ГлавнаяБитриксКак пользоваться битрикс 24

Битрикс24 — как начать работу? Как пользоваться битрикс 24


Как пользоваться Битрикс 24 CRM

В предыдущих статьях мы уже упоминали о Битрикс CRM, частично рассматривали ее возможности и приводили инструкцию по быстрому старту работы в системе. Однако, это все касалось только бесплатной версии Битрикс 24 CRM. В этой статье мы более подробно расскажем о функционале полной версии и ее интеграции с другими системами.

CRM система Bitrix

В первую очередь, рассматривая работу в CRM системе Битрикс, следует упомянуть,  что эта система существует не сама по себе, а входит в состав корпоративного портала Битрикс 24 с множеством других полезных функций. Это относится даже к той редакции, которая называется Битрикс CRM, кроме функционала непосредственно CRM в ней есть управление проектами и задачами, внутренние чаты, календари, общее хранилище документов и т.д. Доступный набор этих функций зависит от выбранного вами тарифа.

Внедрение CRM Битрикс возможно в двух вариантах:

При покупке коробки вы платите один раз раз и затем устанавливаете ПО на локальном сервере компании. Для знакомства с возможностями можно скачать Битрикс CRM – бесплатную 30-дневную версию.

За пользование облаком взимается ежемесячная абонплата согласно выбранному тарифу, но есть начальный  тариф “Проект”, позволяющий поработать в облачной Битрикс CRM бесплатно. Он отлично подходит для знакомства с системой и изучения с нуля Битрикс 24 CRM.

Возможности CRM Битрикс24: сравнение разных редакций и тарифов

На сайте разработчика есть подробная информация и сравнительная таблица, поэтому рассмотрим более кратко.

Бесплатный тариф “Проект” (только для облака):

Наличие бесплатной облачной редакции выгодно отличает эту систему от других популярных CRM-систем, например, в сравнении Битрикс 24 и АМО CRM.

Платные тарифы Битрикс:

В тарифе “Проект+” к приведенному выше списку функций добавляются:

Тариф CRM Битрикс24 “Команда” еще больше расширяет возможности:

Наиболее полный тариф “Компания” в первую очередь хорош отсутствием ограничений на количество сотрудников, место на диске, чаты, сайты, страницы и формы, на число открытых линий. Кроме того, он в дополнение ко всему вышеперечисленному включает:

Интеграция Битрикс 24 с другими системами

Интеграция 1С и CRM Битрикс

Между этими двумя системами возможен обмен информацией о счетах (двусторонний обмен статусами оплаты, отгрузки, когда данные о счетах и заказах синхронизируются в обеих системах) и товарах (обмен односторонний – товарная база из 1С передается в каталог товаров CRM).

Битрикс CRM и почта

В Битрикс 24 в меню “Почта” вы можете создать для своей компании почтовый сервер с собственным доменом или же подключить существующую корпоративную почту. После этого из ваших писем будут автоматически создаваться лиды.

Битрикс 24 и облачные хранилища

В базовой конфигурации на данный момент заложена только возможность прикреплять к сообщениям и задачам файлы из облачных хранилищ, и синхронизировать эти вложения при обновлении файла в хранилище.

Если вас интересует, как подключить к CRM Bitrix24 Яндекс.Диск полноценно, с возможностью создавать/удалять файлы и папки на диске, то для этого понадобится дополнительно установить специальное приложение из маркетплейса Битрикс 24 (например, Техдиректор).

Битрикс 24 и IP-телефония

В Битрикс 24 есть встроенная IP-телефония (Битрикс-телефония), кроме того к ней можно подключить стороннюю телефонию. Некоторое время назад такой возможности еще не было, поэтому вы можете встретить отзывы на CRM Битрикс 24 или статьи о системе, в которых это указывается как недостаток. К счастью, на данный момент это положение вещей изменилось и теперь Битрикс 24 можно интегрировать с любой используемой у вас IP-телефонией, причем можно использовать для этого обычный офисный SIP-телефон.

Все настройки выполняются в меню “Телефония”, список поддерживаемых аппаратов и примеры настроек есть на сайте разработчика.

После подключения к телефонии все ваши звонки будут автоматически фиксироваться в системе, записываться и прикрепляться к лиду/клиенту.

Битрикс 24 и ROIstat

Как уже упоминалось выше, в Битриксе есть встроенные аналитические отчеты, можно создавать свои собственные, но если их недостаточно или есть необходимость настроить более совершенную мультиканальную сквозную аналитику, то вы можете интегрировать эту CRM-систему с сервисом ROIstat. Для этого понадобится установить бесплатное приложение ROIstat и вы увидите реальную отдачу от каждого рекламного канала.

Внедрение Битрикс 24

Любая из редакций Битрикс 24 требует определенного внедрения. Если “Проект” довольно просто и его можно настроить для компании самостоятельно, то все другие редакции, особенно подразумевающие интеграцию с другим ПО, требуют более тщательного внедрения. Заказать его можно у компании-системного интегратора, например в ГК “Интегрус”. Обычно в пакет услуг по внедрению и настройке Битрикс CRM входят:

Как пользоваться CRM Битрикс 24

Когда система настроена должным образом, освоить на уровне пользователя ее несложно, на эту тему есть множество обучающих материалов в интернете, мы и сами недавно выкладывали инструкцию как работать в CRM Битрикс 24, как пригласить сотрудников, создать первые лиды, позвонить.

С любыми сложными вопросами вам помогут наши специалисты или техподдержка Битрикс CRM.

integrus.ru

Bitrix24 — CRM или не только? / Блог компании Macte / Хабр

Зачастую лучшие решения приходят оттуда, откуда их совсем не ждут. Стоит только посмотреть на обыденные вещи немного под другим углом, как сразу над головой загорается «мыслелампочка».

Точно такая же история произошла и с нашей командой, когда к нам поступила задача на разработку системы для управления расписанием занятий и учета успеваемости учащихся колледжа.

Забегая вперед, в результате у нас получилось решить задачу разработкой приложений для облачной CRM Bitrix 24.

На примере своего кейса мы хотели бы показать, как можно использовать эту crm, на первый взгляд, не совсем в стандартных целях. Мы смеем надеяться, что наш опыт будет полезен, столкнувшимся с задачей кастомной интеграции bitrix24 и как минимум вдохновит на подобные решения.

Задача

Проект стал логическим продолжение сайта, который мы запустили для клиента ранее.

На сайте уже было расписание, но не хватало удобного управления и внутреннего, персонализированного пространства для участников процесса обучения — преподавателей и студентов.

Собрав базовые требования, мы получили приблизительно такой список:

Bitrix24, откровенно говоря, наша рабочая среда. Мы ее неплохо знаем с точки зрения пользователя. Тут мы ведем наши проекты, обмениваемся документами, ведем коммуникации с клиентами, ведем свои задачи в трекере.

Также мы, к моменту поступления задачи,  имели некоторый опыт разработки приложений под b24:

Но более или менее серьезных интеграций, кроме канбан доски от компании Сибирикс, мы не знали на тот момент и не реализовывали.

Приложения в bitrix24 — это ваша разработка, которая может размещаться и работать на вашей площадке, но встроенная в портал bitrix24 через Iframe. Данная интеграция позволяет использовать Oauth 2.0 авторизацию и  обеспечивает работу с данными портала через API.

Bitrix24 в данном случае будет «черным ящиком», реализовать свои решения вы можете как вам угодно. У нас, например, получилось на стеке React + Laravel, подробнее ближе к концу статьи.

Приложение в bitrix24 — это решение задач, которые нельзя решить средствами существующего в сервисе функционала.

Т.е если вас, например, не устраивает «базовое» отображение списка задач или любой другой сущности, вы можете реализовать собственное приложение, в котором сможете вывести список задач так, как вам нужно. Если вам необходимо  автоматически проводить какие-то манипуляции с данными bitrix сущностей или их характеристиками — то это тоже может решаться посредством кастомных решений.

Но bitrix24 — это в первую очередь CRM система, откуда тут портал для автоматизации учебного процесса?

Использование bitrix24 в качестве платформы для реализации нашей задачи, на самом деле, выглядело заманчиво.

Практически «из коробки» мы получали решение проблемы коммуникации между студентами и преподавателями посредством использования функционала рабочих групп. Нужно было просто посмотреть на рабочие группы под нужным углом.

Группа может быть учебной — объединять куратора-преподавателя и студентов, позволяя обмениваться локальной для группы информацией.

Группа может быть предметной — физика, химия… и пр. Благодаря возможностям b24, в такой группе можно легко организовать «knowledge domain» информации по предмету. Для это есть весь нужный функционал:

Наличие платформы для разработки чат-ботов, которые автоматически доступны на мобильной версии портала, сразу наводило на мысль о создании как минимум бота, который предоставлял бы информацию о расписании занятий и информировал об его изменениях, дополнительно к sms уведомлениям.

Под те требования, которые остались непокрытыми функционалом платформы, мы решили разработать iframe-приложения.

Рабочих примеров подобной реализации не было, чтобы показать «будет приблизительно вот так». Поэтому был создан небольшой эскиз концепции. Мы составили документ, кратко описывающий то, как мы видим реализацию проекта на bitrix24. Это сыграло важную роль в принятии решения о разработке.

Приложение 24

С требованиями и инструментарием определились, теперь можно и сам процесс разработки рассмотреть.

Последовательность описания будет следующей:

Итак поехали!

Основные сущности

Как мы уже говорили ранее у нас имеются три отдельные сущности. Функционирующий сайт, CRM-система bitrix и iframe приложение, которое мы собрались разрабатывать. Данные, которые содержатся в этих сущностях, можно схематично изобразить в виде следующей mind-карты.

Нам необходимо было «подружить» эти разнородные сущности и решить вопрос с целостностью данных.

Поскольку, на сайте уже была сформирована и эксплуатировалась база данных по всем справочникам и самому расписанию, мы решили просто реализовать для нее REST API, чтобы эти данные можно было получить в нашем bitrix24 приложении.

Структура решения на стороне bitrix24

Для каждой из ролей пользователя было реализовано отдельное приложение. Под схемой будет описано почему так было сделано.

Мы решили распределить так функционал, поскольку если приложение было бы одно, то нам пришлось бы  реализовывать логику распределения доступа. Студентам не нужен доступ в журнал с оценками, преподавателю не нужно управлять расписанием и т.д. В целом это не страшная задача, но мы используем среду, в которой возможно настроить политику доступа к приложениям на уровне групп пользователей из коробки. К тому же мы рассматриваем bitrix24 как платформу разработки — почему бы не использовать существующий функционал.

На текущий момент в приложении существует 4-ре департамента:  администраторы портала, Преподаватели, Студенты и Чат-Боты.

Структура back-end

Для реализации схемы из 3-ех приложений на уровне backend мы сформировали для себя следующие требования:

  1. У каждого приложения должен быть свой уникальный url (точка входа)
  2. У каждого приложения должен храниться уникальный идентификатор и ключ доступа (генерируются bitrix24 при создании приложения, обязательны при работе)
  3. Использование одного git репозитория
  4. Все три приложения должны иметь общую бд (все три приложения работают с одними и теми же сущностями)
В результате у нас получилось:
  1. Код каждого приложения размещается в директории отдельного виртуального хоста
  2. Вся характерная, конфигурационная информация хранится в .env файле каждого приложения
  3. Под git мы размещаем только приложение администратора. Хосты приложений студента и преподавателя содержат минимум сущностей, только для того, чтобы «завести» laravel, который используется в качестве framework на backend. При этом сущности, которые хранятся на основном хосте и нужны в работе всех приложений, просто линкуются symlink-ами. У каждого приложения свой bundle js и css, размещены, опять же, в директории административного приложения и подключаются через точки входа соответствующих приложений.
  4. У всех 3-ех приложений одна бд. Чтобы не было конфликта с миграциями и seeds директория database залинкована с хостов студента и преподавателя на директорию под git  в приложение администратора.

Интерфейс администратора

Работа с расписанием
Изначально, до детализации требований и до принятия решения о реализации полноценного приложения, задача стояла изменить именно систему управления расписанием, поскольку реализация на стороне сайта превращала работу над составлением расписания в адские муки и отнимало много времени.

По факту это добавление\редактирование записей в БД через интерфейс инфоблоков bitrix Т.е для занесения занятия в расписание требовалось создать элемент в табличном интерфейсе

В процессе поиска более удобного решения мы подумали — что может быть удобнее редактирования расписания в интерфейсе, которое выглядит как расписание?

И разработали функциональный прототип

А затем добавили красок, drag&drop, сайдбар и нотификации. И нарисовали сову.

Для более подробного представления о работе приложения мы записали небольшой скринкаст, в нем отображена часть функционала решения.

Функционал, который реализован:

В требованиях также значилась отправка уведомлений на случай изменения расписания. Сказано — реализовано. Уведомления доставляются чат-ботом (также доступен и в мобильном приложении) через sms шлюз и постятся  в новостную ленту группы (ну чтобы уже наверняка).

По умолчанию уведомления отправляются студентам и преподавателям, в группах которых произошли изменения, но администратор может также выбирать список получателей. Тексты самих уведомлений генерируются по шаблону, но в них легко можно внести изменения.

Как это работает

Поскольку процесс отправки большого количества сообщений может затянуться, реализацию отправки уведомлений мы собрали на основе менеджера задач gearman. Т.е есть несколько запущенных фоном workers, которые находятся в состоянии постоянной готовности принять задачу на отправку, будь-то sms или сообщение чат-бота.

Таким образом мы получили:

CRUD-связей
Еще одна задача, которую мы решили в интерфейсе администратора —  маппинг, связка преподавателей и групп сайта с преподавателями и группами в Bitrix. Именно по соц. группам bitrix24 определяется какое расписание показывать преподавателю, что видит студент. Т.е данные в API, а фильтруем их по данным из bitrix24. Для этого мы реализовали специальный CRUD интерфейс, в котором проставлялись эти зависимости.

Администратор, для создания связи, может выбрать преподавателя из уже имеющихся на сайте

или пригласить нового, отправив ему уведомление по email

Работа со справочниками
Также в задачи администратора входит управление справочными данными, из которых «собирается» расписание — предметы, преподаватели, аудитории. В целом, эту работу можно проделать и в админ интерфейсе сайта, но чтобы администратор находился в единой среде, мы реализовали интерфейс непосредственно в приложении.

Нотификации

Для информирования пользователя о различных событиях, в приложении используется около 25 нотификаций 4-ех типов: Мы могли бы ограничиться одним «плейсментом» показа нотификаций — правый верхний угол, но к сожалению (а может даже и к счастью) мы столкнулись с ограничениями встраиваемых Iframe-приложений.

Стандартная высота Iframe блока на портале bitrix составляла порядка 800px, вместить что-либо дельное на таком клочке не представлялось возможным. При превышении этого значения у iframe блока появлялся собственный вертикальный scrollbar. Два Scrollbar на одну страницу? — «Многовато!». Благо у библиотеки bitrix был встроенный метод fitWindow, который растягивает iframe блок в соответствии с размерами его содержимого.

Мы избавились от второго скролла, но также и от возможности использования фиксированного позиционирования. И поэтому мы добавили нотификации рядом с источником их инициации.

И вот как они выглядят:

Ошибка при сохранении записи преподавателя

Успешное сохранение названия предмета

Попытка удалить что-то важное

При длительном запросе у кнопки появляется pending-state

Использование подобного рода нотификаций очень положительно сказалось на пользовательском восприятии, ведь приложение стало более живым и отзывчивым.

Интерфейс преподавателя

Для преподавателя мы разработали приложение, которое состоит из трех основных частей: Расписание занятий, Журнал и Успеваемость студентов.

На странице Расписания занятий преподаватель может просматривать свое расписание, с фильтром по группам, в которых он преподает. Помимо этого, преподаватель может создать на основе записи в расписании неограниченное кол-во записей журнала определенного типа (лекция, семинар, лабораторная работа, практика, домашнее задание и т.д).

В Журнале преподаватель может зафиксировать информацию об оценках, посещаемости студентов и задать домашнее задание.

Создание, удаление, редактирование занятия, а также чат со студентом выглядят так:

Интерфейс студента

Самое важное, что нужно знать студенту — расписание занятий, успеваемость и домашнее задание. По аналогии с интерфейсами администратора и преподавателя, была создана страница просмотра расписания занятий. Немного изменен внешний вид и убран лишний функционал.

На странице успеваемости студент просматривает текущие оценки и средний балл по предметам. Также есть фильтр по семестрам.

Чат-бот

На чат-бота мы возложили пока простые обязанности отправки сообщения об изменении в расписании и отправку сетки расписания по запросу. Можно запросить расписание как на определенный день, так и на всю неделю. Чат-бот, как сервис доступный в чатах портала, автоматом доступен на мобильной версии портала — крайне удобно. Таким образом мы обеспечили простой доступ к расписанию и с мобильных устройств.

Был большой соблазн в качестве иконки чат-бота использовать такое изображение

Но мы не стали, посчитав, что это слишком иронично получится.

Контроль качества

Мы ревностно относимся к результату своей работы, ошибки приложения и проблемы у пользователей при работе с нашим приложением больно ранят наши сердца.

Для обеспечения кардио-безопасности и качественной работы приложения мы применяем комплекс мер.

Сборка и тесты

Мы используем 3 независимых сервера под разработку тестирование и эксплуатацию.

В разработке действует модель git-flow.

Для авто тестирования мы используем codeception, тестируем пользовательские сценарии и api данных с сайта.

Для сборки приложения на staging и production мы используем gitlab-ci, размещая файлы по нужным директориям приложений (у нас их несколько по факту получилось см. выше), запускаем сборку front-end npm run build, composer и авто тесты.

Контроль ошибок

Как бы мы ни старались все покрыть тестами невозможно, всегда найдутся исключительные ситуации. Так или иначе ошибок не избежать. Если их не избежать, то наверняка можно как-то контролировать?

Наверное, все мы привыкли к тому факту, что если на сервере вдруг произошла ошибка, то она записывается в логи и после ее можно диагностировать. Но что делать с ошибками, которые происходят на фронтенде? Все что происходит у клиента, у него и остается. Если ошибка достаточно критичная, то можно узнать о ней, через гневный отзыв клиента. Это явно не наш метод.

Чтобы отлавливать ошибки, которые могут возникнуть в процессе работы «production» приложения, мы используем и жутко радуемся этому сервису https://sentry.io. Данный сервис производит сборку как клиентских так и серверных ошибок. Все ошибки отслеживаются и должны быть зарезолвены.

Бонусом мы настроили интеграцию в slack, так, чтобы в момент возникновения прецедента, в проектном канале появлялось соответствующее уведомление. Благодаря этому мы можем узнать об ошибках раньше, чем будет клиентом создан тикет в системе поддержки,  и оперативно принять меры, если ситуация критическая.

Мониторинг

Для отслеживания состояния production машины используется zabbix. Отслеживаются все основные параметры машины от доступности до использования ресурсов.

Диагностика

При формировании связей сайт — портал, формировании расписания, могут возникнуть конфликтные ситуации, нарушающие целостность данных. Например, может быть ситуация, когда одному преподавателю по ошибке на один и тот же день и одну и туже пару назначают несколько занятий.

Человек — не робот. За всем точно не уследишь. Для решения таких проблем мы собрали экран диагностики «Контроль», в котором разместили в виде чек-листа список проверок и их результат.

Как работает диагностика

Диагностику неплохо бы запускать в ситуациях, которые потенциально могут создать проблемы, например, при формировании расписания. Можно на «месте» делать сразу проверку, но мы применили более гибкое и масштабируемое решение.

Чек-лист контроля мы планировали как расширяемый. Некоторые операции могут быть достаточно ресурсоемкими. Чтобы не блокировать работу приложения диагностикой, используя gearman, отправляем задачу на проверку в очередь, при возникновении «потенциально опасного» события и первом запуске приложения администратора.

В случае ошибки по одному из чеков мы запускаем нашего «злого робота» с настоятельной рекомендацией пройти в раздел контроля.

Диагностику мы не стали выносить в «сборочные» тесты, т.к разработчик может не решить, например, конфликт расписания.

Что мы использовали в работе

С технической точки зрения весь проект достаточно сложный, поэтому к выбору технологий мы подошли основательно. В качестве серверного языка программирования мы решили использовать PHP, в купе с СУБД MySQL. Данная связка очень популярна в мире web-разработки, более того, хорошо известна нашей команде.

Поскольку в основе проекта лежит использование CRM Bitrix 24, то очень много завязано на использовании API портала. Очень часто будет использоваться вызов различных методов, следовательно нужно по максимуму упростить эту часть. Для этой цели мы решили использовать bitrix24-php-sdk, которая предоставляет удобный объектный подход. Заодно немного участвуем в разработке этой бибилиотеки.

Писать на native PHP в 2017 году далеко не лучший вариант, тем более для проекта такого размера. Поэтому нужно было выбрать фреймворк. Из требований — наличие MVC, ORM, миграций и сидов, работа с очередями. Под эти требования подходят много фреймворков Laravel, YII2, Zend, Phalcon и пр. малоизвестные. Мы решили выбрать Laravel, поскольку у нашей команды было больше опыта работы именно с ним.    

С точки зрения фронтенда выбор хорошего инструмента был не менее важен. Мы остановили свой взгляд на связке React/Redux/React Router.

В основе React лежит компонентный подход, что очень нам подходит. Удобно реализовать один компонент и затем многократно использовать его в нескольких местах приложения.

Так, например, было с компонентом для вывода расписания занятий. В общих чертах он одинаков как для студента, так и для администратора и преподавателя. Все отличительные особенности хорошо конфигурируются через свойства компонентов.

Также у React огромное комьюнити и большое число различных реализованных компонентов. Нам очень помог компонент react dnd при реализации механизма переноса занятий.

Для написания стилей мы использовали препроцессор-Less, который существенно позволяет уменьшить количество строк CSS-кода, за счет использования иерархических структур, примесей и переменных.

За сборку проекта у нас отвечает Webpack. На самом деле выбор сборщика был не так принципиален, поскольку каких-то особенных моментов или требований у нас не было.

Заключение

Работая над проектом мы получили опыт, который сложно описать в рамках одного поста. Раскрытие отдельных вопросов разумнее делать отдельными публикациями.

У нас есть некоторый контент-план на ближайшее время, в частности мы хотели бы рассказать и поделиться boilerplate на связке laravel-react-bitrix24 api, который мы сформировали в процессе работы. Если какие-то моменты вызовут интерес у сообщества и их не получится раскрыть в рамках комментариев, мы с радостью поделимся знаниями и опытом в новых материалах.

habr.com

Опыт использования Bitrix24 компанией Notamedia

Сергей Оселедько

Наш собеседник:

Сергей Оселедько

Управляющий партнер интерактивного агентства Notamedia

У нас в гостях интерактивное агентство Notamedia — компания, создающая медиапространство для крупных СМИ и корпоративных медиа и помогающая клиентам говорить с потребителями на одном языке. Управляющий партнер агентства Сергей Оселедько расскажет, как инструменты «Битрикс24» позволяют координировать работу двух офисов компании — в Москве и в Краснодаре.

«Что такое медиапространство? Есть какая-то задача, есть связанный с ней контент. Мы можем придать ему любую цифровую форму (текстовую, аудио, видео, веб-сайт, мобильное приложение, инфографика и т. д.). Потом поместить это в цифровую среду (сайт, мобильное приложение, социальные сети). А затем этот контент донести до целевой аудитории».

Сейчас клиентами Notamedia являются ведущие российские СМИ («Эхо Москвы», «Интерфакс» и другие), крупные корпорации («Евраз», «Ягуар-Лэндровер» и другие), а также государственные учреждения (Правительство Москвы и Московской области, Пенсионный фонд РФ, НАО) и некоммерческие организации.

«Мы гордимся своими проектами. Предмет нашей особой гордости — сайты „Москва, которой нет“ (список утерянных памятников архитектуры) и  „Энциклопедия нашего детства“ (портал для тех, кто родился и вырос в СССР), географический брендинг Ненецкого автономного округа и логотип портала „Горящие головы“. Последний собрал множество наград, вошел в мировые тренды. Мы считаем, нам удался также комплекс проектов для Департамента информационных технологий города Москвы (в этом году мы получили за них две „Премии Рунета“)».

Notamedia регулярно попадает в рейтинги ведущих веб-студий Рунета. Количеству и качеству их наград можно позавидовать: лауреаты Московского международного фестиваля рекламы, «Премия Рунета», «Золотая блоха», «Идея!», «Золотой сайт», Identity: Best of the best, Advision Awards, AdStars и другие.

История компании Notamedia началась в 2004 году. Сначала она была подразделением PR-агентства, затем переквалифицировалась в веб-студию и, наконец, доросла до серьезного агентства. Сделать качественный скачок позволило изменение подхода к работе.

На начальном этапе в компании трудились 15 человек. Царил полный «зоопарк» в методологиях и технологиях: сотрудники пользовались теми инструментами, которые казались им удобными. Из автоматизированных систем использовалась только система постановки задач.

Notamedia искала хорошую CRM. Пробовали порядка трех различных продуктов. Но большой поток клиентов обязывал иметь не просто хорошую, а лучшую систему управления взаимоотношениями с клиентами.

Остановились на «Битрикс24». На тот момент в компании работали уже 25 человек. Notamedia перевели в «Битрикс24» внутренний кадровый документооборот. Для таск-менеджмента в это время еще использовали Redmine.

Компания продолжала расти — качественно и количественно. Было решено открыть офис в Краснодаре.

«Мы не работаем с фрилансерами, а в Москве программисты очень дорогие, поэтому мы открыли офис в Краснодаре, где четыре технических вуза», — поясняет Сергей Оселедько. Произошло распределение: в Москве стали базироваться менеджмент, отдел продаж, digital-отдел, правовой отдел, поддержка клиентов, то есть из столичного офиса стали осуществляться руководство и непосредственный управленческий контроль. В Краснодаре начали трудиться программисты, верстальщики, тестировщики — там закипела основная техническая работа.

В «Битрикс24» перевели управление проектами, начали использовать социальный интранет. При этом продолжали использовать Redmine в качестве системы управления задачами.

«У нас большой опыт увязывания разных инструментов в единое целое. Мы написали „прослойку“ между Redmine и „Битрикс24“, чтобы координировать техническую и проектную работу».

На сегодняшний день Notamedia вышла на количественно-управляемый уровень автоматизации рабочих процессов. Каждый понедельник в Notamedia проводится планерка: руководители производства и проектного офиса распределяют ресурсы агентства.

Каждый новый проект заносится в Redmine, менеджер расписывает по нему задачи, прикрепляет всю необходимую документацию и назначает исполнителей. Это позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов.

В компании Notamedia на сегодняшний момент заняты 80 человек и используется порядка 20 различных KPI.

Так, одним из ключевых показателей эффективности является учет рабочего времени сотрудников. В Notamedia действуют 2 типа учета: дисциплинарный (работники в «Битрикс24» отмечают количество часов, проведенных в офисе) и производственный. Последний ведется через связку Redmain + «Битрикс24». К примеру, дизайнер после планирования ресурсов получает конкретные задачи на неделю, он должен соблюдать дедлайны и отмечать потраченное время в Redmine. А в конце месяца в «Битрикс24» собирается полная картина по всем сотрудникам. При этом Notamedia исходит из принципа: 80% рабочего времени — на коммерческие проекты, 20% — на некоммерческие.

Еще один интересный инструмент — план распределения ресурсов компании. Когда проект поступает в производство, он создается в Redmine и разбивается на логические релизы. После этого данные из Redmine поступают в «Битрикс24», где отображается вся необходимая информация для оперативного управления — прогресс по проекту, рентабельность, количество затраченного времени (с разбивкой на конкретных специалистов) и т.д.

При этом Notamedia распределяет кадровые ресурсы не по часам, а по неделям. В «Битрикс24» создается план загруженности сотрудников на ближайшие неделю и квартал. Он фиксирован и не предполагает оперативной «перекройки».

Таким образом, все задачи по действующим проектам равномерно распределены; видно, когда будет избыток или дефицит сотрудников и на что потрачены деньги. При помощи «Битрикс24» Notamedia сводит воедино всю информацию по проектам: менеджер сразу видит, сколько временных и денежных ресурсов тратится на проект (сколько тот или иной сотрудник должен отработать по данному проекту и сколько уже отработал; сколько клиент уже оплатил и сколько еще оплатит). Это позволяет оценивать, на какой стадии реализации находится проект и является ли он прибыльным.

«Битрикс24» также позволяет оценивать рентабельность работы менеджеров: их качественную и количественную загруженность и полученный результат. Это нужно не для того, чтобы кого-то поощрять или наказывать. Это позволяет формировать систему KPI и прогнозировать загруженность в зависимости от различных ситуаций.

Кроме того, благодаря «Битрикс24» Notamedia удалось внедрить в коллективе эффективную систему мотивации. Каждый месяц выбираются лучшие идеи и сотрудники, а за проступки работникам выдаются желтые и красные карточки. Желтые накапливаются и превращаются в красные. Две красные карточки означают увольнение.

В «Битрикс24» осуществляются все внутренние коммуникации (обсуждаются важные вопросы, хранятся протоколы совещаний, регламенты и т. д.) Notamedia.

Notamedia, как и многие другие компании, на начальном этапе автоматизации сталкивалась с сопротивлением сотрудников, не желавших отказываться от привычных рабочих инструментов. Проблема решилась, когда был написан регламент, в котором объяснили, почему нужно отмечаться в календаре, как различные KPI влияют на заработную плату и т. д.

К примеру, было зафиксировано, что 20% прибыли от конкретного проекта делится между менеджерами и производственными отделами (по 10%). Заработная плата конкретного сотрудника складывается из ставки и бонуса, наличие или отсутствие которого зависит от показателей KPI.

Кроме того, Сергей Оселедько использует мобильный клиент «Битрикс24».

«Я много рабочего времени провожу в поездках и на встречах — мне не хватает расширенного функционала мобильного приложения „Битрикс24“. Есть база — все контакты под рукой, можно просматривать задачи и документы, но пока это не очень дружелюбный инструмент».

Сергей Оселедько говорит, что Notamedia использует практически все инструменты, предлагаемые «Битрикс24». Через него осуществляется управление почти всеми процессами, даже биллингом и бухгалтерией. К примеру, аккаунт-менеджер нажатием одной кнопки запускает бизнес-процесс и выписывает счет, а курьеры получают пропуска через систему электронных заявок.

«Мы оцифровали все».

В агентстве Notamedia считают, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Однако по мере роста компании в ней появляется реальная необходимость — нужен простой и стабильный инструмент для обратной связи.

Всего за 3 года оптимизации рабочих процессов Notamedia удалось совершить качественный скачок в работе и стать одним из ведущих интерактивных агентств Рунета.

Notamedia — интерактивное агентство по разработке интернет-проектов. Специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на качественной визуальной коммуникации брендов. Член Ассоциации интерактивных агентств (АИА) и Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК).

Миссия: создание медиапространства.

Хотите внедрить подобный опыт на своем предприятии?

Зарегистрируйтесь на портале «Битрикс24»

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Получайте свежие истории по почте

bitrix24.lifehacker.ru

Битрикс24 — начало работы и регистрация

Многие слышали и читали про Битрикс24 — как про корпоративный портал, как про бесплатную CRM или как про систему управления проектами. Все это так, однако еще не все начали с ним работать. Естественное нежелание разбираться с еще одной программой может заставить отложить близкое знакомство даже с полезным сервисом.

Однако в случае с Битркс24 все обстоит гораздо проще — более 80% его новых пользователей ни разу не заглядывали в описания. Это просто не нужно — наглядность и логичность интерфейса позволяют использовать систему сразу, без изучения инструкций и руководств.

Просто перейдите по этой ссылке, введите свой e-mail и уже можете работать. Это самый быстрый и легкий способ попробовать Битрикс24 и понять, какие функции вам нужны и в каком объеме. Причем этот опыт для вас ничего не стоит, так как бесплатный тариф включает в себя работу 12 сотрудников!

Регистрация в Битрикс24 позволит начать работать на бесплатном тарифе (тариф «Проект») облачной версии. Вам уже будет доступно множество функций для полноценной работы.

Множество функций, но не все — если Ваш бизнес потребует расширенных возможностей или работы большего количества пользователей, достаточно просто перейти на один из трех платных тарифов: «Проект+», «Команда» или «Компания».

Последний тариф — «Компания» включает в себя весь возможный функционал Битрикс24, включая учет рабочего времени, бизнес-процессы и неограниченное количество сотрудников, а стоит всего 10 990 р./месяц. Его можно бесплатно активировать на 30 дней, чтобы попробовать весь облачный функционал и понять — нужен ли вам платный тариф и какой именно.

Краткая информация по облачным тарифам Битрикс24

Как упоминалось выше, при численности сотрудников до 12 человек, использование Bitrix24 обойдется вам бесплатно. Этот тарифный план называется «Проект». Кроме него сервис предлагает еще три платных тарифных плана, каждый из которых рассчитан на собственного потребителя:

Коробочная версия Битрикс 24

Название коробочной версии связано с тем, что Вы приобретаете отдельный программный продукт, который продается «в коробке». При таком богатстве функций в облачных тарифах, может возникнуть вопрос – зачем нужна еще и коробочная версия? Однако многим компаниям совершенно очевидно, что полный контроль над программным обеспечением и возможность его дорабатывать под свои бизнес-задачи стоят дополнительных вложений.

Преимущества коробочной версии 

Недостатки коробочной версии просты — нужно ее устанавливать, настраивать и делать резервные копии. Кроме того, чтобы не работать на морально устаревшей системе, требуется ежегодно продлевать лицензию — это дает право пользоваться обновлениями.

Редакции «коробочной» версии

Битрикс24 — с чего начать

После того как Вы зарегистрировались в «облаке», пригласите в Битрикс24 сотрудников и распределите между ними права работы в системе. Уже через 3 минуты Вы сможете вести задачи и проекты, общаться в чате, ставить задачи и вести клиентов, а также применять остальной функционал.

Bitrix24 — секретарь, помощник, аналитик, табельщица и инспектор по кадрам одновременно. Зарегистрируйтесь в нем, начните работать, и вы увидите, насколько успешнее станут ваши продажи и проще ваша жизнь.

Если у вас остались вопросы — обратитесь к нам по номеру телефона: +7 (812) 363-17-87.

www.stekspb.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта