7 принципов как сократить расходы компании. Оптимизация расходов предприятия

7 принципов как сократить расходы компании

Многие российские компании оказались в «осадном» положении: снижение цен на экспортные товары, сокращение расходов бюджета и государственного финансирования, падение спроса и покупательской способности населения вкупе с ужесточением конкуренции привели к ряду банкротств или значительному ухудшению финансового состояния компаний из различных секторов экономики. У организаций в распоряжении остается действенный рычаг, которым они могут напрямую воздействовать на улучшение показателя EBITDA: оптимизация затратной части бюджета. Как правильно сократить расходы от 20 до 70%, рассказал в своей колонке Роман Чурилин, руководитель проекта трансформации нефтегазовой компании.

По цене армии

Одним из первых и наименее болезненных шагов по оптимизации затрат считается снижение административно-управленческих расходов. Обычно в эту категорию включают компенсацию топ-менеджмента и прочие непроизводственные расходы: служебный транспорт, охрану, представительские затраты, питание, связь и ИТ, аренду и уборку офисов и др.

Численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Cтруктура административно-управленческих затрат в российских компаниях зачастую неоптимальна и существенно уступает международным показателям. Из-за низкой производительности труда, запутанной системы управления и недостаточной автоматизации численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Кейс из практики: расходы на обеспечение безопасности одного металлургического завода в Сибири превышали стоимость содержания мини-армии наёмников, защищавших крупную золотоносную шахту в одной из горячих точек Африки от вооруженных налетов.

Административно-управленческие расходы часто раздуты (10–15% от выручки компании) и год от года растут быстрее темпа увеличения выручки (наследие беззаботного, докризисного периода в жизненном цикле компании), а потому имеют значительный потенциал сокращения. При том эти расходы относятся к «нестратегическим», т. е. напрямую не влияют на работу основных производственных подразделений и не создают стоимость для компании.

Семь принципов оптимизации

Cреди принципов, определяющих успех программ оптимизации административных и управленческих расходов, необходимо отметить следующие семь:

1. Определение стартовых условий

Перед началом проекта формируется четкое понимание всей базы расходов, подлежащих оптимизации, после чего топ-менеджментом или акционером формулируется каскадируемая сверху-вниз цель по достижению экономии и обозначается приоритетность её выполнения.

Типичная ошибка: руководством компании не поставлена конкретная оцифрованная цель по достижению экономии в рамках всей программы либо эта цель не детализирована до уровня отдельных функциональных вертикалей и подразделений.

2. Формирование команды агентов изменений и их обучение

Предпринимательство в 2017: Дело за малым

Одним из важных факторов успеха подобных проектов является формирование выделенной кросс-функциональной рабочей группы под руководством управленца из финансового блока (например, финансового контролера). Руководитель такой группы должен иметь целостное представление о бюджете компании, критический взгляд на вещи, формальные полномочия и политическую силу для реализации «неприятных» решений.

Перед началом проекта для рабочей группы необходимо организовать цикл тренингов по обучению базовому инструментарию оптимизации затрат: внешний и внутренний бенчмаркинг, оценка общей стоимости владения, декомпозиция затрат до физических объемов и единичных расценок и их критический анализ, методы централизации функций, подходы к устранению избыточных уровней управления/дублирующихся или ненужных функций.

3. Принцип обнуления всех затрат (zero-based budgeting, ZBB)

Данный принцип как основа программ сокращения издержек активно применяется фондами из сферы private equity при повышении прибыльности приобретенных портфельных компаний. Суть его в том, что бюджет компании каждый год обосновывается заново, без привязки к цифрам прошлого года. За счет бескомпромиссного применения ZBB компаниям удаётся сократить административные расходы на 10–25% за полгода.

Почему крупные компании переезжают в коворкинги

Несмотря на очевидную результативность, данный принцип обладает и недостатком: он требует значительных трудозатрат сотрудников, поскольку фактически заставляет каждый год формировать бюджет компании с нуля, опускаясь до самого глубокого уровня детализации затрат и не опираясь на опыт прошлых периодов. В ситуации когда компании неочевидны выгоды применения ZBB на фоне связанных с его реализацией издержек, возможно пилотирование данного подхода на примере отдельной функциональной вертикали.

4. Целостный подход к оптимизации vs перегрузка персонала задачами

Зачастую достижение экономии требует реализации поддерживающих мероприятий: пересмотра существующих регламентов и должностных обязанностей, бизнес-процессов, подхода к автоматизации труда и оргструктуры подразделений.

Типичная ошибка: сокращение значительной доли штата, топорное перераспределение функционала между оставшимися сотрудниками и, как следствие, срыв/невыполнение бизнес-процессов, сроков и т. д.

5. Контроль хода проекта

Обязательным условием успешного проекта по оптимизации расходов является пристальное внимание руководства в виде регулярного (раз в 2–3 недели) проведения встреч рабочих группы по обсуждению текущего статуса реализации, достигнутых экономий, внедряемых изменений и ближайших шагов.

Типичная ошибка: руководство отправляет рабочую группу «в свободное плавание», статус проекта проверяется изредка, и динамика выполнения программы сходит на нет.

6. Не словом, а делом

Как купить готовый бизнес и зарабатывать в кризис?

Разумеется, личный пример топ-менеджмента или собственника компании позволит создать в коллективе должный настрой и обозначить приоритетность реализации программы сокращения затрат: будь то отказ от годовых бонусов, оптимизация роскошного парка служебного автотранспорта со штатом водителей в пользу экономичных такси, или же переход на конференц-звонки по Skype вместо перелетов бизнес-классом, выкупленных втридорога за сутки до рейса.

Типичная ошибка: попытка сохранить положений вещей, при котором топ-менеджмент избыточно наделен атрибутами высокого статуса («Раньше всегда летали бизнес-классом: мы все-таки одна из крупнейших нефтегазовых компаний страны!»).

Сокращение административных расходов — это не только разовое улучшение финансового результата.

7. Формирование культуры постоянного совершенствования и нацеленность на долгосрочный результат

Руководству компании следует позиционировать проект по оптимизации затрат не как разовое мероприятие с точечным «отрезанием жира, где видно», а как непрерывный и продуманный процесс долгосрочной трансформации компании, который должен стать частью её ДНК. Сокращение административных расходов — это не только разовое улучшение финансового результата, но и выстраивание гибкой и сбалансированной системы, позволяющей повысить прозрачность и качество управления.

Как показывает российский и международный опыт, применение систематического подхода и критический взгляд на сформировавшиеся практики работы позволяют достичь сокращения административно-управленческих расходов на 20–40%, а по отдельным подкатегориям — и до 60–70%. Подобный результат позволит частным компаниям, переживающим нелегкое время кризиса, улучшить финансовое положение без вреда основным производственным функциям и изнутри простимулирует формирование финансовой дисциплины и бережливого подхода, а публично торгуемым корпорациям вдобавок к этому — создать положительные сигналы для акционеров и фондового рынка.

[simlink]Как грамотно сократить расходыУдаленная работа: как оптимизировать расходы бизнеса[/simlink]

dailymoneyexpert.ru

Оптимизация расходов предприятия

Одним из наиболее важных аспектов ведения любой хозяйственной деятельности является оптимизация расходов предприятия, позволяющая сократить ненужные затраты. Если рассматривать этот элемент управления бизнесом глобально, то в данном случае под оптимизацией расходов следует понимать максимальное снижение издержек. При этом важным условием остается сохранение должного уровня прибыли и ее увеличение.

Оптимизация расходов предприятия. Как не допустить издержек?

Прежде чем приступить к реализации планов, необходимо провести тщательный анализ текущих затрат, их структуры. Он позволит оценить эффективность использования материальных, трудовых ресурсов, их влияние на финансовый результат деятельности компании.Чтобы максимизировать прибыль, компания должна:

уметь эффективно распоряжаться финансовыми инструментами, собственным капиталом ;
контролировать закупочные цены на сырье, материалы, услуги;
исключить выпуск продукции, которая имеет дефекты или брак;
планировать производственный процесс;

исключить простои и ожидание техники.

В условиях кризиса поиск эффективных решений становится наиболее актуальным. Прежде всего, на этапе планирования, исключаются дополнительные траты. Система бюджетирования позволит контролировать размер издержек. Ни в коем случае нельзя экономить на качестве производимого товара. Такой подход значительно уменьшает конкурентоспособность на рынке. При этом ограничение использования средств на развитие и технологический прогресс может привести к тому, что спрос на продукт упадет и он станет невостребованным.

Оптимизация расходов предприятия: тонкости и нюансы

Для успешного ведения коммерческой деятельности необходимо обеспечить наличие оборотных финансовых инструментов на банковском счете организации, работать с дебиторской и кредиторской задолженностью.

Чтобы минимизировать негативные моменты, следует регулярно и рационально планировать доходы и расходы компании, наладить их оперативный учет. Это может быть смета, бюджет или иной документ, характеризующий фактическое состояние дел в компании: источники поступления денег и статьи расхода. Как правило, такой план составляется помесячно и нарастающим итогом за квартал, полугодие или год. Такой документ должен быть прост в использовании и требовать минимум времени на его составление. В этом кроется профессионализм – в одной логичной таблице должны содержаться все основные показатели деятельности компании за анализируемый период. Например, если проводить подобные мероприятия каждый месяц, то можно существенным образом снизить размер дебиторской задолженности и не прибегать к заемным средствам для покрытия кассового разрыва в компании, а также снизить издержки на выплату процентов и привлечение заемного капитала.

Оптимизация расходов предприятия с помощью специализированной компании

Предприятия среднего и малого бизнеса не всегда имеют возможность нанять штат или специалиста, который будет заниматься ведением учета и составлением отчетности. Человек, который не имеет специального образования, тратит много времени и сил при подведении итогов и может ошибиться. А бывают случаи, когда возможность нанять специалиста есть, но отличить профессионала от любителя при проведении собеседования затруднительно. В обоих случаях ожидание и результат работ может не совпасть, и потраченные усилия пропадут даром. Поэтому выполнение данных мероприятий целесообразно доверить квалифицированным специалистам. Здесь помогут определиться с выбором опыт работы, рекомендации от тех людей, кто уже пользовался услугами аутсорсинговой компании. Независимые консультанты являются профессионалами в своей области. Они знают, как эффективно оптимизировать расходы фирмы, чтобы при этом не был нанесен вред ее функционированию. Наша постоянная работа с многообразием форм отчетности, опыт составления бюджетов, смет, таблиц позволяет нашим клиентам оперативно получать интересующую их информацию, и сосредоточиться на главном: зарабатывать деньги.

finnv.ru

Оптимизация расходов | Все о заработной плате

За последние три года множество организаций, действующих в России (около 44 %) оказались в достаточно тяжелом финансовом положении. Мировой экономический кризис породил массу проблем, связных со снижением спроса на продукцию, сокращением объемов выпуска, убыточности производства и резким снижением платежеспособности многих предприятий.

Самым первым шагом к сохранению дееспособности в кризисных условиях является оптимизация расходов бюджета фирмы, попавшей в трудную финансовую ситуацию. Однако такие меры зачастую не приводят к желаемому мгновенному результату, а действуют на перспективу.

По некоторым данным, около 37 % компаний, использовавших программу сокращения издержек в период кризиса, отметили рост затрат по отношению к объему своих доходов. Такая тенденция отмечается ввиду того, что зачастую компании ведут неэффективную политику уменьшения расходов.

Грамотная и эффективная оптимизация расходов предприятия включает в себя нормирование всех статей бюджета, установление жесткого контроля над исполнением нормативов, мотивирование персонала на сокращение издержек, напрямую не связанных с основным производством.

Такой вариант борьбы с финансовой нестабильностью известен давно, и позволяет достигать положительных результатов, удерживая расходы на заданном уровне. Для успешной реализации программы по сокращению затрат предприятия необходимо предпринимать следующие шаги.

Бюджетирование. Первоочередной задачей руководителей должно стать планирование доходов и расходов, и передача полномочий по контролю над ними менеджерам среднего звена.

Основными документами в данном случае являются – прогнозный баланс, бюджет расходов и доходов, и бюджет движения денежных средств. Помимо этого, составляются бюджеты основных производственных подразделений, бюджет дебиторской и кредиторской задолженности, и бюджет по движению сырья и материалов.

Консолидируя имеющуюся информацию, руководство предприятия сможет сформировать реальный финансовый план на заданный период времени, с помощью которого будет эффективно управлять денежными потоками.

Вертикальная и горизонтальная интеграция. Горизонтальная интеграция заключается в объединении фирм с другими покупателями. Увеличение совместного объема закупок позволит получить скидки, сократить транспортные расходы. Вертикальная интеграция подразумевает кооперацию покупателя с поставщиками основной номенклатуры (своевременное исполнение обязательств, финансовая прозрачность фирмы).

В свете последних событий, оптимизация бюджетных расходов предприятий, включала в себя также и использование возможностей аутсорсинга. Определение направлений своей деятельности, которые можно заменить услугами сторонней организации – вот основная стратегия аутсорсинга.

Проведя анализ эффективности аутсорсинга в различных направлениях, организация имеет возможность скорректировать соотношение постоянных и переменных затрат, и сократить риски при сокращении объемов продаж.

Для сохранения устойчивой финансовой ситуации в период нестабильности экономики страны, да и мира в целом, следует создать целую систему мероприятий по снижению расходов, увеличению объема продаж, оптимизации денежных потоков, работе с дебиторами, реструктуризации кредиторской задолженности. Чем эффективнее организация использует эти инструменты в настоящее время, тем больше вероятности ее процветания в будущем.

moycent.ru

Оптимизация расходов как метод борьбы с экономическим кризисом на предприятии

ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ КАК МЕТОД БОРЬБЫ С ЭКОНОМИЧЕСКИМ КРИЗИСОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ.

Причинами финансового кризиса на предприятии могут стать: общий спад рынка, неправильно выбранная стратегия развития, неэффективная работа менеджмента. Независимо от этого для вывода компании из кризиса можно использовать универсальные инструменты: снижение затрат, стимулирование продаж, оптимизацию денежных потоков, работу с дебиторами и реструктуризацию кредиторской задолженности.

Затраты являются важным показателем, характеризующим работу любого предприятия. От их уровня зависят финансовые результаты деятельности, темпы его расширенного воспроизводства, а также финансовое состояние в целом. Кроме того, себестоимость продукции служит основой для соизмерения расходов и доходов, то есть прибыльности предприятия. Актуальность проблемы управления затратами можно подтвердить тем фактом, что многие современные предприятия являются потенциальными банкротами именно вследствие того, что не могут компенсировать свои издержки и исполнить обязательства.

Большинство отечественных коммерческих и производственных компаний в условиях кризиса, большое внимание уделяют снижению затрат (из-за усиления конкуренции, уменьшения прибыли или возникновения убытков).

Антикризисные менеджеры предлагают различные способы преодоления проблемы. Одной из эффективных мер есть оптимизация расходов путем снижения себестоимости товара или услуги.

Сохранение предприятия от неблагоприятных воздействий экономического кризиса зависит от следующих мероприятий:

Прямое снижение издержек производства:

- сосредоточение собственных средств в наиболее надежных банках, пока в наиболее надежных российских, но лучше в филиалах зарубежных;

- сокращение заработных плат и премий (бонусов) сотрудников;

- сокращение бюджетов на рекламу, маркетинг, ИТ, использование услуг внешних провайдеров, таких как рекрутинговые компании, PR-агентства, юридические фирмы и все виды консалтинга;

- пересмотр активов и возможность закрытия непрофильных направлений бизнеса;

- освобождение складов на других территориях и передача их в аренду или продажа.

Относительное снижение издержек производства (главным образом в части условно-постоянных затрат) за счет увеличения объемов производства продукции. При этом на единицу готовой продукции будут затрачиваться существенно меньшие средства.
Проведение грамотных маркетинговых исследований для формирования конкурентоспособных предложений с целью стимулирования повышения объема закупок постоянными клиентами и привлечения новых покупателей.
Установление в организации жесткой финансовой дисциплины, когда решение о расходах имеет право принимать одно лицо или несколько ответственных лиц, четко оговоренных приказом руководителя компании.

Для осуществления приведенных выше этапов оптимизации производства необходимо совершенствование учёта затрат на предприятии с использованием автоматизированной системы учета, которая позволит отслеживать возникновение затрат по местам их возникновения в разрезе статей калькуляции. Учет должен быть оперативным, способным в минимальные сроки корректировать статьи затрат. Кроме того, следует внедрить систему бюджетирования и постоянно ее совершенствовать.

Создание и внедрение системы бюджетирования на предприятии позволяет повысить эффективность управления и прозрачность деятельности, ввести строгий учет и контроль расходования средств и оптимизировать затраты. [2] Формирование бюджета, планирование затрат и передача полномочий по их правлению менеджерам подразделений позволят значительно снизить издержки компании.

Остановка нерентабельных производств и отраслей деятельности – первый шаг, который необходимо совершить предпринимателю. Если убыточное производство нецелесообразно или его невозможно продать, то его нужно остановить, чтобы немедленно исключить дальнейшие убытки. Исключение составляют объекты, остановка которых приведет к остановке всего предприятия. [1]

Что касается кадровой политики компаний, то в период кризиса сокращение персонала становится острой необходимостью, а это нелегкая задача. Если на основном производстве работников можно сокращать пропорционально объему выпускаемой продукции, то персонал вспомогательных подразделений и сферы управления менее пластичен (охранять предприятие, к примеру, необходимо независимо от объема выпускаемой продукции). Перед HR-службами стоит задача сокращения 20-30% персонала. Сокращения касаются либо сотрудников среднего звена, и остается руководитель отдела работать один за весь отдел, либо увольняют руководителей с высоким уровнем заработной платы и оставляют среднее звено. Сокращение не может происходить одновременно. Нужна осторожность при увольнении персонала, отказе от выплаты доплат и надбавок, снятии социальных льгот (обед, поликлиника и т.п.). Опрос 50 крупных компаний свидетельствует о том, что 53 работодателя планируют сокращать штат. [3] Прямолинейные действия в этой сфере нередко приводят к плачевным результатам: оставшийся персонал не в состоянии справится с резко увеличившимся объемом работ, падает заинтересованность в качественном исполнении функций.

Основная роль в системе антикризисного управления предприятием отводится широкому использованию внутренних механизмов финансовой стабилизации. Задача управленческой команды состоит в том, чтобы выделить основные направления развития и подобрать к ним единственно верные на данный момент решения.

Литература

Грязнова А.Г. Антикризисный менеджмент – М.: Ассоциация авторов и издателей "ТАНДЕМ". Издательство ЭКМОС, 2005
Крук М. Проблемы теории и практики управления –официальное издание Международного научно-исследовательского института проблем управления, международный журнал 11.2006
Ведомости ВУЗ Март 2009

turboreferat.ru

Оптимизация расходов организации | «9 правил бизнеса»

В деятельности каждого предприятия наступает такой момент, когда расширение производства невозможно, а конкуренты активно начинают снижать цены. Для организации данная ситуация грозит потерей покупателей и, как следствие, снижением показателей выручки и прибыли, что, в свою очередь, негативно сказывается на финансовой устойчивости предприятия в целом. Собственники бизнеса в таком случае начинают искать резервы для снижения цены реализуемой продукции, и одним из таких резервов является оптимизация расходов организации.

Как показывает практика, оптимизацией расходов следует заниматься не только, когда наступила пиковая ситуация и выхода уже нет, но и в текущем режиме. Так, на давно работающих предприятиях существуют уже устоявшиеся, давно разработанные процессы, которые, казалось бы, работают. Однако, если провести анализ подобных процессов, может выясниться, что на современном этапе они довольно трудоемки и могут быть оптимизированы.

Сразу стоит отметить, что, прежде чем приступить к работе по сокращению расходов, надо проанализировать, к чему приведет данная оптимизация. Во-первых, оптимизация очень редко бывает бесплатной, соответственно надо сопоставить планируемые издержки с полученным результатом. Во-вторых, оптимизация может привести к усложнению существующих процессов и увеличению их трудоемкости. И, сопоставив расходы и результат, можно принять решение об оптимизации.

Оптимизацию рекомендуется производить по трем направлениям:

персонал;
статьи затрат;
процессы.

Эффективность работы предприятия в целом зависит от уровня подготовки и квалификации работающих сотрудников компании. В целях оптимизации расходов по данному направлению следует проанализировать то, какие расходы несет компания на подбор персонала, на обучение и переподготовку. Обязательно нужно оценить текучесть кадров, выявить причины ухода сотрудников. Данную работу необходимо проводить совместно с менеджерами по подбору персонала. Самым экономичным решением по этому вопросу будет создание общей корпоративной культуры, более затратными являются разработка системы мотивации, ключевых показателей, выявление неэффективных и разлагающих коллектив сотрудников.

Анализ статей затрат позволит определить то, на что больше всего тратится денег и, соответственно, позволит изыскать возможности экономии. Так, например, анализируя статью расходов «аренда», следует промониторить рынок аренды недвижимости и посмотреть, насколько адекватна цена, за которую фирма снимает помещение. Если на рынке стоимость снизилась, то можно собрать предложения с других компаний и провести переговоры с текущим арендодателем о снижении арендной ставки.

Оптимизация процессов — один из самых сложных способов. С одной стороны, развитие техники, новое программное обеспечение могут автоматизировать ряд процессов и, как следствие, сократить ненужные рабочие места. С другой стороны, данные технологии очень дорого стоят, поэтому следует сопоставить расходы на приобретение и полученную экономию. Также при проведении анализа у вас, скорее всего, появятся люди, которые вам всячески будут мешать, если они почувствуют, что вследствие оптимизации они могут потерять работу.

9ine.ru