4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота. Документооборот как составная часть делопроизводства и пути его оптимизации

ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПУТИ ЕГО ОПТИМИЗАЦИИ, Документоведение и архивоведение

Пример готовой дипломной работы по предмету: Документоведение и архивоведение

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА

1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОШКОЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

1.1 Характеристика документооборота 6

1.2 Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

ГЛАВА

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

2.1 История создания, основные направления и организация деятельности МБДОУ ДС№ 25

2.2 Организационно-правовой статус МБДОУ № 25

2.3 Оперативное и архивное хранение документов

ГЛАВА

3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Методика разработки должностной инструкции делопроизводителя

3. 2 Разработка инструкции по делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Выдержка из текста

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения, и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Актуальность исследования работы заключается в том, что организация работы с документами — это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Список использованной литературы

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 №

27. «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». — Доступ из справ. — правовой системы «Консультант Плюс».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №

47. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс].

Гражданский кодекс Российской Федерации. — М.: Проспект, 2011. — 544 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс].

Электрон. дан.— URL: я.

3. Федеральный закон от

1. июля 1992 № 3266−1 «Об образовании» [Электронный ресурс].

4. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронный ресурс].

5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс].

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс].

7. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [Электронный ресурс].

8. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №

18. «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [Электронный ресурс].

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс].

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 11.12.97 № 1538).

[Электронный ресурс].

11. Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 [Электронный ресурс].

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №

3. «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 №

45. «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 №

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №

16. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— Введ. 27.02.1998 [Электронный ресурс].

17. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.— Введ. 03.03.2003 [Электронный ресурс].

18. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) [Электронный ресурс].

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299) [Электронный ресурс].

21. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Электронный ресурс].

22. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс].

Электрон. дан.— URL: bestpravo.ru/fed 2002/data 09/tex 26 093. htm .

23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.11.2000) [Электронный ресурс].

24. Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19−12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ» [Электронный ресурс].

25. Андреева, В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.- М.: Кнорус, 2010. — 296 с.

26. Анодина, Н.Н. Деловое письмо / Н.Н. Анодина. — М.: Омега-Л, 2008. — 104 с.

27. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. — М.: Омега-Л, 2006. — 172 с.

28. Барихин, В.В. Делопроизводство / В.В. Барихин. — М.: Инфа-М, 2006. — 411 с.

29. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. — Ростов н/Д.: изд-во «Феникс», 2003. — 320 с.

30. Басаков, М.И. Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. — М.: Феникс, 2010. — 376 с. Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.

referatbooks.ru

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Введение

В данной работе рассматривается тема Документооборот и пути его оптимизации.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

-организация рационального движения документов внутри организации;

-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

-важность его содержания;

-сложность и новизна поставленных вопросов;

-общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

-срок исполнения документа;

-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

Документооборот

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из ?/p>

geum.ru

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

из поступающих в организацию документов;

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

-содержанием или функциональной принадлежностью;

-структурой;

-режимом или цикличностью;

-направлением;

-объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

-расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

-расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

-определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

-повышение эффективности управленческой деятельности;

-ускорение движения документов в организации;

-уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

">Пять шагов к успешному документообороту

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. П?/p>

geum.ru

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота

Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [23, 71].

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; документационного обеспечения деятельности учреждения с целью выявления кортежей документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кортежей документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Так, в технологической карте на документооборот отразится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты расположены операции в их технологической последовательности, по горизонтали — методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное — удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" — создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный, документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот [3, 199 – 204].

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:

- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание";

- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные базы данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации [14, 115 – 121].

Микропроцессорная техника позволяет создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сокращает время их обработки. Тем не менее, управленческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

Переход к новой машинной технологии начинается прежде всего с упорядочения документационного обеспечения управленческих процессов, технологии управленческой деятельности. Важным моментом является разработка матрицы документирования, учитывающей бумажные и машинные документы и жесткие требования к бумажным документам, ориентированные на последующий переход к безбумажному документированию.

В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это названия формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отражает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимаемых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий — акт, констатация устной речи — протокол.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами может быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хранения. Например, следует установить единый цифровой порядок написания даты и постоянное место для нее в штампе бланка, единый порядок удостоверения документа традиционным или машинным способом. Определяются также жесткие текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формируются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектирования форм документов. На первом этапе упорядочения традиционной документации будут и бумажные, и машинные документы. Следующий этап — переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого этапа является миникомпьютерная система текстовой обработки или пишущий автомат, который позволяет печатать текст на бумаге, одновременно воспроизводить его на экране, корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.

В условиях новой информационной технологии вся документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

- блок автоматизированной подготовки документов;

- блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

На начальном этапе создания машинного документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея и занося в машинную память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения воспроизводятся сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалистов. Изучив всю информацию, руководитель принимает окончательное решение.

После окончательного подписания документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ.

Таким образом, в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования при наличии в этом необходимости.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран и задает машине программу — остальное делает техника.

Например, для подготовки конкретного документа необходимо вызвать на дисплей соответствующую форму и заполнить ее нужными данными. В этом смысле современная техника оказалась более удобной, чем рекламировавшееся в 60-х годах микрофильмирование, которое не было принято потребителями как заместитель бумаги для оперативного использования.

Второй блок автоматизированного документационного обеспечения — блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача заключается в том, чтобы определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в государственном архиве после передачи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информации, отметка о переносе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуется автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организации-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступающего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, который он получил "при рождении". В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании "государственной памяти" [19, 154 – 161].

Таким образом к разработанной рациональной схеме документооборота должны применяться следующие требования:

- прямоточность — предполагает перемещение документов по наиболее короткому пути;

- непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку сотруд ников;

- ритмичность - равномерность движения потоков документов. Этот принцип очень тесно связан с принципом непрерывности, т. к. движение до-

кументопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения;

- параллельность — выполнение отдельных операций по обработке доку мента в процессе его движения;

- пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

- экономичность - экономия в движении документа;

- самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направ- лении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией работников.

Необходимо обратить внимание на правильность оформления документов. Поэтому необходимо рассмотреть основные формуляры – образцы составления основных наиболее употребляемых документов, регулирующих организационно – распорядительную деятельность изучаемого предприятия [3, с.17]. (Приложение 1).

studfiles.net

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Введение

В данной работе рассматривается тема Документооборот и пути его оптимизации.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

-организация рационального движения документов внутри организации;

-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

-важность его содержания;

-сложность и новизна поставленных вопросов;

-общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

-срок исполнения документа;

-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Документооборот

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из

biblo-ok.ru