Ранжирование бизнес процессов: 3.1 Методика проведения ранжирования бизнес-процессов

Содержание

3.7.3.Ранжирование процессов на основе субъективной оценки

Ранжирование
процессов выполняется на подготовительной
стадии проекта, когда
необходимо дать характеристику каждому
крупному процессу организации
\\
принять
решение, какие процессы следует улучшать
в первую очередь.

210 В.В.
Репин, В.Г. Елиферов. Процессный
подход к
управлению

Подробно о
методике ранжирования процессов можно
прочитать в [5].

Существует
несколько подходов к ранжированию
процессов. Мы рассмотрим
простейшую методику. На первом этапе
необходимо составить перечень основных
процессов организации. Затем формируется
таблица следующего вида.

Таблица
3.16 Ранжирование
процессов организации

Важность процесса/ состояние процесса	Высокая эффективность	Средняя эффективность	Низкая эффективность
Очень важный процесс	Процесс 1	—	Процесс 2
Важный процесс	Процесс 6	Процесс 3	—
Второстепенный процесс	Процесс 5	Процесс 7	Процесс 4

Анализ
табл. 3.16 показывает, чтопроцесс
2
является очень важным для деятельности
организации и
в
тоже
время наименее эффективным. Таким
образом,
в
первую очередь необходимо направить
усилия на анализ и
реорганизацию процесса
2.

Для
каждой организации табл. 3.16 будет
заполнена по-разному. Более того, с
течением времени расположение процессов
в
графах
таблицы будет меняться.

Следует
отметить, что ранжирование процессов
при помощи такой таблицы весьма
субъективно. Долгосрочные проекты
по
улучшению деятельности организации
не могут базироваться на использовании
подобных методов анализа.
Указанный
метод обычно применяется при проведении
семинаров-тренингов для
руководителей, на совещаниях, во время
мозговых штурмов и т.п. мероприятиях,
цель которых состоит в проведении
быстрого анализа ситуации
с
процессами
предприятия
на основе качественных показателей.

3.7.4. Анализ процесса по отношению к типовым требованиям

Любой процесс организации
можно анализировать
С точки зрения
удовлетворения
некоторым требованиям. В
настоящее
время в мире нет
специализированных
стандартов, регламентирующих требования
к бизнес-процессам. Практически
единственным документом, предъявляющим
определенные требования
к организации процесса, является МС
ИСО 9001:2000. Предлагаемая
ниже
структура требований к организации
процесса разработана нами с учетом
этих требований.

МС ИСО
9001:2000 рекомендует использовать цикл
PDCA
(Plan-Do-Check-Act)
Деминга для организации системы
постоянного улучшения процесса. Мы
считаем,
что применение данного цикла также
является обязательным требованием,
которое необходимо предъявлять к
процессам.

Кроме
этого,
процесс должен включать известную схему
управления по
отклонениям:
«планирование процесса — выполнение
процесса — учет — контроль
— принятие решений».

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 211

Итак,
типовой процесс должен, на наш взгляд,
удовлетворять следующимгруппам
требовании:

• регламентация
всех состаапяюших процесса в соответствии
с требования
ми
МС ИСО 9001:2000;

• использование
цикла постоянного улучшения процесса
PDCA.
Требования
к организации процесса, учитывающие
положения международ
ного стандарта,
представлены в табл. 3.17.

Таблица
3.17 Требования
к типовому процессу

№ п.п.	Требования к типовому процессу
1. Требования к владельцу процесса
1.1.	Должен существовать один владелец процесса
1.2.	Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены
1.3.	Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации
2. Границы процесса
2.1.	Границы процесса должны быть четко определены (по функциям и ответственности руководителей) и зафиксированы документально
2.2.	Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены
3. Регламентирующие документы
3.1.	Должно существовать действующее описание процесса в целом
3.2.	Должны существовать действующие положения о подразделениях
3. 3.	Должны существовать действующие должностные инструкции
3.4.	Должны существовать действующие методики (внутренние стандарты)
3.5.	Должна функционировать система актуализации документации
3.6.	Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса
4. Выходы процесса
4.1.	Выходы процесса должны быть четко определены
4. 2.	Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности пользователей оформлены документально
4.3.	Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый выход процесса
4.4.	Каждый выход должен быть закреплен за ответственным исполнителем
4.5.	Должна функционировать система контроля качества выходов процесса
5. Входы процесса
5.1.	Входы должны быть четко определены

Более
подробная таблица для оценки процесса
приведена в главе 4.

212 ВВ.
Репин, В.Г. Елиферов. Процессный
подход
к управлению

Таблица 3.17 (окончание)

№ п.п.	Требования к типовому процессу
5.2.	Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам — специфицированы
5.3.	Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый вход процесса
5.4.	Каждый вход должен быть закреплен за ответственным исполнителем
5. 5.	Должна существовать система входного контроля качества
6. Ресурсы
6.1.	Ресурсы должны быть четко определены
6.2.	Должны существовать спецификации, содержащие требования к каждому ресурсу
6.3.	Каждый ресурс должен быть закреплен за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом)
7. Показатели процесса
7. 1.	Показатели эффективности процесса должны быть определены и постоянно использоваться на практике
7.2.	Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса
7.3.	Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности клиентов процесса

При
проведении анализа процесса необходимо
собрать информацию в соответствии
с требованиями, приведенными в табл.
3.17. Выполнение такой работы
может быть целесообразным при осуществлении
проекта реорганизации процессов
на предприятии.

Процесс
должен быть подвергнут анализу на
наличие цикла PDCA.
Напомним,
что цикл PDCA
создается «вокруг» процесса, как показано
на рис. 3.52.

Анализ бизнес-процессов | Статьи ELMA

Для эффективного управления и постоянного улучшения процессов компании необходимо регулярно проводить описание и анализ существующих бизнес-процессов. Это позволит укреплять позиции на занимаемом рынке и сохранять конкурентное преимущество. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой анализ бизнес-процессов, какие виды и методы существуют, и какие важные для бизнеса задачи он закрывает.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) — это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения.

Концепция BPM (Business Process Management) появилась уже довольно давно и за время её существования разработано немалое количество методов анализа бизнес-процессов. Их разница проявляется в степени сложности, цели и условиях применения, требованиях к квалификации специалистов.

Основная цель анализа — повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов.

Основная задача анализа заключается в том, чтобы выполнить оценку результативности, расчет которой осуществляется исходя из определённого набора показателей. Эти самые показатели принято разделять на три вида:

Структурный показатель — связь исходных данных, отношение части к целому.

Относительный показатель — соотношение данных из разных областей выполнения рабочих процессов.

Измеряемый показатель (индекс) — соотношение цифр из разных периодов в равных единицах измерения.

При помощи этих показателей можно получить оценку результативности процессов, которая показывает уровень эффективности управления компанией и позволяет настроить фокус на необходимые изменения.

Методики анализа бизнес-процессов

Существует два основных вида анализа бизнес-процессов:

Качественный. Анализ осуществляется на основе субъективной оценки при помощи графической схемы. Здесь учитываются состав и способы реализации бизнес-процесса.

Количественный. Анализ подразумевает детальный сбор информации, обработку и изучение:
- Показателей процесса: финансы, затраченное время, рабочий труд;
- Показателей продукта: номенклатура, объём, наличие брака;
- Показателей удовлетворённости клиентов: соответствие продукции ожиданиям потребителей.
Иными словами, количественный метод подразумевает измерение различных показателей в цифровом выражении.

Методы качественного анализа бизнес-процессов

В основе качественного анализа лежат: визуальная оценка графических схем, анализ рецензий сотрудников и специалистов в рамках рассматриваемого процесса.

SWOT-анализ

Метод предназначен для выявления сильных и слабых сторон бизнес-процесса, а также для прогноза его возможных улучшений или ухудшений. Он считается одним из самых простых методов и часто используется в совокупности с другими практиками.

Данный метод позволяет оценивать как внутреннее состояние бизнес-процесса, так и его состояние во взаимосвязи с другими процессами. Его можно применять как для оперативной оценки ситуации, так и для разработки длительной стратегии технического развития компании. SWOT-анализ позволяет учитывать все факторы для успешного роста и задействовать нужные рычаги трансформации бизнеса.

Как правило, анализ проводится путём анкетирования сотрудников, после чего результаты обрабатываются и преобразуются в рейтинг, и на их основе создаётся матрица, по которой в дальнейшем можно выявить причины низкой эффективности процесса.

SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Treatment) переводится как «сильные стороны», «слабые стороны», «возможности», «опасности». Именно эти четыре показателя выступают в качестве фундаментальных столбцов в итоговой матрице с результатами анкетирования.

Выделение проблемных областей

Один из самых лёгких способов выполнить анализ процесса, цель которого состоит в определении направления последующего детального исследования. Он осуществляется путём моделирования схемы, на которой отображаются исполнители и ключевые группы выполняемых функций. Следующим шагом на схеме выделяются проблемные области и для каждой присваивается краткое описание.

Здесь, аналогично предыдущему методу, выполнение анализа проводится через интервьюирование сотрудников, которые принимают участие в представляемом процессе.

Итоговая схема позволит расставить акценты на проблемных участках процесса и привлечь к ним внимание руководства. Исходя из полученных результатов можно будет принимать решение о дальнейших действиях в рамках проекта по реорганизации процессов компании.

Ранжирование процессов

Применяется на подготовительном этапе, когда организации необходимо принять решение о том, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь. Для этого составляется полный перечень процессов с подробной характеристикой каждого из них, на основе которого можно будет принимать решение о приоритетности и последовательности проведения реорганизации рабочих процессов.

Бизнес-процессы записываются в матрицу ранжирования, которая делится на три цветовых блока: красный, жёлтый, зелёный. Если процесс попал в красную область, значит он несёт в себе наиболее значительные нарушения и его следует улучшать в первую очередь. Соответственно, если процесс попадает в зелёную область, он считается наименее приоритетным и не требующим срочного вмешательства. Процессы в жёлтой области рекомендуется улучшать после оптимизации процессов красной зоны.

Данный метод является довольно субъективным, поэтому его не принято использовать для долгосрочных проектов по улучшению бизнес-процессов компании. Обычно он применяется, когда нужен быстрый анализ ситуации. В качестве примера можно выделить: совещания, семинары и другие мероприятия по управлению компанией.

Методы количественного анализа

АВС-анализ

АВС-анализ (Activity Based Costing Analysis) — стоимостный анализ, который представляет собой расчет затрат по видам деятельности. Данный метод позволяет получить большой объём структурированной информации и исходя из неё рассчитать стоимость процесса. Также по результатам ABC-анализа можно определить степень влияния конкретного объекта на общий результат.

Методика состоит из нескольких шагов:

Ставятся задачи и определяются основные области проводимых исследований.

Составляется план действий по итогам полученных результатов анализа.

Выбирается объект и параметры исследования, т.е. что и по каким признакам будем оценивать.

Определяется стоимость единицы для каждого ресурса в компании. Например, 1 час рабочего времени сотрудника, 1 кв.м. офиса и т.д.

Далее стоимость ресурсов разносится по операциям. Здесь расчет происходит исходя из количества ресурсов, потребляемых при каждой операции.

Выделяются группы А, В и С: значения групп присваиваются выбранным объектам.

Группа А включает в себя самые важные для компании ресурсы, которые приносят наибольшую прибыль. Они должны всегда контролироваться и поддерживаться, т.к. в случае снижения эффективности этих ресурсов компания может понести большие финансовые потери.

Группа B охватывает ресурсы, которые обеспечивают стабильную прибыль для компании. Они тоже имеют важное значение, но могут моделироваться в умеренном ритме и лишь поддерживать существующий уровень.

Группа C содержит в себе ресурсы, которые не приносят дохода и тянут предприятие вниз. Здесь необходимо выявлять причину низких показателей, чтобы принять решение о дальнейших действиях.

В основе ABC-анализа лежит принцип Парето, который утверждает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это применимо и к сотрудникам, и к клиентам, и к продукции и к прибыли.

Имитационное моделирование процессов

Метод позволяет установить каким образом преобразования отразятся на организации. Для этого реальная система заменяется её точной моделью, на которой ставятся различные эксперименты с целью получения новых данных об этой системе. На основе полученной информации собирается статистика и прогнозируются результаты оптимизации процессов. Такие исследования называются имитацией.

Имитация системы не мешает работе компании и не отвлекает сотрудников от выполнения той или иной задачи. Такой подход значительно экономит время и затраты на оптимизацию, поскольку исключает экспериментальные ошибки в работе реальной системы.

Виды имитационного моделирования:

Дискретно-событийное моделирование. Система представляется как хронологическая последовательность операций.

Системная динамика. Исследует поведение системы во времени, исходя из структуры элементов и взаимодействия между ними, без погружения в детали.

Агентное моделирование. Индивидуальная деятельность каждого из программных агентов формирует целостное поведение всей системы.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Метод предполагает проверку процесса на соответствие регламентам компании, международным стандартам и законодательным положениям.

В серии стандартов ИСО 9000 рекомендуют придерживаться цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), который позволит создать систему постоянного улучшения процесса. Данный цикл управления по отклонениям включает в себя установленные группы требований: планирование, выполнение, учёт, контроль, принятие решений.

При анализе соответствия нужно уделить внимание следующим типовым требованиям к организации процесса:

Требования к владельцу процесса. На данном этапе должен быть установлен один владелец процесса, у которого чётко определены полномочия и зоны ответственности.

Границы процесса. Здесь должны быть чётко определены границы процесса и его функциональных подразделений.

Регламентирующие документы. Процесс должен соответствовать законодательным актам и внутренним стандартам предприятия.

Выходы процесса. Необходимо обозначить выходы процесса, определить пользователей и закрепить ответственного исполнителя для каждого выхода.

Входы процесса. Необходимо обозначить входы процесса, определить поставщиков и закрепить ответственного исполнителя для каждого входа.

Ресурсы. Для каждого ресурса должно быть обозначено ответственное лицо и существовать спецификация требований.

Показатели процесса. На данном этапе должны быть определены: показатели услуг и показатели эффективности процесса. Также должна существовать система сбора информации об удовлетворённости клиентов анализируемого процесса.

Если по итогам анализа процесс удовлетворяет всем группам требований, то можно принимать дальнейшие действия по поиску путей дальнейшего совершенствования бизнес-процессов компании.

Резюмируем

Описание и анализ бизнес-процессов предприятия являются одним из путей решения задачи повышения эффективности. С их помощью можно выявить причины нарушений, спрогнозировать потенциальные угрозы и разработать план оптимизации процессов. Для достижения наилучшего результата анализ должен проводиться на регулярной основе и разрабатываться для каждого предприятия индивидуально.

По итогам проведения анализа бизнес-процессов руководство компании сможет принять наиболее верное решение касательно дальнейших действий, направленных на масштабирование и укрепление конкурентных преимуществ на занимаемом бизнес-рынке.

25 лучших компаний по управлению бизнес-процессами на 2023 год

Обзор лучших компаний по управлению бизнес-процессами представляет собой ежегодный обзор поставщиков решений, включенных в наше Руководство покупателя и Каталог решений. Наши редакторы собрали эту информацию с помощью онлайн-материалов, отчетов, демонстраций продуктов, бесед с представителями поставщиков, и бесплатных пробных экзаменов.

Концепция управления бизнес-процессами существует уже несколько столетий, впервые она была использована во время промышленной революции. Рассвет компьютерных технологий принес основу для BPM, какой мы ее знаем сегодня, сосредоточив внимание на эффективности задач, управлении качеством и непрерывном потоке. Сегодня эти инструменты эволюционировали, чтобы стать полностью масштабируемыми, визуальными, мобильными и интегрированными платформами, предоставляющими организациям понимание процессов и контроль, как никогда раньше.

Выявление лучших компаний по управлению бизнес-процессами, с которыми можно работать, может оказаться непростой задачей, поэтому наши редакторы обновили этот список лучших поставщиков BPM, которых следует учитывать, если вы ищете новое решение в 2023 году (и в дальнейшем). ). Если вы хотите получить больше информации о рынке BPM, ознакомьтесь с нашим онлайн-разделом Передовой опыт управления бизнес-процессами .

Примечание: Компании перечислены в алфавитном порядке.

Agiloft

Описание: Agliloft — это набор решений для управления жизненным циклом контрактов (CLM) с широкими возможностями настройки. Его платформа включает в себя интегрированные приложения для обслуживания клиентов, веб-самообслуживания, управления знаниями и управления контрактами. Пользователи могут решить, использовать ли размещенное или локальное развертывание в соответствии с потребностями своей организации. Agiloft интегрируется с несколькими часто используемыми бизнес-приложениями, а его полноценные API-интерфейсы упрощают интеграцию с другими системами. Его функции управления рабочими процессами и бизнес-процессами также могут помочь компаниям повысить свою гибкость, повысить производительность, адаптироваться к меняющимся потребностям бизнеса, вносить глубокие изменения в конфигурацию, оптимизировать эффективность и многое другое.