Оптимизация процессов: Оптимизация бизнес-процессов | Глоссарий ПитерСофт

Содержание

Оптимизация бизнес-процессов | Глоссарий ПитерСофт

Главная

–

Центр знаний

–

Глоссарий

–

Глоссарий процессного управления

–
Оптимизация бизнес-процессов


Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т.п. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.


Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.п. Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, т. к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.


Оптимизации противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов направлен на революционное изменение процессов организации, который происходит однократно и выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии. Его целью является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании. Оптимизация бизнес-процессов, в свою очередь, выполняется непрерывно и охватывает, как правило, узкую область на уровне функций. Она характеризуется более умеренными рисками и требует гораздо меньшего времени для проведения. Кроме того, реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, не рассматривает существующий процесс как начальную точку. Реинжиниринг проводится по принципу «от общего — к частному», а оптимизация — «от частного к общему». Таким образом, оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов различаются как по объему работ и скорости получения результата, так и по охвату бизнес-процессов и самой сути.


При оптимизации бизнес-процессов зачастую происходит изменение организационной структуры предприятия, т.к. в результате работы по оптимизации процессов происходит перераспределение функций подразделений. Появляется необходимость в новых подразделениях или в отказе от каких-то старых, в изменении подчиненности и т.д. Таким образом, в результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями и повышается эффективность деятельности и конкурентоспособность компании.


Как правило, оптимизация бизнес-процессов протекает следующим образом. Прежде всего, фиксируются четкие и однозначные описания существующих бизнес-процессов компании в виде модели AS-IS. Затем анализируются конкретные задачи исследуемых процессов, за которые отвечает определенные исполнители, и оценивается оптимальность выполняемых последними действий. После выявления недостатков на этой стадии осуществляется переход к анализу оптимальности всего бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. На следующем этапе разрабатываются предложения по исправлению обнаруженных недостатков, и строится модель TO-BE. Завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от проведенных изменений, ведь не следует забывать о том, что устранение дефектов по одному критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию. Нужно уметь выявлять такие последствия и уметь оценивать их преимущества и недостатки. Не стоит упускать из внимания и человеческий фактор: поскольку оптимизация бизнес-процессов так или иначе влечет за собой усиление контроля исполнителей, это может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Подобные последствия также следует предусмотреть.


Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов принесла ожидаемый результат, обновленные бизнес-процессы необходимо закрепить не только в регламентных документах предприятия (положениях и приказах), но и в управленческой информационной системе. Если на предприятии функционирует система управления бизнес-процессами (BPMS), то и оптимизация бизнес-процессов будет успешной. На платформе «1С:Предприятие 8» такой системой является программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами», позволяющий не только смоделировать и описать бизнес-процессы предприятия, но и собрать статистику по выполнению бизнес-процессов (с использованием показателей KPI). На основании статистики, т.е. достоверных данных о жизнедеятельности предприятия, можно проводить оптимизацию бизнес-процессов и сразу закреплять результаты в информационной системе.

Смотри также:

  • Бизнес-процесс
  • Модель бизнес-процесса
  • Описание бизнес-процесса
  • Реинжиниринг бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов

Главная

→

Статьи

→

Оптимизация бизнес-процессов

18.05.2021


Оптимизация бизнес-процессов — это работа над усовершенствованием действий компании и поиск оптимальных решений для достижения ее целей. Так, с помощью оптимизации можно сократить время на выполнение операций, снизить себестоимость товаров и услуг, повысить качество продукции, достигнуть прозрачности операций и распределения ресурсов, усилить контроль за деятельностью организации, высвободить ресурсы для развития предприятия, улучшить работу систем управления и планирования.


Что такое оптимизация бизнес-процессов


Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:


  • в случаях слишком медленного принятия и реализации управленческих решений;


  • при неудовлетворительном качестве продукции;


  • при отсутствии четко обозначенных границ ответственности;


  • при слабой координации работы отделов;


  • при несоответствии уровня производительности численности штата.


Необходимость в оптимизации также возникает при снижении рентабельности бизнеса на фоне падения темпов роста экономики или спроса, и в случае поиска дополнительных источников для роста компании.

Управление оптимизацией бизнес-процессов


Управление оптимизацией бизнес-процессов осуществляется в соответствии с принципами:


  • наличия платформы — описания процессов. Прежде чем преобразовывать те или иные процессы, требуется их описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов составляется в виде текстов или графиков и включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Если отдельные виды деятельности не удается описать из-за из переменчивости, то их необходимо стабилизировать;


  • «чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с  изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;


  • расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;


  • обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.


Для оценки необходимости улучшения бизнес-процессов применяется ряд критериев, к которым относятся качество конечного продукта и промежуточных операций, целесообразность действий работников, компактность и скоординированность отдельных частей бизнес-модели и эффективность управления процессами. 


Качество конечного продукта оценивается через отзывы (рекламации) клиентов, промежуточный результат — по удобству выполнения последующих операций, эффективность управления — по коэффициентам сложности процессов, потребления ресурсов, процессности (то есть отсутствия логически необоснованных, не связанных с другими этапами действий), контролируемости и регламентированности.


Оптимизация имеет «эволюционный» характер и применяется столько раз, сколько это необходимо для компании.


Методы и способы оптимизации бизнес-процессов


К наиболее популярным методам оптимизации бизнес-процессов компании относятся:


  • инжиниринг — комплекс внедрения инновационных технологий для моделирования организационной структуры деятельности компании и для формирования технико-технологической базы производственной деятельности. Кроме того, метод инжиниринга предусматривает введение усовершенствованных технологий менеджмента;


  • реинжиниринг — переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения высоких показателей. Реинжиниринг дает возможности существенного роста технологическим процессам и усовершенствования технических средств;


  • метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement-CPI). CPI-метод предусматривает планирование процессов с усовершенствованными этапами в ходе непрекращающихся производственных процессов. В соответствии с этим методом нововведения внедряются сначала в отдельные подразделения организации, а затем — во всей компании в целом;


  • Total Quality Management (TQM). Этот метод предполагает создание продуктов, отвечающих потребностям пользователей и рынков. При этом план разработки продукта составляется параллельно с существующими проектами или для замещения прежних товаров. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в сжатые сроки. Одно из главных условий, необходимых для реализации Total Quality Management — составление документов системы качества. Также требования TQM включают клиентоориентированность, отведение ведущей роли топ-менеджерам, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению.


Способы оптимизации бизнес-процессов предприятия — это исключение всех ненужных шагов, изменение последовательности операций и их дробление или слияние, вынесение операций за границы процесса (передача на аутсорсинг), автоматизация.


Более подробно узнать о методиках, принципах и особенностях оптимизации бизнес-процессов можно узнать в рамках курсов по программе MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.

← Назад к списку

Оптимизация бизнес-процессов — определение, шаги и примеры

Шаги по реализации оптимизации бизнес-процессов

Планирование необходимо для получения максимальной отдачи от ваших усилий по оптимизации бизнес-процессов. Вот краткое пошаговое руководство, которое поможет вам выполнить план оптимизации процессов.

Шаг 1. Определите бизнес-процесс, который необходимо оптимизировать

Четко определите проблемный бизнес-процесс, который вы хотите оптимизировать, включая его цели, входы, выходы и ключевые действия.

Шаг 2. Анализ текущего процесса

Составьте схему текущего процесса и определите любые узкие места, неэффективность или возможности для улучшения. Вы можете использовать такие инструменты, как картирование процессов и анализ потока процессов, чтобы помочь вам в этом.

Шаг 3. Определение потенциальных улучшений

На основе анализа определите области, в которых, по вашему мнению, вы можете оказать наибольшее влияние на эффективность, результативность или гибкость.

Шаг 4. Тестирование и внедрение изменений

Разработайте план тестирования и внедрения выявленных вами изменений.

Шаг 5. Отслеживание и измерение

После внедрения изменений отслеживайте и измеряйте результаты, чтобы определить, был ли оптимизирован бизнес-процесс.

Шаг 6. Непрерывное совершенствование

По мере того, как вы будете больше узнавать о бизнес-процессе и его эффективности, продолжайте вносить улучшения с течением времени.

Как оптимизация бизнес-процессов выглядит в реальном мире?

Поскольку оптимизация бизнес-процессов является одним из этапов более широкого применения BPM, ее часто смешивают с другими понятиями, такими как совершенствование бизнес-процессов или автоматизация бизнес-процессов.

Вот несколько реальных примеров того, как оптимизация бизнес-процессов может повысить эффективность.

1. Заказы на покупку

Несколько заказов на покупку забивают очередь отдела закупок. Департамент считает, что эта проблема связана с утверждениями по электронной почте. Для оптимизации запросов в отделе развернута специальная система управления рабочими процессами. Система рабочего процесса позволяет сотрудникам автоматически выбирать элемент и отправлять его на утверждение.

2.

Компенсация командировочных расходов

Финансовый отдел часто допускает ошибки при возмещении расходов. Поскольку весь процесс основан на бумажных документах, они неправильно читают цифры и возмещают неправильную сумму сотрудникам. Чтобы это исправить, отдел перешел на цифровую систему, где сотрудники заполняют поля формы суммой. Таким образом, ошибок обработки не возникает.

3. Адаптация сотрудника

Адаптация нового сотрудника происходит в несколько этапов. Руководители отдела кадров отправляют соглашение с сотрудником по электронной почте. После того, как сотрудник подпишет его, следует перейти к следующему шагу по предоставлению активов в ИТ. Но каждый раз HR вручную отправляет письмо в ИТ, чтобы предоставить ноутбуки и предоставить доступ к инструментам. Для ускорения процесса настроен электронный триггер. Как только сотрудник подписывает и отправляет трудовое соглашение, электронное письмо автоматически отправляется в ИТ-отдел.

Как Kissflow может помочь вашему бизнесу

Kissflow Process может с легкостью усилить ваши усилия по оптимизации процессов. Он имеет конструктор рабочих процессов без кода с конструктором форм с перетаскиванием, который позволяет автоматизировать структурированные и неструктурированные процессы за 15 минут. Kissflow Process легко интегрируется с другими используемыми приложениями, что упрощает оптимизацию процесса. Аналитика в режиме реального времени, предоставляемая настраиваемыми панелями мониторинга, может помочь вам обеспечить бесперебойную работу процессов. Kissflow также обеспечивает эффективное сотрудничество, максимально повышая эффективность процессов. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Kissflow Process и узнайте, как вы можете контролировать свои процессы.

Вам также может понравиться:

  • Определение управления бизнес-процессами (BPM)
  • Что такое BPMS?
  • BPM-системы — лучшая из них ДОЛЖНА (будет) иметь эти 10 функций
  • ПО Kissflow BPM

Полное руководство по оптимизации процессов

Что отличает хорошего руководителя проекта? Ответ не тот, кто предлагает одно идеальное решение, а затем переходит к чему-то новому. На самом деле, лучший руководитель проекта будет постоянно стремиться улучшить свои существующие бизнес-процессы и создать культуру постоянного улучшения и оптимизации процессов.

Как отмечает Harvard Business Review, за последние 20 лет в области управления проектами появилось множество инициатив по улучшению. К ним относятся внедрение методологий управления проектами, таких как Agile, Lean и Six Sigma. Agile-управление проектами — отличный пример того, как процесс можно настроить в соответствии с более гибким стилем работы. Эта готовность адаптироваться и использовать преимущества альтернативных подходов является ключом к эффективной оптимизации.

Так что же такое оптимизация, как она осуществляется и почему она необходима для управления бизнес-процессами? Вот ваше окончательное руководство по оптимизации процессов.

Что такое оптимизация?

Оптимизация означает максимально эффективное использование ситуации или доступных вам ресурсов. Когда вы что-то оптимизируете, вы стремитесь максимизировать его потенциал и сделать его максимально полезным.

Повседневным примером оптимизации может быть торговый представитель, планирующий поездку за границу для встречи с важным клиентом. Перед отъездом они могут договориться о встрече с другими клиентами в той же поездке или даже изучить новые возможности продаж в этом районе. Это означает, что они максимально используют свое время. Это также снижает расходы компании, которые могут включать в себя стоимость авиабилетов, проживания и питания.

Так как же определить оптимизацию с точки зрения управления бизнес-процессами? Эта практика известна как оптимизация процессов. Оптимизация процесса — это упражнение, направленное на оптимизацию операций в рамках процесса проекта, максимальное использование ресурсов и улучшение общего результата. Это важный элемент принятия бизнес-решений, который используется во многих различных областях управления проектами.

Зачем оптимизировать процессы?

При управлении несколькими процессами оптимизация имеет жизненно важное значение. Уследить за каждым бизнес-процессом может быть сложно, поэтому оптимизация так важна. Это гарантирует, что каждый из них работает в полную силу.

Оптимизация процессов также является неотъемлемой частью гибкого управления проектами. Процесс разработки программного обеспечения требует итеративного подхода, при котором шаги повторяются и выполняются последовательные настройки. Одним из примеров может быть команда разработчиков видеоигр, которая регулярно выпускает исправления ошибок. Это гарантирует, что программный продукт будет полностью готов к запуску.

Когда вы оптимизируете процессы управления проектами, вы увеличиваете вероятность множества преимуществ. К ним относятся:

  • Оптимизация операций : Успешный план оптимизации может пересмотреть устаревшие повторяющиеся методы и автоматизировать их для создания более интеллектуальной системы. Он также обеспечивает более четкое представление о бизнес-процессах за счет объединения всех операций в рамках единого решения.
  • Лучшее управление ресурсами : Поиск путей сокращения потерь и максимизации ресурсов позволит проектным группам стать гораздо более эффективными, экономя время и деньги.
  • Уменьшенная ошибка : Благодаря постоянной оптимизации на каждом этапе команды могут выявлять факторы риска и проблемы на ранней стадии и устранять их до того, как они обострятся. Автоматизация также может помочь уменьшить количество человеческих ошибок и улучшить подотчетность.
  • Улучшенное обеспечение качества : Когда команды последовательно оценивают эффективность результатов своих проектов и вносят регулярные изменения для улучшения результатов, они повышают свои стандарты качества.
  • Удовлетворение потребностей клиентов : Высококачественный продукт или услуга гарантированно понравятся клиентам и стимулируют повторный бизнес. Это, в свою очередь, повысит рентабельность бизнеса.

Каковы проблемы оптимизации процессов?

Существует множество препятствий для оптимизации процессов.

Одна из основных проблем заключается в том, что это может быть ресурсоемким. Основные методы оптимизации процессов включают множество шагов, которые необходимо реализовать, что требует анализа данных, времени и усилий. Однако, как упоминалось выше, одной из общих целей оптимизации процессов является максимально эффективное использование ресурсов проекта. Таким образом, можно утверждать, что если члены команды приложат усилия для оптимизации процессов сейчас, они сэкономят гораздо больше времени в долгосрочной перспективе.

Еще одна проблема с оптимизацией процессов заключается в том, что некоторые члены команды могут не захотеть меняться. Может быть трудно убедить людей изменить свою повседневную практику, особенно если она не несет очевидных недостатков. В дополнение к отталкиванию сотрудников, будет также период прорезывания зубов, когда люди адаптируются к новому способу ведения дел. Ключевым моментом здесь является то, что менеджеры проектов должны заранее поделиться своим видением с командой, подчеркнув множество преимуществ оптимизации процессов, чтобы привлечь всех.

Наконец, есть еще одна ловушка, которой следует опасаться: оптимизация процессов ради оптимизации. Хотя важно определить области для улучшения и стремиться к новым достижениям, потенциальные сбои, вызванные непродуманным планом оптимизации процессов, могут нанести серьезный ущерб бизнесу. Руководители проектов должны провести обширные исследования, прежде чем внедрять какую-либо оптимизацию процессов, и быть уверенными в том, что существует большой потенциал для улучшения результатов. В противном случае, может быть, лучше следовать старому правилу: «Если это не сломано, не чини это».

Методы и методы оптимизации процессов

Существует множество методов оптимизации процессов, которые можно использовать для начала работы. Вот три примера:

Интеллектуальный анализ процессов : Это группа методов с подходом к науке о данных. Данные берутся из журналов событий, чтобы проанализировать, что члены команды делают в компании и какие шаги они предпринимают для выполнения задачи. Затем эти данные можно превратить в идеи, помогающие руководителям проектов выявлять любые препятствия и оптимизировать свои процессы.

DMAIC : DMAIC — это ориентированный на данные метод, используемый в Six Sigma для улучшения процессов. Это означает определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. Эти пять стадий объединяются, чтобы сформировать цикл. Сначала определяются клиенты. Затем измеряется производительность и анализируются данные. Наконец, улучшения внедряются и контролируются, чтобы процесс оставался в оптимальном состоянии.

PDSA : PDSA — это аббревиатура от Plan, Do, Study, Act. Он использует четырехступенчатую циклическую модель для повышения качества и оптимизации бизнес-процессов. Руководители проектов начнут с определения того, каких достижений они хотят достичь. Затем они протестируют предлагаемые изменения в небольшом масштабе. После этого они изучат результаты и определят, были ли эти изменения эффективными. Если это так, они будут внедрять изменения во всем бизнес-процессе.

Руководителю проекта рекомендуется потратить некоторое время на изучение различных методов оптимизации процессов, прежде чем решить, какой из них наиболее подходит для их бизнеса.

Кто должен заниматься оптимизацией процессов?

Руководитель проекта отвечает за инициирование оптимизации процесса. Их работа заключается в том, чтобы определить процессы проекта, прежде чем составить дорожную карту того, что необходимо оптимизировать. Затем они приведут свой план в действие и будут контролировать его, чтобы убедиться, что он достигает своих целей.

Однако, чтобы обеспечить наилучший план оптимизации процессов, руководитель проекта должен проконсультироваться с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы помочь им в принятии решений. Эти заинтересованные стороны могут включать главного операционного директора, линейного руководителя или других руководителей высшего звена. Это необходимо для того, чтобы план оптимизации процессов соответствовал требованиям соответствующего отдела. Например, нет смысла пытаться оптимизировать HR-процессы без ценного вклада человека, который лучше всего в них разбирается: менеджера по персоналу.

Как использовать Wrike в качестве программного обеспечения для оптимизации процессов

Ищете простые в использовании инструменты управления бизнес-процессами? Wrike — идеальный вариант для руководителей проектов, которым нужна универсальная платформа, позволяющая командам работать максимально эффективно. Программное обеспечение Wrike для управления работой имеет множество функций, которые помогут вам эффективно оптимизировать рабочие процессы.

Вот как их использовать:

  • Настройте свое рабочее пространство : заставьте Wrike работать на вас с помощью простых в настройке функций. Создавайте настраиваемые статусы, информационные панели и формы запросов, соответствующие процессам вашей команды.
  • Автоматизируйте свои рабочие процессы : Создавайте автоматизированные рабочие процессы, которые уменьшат время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи, и повысят эффективность процессов.