Оптимизация документооборота: Оптимизация электронного документооборота

Содержание

Оптимизация электронного документооборота — Диадок

Скорость принятия решений, оперативное общение с партнерами и клиентами, бизнес-показатели компании во многом зависят от организации обмена документами. Чем проще обработка документов и чем меньше сотрудники тратят времени на рутину, тем выше показатели эффективности. Рассмотрим, как в решении задач компании помогает оптимизация документооборота.

Содержание

Оптимизация и функциональные требования к ЭДО
Почему стоит заняться оптимизацией электронного документооборота
Как оптимизировать документооборот в компании

Ответим на все вопросы об электронном документообороте и настроим ЭДО в вашей компании

Оставить заявку

Первый и ключевой этап оптимизации — переход на электронный документооборот (ЭДО). ЭДО — это совокупность всех процессов работы с электронными документами. Такой способ организации делопроизводства напрямую связан со структуризацией бизнес-процессов в компании.

В ЭДО документы получают юридическую значимость после подписания электронной подписью (ЭП). Федеральный закон № 63-ФЗ говорит о трех видах ЭП — простой, неквалифицированной, квалифицированной. Без дополнительных соглашений равнозначна собственноручной только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Поэтому она применяется в системе ЭДО Контур.Диадок.

КЭП обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов. Это позволяет сразу подписывать и отправлять их контрагентам и в госорганы, не беспокоясь о юридической значимости.

Электронный документооборот может вестись двумя способами — по электронной почте или через оператора ЭДО. Первый вариант несет в себе риски:

письмо может затеряться или не дойти до адресата из-за сбоя;
для признания юридической значимости документов контрагенты должны заключить отдельное соглашение;
почтовый ящик может быть взломан, а конфиденциальные данные — перехвачены;
делопроизводство станет «автоматизированным хаосом», ведь исходящие и входящие файлы придется сортировать вручную — ошибки неминуемы;
невозможен обмен электронными счетами-фактурами (СФ).

Согласно Налоговому кодексу, электронные СФ бизнес обязан передавать только через систему электронного документооборота, которую предоставляет оператор ЭДО из списка ФНС. Также оператор обеспечивает надежность, конфиденциальность передачи данных.

А системы документооборота предоставляют инструменты для работы с электронными документами и другие опции.

СКБ Контур имеет статус доверенного оператора ЭДО, поэтому система ЭДО Диадок гарантирует надежный и безопасный обмен документами

Подключиться

Система ЭДО помогает организациям:

Сократить расходы. И в больших, и в малых компаниях затраты на бумагу, канцелярию, печать, курьерскую или почтовую доставку, помещение для архива достигают больших сумм. Электронные документы не нужно печатать и отправлять, а хранятся они в единой базе. Бонус — забота об окружающей среде.
Ускорить процессы. Переход на электронные документы подразумевает оптимизацию работы с документацией. Если в бумажном делопроизводстве получение, согласование и подписание, отправка документов занимают часы и дни, то в ЭДО — считаные минуты. Контрагент получит договор или акт через секунды, даже если ваш бизнес-партнер на другом конце страны. Кроме того, можно воспользоваться удаленным доступом к документации, так что дистанционная работа не замедлит бизнес-процессы. За счет быстрого выставления счетов и оплаты снижается дебиторская задолженность.
Организовать прозрачный документооборот. Работник больше не забудет о срочном договоре, а курьер не потеряет его по пути. В Диадоке отражен статус каждого файла, так что дедлайны на виду, а действия с документами фиксируются в отдельном протоколе. Вы всегда сможете увидеть историю согласования и подписания документа и будете точно знать, когда контрагент получил документ. Четкость бизнес-процессов помогает уменьшить внимание контролирующих органов и число проверок властей.
Гарантировать сохранность данных. Передачу файлов в системах ЭДО защищает шифрование, что исключает вмешательство извне. Также возможно разграничение доступа сотрудников к тем или иным файлам. Не исчезнут документы и из электронного архива — в Диадоке копии хранятся на нескольких серверах.
Повысить производительность труда. Сотрудники освободятся от больших объемов бумажной работы — поиска, распечатывания и перепечатывания, ожидания курьеров и визитов на почту. Рутинные операции с документацией в ЭДО занимают минуты, поэтому работники смогут взяться за насущные для развития бизнеса задачи.
Улучшить имидж компании. ЭДО меньше подвержен человеческому фактору. Например, Диадок проверяет срок действия сертификата КЭП и соответствие документов утвержденному ФНС формату. Число ошибок сводится к минимуму, исчезает необходимость направлять корректировки. Благодаря этому партнеры станут лояльнее, а спорных ситуаций и вопросов от налоговой будет меньше.

Переведите документы в электронный вид и получите все преимущества ЭДО с Диадоком

Подключиться

Электронный документооборот влияет даже на комфорт работы в компании. С ЭДО офисное пространство становится свободнее, чище.

Это повышает концентрацию сотрудников. А работа в едином информационном пространстве позитивно сказывается на скорости согласований.

Для того чтобы эти преимущества приносили пользу бизнесу, следует взвешенно подойти к организации электронного документооборота. ЭДО бывает:

Внутренним, или корпоративным. Он структурирует обмен документацией внутри организации, позволяет настроить работу с внутренними положениями, инструкциями, актами. Его обеспечивают системы электронного документооборота (СЭД).
Внешним. Он позволяет быстро и безопасно обмениваться документами с партнерами, клиентами, государственными органами. Его обеспечивают системы ЭДО.

При выборе любой из систем обратите внимание на предлагаемые опции, следование законодательным нормам. Обычно бизнесом при выборе сервиса ЭДО выставляются следующие требования:

простое начало работы в системе;
понятный интерфейс;
быстрый и надежный обмен электронными документами;
подписание электронной подписью;
распределение файлов по группам, структуризация;
поиск по фильтрам, тегам;
настройка прав доступа;
мониторинг прохождения документом этапов согласования;
высокоуровневая защита данных;
архивное хранение.

Также растущие компании интересует возможность масштабировать систему электронного документооборота, подключать к ней новые подразделения и филиалы. Важны интеграция с учетными системами, создание маршрутов согласования и внедрение других опций для автоматизации действий с документами. Для организаций непрерывного цикла работы большую роль играет уровень техподдержки, ее круглосуточное время работы, скорость устранения сбоев.

Пользователи сервиса ЭДО Диадок получают не только базовые функциональные возможности — создание, подписание и отправку документов, легкое согласование внутри компании и безопасное хранение данных. Но также:

форматный контроль счетов-фактур, актов, накладных перед отправкой;
проверку подключенных к ЭДО контрагентов и отправку приглашений;
создание иерархической структуры подразделений, распределение сотрудников;
доступ к файлам даже после окончания оплаченного периода;
роуминг для обмена документацией с контрагентами, работающими в других системах ЭДО.

Среди дополнительных опций: маршрутизация входящих документов, автоматизированная сверка взаиморасчетов, международный электронный документооборот.

Также с Диадоком можно заключить договор об уровне предоставляемого сервиса (SLA). Это гарантирует высокий уровень доступности сервиса и круглосуточную техподдержку по выделенной ВИП-линии. Также в рамках соглашения SLA вы получите настройку роуминга и обновления справочника коннектора за одно обращение, онлайн-регистрацию инцидентов, гарантию быстрого исправления ошибок в коннекторах из-за действий клиента и другие возможности.

Узнайте больше о возможностях Диадока для оптимизации документооборота. Оставьте заявку и получите ответы от экспертов в области ЭДО

Оставить заявку

Электронный документооборот призван оптимизировать бизнес-процессы — сократить время на обработку документов, повысить скорость принятия решений, добиться большей эффективности работы компании.
Однако один только переход на электронные документы не решит этих задач, если схемы движения и обработки документов будут такими же, как при бумажном делопроизводстве. На том или ином этапе потребуется оптимизация.

Почему так происходит?

1. Не проанализированы и не формализованы бизнес-процессы. Без оценки и регламентации действующих сценариев оптимизация невозможна. Чтобы упростить и ускорить процессы, необходимо отсечь неэффективные элементы и операции, пересмотреть маршруты согласований внутри компании, исключить дублирование функций. Кроме того, каждый сотрудник должен знать круг должностных обязанностей, правила взаимодействия между подразделениями.

2. Не всегда руководители решаются перевести все этапы работы в электронный вид. В результате цифровой становится только часть документации, а другая подписывается в бумажном виде и заносится в систему в виде скана. На сотрудников в такой ситуации может лечь двойная нагрузка.

3. Отсутствуют регламенты согласования документов, не продумано использование электронной подписи и круг сотрудников, имеющих КЭП. С одной стороны, документ может «обрасти» согласующими, с другой — из базового маршрута согласования может выпасть одно звено, и процессы замедлятся.

4. Контрагенты оказались не готовы к обмену электронными документами или были подключены к другим системам электронного документооборота, а роуминг не настроен. В Диадоке этот вопрос зачастую решается незаметно благодаря автоматическому роумингу со многими операторами.

5. Сотрудники не получили инструкции, не прошли обучение или не адаптировались. Это приводит к ошибкам и даже к отказу от перехода на новые принципы работы.

Многие факторы — следствие не самого комплексного подхода к оптимизации делопроизводства при переходе на ЭДО и непонимания целей электронного делопроизводства. Возможны ситуации, когда сервис документооборота не соответствует задачам, не включает необходимые опции или не предусматривать персональных настроек под особенности процессов в компании.
Диадок предлагает функциональные возможности для оптимизации ЭДО и интеграцию с любой учетной системой. Для встраивания сервиса в информационную систему компании разработаны варианты:

Модуль для 1С. В нем доступны получение, отправка, подписание внешних и внутренних документов. Перенос сведений из электронных документов в 1С происходит автоматически — это исключает риск технических ошибок. Использование модуля упрощает работу бухгалтерии и других загруженных документацией отделов.
Диадок.Коннектор. Он позволяет интегрировать сервис с любой информационной системой, включая собственные разработки компании. Это облачное решение актуально для больших объемов делопроизводства, так как автоматизирует многие операции с документами.
API Диадока. Ключ API — это набор готовых методов для разработки собственного интеграционного решения. С ним можно внедрить в учетную систему необходимую функциональность Диадока.

Для мобильных устройств на iOS и Android разработано приложение. Специалисты Контура расскажут о каждом интеграционном решении и научат обмениваться документами в новом формате.

Предоставляет сервис и роуминг для обмена юридически значимыми электронными документами с партнерами, подключенными к другим системам ЭДО. Для настройки роуминга нужно лишь отправить заявку. С некоторыми операторами у Контура уже настроен автоматический роуминг — в таком случае достаточно направить контрагенту приглашение к началу документооборота.

Эксперты Диадока помогут выбрать подходящее решение и настроить ЭДО

Оставить заявку

Другой момент — развитие компании и ЭДО. На начальном этапе не всегда возможно предугадать, что понадобится в будущем.

Первоочередная задача — подключиться к сервису ЭДО, пригласить контрагентов, автоматизировать основные процессы, перевести в электронный вид востребованные документы.

Чуть позже, когда уже оцифрован определенный объем документации, как правило, формализованной, и налажен ЭДО с основными контрагентами, появляются другие вопросы:

расширение перечня электронных документов — формализованных и неформализованных;
маршрутизация, правильная организация цепочки прохождения документов;
подключение к ЭДО большего числа контрагентов;
автоматизация процессов.

Для решения этих задач, поставленных пользователем, сервис электронного документооборота должен масштабироваться, адаптироваться под новые цели. С Диадоком развитие проекта ЭДО идет непрерывно, а дополнительные возможности позволяют поэтапно добавлять функционал, отвечающий новым запросам предприятия.

Среди опциональных возможностей:

маршруты согласования для автоматического перемещения документов по заданным шагам;
теги, или дополнительные метки, на документе для быстрого и точного поиска;
кастомные веб-формы для отображения печатной формы документа с визуализацией имиджевых элементов;
шаблоны документов для работы по агентской схеме, сбора данных у клиентов об объемах услуг и других ситуаций;
дополнительная подпись, трехсторонняя подпись для удобства и прозрачности подписания;
закрытые пакеты для отправки комплекта документов;
ограничение доступа по IP-адресу.

Кроме того, Диадоке помогает автоматизировать обработку отраслевых типов документов. В электронный вид можно перевести любой документ — и даже сделать его стандартом для организации или сферы деятельности. Такой опыт у Диадока уже был. В частности, так произошло с КС-2, КС-3 для строительной отрасли и МХ-1, МХ-3 для складской логистики.

Автоматизируйте операции с документами благодаря дополнительной функциональности Диадока

Подключиться

В первую очередь задуматься об оптимизации документооборота стоит фирмам с бумажным делопроизводством. Переход на электронный документооборот — необходимая составляющая развития. Он структурирует работу, сделает процессы получения и отправки документов понятными для руководства, упростит взаимодействие с контролирующими госорганами.

Для этого нужно выполнять конкретные этапы внедрения ЭДО. В том числе рекомендуем:

создать проектную группу или выделить ответственного сотрудника за запуск и развитие ЭДО;
проанализировать бизнес-процессы, маршруты движения, жизненные циклы документов;
изучить объемы ежегодного документооборота и посчитать, сколько сотрудников будут подписывать документы;
понять, какие документы можно перевести в электронный вид;
выделить слабые места, определить ожидаемый результат;
продумать механизмы оптимизации, составить план организационных и технических изменений;
выбрать оператора ЭДО с учетом безопасности, функциональных и интеграционных возможностей, опыта в отрасли;
разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
прописать в учетной политике организации правила создания, получения и хранения электронных документов;
настроить техническую часть — произвести интеграцию, протестировать сервис;
ознакомить с должностными инструкциями, обучить работников;
обеспечить сертификатами КЭП всех сотрудников, уполномоченных подписывать документы;
организовать электронный архив;
подключить контрагентов.

После запуска системы ЭДО запланируйте анализ результатов. В частности, изменения приведут к сокращению административных издержек, ускорению движения денежных средств, снижению нагрузки на бухгалтерию и числа возвратов из-за неверного оформления документации.

Внедрение ЭДО может показаться сложным. Но на деле переход легче, чем кажется. Так, в сервисе Диадок можно работать даже в браузере — веб-версия похожа на электронную почту. Интеграция с учетной системой потребует установки, но зато существенно упростит работу с большими объемами документов. О способах интеграции с Диадоком рассказано выше.

Подключить партнеров к ЭДО помогут шаблоны и инструкции от команды активации Диадока. В системе для перевода контрагентов на ЭДО предусмотрены разные инструменты:

Сервис проверки юридических лиц, использующих ЭДО. В том числе доступна массовая проверка — для этого нужно загрузить файл со списком ИНН.
Бесплатный инструмент «Приглашение в сервис». С его помощью легко оповестить партнера или клиента о новом формате работы.

Для дальнейшей оптимизации электронного документооборота нужно еще раз проанализировать бизнес-процессы. В этом помогут опрос сотрудников, оценка взаимосвязей, составление картины ситуации.

Способов продолжить развитие ЭДО несколько. И применять их можно параллельно. Среди вариантов:

Дальнейший перевод документов из бумаги в цифру. Контрагентам важно обмениваться не только УПД, счетами-фактурами и актами выполненных работ. Диадок поможет наладить обмен договорами, спецификациями, отраслевыми и другими типами документов, в том числе по самостоятельно разработанным форматам.
Выявление новых сценариев для оптимизации. Проанализируйте, в каких процессах поток входящих или исходящих документов больше всего, где сотрудникам приходится выполнять много операций вручную или обработка документов тормозится. Решение для каждого случая помогут подобрать специалисты Диадока.
Подключение международного ЭДО. Эта опция предназначена для обмена документацией с иностранными организациями. Документы, переданные в Диадоке, будут юридически значимыми на территории и России, и страны контрагента. Диадок стал первым сервисом, наладившим трансграничный ЭДО.

Переход на электронный документооборот — это системный процесс, а не одномоментные изменения. И Диадок сделает этот процесс понятным и удобным. Подключаясь к сервису, вы получаете расширенный функционал и возможность развивать ЭДО вместе с бизнесом.

Сделайте документооборот быстрым, удобным и надежным

Подключиться

Оптимизация документооборота в организации от «Делис Архив»- www.archiv.ru- www.archiv.ru

Оптимизация документооборота

Совершенствование и автоматизация процессов движения документов

Зачем нужна автоматизация документооборота в организации?

Разработка эффективных методик по оптимизации документооборота предприятия позволит вам:

От 2 до 6 раз сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа

Сократить время на поиск необходимого документа в бумажном виде до 5 минут, а его электронного образа до 1 минуты

Повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса

Связать с системой KPI качество работы сотрудников с документами

Организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов

Особенности оптимизации документооборота предприятия в «Делис Архив»

Условия оплаты наших услуг могут напрямую зависеть от достигнутых результатов.

Оценить результат и предлагаемую технологию возможно до начала реализации проекта, мы бесплатно подготовим прототип измененного процесса и программного обеспечения с учетом потребностей каждого клиента.

При покупке технической поддержки клиент получает постоянное сопровождение работы системы: мониторинг, доработку блоков, работу над ускорением процессов и оперативное внесение изменений в эти процессы.

Стоимость автоматизации документооборота в организации и нашего программного обеспечения не зависит от срока действия лицензий, количества пользователей, обработанных документов и форм их шаблонов.

Системы мониторинга процессов помогут контролировать качество процессов и заданных параметров.

Электростройснабкомплект

Хохтиф Инфрастракчэ ГмбХ

Первое коллекторское бюро

Национальная служба взыскания

Той. ру

Кинотавр

Евраз

Каркаде

ВЦИОМ

Всероссийский центр изучения общественного . ..

Полный комплекс работ по оптимизации документооборота предприятия

Все проекты по автоматизации документооборота в организации реализуются индивидуально и могут включать в себя следующие виды работ:

Аудит бизнес-процессов клиента

Аудит текущих процессов клиента по обеспечению жизненного цикла документов, определение реальной стоимости обслуживания 1 документа

Разработка модели организации процесса

Разработка измененной модели организации процесса, проведение хронометража процессов в рамках предложенной модели

Определение требований к новому ПО

Определение требований к дополнительному программному обеспечению и сопутствующим техническим средствам

Финансовый анализ

Подготовка финансового анализа, определение размера ожидаемой экономии

Разработка и демонстрация прототипа

Подготовка и демонстрация клиенту действующего прототипа процесса и программного обеспечения

Внедрение и адаптация

Внедрение утвержденного клиентом процесса «под ключ», внедрение и адаптация программного обеспечения

Обучение сотрудников и авторский надзор

Проведение мероприятий направленных на обеспечение соответствия разработанных технологий

Контроль достижения ключевых показателей

Контроль достижения поставленных целей (экономия, повышение эффективности и т. д.)

Аналитика и доработка

Сбор аналитики в реальном времени и текущее улучшение процесса

Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации

На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия

Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Автоматизация документооборота – что это?

Автоматизация документооборота – это переход от традиционных носителей информации к цифровым путем создания единой базы делопроизводства с четким разграничением прав доступа.

С какой целью проводятся мероприятия по оптимизации документооборота в организации:

Снижение издержек на обслуживание документов.

Обеспечение слаженного и эффективного взаимодействия структурных подразделений.

Повышение уровня ответственности персонала, сокращение количества задействованных сотрудников.

Упрощение процессов согласования и передачи договорной и бухгалтерской документации.

Сокращение времени поиска необходимой документации на бумажном носителе до пяти минут, а на цифровом – до минуты.

Контроль эффективности использования рабочего времени сотрудниками на работу с бумагами.

Особенности оптимизации процесса документооборота

Стоимость услуг архивной компании по оптимизации документооборота зависит от поставленных задач.

Клиент может оценить потенциальный результат оптимизации документооборота в организации и предложенную технологию до ее реализации на практике. Мы безвозмездно разработаем прототип электронной системы исходя из индивидуальных запросов заказчика.

По завершению проекта компания оказывает техническую поддержку внедренного решения. Формат, объем и перечень услуг сопровождения согласуется с каждым клиентом индивидуально.

Цена электронной системы и услуг по автоматизации делопроизводства не обусловлена периодом действия лицензии, числом абонентов, объемом документации и формами шаблонов.

Системы мониторинга помогают осуществлять контроль качества процессов и установленных параметров.

Оптимизация документооборота – комплексная услуга

Аудит текущих бизнес-процессов заказчика. Оценка эффективности работы с документами, расчет объективной стоимости обслуживания одного документа.

Проектирование модели организации процесса. Разработка измененного прототипа организации процесса документооборота и проведение хронометража процессов.

Анализ и разработка требований к программным модулям.

Подготовка финансового анализа и расчет предполагаемой экономии.

Подготовка прототипа ПО и предоставление на рассмотрение заказчику.

Реализация автоматизированной системы «под ключ» и адаптация.

Обучение сотрудников заказчика и техническое сопровождение.

Осуществление контроля ключевых показателей.

Аналитика и текущая оптимизация процесса.

Оптимизация документооборота в организации должна носить системный, а не разовый характер.

Полное руководство по совершенствованию процессов

McDonald’s — мастер оптимизации рабочих процессов.

Ежегодно они продают 2,36 миллиарда гамбургеров. По моим оценкам, во время учебы в колледже я заработал не менее 200 000, когда работал на них. Каждый из этих бургеров был процессом, включающим множество задач. На кухне у нас было много процессов. Их было трудно забыть, и я часто просыпался с криком: «Сколько наггетсов ты хочешь?!»

Процессы McDonald’s постоянно совершенствуются и оптимизируются, чтобы быть более плавными и эффективными. Однажды я обнаружил технический, но простой процесс, который сэкономил мне много работы. Что это было? В конце статьи я расскажу вам, как я использовал 5-шаговый процесс для ее завершения.

А пока давайте посмотрим, как Process Street может помочь оптимизировать ваши рабочие процессы. Чтобы использовать оптимизацию рабочего процесса, вам необходимо знать:

Что такое оптимизация рабочего процесса?
Как оптимизировать рабочий процесс?
Оптимизируйте рабочие процессы с помощью автоматизации

Что такое оптимизация рабочих процессов?

Оптимизация рабочего процесса оптимизирует существующий рабочий процесс, чтобы сделать его быстрее, дешевле, плавнее и эффективнее. Оптимизированный рабочий процесс повышает успех организации и более эффективно использует ресурсы.

Ваш рабочий процесс — это список наиболее важных задач, которые вы выполняете одну за другой. Это список ваших повторяющихся процессов. Если вы все еще используете бумагу, вы, вероятно, относитесь к этому процессу как к своему ежедневному контрольному списку.

Оптимизация рабочего процесса заключается в определении того, какие задачи в процессе наиболее важны для успеха. Как можно улучшить процесс, какие задачи можно исключить, не влияя на конечный результат, и как сделать документацию более понятной?

Каковы преимущества оптимизации рабочего процесса?

Оптимизация рабочих процессов повышает гибкость. Вся ваша организация может двигаться, думать и понимать быстрее.

Оптимизация также дает вам дополнительные преимущества, такие как:

Улучшение отношений с клиентами;
Принятие решений на основе данных;
Больше информации о прогрессе вашей команды.

Оптимальный рабочий процесс также может уменьшить количество человеческих ошибок и упростить понимание того, когда можно масштабировать бизнес без каких-либо препятствий. Благодаря оптимизации рабочего процесса вы также можете получить преимущество, которое поможет вам победить своих конкурентов.

Как оптимизировать рабочий процесс?

Вам необходимо использовать набор задач или шагов для оптимизации вашего рабочего процесса. Чтобы проиллюстрировать этот момент, мы проведем вас через пятиэтапный процесс:

Четко изложите свои результаты
Подтвердите, что процесс необходим для достижения результатов
Упростите или оптимизируйте
Сократите время выполнения
Автоматизируйте

Давайте рассмотрим каждый шаг более подробно.

Шаг 1. Четко изложите свои результаты

Четко определите предполагаемый результат, наметив процесс и его конкретное назначение.

Рассмотрите возможность отказа от больших и чрезмерно сложных рабочих процессов. На самом деле, может быть лучше заменить их новыми упрощенными шаблонами.

Изменение рабочих процессов может потребовать значительных затрат времени для организации. Тем не менее, вы можете учитывать время, сэкономленное в долгосрочной перспективе. В Process Street мы создаем готовые шаблоны рабочих процессов, чтобы сэкономить ваше время. Посмотрите наше демонстрационное видео ниже:

Шаг 2. Подтвердите, что процесс необходим для достижения результатов

Установите четкие ожидания, чтобы подтвердить, чего вы хотите добиться от своего рабочего процесса. Кроме того, будьте уверены в своем результате — каков именно он?

Если вы вспомните некоторые из худших решений, принятых в бизнесе, то увидите, что они часто исходили от очень опытных людей, которые не думали о том, что может произойти в будущем. Чтобы быть эффективным, вам нужно думать о проблемах, которые могут возникнуть в будущем.

Когда дело доходит до процесса, сначала проверьте, нужен ли он. Планирование может помочь вам не тратить часы, дни или даже месяцы на неэффективные методы работы.

Шаг 3: Упростите или оптимизируйте

Начните с упрощения вашего подхода.

Спланируйте свой рабочий процесс и запланируйте свой календарь для этой конкретной задачи. Но не делайте свой рабочий процесс слишком большим. Рассмотрите возможность создания отдельных небольших рабочих процессов, в которых вы сможете быстро переходить от одного к другому.

Чтобы оптимизировать, перечислите свои самые важные задачи. Затем вы можете проверить, что они у вас в правильном порядке важности. Вы также можете сканировать, чтобы увидеть, все ли задачи необходимы при описании полного процесса.

В системах образования людей часто учат отвечать на вопросы. Хороший шаг в оптимизации — спросить, может ли вопрос быть бессмысленным. Подумайте, действительно ли вам нужно создать рабочий процесс для бесполезного или бессмысленного процесса.

Оптимизируйте свой процесс с помощью нашего шаблона «Процесс оптимизации процесса»! Вы можете использовать его со своей бесплатной учетной записью Process Street.

Шаг 4. Сокращение времени выполнения

На четвертом этапе вы ускоряете процесс, чтобы сократить время выполнения. Но это помогло бы, если бы вы не делали это за счет того, чего хотите достичь.

Вместо многозадачности вы можете работать над одной задачей за раз. Это также подчеркивает действие остановки, чтобы убедиться, что вы усердно работаете над правильным делом. Эта идея применима к ускорению команды; Убедитесь, что вы утверждаете правильные задачи.

В Process Street мы используем интеграцию, чтобы упростить ваш процесс и гарантировать, что вы сможете сосредоточиться на нужной задаче.

Например, наше приложение Process Street может запускать новый лист Excel всякий раз, когда кто-то завершает выполнение рабочего процесса. Для этого вы можете использовать Zapier для подключения Process Street к тысячам приложений. Интеграция устраняет узкие места, позволяя вам продолжать рабочий процесс вместо того, чтобы выполнять процессы в отдельных приложениях.

Шаг 5: Автоматизация

Автоматизация может не только сэкономить ваше время, но и выполнить работу, для которой в противном случае вам пришлось бы нанимать дополнительный персонал.

Вы можете автоматизировать процесс, чтобы упростить его и убедиться, что шаги выполняются в правильном порядке. В Process Street мы делаем это при создании нашего оптимизированного программного обеспечения для рабочих процессов. Например, когда сотрудник запускает рабочий процесс, он использует лучшее решение, которое у вас есть.

На третьем этапе мы упростили и оптимизировали наше программное обеспечение BPM с помощью автоматизации. Посмотрите ниже:

Идея автоматизации заключается в том, что они связывают ваши рабочие процессы с приложениями. Вот некоторые из них:

Docusign
Google Sheets
Jira
Salesforce
Slack

этот процесс. Таким образом, вы можете оставаться в своем приложении рабочего процесса, и оно автоматически обновит вашу электронную таблицу. В этом вся прелесть нашего программного обеспечения для управления бизнес-процессами!

Вы можете использовать эти встроенные автоматизации в своей бесплатной учетной записи Process Street. Почему бы не попробовать нашу демонстрацию, чтобы увидеть, насколько они эффективны?

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью автоматизации

Оптимизация рабочих процессов с помощью автоматизации сократит работу персонала отдела кадров. Таким образом, HR может сосредоточиться на важных областях, таких как вовлеченность сотрудников.

Автоматизированные рабочие процессы также могут минимизировать ввод данных. Ваши повседневные задачи могут выполняться намного быстрее. Они могут включать повторяющиеся процессы, такие как:

Адаптация сотрудников
Набор персонала
Стратегические планы
Заявки на отпуск

Бумажные рабочие процессы и рутинная работа с документами, такими как заказы на покупку, могут быстро занять офисное пространство. Фактором риска является то, что документы могут быть легко потеряны или даже уничтожены.

Автоматизируя рабочие процессы, вы оптимизируете их доступность. Доступ к рабочим процессам в сети можно получить из любого места и с любого устройства. Многие HR-команды уже внесли это изменение. Без изменений отделы кадров могут потерять время на старые процессы, которые мешают им сосредоточиться на своей самой важной работе.

«Система управления, основанная на старых правилах — иерархия, решающая вопросы единообразия, бюрократии и контроля — больше не будет эффективной».
– Асмус Комм, Флориан Поллнер, Билл Шанингер и Сурбхи Сикка, Новые возможности: как отдел кадров может помочь построить организацию будущего Pages собирает, систематизирует и делится операционными знаниями команды. С помощью Pages сотрудник, даже если он работает удаленно, может перепроверить процесс онлайн из любой точки мира.
Инструменты оптимизации рабочего процесса
Начните с того, чтобы убедиться, что у вашей команды есть правильные инструменты оптимизации.
Во-первых, вы можете предотвратить узкие места и серьезные проблемы, если будете готовы. Например, ранее мы говорили о вводе данных.
Из опыта вы можете знать, что данные, введенные вручную, могут привести к ошибкам. Это также может быть трудоемким процессом. В рабочих процессах Process Street мы предлагаем переменные. При адаптации вы столкнетесь с повторным заполнением формы для новых сотрудников:
Имена и адреса
Контракты и льготы
Информация о страховании и налогах
Переменные передают информацию из одного места в другое. В рабочем процессе вы можете вводить данные в поле формы, а переменные помогают вам манипулировать этими данными. Это означает, что сведения о сотруднике можно автоматически перемещать из одного документа в другой, экономя часы вашего времени.
Таким образом, рабочие процессы могут быть оптимизированы лучше всего, когда они используют программное обеспечение без кода. В частности, Process Street сделала автоматизацию рабочих процессов доступной для всех. Редактировать наши рабочие процессы, когда это необходимо, несложно, и это может гарантировать способность организации быстро изменять свои процессы в будущем.
Оптимизация рабочего процесса и автоматы для приготовления молочных коктейлей
О, и этот технический, но простой процесс, о котором я упоминал в начале?
Чтобы объяснить, чистка автоматов для приготовления молочных коктейлей в те времена была легким процессом. Однако, чтобы сделать это правильно, нужна была хорошая память. Ошибка стоила очень дорого. Я помню, как однажды менеджер McDonald’s сделал что-то неправильно, и в результате машина замерзла.
Я объясню, как я оптимизировал очистку машины для приготовления молочных коктейлей, используя пятиэтапный процесс:
Четко изложите свои результаты : Это была легкая работа и более неторопливая, чем очистка жироуловителей. В результате я научился разбирать машину для приготовления молочных коктейлей.
Подтвердите, что процесс необходим для достижения результатов : Машину пришлось разобрать и снова собрать. Нет ярлыков с работой, к сожалению.
Упростите или оптимизируйте : некоторые детали машины можно было снимать и обслуживать, пока магазин еще открыт, что значительно экономило время.
Сокращение времени завершения цикла : Пустую машину для приготовления молочных коктейлей легко чистить, но это вредно для вашей талии.
Автомат : Это было сделано по старой школе путем размещения деталей в определенном порядке в контейнере. Не высокотехнологично, но сократило обычное время выполнения задания.
Пожалуйста, сообщите нам о своем опыте использования нашей бесплатной демо-версии в поле для комментариев ниже. Мы также хотели бы услышать ваше мнение о нашем пятиэтапном процессе !
7 Тактика оптимизации рабочего процесса для повышения производительности вашего бизнеса
Мы должны покончить с днями бумажных следов, переполненных картотечных шкафов и бесконечных форм. Но многие организации вручную обрабатывают данные о сотрудниках, заказы на покупку и другие рутинные документы.
Распознав и устранив ручные процессы и узкие места в рабочих процессах вашего бизнеса, вы сможете сосредоточиться на важных вещах.
Хотите запустить свои рабочие процессы в ускоренном режиме и сократить неэффективность вашей системы? В этой статье вы познакомитесь с семью тактиками оптимизации рабочего процесса для рационализации ваших бизнес-процессов.
Это подробное руководство. Чтобы сразу перейти к разделу, который вас больше всего интересует, нажмите на ссылки ниже:
Разбивка оптимизации рабочего процесса
7 тактик оптимизации рабочего процесса
#1. Улучшить управление запасами
#2. Оптимизация логистики
#3. Оптимизация работы со студентами
#4. Ускорьте HR и адаптацию
#5. Оптимизация процедур продаж
#6. Обновление управления взаимоотношениями с клиентами
#7. Оптимизация финансов и бухгалтерского учета
Заключение
Анализ оптимизации рабочего процесса
Оптимизация рабочего процесса относится к процессу оптимизации рабочих процессов вашей команды, чтобы вы могли выполнять больше работы более эффективно и с меньшими затратами.
Прежде всего, оптимизация рабочего процесса направлена на сокращение ручной обработки и бумажной работы.
Например, ручная обработка часто означает отсутствие цифровой копии заказа на поставку.
Отсутствие цифровой копии означает отсутствие ответственности или возможности отслеживания в случае потери заказа на поставку. Что означает оплату поиска, а также переделку заказа. И эти затраты в течение года могут возрасти.
Без узких мест из-за ошибок при ручной обработке и задержек с утверждениями нет необходимости отступать. Вам не придется тратить дополнительные деньги на исправление неточностей, а рост вашего бизнеса не будет сдерживаться неэффективностью, которой можно было бы избежать.
Также никто не указывает пальцем на то, кто последним видел документы и кто несет ответственность за их пропажу.
Использование технологии оптимизации рабочего процесса для автоматизации ручных процессов означает, что ваши сотрудники могут сосредоточиться на работе с добавленной стоимостью. Им не нужно тратить время на получение разрешений или ручной ввод данных в несколько форм и таблиц.
Оптимизация рабочих процессов дает не только экономию времени и денег. Более плавные рабочие процессы делают команды счастливее и продуктивнее.
7 Тактика оптимизации рабочего процесса для повышения эффективности всего вашего бизнеса
Хотите повысить эффективность рабочих процессов, но не знаете, с чего начать?
Ниже приведены лучшие тактики оптимизации рабочих процессов для повышения эффективности бизнеса.
#1 — Улучшение рабочих процессов управления запасами
Управление запасами — головная боль, если вы делаете это вручную.
Попытка сопоставить счета-фактуры поставщиков с фактически полученными товарами может занять несколько часов, если вы имеете дело с коробками с упаковочными листами и стопками бумажных счетов-фактур.
Оптимизация ваших систем управления рабочими процессами запасов с помощью автоматизированного процесса утверждения означает меньшее количество ошибок, оптимизированный прием и доставку, автоматическую инвентаризацию, а также быстрое утверждение заказа на поставку.
Например, вместо того, чтобы передавать пачки документов о закупках на подпись менеджерам, автоматический процесс утверждения уведомляет каждого менеджера, когда требуется новое утверждение.
Вместо того, чтобы полагаться на легко теряемые документы для отслеживания получения товаров, члены команды и утверждающие могут подписывать электронные документы цифровой подписью, чтобы ускорить процесс.
Благодаря удобному для мобильных устройств программному обеспечению рабочего процесса в следующий раз, когда груз прибудет на ваш склад, ваш получатель может использовать свой телефон, чтобы получить заказ на покупку, сверить его с доставленными товарами и поставить цифровую подпись на квитанции.
Тогда, когда AP получит счет, им не нужно ни за кем гоняться, перепроверяя, получены ли материалы.
Программное обеспечение рабочего процесса автоматически уведомит их о том, что материалы были доставлены и приняты, прежде чем они начнут обработку платежа.
Использование автоматического утверждения запросов на поставку, заказов на поставку и поставок сокращает время, затрачиваемое на выполнение заказов.
Чтобы эффективно оптимизировать процесс управления рабочим процессом инвентаризации, вам необходимо создать и стандартизировать формы инвентаризации.
Вот пример автоматизированного цифрового заказа на покупку от frevvo, который можно заполнить за считанные минуты и автоматически отправить соответствующему менеджеру на утверждение:
Вы можете увидеть, как именно работает этот шаблон, включая процесс отправки и утверждения, здесь. .
Колледж Центрального Вайоминга , ранее полагавшийся на бумажные журналы вручную, знал, что им нужен способ для оптимизации процессов заказа на поставку.
Ошибки стали огромными, и сотрудники часами добивались одобрения от руководства и выше.
Благодаря использованию frevvo для автоматизации процессов заказа на поставку проверки заказов на покупку теперь выполняются намного быстрее. Это означает, что сотрудники могут сосредоточиться на обучении, а не на бумажной работе.
Имея полный контрольный журнал заказов на поставку, школа больше не должна беспокоиться о последствиях неточных бумажных следов и может расслабиться, зная, что заказы выполняются правильно и эффективно.
Узнайте, как именно они это сделали в этом тематическом исследовании .
#2 – Оптимизация логистических операций
Ключом к логистике является своевременность. Если что-то прерывает ваш рабочий процесс логистики, вы можете не уложиться в сроки доставки и потерять клиентов.
Технологии автоматизации рабочих процессов автоматически помогают сократить ручные процессы и бумажную работу, связанную с логистикой.
Отслеживание поставок в магазины или клиентам — сложный процесс. Попытка сгруппировать местные отправления или доставку по времени для максимальной эффективности требует большого мастерства, особенно если вы пытаетесь все это вычислить в электронной таблице.
Один неправильный адрес или время доставки может вывести водителя из графика, и весь день доставки будет сорван.
Вам также нужно, чтобы каждый водитель носил с собой стопку бланков для подписей клиентов. Формы, которые проходят через множество других рук, прежде чем попасть в AR. Если подпись отсутствует или форма находится не на своем месте, это может означать потерю средств для вашего бизнеса.
Цифровая система, которая может автоматически вводить адреса клиентов или магазинов, снижает риск опечаток.
Добавьте возможность автоматизировать рабочие процессы утверждения и принимать цифровые подписи, и ваши логистические рабочие процессы станут намного эффективнее.
Этот высокий уровень эффективности — это то, что логистическая благотворительная организация Mercy Ships испытала после внедрения технологии логистического рабочего процесса.
У благотворительной организации, которая перевозит врачей по всему миру на кораблях, возникли проблемы с синхронизацией переводов врачей. Ручная обработка означала путаницу с местами и расписанием.
Используя программное обеспечение для рабочих процессов frevvo, Mercy Ships интегрировала процессы автоматического утверждения с Confluence для беспрепятственного сотрудничества.
Теперь Mercy Ships экономит часы, потому что персоналу не нужно гнаться за одобрениями. Более того, они больше не сталкиваются с такими серьезными ошибками при вводе данных, что снижает огромные расходы, связанные с неправильной логистикой.
Прочитайте полное описание того, как они это сделали, в их тематическом исследовании.
№3 – Оптимизация работы со студентами в высшем образовании
Поскольку студенты посещают занятия как в кампусе, так и дистанционно, может быть сложно правильно обработать всех студентов и убедиться, что документация верна и актуальна.
Если вы чувствуете давление в старшей школе, колледже или университете, вы не одиноки.
Список рабочих процессов, ориентированных на учащихся, в крупном учебном заведении бесконечен.
Чтение рукописных форм отнимает много времени и сил.
Кроме того, необходимость вручную вводить все эти данные в вашу систему регистрации студентов или программное обеспечение для управления информацией является медленным и подверженным ошибкам.
Создание интегрированного рабочего процесса, в котором учащиеся могут вводить свою собственную информацию в электронном виде, экономит значительное количество времени, а также повышает точность ваших данных.
La Cité узнал об этом, когда дело дошло до регистрации студентов.
La Cité — крупнейший франкоязычный колледж прикладных искусств и технологий в Онтарио, и их существующий рабочий процесс обрабатывал все регистрации классов вручную.
Это означало много ошибок и длинные очереди студентов.
Чтобы исправить это, La Cité представила frevvo, позволяющую учащимся регистрироваться со своих смарт-устройств с помощью цифровой подписи (что-то, с чем они были знакомы гораздо лучше, чем с бумажными формами).
Мало того, что число регистраций увеличилось на 700%, время проверки формы сократилось на 20 минут на человека.
Теперь школа управляет всей информацией об учениках в одном месте (а не в нескольких огромных картотеках) .
#4 – Ускорение кадровых и адаптационных процедур
Человеческие ресурсы (HR) — основная область оптимизации рабочего процесса. Слишком много времени тратится на рутинные задачи и транзакционные действия, такие как заполнение новых форм сотрудников, из-за устаревшей ручной обработки.
Вы можете ускорить процессы HR, автоматизировав рабочие процессы HR для оптимизации адаптации, планирования сотрудников, расчета заработной платы, отпуска, повышения заработной платы и многого другого.
Цифровые формы адаптации — хороший способ начать автоматизацию процессов адаптации сотрудников. Затем позвольте вам сопоставлять все новые данные о найме в одном месте, чтобы управлять кандидатами в процессе найма.
Посмотрите, как работает эта цифровая форма, здесь.
Вы также можете автоматизировать процессы утверждения для более быстрого утверждения новых сотрудников, отгулов, повышения заработной платы и отпусков с помощью цифровых подписей.
На самом деле, программное обеспечение для оптимизации рабочего процесса, такое как frevvo, не только сэкономит ваше время, но автоматизация рабочего процесса отдела кадров сократит затраты на персонал на 17%.
Вот как OSRAM Sylvania упрощает прием на работу .
У OSRAM Sylvania, поставщика освещения B2B, есть супервайзеры, работающие удаленно в нескольких местах. Их существующие HR-процессы включали тонны форм найма и горсти утверждений.
Очевидная необходимость объединить эти кадровые процедуры побудила осветительную компанию внедрить программное обеспечение frevvo, не требующее кода.
С помощью frevvo фирма объединила все функции управления персоналом в одном месте (сервисный центр в Мексике). Они автоматизировали функции управления персоналом, такие как управление кодами должностей, отслеживание компенсаций и планирование смен. Это значительно сократило время, затрачиваемое на исправление неточностей в данных, и ускорило весь рабочий процесс отдела кадров.
#5 – Оптимизация рабочих процессов для процедур продаж
Медленный и длительный процесс продажи может отпугнуть потенциальных клиентов. Особенно, если им приходится повторять одну и ту же информацию несколько раз.
Используя автоматизацию и оптимизацию рабочих процессов в процессах продаж, вы можете повысить удобство обслуживания клиентов в точках продаж.
Например, frevvo автоматически отправит PDF-копию этой динамической формы заказа на продажу потенциальным клиентам:
Вы можете настроить форму, чтобы запрашивать только необходимую информацию. Затем настройте рабочий процесс, чтобы заполненная форма автоматически отправлялась вашей команде выполнения или тому, кто отвечает за выполнение заказов на продажу.
Оптимизация процессов продаж может положительно сказаться на коэффициенте конверсии.
Возьмем, к примеру, электронные письма с подтверждением заказа. Автоматические электронные письма с подтверждением заказа с коэффициентом открытия 60 % — отличное место, чтобы предложить скидку для поощрения будущих покупок.
Компания по производству солнечной энергии Activ8 оптимизировала свои процедуры продаж с помощью программного обеспечения для рабочих процессов.
Раньше торговые представители Activ8 вручную заполняли документы о продажах на дому у клиентов.
Мало того, что это заняло много времени, процесс был пронизан ошибками, которые требовали повторных посещений или звонков для исправления.
Теперь с помощью frevvo торговые представители используют расчеты бизнес-правил frevvo, чтобы за считанные секунды предоставить точную оценку стоимости труда и материалов с планшета или мобильного устройства.
Используя средства автоматизации frevvo для оптимизации процедур оформления документации о продажах, клиенты Activ8 теперь могут подписывать цифровые документы с помощью электронных подписей.
Там, где документы могут потеряться между домом клиента и офисом, документация о продажах автоматически отправляется по электронной почте в офис и клиенту.
Благодаря динамической автоматизации заказов на продажу от frevvo Activ8 теперь выигрывает от улучшения отношений с клиентами и ускорения продаж.
#6. Модернизация процессов управления взаимоотношениями с клиентами
Удержание клиентов жизненно важно для здоровья вашего бизнеса, а это означает, что надежные процессы управления взаимоотношениями с клиентами являются обязательными.
Например, следует внедрить процедуры отслеживания покупок, чтобы убедиться, что клиенты удовлетворены услугами вашего бизнеса.
Frevvo легко интегрируется с базами данных SQL. Это означает, что вы можете автоматически заполнять информацию о своих клиентах в соответствующих полях, что делает их последующее заполнение форм быстрым и безболезненным:
(Изображение)
Автоматизированные формы могут помочь вам ускорить утверждение учетных записей, упростить обратную связь с клиентами и стандартизировать клиентская документация.
Вот как компания MediUSA, производитель медицинских товаров, улучшила процесс заключения контрактов и процедура подачи заявки на кредитное приложение.
Исторически их клиентам приходилось распечатывать, подписывать и сканировать контракты, отправленные им по электронной почте. Заявки на кредитное приложение заполнялись вручную.
Теперь MediUSA использует frevvo для автоматизации обеих процедур, в результате чего контракты и кредитные заявки выполняются без ошибок и доставляются вовремя.
Более того, MediUSA больше не нужно беспокоиться о дублирующихся вводах данных, поскольку frevvo автоматически помечает и удаляет дубликаты.
#7. Оптимизация рабочих процессов в области финансов и бухгалтерского учета
Оптимизация финансовых рабочих процессов поможет вам отслеживать состояние своих счетов и улучшить управление денежными средствами — от утверждения заказов на покупку до обработки платежей и прогнозирования денежных потоков.
Только 25% малых и средних предприятий используют финансовые технологии для автоматизации финансовых процедур. Тем не менее, 75% потребителей используют систему онлайн-перевода денег или платежную систему.
Наличные, чеки и бумажные счета устаревают. Они медленные, склонны к мошенничеству и чреваты ошибками из-за отсутствия аудиторского следа от покупателя к продавцу и от отдела к отделу.
Это означает, что вашему бизнесу необходимы цифровые финансовые системы для оптимизации обработки платежей.
Вот описание того, как это работает с frevvo:
Организации могут использовать программное обеспечение для автоматизации процессов бухгалтерского учета для управления платежами, отслеживания бюджетов, сопоставления документации и автоматизации утверждений и финансовых запросов.
Вот почему Uncommon Schools внедрила frevvo в свои финансовые процедуры .
Им нужна была платформа для отслеживания и оптимизации бюджета на технологии. Не имея собственных технических навыков, Uncommon Schools требовалось решение для финансового рабочего процесса, которое легко интегрировалось без большого количества кода.
Улучшая взаимодействие между отделами и составление бюджета, Uncommon Schools значительно сократила время планирования бюджета с помощью финансовых шаблонов frevvo.
«Централизация данных оказалась очень полезной и позволяет нам теперь исследовать автоматизацию проверки бюджетных запросов. По прошлогодним оценкам, только в этой области мы сэкономим около 60 часов за 3 месяца».
Гай Вайзенбах, директор по управлению ИТ-проектами в Uncommon Schools
Заключение
Оптимизация рабочего процесса позволяет делать больше с меньшими затратами. Вы почувствуете более быстрые рабочие процессы, меньшее количество ошибок и меньшую трату ресурсов.
От оплаты больничного до бланков продаж и цепочки поставок — вы можете оптимизировать все элементы своего рабочего процесса путем стандартизации, оцифровки и автоматизации ручных процессов.