Cоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24. Битрикс 24 входящие документы
Электронный документооборот в Битрикс24
-
На поиск нужных бумаг уходят часы, а на согласование - недели. Часть документов пропадает неизвестно куда… Эти проблемы легко решить с помощью программы электронного документооборота «Битрикс24».
-
Зачем отказываться от распечаток?
Когда распечаток сотни, начинается путаница. Стоит один раз отвлечься и положить лист не в ту папку... Одна ошибка способна убить половину рабочего дня, пока вы ищете нужную бумагу по лоткам и ящикам. Внедрение электронного документооборота в компании позволит вам снизить затраты на бумагу, расходные материалы принтеров и копиров, освободить место в офисе.Создайте электронный архив документов и переложите рутинное делопроизводство на «Битрикс24». CRM сама зафиксирует входящие файлы, занесет их в соответствующие папки, оповестит сотрудников и предоставит им доступы. В «Битрикс24» предусмотрены несколько алгоритмов делопроизводства. С ними руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия и присваивают права.
Кроме этого, шаблоны «Битрикс24» позволяют создать бизнес-процесс на оплату счета, оформить заявку на выдачу наличных, заявку в отпуск или командировку.
-
Организация документооборота
«Битрикс24» поможет сократить время на подготовку и редактирование документов, увеличить скорость принятия управленческих решений, повысить уровень защиты информации и исполнительскую дисциплину.И главное, вам не придется рыться в бесконечных папках и стопках бумаг! Теперь, чтобы найти счет или письмо, наберите заголовок, контрагента или сотрудника в поле «поиск».
-
Контроль документооборота
Система управления электронными документами организует согласование без бумажных копий. Вам не придется бегать по кабинетам, чтобы собрать нужные подписи. «Битрикс24» позволяет контролировать каждый этап жизненного цикла договора или письма. Запустите бизнес-процесс на обработку файла и займитесь другими делами. «Битрикс24» сама «протолкнет» его по цепочке согласования. Инициатору остается справляться, кто уже одобрил файл, а кто еще проверяет.При необходимости используйте сценарии согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п.
-
Совместное редактирование
Типичный случай: группа сотрудников работает над проектом договора. Пока один коллега редактирует, другим приходится ждать, становиться в очередь. К тому же без контроля версий изменения теряются, или противоречат друг другу.«Битрикс24» позволяет редактировать документы одновременно с коллегами. CRM фиксирует каждое изменение файла, при желании легко вернуться к предыдущей версии. Так снижается вероятность потери информации и повышается оперативность работы. Кроме этого, рабочие данные постоянно доступны. Достаточно выйти в Интернет и работать с документами онлайн.
«Битрикс24» - это не только электронный оборот документов
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Бесплатно и неограниченно!
www.bitrix24.kz
Организация бизнес-процесса исходящей документации в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы в облаке. Исходящие документы.
Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.
Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.
В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.
| 2 Типовые бизнес-процессы |
Итак, что это за бизнес-процессы.
- Счёт на оплату
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Выдача наличных
Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее.
Нет такой организации, которая не отправляла бы письма и прочие документы по почте. Поэтому такой процесс, как работа с исходящими документами присутствует всегда.
| 2.1. Исходящие документы. Настройки |
В разделе, где указан бизнес-процесс – «Исходящие документы», наблюдается примерно следующая картина.
В списке представлены все исходящие документы с прикрепленными скнанированными копиями. Работа со списком стандартна для Битрикс24. Здесь и сортировка, и управление набором отображаемых полей и фильтры. С помощью кнопки «Управление разделами» можно создавать иерархические структуры разделов для упорядочения исходящей корреспонденции.
С помощью кнопки «Бизнес процессы» можно перейти в визуальный редактор бизнес-процесса для его просмотра и редактирования. Компания Битрикс реализовала простой алгоритм работы с исходящими документами. В вашей организации он может оказаться несколько сложнее. Поэтому бизнес-процесс открыт для любых изменений и дополнений.
Следует обратить внимание на то, как грамотно сделан бизнес-процесс. Фирма Битрикс демонстрирует нам культуру разработки и имплементации бизнес-процессов.
В параметрах шаблона бизнес-процесса созданы переменные, необходимые для реализации процесса. Надо сказать, что без этого можно вполне обойтись, тем более в таком простом процессе, но это будет неправильно, поскольку невозможно предположить, насколько может измениться и вырасти такой, в общем то, банальный бизнес-процесс.
Ваши сотрудники смогут оформить отправку исходящего документа в Живой ленте. Документ получит ответственный сотрудник, который сможет зафиксировать его в реестре и отправить адресату. Укажите, кто в вашей компании ведет реестр документов. Это цитата из закладки «Основное» бизнес-процесса. Как это реализовано? Через константу «Кто фиксирует».
Таким образом, для того, чтобы привязать весь бизнес-процесс к пользователю, ведущему реестр исходящей корреспонденции, не надо искать по всему бизнес-процессу функциональные блоки, в которых реализуется что-либо, связанное с ведущим реестр. Необходимо лишь задать значение константы.
В настройках процесса указываются все поля, которые присущи исходящему документу. Все они также кастомизируются и, при необходимости, добавляются новые.
В процессе организации работы бизнес-процесса исходящей документации происходит фиксация операций с исходящими документами в реестре как раз тем пользователем, который был привязан к константе «Кто фиксирует».
Таким образом, я могу сказать, что даже на простом, но нужном бизнес-процессе фирма разработчик Битрикс24 показывает нам, как надо пользоваться технологией, а также прививает культуру разработки бизнес-процессов.
А теперь, перед тем, как запустить документ по процессу, я внесу изменения в его содержимое. Представим, что наш бизнес работает от двух юридических лиц – ООО «Гранит» и ООО «Аква». Понятно, что исходящая корреспонденция должна быть разделена, иначе мы запутаемся и не сможем найти нужных отправленных документов. Типовой бизнес-процесс не подразумевает такой ситуации. Я сейчас легко всё это настрою.
Для начала создаю новое поле-список «Наша фирма» в документе. Нажимаю кнопку «Добавить поле» в интерфейсе «Настройка полей процесса: Исходящий документ». Тип поля – «Список», чекбокс «Обязательное» логично включить. Сортировка 25 – для того, чтобы это поле появлялось не в конце документа (экранной формы), а сразу после поля «Номер документа». Вы можете выбрать и другое местоположение для этого поля, изменив число в поле «Сортировка» на соответствующее.
На вкладке «Список» я настрою возможные значения, которые будут выпадать для выбора в поле «Наша фирма».
Теперь список документов может приобрести следующий вид. Последствия – работа с исходящей корреспонденцией отдельно для разных фирм.
Таким образом мы настроили типовой бизнес-процесс под собственный бизнес и можем его использовать полноценно.
| 2.2 Исходящие документы. Процесс |
В разделе «Процесс: Исходящие документы» нажимаю на кнопку «Добавить элемент».
После того, как будут заполнены все поля и нажата кнопка «Сохранить», документ будет отправлен к пользователю, ответственному за регистрацию документа в реестре и отправке его адресату. Это найдёт своё отражение в Живой ленте.
Пользователь, ответственный за реестр, выполнит свою работу и нажмёт на кнопку «Зафиксировать в реестре», после чего реестр обновиться и будет находиться снова в актуальном состоянии.
Вот такой небольшой, простой, но очень актуальный и ответственный бизнес процесс сделан типовым фирмой Битрикс, за что им большое спасибо.
Что же мы получили от типовых процессов?
При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.
Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.
Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.
Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.
Подписывайтесь на наш канал на YOUTUBE и получайте самые свежие видеообзоры по работе с CRM Битрикс24 и многое другое.Отзывов пока никто не оставил. Вы будете первым.
pinall.ru
Cоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24
В этой статье мы расскажем о том, как настраивать бизнес-процессы в Битрикс24, чтобы организовать удобный документооборот в компании.
Сначала посмотрим как может происходить процесс наполнения поступающих документов в компанию по папкам Диска.
Огромный объем разных документов в любой компании требует хорошо продуманной структуры для хранения. Даже при готовой структуре разделов уходит много времени на поиск того, что нужно.
Чтобы сократить это время используется бизнес-процесс «Входящая документация». Он запускается сам при загрузке файлов в раздел «Общие документы» и переносит о папкам в зависимости от их типа.
Может быть использован для входящих документов, а также для иных видов документов.
Используем следующую систему вложенности для документов:Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц Первые три значения указывается на этапе добавления документа.
Это обязательные поля. По умолчанию можете установить те значения, которые вам часто встречаются.
Таким же образом устанавливаются списки выбора назначения контрагентов и документа:
Принцип работы бизнес-процесса очень прост: берем файл и значения параметров БП, проверяем, есть ли подходящие папки на диске. Если нет, тогда делаем там, где нужно, дублируем файл туда, уведомляем пользователя об успешной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный файл.
Для основной работы нужна переменная – «IID инфоблока – библиотеки документов»
Ниже представлена схема начального этапа работы процесса «Проверка типа документа».
Вначале заполняем ID информационного блока, в котором будут находится документы с помощью действия «Изменение переменных».
Потом проверяем наличие папок в которых должны сохранятся документы, в случае их отсутствия – создаём.«Разбивка даты» - получает текущую дату и делит на массив, узнаем год и месяц, которые мы будем использовать для организации каталога папок.
Далее смотрим есть ли папка для данного контрагента с помощью созданного нами действия «Поиск раздела инфоблока по имени». Если поиск не нашел нужную папку контрагента, она будет создана. Это действие в конце передает ID найденного либо созданного раздела.
Таким же действием смотрим наличие папки назначения документа. Она должна хранится в папке контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.
Потом смотрим существование папки года, значение, которое уже было получено при помощи ParceData.
Последняя проверка – про существование папки месяца: Далее идет опубликование документа в папку нужного месяца. Чтобы было удобнее мы его переименовываем в следующем виде «имя контрагента-тип документа-год.месяц»: {=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month} Категории: Бизнес-процесс на Спискеarray(6) { ["ID"]=> string(3) "224" ["IS_RED"]=> string(1) "N" ["LINK"]=> string(61) "/wiki/Category:Бизнес-процесс на Списке/" ["TITLE"]=> string(45) "Бизнес-процесс на Списке" ["NAME"]=> string(45) "Бизнес-процесс на Списке" ["IS_SERVICE"]=> string(1) "N" }
0
pinall.ru
Битрикс24: Новости
ВНИМАНИЕ! НЕ ПРОПУСТИТЕ!СОВЕРШЕННО#ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА! 18+
Я даже не агитирую. Просто понимаю, что это очень привлекательное предложение. Такие, согласитесь, немалые деньги останутся на счёте компании без ущерба качеству. Это, правда, выгодно.
- Выгодно, если вы уже работаете на платном тарифе и планируете продлить его;
- Выгодно, если задумали его сменить;
- Ещё выгоднее, если только размышляете о выборе первого платного тарифа и уже пришли к выводу, что пора;
- Выгодно, если вы сразу готовы начать с платного тарифа, реально оценивая размеры своей компании и её запросы.
Наш уникальный бесплатный тариф - ПРОЕКТ. Вы можете просто загрузить его с кнопки нашего сайте и сразу начать работать. Если вы только запускаете бизнес или у вас небольшая команда, то на первое время вам хватит. А может быть даже и не на первое. Если расти вы будете не так быстро. Потому что тариф ПРОЕКТ вполне полноценный и неплохо укомплектованный грузовичок реальных помощников для бизнеса. И без всяческих подвохов и подводных камней. Его у вас никто не отберёт и не сделает платным. Главное, чтобы вы им всё-таки пользовались.
А вот при выборе платного тарифа стоит чуточку подумать, прицениться:
Тариф ПРОЕКТ+ рекомендуем для начинающего бизнеса и небольшой компании. Если у вас уже больше 12 человек, вы занимаетесь продажами, начали использовать CRM и даже активно работаете с задачами, то вам будет вполне комфортно в этом тарифе.
Тариф CRM+ мощное снаряжение для бизнеса, стремящегося увеличить конверсию. Его стоит опробовать в деле, если у вас есть свой уже достаточно большой (до 6 человек) отдел продаж и им нужны все-все преимущества CRM-системы. Цель этого тарифа – увеличение продаж и облегчение жизни "продажников".
Тариф КОМАНДА – отличный тариф для среднего бизнеса, который готов стать крупным. Вам интересно автоматизировать продажи и бизнес-процессы в компании, подключать к задачам и проектам сторонних специалистов, более полно интегрировать свой Битрикс24 с 1С. В этом тарифе пользователей может быть уже 50 сотрудников, а администраторов с полными правами и доступами – 5 человек. Здесь есть всё для активных рассылок и обзвонов, организации Контакт-центра, создания сайтов и лендингов и многого другого.
Тариф КОМПАНИЯ – самый полный набор всех инструментов предыдущих тарифов при отсутствии ограничений практически на всё: количество пользователей и администраторов, направлений по сделкам и используемое место в облаке. Только в этом тарифе руководители получат все отчёты, необходимые для учёта эффективности подчинённых и контроля рабочего времени.
Итак, БИТРИКС24 — это огромный комплекс программ для вашего бизнеса: CRM для управления продажами, задачи и проекты, чат и видеозвонки, календари, автоматизация бизнес-процессов, соцсеть компании и другие инструменты для продуктивной работы. У каждого тарифа есть свои преимущества. Но только вы знаете, какой вам подходит больше.
После окончания срока действия оплаченного тарифа вам ничто не помешает вернуться обратно на старый тариф (в том числе и бесплатный) и продолжить работу в привычных рамках.
В общем, я точно знаю, что не февраль, а именно август – самый короткий месяц в году. Пролетает он стремительно. Успейте принять правильное решение!
Комфортно прохладных офисов и коротких рабочих дней вам в эту редкостную жару!
www.bitrix24.ru
Битрикс24: Новости
1 марта мы представили новый Битрикс24! И уже по традиции каждой новой версии мы даем название города или острова В этот раз это Гонконг!В Битрикс24 появился новый продукт - Битрикс24.Почта, Контакт-центр для коммуникаций с клиентами, CRM для услуг, печать документов в CRM, обмен с 1С, роботы в Задачах, обновления мобильного чата и, конечно, Битрикс24.Интернет-магазин! Еще мы реализовали множество пожеланий наших клиентов и партнеров.
Битрикс24.Интернет-магазин
Теперь в Битрикс24 можно создать Интернет-магазин! Сегодня обостряется конкуренция, цена привлечения клиента растет и окупить сделку можно, только если клиент станет постоянным. А для этого важно, чтобы каждый заказ, каждый клиент интернет-магазина тут же оказывался в CRM и CRM-маркетинге. В Битрикс24 Интернет-магазин, CRM и CRM-маркетинг — единое целое. Все коммуникации с клиентом идут внутри CRM, сохраняются в заказе и истории клиента. Битрикс24.Интернет-магазин — это полнофункциональный интернет-магазин с готовым комплектом для продаж в Интернете, который легко создать самому (даже на бесплатном тарифе)!
Вот так выглядят заказы из интернет-магазина в CRM:
Карточка CRM
Мы продолжаем развивать карточку CRM. Вы уже видели новые возможности: закрепление событий в таймлайне, прикрепление файлов в комментарии и другие. Теперь появилось редактирование «по месту» (сразу по клику, без переключения в режим изменения полей):
Битрикс24.Почта
Мы создали полноценный веб-клиент для работы с почтой внутри Битрикс24. Из письма легко поставить задачу, автотрекинг почты прикрепит всю цепочку переписки к нужной задаче. Письмо можно связать с CRM, обсудить в чате или создать событие в календаре.
Документы в CRM
В CRM можно создавать документы по шаблону: акты, счета-фактуры, накладные, доверенности, договоры и другие, и сразу распечатать их. Шаблон легко создается в любом текстовом редакторе.
CRM для услуг
Есть бизнесы, которые не продают (в терминах CRM, конечно). Например, рестораны или салоны красоты. «Сделки» им удобно видеть в календаре. В Битрикс24 появляется CRM для услуг: просмотр сделок в календаре и новой свойство Резервирование ресурсов. Теперь в. CRM можно бронировать время и записывать клиента на услугу.
Новинок множество, выпускать мы будем постепенно. И подробно расскажем еще о каждой
www.bitrix24.ru
