Содержание
Оптимизация бюджета предприятия: как пройти кризис
Оптимизация бюджета предприятия — это не только снижение затрат. Оптимизация — это изменение структуры затрат. Во время оптимизации какие-то затраты приходится и увеличивать.
Даже если ваш бизнес нормально проходит экономическую турбулентность, лучше подстелить соломки. Прочитайте статью до конца, чтобы узнать какие расходы и как нужно снизить, а какие и для чего — повысить.
Но для начала давайте обсудим,
Что будет, если бюджет не оптимизировать
Есть два варианта ответа.
Первый вариант, когда собственник уверен, что бизнесу ничего не грозит. Тогда всё зависит от финансовой устойчивости предприятия и продолжительности периода турбулентности. Если экономический кризис продлится долго, предприятие исчерпает запас прочности и обанкротится.
Второй вариант, когда собственник намерен развивать бизнес, независимо от внешних условий. Здесь принимаются во внимание текущие реалии и собственник оптимизирует бюджет даже успешного предприятия. Ведь оптимизация повышает маржинальность а, следовательно, и устойчивость бизнеса. Тогда никакие кризисы становятся не страшны.
С чего не надо начинать оптимизацию затрат
По классике, в первую очередь нужно уменьшить
С классикой одна проблема: если бы можно было быстро уменьшить дебеторку или постоянные издержки, все сделали бы это давно и сразу. Но почему-то этого не происходит.
На практике, снижением дебеторки приходится заниматься мучительно долго, и всё равно решить вопрос можно только наполовину: если дебитору нечем платить, то взыскивать долг через суд сложно, дорого и уж точно не быстро.
То же самое с собственными долгами или зарплатным фондом. Если бы можно было мгновенно отдать банку долг — разве стали бы мы платить проценты? А если бы работники согласились на снижение зарплаты… ладно, не будем фантазировать.
И всё-таки, в распоряжении менеджмента есть инструменты по оптимизации затрат.
Как выбрать затраты, которые нужно сократить
Начните с внутреннего аудита расходов.
Попросите бухгалтера сделать выписку расходов, не относящихся к основной деятельности предприятия. Часто это долгосрочные контракты, которые продолжают длиться, несмотря на то, что необходимость в них отпала, ослабла или появились другие варианты.
К таким контрактам относятся контракты на
-
рекламу -
информационное сопровождение -
юридическое сопровождение -
маркетинговые консультации -
обучение сотрудников -
подписки на бумажные издания -
программное обеспечение -
техобслуживание оборудования -
клининг
Часть таких контрактов можно приостановить, часть — расторгнуть.
За алгоритмом оптимизации затрат обратимся к эксперту.
Илья Щетников, Финансовый эксперт, собственник консалтинговой компании Paretto finance
Рекомендую использовать двухшаговый метод.
Первый шаг — определение существенности затрат через их влияние на выручку и/или расходы. Так мы сможем понять, на чем фокусироваться.
Второй шаг — анализ причинно-следственных связей затрат через общение с ответственными и топ-менеджерами. На этом шаге затраты нужно проранжировать, например, по шкале от 1 до 10, где высший балл — это затраты, без которых компания не может существовать в принципе, а низший балл — это затраты, без которых компания может продолжать свое существование без проблем. Всё, что ниже 5 баллов мгновенно попадает под сокращение. Всё, что выше — обсуждается.
Что ещё сократить
Принципиально важные затраты тоже рекомендуется проанализировать. Иногда в них заложены излишки, позволительные в тучные времена, но не в кризис:
Тарифы на мобильную связь. Топ-менеджеры и менеджеры среднего звена могут оплачивать связь самостоятельно. А вот линейным сотрудникам, чей функционал связан с коммуникациями, оплату мобильных телефонов сокращать нельзя.
Администрирование электронных и интернет-систем. Вместо штатного администратора можно передать администрирование на аутсорс. Аутсорс может предложить и более компетентных специалистов, и более широкий спектр услуг.
Расходы на командировки. Временно можно отказаться от междугородних поездок (действительно ли есть вопросы, которые нельзя решить по телефону? За исключением бани, конечно).
Расходы на содержание персонала. Перевести часть персонала на удалёнку (уменьшив офисные расходы на чай/кофе/печеньки), и сдать часть офиса субарендаторам. Если некоторых сотрудников потребуется уволить, читайте наши советы, как организовать процесс увольнения грамотно.
Хостинг собственных сайтов. Почти всегда можно найти провайдера дешевле. Главное соответствие корпоративным требованиям безопасности.
Отказ от выплаты дивидендов. Ну или как минимум, перенаправление дивидендов на формирование фондов развития. Хотя сокращение выплат себе, любимому, даётся тяжелее всего.
Можно отказаться от затрат, прямо не влияющих на производственные результаты: остановить разработку брендбука, изменение логотипа, проведение косметического ремонта офиса. Всё это можно безболезненно отложить до лучших времён.
Оптимизация бизнес-процессов
Почти всегда можно использовать потенциал, заложенный в бизнес-процессах компании. Технология производства, путь движения товара, время хранения товара на складе — на каждом этапе можно сократить время, деньги или количество сотрудников, участвующих в данном этапе. Это трудоёмкий процесс, но кризис — время перестать его откладывать.
Илья Щетников, Финансовый эксперт, собственник консалтинговой компании Paretto finance
Хорошей практикой считается «подсушить» компанию, не трогая при этом маркетинг и рекламу. Практика показывает, что безболезненно уменьшить затраты на 10-15% можно в каждом бизнес-процессе. Чтобы уменьшить расходы на 20-40% нужно рассматривать каждый процесс отдельно. Что касается рекламы и маркетинга, то если рекламный канал «качает», сокращать затраты на него нельзя ни в коем случае. Режем всё, что угодно, только не курицу, несущую золотые яйца.
О чём забывают при оптимизации
Снижение издержек не должно приводить к рискам.
Например.
Отказ от обучения сотрудников. Если компания оплачивает сотрудникам курсы «по выбору» — это социальное обязательство, которое можно пересмотреть. Не отказаться от обязательства (это может снизить лояльность), а приостановить его действие на период турбулентности. Если курсы нужны для поддержания профессиональных навыком, например для менеджмента процессов по стандартам ISO — отказываться от них нельзя.
Отказ от юридического сопровождения будет выглядеть неразумно, если у компании нет юриста в штате. Наоборот, затраты на юристов во время кризиса как правило растут — неплатежи, защита интересов компании и т.п.
Представительские расходы и любые нерациональные издержки. Вместо доставки воды в офис можно купить стационарный фильтр. Перейти на более дешёвую бумагу. Можно даже временно перейти с коньяка VSOP на VS (шутка — нельзя, конечно).
Илья Щетников, Финансовый эксперт, собственник консалтинговой компании Paretto finance
При оптимизации рекомендую использовать здравый скептицизм и максимально прозрачное понимание «выхлопа» тех или иных затрат.
Какие издержки при оптимизации нужно повысить
Часть затрат лучше увеличить сейчас, чтобы больше сэкономить потом.
Например:
Покупка нового оборудования, а не ремонт старого. Особенно, если новое оборудование автоматизирует какие-то элементы производственного процесса или высвобождает трудовые ресурсы.
Реорганизация бизнеса. Если вы планировали поглощения, слияния, закрытие филиалов и т.п. — действуйте без промедления. Особенно, если на это есть деньги.
Затраты на новые каналы продаж. Неважно, что вы продаёте — товары или услуги. Высвободившиеся ресурсы направьте на тестирование новых каналов продаж. Каждый канал продаж — это увеличение выручки.
Повышение качества. В кризис многие игроки снижают качество товаров или обслуживания. Можно получить серьёзное конкурентное преимущество, если действовать наоборот — сохранять или даже повышать качество. Расходы на контроль качества — стратегическое вложение денег.
Быстрая имплементация результатов исследований и разработок. Нет времени пилить продукт, настало время внедрять. Внедряйте «на троечку», и улучшайте по возможности.
Экономическая безопасность. Слив клиентской базы, воровство со склада, промышленный шпионаж — всё это реальные риски, которыми следует озаботиться (и полностью контролировать) как можно быстрее.
Интеграция с новыми партнёрами. Разделите с партнёрами расходы на содержание производственной базы, склада или бухгалтерии — так можно заметно снизить свои затраты.
Что и говорить, повышение издержек — необычный метод оптимизации. Такие решения контринтуитивны, но в этом их сила. Обсудите это с коллегами.
_____________
Переложите часть расходов на Делобанк. Приём платежей онлайн, оплата по QR-кодам, интернет-эквайринг и оплата через смартфон — эти вопросы банк успешно решает для своих клиентов.
Оптимизация бизнес-процессов в организации, компании или на предприятии: определение, причины и цели проведения оптимизации
27.06.2018
Оптимизация бизнес-процессов компании – это совершенствование ее деятельности в рамках современного процессного подхода, о котором впервые заговорили в 1980-х годах. До тех пор в руководстве бизнесом применялся функциональный подход: фирма делилась на подразделения, выполняющие различные функции. Ими жестко и централизованно командовали сверху. К концу XX века экономика стала слишком сложной, масштабной и конкурентной, и эта схема утратила эффективность. Менеджеры информационной эпохи уже не позволяют себе тратить много времени и ресурсов на внутренние дела подразделений и на их неспешное взаимодействие. На первый план в управлении выходит идея «процесс-результат».
При этом не стоит думать, что на предприятии старого типа процессов не существует. Любая компания выполняет многочисленные операции, которые приводят к неким результатам: выпуск товаров, оказание услуг, заключение сделок, завоевание ниш на рынке. Просто в прошлом этому не уделялось достаточно внимания – достижение бизнес-результатов происходило хаотично, пока служба маркетинга согласовывала с отделом кадров форму ежегодного отчета для департамента IT-технологий. Управленцы новой эпохи занялись контролем операций и их результатов вплотную. Первый шаг для осознанного управления процессами – их оптимизация.
Цели и задачи
Оптимизация бизнес-процессов в организации проводится, когда специалисты замечают следующие опасные признаки:
- Неоправданное разрастание штата;
- Рост числа подразделений;
- Разобщенность отделов, департаментов и служб;
- Отсутствие единой системы обмена информацией;
- Медленное принятие решений;
- Низкое качество конечных результатов;
- Отсутствие контроля в одних областях и чрезмерное контролирование других;
- Увеличение психологического дискомфорта работников, вызванное неопределенностью круга обязанностей и ответственности.
Соответственно, задачи модернизации – наладить эффективное использование трудовых ресурсов, организовать бесперебойную связь между всеми подразделениями, увеличить скорость и качество труда, отрегулировать систему контроля, донести до каждого работника четкое описание его полномочий.
Главная цель в данном случае выражается в достижении лучших результатов при сокращении затрат и усилий. Внешние признаки успеха здесь просты и объективны – увеличение прибыли, появление новых клиентов или покупателей, покрытие большей доли рынка.
Этапы изменений
Деятельность менеджера, совершенствующего комплекс бизнес-процессов на предприятии, делится на несколько стадий:
- Сбор сведений о комплексах действий, уже стихийно выполняющихся в организации;
- Разработка регламента, позволяющего наиболее эффективно модернизировать каждый процесс;
- Внедрение этих идей на практике;
- Контроль всех операций по выработанной схеме;
- Редактирование правил при необходимости.
Если речь идет о сколько-нибудь крупной компании, то реформирование по вышеописанной схеме проводится отдельно в каждом подразделении – как функциональном, так и территориальном. А затем разрабатывается масштабная кросс-функциональная схема взаимодействия всех подразделений и общей деятельности организации.
Возможные ошибки оптимизации
Ошибки, в том числе критические, происходят на любой стадии оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Особое внимание следует уделять первому этапу – а именно сбору информации об уже существующих процессах. Совершенствование каждого бизнеса – вопрос глубоко индивидуальный, невозможно по единому шаблону наладить деятельность всех без исключения магазинов, всех центров ремонта техники или всех швейных фабрик. С другой стороны, сложившиеся в отрасли шаблоны и сведения о находках конкурентов тоже необходимо учитывать. Возможно, сторонняя информация поможет критически взглянуть на ситуацию и изменить что-то радикально.
При этом необходимо использовать все доступные источники, а не только документированные регламенты или интервьюирование высшего руководства. Нередко один и тот же комплекс действий выглядит по-разному на бумаге и на практике.
Разрабатывая новый регламент, нужно внимательно подойти к систематизации всех полученных данных, грамотно расставить приоритеты, заранее выявить все возможные недостатки и обсудить все детали на совещаниях и собраниях. Регламент не является творчеством одного руководителя или даже команды, в его создании должны принять участие все люди, которым предстоит его исполнять и контролировать. Наконец, проект должны одобрить юристы и экономисты: все ли его детали соответствуют нормативным документам, и согласуются с имеющимся бюджетом?
Внедрение нового подхода может встретить сопротивление как «снизу», так и «сверху». Стоит учитывать, что это может быть обусловлено как ригидностью мышления и силой привычки, так и реальными недостатками. Иногда внедрение можно упростить, сделав его постепенным и пошаговым.
Наконец, контроль оптимизация бизнес-процессов должен быть в первую очередь объективно возможен. Если какую-то операцию нельзя проконтролировать – значит, над планом стоит подумать еще раз. Далее следует приобрести необходимые технические средства, назначить ответственных за разные этапы контроля, систематизировать сбор и анализ данных. А главное – помнить, что в конечном счете основным критерием успеха является улучшение результатов и достижение намеченных целей. Если все операции выполняются по-новому, но прибыль не растет, и количество клиентов не увеличивается, значит – реформы не удались.
Управление предприятием и тем более его модернизация в наши дни – непростая наука. Однако в итоге компании, применяющие современные методы управления, однозначно выигрывают у конкурентов. Те же, кто не смог приспособиться к новым условиям, неизбежно уходят с рынка.
Оптимизацией бизнес-процессов могут заниматься сотрудники и руководители, имеющие профильное образование. Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а так же на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».
← Назад к списку
Структура оптимизации предприятия | CSO Online
Мнение
Связанный:
- Безопасность данных и информации
- CSO и CISO
Copyright © 2004 IDG Communications, Inc.
7 горячих тенденций кибербезопасности (и 2 уходят в тень)
Enterprise Optimization — Data Leaders Brief
Enterprise Optimization
Оптимизация Управление рисками Цифровая трансформация Интеграция данных Преобразование данных IoT Business Intelligence Измерение стратегии Interactive
Крупнейшие сделки по слияниям и поглощениям в сфере корпоративных технологий
CIO
14 июля 20022 Однако это не останавливает поставщиков программного обеспечения и услуг enterprise : они продолжают покупать новые рынки и приобретать новые возможности, а не разрабатывать их самостоятельно. Microsoft покупает Minit до оптимизировать автоматизацию процессов .
Технология 281
TechnologyEnterpriseBusiness Intelligencesoftware 281
Google Contact Center AI Платформа AI направлена на оптимизацию обслуживания клиентов
CIO Business Intelligence
22 марта 2022
. расширяет свой сервис Contact Center AI (CCAI) возможностью интеграции с приложениями CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), чтобы предоставлять информацию и анализ данных в режиме реального времени.
Business Intelligence 84
Business IntelligenceoptimizationEnterActiveNterprise 84
Источники трендов
- DataFloq
- Analytics Vidhya
- David Menning.
12 мая 2022 г.
Хотя до жизнеспособных квантовых вычислений общего назначения еще далеко, D-Wave Systems только что развернула свою третью облачную систему квантового отжига и обновила свои инструменты кодирования для работы с новыми категориями предприятие оптимизация проблемы.
Оптимизация оптимизация .
Business Intelligence 76
Business IntelligenceOptimizationEnterprise OptimizationОбработка данных 76
Celonis расширяет возможности Power BI Process Mining
CIO Business Intelligence
29 МАРТА 2022 г. оптимизируют процессы, связанные с их системами ERP, а совсем недавно расширились, чтобы помочь им оптимизировать использование ими платформ автоматизации рабочих процессов.
Business Intelligence 76
Business IntelligenceOptimizationEnterprise OptimizationSoftware 76
2 технологии могут помочь сотрудникам вернуться в офис
Sirius Computer Solutions
30 АПРЕЛЯ 2021 г.
продвижение виртуальных, облачных и SaaS-приложений в enterprise , оптимизируют пропускную способность и обеспечивают исключительное удобство работы с приложениями.