закончилась продукция. Эти системы должны «знать», как другие системы будут использовать их события. Такой тип интеграции называют слабо связанным; его основная цель — сделать процессы более гибкими. Системы ECM формируют события, когда добавляется новый объект, изменяются метаданные или превышен срок хранения документа и т.д.
Поддержка XML. Системы BPM «видят» XML на уровне хранимых данных; они умеют обрабатывать, проверять и преобразовывать XML-документы с использованием встроенных функций. Системы ECM «видят» XML как объект контента и предоставляют операции по выписке и регистрации, контролю сроков хранения, индексации метаданных и преобразованию форматов. Между тем необходимо уметь управлять как данными в формате XML, так и XML-документом как таковым.

Спектр ориентированных на контент бизнес-процессов велик, а их влияние на бизнес огромно. Все эти процессы можно разделить на четыре основные категории: процессы жизненного цикла контента, процессы с неизменяемым контентом, процессы коллективной работы и ориентированные на контент фрагменты корпоративных бизнес-процессов.

Процессы жизненного цикла контента охватывают задачи создания, сбора, проверки, утверждения, публикации, распространения и архивирования. Их задача — подготовка контента и доведение его до пользователей. Среди примеров процессов данной категории уместно привести разработку и поддержку Web-сайтов, технической или отчетной документации, маркетинговых материалов. Именно поддержке таких процессов уделяется особое внимание в традиционных системах.

Процессы с неизменяемым контентом (например, управление заказами, оплата счетов, гарантирование займов, обслуживание клиентов и т.д.) запускаются обычно при поступлении определенного документа — заказа, запроса, счета, жалобы, заявки и др. Все это документы с неизменяемым или фиксированным, контентом. Фиксированный контент не подлежит редактированию или исправлению, но включает информацию, определяющую движение процесса, и обычно должен быть сохранен для дальнейшего использования. Примером подобного процесса может служить обработка изображений документов, где фиксированный контент поступает в организацию в виде бумажного документа или факса. Однако сегодня фиксированный контент все чаще представляет собой Web-формы, XML-сообщения, электронные письма и др.

Программное обеспечение для управления процессами коллективной работыпредоставляет единое рабочее пространство, находясь в котором, сотрудники могут общаться с коллегами при работе над проектом. Объекты контента, в том числе документы, дискуссии, опросы, таблицы данных, обеспечивают среду коллективной работы. В Documentum BPM за счет интеграции Documentum eRoom Enterprise со структурированными процессами предлагается оригинальная модель сотрудничества: eRoom может выступать в качестве задачи или подпроцесса более крупного процесса BPM, и, обратно, структурированный бизнес-процесс можно запустить из eRoom.

Нередки ситуации, когда часть глобального корпоративного бизнес-процесса ориентирована на контент. Следовательно, управление главным (сквозным) процессом необходимо интегрировать с процессом ориентированным на контент.

Сегодня многие пользователи «живут» в одной из двух прикладных сред — электронной почте или корпоративном информационном портале — и предпочитают выполнять все свои задачи именно в ней. В большинстве систем управления бизнес-процессами пользователю направляется электронное сообщение о том, что он назначен на выполнение нового задания; однако, чтобы выполнить его, приходится заходить в отдельное Web-приложение.

Нужна ли мне система управления контентом или система управления документами

Хотя системы управления документами и системы управления контентом частично совпадают, существуют ключевые различия, о которых вам следует знать.

Согласно прогнозу IDC за 2020 год, объем корпоративных данных будет увеличиваться на 42,2% в год в течение следующих двух лет.

На предприятиях имеется множество программных систем, управляющих этими данными. Двумя из них, которые часто пересекаются, являются системы управления документами (DMS) и системы управления контентом (CMS). Наибольшие потребности вашего предприятия, естественно, будут определять тип системы, в которую оно инвестирует средства для управления документами и контентом, и важно понимать некоторые ключевые различия между этими двумя системами.

«Организации, изучающие варианты, должны руководствоваться типом проблемы, которую они пытаются решить, и, во-вторых, сосредоточиться на технологиях для решения этих проблем», — сказал Эдвин Элмендорп, информационный архитектор Kinsmen Group. «Если основная проблема связана с долгосрочным сохранением электронных файлов, вероятным кандидатом может быть какая-то форма DMS. С другой стороны, если контент более подвижный, обычно представленный в Интернете, то CMS является более вероятным кандидатом».

Что такое система управления документами (DMS)?

Системы управления документами захватывают, хранят и сохраняют документы и включают такие функции, как прием документов, составление проектов, создание шаблонов, управление версиями, совместная работа, безопасность, метаданные, права доступа, утверждения, распространение, поиск, организация репозитория, архивирование и управление политиками хранения, наряду с отчетностью и аудитом этих функций.

Некоторые из более продвинутых возможностей системы управления документами могут включать связывание объектов, рабочий процесс, внешний общий доступ, аудит, возможности хранения записей, совместное редактирование и многое другое. Ваша ИТ-команда, специалисты по управлению информацией и те, кому поручено хранить конфиденциальную деловую информацию и управлять ею, будут владельцами таких систем.

«При рассмотрении различных систем DMS ваша отрасль и контекст ее использования чрезвычайно важны», — сказал Элмендорп. «Например, в строго регулируемых отраслях, таких как фармацевтика, специализированные системы, такие как Accruent Meridian, будут поддерживать соблюдение нормативных требований, таких как 21 CFR Part 11 от FDA, где такая система была бы слишком сложной для небольшой консалтинговой фирмы».

Короче говоря, DMS используется для совместных или транзакционных целей. Он захватывает цифровые документы, но также может использоваться для хранения бумажных документов.

«Эти системы могут включать транзакционные процессы, в которых бумажные документы ведут или являются второстепенными по отношению к бизнес-процессу — дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, разрешения и т. д.», — сказал Джон Фелан, исполнительный вице-президент, директор по продуктам Hyland, который предлагает такие программного обеспечения. «Но (DMS) часто больше подходит для совместной работы и удержания. Примером здесь может быть SharePoint или, в более широком смысле, Office 365».

Статья по теме: Чем отличаются управление документами и управление контентом

Что такое система управления контентом (CMS)?

С системой управления контентом (CMS) вы, скорее всего, не думаете о SharePoint, но это возможно. CMS, обычно предлагаемая такими поставщиками, как Adobe, Sitecore и Episerver, помогает брендам хранить, управлять, персонализировать и публиковать контент в цифровых форматах, таких как веб-сайты и другие цифровые носители. Их также называют системами управления веб-контентом (WCM), и считается, что они являются цифровым центральным элементом программного обеспечения компании для управления цифровым опытом.

Тем не менее, аналитики и те, кто отвечает за цифровое взаимодействие с клиентами, в последнее время рассматривают CMS как один из цифровых компонентов среди широкого спектра программного обеспечения, которое управляет взаимодействием с клиентами, наряду с такими системами, как управление цифровыми активами, платформы данных о клиентах, электронная коммерция, социальные сети. управление и прослушивание, автоматизация маркетинга и CRM, а также другие. Многие поставщики называют объединение таких технологий платформами цифрового опыта.

Системы управления контентом обеспечивают контроль над хранением, доступом и распространением ключевых элементов контента, таких как логотипы, видео, аудиофайлы и документы.

«Я впервые услышал термин «управление контентом» от людей, говорящих о том, что мы теперь называем управлением веб-контентом, — сказал Фелан. «Это было время в нашей отрасли, когда рожденная цифровая информация встречалась с рожденной физической информацией. С тех пор этот термин превратился в то, что мы видим сегодня. Системы управления контентом похожи на систему управления документами, но в большей степени охватывают другие типы контента, включая аудио, видео и другие цифровые форматы, такие как XML, HTML и JSON, например».

Связанная статья: DXP? Веб-CMS? Платформа контент-сервисов? Навигация в хаосе поставщиков Категории

Ключевые различия между CMS и DMS

Автор CMSWire Сергей Голубенко отметил некоторые ключевые различия при сопоставлении двух программных систем:

Типы данных

ориентирован на документы в традиционном понимании в таких форматах, как Word, PDF, PowerPoint, Excel и др.
CMS: обрабатывает как структурированные, так и неструктурированные данные, такие как веб-контент (файлы HTML и PDF) и цифровые активы (изображения, аудио- и видеофайлы).

Основные цели

DMS: соответствие нормативным требованиям и управление рабочим процессом.
CMS: хранение, поиск и публикация контента.

Дополнительные функции

DMS: расширенные возможности обработки изображений и сканирования, такие как оптическое распознавание символов (OCR), распознавание отпечатков пальцев (HCR), оптическое распознавание меток (OMR).
CMS: безголовое управление контентом, VR, AR, предоставление опыта на цифровых аренах в виде киосков, персонализация.

Интеграция

DMS: Корпоративные системы (например, инструменты планирования ресурсов предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами).
CMS : Управление цифровыми активами, автоматизация маркетинга, электронная коммерция.

«Разница между системами управления документами и контентом заключается в нюансах и зависит от масштаба, в котором вы их используете, — сказал Фелан.

По словам Элмендорпа, если DMS отлично справляется с сохранением и организацией документов компании (записей), то CMS часто фокусируется на контенте, представленном на веб-сайтах, который не заблокирован специально в отдельных документах. Хорошим примером, по его словам, является разница между контрактом и веб-страницей компании. В тех случаях, когда договор имеет юридически обязывающие последствия и становится статической записью по соглашению, веб-страница компании постоянно меняется, добавляя новый контент, созданный разными людьми. «Там, где DMS может помочь компании отслеживать контракт от колыбели до могилы, — сказал Элмендорп, — CMS предлагает веб-инструменты для совместного редактирования и обслуживания контента».

Эволюция платформы контент-сервисов

Хотя в этой статье основное внимание уделяется различиям между системами управления документами и системами управления контентом, стоит отметить развитие платформ контент-сервисов за последние пять лет.

Управление корпоративным контентом (ECM) представляет собой «набор сервисов и микросервисов, воплощенных либо в виде интегрированного набора продуктов, либо в виде отдельных приложений, которые совместно используют общие API и репозитории, для использования различных типов контента и обслуживания нескольких групп и многочисленных вариантов использования в разных странах. организация», согласно Gartner.

Хотя термин ECM все еще может использоваться некоторыми, Gartner изменила эти системы в своей отчетности в 2016 году на «Платформы контент-сервисов», сославшись на переход «от автономных систем и репозиториев к открытым сервисам».

Платформы Content Services предназначены для лидеров управления корпоративной информацией и используются для управления международным контентом, а не для внешнего цифрового взаимодействия с клиентами (как это делает CMS). «Отрасль в первую очередь остановилась на службах контента для описания набора функций, необходимых для управления жизненным циклом документов», — сказал Фелан. «Службы контента заменили термин ECM, чтобы отразить изменения, вызванные облачными технологиями».

Статья по теме: Преимущества размещения платформ контент-сервисов в облаке

ECM все еще работает?

Термин «управление корпоративным контентом» (ECM) еще не совсем мертв, несмотря на смену названия Gartner. По словам Элмендорпа, у него более широкий охват и возможность управлять контентом и документами на протяжении всего жизненного цикла этого контента. CMS может быть частью ECM, а также автономными системами.

«Более важным, чем приобретенные продукты или категории, являются планы и цели использования клиентов, а также их постоянное стремление использовать возможности, которые требуются для этих целей», — сказал Мейсон Уайт, вице-президент по управлению продуктами Conga, которая обеспечивает управление документами. возможности. «При правильном внедрении и использовании они становятся системами контроля, координации и рычагов. При неправильном использовании они могут превратиться в компостную кучу цифрового контента».

Где подходят BPM, EFSS и CCM

На протяжении большей части 2000-х и части 2010-х ECM, как отметил Фелан, стал стандартным термином и охватывал все доступные технологии, связанные с документами и контентом. В то же время технологии, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов, появились как управление бизнес-процессами (BPM), рынок, ориентированный на интеллектуальный сбор данных. Также появилось оптическое распознавание символов.

«Благодаря консолидации поставщиков и другим изменениям на рынке и то, и другое в конечном итоге стало частью общепринятого определения ECM, — сказал Фелан. «За последние годы, с появлением облачных технологий, появилось еще больше связанных технологических рынков, дисциплина обработки сценариев, ориентированных на данные, появилась под термином Case Management».

Затем появились инструменты поиска с несколькими репозиториями, известные как Enterprise Search. Затем хранилище видео (мультимедиа), совместное использование и совместная работа в облаке (электронная синхронизация и обмен файлами или EFSS), управление взаимодействием с клиентами (CCM) и роботизированная автоматизация процессов (RPA).

На аналогичном технологическом пути системы управления контентом для некоторых превратились в платформы цифрового опыта. И есть некоторая шутка в индустрии программного обеспечения для цифрового взаимодействия с клиентами / цифрового маркетинга на этом рынке поставщиков, сливающемся в «контент-хабы».