Раскрываем карты:Как эффективно управлять задачами в Битрикс24, используя цикл Деминга? Задачи битрикс

Битрикс24: эффективное управление задачами — как научиться сдавать работу в срок

Мы продолжаем серию обзоров о том, как Лайфхакер перешёл на Битрикс24, и тема на сегодня — эффективное управление задачами.

В прошлый раз мы говорили о трудностях поиска бизнес-сервиса, сочетающего в себе продвинутую систему управления задачами и вменяемую CRM. Грамотное управление задачами невозможно без гибкого инструмента, и Битрикс24 со своей стороны предложил подходящее решение для наших нужд.

Выражайтесь понятно

Поставить задачу легко. Но вот поставить задачу так, чтобы всем всё сразу стало понятно, и не возникали вопросы — на самом деле трудно. Мы сталкивались с ситуациями, когда комплексный таск на группу или даже одного человека порождает многомегабайтный поток уточнений, выяснений и переспрашиваний, который может растянуться на часы.

К какому числу надо закончить? А это к обеду, или ждёт до вечера? К скольки конкретно надо? А шеф знает? Ему переслали комментарий? У меня тут 3 задачи, что первым делать? Программист видел каммент с багами? Дизайнеру таск поставили? Кто контактирует с заказчиком?

Такого счастья нам не нужно, а значит система управления задачами должна учитывать все тонкости и особенности каждого процесса, то есть таск должен вноситься так, чтобы сразу ясно и понятно.

Как правильно ставить задачу?

Добиться эффекта «сказал, как отрезал» можно только через продуманную форму составления таска. Хотите оформлять задачу на чистом листе в свободном формате? Удачи вам.

Здесь же всё просто и последовательно. Система как бы уточняет дополнительные параметры непосредственно в процессе постановки задачи, и не даёт забыть указать важные моменты. Для совсем примитивных тасков есть форма «Простая задача». На её составление требуется не более минуты.

Каждый из дополнительных параметров всегда перед глазами и вызывается одним кликом мыши.

На выходе получаем таск с описанием, приоритетом, дедлайном, ответственным лицом и привязкой к конкретному проекту. Не забываем, что в момент нажатия «Сохранить» человек сразу же получит уведомление внутри Битрикс24, а при соответствующих настройках оповещений ему дополнительно придёт письмо на емейл. Ничего (кроме названия и описания задачи) не нужно вбивать ручками — все наши сотрудники вместе со структурой компании внесены в систему и выбрать любого из них можно парой кликов.

Сложные задачи

Окей, с простыми задачами всё предельно понятно, но как обстоит ситуация с серьёзными составными тасками, в которые вовлечено несколько людей, причём каждый из них выполняет свою часть работы, и некоторые из подзадач имеют приоритеты по времени завершения?

На самом деле точно так же. Увеличивается лишь количество параметров, которые указывает постановщик таска, но на выходе мы имеет такую же понятную конечным исполнителям структуру.

При совместной работе достаточно указать соисполнителей задачи, а при наличии подзадач каждый субтаск вносится последовательно внутри материнской задачи.

Для того, чтобы все посвящённые были при делах, достаточно включить их в задачу в роли наблюдателей.

Взгляд со стороны исполнителя

Теперь мы посмотрим на процесс с другой стороны — из глаз того, кто будет эти задачи выполнять.

Даже самая продуманная система управления задачами окажется бесполезной при отсутствии способности наглядно и понятно представить данные исполнителю. По нашему мнению основным требованием к такому интерфейсу является возможность предоставить человеку всю важную информацию без кликов и переходов, то есть на одной картинке.

Здесь это реализуется цветовыми и цифровыми индикаторами. В верхней части отображается общее количество активных задач с разделением по типу участия в них: исполнитель, помощник, наблюдатель, делегирующий.

Название каждой задачи обозначается определённым цветом в зависимости от сроков дедлайна. Синий таск — работа на сегодня. Зелёный — новая задача, с которой я ещё не ознакомился. Красный — просроченная задача, пожар.

Для определения последовательности выполнения таскам присваивается приоритет, начиная с серого (низкий) и заканчивая красным (первоочередной).

Работа с задачей

При переходе в конкретную задачу исполнитель видит описание таска с приложенными к нему материалами (документы, графика и так далее) и включенные сюда подзадачи (при наличии таковых). В правом углу по-прежнему видна ключевая информация: приоритет и дейдлайн. Для исключения вопросов «с кем связаться по поводу…» здесь же указан постановщик задачи.

Общение и фиксация деятельности осуществляется через систему комментариев. Оставленное сообщение мгновенно придёт всем ответственным, помощникам, постановщику, а также наблюдателям.

В целом интерфейс блока комментирования очень похож на GMail и умеет прикреплять к комментарию любые типы файлов, видео и ссылки. Текстовый редактор для форматирования текста в наличии.

Человеческий фактор может всплыть везде, и Битрикс24 не является исключением. К примеру, нам пришёл таск, который ну никак не относится к нашей деятельности и явно должен выполняться другим человеком. Для такой ситуации здесь предусмотрена опция делегирования задачи. В один клик мы передаём таск его истинному исполнителю, не теряя при этом драгоценное время и не тормоша постановщика и всех остальных.

Естественно, все действия, связанные с задачей, сохраняются в блоке логов.

Поиск а-ля Google

Мы не знаем, как любите работать с информацией вы, но сами зачастую предпочитаем искать всё через единый поиск. К этому нас приучил Google.

Минус гуглового поиска в том, что, к примеру, находясь в почте, вы сможете искать только по почте + чаты + интернет, но не по Google Drive.

В Битрикс24 поисковая система едина и умеет находить соответствующие запросу данные из любого модуля, к которым у пользователя есть доступ.

Независимо от того, в какой части системы ты сейчас, в верхней части интерфейса всегда найдётся поле поиска, которое ищет везде.

Быстрый доступ

Последнее, о чём мы хотим упомянуть в сегодняшнем обзоре Битрикс24 — архитектура интерфейса. Это довольно субъективный вопрос, ведь каждому по душе своя модель навигации и взаимодействия с теми или иными сервисами, но мы со 146% вероятностью готовы сказать — излишнюю вложенность не любит никто. Вы знаете, бывают такие продукты, в которых для перехода из одного раздела в другой нужно совершить 5 и более кликов. Это неприемлемо, и причина такой ошибки одна — отсутствие постоянно отображаемого настраиваемого навигационного меню, с которого можно мгновенно свернуть в нужный тебе раздел системы и продолжать видеть это меню, где бы ты не находился. Это чрезвычайно ускоряет навигацию.

Мы не сторонники позиции «ко всему привыкаешь». На самом деле ты не привыкаешь, а терпишь и бесишься. Удовольствия от работы с таким инструментом не прибавится со временем. Мы продолжаем всё глубже осваивать Битрикс24, открывая для себя новые грани этого сервиса.

Продолжение следует

Сегодня мы предлагаем вам поучаствовать в построении тематики следующих обзоров. Расскажите в комментариях о интересующих вас вопросах относительно работы тех или иных элементов Битрикс24, а мы в свою очередь постараемся включить самые интересные моменты в следующие публикации.

Битрикс24 | Регистрация в сервисе

lifehacker.ru

Быстрое создание задачи из письма

В «Битрикс24» теперь можно быстро создавать задачу сразу из письма. Достаточно просто переслать его на ваш специальный e-mail. Мы подготовили короткое видео по созданию задачи из e-mail - посмотрите, как это работает: В вашем браузере отключен JavaScript

E-mail для быстрого создания задачи вы найдете в своем профиле:

Это только ваш адрес и только для создания задачи. Аналогичный адрес у вас есть для быстрой публикации сообщения из письма в Живую ленту.

После того как вы перешлете письмо на этот адрес, будет создана задача, в которой изначально и ответственным, и постановщиком будете вы. В задачу будет перенесен текст письма и все вложенные файлы.

Сразу после создания вы получите уведомление в чат с ссылкой на эту задачу. Отредактируйте задачу, как вам нужно: смените ответственного, укажите крайний срок, добавьте наблюдателей. Кстати, в наблюдатели можно добавить не только ваших коллег, но и автора письма, чтобы он смог следить за ходом работы, добавлять комментарии.

Автор письма (если вы его добавили в наблюдатели к задаче) сможет участвовать в обсуждении. Для этого ему не обязательно заходить в ваш Битрикс24. Ему даже не понадобится логин и пароль. Он получит все комментарии в почту и дальше сможет отвечать либо в отдельном интерфейсе (как показано в видеоролике), либо тут же в письме, просто отвечая на него.

Даже если он ответит в почте (обычным ответом на письмо), вы увидите его комментарий в задаче. Кроме того, все приложенные к ответу файлы, также добавятся в комментарий и все участники задачи их увидят.

www.bitrix24.ru

Битрикс24: Новые задачи в Битрикс24

Сегодня в «Битрикс24» появились новые задачи, о которых мы рассказывали на презентации релиза «Фиджи».

Задачи теперь создаются в простом и расширенном режиме, а интерфейс создания задачи вы можете настроить персонально для себя.

Если вам нужно быстро поставить задачу себе, достаточно записать, что сделать и нажать enter. Все - задача у вас в списке.

Также быстро можно поставить задачу коллеге, поставить срок, добавить группу, описание:

В простом режиме вы видите минимум настроек — ничего лишнего. Несколько кликов – и задача готова!

Расширенный режим работы с задачей

Все настройки вынесены на вкладки. По умолчанию доступны только основные действия с задачей: название, описание, ответственный и крайний срок. Дополнительно можно отметить важность задачи. Остальные действия «открываются» по клику.

В работе мы часто используем одни и те же действия с задачами. Например, для каждой задаче нам нужны дополнительные поля Чек-лист, Наблюдатели и Проект. И только эти поля, необходимости каждый раз открывать полную форму со всеми возможными действиями нет. Теперь можно один раз при создании задачи закрепить нужные поля и в следующий раз они будут открыты.

В вашем браузере отключен JavaScript

В новых задачах расширены настройки напоминания. Вы можете установить напоминание на точное время, для себя, для ответственного, для постановщика и выбрать, куда придет напоминание - уведомление в чат или письмо на email.

Задачи вместо email

Поставить задачу теперь можно не только коллеге или экстранет-пользователю! Ответственным можно сделать любого внешнего участника, указав его email.

Он получит уведомление о задаче по электронной почте и сможет работать с задачей, отвечая на письмо или перейдя по ссылке на отдельной странице. Все комментарии и приложенные файлы, которые будут добавлены в задачу в письме или на этой странице, будут прикреплены к задаче в Битрикс24.

Точно также можно добавить внешних наблюдателей и соисполнителей.

Новые задачи - уже в вашем Битрикс24

www.bitrix24.ru

Битрикс24 неплохо поработал над задачами. Сегодня разберем на примере одной задачи и посмотрим- нужно ли еще что то добавить или все супер?

16.08.201402:2616.08.2014 02:26:04

Зачем нужна CRM? Одной из основных задач является инструмент планирования задач.Сколько ни сервисов, но везде есть планировщик задач.Мегаплан вообще начинался как сервис по задачам. BPMOnline-хоть и инструмент создания бизнес процессов, но во многом делается сильный упор также на задачи. Битрикс24 тоже пошел по пути планирования задач, как одной из ключевых фишек. Рассмотрим что представляет собой инструмент создания задачи в Битрикс24.Нажимаем кнопку- добавить задачу:Очень забавная идея- иметь сжатый вид, когда " описания задачи" скрыто. Но мы сразу нажимаем " подробно", чтобы видеть полный вид задачи.

Итак что у нас здесь есть интересного.1. Заголовок задачи. Все стандартно. Самый лучший вопрос, который я слышу на обучениях- что писать в заголовке задачи. Предпочитаю ставить задачи в повелительном наклонении. " Составить план перехода", " добавить 100 сделок в систему", " составить план продаж на 2 полугодие".2. Ответственный. Выбирается из перечня по ФИО, но можно выбрать согласно структурной схемы организации или из " последних". Прикольная идея для тех организаций, где всех и не помнишь. Класно сделано.3. Соисполнители. А вот это прямая разница с bpmonline. Логика разработчиков Битрикс24 примерно такая, что наряду с основным ответственным может быть соисполнитель, человек который также отвечает за выполнение задачи, но в меньшей степени чем "главный ответственный". В bpm есть только 1 ответственный по задаче. На мой взгляд Битрикс24 здесь дал нам больше возможностей.3. Крайний срок- это классический "дедлайн". Это есть везде, поскольку считается что даты сильнее мотивируют сотрудников. На мой взгляд на даты мало кто обращает внимание, но хорошо, что есть. Пусть будет. 4. Принять работу по завершению задачи- крутая вещь. Ответственный нажимает кнопку " завершить" и задача " приходит" автору на проверку. Если он согласен с закрытием задачи, он нажимает- завершить, а если нет- то нажимает красную кнопку- доделать. Это здоровская идея, поскольку пока автор не нажмет- закрыто, задача не уйдет из перечня у ответственного в разделе " делаю". Великолепная идея и отлично реализована.5. Описание задачи- здесь мы пишем подробно или не очень подробно так что же мы имели ввиду, что писали в заголовке задачи. Описываем как мы пришли к тому, чтобы поставить задачу, описываем варианты ее реализации. Да что угодно пишем, чтобы прояснить ответственному по задаче, что же Вы хотите от решения этой задачи.6. Чек-лист. Опять модная фишка. Мало кто умеет пользоваться, но вещица работает. Когда Вы хотите помочь специалисту с подпунктами решения задачи- Вы ему набиваете чек лист, в котором поэтапно описываете что же Вы хотите, чтобы было сделано. Например задача- сделать сравнительное описание CRM решений на рынке. Чек лист может быть такой--Описание bpmonline-Описание битрикс24-Описание мегаплан-Описание amocrm7.Задача в проекте- если Вы уже создали себе отдельные группы либо по отдельным проектам по клиентам или по группам с внутренними проектами, то Вы можете давать задачу в рамках этой группы. Удобно чтобы дальше видеть задачи по каждому проекту.8. Загрузить документы- Вы можете сразу в задачу вложить документ. Один момент- когда Вы ставите задачу- "оплатить счет" , то к сожалению документ на iphone на данный момент пока не видим. Вообще документы на iphone в задаче пока не видны. Видимо еще не все моменты в приложениях подняты. Хотя если документ вложить в комментарии к задаче, то документ отлично открывается. Может и баг, а скорее всего просто не досмотрели при разработке. Надо будет на сервис идея у Битрикс отправить пожелание.9. Дополнительно. А это вообще секрет фирмы. Мало кто знает что можно добавлять в задачу наблюдателей. Эти люди просто " в доступе". Они видят задачу, но они чисто " наблюдают" . Чаще всего сюда добавляются руководители. Хотя и сотрудников из других отделов тоже добавляют, но тех, кто имеет отношение к задаче.

После того как задача создана- вся работа идет через комментарии к задачам. А поскольку часто бывает что задача поставлена непонятно, некоретно, да просто задача маловыполнима, то сама задача начинает обсуждаться через ветку комментариев, в рамках чего и находится решение задачи, она решается, проверяется, закрывается.

На мой взгляд- вообще сделаны Задачи у Битрикс, пожалуй, лучше всех на рынке. Однако не соглашайтесь со мной и все проверяйте лично ).

pinall.ru

ITSM-техподдержка на Битрикс24. Другие статусы и светофор объектов

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

Краткое описание работы в портфолио
Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор
Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты
Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”
Процесс согласования договоров с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот
Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

В прошлой статье мы рассказали о разработанной нами системе конструирования и отслеживания последовательных бизнес-процессов в Битрикс24 . Сегодня речь пойдет о глубокой переработке Задач для целей построения техподдержки по стандарту ITSM.

ИНТЕРВОЛГА как веб-интегратор

Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.

Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

Битрикс24 – одна из ключевых платформ, с помощью которых мы решаем интеграционные задачи. Задача поддержки стандартов техподдержки ITSM с помощью – интереснейшая интеграционная задача.

Превращаем Задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Вкручиваем в Битрикс24 собственные статусы, матрицы переходов, услуги и SLA

В платформу 1С-Битрикс входит модуль “техническая поддержка” (он применяется, например, на сайте Битрикса). Теоретически он подходит для создания тикетов, назначения ответственных и просмотра статистики.

На практике его интерфейс устарел, функциональность явно недостаточно для организации поддержки по принципам ITSM .

В то же время функциональность Задач в Битрикс24 развивается быстро, имеет удобные интерфейсы, нравится пользователям.

Разумной выглядит идея развить Задачи до уровня удобного ITSM-инструмента, получив лояльность пользователей, удобный интерфейс, неплохую систему отчетности.

Расширяя логику Задач, мы исходили из двух основных принципов:

Добавить все, чего не хватает (справочник услуг, бизнес-заказчиков, объектов, SLA, настраиваемые матрицы переходов)
Сохранить работу стандартных отчетов, интерфейсов, программных механизмов.

То есть наши “расширенные задачи” должны были стать лучше стандартных во всем и ничего не сломать.

Смотрите что получилось.

Пользовательские типы задач Битрикс24

В системе появились новые типы задач. Помимо “обычная задача”, есть “инцидент”, “запрос на обслуживание”, “запрос на изменение” и “задача согласования”. Последний тип активно используется в “расширенных бизнес-процессах”, описанных в других статьях этой серии.

Собственная система статусов, настраиваемые матрицы переходов

Каждый тип задач имеет собственный набор статусов.

Между статусами собственная логика переходов: например, из статуса “новая” нельзя сразу перевести в статус “закрыта”. Некоторые статусы требуют комментария перед нажатием кнопки.

Доступные кнопки, надписи на них и сопутствующие действия могут быть разными для постановщика и исполнителя задачи.

Сотрудники заказчика активно применяют фильтры по задачам, отчеты, рабочие группы, диаграммы Гантта. Поэтому было важно чтобы при введении новых, собственных типов и статусов не сломались стандартные функции.

В общем списке должны “вперемешку” выводиться задачи любых типов: и стандартные, и кастомизированные.

Мы глубоко изучили работу Битрикс24 с задачами и статусами и усовершенствовали ее.

Полученные “расширенные статусы” адаптированы под Заказчика, а также имеют систему простой настройки, переименования, изменения цветов.

Более того, администратор системы может задать “матрицу переходов” между статусами для каждого участника задачи.

“Поделитесь” статьей в социальных сетях, заполнив форму внизу статьи, и мы пришлем вам вторую часть текста, где будет рассказано как реализована настройка расширенных статусов задач, матрица переходов и дана оценка стоимости подобной работы.

Вносим ITSM в Битрикс24: Заказчик, услуга, объект и SLA

По стандарту техподдержки ITSM задача привязывается к определенной бизнес-единице, услуге и “объекту”. Это в дальнейшем позволяет учитывать затраты на сопровождение подразделений, техники и объектов.

Мы сделали справочники настраиваемыми и привязали к ним стандарты обслуживания (SLA). Теперь при указании услуги крайний срок по задаче устанавливается автоматически. Также делается запись в журнал потраченного времени.

Для наглядности управление ресурсами реализовано в виде “светофора объектов”. На иерархической карте показаны все обслуживаемые устройства и сервисы. В зависимости от набора задач по каждому они подсвечиваются цветами: зеленый – “все отлично”, желтый – “требуется обслуживание”, красный – “авария, заблокирован основной процесс”.

При клике на объект можно увидеть подробности: что конкретно сломалось.

Карта объектов со светофором позволяет ответственным, внутренним заказчикам и руководству отслеживать текущую ситуацию.

Полная картина работы техподдержки по ITSM будет описана в следующей статье, где мы расскажем о хитрой интеграции Битрикс24 с электронной почтой.

Выводы

Серьезное внедрение корпоративного портала это адаптация программ под задачи заказчика (а не наоборот).

При этом огромную роль играет здравый смысл и дальновидность владельца проекта. С этим у нашего заказчика все отлично.

От разработчика нужно умение быстро и качественно выполнять сложные, связанные со стандартной функциональностью Битрикса доработки так, чтобы ничего не ломалось.

Мы это умеем.

P.S.

В статье показан результат работы.

Если Вас интересует как это было сделано и сколько часов ушло на каждую доработку, “поделитесь” статьей в социальных сетях, заполните форму внизу, мы пришлем вам секретное продолжение.

Заказать доработки коробочной версии Битрикс24 можно, заполнив форму по ссылке .

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24

Бизнес-процессы в Битрикс24

Оцените статью:

Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

www.intervolga.ru

Задачи в Битрикс24 для внешних пользователей

1. Добавляем в задачу Битрикс24 внешнего участника по e-mail

Ставим новую задачу обычным образом. E-mail внешнего участника добавляем в любое из полей: Наблюдатели, Соисполнители и Ответственный. Никаких приглашений в Экстранет или в «Битрикс24».

2. Адресат получает письмо из Битрикс24

Как и в сценарии общения из «Живой ленты», приглашенный пользователь получает письмо, открывает в почтовом клиенте и видит условие задачи вместе с необходимыми подробностями и приложенными документами.

3. Отвечает из почтовой программы, а получатель Битрикс24

Внешний пользователь может ответить непосредственно в почтовой программе. Например, написать: «Нет, я не согласен это делать». Или одобрить: «Молодцы, рад, что идете по плану». Его ответ появится в вашем «Битрикс24» как комментарий к задаче.

4. Переходит на публичную страничку задачи Битрикс24 авторизация по e-mail

Специально для каждого приглашенного внешнего пользователя создается индивидуальная защищенная ссылка на специальную публичную страничку задачи в «Битрикс24». Ваш клиент может перейти по ссылке в письме на эту публичную страницу задачи и подключиться к ней без необходимости авторизации.

Интерфейс и функциональность задач на публичной странице сохраняются. Доступны все опции - начать, отложить, делегировать. Клиент может ознакомиться с содержанием задачи, просмотреть комментарии, комментировать, приложить документы..

5. Комментарий и документы появляются в задаче Битрикс24

Ответ отобразится в комментариях к задаче в «Битрикс24». Если нужно подключить к задаче нового внешнего участника, достаточно снова добавить его E-mail в одно из полей задачи. Он будет участвовать в задаче в соответствии с полученной ролью - наблюдать, советовать или выполнять порученные действия. Вам не придется пересылать ему по почте письма и вводить в курс дела.

crm24.academy

Раскрываем карты: как эффективно управлять задачами в Битрикс24, используя цикл Деминга

К настоящему времени разработано множество методологий управления проектами. Каждая из них предлагает свой подход к тому, как эффективно управлять жизненным циклом проектов или рабочих задач. У компании «Информатика и сервис» накоплен свой уникальный опыт, благодаря которому сформировался определенный авторский взгляд на то, как правильно управлять задачами с помощью системы Битрикс24. Мы хотели бы им поделиться.

Дело мастера боится: оттачиваем навык управления задачами

Система Битрикс24 содержит набор функциональных модулей, подходящих любой компании, которая хочет навести порядок в своих бизнес-процессах и автоматизировать их. Малый и средний бизнес обычно начинает с двух направлений, которые быстрее всего автоматизировать, − это внутренние коммуникации и управление задачами (task manager).

При этом, как показывает практика, многие неправильно используют модуль управления задачами и не применяют все функциональные возможности, которые заложены разработчиком. Это происходит прежде всего по причине отсутствия управленческого опыта.

Скрипка ласкает наш слух, только если находится в руках виртуоза. Если не знать истинного предназначения скрипки, ею можно и гвозди забивать. Битрикс24 − это тоже инструмент, точнее набор инструментов для управления делами на предприятии. Чтобы он приносил пользу, его нужно правильно настроить и эффективно применять. Ошибочно полагать, что после установки программы на рабочие компьютеры дела в компании пойдут как по маслу сами собой. Нет, это не так. Вам придется прилагать усилия, чтобы этот инструмент в ваших руках зазвучал в полную силу и принес ожидаемый результат.

При этом в Битрикс24 имеется все, что нужно для эффективного управления задачами с применением процессного подхода. А процессный подход к управлению помогает координировать действия внутри компании, оптимизировать временные и другие ресурсные затраты, а также анализировать и контролировать этапы достижения цели. Именно на процессном подходе построены многие современные методологии управления проектами.

Процесс выполнения любой задачи, то есть алгоритм действий хорошо описан в управленческом цикле Деминга. Он включает четыре основных этапа − Plan (планируй), Do (делай), Check (проверяй), Act (корректируй). Этот цикл в рамках решения одной задачи может повторяться несколько раз вплоть до ее успешного завершения. Так вот в модуле управления задачами Битрикс24 есть все необходимые инструменты, чтобы правильно реализовать цикл Деминга. Если следовать строго определенному алгоритму, то рабочие задачи выполняются значительно более эффективно и грамотно с управленческой точки зрения. При этом значительно повышается вероятность достижения успеха.

План — всему голова: всякая задача начинается с точного планирования

Итак, какие инструменты Битрикс24 помогают реализовать управленческий цикл Деминга при работе с задачами? Начнем с планирования (Plan).

При постановке задачи прежде всего нужно дать ей название. В правильно сформулированном названии всегда ясна конечная цель выполнения задачи, а целеполагание является важнейшей управленческой компетенцией.

Обязательно указывайте крайний срок выполнения. Если задача сложная и долгосрочная, то ее можно разбить на подзадачи и сформировать порядок достижения конечной цели. Также можно запланировать время, за которое требуется выполнить задачу: к примеру, уделять ей по 4 часа в день или в общей сложности потратить 12 часов. Далее назначается один или несколько исполнителей, а при необходимости − наблюдатель, который будет смотреть со стороны на то, как выполняется задача.

Также очень значимым элементом планирования задачи является развернутое ее описание и внутренний чек-лист. Чем больше времени вы потратите на подробную постановку задачи исполнителю и максимально детализировано опишите, что ему нужно сделать, тем выше вероятность успешного выполнения задачи даже самым неопытным сотрудником.

Еще есть возможность сделать задачу регулярной. Эта опция подходит для повторяющихся задач, которые есть в любой компании (скажем, заплатить налоги). С помощью Битрикс24 можно запланировать все такие задачи, и они будут автоматически формироваться в системе − это повысит эффективность работы причастных подразделений.

Например, наш клиент «МостКонстракт» (название изменено) целиком отказался от штатной бухгалтерии, а такие задачи, как формирование первичных документов, уплата налогов или проведение других регулярных платежей, выполняют менеджеры клиентского отдела. Битрикс24 автоматически ставит необходимые задачи сотрудникам с указанием срока исполнения. Этим инструментом, как ни странно, мало кто пользуется, хотя он весьма полезен.

Горячие клавиши: выполняешь задачу — сообщи

Следующие два этапа цикла Деминга − исполнение (Do) и контроль (Check) − взаимосвязаны. Для их успешного прохождения в Битрикс24 есть несколько инструментов, которые позволяют исполнителю правильным образом отражать свою деятельность по любой задаче, а руководителю − контролировать исполнение. Это кнопки «Начать выполнение» и «Приостановить» (то есть поставить задачу на паузу), а также модуль комментариев. В чем их ценность?

Когда исполнитель ознакомился с задачей, которую ему поручили, он должен нажать на кнопку «Начать выполнение». Тем самым он подтверждает, что увидел задачу и принял ее в работу. В компаниях, где этот процесс не автоматизирован, бывает, что руководитель составляет список задач, устанавливает сроки исполнения, делегирует задачи конкретным ответственным и после этого не знает, что происходит с его поручениями ровно до того момента, пока не наступит срок сдачи проекта. Иногда выясняется, что задача просто затерялась и не дошла до исполнителя или дошла, но была отложена в долгий ящик и забыта. А все потому, что сотрудник не дал сигнал о том, что принял задачу в работу.

Алгоритм действий должен быть такой: получил задачу, прочитал, нажал на кнопку «Начать выполнение». Не факт, что сотрудник все понял, но, нажимая на кнопку, он берет на себя ответственность за исполнение задачи. А система сама просигнализирует, когда истекает установленный срок. В обновленном Битрикс24 для управления задачами можно использовать доску «канбан». На ней легко перетаскивать задачи мышкой и таким образом менять статус их выполнения.

Если по задаче ведется учет рабочего времени (а это нужно не всегда), то всякий раз, когда сотрудник переключается на другие дела, эту задачу он должен ставить на паузу, а потом снова возвращаться к ее выполнению. Иначе будет непонятно, уложился он в отведенное время или нет.

Комментарии как элемент выполнения, контроля и анализа по циклу Деминга: фиксируем каждый шаг

Модуль комментариев и вовсе незаменим при выполнении задачи и контроле этого процесса со стороны руководителя. Нелишним будет вспомнить, что на заре своего становления система Битрикс24 позиционировала себя как корпоративная социальная сеть. Это была первая система автоматизации бизнес-процессов с такими элементами соцсетей, как живая лента (главный экран, куда попадают все события, которые имеют к отношение к конкретному пользователю) и комментарии.

Самая распространенная ошибка при работе с задачами заключается в том, что исполнитель берется за нее перед самым дедлайном. В итоге в час икс выясняется, что до этого он ничего не делал. Вероятность успеха по такой задаче стремится к нулю. Когда спрашиваешь, почему так получилось, сотрудник чаще всего отвечает, что был загружен другой работой. Чтобы избежать такой ситуации, создан модуль комментариев.

В нем исполнитель имеет возможность информировать руководителя о своих действиях (Do) в рамках выполнения задачи. Для руководителя это инструмент контроля (Check), анализа и корректировки действий исполнителя (Act).

Например, сотруднику поставлена задача отправить оборудование клиенту в город, куда раньше поставки не осуществлялись. Исполнитель следует инструкции (внутри каждой задачи можно сформулировать свой чек-лист), дошел до пункта «Найти курьерскую службу». Нашел ее, запросил договор, но вот уже 3 дня не может его получить и не знает, что делать дальше. В этом случае, конечно, не надо ждать истечения срока по задаче, а достаточно написать об этом комментарий. Тогда руководитель получит информацию для анализа и в ответном комментарии сможет предложить решение − позвонить в эту курьерскую службу, чтобы напомнить о договоре, или обратиться в другую фирму. Тем самым он гибко корректирует действия исполнителя. Это и есть последний этап цикла Деминга (Act), после которого снова начинается планирование и делегирование выполнения нового круга задач.

В каждой компании исходя из специфики ее деятельности желательно принять некие правила выполнения задач и установить частоту, с которой сотрудники должны оставлять комментарии. Если такие правила есть, а комментариев нет, это сигнал о том, что либо исполнитель ничего не делает по задаче, либо делает, но не информирует об этом, то есть игнорирует принятые в компании правила. Это важнейшая часть корпоративной культуры, без которой уже не мыслится современный менеджмент.

Не ошибается тот, кто ничего не делает: какие ошибки допускаются при управлении задачами и как их избежать

Таким образом, в Битрикс24 есть все необходимые инструменты для грамотного управления задачами, но большинство руководителей и сотрудников не умеют их корректно применять. Начинается все с неправильной постановки задач. Ее нужно формулировать в повелительном наклонении (напишите, отправьте, найдите и пр.). Если не указать целевое действие (что конкретно человек должен сделать), то всегда найдутся сотрудники, которые не поймут, что от них требуется.

Но еще более грубая ошибка − не ставить крайний срок выполнения задачи. Это очень часто бывает в компаниях, где бизнес-процессы не автоматизированы. Нет срока − нет ответственности. Если срок установлен, то Битрикс24 будет сигнализировать, когда он истекает. А значит, уменьшается риск просрочки.

Следующая, уже системная ошибка, которая приводит к тому, что задачи вовремя не выполняются или делаются с ошибками, − когда люди не договариваются о правилах работы с задачами. Дело в том, что система автоматизации эти правила не навязывает. Битрикс24 помогает управлять задачами, но пользователи сами должны прилагать усилия для их выполнения. Бывает, люди говорят, что Битрикс24 им не помог. Все потому, что они не договорились, как его использовать, чтобы он им помогал. Запомните: Битрикс24 не будет ничего делать за вас. Сначала вы сами должны усвоить простейший алгоритм действий, а потом система даст вам необходимые инструменты для его выполнения.

В Битрикс24 есть всевозможные счетчики и уведомления, но их легко пропустить. Поэтому однажды мы задумались над тем, как улучшить систему информирования в модуле управления задачами. Так, год назад родился чат-бот Мартин. Это бесплатное приложение для Битрикс24, своего рода универсальный помощник. Мартин, словно дятел, долбит и напоминает исполнителю о горящих или просроченных задачах, а постановщику − о необходимости принять выполненную задачу и оценить ее качество либо отправить на доработку. Также Мартин дает другие подсказки согласно заложенному в него алгоритму.

Примечательно, что исполнителей Мартин по-хорошему раздражает, поскольку не дает ни о чем забыть, а руководители им очень довольны. За несколько месяцев после своего появления Мартин стал одним из самых устанавливаемых чат-ботов. Это значит, что авторская методика управления задачами, которую компания «Информатика и Сервис» реализовала в алгоритме Мартина, весьма актуальна и востребована.

Чек-лист по управлению задачами на основе цикла Деминга в Битрикс24

Сформулировать задачу таким образом, чтобы в названии содержалось целевое действие, которое надо выполнить (отправить, заказать, написать и т.п.).
Разбить крупную задачу на подзадачи, если требуется более глубокая детализация и разделение ответственности между исполнителями.
Назначить конкретного исполнителя задачи (а при необходимости несколько исполнителей), по желанию добавить наблюдателя.
Установить крайний срок выполнения задачи (а при необходимости задать время, которое исполнитель должен ей уделить, и включить учет времени).
При получении новой задачи исполнителю − нажать на кнопку «Начать выполнение» (а при учете рабочего времени − пользоваться кнопкой «Приостановить»).
В процессе работы над задачей исполнителю − оставлять комментарии (с частотой не реже принятой внутренним регламентом компании), где сообщать о промежуточных результатах, а также возникающих проблемах, а руководителю − оперативно реагировать на эти сообщения и в ответных комментариях давать обратную связь.
Вносить корректировки в срок выполнения задачи в случае, если дедлайн смещается из-за объективных факторов, выявленных в ходе обсуждения выполнения задачи в комментариях с исполнителем.
Вносить корректировки в алгоритм выполнения регулярной задачи (чек-лист), если в процессе работы над ней выявляются подробности, которые влияют на качественное выполнение задачи и не были учтены ранее.
По окончании работы над задачей исполнителю − нажать кнопку «Завершить».
Руководителю − принять завершенную задачу в срок, оговоренный внутренним регламентом компании, а также поставить оценку качества выполнения задачи, если это применяется в компании.

Если в вашей компании выполняются все эти пункты, то вы на верном пути! А если нет — вам еще есть над чем поработать. Обращайтесь — поможем.

infoservice.ru