ГлавнаяОптимизация1С оптимизация бизнес процессов

Практика использования Бизнес-процессов и Задач в «1С:Предприятии 8.3». 1С оптимизация бизнес процессов


Оптимизация бизнес-процессов в 1С:Предприятие 8

Естественным стремлением для любой современной компании является постоянная работа над повышением эффективности ее деятельности. Ставя перед собой определенные цели, организация формирует комплекс действий, направленных на их достижение. Эти системные действия получили название "бизнес-процессы", и работа над их усовершенствованием станет темой данной статьи.

Бизнес-процессы преследуют определенные цели, включают ряд действий и ориентированы на достижение прогнозируемого результата. Оптимизация бизнес-процессов требует индивидуального подхода к каждому предприятию, поскольку они тесно связаны со спецификой бизнеса, масштабов организации, топ-менеджмента.

Чтобы достичь результатов в бизнесе, необходимо разработать стратегию маркетинга и грамотно соотнести ее с методикой реализации на практике. Но нередко можно столкнуться с тем, что выполнены все условия для достижения нужных показателей, а результата нет. В этом случае стоит обратить внимание на функционирование нижних уровней управления.

Необходимость в оптимизации бизнес-процессов на определенном этапе развития организации становится очевидной, даже если ранее о ней речи не шло. Однако если штат сотрудников компании расширяется, появляются новые подразделения (в особенности – если они географически удалены друг от друга) и уровни управления, а единой информационной системы нет – значит, настало время принимать меры по улучшению бизнес-процессов.

Если оперативно не отреагировать на процессы развития организации, в определенный момент можно столкнуться с тем, что принятие и выполнение решений осуществляется слишком медленно, обнаружатся неконтролируемые аспекты; отсутствие регламентированных прав и обязанностей может вызвать напряжение у персонала; чрезмерная бюрократия приведет к большим потерям времени и ресурсов даже для решения простейших операций.

Как только начнут проявляться подобные проблемы, необходимо предпринимать меры. В идеале – начинать работу по оптимизации бизнес-процессов нужно еще до возникновения проблем. За любыми значительными изменениями в управлении или структуре предприятия должны следовать действия по "подгонке" бизнес-процессов под новые условия работы.

Моделирование бизнес-процессов Традиционно схема построения включает описание ситуации, какой она есть на текущий момент (англ. "as is") и дальнейшее доведение до оптимального состояния (англ. "to be"). Многим руководителям предприятий первая часть кажется лишней, они видят в ней лишь желание исполнителей больше заработать. Однако вопреки этому мнению, описание состояния бизнес процессов перед оптимизацией позволяет выявить существующие проблемы и осуществить начальную оптимизацию бизнес-процессов.

Оптимизация Критериями для оптимизации бизнес-процессов, как правило, становятся стоимость, длительность операций. Для каждого такого критерия необходим индивидуальный подход. Например, для магазина важны бизнес-процессы, связанные с работой с покупателями. При этом актуален выбор между критериями цены и качества: для магазина эконом-класса приоритетным критерием станет цена, а для дорогого бутика – качество. Соответственно, критерий оптимизации дает возможность определить стратегию, которая теперь влиять и на систему управления. Внедрение Информационные системы на базе платформы "1С:Предприятие" поддерживают оптимизацию бизнес-процессов. Однако кроме технической стороны вопроса существует еще ряд аспектов, которые необходимо учесть для актуализации бизнес процессов. Прежде всего, персонал предприятия должен быть обучен и мотивирован к работе согласно внедренным бизнес-процессам. Периодически должен проводиться анализ результатов и эффективности внедренных бизнес-процессов, а также их дальнейшая оптимизация на основании результатов анализа.

Модификация По мере развития предприятия возникнет необходимость в модификации бизнес-процессов. Нужно будет оптимизировать их под изменившиеся реалии деятельности организации и перспективы ее развития. Модификации должны быть согласованы со всеми участниками проекта.

Бизнес-процессы подразделяются на три вида:

Бизнес-процессы, относящиеся к основному виду, преследуют цель удовлетворить потребности клиента и обеспечить прибыль для предприятия. Вспомогательные бизнес-процессы не представляют интересы клиентов, однако отвечают за стабильную деятельность предприятия. Управленческий вид бизнес-процессов помогает ставить цели для организации в целом, а также ее подразделений.

Какие цели преследует оптимизация бизнес-процессов Среди многочисленных задач, которые решает оптимизация, можно выделить несколько наиболее важных. В результате оптимизации бизнес-процессов предприятие становится более управляемым, а его продукция и услуги – более качественными; снижается влияние человеческого фактора на деятельность организации; максимально эффективно распределяются обязанности между подразделениями; все аспекты деятельности предприятия соответствуют государственным и потребительским требованиям, а также международным стандартам.

Что дает оптимизация В результате оптимизации бизнес-процессов налаживается эффективное взаимодействие подразделений и вспомогательных служб, сокращаются сроки решения задач, предприятие становится более управляемым и прибыльным. Подразделения перестают дублировать функции друг друга, повышается точность планирования, расширяются возможности развития бизнеса.

Информационная система и оптимизация бизнес-процессов Информационные системы на платформе "1С:Предприятие" позволяют работать непосредстенно с бизнес-процесами, автоматизируя и оптимизируя их. Реализация бизнес-процессов в 1С дает возможность получить максимально эффективный результат при минимальных затратах ресурсов.

Читайте также: Автоматизация работы склада на базе 1С Автоматизация торговли в 1С:Розница Автоматизация небольшого магазина

www.1service.ru

Практика использования Бизнес-процессов и Задач в «1С:Предприятии 8.3»

В этой статье мы рассмотрим объекты «Бизнес-процессы» и «Задачи».

С одной стороны, подзадача по реализации бизнес-процессов является обязательной на Аттестации 1С:Специалист по платформе.

С другой стороны, во многих типовых решениях бизнес-процессы используются редко. Хотя фактически бизнес-процессов в конфигурациях автоматизировано множество, а сами эти объекты появились аж в 2004 году (с момента выхода «1С:Предприятие 8.0»).

Поэтому, чтобы понимать работу механизмов «Бизнес-процессов» и «Задач», недостаточно просто «подсмотреть в типовой». Возможности данных объектов нужно именно изучать.

Этим мы и займемся в данной статье. Плюс, дадим общие рекомендации по применению данного механизма в решении реальных задач.

Что такое бизнес-процессы в 1С

Безотносительно 1С бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на создание продукта или услуги для потребителей.

Примеры бизнес-процессов: производство вентиляторов, допродажа товаров клиента, подбор сотрудников и так далее. Причем часто бизнес-процессы можно детализировать. Например, в производстве продукции можно выделить такие бизнес-процессы, как закупка материалов, передача материалов в производство, движение материалов в производстве, выпуск продукции.

Для наглядной автоматизации бизнес-процессов в платформе «1С:Предприятие 8» существует объект «Бизнес-процесс». Он позволяет выстроить цепочку действий разных пользователей программы, которая приведет к определенному результату. Таким результатом может быть формирование отчетности, утверждение документа, заполнение карточки контрагента.

Объект «Бизнес-процесс» имеет графическое отображение, называемое картой маршрута. Это не что иное, как блок-схема, составленная из «кирпичиков»:

Как видим, бизнес-процессы в системе могут иметь ветвления, параллельное выполнение, любое количество уровней вложенности.

Вот пример бизнес-процесса «Закрытие месяца» из 1С:УПП, где встречаются практически все возможные элементы:

Рисунок 1

Продвижение по карте маршрута невозможно реализовать без вспомогательного объекта «Задача» – «двигателя» бизнес-процесса. В каждой точке действия создается одна или несколько задач, и когда все задачи текущей точки завершены, происходит переход к следующей точке карты маршрута.

Использование объектов «Бизнес-процесс» для пользователя похоже на работу с документами:

Практический пример

Рассмотрим практический пример. Необходимо автоматизировать процесс приема сотрудника на работу из 3 последовательных этапов:

  1. Младший кадровик заполняет личные данные сотрудника.
  2. Старший кадровик оформляет приказ о приеме сотрудника в статусе «Проект».
  3. Расчетчик проводит приказ о приеме в статусе «Утвержден».

Каждый этап бизнес-процесса выполняет отдельный пользователь с нужными правами доступа.

Требуется отслеживать ход приема новых сотрудников, каждый пользователь должен видеть свои задачи.

В реальных задачах также нужно учитывать права доступа. Так, в описанной задаче за утверждение документов «Прием на работу» отвечает расчетчик. А при проведении документа в статусе «Утвержден» формируются движения по регистру сведений «Плановые начисления». То есть расчетчик должен иметь право записи в этот регистр.

Бизнес-процесс будем реализовывать в конфигурации, где уже имеются необходимые документы и справочники:

Рисунок 2

Выгрузку базы с этой конфигурацией можно скачать по ссылке в конце статьи.

Начнем с создания нового бизнес-процесса:

Рисунок 3

В пользовательском режиме новый бизнес-процесс будет создаваться каждый раз при приеме нового сотрудника.

Изобразим карту маршрута бизнес-процесса для поставленной задачи:

Рисунок 4

Рисунок 5

Привязку к исполнителям мы настроим позднее.

В точке условия нужно определить, работал ли принимаемый сотрудник в нашей организации ранее. Если это так, то в базе уже заведен нужный элемент справочника «Физические лица» и заполнены личные данные. Добавим в бизнес-процесс реквизит (тип Булево), который позже обработаем в точке условия (то есть считаем, что пользователь сам определяет при приеме – новый это сотрудник или нет):

Рисунок 6

Теперь, когда у нас есть схема бизнес-процесса, необходимо организовать последовательность действий и распределение этих действий по ответственным лицам.

Объект конфигурации «Задача»

За действие пользователя в каждой точке бизнес-процесса отвечает специальный объект «Задача». Он является вспомогательным объектом, но именно с его помощью выстраивается цепочка действий пользователей: в каждой точке действия карты маршрута создаются задачи для одного или нескольких пользователей. Пока текущий пользователь не завершил свою задачу (то есть не установил стандартный реквизит «Выполнена» в значение «Истина»), задачи следующей точки маршрута для других пользователей созданы не будут.

То есть именно при выполнении задач происходит движение бизнес-процесса по карте маршрута.

Для наглядности рассмотрим, как выглядит список задач в демонстрационной базе конфигурации «Документооборот 8 ПРОФ, редакция 2.1». При запуске программы от имени пользователя Федоров О.П. (директор) на начальной странице открывается список всех невыполненных задач пользователя:

Рисунок 7

Вернемся к нашей конфигурации, создадим новый объект:

Рисунок 8

Отметим, что объект «Задача» может использоваться отдельно от объекта «Бизнес-процесс», но никак не наоборот. Используемая задача указывается в настройках бизнес-процесса в конфигураторе, и будет автоматически создаваться в пользовательском режиме при переходе на следующую точку маршрута.

Свяжем бизнес-процесс с задачей:

Рисунок 9

Обратите внимание! Несмотря на то, что в разных точках бизнес-процесса могут создаваться и редактироваться различные объекты системы, тип создаваемых задач на каждом из этапов будет одинаковым. Например, для решаемой задачи будут создаваться элементы справочников “Физические лица” и “Сотрудники”, а также документы “Прием на работу”. При этом в каждой точке бизнес-процесса будут создаваться задачи “Задача исполнителя”.

Более того, в типовых решениях 1С («Документооборот», «Управление торговлей, ред. 11») в разных бизнес-процессах используется один и тот же тип задач, чаще всего он называется «Задача исполнителя». Это делается для того, чтобы пользователь мог видеть общий список своих задач, относящихся к разным видам бизнес-процессов, как в примере выше из «Документооборота».

Адресация задач

Объект «Задача» предоставляет возможность использования вспомогательного регистра сведений, который обеспечивает распределение задач по исполнителям. Этот регистр называется регистром адресации.

Измерениями регистра адресации должны выступать те значения, по которым возможно однозначно определить исполнителя задачи. При этом в качестве одного из измерений чаще всего используется справочник «Пользователи», так как с помощью него удобно связать текущего пользователя программы с его задачами.

Однако использование справочника «Пользователи» как единственного измерения адресации на практике неудобно: например, конкретный пользователь может заболеть или сменить место работы, тогда придется перенастраивать адресацию задач. Таким образом, задачи удобнее привязывать не напрямую к пользователю, а к набору ролей, и одного измерения адресации чаще всего недостаточно.

Поэтому для нашего примера создадим в регистре адресации 2 измерения:

Рисунок 10

Здесь используется справочник «Роли исполнителей», который имеет следующие предопределенные элементы:

Рисунок 11

Создадим у задачи реквизиты адресации тех же типов, что и измерения регистра сведений:

Рисунок 12

Укажем для задачи регистр адресации. Для реквизитов адресации задачи настроим соответствие измерениям выбранного регистра сведений:

Рисунок 13

Теперь в карте маршрута бизнес-процесса доступна настройка адресации. Укажем для каждой точки действия нужную роль исполнителя:

Рисунок 14

Чтобы обеспечить ветвление в точке условия, требуется обработчик проверки условия – функция в модуле объекта бизнес-процесса, которая возвращает значение Ложь или Истина. Создадим такой обработчик для точки маршрута ПовторныйПрием:

Рисунок 15

Процедура ПовторныйПриемПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат) Результат = Не ЭтоПервичныйПрием; КонецПроцедуры

Чтобы знать, от имени какого пользователя запущен текущий сеанс, нам потребуется параметр сеанса. Создадим его:

Рисунок 16

Укажем, что созданный параметр сеанса будет хранить текущего исполнителя задач, а также укажем основной реквизит адресации для задачи:

Рисунок 17

Сделаем так, чтобы при запуске «1С:Предприятия» в параметр сеанса ТекущийПользователь подбиралось нужное значение из справочника «Пользователи». Соответствие будем устанавливать по имени, и если элемент справочника «Пользователи» с нужным именем не найден, то создадим его. Код функции УстановкаПараметровСеанса() в модуле сеанса:

Процедура УстановкаПараметровСеанса(ТребуемыеПараметры) ИмяПольз = ИмяПользователя(); ТекПользователь = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию(ИмяПольз, Истина); Если Не ЗначениеЗаполнено(ТекПользователь) Тогда НовыйПользователь = Справочники.Пользователи.СоздатьЭлемент(); НовыйПользователь.Наименование = ИмяПольз; НовыйПользователь.Код = ИмяПольз; НовыйПользователь.Записать(); ТекПользователь = НовыйПользователь.Ссылка; КонецЕсли; ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь = ТекПользователь; КонецПроцедуры

После того, как все нужные элементы справочника «Пользователи» будут созданы, заполним регистр адресации в режиме «1С:Предприятие»:

Рисунок 18

Обратите внимание! Настройка адресации бизнес-процесса с использованием справочника (в нашем случае это справочник «Роли исполнителей») подразумевает использование предопределенных элементов этого справочника, только они доступны для выбора в точке действия бизнес-процесса.

Отображение задач по исполнителям

Теперь поработаем над формой списка задач. Конечно, пользователю хотелось бы, чтобы по умолчанию в списке задач отображались только его задачи. Для этого создадим форму списка задачи «Задача исполнителя» и в настройках основного реквизита Список поменяем основную таблицу на Задача.ЗадачаИсполнителя.ЗадачиПоИсполнителю:

Рисунок 19

Также можно оставить только еще не выполненные задачи, добавив в настройку списка соответствующий отбор:

Рисунок 20

Теперь уже можно попробовать создать экземпляр бизнес-процесса, задачи будут создаваться у нужных пользователей. Для этого под любым пользователем, имеющим права на запись бизнес-процесса «Прием нового сотрудника» (например, под Ивановой А.И.), из раздела «Кадровый учет → Прием нового сотрудника» создаем новый экземпляр бизнес-процесса и стартуем его:

Рисунок 21

Рисунок 22

После этого у пользователя Петрова В.П. в списке задач (Кадровый учет → Задача исполнителя) появится новая задача:

Рисунок 23

Визуализация хода бизнес-процесса

Пока функциональность нашей разработки почти на нуле – только формируются задачи и пользователи вручную отмечают их исполнение.

Для начала хотелось бы иметь возможность отслеживать состояние бизнес-процесса, то есть в какой точке он сейчас находится. Для этого создадим форму бизнес-процесса и добавим на нее реквизит КартаБП типа ГрафическаяСхема, а также выведем элемент управления на форму:

Рисунок 24

Затем в модуле формы бизнес-процесса создадим процедуру ОбновитьКартуМаршрута:

&НаСервере Процедура ОбновитьКартуМаршрута() ОбъектБП = РеквизитФормыВЗначение("Объект"); КартаБП = ОбъектБП.ПолучитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

Вызовем эту процедуру в обработчике события ПриЧтенииНаСервере формы бизнес-процесса:

&НаСервере Процедура ПриЧтенииНаСервере(ТекущийОбъект) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

После этого при открытии формы бизнес-процесса на карте маршрута будет отмечаться текущее положение:

Рисунок 25

Мы используем обработчик ПриЧтенииНаСервере, т.к. он вызывается самым первым в процессе открытия управляемой формы объекта и выполняется только для уже записанных объектов.

Использовать обработчик ПриСозданииНаСервере для выполнения кода также допустимо, но данный обработчик вызывается и для тех объектов, которые еще не записаны. В нашем случае это приведет к выполнению лишних действий, ведь вновь создаваемый бизнес-процесс еще не стартован, а значит, он всегда находится в своей начальной точке.

Сделаем так, чтобы при нажатии кнопки «Старт» на форме бизнес-процесса карта маршрута обновлялась. Для этого вызовем ту же процедуру ОбновитьКартуМаршрута в обработчике ПослеЗаписиНаСервере:

&НаСервере Процедура ПослеЗаписиНаСервере(ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

В таком виде задача может считаться решенной в рамках подготовки к экзамену «1С:Специалист» по платформе. Но мы пойдем немного дальше.

События задач и точек действия бизнес-процессов

Для начала добавим автоматическую запись исполнителя в задачу при ее выполнении, чтобы в будущем можно было отследить, кем именно она была выполнена. Ведь младших кадровиков может быть несколько – баба Нюра и баба Катя. До момента выполнения задачи она будет отображаться в списках всех потенциальных исполнителей.

Итак, добавим в модуль объекта ЗадачаИсполнителя стандартный обработчик ПередВыполнением со следующим кодом:

Процедура ПередВыполнением(Отказ) Исполнитель = ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь; КонецПроцедуры

Теперь добавим в бизнес-процесс реквизиты, которые позволят хранить информацию о выполняемых действиях:

Рисунок 26

Поработаем и с задачей. Выведем на форму задачи ссылку на родительский бизнес-процесс и его реквизиты:

Рисунок 27

В наименовании задачи было бы неплохо видеть не только название точки маршрута, но и ФИО человека, которого требуется принять на работу. Для этого в модуле объекта бизнес-процесса определим процедуру УстановитьНаименованиеЗадачи, и будем вызывать ее при создании задач:

Процедура УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Задача.Наименование = ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса.НаименованиеЗадачи + " " + СокрЛП(ФизЛицо.Наименование); КонецПроцедуры Процедура ОбщаяПриСозданииЗадач(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, Отказ) Для каждого НоваяЗадача Из ФормируемыеЗадачи Цикл УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, НоваяЗадача); КонецЦикла; КонецПроцедуры

Процедуру ОбщаяПриСозданииЗадач привяжем к каждой точке маршрута бизнес-процесса. Это можно сделать через карту маршрута:

Рисунок 28

На каждой точке маршрута можно задавать отдельные обработчики событий, если требуется выполнять различные действия.На этапе выполнения задачи добавим контроль над пользователем со стороны системы: не будем позволять отмечать задачу как выполненную, если необходимые данные не внесены. Для этого в модуль объекта бизнес-процесса добавим функцию ПроверитьВыполнениеЗадачи, которую будем вызывать в обработчике ОбщаяПередВыполнением в каждой точке маршрута (привязка осуществляется также через карту маршрута):

Функция ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) БП = Задача.БизнесПроцесс; Результат = Ложь; Если ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПервичныхДанныхФизлица Тогда Если ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо) И ЗначениеЗаполнено(БП.Сотрудник) Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.ДатаРождения) И ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.Пол); КонецЕсли; ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПриемаНаРаботу Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ПриемНаРаботу); ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.УтверждениеПриемаНаРаботу Тогда ДокПрием = БП.ПриемНаРаботу; Результат = ЗначениеЗаполнено(ДокПрием.Оклад) И ДокПрием.Статус = Перечисления.СтатусыДокументов.Утвержден; КонецЕсли; Возврат Результат; КонецФункции Процедура ОбщаяПередВыполнением(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача, Отказ) Если Не ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Тогда Сообщить("Не выполнены действия, необходимые для выполнения задачи!", СтатусСообщения.Важное); Отказ = Истина; КонецЕсли; КонецПроцедуры

Готово, можно тестировать!

Подведем итоги

Мы описали только базовые приемы работы с бизнес-процессами и задачами в 1С:Предприятии 8.3. Как минимум, требуется добавить еще множество проверок введенных данных и «красивостей» на уровне форм.

Но цель статьи – показать, как можно использовать объекты системы при автоматизации бизнес-процессов.

Выгрузку базы готового примера можно скачать в конце статьи и использовать в качестве шаблона.

Есть еще множество нюансов, которые просто невозможно рассмотреть в одной статье: программное создание и выполнение задач, групповые задачи, использование вложенных бизнес-процессов, настройка ролей и прав доступа. Плюс зачастую вместо «унылой» формы задачи вызывается форма определенного объекта конфигурации – документа или справочника.

Если эти темы Вам интересны, оставляйте комментарии – и мы продолжим освещать тему бизнес-процессов. :)

Об авторе
Выгрузки ИБ и PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте

Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.

Если Вы еще не вступили в нее – сделайте это сейчас, и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылки на скачивание материалов.

Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей) Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)

09.08.2018Юлия Толстых

xn----1-bedvffifm4g.xn--p1ai

Оптимизация бизнес процессов на предприятии при помощи программного продукта 1С

Для оптимизации работы любого предприятия нужно использование специального программного обеспечения экономического назначения, таких как САПР, Navision или 1С предприятие. Конечно, можно организовать отдел программистов, которые сами разработают такую программу. Этот вариант мы сразу опустим, так как в экономическом плане он чересчур ресурсоемкий. САПР в основном используется или в иностранных компаниях или теми фирмами, которые хотят выйти на рынок акций. Так как для этого требуется консолидированная отчетность, при чем только при помощи сертифицированных для этого программ, каковой САПР и является.

ая отчетность, при чем только при помощи сертифицированных для этого программ, каковой САПР и является. Но сама стоимость и дальнейшее обслуживание данной программы измеряется в миллионах долларов и не подойдет для небольших предприятий. И так что же делать купить 1с предприятие или Navision? Лотус не такой дорогой как САПР, но при его использовании возникают проблемы с обслуживающим персоналом. Это связано с тем, что на нашем рынке труда практически отсутствуют специалисты по данному программному продукту. Что же касается 1с предприятие, то на данный момент его использует подавляющее число компаний расположенных на территории России. Это обуславливается тем, что данная программа разработана в России и соответственно в ней учтены многие особенности российского учета. Но есть и подводные камни. Данную программу практически невозможно внедрить на предприятие без дополнительной доработки ее функционала. Всех своих сотрудников придется так же обучить работе в данной программе, так как при неправильном вводе первичных документов в ней нарушается партионный учет, на основании которого она автоматически подсчитывает такие данные как себестоимость товара и рентабельность продаж. Далее как уже и говорилось выше вам потребуется тщательная подгонка функционала программы под особенности вашего предприятия. Если этого не сделать, то затраты на ее обслуживание будут настолько высоки, что это внедрение потеряет всякий смысл. Настройка 1с предприятие осуществляется не самой фирмой 1с, а только ее партнерами. Прежде чем преступить к доработке программного обеспечения данная фирма предложит вам провести предварительное обследование. Далее они предоставят список рекомендуемых изменений и только после этого преступят уже непосредственно к самой работе. Оплачивать вам придется не только сами изменения, но и обследование, и составление списка рекомендуемых изменений. В связи с этим многие внедрения не получается довести до конца в результате чего заказчики потратив колоссальные деньги в конечном итоге эту программу не используют.

После внедрения программного обеспечения, вам потребуется ежемесячно производить обновление. Так как постоянно выходят новые формы отчетности, изменение налогообложения. Помимо этого, сама фирма 1с постоянно делает исправления и дополнения своей платформы. В случае если вы используете типовое решение, то обновление 1с обойдется вам недорого, в нашем же случае на эту же работу иногда требуется от трех до 5 дней работы сертифицированного специалиста. Связано это с тем, что при изменении типовой конфигурации, автоматическое изменение перестает быть возможным. И делается в ручную отдельно каждый модуль. Для этих целей вы так же можете создать свой ИТ отдел или обратится все к тем же партнерам фирмы 1с. В обоих случаях вам придется ежемесячно платить за данную работу.

Если взять все эти расходы суммарно, то возникает вопрос - сможет ли ваша организация потянуть такие расходы и вообще, целесообразны ли они?

megaobzor.com

Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов в CRM-системе Мегаплан

Отлаженные процессы — основа успеха в любом бизнесе. CRM Мегаплан покажет, какие бизнес процессы тормозят рост вашей компании, и поможет их оптимизировать. Давайте разберемся, какие принципы управления бизнес-процессами можно реализовать в автоматизированной системе.      

Какой стиль управления выбрать

Процессы есть во всех компаниях, даже если они не формализованы. Под ними подразумевают последовательность предпринимаемых действий для достижения желаемых результатов. Пропишите и регламентируйте процесс от начала до конца, сделав результат предсказуемым. CRM Мегаплан поможет проанализировать и настроить любые процессы вашего бизнеса!

В современном менеджменте сложились два основных подхода к управлению процессами. Функциональный подход предполагает разделение компании на департаменты и отделы с четкими обязанностями. В процессном управлении важны не достижения подразделений, а непрерывная оптимизация бизнес-процессов. Второй вариант считается эффективнее, потому что помогает быстрее достигать целей.  

Как Мегаплан оптимизирует процессы

Чтобы эффективно управлять потоками работ, составляющими деятельность компании, их важно автоматизировать. Мегаплан поможет легко перенести работу в онлайн без участия технического специалиста. Он подойдет любой компании, потому что объединяет процессный подход с функциональным.

Вы можете разделить компанию на отделы, прописать структуру и обязанности. А потом настроить рабочие процедуры с участием сотрудников различных департаментов. В основе любого процесса — снабжения, производства или маркетинга — лежит сделка. Как в продажах, там тоже есть заказчики, исполнители и цепочка действий. Просто настройте свою схему сделки для разных сфер работы! Чтобы с нуля создать оптимизированные процессы, начните с анализа существующих.

Этап 1. Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Задача аудита — анализировать связи между действиями, не вдаваясь в подробности. Сначала проверьте основные, потом поддерживающие. Важно определить основные точки взаимодействие отделов и сотрудников. Целью аудита является поиск узких мест в организации коммуникаций. К ним относятся:

В результате анализа операции компании станут прозрачными и понятными. Это позволит выявить проблемы, приводящие к сбоям в работе. Но главное, вы ясно увидите возможности для улучшений, дав начало оптимизации.

Этап 2. Перенос и настройка бизнес-процессов

Анализу сначала подвергают цепочки взаимодействий, которые напрямую влияют на прибыль. После завершения первого этапа приступайте к работе по их улучшению. Оставьте в них только те действия, которые приводят к приемлемому результату. Избавьтесь от тех, которые не оказывают значительного эффекта. После этого переходите к автоматизации

Чтобы путь от заявки до продажи проходил легко, перенесите его в Мегаплан и регламентируйте. Другими словами, определите этапы сделки и зафиксируйте условия перехода. Создайте одну или несколько схем, которые будут учитывать сразу несколько факторов.

Вы также можете установить точки промежуточного контроля и запустить автоматические сценарии. Переложите функцию управления на систему, чтобы тратить меньше времени на контроль сотрудников. Все задачи будут поставлены вовремя, а участники поймут свои роли.

Участники бизнес-процесса

В рамках длинного проекта могут объединяться усилия исполнителей различных функциональных областей. Сотрудники выполняют обязанности, но соблюдают единый ход работ на общий результат. В Мегаплане каждому участнику сделки или задачи присваивается своя роль. Права роли могут распространяться на все схемы сделок. А могут действовать только в рамках назначенных сделок. Для каждой роли можно установить, какие статусы и переходы видны участнику.

В каждую схему работ можно добавить сколько угодно ролей. По умолчанию их несколько.

Теперь посмотрим, какие еще инструменты Мегаплана помогут оптимизировать бизнес-процессы компании.

История событий — в одном месте

В карточке клиента собирается полная история взаимодействия с ним. Вы можете видеть список сделок и задач за все время деловых отношений. Включите встроенную телефонию и записывайте все звонки. Интегрируйте корпоративную или личную электронную почту и сохраняйте в карточке переписку. Если возникнут проблемы, вы всегда сможете заглянуть в архив и понять их причину. Кроме того, такая возможность позволит новым сотрудникам быстро освоить функциональные обязанности.

Расширенные поля упростят работу

В карточках задач и клиентов выводятся стандартные поля. Некоторые из них обязательны для заполнения, некоторые нет. Однако во все формы можно добавлять расширенные поля. Они помогут настроить работу с данными под вашу специфику работы. Сделайте их обязательными и настройте форму записи. Тогда сотрудники не забудут, что и как заполнять.

Кроме того, вид карточек каждый пользователь настраивает для себя сам. Например, если какие-то данные он использует чаще других, то может поместить их на видное место. В настройках карточки достаточно указать, какие информационные блоки и где показывать.

Быстрое согласование документов

Бюрократия тормозит работу практически во всех компаниях, затягивая получение результата. В Мегаплане есть возможность проводить групповое согласование документов. Таким образом, даже согласование бумаг доступно для оптимизации. Вы можете выбрать одну из двух схем.

Канбан ускорит бизнес процессы

Методология канбан может быть использована для любых областей жизни. Предложите сотрудникам менять статусы работ на канбан-доске. Это увлекательно и удобно! Канбан-доска представляет собой таблицу, где названия колонок соответствуют статусам. Карточки сделок (работ) просто перетаскиваются мышкой из одной колонки в другую. Для руководителей такая простота манипуляций делает выполнение работ наглядным и прозрачным.  

Чтобы включить канбан в Мегаплане, создайте по шаблону несколько сделок. Затем перейдите в общий список и выберите вид «Канбан». По умолчанию в системе уже настроена типовая схема продажи. Поэтому вы сразу сможете распределить сделки по статусам и попробовать наглядный Канбан в действии.    

Автосценарий сэкономит время

Вы можете запрограммировать последовательность действий, чтобы сэкономить время и исключить ошибки. Эти действия могут активироваться как вручную, так и автоматически. В Мегаплане есть три сценария.

Воронка продаж покажет проблемы

Воронка продаж – наглядный инструмент для анализа эффективности. Она отражает историю движения дел по статусам. На каждом уровне находится группа статусов выбранной схемы и видна конверсия.Там же можно посмотреть среднее время пребывания сделки в определенном статусе.

Чтобы включить воронку продаж в Мегаплане, перейдите в раздел «Отчеты». Если сделок пока нет, Мегаплан предложит создать их по шаблону. Этой займет несколько минут. Попробуйте Мегаплан для получения оптимизированной отчетности!  

Интеграции для комплексной оптимизации

А еще Мегаплан — мощная платформа для интеграции и кастомизации. Вы можете скачивать доступные приложения или добавлять в систему собственные разработки. Возможности для оптимизации еще никогда не были так  безграничны! Связывайте CRM-систему с программой call-центра, сервисом рассылки или телефонией. Настраивайте схемы под задачи бизнеса и управляйте сервисами из одного интерфейса.

Рабочий стол как пульт от бизнеса

Следить за показателями и ситуацией в бизнесе просто с рабочего стола Мегаплана. Это место, куда стекается вся важная информация о деятельности сотрудников. Какие именно данные туда выводить — решаете вы сами. Следите за продажами и поручениями и будьте в курсе проблем. Кроме того, получайте любые отчеты и контролируйте финансовые потоки. На рабочий стол удобно помещать виджеты других используемых систем и сервисов. Они будут сами синхронизировать данные, а управлять ими станет гораздо простого!  

Итоги оптимизации

Оптимизация бизнеса позволяет наладить эффективное взаимодействие между разрозненными подразделениями. А его автоматизация дает всем участникам колоссальную фору по времени. В системе легко упорядочить и регламентировать любые рабочие процедуры. Вы также значительно упростите адаптацию и включение в  работу новых сотрудников. Но главное, сразу снизится зависимость от человеческого фактора. Попробуйте Мегаплан для роста эффективности прямо сейчас!

megaplan.ru

1С:ERP УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ 2 - Оптимизация процессов на основе 1C:ERP 2

Предлагаемый нами пакет услуг позволяет вывести компанию на уровень системы, так чтобы она:

Описание методики

 

        

         Мы помогаем создать и отладить модель процессов Вашей компании, 

используя для этого ПРОСТУЮ технологию, понятную всем: от собственника до рабочего.

        Этот формат работы экономит Вам деньги и дает долгосрочные устойчивые результаты - не формальные "бумажки", а работающие на компанию процессы, гарантирующие, что компания преодолеет фазы роста и спада экономики без фатальных последствий.

 

 

 

Индивидуальный план работы для Вашей компании

         

Этап Описание работы
Интервью Выявление сильных и слабых сторон  Вашей компании. Постановка целей и составление «дорожной карты» проекта
Тренинг Экспресс-тренинг по процессному управлению. Вы научитесь видеть бизнес-процессы своей компании, выделяя из них основные и вспомогательные
Составление перечня процессов Определение ключевых процессов Вашего бизнеса, подлежащих автоматизации в 1C:ERP 2
Детальное описание основных процессов Детальное описание и оптимизация рабочих процессов с использованием специализированных инструментов (process modeler)
Формирование четкой системы показателей бизнеса Помощь в формировании четкой системы связанных показателей для контроля, анализа и развития Вашего бизнеса.
Моделирование (прохождение) основных процессов Детальное прохождение основных рабочих процессов по разработанной модели с использованием типовой версии 1С:ERP 2 позволяет быстро выполнить оценку применимости типовых возможностей программы и неоходимости ее доработки
Создание эффективной оргструктуры Тренинг по изучению основных принципов  создания эффективной орг.структуры – вы сможете оптимизировать структуру Вашей компании, с учетом новой модели рабочих процессов и понимания ключевых показателей работы своего бизнеса
Согласование предложений Наши предложения по наилучшему способу реализации требуемых изменений процессов и орг.структуры предприятия будут представлены участникам проекта и согласованы с ними
Подготовка оценки проекта После согласования всех предложений, наши эксперты подготовят детальные оценки состава работ, плана-графика и бюджета внедрения

 

 

 

Практическое обучение 1С: ERP 2

 

Если Вы еще обдумываете пути улучшения своего бизнеса, то начните сотрудничество с нами с малого,

заказав только практическое обучение на Ваших примерах!

 

 

 

 

Применяемые нами инструменты

 

 

Вместо этого мы всегда используем современные, но максимально ПРОСТЫЕ СРЕДСТВА,понятные всем: от собственника до рабочего.

 

Свяжитесь с нами

ООО 'Смарт ЕРП Проджектс'

Почтовый адрес: Москва,

ул. Шарикоподшипниковская, д.38 стр.1

этаж №2, офис 206-207

 

Многоканальный телефон:

 

+7 495 374-61-58

smart-erp-projects.ru

Механизм бизнес-процессов в программах 1С

Механизм бизнес-процессов (МБП) появился в составе "1C:Предприятие" в начале 2005 г., и можно утверждать, что это — очень перспективное и полезное новшество платформы. Его суть — автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи. Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество организации работы и эффективность управления.

В целом использование механизмов бизнесс- процессов в прикладных решениях позволит предприятиям, в том числе и малым, перейти от традиционной функциональной модели управления к современной процессно-ориентированной схеме, качественно улучшив свою деятельность путем реинжиниринга и автоматизации бизнес-процессов.

Основные сведения о механизме бизнес-процессов в 1С

Бизнес-процессы в "1С:Предприятие" нужны для того, чтобы объединять отдельные операции (выписка счета, прием наличной оплаты, отпуск товара со склада и т. д.) в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению конкретной цели (например, продажа товара за наличный расчет). Участие сотрудников в жизненном цикле бизнес-процесса достигается ролевой маршрутизацией.

Механизм бизнес-процессов в 1С обеспечивается сразу несколькими объектами конфигурирования: бизнес-процессы, задачи, регистр сведений и параметр сессии. Как правило, типы реквизитов адресации задачи и измерений регистра сведений назначаются ссылками на соответствующие справочники, поэтому к четырем вышеперечисленным видам добавляются еще справочники.

Основные объекты механизма бизнес-процессов — это бизнес-процессы и задачи. Они используют друг друга и еще три вспомогательных объекта — параметр сеанса, регистр сведений и справочники. Вспомогательные объекты не используют ни друг друга, ни основные объекты.

Задача предназначена для учета заданий и описывает способ их распределения по исполнителям с учетом организационной структуры предприятия. Адресация заданий сотрудникам определяется реквизитами, в которых можно предусмотреть многомерную ролевую маршрутизацию, например по ролям, рабочим группам, подразделениям, помещениям, филиалам и т. д. При этом задачи могут создаваться не только бизнес-процессами, но и другими объектами информационной базы и непосредственно пользователями. Более того, в общем случае исполнителем задания может быть не только сотрудник, но и любая внешняя система, например другая учетная система.

Понятие задачи фактически определяет лишь интерфейс взаимодействия бизнес-процесса с заданием, выполнение которого может быть, в общем случае, не связано с выполнением операций в самой системе. Например, бизнес-процесс по ходу своего выполнения может потребовать согласования какого-то вопроса с руководителем фирмы. Сформулированная таким образом задача будет, к примеру, адресована секретарю, который станет решать ее любыми доступными ему способами: по электронной почте, по телефону и т. д. Задача будет считаться выполненной, когда в систему поступят сведения о получении нужного согласования.

Объект "Бизнес-процесс" описывает логику выполнения операций для достижения той или иной цели и управляет жизненным циклом созданных бизнес-процессов (их экземпляров) от момента старта до момента завершения. Логика бизнес-процесса (взаимосвязь и последовательность обхода точек маршрута, условные переходы и пр.) наглядно описывается в виде карты маршрута, которая позволяет визуально описывать маршрут бизнес-процесса в виде связного графа и позволяет легко описывать алгоритмы условных переходов и реакцию бизнес-процесса на различные события.

Операции, выполняемые в ходе бизнес-процесса, представлены на карте маршрута точками действий, которые содержат информацию о том, кто и что должен сделать на данном этапе. Исполнитель может определяться персонально (Иванов) или с учетом ролевой маршрутизации («Кладовщик», "Руководитель отдела продаж"). При переходе бизнес-процесса на точку действия он автоматически формирует задачи, устанавливая в них предусмотренные реквизиты адресации. После того как исполнитель отметит задачу как выполненную, бизнес-процесс автоматически переходит к следующей точке маршрута в соответствии с картой.

В точке действия возможно также назначение групповых и коллективных задач. В первом случае действие должны выполнить все члены группы, — например, когда всем менеджерам нужно предоставить ежемесячный отчет. Во втором — действие должен выполнить только один из членов группы (например, завизировать документ у одного из старших менеджеров). В точке действия можно описать проверку необходимых условий выполнения задачи, интерактивный диалог с пользователем при переходе далее по маршруту и указать, например, какие документы следует открывать при активации задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса.

Механизм бизнес-процесса в 1С допускает несколько видов маршрутизации.

Как правило, в реальных картах бизнес-процессов встречаются все эти типы маршрутизации.

Общая схема создания бизнес-процесса в 1С

1. Создаем регистр адресации
2. Создаем задачу
3. Создаем бизнес-процесс

Особенности адресации

Под адресацией обычно подразумевают объект, которому поручается конкретная задача. Адресация может быть как жесткой, в этом случае объект адресации назначается при ее формировании, так и произвольной, в этом случае задаче назначается не конкретный объект адресации, а, например, его роль, должность или иное значение, косвенно обозначающее круг объектов адресации, для которых формируется задача.

Для описания правил адресации используют регистр сведений. Для назначения адресации система ориентируется на измерения этого регистра, ресурсы и реквизиты самой системой для адресации не используются, хотя и могут присутствовать в регистре. Одним из измерений регистра должно быть измерение, хранящее конкретных исполнителей, дополнительные измерения будут использоваться для произвольной адресации. На сегодняшний момент на уровне системы не поддерживается периодика адресации. То есть регистр сведений, хранящий правила адресации, должен быть не периодическим.

Приведем простой пример: в качестве объектов адресации будем понимать сотрудников предприятия, работающих с программой. Если при создании задачи нам заранее известно, для какого сотрудника она создается, то этот сотрудник указывается в ее свойствах. Подобное назначение объекта адресации и называют жестким. Если же при формировании задачи конкретный сотрудник, по каким либо причинам не может быть указан, но все равно известно, что эту задачу должен выполнить кто-либо из отдела "Отдел продаж", то в качестве объекта адресации указывают как раз этот отдел. То, какие сотрудники в итоге получат это задание, будет зависеть от того, кто в каком отделе работает.

Пример адресации: если в качестве исполнителя задачи при ее формировании указывается конкретный объект адресации (сотрудник, пользователь системы), то в любом случае назначен будет он. Если конкретный исполнитель не указан, то вступает в действие механизм произвольной адресации. Система ориентируется на соответствие измерений регистра. Если в регистре адресации два измерения (одно для исполнителя, и еще одно для какого-либо признака адресации - например, подразделение), то задача будет назначена всем исполнителям, для которых в регистре есть записи с дополнительным признаком адресации.

Иногда важно иметь возможность назначать задачи исполнителям, которые работают с конкретными контрагентами и их контактными лицами. Пример такой адресации:

При указанных правилах адресации Иванов будет назначен исполнителем задач по "Мир" либо при указанном контактном лице "Директор", либо если контактное лицо указано не будет. По работе с контактным лицом "Кладовщик" исполнителем будет назначен "Петров".

Так как задачи создаются ради их назначения конкретным исполнителям, работающим с системой, необходимо своевременно оповещать пользователя о появлении новой задачи. Для этого система должна "знать" вошедшего пользователя. Ссылка на текущего пользователя должна храниться в параметре сеанса, значение которого необходимо инициализировать при старте системы. Кроме этого, так как в регистре адресации может быть несколько измерений, системе важно указать в котором из них необходимо искать пользователя-исполнителя.

Возможности применения Механизма бизнес-процессов.

Механизм бизнес-процессов — составная часть технологической платформы, а это означает, что его возможности могут стать доступными всем прикладным решениям, созданным на основе "1С:Предприятия 8". В целом Механизм бизнес-процесса нацелен на повышение эффективности разработки и сопровождения прикладных решений. Однако опыт его применения показывает, что наложение бизнес-процессов поверх готовых приложений вызывает определенные трудности: зачастую приходится по-новому смотреть на проектные решения и кое-что переделывать. Конечно же, в этом нет ничего удивительного — точно так же автоматизация предприятия, как правило, требует пересмотра общей схемы его функционирования. Для эффективного применения механизма бизнес-процессов желательно, чтобы процессная модель управления была изначально заложена в прикладное решение.

Само по себе проектирование бизнес-процессов требует не только знания основ конфигурирования "1С:Предприятия", но и хорошего понимания предметной области и конкретных потребностей заказчика. Фактически механизм бизнес-процесса стимулирует привлечение к работе по проектированию и настройке конкретных прикладных систем специалистов качественно иного уровня — бизнес-аналитиков, консультантов, а также менеджеров заказчика. Более того, положительный эффект от механизма бизнес-процесса для клиента проявляется даже тогда, когда он не участвует непосредственно в проектировании бизнес-процессов, а только применяет схемы, разработанные кем-то. Возможность формального описания действий системы и представления их структуры в визуальной форме позволяет заказчику лучше понять логику работы решения, в том числе проконтролировать правильность выполнения поставленной перед разработчиком задачи.

Таким образом, речь идет еще об одном ключевом направлении развития прикладных решений "1С:Предприятия" — повышении уровня их управляемости. Применение механизма бизнес-процесса дает возможность собирать качественно иную информацию о работе системы управления предприятием, на основе которой руководители могут проводить объективный анализ эффективности функционирования как организации в целом, так и отдельных ее сотрудников. Этот механизм позволяет перенести акцент с учетных задач на управление бизнесом в целом.

Подробнее познакомиться с механизмом бизнес-процессов, реализованным в "1С:Предприятии 8", разработчики и пользователи могут с помощью демонстрационной конфигурации, распространяемой на диске "Информационно-технологическое сопровождение" (ИТС). Там представлены несколько простых бизнес-процессов ("Продажа товара", "Поручение" и "Согласование" и др.), которые показывают различные варианты практического применения этого механизма.

На заметку программисту.

Порядок выполнения обработчиков бизнес-процесса
  1. Форма: перед выполнением
  2. Форма: перед записью (сначала на клиенте, затем на сервере)
  3. Модуль задачи: перед выполнением
  4. Бизнес-процесс: перед выполнением
  5. Модуль задачи: при выполнении
  6. Модуль задачи: перед записью
  7. Модуль задачи: при записи
  8. Бизнес-процесс: при выполнении
  9. Форма: после записи (сначала на сервере, затем на клиенте)

Интерактивные процедуры не выполняются в управляемом режиме.

e-1c.ru

Бизнес-процессы: оптимизация. Начало. - Руководителю, предпринимателю, юристу - Каталог статей

Оптимизация деятельности компании — это регламентация и описание бизнес-процессов, то есть связывание различных процессов, протекающих в организации, в единую целостностью систему. Проблемы, которые чаще всего становятся предметом разбирательств на оперативных собраниях, являются следствием «разрывов» в бизнес-процессах. Устранить их можно только на уровне генерального директора. Взаимопонимание между менеджерами будет достигнуто лишь тогда, когда все нестыковки будут описаны и регламентированы.

Бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются определенные ресурсы, создается ценность для потребителя и выдается ему результат.

Потребитель может быть, как внешним, так и внутренним по отношению к организации. Внешний потребитель — это потребитель, который не входит в состав данной организации, а внутренний — тот потребитель, который находится в рамках данной организации.

К бизнес-процессу предъявляются следующие требования:

1. процесс должен быть описанным, обычно бизнес-процесс представляется схематично со словесными пояснениями;

2. процесс должен быть оптимальным, оптимизация бизнес-процесса предполагает, что процесс содержит необходимые действия для достижения желаемого результата, так же предполагается, что отсутствуют излишние действия;

3. процесс выполняться согласно описанию;

4. процесс постоянно совершенствуется.

В теории существуют различные классификации бизнес-процессов, а на практике их еще больше. Выбор классификации не столь принципиален, важно лишь понимать, зачем вообще нужна классификация. Дело в том, что в деятельности компании можно насчитать как минимум несколько десятков бизнес-процессов. Чтобы их как-то структурировать, и вводят определенные классификации.

Предложим Вам, самую простую классификацию. Она состоит из следующих типов бизнес-процессов:

  1. основные процессы;
  2. управляющие процессы;
  3. вспомогательные процессы.

Остановимся на так называемых универсальных моделях бизнес-процессов. Консалтинговые компании, которые занимаются описанием бизнес-процессов, выработали определенные алгоритмы регламентации и описания, и конечно же в своей работе используют типовые наборы бизнес-процессов. Поэтому возникает закономерный вопрос, а можем ли мы взять готовые шаблоны и начать применять их на своем бизнесе. Теоретически это возможно, но на практике все на много сложнее. Описание и регламентация бизнес-процессов для конкретного бизнеса может существенно отличаться от типового набора.

Каждая организация имеет свою специфику деятельности, свою продукцию и услуги, организационную структуру, определенных контрагентов, действует на определенной территории, в определенном правовом поле и т. п. Поэтому говорить о типовых бизнес-процессах можно только в теории. На любой набор типовых бизнес-процессов можно привести контрпример, показывающий, что такой типовой набор будет неприменим к какому-либо конкретному предприятию.

Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов особенно актуальна для крупных и средних компаний, в особенности если они занимаются различными видами деятельности и имеют разветвленную филиальную структуру. Для них очень важно при росте объемов продаж и увеличении числа филиалов не снижать качества обслуживания. Не всем это удается. К примеру, иногда мы замечаем, как в магазине или ресторане, в который нам раньше нравилось ходить, ухудшились ассортимент или обслуживание. Причина в том, что компания разрастается, количество процессов увеличивается, и зачастую становится невозможным понять, от кого зависит конкретное решение. В результате неудовлетворенный клиент уходит к конкурентам. Если регулярно не ликвидировать избыточные процессы и лишние звенья контроля, неизбежно наступает крах. Таким образом, оптимизация бизнес-процессов — не временный проект, этим необходимо заниматься постоянно. 

Что дает оптимизация бизнес-процессов?

1. Деятельность компании становится прозрачной. Появляется возможность улучшить работу, усовершенствовать порядок нормирования и оплаты труда персонала.

2. Вы сможете сделать осмысленный выбор процессов, которые необходимо автоматизировать. Лишь то, что существенно влияет на прибыль и финансовый результат работы компании, требует автоматизации. Начинать со второстепенных процессов нецелесообразно.

3. Сотрудники лучше осознают цели организации, растет их управляемость.

4. Повышается качество конечного продукта. В каждом процессе нужно фиксировать, что может улучшить его качество. Если у Вас 10% брака, следует определить, в чем причина изъяна, несовершенство какого процесса приводит к убыткам. Выявление «узких мест» позволяет при минимуме усилий добиться существенного улучшения общего результата. Если мы выясняем, что от одного процесса зависит 80% результата, а от другого — 20%, то совершенствовать надо, разумеется, первый. 

Когда нужно регламентировать бизнес-процессы?

Тысячи страниц описаний бизнес-процессов разных компаний зачастую оказываются бесполезными. Практика показывает, что регламентировать процессы надо обязательно в следующих случаях:

1. Если необходимо повысить прозрачность и управляемость компании.

2. При передаче управления наемному менеджеру, при смене руководителя или продаже бизнеса. Владельцу бизнеса понадобится описание бизнес-процессов, поскольку любой акт передачи требует составления описи того, что передается.

3. При внедрении информационных систем. В этом случае необходимо не только описание, но и реинжиниринг бизнес-процессов.

4. При построении интегрированного холдинга. Например, компания, торгующая мебелью, покупает мебельное производство, затем лесопильный цех и выстраивает вертикальную структуру. Навести порядок в новой структуре можно только грамотно описав все ключевые бизнес-процессы.

5. Если речь идет о бывшем государственном предприятии. Обычно все бизнес-процессы таких организаций еще с советских времен хранятся в голове у главного инженера или главного технолога. Этих людей становится все меньше, и их знания уходят неописанными.

Когда описывать бизнес-процессы неэффективно

1. Слишком маленьким компании. Описание требует больших затрат, а выводы зачастую оказываются банальными. Например, выясняется: чтобы выйти из кризиса, нужно поменять заместителя Генерального Директора. Кроме того, жизненный цикл у маленькой фирмы короткий и пока мы ее описываем, она изменяется, и таким образом описание устаревает еще в момент исполнения.

2. Руководителям больших предприятий (пять-шесть тысяч сотрудников). Полное описание бизнес-процессов потребует специальных технологий и очень больших затрат времени и ресурсов. В таких компаниях эффективны другие методы (например, описание организационно-функциональных структур).

3. Когда у компании нет внутренних ресурсов (соответствующих менеджеров). Например, поступает предложение от консультантов, которые объявляют оптимизацию бизнес-процессов панацеей. Однако надо еще понять, есть ли в компании специалист, разбирающийся в этой проблеме. Если нет, внешний консультант абсолютно бесполезен. Схемы процессов, нарисованные им, даже читать будет некому.

Обратите внимание регламентации поддаются часто повторяющиеся процессы, не следует детально регламентировать разовые проекты. Регламенты, которые описывают проектную деятельность, не работают.

Также не рекомендуется заниматься описанием бизнес-процессов молодым, быстро развивающимся компаниям. Регламентация хороша в момент подхода предприятия к регулярному менеджменту. Она позволит Вам закрепить существующие бизнес-процессы, чтобы, опираясь на них, компания продолжала развиваться.

Самое главное в оптимизации бизнес-процессов это четкое понимание того, что есть на самом деле и к чему вы должны прийти. Описание бизнеса компании только ради «талмудов» регламентов и сложных схем бессмысленная трата времени и средств.

auditfin.ucoz.ru

Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта