Оптимизация сэд: Как облегчить жизнь пользователям СЭД, или оптимизация документооборота

Как облегчить жизнь пользователям СЭД, или оптимизация документооборота

В прошлый раз мы рассмотрели второй этап процесса внедрения системы электронного документооборота – обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД, теперь переходим к тому, как сделать цепочку движения документов наиболее короткой, а работу пользователей в СЭД наиболее комфортной.

Третий этап внедрения – анализ результатов обследования и настройка Системы электронного документооборота (СЭД). Эта «ступенька» – достаточно сложный, кропотливый и очень ответственный участок работы. Здесь необходимо не только адаптировать систему электронного документооборота под конкретного пользователя, но и продумать, а затем настроить схему движения основных документов. Качество выполнения этого этапа во многом зависит от предыдущего – этапа проведения обследования (получилось ли на предыдущей «ступеньке» учесть все нюансы, ответить на основные вопросы, касающиеся работы пользователей и движения документов в системе).

Как раз на данном этапе идет столкновение двух моделей – «как есть» (мы получаем эту модель во время анализа результатов обследования) и «как должно быть» (оптимальный вариант решения). Правильный подход к реализации этого этапа позволит оптимизировать и сделать документооборот в организации эффективнее благодаря нужным настройкам СЭД.

Выбираете систему электронного документооборота для вашей организации? 

Обратите внимание на следующие программные решения:

Система электронного документооборота»Дело»

Система электронного документооборота «Тезис» 

Система «Ведок»

Анализ результатов обследования и настройку СЭД может осуществить как организация-клиент самостоятельно, так и специалисты сторонней компании, занимающейся внедрением программного продукта. Оба варианта возможны, но у каждого свои особенности.

Самостоятельную настройку и анализ можно осуществить в том случае, если организация-заказчик проводила предыдущий этап – обследование – силами своих сотрудников, и они уже начинают свободно ориентироваться в СЭД. Но необходимо всегда помнить, что до запуска системы в пробную эксплуатацию понадобится еще не менее месяца на настройку системы. При этом сама техническая настройка занимает минимум от этого времени.

Допустим, у вас опытный программист, и он может осуществить настройку и прописать все процедуры движения документов «за два дня». Но только технических знаний здесь недостаточно, для грамотного и корректного выполнения работы необходимо погрузиться в тонкости предметной области – делопроизводства и управления документами, что для «классических» программистов, как правило, не так просто.

Есть в этом варианте и свои прелести – если ваш специалист самостоятельно проведет обследование, анализ и настройку, в дальнейшем он станет бесценным сотрудником, который сможет ответить на многие вопросы в процессе эксплуатации СЭД. Как минус стоит отметить, что данный специалист не сможет выполнять свои прямые обязанности около трех месяцев на период внедрения (в это время он будет заниматься только изучением и настройкой системы), а в дальнейшем значительную часть рабочего дня будет посвящать ответам на вопросы пользователей СЭД (как самый «знающий»).

Если для вас важен результат внедрения, вы дорожите своим временем, временем сотрудников и не можете выделить на внедрение и текущее обслуживание СЭД отдельного специалиста – приглашайте стороннюю организацию. Но и здесь есть свои «подводные камни» – необходимо выбрать компанию, у которой уже имеется успешный опыт ведения подобных проектов, и стоит обратить внимание на отзывы. Важно на  первом этапе внедрения назначить ответственного исполнителя со стороны вашей организации, который будет контролировать все работы и осуществлять взаимодействие.

Если настройкой занимается сторонняя организация, то вам необходимо очень тщательно ознакомиться с моделью, получившейся в результате настойки. Вы имеете право отклонить предлагаемый вариант, внести свои коррективы и предложения. В то же время внедрение – это процесс непрерывного взаимодействия организации-клиента и организации-исполнителя. Не игнорируйте пожелания и рекомендации сторонней организации, они могут быть вам очень полезны.

Таким образом, анализ информации, полученной во время обследования, позволяет настроить СЭД под конкретную организацию. Во время анализа и настройки важно учесть возможность оптимизации делопроизводства и документооборота в организации – сделать цепочку движения документов от начального до конечного пункта наиболее короткой, а работу пользователей в системе наиболее комфортной.

 

Предыдущие этапы:

Предпроектное обследование как первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД)

Обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД (второй этап)

 

Следующий этап:

Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД

Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД?


Крупные компании стараются всё реже использовать бумажные носители информации и переходят на системы электронного документооборота (СЭД). Это один из методов оптимизации документооборота. Эксперты отмечают, что для управляющего документацией метод электронного документооборота (ЭДО) эффективный, быстрый и удобный.


Практика показывает, что чем больше сотрудников будет вовлечено в ЭДО, тем больше будет экономический эффект.


Показатели эффективности проявляются в следующем:

  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;

  • рост производительности труда сотрудников благодаря единому информационному пространству и упрощению процессов коллективной работы;

  • снижение рисков потери документов;

  • повышение корпоративной культуры.


Чтобы ввести систему электронного документооборота в компании, необходимо сформировать полное представление о стандарте и об информационной системе нового поколения.

В чём особенности и преимущества ЭДО?


По своей сущности ЭДО — это отдел IT-инфраструктуры, управляющий документацией компании. Основной единицей системы является электронный документ — файл. Заверенный электронной подписью, он приобретает юридическую значимость.


ЭДО происходит с помощью оператора, который включен в сеть доверия налоговых органов. Компания направляет нужный файл адресату, и уже через несколько секунд получатель находит его на своем компьютере. В процессе пересылки автоматически проверяется легитимность подписи и соответствие формата отсылаемого файла требованиям законодательства.


Электронный документооборот имеет минимум девять преимуществ по сравнению с бумажным:

  1. Параллельное выполнение нескольких операций сокращает время движения документа и повышает оперативность исполнения.

  2. Однократная регистрация документа позволяет безошибочно идентифицировать документ в системе.

  3. Непрерывное движение документа даёт возможность в любой момент процесса выявить ответственного за его исполнение.

  4. Единая база документов исключает дублирование.

  5. Эффективная система отчетности позволяет контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

  6. Даже если информация о документе минимальна, его будет легко найти.

  7. Отпадает необходимость формировать архив, а следовательно, сокращаются финансовые и трудовые расходы на его содержание.

  8. В компании уменьшаются затраты на канцтовары, печать и отсылку документов.

  9. Полная автоматизация процесса исключает трудозатраты на выполнение ручных действий.

Что нужно знать о видах электронного делопроизводства?


Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности:

  • управленческий ЭДО;

  • производственный ЭДО;

  • бухгалтерский ЭДО;

  • кадровый ЭДО;

  • складской ЭДО;

  • технологический ЭДО;

  • секретный и конфиденциальный ЭДО;

  • архивное дело.


Любой частный документооборот при необходимости можно автоматизировать. Для каждого структурного подразделения потребуется разработать собственную систему оборота документов. Специалист, управляющий документацией по общему руководству, получит в пользование систему, которая упростит сбор и поиск информации, сформирует подборку материала по нужным параметрам.

Как перейти на СЭД?


Системы СЭД выпускают с различным функционалом. Evfrat — позволяет автоматизировать регистрацию, выполнить точный и быстрый поиск, является отдельным почтовым клиентом. В DocsVision — к основным функциям добавлена возможность управлять большими информационными потоками, взаимодействовать с другими системами. DIRECTUM — обладает дополнительными возможностями по вводу сведений с цифровых носителей, факсов, сканеров. Дело — имеет режим электронно-бумажной работы, разграничивает права на доступ, функции согласования.


После выбора и приобретения системы необходимо пройти процесс внедрения. Он состоит из нескольких этапов:

  1. Следует создать рабочую группу и назначить руководителя проекта.

  2. Для минимизации рисков, характерных при внедрении системы, необходимо изучить все бизнес-процессы.

  3. Настроить и адаптировать ЕСМ-систему.

  4. Обучить персонал работе в новой системе.


Для всех этапов необходимо разработать максимально понятные инструкции.


Оптимизировать документооборот можно силами специалистов компании. Но будьте готовы к большим финансовым и временным затратам. Альтернативный вариант — привлечь специалистов профильной компании и получить проект под ключ с гарантией и в сжатые сроки.

Рекомендуем



Управляющий документацией. Методы оптимизации документооборота. Курс в Москве + Онлайн-трансляция


В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Производительность

— вопрос оптимизации Sed

спросил

Изменено
3 года, 11 месяцев назад

Просмотрено
334 раза

Почему это

 sed -e '/\s.*$/ s///' -e '/\(.*\)/ s//\L\1/' > filename.txt

быстрее, чем это?

 sed -e 's/\s.*$//' -e 's/\(.*\)/\L\1/' > имя_файла.txt

Когда я запускаю их, кажется, что они делают практически одно и то же, но что на самом деле меняется под капотом, что делает одно быстрее другого?

ОБНОВЛЕНИЕ:
Версия: (GNU-сед) 4.4
Размер входных данных: 12 ГБ

  • sed
  • производительность

1

При первом вызове sed применяются команды замены ( s ) в набор строк, выбранных с помощью регулярного выражения в качестве диапазона адресов.

Второй вызов применяет те же замены, что и первый, но ко всем строкам входных данных без использования диапазонов адресов.

Тестирование архивов электронной почты объемом 225 МБ:

 $ find . -type f -name "*.gz" -exec zcat {} + | время gsed -e '/\s.*$/ s///' -e '/\(.*\)/ s//\L\1/' >/dev/null
реальное 1м0,39с
пользователь 0m49,69s
сис 0м10,53с
$ найти . -type f -name "*.gz" -exec zcat {} + | время gsed -e 's/\s.*$//' -e 's/\(.*\)/\L\1/' >/dev/null
реальный 0м40,79с
пользователь 0м34,02с
система 0m7,85s

Я запускал это несколько раз. Представленные сроки являются репрезентативными.

Как видите, я получаю противоположных результатов из того, что вы утверждаете. Это может быть связано с данными. Аналогичные результаты были получены при тестировании OpenBSD sed на тех же данных (с использованием слегка измененных выражений, так как ваши GNU sed специфичны), хотя разница во времени была меньше.

Зарегистрируйтесь или войдите в систему

Зарегистрируйтесь с помощью Google

Зарегистрироваться через Facebook

Зарегистрируйтесь, используя электронную почту и пароль

Опубликовать как гость

Электронная почта

Требуется, но не отображается

Опубликовать как гость

Электронная почта

Требуется, но не отображается

Нажимая «Опубликовать свой ответ», вы соглашаетесь с нашими условиями обслуживания, политикой конфиденциальности и политикой использования файлов cookie

.

sed — Быстрая замена текста в очень большом файле

У меня есть текстовый файл размером 25 ГБ, в котором нужно заменить строку всего в нескольких строках. Я могу успешно использовать sed , но это занимает очень много времени.

 sed -i 's|старый текст|новый текст|g' gigantic_file.sql

Есть ли способ сделать это быстрее?

  • sed
  • заменить
  • большие файлы

4

Вы можете попробовать:

 sed -i '/старый текст/s//новый текст/g' gigantic_file.sql

Из этого номера:

ОПТИМИЗАЦИЯ ДЛЯ СКОРОСТИ: Если необходимо увеличить скорость выполнения (из-за
большие входные файлы или медленные процессоры или жесткие диски), замена
выполняться быстрее, если выражение «find» указано перед
давая команду «s/…/…/».

Вот сравнение файла 10G. Раньше:

 $ time sed -i 's/original/ketan/g' wiki10gb
реальное 5м14.823с
пользователь 1м42.732с
система 1m51.123s

После:

 $ time sed -i '/ketan/ s//original/g' wiki10gb
реальное 4м33.141с
пользователь 1м20.940с
система 1m44.451s

4

Короткий ответ: «Нет» — вашим ограничивающим фактором для такого рода операций является дисковый ввод-вывод. Невозможно передать 25 ГБ диска быстрее. Вы можете получить небольшое улучшение, если не будете редактировать на месте, а запишете результат sed на отдельный диск (если он у вас есть) — потому что таким образом вы можете читать с одного, а писать на другой, и в результате немного меньше конфликтов.

Вы могли бы немного ускорить его, не используя механизм регулярных выражений для каждой строки — так, например, используя perl (я почти уверен, что вы можете сделать это с sed , но я не знаю синтаксис) — это начнется со строки 10 000 и далее.