Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24. Битрикс 24 автоматизация
Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24
Во-первых , разберемся с понятием “автоматизация бизнес-процессов”. Что это такое? Многие клиенты, когда обращаются к нам, считают, что автоматизация бизнес-процессов заключается в традиционной обработке информации с помощью компьютеров. При этом ПО позволяет быстро и просто заполнять данными документы, выполнять с информацией определенные действия (сортировка, выборка, расчеты и пр.), генерировать в итоге различные отчеты. Однако клиент нередко путает понятия “автоматизация обработки информации” и “автоматизация бизнес-процессов”. Поясним в чем разница.
Автоматизированная обработка информации - это одно из самых распространенных направлений использования IT-технологий. Большинство программных продуктов позволяет именно автоматизировать учет данных и при этом быстро формировать нужные документы. Т.е. целью автоматизированной обработки информации является упрощенное формирование различных документов, их учет и генерация отчетов.
Автоматизация бизнес-процессов(БП) - это уже совсем другое направление.При автоматизации БП целью является не документ, а процессы, связанные с данным документом (документами). Например, написал руководитель отдела маркетинга заявку на приобретение принтера для своего отдела. А дальше эта заявка должна превратится в принтер на столе его сотрудника. Как произойдет это превращение? Как листик бумаги с текстом превратится в техническое устройство в отделе?
Для этого в компании начнет действовать приблизительно такой бизнес-процесс:
-
Руководитель отдела передаст заявку на приобретение принтера директору на утверждение (конечно же приложит к ней счет).
-
Директор утвердит заявку и передаст документы в бухгалтерию на оплату (кончено же не сам, секретаря отправит).
-
Главбух получит утвержденную заявку со счетом и передаст их для оплаты бухгалтеру.
-
Бухгалтер оплатит счет и передаст документы в отдел снабжения для получения принтера.
-
Снабженец поедет в магазин, заберет принтер и привезет его в компанию.
-
После этого снабженец передаст принтер руководителю отдела маркетинга и бизнес-процесс завершится.
Это очень условный БП “Приобретение товара”. На практике в нём могут быть различные условия и дополнения. Например, директора не устроила цена принтера и он возвратил заявку инициатору БП. Снабженец может не сразу передать принтер руководителю отдела, а сначала сдать его на склад. И т.д. Но самое главное, что заполнение заявки, её оформление не является основным элементом всего этого действия.
Здесь самое важное - чтобы процесс “Приобретения товара” не прервался по какой-нибудь причине, например, секретарь потерял заявку в стопке более важных документов директора. Или не стал буксовать в каком-нибудь промежуточном отделе. Например, бухгалтер забыл оплатить счет, так как ему еще дополнительно поручили сделать квартальный отчет, съездить в банк, заехать в налоговую инспекцию и пр.
Цель автоматизации бизнес-процесса заключается в том, чтобы после запуска БП, он четко выполнялся независимо от человеческого фактора, документы при этом не терялись, а время выполнения БП было минимальным.
Во-вторых , рассмотрим, как происходит автоматизация бизнес-процесса. Допустим, в IT-компанию обратился заказчик, который понимает нюансы автоматизации БП и может вполне адекватно поставить задачу. Однако при составлении технического задания он обычно укажет основные этапы обработки документов. Например, для нашего БП “Приобретение товара” заказчик сформулирует весь процесс следующим образом:
| Шаг | Действия | Документы |
| 1 | Руководитель подразделения передает заявку на приобретение принтера директору на утверждение. | Заявка, счет |
| 2 | Директор утверждает заявку и передает документы в бухгалтерию на оплату. | Заявка, счет |
| 3 | Главбух получает утвержденную заявку и счет и передает их для оплаты бухгалтеру. | Заявка, счет |
| 4 | Бухгалтер оплачивает счет и передает документы в отдел снабжения для получения принтера. | Доверенность, выписка банка |
| 5 | Снабженец едет в магазин, забирает принтер и привозит его в компанию. | Доверенность, выписка банка |
| 6 | Снабженец передает принтер руководителю подразделения и сдает документы в бухгалтерию. | Счет-фактура, накладная |
Все вроде просто и понятно. Однако когда специалист по автоматизации начнет реализовывать данный БП, то появится масса вопросов, на которые нет ответа в описании БП. Например, как директор узнает, что ему поступила заявка от его сотрудника? Не пойдет же руководитель подразделения к директору со словами “Посмотрите в портале Битрикс24, я заявку выслал”. Тогда весь смысл автоматизации БП пропадает.
Поэтому в БП должны быть продуманы оповещения сотрудников, как они будет выполняться в каком виде.
Далее возникает вопрос, как будет отслеживаться выполнение действий сотрудников в ходе БП. В Битрикс24 для этого могут использоваться два вида действий “задание” и “задача”.
“ Задание ” удобнее использовать, если сотруднику необходимо выполнить некоторое действие, которое по времени не будет длится достаточно долго. Например, директору не требуется много времени на то, чтобы рассмотреть заявку и принять решение. Поэтому для этого действия можно назначить “Задание”.
“ Задача ” удобнее использовать, если действие может длится достаточно долго, от нескольких часов до нескольких дней. При этом может требоваться контроль со стороны руководства и учет времени работы сотрудников. Как правило, задачи назначаются для наиболее критичных действий БП. Например, оплата счета может быть выполнена бухгалтером в течение нескольких дней. При этом - это важная операция, так как связана с денежными средствами. Поэтому для данного действия можно назначить задачу.
Но при назначении задачи сразу возникают и другие вопросы: “Кто является постановщиком задачи?”, “Кто является наблюдателем?”, “Какой крайний срок задачи?”.
Для удобства пользователей при реализации БП у документов еще обычно назначаются статусы. Статус показывает, на какой стадии БП находится текущий процесс. Например, для БП “Приобретение товара” можно назначить следующие статусы у заявки:
-
заявка подана;
-
заявка утверждена;
-
заявка не утверждена;
-
счет оплачен;
-
товар доставлен.
Таким образом, с точки зрения разработчика описание БП для его автоматизации должно выглядеть следующим образом:
| Шаги | Описание | Действия | Документы | Статус заявки |
| 1 | Создание заявки. Прикрепление к заявки счета от контрагента. | Создание документа и размещение его в портале Битрикс24 | Заявка, счет | подана |
| 2 | Руководитель подразделения передает заявку на приобретение товара директору на утверждение. | Оповещение директора в портале Битрикс24 о поступлении заявки (с дублированием на эл. почту) | Заявка, счет | подана |
| 3 | Директор знакомится с документами для утверждения | Ставится директору задание “Утвердить документ” | Заявка, счет | подана |
| 4 | Если заявка не утверждена, она возвращается автору | Оповещение автора в портале Битрикс24 об отказе (с дублированием на эл. почту). Завершение БП. | Заявка, счет | не утверждена |
| 5 | Если заявка утверждена, директор передает документы в бухгалтерию на оплату. | Оповещение автора об утверждении заявки (без дублирования на эл. почту). | Заявка, счет | утверждена |
| 6 | Главный бухгалтер получает утвержденную заявку и счет. | Оповещение главного бухгалтера о поступлении документов (с дублированием на эл. почту) | Заявка, счет | утверждена |
| 7 | Главный бухгалтер знакомится с документами. | Ставится главбуху задание “Ознакомится с документами” | Заявка, счет | утверждена |
| 8 | Главный бухгалтер передает документы для оплаты бухгалтеру. | Ставится задача бухгалтеру “Оплатить документ” Постановщик: главбух. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 2 дня. | Заявка, счет | утверждена |
| 9 | Бухгалтер оплачивает счет. | Задача “Оплатить документ” закрывается. К документам прикрепляется копия платежки | Платежка | счет оплачен |
| 10 | Бухгалтер передает документы в отдел снабжения. | Оповещение снабженца о необходимости доставки товара (с дублированием на эл. почту). | Доверенность, выписка банка | счет оплачен |
| 11 | Снабженец едет в магазин, забирает товар и привозит его в компанию. | Ставится задача снабженцу “Доставить товар” Постановщик: директор. Наблюдатель: автор заявки. Крайний срок: 3 дня. | Счет-фактура, накладная | счет оплачен |
| 12 | Снабженец передает товар руководителю подразделения. | Задача “Доставить товар” закрывается снабженцем. | Счет-фактура, накладная | товар доставлен |
| 13 | Снабженец сдает документы в бухгалтерию. | Снабженцу ставится задание “Сдать документы”. | Счет-фактура, накладная | товар доставлен |
| 14 | Завершение БП. | БП завершается. | Заявка, счет, счет-фактура, накладная | товар доставлен |
ИНТЕРВОЛГА занимается автоматизацией бизнес-процессов в Битрикс24 различного уровня сложности - от простого согласования документов до комплексной автоматизации бизнес-процессов выполнения различных проектов. Обращайтесь, мы вам поможем.
Оцените статью:
Спасибо, ваш голос успешно добавлен!
www.intervolga.ru
Битрикс24 в A*S автоматизация бизнес-процессов
Веб-интеграция любого предприятия на базе порталов «Битрикс24» позволяет объединить корпоративную информацию, сделать процессы прозрачными, автоматизировать рутинные операции, сэкономить время и снизить влияние человеческого фактора.
Многие полезные инструменты доступны прямо «из коробки», а открытый исходный код и наличие API позволяет нашим сертифицированным специалистам дорабатывать уникальные модули под любые бизнес-требования. Из огромного массива информации о системе мы выделили ключевые для белорусского бизнеса функциональные блоки.
Три основные бизнес-функции
1. Управление проектами станет удобным и простым
Инструменты управления задачами и проектами с отчетами по эффективности работы каждого сотрудника, отдела и всей компании. «Задачи 2.0» активно задействуют самоорганизацию: сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи и принимать их от руководителя.
2. CRM+телефония
CRM – удобный инструмент для ведения сделок и для организации работы менеджера, связанной с продажами, коммуникациями с партнерами. Система позволяет вести базу контактов и компаний, с которыми вы сотрудничаете, фиксировать все события (например, звонки, письма, встречи), связанные с этой компанией, строить «воронку продаж», интерактивно планировать свою деятельность по продажам (управлять делами). CRM интегрирована с задачами, бизнес-процессами, почтой.
Интегрируйте CRM с интернет-магазином, чтобы обрабатывать заказы прямо в CRM. Выставляйте счета непосредственно из CRM и следите за статусами их оплаты. Интегрируйте CRM с почтой, и данные из переписки компании будут заноситься в CRM. Получайте лиды автоматически из веб-форм на сайтах и многое другое.
Телефония
Звоните своим клиентам через «Битрикс24». Принимайте входящие звонки, сохраняйте запись разговоров, фиксируйте звонки от клиентов CRM, создавайте контакты при звонке с нового номера и получайте отчет по всем звонкам в вашем «Битрикс24».
Интеграция телефонии с CRM:
- Звонок клиенту напрямую из CRM
- Автоматическое определение клиента во время входящего звонка
- Работа во время звонка со связанными делами, контактами, сделками и счетами
- Автоматическая фиксация звонка в виде дела в СRM
- Файл с записью разговора с клиентом, приложенный к делу
- Автоматическое создание лидов в CRM по звонку (даже по пропущенным вызовам)
3. Бизнес-процессы (Автоматизация производственных процессов)
Запуск самых разных процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, публикация документов и т.п., простой визуальный редактор для проектирования собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop.
Так же для обработки Лидов и Сделок вы можете использовать бизнес-процессы. Подключаются бизнес-процессы прямо из списков элементов - вы можете выбрать один из готовых и настроенных бизнес-процессов. А с помощью Дизайнера бизнес-процессов вы можете создать новый бизнес-процесс и включить в него все возможные действия над элементом CRM: выполнить какое-то действие, разослать письма, назначить ответственных, поставить задачу и т.д.
В ходе выполнения бизнес-процесс может автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять какие-то поля, создавать новые элементы, например, сделки.
Внимание! Хотите провести почти бесплатную автоматизацию на своём предприятии?
...но не уверены, можете ли себе это позволить? Вам нужен банк, который всё это оплатит и надежный помощник с опытом создания ТЗ для них по автоматизации бизнес-процессов!
Astronim*Support не только имеет такой опыт, но и является консультантом в проектах Программы ЕБРР Консультации для малого бизнеса в Беларуси. Теперь малый и средний бизнес может получить безвозмездные субсидии на сумму до 10 000 евро, обратившись в нашу компанию за разработкой своего интернет-магазина или корпоративного сайта, автоматизацией внутренних процессов или бизнес-анализом в сфере информационных технологий.
А затем возможно расширение и веб-интеграция портала и до полноценного B2B-бизнеса!
Опыт и компетенции по «Битрикс24» в A*S
Внедрения порталовА*мы всегда ждём вас в A*S
Минск, ул. Октябрьская, 25, вход с Заводского р-на. Не любите заполнять формы заявки? Звоните: +(375 17) 222 46 57 или приезжайте!
www.astronim.com
Автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24
«Битрикс24» - это полный комплект инструментов для автоматизации работы компании. «Битрикс24» упрощает рабочие процессы: внутренние обсуждения, управление проектами, контроль поручений, планирование и отчетность, работу с клиентами в CRM, согласование документов, счетов, командировок, отпусков и другие. «Битрикс24» - для тех, кто стремится работать более эффективно, получать максимальные результаты от себя и своей компании. Что такое «Битрикс24»?
Ваше рабочее пространство 
Вы помните свои ощущения от общения в социальных сетях? Легко, удобно, все понятно и доступно. Представьте, что также быстро и легко можно общаться с коллегами, решая рабочие вопросы, работая вместе над задачами и проектами в социальной сети вашей компании. Эффективное управление задачами и проектами
С «Битрикс24» обсуждение и согласование проекта, постановка и контроль задач становятся проще, быстрее и главное – ведут к результату, а не превращаются в бесконечный процесс. Ставьте задачи в «один клик». Подключайте к задаче коллег, оценивайте работу, учитывайте затраченное время, планируйте сроки в диаграмме Ганта. Автоматизируйте рутину: создавайте задачи по шаблону и по расписанию. Добавьте задачи в план рабочего дня, чтобы видеть список дел и не пропустить важное. Бизнес-чат и видеозвонки 
Бизнес-чат для мгновенного общения с коллегами - это ваш корпоративный бизнес- мессенджер. Общайтесь мгновенно. С любого устройства – с компьютера, смартфона или планшета. В бизнес-чате уже есть полный список контактов сотрудников вашей компании, вся история сообщений сохраняется. Сделайте видеозвонок коллегам, организуйте групповой чат, видеоконференцию, обменивайтесь файлами.Облачное хранилище документов
«Битрикс24» - ваш корпоративный диск. Храните файлы, создавайте новые, редактируйте, обсуждайте - работайте с файлами вместе с коллегами в «облаке». Создайте свой персональный Диск, диск для отдела или для всей компании. Вы быстро найдете любой документ, даже если он только что появился на Диске. Диск доступен всегда (24/7). Хранится вся история изменений. Данные при передаче шифруются с использованием SSL-сертификатаУправление продажами с помощью CRM 
Битрикс24 упростит кропотливую работу с клиентами и поможет вам значительно увеличить продажи. Фиксируйте в CRM каждый лид («холодный контакт», ваша «зацепка», которая в будущем превратится в клиента). Планируйте работу с каждым клиентом. Отмечайте в CRM, на каком этапе сейчас сделка. Звоните клиентам напрямую из CRM: вы узнаете каждого клиента по номеру телефона, менеджер сразу получит информацию, кто это, какие сделки в ним в работе, сможет прямо во время звонка добавить новые данные в карточку клиента. Звонки в Битрикс24
Звоните и принимайте звонки в «Битрикс24». Телефония больше «не привязана» к рабочему столу с телефонным аппаратом - звонить можно из любой точки, где есть Интернет. «Битрикс 24» - это ваша виртуальная АТС: распределите «очередь» входящих звонков между сотрудниками, поставьте свое приветствие на телефон, свою мелодию ожидания, перенаправляйте звонки на мобильный телефон, определяйте автоматически, кто из клиентов вам звонит, записывайте разговоры. itprosto.su
Пример автоматизации Бизнес-Процессов компании в Битрикс24. — CMS Magazine
задача
1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании. 2. Организовать полный контроль процесса подписания договора 3. Увеличить количество выигранных сделокКейс показывает, как можно использовать Визуальный конструктор в Битрикс24 для: - для контроля жизненного цикла договора; - Какие инструменты использовать в Битрикс24 для контроля длительных процессов? - Жизненный цикл договора от согласования, до подшивки в архив, или как не не потерять договор? - Как довести сделку до Выигрыша? Или рассказ о том как автоматизировать пинок под зад.
Автоматизация офисной и учетной работы – это «WEB for ALL- Доступные технологии» − студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.
Что мы имеем в начале:
Консорциум «Welding Group» - группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.
Проблем-листинг:
1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.
2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.
3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.
4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.
5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.
6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.
7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.
Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?
Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».
Битрикс24: «Универсальные Списки» - это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.
С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.
Битркс24: «Бизнес-Процесс» - инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов – позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.
И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:
· Универсальные Списки
· Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.
· Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям
· Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса
· Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.
Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.
Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.
Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.
При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM- Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:
После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:
Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:
· Сам договор;
· Согласование договора;
· Исправление договора в случаях несоответствий;
· Подпись первого руководителя;
· Вести учет комментариев, всех участников процесса;
· Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.
В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.
Достигнутые результаты
1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.
2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.
3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.
4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.
5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.
Перейти на сайтcases.cmsmagazine.ru
| Внутренние и внешние коммуникации компании | ||||
| Социальная сеть компании | + | + | + | + |
| Мгновенные сообщения и групповой бизнес-чат | + | + | + | + |
| Видеозвонки (до 4х человек одновременно) | + | + | + | + |
| Битрикс24.Почта | + | + | + | + |
| Внешние пользователи (экстранет) | - | - | + | + |
| Управление задачами и проектами | ||||
| Новые полезные возможности скоро | - | + | + | + |
| Управление задачами, проектами | + | + | + | + |
| Диаграмма Ганта | + | + | + | + |
| Контроль сроков | + | + | + | + |
| Делегирование | + | + | + | + |
| Отчеты | + | + | + | + |
| Учет времени по задачам | + | + | + | + |
| Шаблоны задач | + | + | + | + |
| Чек-листы | + | + | + | + |
| И другие полезные возможностискоро | - | + | + | + |
| CRM: клиенты и продажи | ||||
| База контактов и клиентов | + | + | + | + |
| Управление сделками | + | + | + | + |
| Отправка коммерческих предложений | + | + | + | + |
| Работа со счетами | + | + | + | + |
| Каталог товаров | + | + | + | + |
| Импорт данных | + | + | + | + |
| Письма клиентам | + | + | + | + |
| Планирование работы | + | + | + | + |
| Аналитические отчеты | + | + | + | + |
| Воронка продаж | + | + | + | + |
| Интеграция с телефонией | + | + | + | + |
| Интеграция с интернет-магазином | + | + | + | + |
| Автоматизация бизнес-процессов | + | + | + | + |
| Конвертация между сделками, счетами, предложениями | - | + | + | + |
| Расширенный поиск дубликатов | - | + | + | + |
| История всех изменений с возможностью восстановления | - | + | + | + |
| Журнал доступа сотрудников к данным в CRM | - | + | + | + |
| Просмотр больше 5 000 записей в CRM Общее число записей неограничено во всех тарифах. | - | + | + | + |
| Обзвон по списку клиентовскоро | - | + | + | + |
| Интеграция с 1С | - | - | + | + |
| Рассылки по базе клиентовскоро | - | - | + | + |
| Продажа услугскоро | - | - | + | + |
| И другие полезные возможности скоро | - | - | + | + |
| Телефония | ||||
| Аренда виртуального номера телефона (городского и федерального 8 800) | + | + | + | + |
| Привязка собственного номера телефона (для исходящих звонков) | + | + | + | + |
| Неограниченное число входящих линий | + | + | + | + |
| Маршрутизация звонков | + | + | + | + |
| Перенаправление во время вызова | + | + | + | + |
| Встроенная интеграция с CRM | + | + | + | + |
| Подключение своей АТС | + | + | + | + |
| Подключение телефонного аппарта | + | + | + | + |
| Внутренний номер для сотрудников | + | + | + | + |
| Настройка по рабочему времени | + | + | + | + |
| Голосовые сообщения для приветствия и автоответчика | + | + | + | + |
| Запись разговора (до 100 в месяц) | + | + | + | + |
| Запись всех звонков без ограничений (больше 100 в месяц) | - | + | + | + |
| Одновременный звонок на всех свободных сотрудников в очереди | - | + | + | + |
| Оценка разговора клиентом | - | + | + | + |
| Определение источника звонка по номеру телефона (для CRM) | - | + | + | + |
| Аналитика и отчеты по звонкамскоро | - | - | + | + |
| Голосовое менюскоро | - | - | + | + |
| И другие полезные возможности скоро | - | - | + | + |
| Планирование рабочего времени | ||||
| Календари (общие и персональные) | + | + | + | + |
| Планировщик коллективных встреч и собраний | + | + | + | + |
| Синхронизация календарей с MS Outlook, Google, iOS, MacOS, Android | + | + | + | + |
| Учет рабочего времени | - | - | - | + |
| Отчеты по рабочему времени | - | - | - | + |
| Рабочие отчеты руководителю | - | - | - | + |
| Собрания и планерки | - | - | - | + |
| И другие полезные возможности скоро | - | - | + | + |
| Совместная работа с документами | ||||
| Новые полезные возможности скоро | - | - | + | + |
| Битрикс24.Диск для коллективной работы | + | + | + | + |
| Онлайн-редактирование в GoogleDocs | + | + | + | + |
| Онлайн-редактирование в MS Office Online | + | + | + | + |
| Редактирование на компьютере (MS Office, OpenOffice, LibreOffice и другие) | + | + | + | + |
| Поиск по содержимому документов | + | + | + | + |
| История изменений | + | + | + | + |
| Обмен документами (возможность «поделиться») | + | + | + | + |
| Права доступа | + | + | + | + |
| И другие полезные возможности скоро | - | - | + | + |
| HR: Управление персоналом | ||||
| Визуальное управление структурой компании | + | + | + | + |
| Список сотрудников, контакты | + | + | + | + |
| Синхронизация контактов с MS Outlook, Google, iOS, MacOS, Android | + | + | + | + |
| Телефонный справочник | + | + | + | + |
| Персональная страница сотрудника | + | + | + | + |
| Права доступа сотрудников к информации | + | + | + | + |
| График отсутствий сотрудников | + | + | + | + |
| Объявления с подтверждением прочтения | + | + | + | + |
| Инструменты мотивации, геймификация | + | + | + | + |
| Пульс компании (упрощает внедрение Битрикс24) | + | + | + | + |
| Автоматизация бизнес-процессов компании | ||||
| Конструктор бизнес-процессов | + | + | + | + |
| Бизнес-процессы в CRM | + | + | + | + |
| Бизнес-процессы в общих документах | + | + | + | + |
| Универсальные списки (для автоматизации своих рабочих процессов, например, документооборота) | - | - | - | + |
| Приложения для Битрикс24 | ||||
| Мобильное приложение для iPhone, iPad | + | + | + | + |
| Мобильное приложение для Android (телефон и планшет) | + | + | + | + |
| Десктоп-приложение для Windows и MacOS | + | + | + | + |
| Каталог веб-приложений для «облака» | + | + | + | + |
| Rest API для создания приложений | + | + | + | + |
| Интеграции | ||||
| Интеграция с MS Office, MS Office Online | + | + | + | + |
| Интеграция с GoogleDocs | + | + | + | + |
| Интеграция с MS Outlook (контакты, календари) | + | + | + | + |
| Интеграция с Google (контакты, календари) | + | + | + | + |
| Интеграция с MacOS, iOS, Android | + | + | + | + |
| Подключение внешних АТС | + | + | + | + |
| Подключение внешних почтовых сервисов | + | + | + | + |
| Безопасность и надежность | ||||
| Ограничение доступа по IP | - | - | + | + |
| SSL-сертификат | + | + | + | + |
| Проактивная защита (WAF - Web Application Firewall) | + | + | + | + |
| Двухэтапная авторизация | + | + | + | + |
| Ежедневное резервное копирование в реальном режиме | + | + | + | + |
| Разграничение прав доступа пользователей | + | + | + | + |
| Повышенная защита дата-центров (SAS 70 Type II) | + | + | + | + |
| Физическое разделение данных разных клиентов | + | + | + | + |
| Настройки | ||||
| Ограничение доступа по IP | - | - | + | + |
| Убрать логотип 24 | - | - | + | + |
| Поставить свой логотип | - | - | + | + |
| Переключение на свой домен | - | - | - | + |
| Аудит, логи скоро | - | - | - | + |
| А также | ||||
| Восстановление бекапа | - | - | + | + |
| Свой домен | - | - | - | + |
| БЕСПЛАТНО | КУПИТЬ | КУПИТЬ | КУПИТЬ | |
suab24.ru
Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24
Тратите время не на бизнес, а на бумажки?
Часы и дни продуктивного времени уходят на поддержание порядка в документах и координацию работы компании:
- Подписание заявлений и счетов
- Согласование общих заданий
- Подготовку отчетности
Делай то, что ты можешь делать профессионально
Это золотое правило жизненного успеха. Занимайся бизнесом - на все остальное есть свои специалисты. Между тем вы и ваши сотрудники большую часть своего времени тратите совсем на другое – на оформление бумаг, хождение по кабинетам для согласования вопросов, совещания по координации деятельности, постановку и контроль задач.
А если это время потратить производительно? Задумывались, сколько принесет это прибыли?
Как насчет того, чтобы использовать лучшее из современных технологий в организации?
Автоматизация бизнес-процессов – эффективная современная технология
- Вы сосредоточитесь на результате, процесс достижения его будет автоматизирован;
- Вы будете всегда «держать руку на пульсе» компании: получать информацию по первому требованию, контролировать рабочие процессы, дисциплину сотрудников;
- Вы сможете быстро реагировать на сложную ситуацию и моментально подключать к ее решению нужных специалистов;
- Все бизнес-процессы компании станут четкими и прозрачными.
Как поможет Битрикс24?
Во-первых, облачный сервис Битрикс24 специально создан для ПРОСТОГО управления бизнес-процессами компании, он легко настраивается.
Во-вторых, сервис имеет богатый функционал решения бизнес-задач, которому нет равных: от четкого управления продажами до простой и быстрой системы общения с коллегами по постановке задач, их решению и контролю.
Адаптация под свои бизнес-процессы
«Битрикс24» предлагает готовые эффективные решения для управления бизнес-процессами, но есть возможность настроить систему и на решение специфических задач своего бизнеса.
Для этого используется технология drag&drop (бери и бросай). Вы захватываете нужный объект-команду и перетаскиваете его на новое место.
Таким образом новый проект легко и быстро описывается, выбираются ответственные за каждый этап и можно запускать!
Так же легко происходит управление. В разделе «Бизнес-процессы» содержится вся информация по запущенным проектам, виден статус их выполнения. От вас требуется просто зайти в этот раздел – и вы сразу увидите всю картину. А все изменения по процессам и статусам вы получите в уведомлениях или Живой Ленте.
А дальше – начинается ваша экономия.
Экономия времени!
Зачем писать письма каждому, обсуждать отдельно производственные вопросы или ждать, когда соберутся все для решения общих задач?
«Битрикс24» подключит неограниченное количество участников, каждый из них получит алгоритм согласований и их условий путем создания документов или настройки полей. В результате сотрудники смогут общаться не только с вами, но и между собой, помогая решать схожие проблемы и находя эффективное решение новой идеи.
Экономия сил
Пусть не пугает вас «серьезное» название – «Битрикс24». На самом деле это простой и удобный сервис.
- Настроит нужный бизнес-процесс любой пользователь ПК, глубокие познания в ИТ не нужны.
- Сотрудники получают информацию прямо из «Живой ленты», включаясь в работу двумя кликами.
- Даже новичок компании будет знать, к кому идти за визой или кто решит данный вопрос – все пути решения проблемы уже настроены в «Битрикс24». Никого не нужно спрашивать!
- Нужно что-то уточнить – пишите свой вопрос в комментариях Живой Ленты и получайте немедленный ответ.
- Договариваться можно быстро и легко, даже если в компании много отделов. Это все равно, что переписываться в соцсетях – свободно и просто!
Экономия ресурсов
Вам и вашим сотрудникам не нужны специальные усилия, чтобы вести учетную деятельность компании. В «Битрикс24» есть функция «Универсальные списки», с помощью которой ведется учет любых объектов: рекламных материалов, различных реестров, перечней и т.д. Всего 2 клика – и нужная информация под рукой!
С любыми элементами списка, файлами, календарями, лидами, контактами и другими элементами CRM вы можете работать в системе, так, как задано через «Битрикс24», или по своей. Самый умелый секретарь не сможет обеспечить такую четкость в работе и ведении документации!
Пример работы с универсальным списком
Экономия денег
«Битрикс24» увеличивает продажи.
Например, для отдела продаж CRM в «Битрикс24» равномерно распределяет лиды между менеджерами, а это значит, что сокращается время ожидания клиента.
Связь с клиентами будет осуществляться, даже когда рабочий день менеджера закончился, благодаря виртуальной АТС, имеющейся в «Битрикс24».
Вы не потеряете ни одного потенциального клиента, позвонившего в компанию, а каждое обращение будет зафиксировано за определенным менеджером.
Больше контактов, больше обращений – больше продаж!
Ваш помощник – визуальный конструктор
Командует настройкой бизнес-процессов визуальный конструктор. Настроить с его помощью необходимую цепочку действий не составит труда. Выбираете нужные блоки, обозначающие действия, и выстраиваете их в последовательную цепочку.
Например, запуская бизнес-процесс, вы настраиваете автоматические действия по обработке документов (изменять, дополнять, удалять, утверждать и т.д.), затем добавляете условия выполнения этих действий, а также предусматриваете возможность уведомлять сотрудников, ставить перед ними задачи, корректировать их и контролировать. Вам остается только ждать результата – и при этом весь процесс работы коллектива над поставленными задачами виден, как на ладони.
Коробочная версия «1С-Битрикс24»
На свой сервер вы можете установить коробочную версию «Битрикс24». Ее преимущества:
- Собственный сервер;
- Больше возможностей;
- Индивидуальная настройка бизнес-логики.
free-sys.ru
Битрикс24 для полиграфических предприятий: автоматизация и «человеческий фактор»
Оказание комплексных полиграфических услуг находится в ряду наиболее сложных видов деятельности по широте спектра и вариативности заказов. Понятно, что и автоматизация этой деятельности относится к категории наиболее сложных задач.
Как и в любой сфере бизнеса, организация процессов продаж, работы с клиентами, внутренних рабочих отношений в каждой организации полиграфического профиля имеет свою специфику: у кого-то свое производство, а кто-то в большей степени переразмещает заказы; где-то дизайнеры сидят в офисе, а у кого-то – все на аутсорсе; крупные бизнесы организуют собственные колл-центры для «холодных» продаж, малые предприятия стараются обходиться меньшими издержками и т.п.
Как показывает наш опыт, провести автоматизацию деятельности полиграфического предприятия с помощью Битрикс24 возможно практически на всех этапах работы с заказами, хотя полностью готового универсального решения в силу описанных выше причин пока не сложилось — есть набор технологических решений по автоматизации отдельных участков работы, из которых складывается и «кастомизируется» бизнес-процессы конкретного предприятия.
Полностью избежать влияния «человеческого фактора» при автоматизации бизнес-процессов пока не удалось нигде, хотя теоретически это возможно на односложном виде услуг – например, только цифровая печать узкого спектра продукции. (Но заявок на автоматизацию от таких заказчиков пока не поступало, что и понятно.)
По результату проекта автоматизации деятельности полиграфического предприятия заказчик может получить автоматизацию где-то 80% всей цепочки обслуживания клиентов. Автоматизировать больше не то, чтобы не возможно, но (внесем крамолу в нашу «религию») стремиться к тотальной автоматизации по многим причинам даже вредно.
О том, где автоматизация принесет явный профит, а где ее выгода сомнительна – и поговорим ниже.
Формирование сборных тиражей
Когда полиграфическое предприятие большое, оно может в определенный период времени принять на исполнение большое количество разных заказов. Стоимость заказов уже посчитана менеджерами и согласована с заказчиками. А далее начинается самое интересное… От того, как сотрудник по формированию сборных тиражей сложит заказы на печатные листы, профитабельность конкретного заказа может возрасти в разы.
Чем здесь может помочь автоматизация в Битрикс 24:
- Категоризировать заказы (например, сначала от плотности бумаги, затем цветности лица-оборота и т.д.). В Битрикс24 в карточке Сделки можно создать любые дополнительные поля, по которым потом можно сортировать заказы, группировать вместе схожие.
- Сортировать таблицу заказов по ряду параметров (например, бумаге, цвету и срочности), что поможет соотнести и сбалансировать профитабельность и срочность заказа.
Что нежелательно автоматизировать:
Формализовать подбор заказов для группировки сборного тиража. Можно, конечно, задать системе алгоритм выбора и формирования заказов на печатный лист – на очень больших объемах это даже и правильно. Но на практике такими объемами, которые за счет вала не нуждаются в оптимизации, оперируют единицы предприятий. Подавляющее большинство работает с такими объемами, когда ТВОРЧЕСКИЙ подход к формированию печатного листа может значительно увеличить прибыльность.
То есть, сотрудник на этом участке, владея инсайдерской информацией, понимая приоритеты компании на текущий момент времени складывает лист, который может не соответствовать некоему алгоритму, но все равно в данном конкретном случае будет отвечать интересам компании по ряду причин. А таких листов ему приходится складывать… – да почти все в реалиях белорусского бизнеса.
Автоматизация постановки задач
Деятельность менеджера по работе с клиентами – это обычно огромный поток задач, что называется, «в обе стороны»: контакты и согласование вопросов с клиентами, производством, бухгалтерией, курьерами. Тут даже если не автоматизировать работу менеджера с помощью конструктора бизнес процессов в Битрикс24, а просто начать пользоваться базовым функционалом «Задачи и поручения» — своевременность и качество исполнения задач уже выйдет на новый уровень. Захваченный лид будет невозможно забыть, подошедшее время звонка начнет «светиться красным», как и запланированное дело….
Автоматизация здесь нужна не только для того, чтобы «разгрузить голову» менеджера от необходимости помнить кучу мелочей, это еще поможет:
А) Своевременно и качественно отрабатывать с клиентами согласно утвержденным регламентам (когда позвонить, что говорить, что делать после разговора и т.д.). Запущенный автоматизированный бизнес-процесс сам будет ставить задачи в той последовательности, в которой должен идти качественный процесс. Завершена задача по подготовке и высылке коммерческого предложения – автоматически создается задача позвонить клиенту на следующий день… И так по всей цепочке воронки продаж.
Б) автоматизация снижает «человеческий фактор» и увеличивает прозрачность работы и уровень ответственности разных подразделений. «Окреститься» от поставленной менеджером задачи («давя харизмой») не получиться, не выполнить в задачу срок (например, дизайнеру или бухгалтеру), а потом «перевести стрелки», система так просто не даст. (Не выполнить можно, но по истории процесса будет видно, кто затормозил и с кого нужно спрашивать.)
Автоматизация колл-центра, «холодных звонков»
Битрикс24 здесь позволяет загнать внешнюю информационную базу компаний в раздел «Компании» (можно в «Лиды», если так задумается), разделить базу между сотрудниками по любым критериям, а затем отслеживать результат работы каждого сотрудника и отдела в целом. При этом запись телефонных звонков будет сохраняться, что также является полезным материалом для анализа успешности работы и принятия правильных управленческих решений по улучшению деятельности.
За периоды можно строить любые отчеты как по воронке продаж, так и по выполненным задачам (ряд готовых отчетов уже есть в Битрикс24, с помощью конструктора отчетов можно формировать свой пул отчетов).
Автоматизация внутренних согласований
Этот пункт нужен любому крупному предприятию со сложной структурой производства и услуг. Согласование особых условий работы с клиентом, контроль статуса счетов (оплачено, в очереди), закупка расходников – участники этого процесса смогут обойтись без дерганий в виде уточняющих звонков друг другу. Когда процесс идет по автоматизированному сценарию, все участники бизнес-процесса видят на портале: на каком этапе согласование, у кого застряло, могут тут же увидеть комментарий о причинах задержки и задать вопросы.
***
Многие проблемы предприятий универсальны (актуальны для всех), какие-то — характерны для определенных сфер деятельности. Любую область деятельности или участок работы можно оптимизировать/автоматизировать, когда это целесообразно (то есть полученная ценность выше затрат на оптимизацию). Преимущество Битрикс24: его базовый функционал уже богат на готовые решения, которые только остается внедрить, без программных доработок. Но и доработать можно очень и очень многое.
===========================================
Воспользуйтесь нашим БЕСПЛАТНЫМ предложением:1. Зарегистрируйтесь в Битрикс24: https://www.bitrix24.ru/create.php?p=6525312. Свяжитесь с нами для получения диагностической сессии, заполнив форму: https://goo.gl/9Y8gO1По формату это может быть очная или skype-встреча, на которой мы сможем дать четкое видение применимости Битрикс24 в вашей компании.
______________________________________________________
Мы также готовы выслать подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWhПосле этого мы оперативно подготовим все подходящие для вас материалы.
blog.blueocean24.ru
