ГлавнаяБитриксБитрикс документооборот

Документооборот в корпоративном портале 1С-Битрикс и требуется ли СЭД. Битрикс документооборот


Электронный документооборот в Битрикс24

«Битрикс24» - это не только электронный оборот документов

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Бесплатно и неограниченно!

www.bitrix24.ru

Битрикс24 документооборот

Офисное делопроизводство требует много времени и сил, но в итоге большое количество бумаг теряется, пылится в архиве, оказывается лишними, а при необходимости найти нужный документ становится сложно. Чтобы избежать таких проблем, достаточно использовать в работе систему документооборота Битрикс24, которая значительно облегчит решение канцелярских задач любого масштаба.

Система Битрикс24.Документооборот позволяет создать электронный офис, способный выполнить всю бумажную работу за Вас. Удобное управление и широкий функционал делает программу электронного документооборота незаменимой для любого бизнеса.

Электронный документооборот Битрикс24 позволяет пользоваться следующими возможностями:

Вся документация хранится согласно высоким стандартам безопасности системы Битрикс24, поэтому Вы можете быть спокойны за сохранность Ваших корпоративных данных. С документооборотом Битрикс24 Вы навсегда освободитесь от бумажных завалов.

Тарифы

Знакомство с Битрикс 24

Тарифы

b24portal.ru

Электронный документооборот Битрикс24 - быстро и надежно

Электронный документооборот Битрикс24

Электронный документооборот – для чего он нужен и как помогает в работе компании?

Система электронного документооборота или ЭДО предназначена для улучшения производительности компании, уменьшения затрат на расходные материалы и увеличения эффективности работы сотрудников компании.

Прежде всего, стоит отметить, что внедрение подобной системы мгновенно скажется на удобстве работы, как с внутренними документами компании, так и с внешними – договоры и счета на оплату товара или услуг. Электронный документооборот позволяет избавить сотрудников компании от рутинных обязанностей и направить их усилия на более продуктивные занятия, а внутреннюю логистику по документам система ЭДО возьмет на себя. При правильной настройке такая система будет автоматически отправлять договоры, выставлять счета клиентам, оплачивать счета и помогать при согласовании документов внутри компании. Это лишь малая часть ее возможностей.

Одной из лучших систем ЭДО на рынке является электронный оборот документов Битрикс24. Рассмотрим подробнее некоторые возможности данной системы.

Электронный документооборот Битрикс24.

Приведя в пример несколько задач, с которыми может столкнуться современная компания, ниже мы рассмотрим некоторые возможности системы электронного документооборота Битрикс 24, которые смогут помочь вашей компании стать лучше и современнее.

Отказ от печати документов.

Данная система сможет уменьшить количество печатных документов служащих, как для внутреннего, так и для внешнего пользования компанией. Больше не нужно распечатывать кучи бумаг и хранить их в огромных архивах, а при поиске определенного документа перерывать весь архив компании и вспоминать где хранится тот или иной договор, или счет. Это позволит освободить место в офисе и значительно сократить расходы на копировальную технику и расходные материалы на нее.

Вы сможете создать электронный архив, где будут храниться все документы, и любой из них будет легко доступен в считанные мгновения. Система будет сама фиксировать все входящие документы, заносить их в соответствующие папки и оповещать сотрудников, давая им необходимые доступы. В системе предусмотрено несколько сценариев делопроизводства и алгоритмов.

Кроме всего этого можно настроить бизнес процессы для оплаты счетов, заявлений на отпуск или оформлять заявку на выдачу наличных.

Полная организация системы внутреннего документооборота в компании.

Электронный оборот документов Битрикс 24 позволит наладить полный внутренний документооборот компании. Это сократить время на принятие или согласование подготовку любых документов, управленческих решений, а также сможет повысить уровень защиты ваших внутренних документов. А чтобы найти нужный документ, достаточно набрать имя сотрудника, контрагента или заголовок документа в поиске.

Полный контроль оборота документов компании.

Согласование документов без бумажных копий – это легкий способ сделать компанию гибкой, а внутреннюю политику быстрой и легко подстраивающейся под рынок и внешние условия. Возможность полного контроля любого документа на всех его циклах. Создание процессов для автоматической обработки письма или документа. Система сама будет вести его по всей цепочке для согласования, а тому, кто инициировал это согласование останется только следить за теми, кто еще проверяет файл и теми, кто его одобрил.

Совместное редактирование и утверждение документов.

Система позволяет работать с документом группой и совместно его редактировать. Раньше при создании проекта договора приходилось ждать сотрудника, работающего с документом. При внедрении Битрикс24 это неудобство уходит в прошлое. Вы сможете одновременно вносить правки в договор, а контроль версий будет отслеживать, и сохранять различные версии документа с возможностью вернуться к ним. Это снижает риск утери части или всей информации, и увеличивает скорость и качество работы.

Кроме всего прочего данный будут постоянно доступны, для этого достаточно будет просто выйти в Интернет.

Все возможности электронного документа оборота в одной системе.

Электронный документооборот Битрикс24 продуман до мелочей и в современных реалиях просто обязан быть частью любой компании.

Если в вашей компании еще нет этой системы, и вы хотите ее внедрить в свой бизнес – обращайтесь к нам! Электронный оборот документов – малая часть из возможностей данной системы. Мы быстро и качественно проведем все работы, и вы останетесь, довольны результатом пользования данной системой.

Оставьте ваши контакты и мы свяжемся с вами:

bitriks-24.ru

Документооборот в корпоративном портале 1С-Битрикс и требуется ли СЭД

СЭД в карман тренд "number one"

СЭД в карман тренд number one

СЭД в карман тренд "number one" Сафаров Владимир, 1С-КПД «Рынок СЭД: новые тренды», 27 ноября ООО «1С-КПД» внедряем 1С:Документобоот 1С:Документооборот Тройная автоматизация Учет документов и файлов Совместная

Подробнее

Внедрение Корпоративного портала. Опыт Fusion

Внедрение Корпоративного портала. Опыт Fusion Внедрение Корпоративного портала Опыт Fusion 1С-Битрикс:Корпоративный портал работает. Но Проблемы при внедрении Неопределенная цель внедрения Недопонимание персонала и сопротивление изменениям Сроки внедрения

Подробнее

1С-Битрикс: Корпоративный портал

1С-Битрикс: Корпоративный портал 1С-Битрикс: Корпоративный портал Редакция «Корпоративный портал» позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании и управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для их исполнения. Управляйте

Подробнее

1С-Битрикс: Корпоративный портал

1С-Битрикс: Корпоративный портал 1С-Битрикс: Корпоративный портал Редакция «Корпоративный портал» позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании и управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для их исполнения. Управляйте

Подробнее

Как автоматизировать ЭДО

Как автоматизировать ЭДО Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года Как автоматизировать ЭДО Александр Безбородов Руководитель разработки 1С:Документооборота Фирма «1С» Как автоматизировать ЭДО 1. Внедрите 1С:Документооборот 2.

Подробнее

1С-Битрикс: Энтерпрайз

1С-Битрикс: Энтерпрайз 1С-Битрикс: Энтерпрайз Редакция «Энтерпрайз» предназначена для компаний с несколькими офисами, филиалами или компаний, объединенных в холдинги, которым необходимо обеспечить каждую из структур своим корпоративным

Подробнее

Телефон: +7 (4942) , сайт:

Телефон: +7 (4942) , сайт: Телефон: +7 (4942) 500-219, email: [email protected], сайт: www.splash-studio.ru ПОЛНОЕ СРАВНЕНИЕ ТАРИФОВ БИТРИКС24 (цветом выделены колонки тарифов «в коробке», без выделения облачная версия) Тариф

Подробнее

+7(495)

+7(495) Софт-Юнити «Софт-Юнити» с 2007 года занимается комплексной автоматизацией предприятий на базе программ «1С» и «1С-совместимых» решений. Проектное внедрение Продажа программ «1С» Обслуживание программ «1С»

Подробнее

«Битрикс24»: Социальный интранет в облаке

«Битрикс24»: Социальный интранет в облаке Простое решение сложных проблем в продукте Bitrix 24 «Битрикс24»: Социальный интранет в облаке Матимекс Проджектс Сертифицированный партнер «1С- Битрикс» Что такое «Битрикс24»? Сервис объединяет преимущества

Подробнее

«1С:Документооборот 8». КОРП

«1С:Документооборот 8». КОРП «1С:Документооборот 8». КОРП Что такое СЭД Подписание/ утверждение Создание документа Регистрация Хранение Исполнение Аналитика Что дает использование СЭД Ускорение процесса обработки документов Укрепление

Подробнее

Формула «CRM-Бизнеса» Слайд: 1

Формула «CRM-Бизнеса» Слайд: 1 Система Управления документооборотом DocsVision i 4.5 www.docsvision.com Слайд: 1 О продукте Формула «CRM-Бизнеса» Предыстория компании: В 1998 году в компании Digital Design группа разработчиков под руководством

Подробнее

Замена Documentum на Docsvision

Замена Documentum на Docsvision Замена Documentum на Docsvision Практический опыт ГУП «ТЭК СПб» Макарова Людмила Юрьевна начальник управления ГУП «ТЭК СПб» Чернышев Алексей Сергеевич эксперт Департамента корпоративных систем Digital

Подробнее

«Битрикс24»: Социальный интранет в облаке

«Битрикс24»: Социальный интранет в облаке «Битрикс24»: Социальный интранет в облаке Что такое «Битрикс24»? Сервис объединяет преимущества классических рабочих инструментов и социального формата коммуникаций: управление задачами и проектами общие

Подробнее

ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО

ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО Исполнение Информационные технологии 1С:ERP Управление предприятием 2.0 1С:документооборот КОРП ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО Сыпало Константин, эксперт Развитие информационных технологий привело

Подробнее

РАЗРАБОТКА ПЕРВОКЛАССНЫХ ВЕБ-САЙТОВ

РАЗРАБОТКА ПЕРВОКЛАССНЫХ ВЕБ-САЙТОВ РАЗРАБОТКА ПЕРВОКЛАССНЫХ ВЕБ-САЙТОВ ЗОЛОТОЙ ПАРТНЕР ТОО «CIRCUS SPF» Золотой сертифицированный партнер 1С-Битрикс «Золотой сертифицированный партнер обладает большим опытом разработки веб-проектов, в том

Подробнее

Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года

Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года 1С:Управление холдингом, 1С:ERP и 1С:Документооборот Интеграция информационных потоков в кросс-системных архитектурах холдингов Александр Безбородов Руководитель

Подробнее

Эффективные коммуникации в аренду

Эффективные коммуникации в аренду Эффективные коммуникации в аренду Инструменты для повышения эффективности бизнес процессов Elisa Virtual Meeting Elisa Collaboration Tools Функции программы MS Live Meeting Возможность совместной работы

Подробнее

+7 (916) lab-dev.ru

+7 (916) lab-dev.ru О ЛАБОРАТОРИИ Мы веб-студия, разрабатывающая проекты любой сложности. Наша команда имеет большой опыт в создании сложных проектов - сайтов, порталов, а также мобильных решений. Кроме того мы оказываем

Подробнее

Коммерческое предложение

Коммерческое предложение Коммерческое предложение от 25.06.2016 Коммерческое предложение «ВОЗМОЖНОСТИ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА», «ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА» БИТРИКС 24 от X5 STUDIO Алексеева Юлия Генеральный директор Тел.:

Подробнее

Корпоративная информационная система МБИ

Корпоративная информационная система МБИ Корпоративная информационная система МБИ Модули системы электронного документооборота и поддержки учебного процесса Тазетдинов Андрей Дамирович к.т.н., директор Центра информационных технологий МБИ, [email protected]

Подробнее

Веб-портал и корпоративный портал

Веб-портал и корпоративный портал 16 Попробуем для начала понять, что за «зверь» такой этот корпоративный портал Определение Первое определение корпоративного информационного портала было дано Кристофером Шайлаксом и Джулией Тилман (Shilakes

Подробнее

Достижения и сложности

Достижения и сложности Валентин Черепащук Руководитель Департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI Переход на 1С:Документооборот в компании QIWI. Достижения и сложности О компании QIWI QIWI ведущий платежный

Подробнее

Портфолио работ GENKOM.ru

Портфолио работ GENKOM.ru Портфолио работ GENKOM.ru Сайты... 2 http://savva-r.ru/... 2 http://orodoro.ru/... 2 http://remontix-rus.ru... 3 http://ultima-rus.ru... 3 http://penosil.ru... 4 http://aq.ru... 4 http://invitro.ru http://invitro.ua

Подробнее

docplayer.ru

Бизнес процесс создания и движения документа в Битрикс24. Входящие документы

Типовые бизнес-процессы в облаке. Входящие документы.

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

 2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

  1. Счёт на оплату
  2. Заявление на отпуск
  3. Заявление на командировку
  4. Входящие документы
  5. Исходящие документы
  6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Входящие документы присутствуют во всех сферах деятельности, на всех предприятиях. Без этого не функционирует ни один бизнес. Подчас поток входящей корреспонденции достигает такого объема, что справиться с ним не удаётся. Возникает путаница с тем, кому адресовать конкретных пришедший документ и что с ним делать. Документ откладывается. Возникает цейтнот. Бизнес не отвечает вовремя на входящие запросы и может наступить угрожающий момент для бизнеса в целом.

Автоматизация бизнес-процесса обработки входящих документов призвана решить эту проблему раз и навсегда с использованием типового бизнес-процесса «Входящие документы» системы Битрикс24.

 2.1. Входящие документы. Настройки

Захожу в раздел, где указан бизнес-процесс – «Входящие документы».

Внизу расположен список зарегистрированных входящих документов с указанием атрибутов и прикрепленных электронных сканированных копий.

С помощью фильтра можно управлять отображением списка.

Для примера я отобразил фильтр по двум полям – «Дата документа» и «Требуется ответ». Фильтр можно создать с использованием любой комбинации из всех полей документа, а также сохранить для последующего использования.

Таким образом, никакой, даже самый большой объем входящих документов не будет являться для вас проблемой.

Кроме того, создавая разделы (с помощью кнопки «Управление разделами») можно создавать иерархическую структуру папок и распределять корреспонденцию по ним, введя свой порядок в структуре.

Сам типовой бизнес-процесс распределения входящей документации довольно прост, по сравнению с другими. Однако, в вашей организации, это может оказаться не так, для чего есть кнопка «Бизнес-процессы», где существующий процесс можно легко отредактировать в дизайнере.

Кроме того, вы сможете создать еще сколько угодно бизнес-процессов и запускать их в зависимости от типа приходящей документации. Соответственно и маршрут входящего документа будет разным изначально, да и в дальнейшем он будет зависим от той логики, которая будет заложена в бизнес-процессе с помощью функциональных блоком, параметров, констант и переменных.

В разделе «Настройка процесса» можно настроить поля процесса. Таким образом вы можете полностью кастомизировать бизнес-процесс обработки входящих документов.

У некоторых может возникнуть вопрос. А что тогда даёт типовой бизнес-процесс, если его надо настраивать? Как практик, я легко отвечу на это. Делать бизнес процесс, начинаю с чистого листа или делая тоже самое, имея перед собой проработанный и имплементированный бизнес процесс, может быть не на 100% подходящий, – это, как говорят в Одессе, «две большие разницы». Попробуйте.

Итак, типовой бизнес-процесс «Входящие документы» Битрикс24 настроен. Как он работает?

 2.2 Входящие документы. Создание и движение документа

Перехожу в раздел «Процессы» и выбираю «Входящие документы». Появляется список документов, которые мы уже видели выше. Нажимаю на кнопку «Добавить элемент» и заполняю поля.

В качестве «Кому адресовать» выбираю самого себя для тестирования процесса.

После нажатия на кнопку «Сохранить» получатель увидит уведомление в верхнем правом углу интерфейса системы.

Кроме того, в нижнем правом углу появится информация об уведомлении, так что пользователь пропустить событие не должен.

Информация появится также в живой ленте, поскольку соответствующий чекбокс в процессах был установлен в положение «включено».

Прямо из живой ленты можно приступить к работе над документом, нажав на соответствующую кнопку.

Ещё один элемент интерфейса, который даст информацию о том, что происходит – это раздел «Бизнес-процессы». Всё потому, что бизнес процесс создал Задание. Все задания по бизнес-процессам собираются в этом разделе в список.

Из списка также можно приступить к выполнению. Вот как это выглядит.

Таким образом и происходит работа над входящими документами с использованием типового бизнес-процесса «Входящие документы»..

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.

Подписывайтесь на наш канал на YOUTUBE и смотрите самые свежие видеоуроки по работе с CRM Битрикс24 и многое другое.

Отзывов пока никто не оставил. Вы будете первым.

pinall.ru

Документы и файловое хранилище в Битрикс24

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство управления информацией в компании. Какую форму может иметь информация? Как правило, это личные сообщения (в том числе задачи), тексты с картинками и старые добрые файлы. Вообще в работе с файлами прогресс идет медленнее всего. Сколько поколений систем сменилось, а тонны файлов по-прежнему висят тяжким балластом на корпоративных серверах. Корпортал не сделал чуда в работе с файлами, однако многие важные операции могут стать проще, прозрачнее, понятнее.

Сегодня поговорим о файлах, доступе к ним, общих и частных файловых хранилищах. Скажем даже страшное и манящее слово «документооборот». Корпортал в этой части удобен и секретарше, и управленцу, и ИТ-специалисту.

Итак, продолжим: документы и файловые хранилища.

Почему файловые хранилища это важно

Как есть?

У вас много файлов. Это не вопрос, это факт. С ростом объемов жестких дисков и низкой ценой на них мы как-то незаметно перестали что-либо удалять. «На всякий случай», «пусть полежит пока» -- у вас на личном компьютере несколько десятков гигабайт старых архивов, когда-то любимых игр, нечитанная документация, неразобранные фотки с отпуска и прочий хлам. Ровно так же происходит в той части корпоративного сервера, которую добрый сисадмин отвел для хранения общих документов. Для более простого резервирования и восстановления порядка узаконен бардак. Почти никогда в организациях не борются с копиями. Очень редко ставят квоты (скажем, не более 1 Гб на сотрудника). Такие файловые хранилища удобны и привычны. Файлопомойка – как старые джинсы. Не жмет, комфортно, но слегка стыдно и есть ощущение, что надо иначе.

Как надо

Конечно, голубая мечта директора и главного ИТ-шника – чтобы был полный порядок. Каждый файл нужен, актуален и имеет архивные копии. Сотрудникам выданы именно те доступы, которые им нужны. Файловое хранилище защищено от вирусов и злоумышленников. Эта мечта хороша и правильна, но достигать ее только через внедрение корпоративных информационных систем вряд ли получится, нужно еще и перестраивать процессы, а это крайне болезненно.

Тенденции

Главное – все уходит в облака. Гиганты отрасли один за другим запускают облачные сервисы хранения и управления файлами, компании стремятся к хорошо защищенному доступу из любой точки мира с хорошими скоростями и с минимальной ценой владения. Каждый может эту тенденцию ощутить на себе. Например, недавно я понял что уже с год не обращаюсь к жесткому диску ни на своем компьютере, ни на общем сервере. Все нужные мне документы лежат в интернете. В почте, в корпортале, в Google Docs. Моя личная файлопомойка изжила себя.

Корпортал

Корпортал подобен облаку. Все крутится в нем, у сотрудников только самые обычные программы, которые есть везде. К Новому году Битрикс собирается запустить собственный облачный ресурс, так что можно будет все инфраструктурные вопросы переложить на компанию-разработчика.

Корпортал может сохранить удобство привычных инструментов и устранить их неприятные недостатки. Итак, что вам даст перевод файлов в корпоративный портал: • Доступ не только из головного офиса, но также из филиалов, из дома и даже в командировке. Везде где есть интернет, будут и ваши файлы. • Поиск по офисным документам, текстовым и pdf-файлам. • Автоматически ведется история изменений файлов. • Файлы можно обсуждать прямо в корпортале • Ваш привычный сценарий работы с файлами будет сохранен: все папки с файлами, размещенные в корпортале, можно подключить в Windows как сетевые диски.

Идеология

В корпортале изначально есть три вида документов (по способу доступа). Это общие документы (доступные всем), документы рабочих групп (доступные участникам групп) и личные документы (доступные одному человеку).

Можно создать хранилище документов (оно еще называется библиотекой) с доступом для любых выбранных вами людей. Об этом поговорим далее.

Если на компьютере с Windows включена служба «веб-клиент» (в корпортал входит файл, который ее включает), то можно любую библиотеку документов подключить как сетевой диск. Есть возможность открытия документов на редактирование прямо в корпортале без скачивания себе. Можно заблокировать общий файл для редактирования и быть уверенным что одновременно с вами никто файл не изменяет. Можно прописать сценарий документооборота для файла и запустить последовательную работу нескольких сотрудников над ним. Можно искать по содержимому pdf и офисных документов. Действительно удобно, особенно для больших объемов файлов. Ищет быстро. Все это обещано рекламой Битрикса и все это работает.

Пройдемся по пунктам.

Общие документы и документы рабочих групп

Основные возможности файлового хранилища покажу, как всегда, на нашем собственном примере.

Что можно? Создавать папки, закачивать файлы (записывается, кто и когда загрузил версию, старые версии тоже хранятся), обсуждать, задавать описание, выполнять обычные файловые операции в браузере. Обратите внимание на строку с кнопками «Загрузить», «Создать папку» и т.п. Под ссылкой Сетевой диск доступно описание подключения папки в свою операционную систему как диска. В разделе «Еще» предлагается скачать плагин для Firefox для редактирования файлов в портале. Помощь содержит страниц 10 описания того, как это все работает. Много? Нет, приятно что постарались и расписали. Меньше возни сисадмину.

Сетевые диски и веб-папки

Браузер – хорошо, но все же неудобно. Лучше файловым менеджером или проводником – кто как привык.

Подключим веб-папку.

Можно выполнять все привычные файловые операции, закачивать и редактировать файлы. Все действия через веб-папки корпортал записывает как изменения от вашего имени, как будто вы работали в браузере.

Создаем свое файловое хранилище. Настройка доступа

Допустим, вам нужно дать доступ к техническим документам людям из разных служб. Можно сделать рабочую группу, пригласить в нее нужных людей и воспользоваться ее разделом «Файлы». Будет работать. А можно создать свое собственное файловое хранилище. Это сложнее, но интереснее и более гибко. При создании файлового хранилища вручную можно проще и быстрее настроить хитрую систему доступов к файлам, чем через рабочую группу. Итак: через рабочую группу – просто, быстро, в 2 клика, все-по умолчанию. Настройка файлового хранилища «руками» - для любителей тонкой настройки и умного администрирования. Покажу общую последовательность действий. Поехали. На первой картинке в этой статье есть кнопка «Добавить библиотеку» Вводим название, переводит на английский язык Битрикс сам.

Если «Ограничить доступ к разделу (не публиковать)», то ссылку на хранилище будут видеть только указанные вами группы пользователей. На следующем экране настраивается место в меню корпортала, где будет опубликована ссылка.

Самое интересное – на третьем экране. Если в пункте «источник данных» выбрать «физическая папка на диске», то сразу можно задать доступ к верхнему уровню хранилища.

Но это не главное. После создания хранилища я могу через файловый менеджер Битрикса указать доступ к каждой папке индивидуально. Эти доступы будут наследоваться сверху вниз и заменяться для внутренних папок, если для них настроено отдельно. Посмотрите, в разделе «Техническая документация» я создал два подраздела «Клиентам» и «Программистам» (Корзина-Trash создается автоматически). Для каждого подраздела можно вызвать окно с настройкой доступа для него.

Для каждой группы пользователей можно указать свой доступ.

Это гибко, универсально, но требует от внедренца хорошего понимания смысла происходящего.

Мы пользуемся этим приемом для настройки больших файловых хранилищ в компаниях, где очень много различных видов доступа и на каждый случай делать рабочую группу непрактично.

Правим на месте

Хранилище сделано, файлы скопированы, доступы даны. Надо работать. Скачивать себе файлы и закачивать их назад, разумеется, крайне неудобно.

Неудобно – это слабо сказано. У обычного офисного персонала просто взрывается мозг при попытке понять почему «Загрузить» - это с компьютера в корпортал, а не наоборот и почему файл нужно редактировать локально и потом закачивать. Эти простые вопросы и их обсуждение у клиентов показывают, как подобная мелочь может сорвать внедрение продукта.

Но решение есть, и им надо пользоваться. Если сотрудники пользуются MS Internet Explorer (обычно так и бывает, хотя продвинутый народ испытывает к этой программе ненависть), то все просто. Документ открывается без скачивания на компьютер.

Для продвинутых тоже все готово: после установки расширения (оно есть в Битриксе) Mozilla Firefox умеет редактировать документы без скачивания.

Выглядит как и в IE, субъективно работает намного быстрее. Ткнул – открылось.

Что важно – можно не ломать логику конечного пользователя. Ведь бухгалтеру, главному технологу или девочке из отдела маркетинга могут быть непонятны и чужды устремления руководителя и автоматизатора, они вполне могут встретить новую программу в штыки. Хороший прием: сказать что корпортал это такой новый проводник. Не я придумал, в одной компании спросили: ну то есть это как проводник, да? Любите и уважайте простого пользователя, и будет вам счастье.

Доступ из любого места, блокировки, история и обсуждения

Корпортал – это сайт. То есть его можно выложить в Интернет и он будет доступен из любого места, подключенного к глобальной сети. Факт простой, но от того не мене приятный. Ваши файлы, размещенные как написано ранее, теперь доступны сотрудникам отовсюду. Дополнительный трафик, который вы потратите при работе с документами, в 21 веке обычно почти бесплатен, а вот время сотрудников стоит все дороже и дороже.

Блокировки. Интересно и просто реализован в корпортале учет занятости документа. Например, если вы уже редактируете документ, повторно его открыть нельзя ни вам, ни кому-нибудь другому.

Версии. Корпортал хранит историю версий документа, и это очень удобно.

На вкладке «Обсуждение» у каждого файла есть возможность оставлять мнения и комментарии. Это удобно, если в компании часто несколько человек работают над файлом.

Документооборот

Документооборотом называют внедрение маршрутов прохождения документов в организации, когда автоматизированы основные действия и все процессы идут сами без курьеров, потери бумаг и лишней бюрократии. Корпортал умеет организовывать документооборот по любым последовательным сценариям для страниц сайта. Как это делается. Надо прописать маршруты документов. Маршрут – список статусов. Например: Черновик, Готов, Опубликован.

Эти статусы можно создать в разделе Документооборот панели управления корпорталом. Для каждого статуса задаются права сотрудников: кто может переводить в этот статус и кто может читать документ в нем.

Таким образом и задаются сценарии (маршруты) документооборота. В документообороте могут участвовать страницы сайта, то есть файлы, физически размещенные в каталогах. Более сложные сценарии доступны с использованием модуля «Бизнес-процессы», о котором мы еще поговорим.

Как внедрять?

Мысленно вижу себе читателя, который после просмотра этой большой статьи думает: эх, красота! А как мне это запустить? Ведь у меня так все сложно, часть файлов хранится локально, часть на сервере, а еще мы DropBox пробовали внедрять, а как же моя безопасность и прочее и прочее. Это правильный и совершенно нормальный подход перед внедрением – все продумать. Расскажу как это делаем мы. Как, в какой последовательности, с какими паузами. 1. Загрузка пользователей, оргструктура и настройка групп (см статью про оргструктуру). Делает внедренец или сам заказчик. 2. Прописывание иерархии файловых хранилищ и доступов к ним. Нужно убедиться что вы, сотрудники и внедренцы понимают эти доступы одинаково. По возможности надо структуру упростить, перевод на корпортал – самое время для упрощений. Делает заказчик, обсуждает с внедренцем. 3. Оценить объем файлов, режим доступа к ним, посчитать время и деньги. Принять решение что переносить в портал, а что оставить локально или на других ресурсах. Решить где устанавливать корпортал: в офисе или в Сети на хостинге или выделенном сервере (зависит от того, кто: внешние люди или сотрудники и как: из дома или только с рабочего места, будут иметь доступ). Делается совместно. 4. Настроить файловые хранилища. Делает внедренец по разработанной на предыдущем шаге схеме. 5. Протестировать файловые хранилища на предмет правильных доступов для всех групп пользователей. 6. Скопировать файлы. Это не надо делать штатными загрузчиками корпортала, файлы нужно загрузить по FTP или другими способами. Информация о правах доступа хранится отдельно от прав операционной системы, и проблем не будет. 7. Проверить работу у пользователей, внести изменения в реестр, установить расширения для браузеров, побороться с файрволом, если он есть. 8. Все еще раз проверить. Полная настройка файловых хранилищ в зависимости от сложности доступов и объемов хранения занимает от нескольких часов до нескольких десятков часов.

Проблемы и решения

Хотелось назвать этот раздел «Ложка дегтя» или «Холодный душ для внедренца». Я много говорил о том, как все прекрасно работает. Поговорим о проблемах. 1. Сетевые диски удается подключить не сразу и не в любой версии Windows. Требуется добавлять ключи в реестр, перезапускаться, ждать. Решаемо, но требует возни и времени специалиста. Везде, где мы внедряли, вопрос был решен. 2. Иногда сетевые диски работают медленно. Медленно входит в папки. Замечено, что это связано с русскими именами папок, зависит от версии операционной системы. Лечится сменой способа подключения (сетевой диск заменить на веб-папку) 3. Многократная авторизация. При подключении к документам и сетевым дискам Windows, особенно при включенной на максимум защите и безопасности, спрашивает пароль доступа к корпорталу от 1 до 5 раз. Лечится внимательным чтением документации Битрикса, настройкой безопасности, отключением некоторых специфических параметров в самом корпортале. Всегда удается свести к единственной авторизации. 4. Индексация PDF. PDF-ки бывают разные, и при сочетании нестандартной для индексатора кодировки и Glyph-шрифтов русские слова в PDF-файлах корпортал не индексирует. Это серьезная проблема, мы столкнулись с тем что 70% файлов у нашего клиента были именно такие. Битрикс и даже разработчик утилиты-индексатора решить вопрос не помогли, но мы справились.

Резюме

Корпортал позволяет завести файловое хранилище и организовать удобную работу с документами в единой информационной среде. Файловое хранилище нужно не всем компаниям, однако небольшие фирмы начнут ими пользоваться без всякого внедрения, а крупные и специфические с помощью специалистов решат все вопросы. Файловые хранилища – полезны. Работа с файловыми хранилищами поддерживается всеми редакциями 1С-Битрикс24.

Оцените статью:

Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

www.intervolga.ru

Электронный документооборот в Битрикс24

«Битрикс24» - это не только электронный оборот документов

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Бесплатно и неограниченно!

www.bitrix24.by

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта