Оптимизация численности: ВНИИ труда // Планирование и оптимизация численности персонала организации

Содержание

Оптимизация численности персонала.

Сегодня много говорится о росте издержек и нехватке оборотных средств. Компании стараются снизить расходы всеми доступными способами, в том числе сокращая численность персонала. Однако, программы оптимизации штатной численности не всегда приносят ожидаемый эффект. В краткосрочном периоде может возникнуть экономия фонда оплаты труда, однако через короткое время срабатывает компенсационный механизм.

Возросшая нагрузка на оставшихся сотрудников приводит к невыполнению производственных планов, снижению качества, и в конечном итоге — к расходованию дополнительных ресурсов. Практика показывает, что оптимизация численности персонала эффективна только в комплексе с мероприятиями по изменению организации труда, устранению потерь в операционной деятельности и совершенствованию систем управления компанией.

Наша команда с 2008 года занимается программами планирования оптимальной численности персонала. Мы применяем базовые подходы, лежащие в основе аналогичных программ ведущих российских и международных компаний, — это методики нормирования и организации труда, бережливого производства и реинжиниринга бизнес-процессов. Цель компании «Формула труда» — помогать своим заказчикам становиться лидерами по издержкам и повышать производительность труда.

В каких ситуациях необходима

оптимизация численности персонала?

Объёмы производства товаров или оказания услуг снижаются, уменьшаются доходы компании: экономия издержек для сохранения рентабельности бизнеса. Компания увеличивает объёмы продаж, но не считает, что штат сотрудников должен расти строго пропорционально: объективная оценка потребностей в персонале.
Компания имеет избыточную численность и значительные резервы повышения производительности труда: сокращение потерь рабочего времени. В компании происходит изменение организационной структуры и передача функций между подразделениями: планирование численности под новый функционал.
Компания ищет внутренние резервы для финансирования своих программ, пытается уменьшить оборотный капитал: сокращение затрат без снижения производительности. Компания вынуждена отказываться от дешёвой рабочей силы и нанимать более дорогих специалистов: повышение требований к персоналу.
Компании необходимо повышать заработные платы до рыночного уровня, но без увеличения фонда оплаты труда: поиск резервов для перераспределения ФОТ. Компания приводит показатели численности к лучшим международным практикам, повышая инвестиционную привлекательность: рост стоимости компании.

Как реализуется проект по оптимизации численности персонала?

Этап 1. Определение потенциала оптимизации

На первом этапе проекта проводится аудит существующей в компании организации труда с помощью одной или нескольких методик оптимизации – нормирования труда, бережливого производства или реинжиниринга бизнес-процессов. Результатом этапа являются гипотезы о потенциале сокращения издержек и о механизмах реализации данного потенциала.

Этап 2. Разработка планов оптимизации.

Второй этап посвящён детальной проработке гипотез о потенциале оптимизации численности персонала и способах повышения производительности труда. На данном этапе к участию в проекте активно привлекаются ключевые сотрудники заказчика, которым предстоит реализовывать разработанные в проекте организационные мероприятия.

Этап 3. Расчет целевой численности.

Продуктом третьего этапа проекта является математическая модель расчёта необходимой численности персонала, которая зависит от объёмов выполняемой работы. Базой для расчёта могут быть как нормы труда, так и более укрупнённые драйвера численности. Калькулятор предназначен для планирования численности персонала и согласования организационно-штатных изменений после завершения проекта.

Какие методы оптимизации численности персонала

мы используем?

Наша компания реализует комплексные программы оптимизации численности персонала и повышения производительности труда, используя лучшие практики российских и международных компаний.

Методики бережливого производства (Lean Production) позволяют определить потери в рабочих процессах, выявить не добавляющие ценности действия, и предложить мероприятия по их совершенствованию.

Методики нормирования труда предлагают инструменты анализа рабочего времени, оценки объёма непроизводительной работы персонала и реальной загруженности сотрудников продуктивной работой.

Описание бизнес-процессов зачастую является наиболее простым и понятным менеджменту способом анализа операционной эффективности. Формализованный бизнес-процесс позволяет наглядно представлять суть предлагаемых изменений.

Программы оптимизации численности предполагают значительные изменения в организации труда работников. Методология управления изменениями позволяет реализовать необходимые мероприятия максимально быстро и эффективно.

Что получаем в результате оптимизации численности персонала?

Повышение производительности труда

Одним из главных результатов правильно проведенной оптимизации численности является рост производительности труда.

Сокращение расходов

Оптимизация численности персонала приносит экономический эффект в результате уменьшения фонда оплаты труда.

Повышение эффективности процессов

Мероприятия по оптимизации численности предполагают совершенствование процессов и устранение неэффективных операций.

Повышение скорости процессов

Более эффективные бизнес-процессы реализуются не только с меньшими трудозатратами, но и быстрее.

Повышение качества продукции

Более быстрые и более эффективные процессы приводят к росту качества продукции за счет снижения количества потерь.

Повышение рентабельности бизнеса

Сокращение затрат, повышение качества и скорости бизнес-процессов положительно сказывается на рентабельности.

Формирование культуры эффективности

Программа оптимизации транслирует ценности непрерывного совершенствования и формирует в компании корпоративную культуру.

«Оптимизация численности персонала в изменяющихся условиях», Чумакина О.

К., «Кадры в порядке»

Ведущий семинара

Чумакина Ольга Константиновна

  • Партнер консалтинговой компании CordisON.

  • Высшее юридическое образование, высшее образование по управлению персоналом

  • Эксперт в области урегулирования трудовых споров.

  • Имеет обширную практику (проведено более 500 проверок кадрового учета на соответствие трудовому законодательству, осуществлено сопровождение более 200 трудовых споров).


  • Бизнес-тренер (более 10 лет является ведущей программ по трудовому праву и кадровому учету)


Контакты:  [email protected]
+7 (926) 210-30-05

Видео семинара

Презентация к семинару

Скачать

План семинара

  1. Понятия эффективности затрат на персонал: управленческий, экономический и психологический уровень эффективности затрат на персонал.

  2. Виды целевого сокращения численности персонала, а также почему сокращение затрат не всегда равно сокращению численности.

  3. Целевые решения по сокращению численности персонала:
    • Сокращение численности или штата. Оптимизируем расходы на процедуру сокращения.

    • Управление видами найма и режимами рабочего времени как самый «дешевый» способ оперативного регулирования численности.

    • Использование систем подбора, адаптации и оценки персонала для сокращения численности персонала.

    • Неэкономические и нетрадиционные способы управления численностью и затратами на персонал.

  4. Основные аспекты обоснования предложения по оптимизации численности и затрат или что должно быть учтено. Как «защитить» проект по оптимизации численности и затрат перед генеральным директором и финансовыми службами.

  5. Адаптация персонала к мероприятиям по сокращению численности персонала как обязательное условие сохранения необходимого уровня производительности труда.

ИНФОРМАЦИЯ О СЕРТИФИКАТАХ


Теперь у вас есть возможность не только прослушать семинар, но и бесплатно получить сертификат участника, который подтвердит ваш профессиональный рост и пригодится вам для общения с нынешним и будущими работодателями.


Важно!  Для получения сертификатов, необходимо оставить отзыв под этим видео.

Напишите пару слов — и нам будет приятно, и вам сертификат :-). 


Если вы написали отзыв, присылайте на электронный адрес [email protected] письмо с темой «Сертификат», в котором указать:

  • Ваше ФИО полностью

  • Название семинара(-ов), который вы прослушали  

  • Способ получения сертификата: самовывоз из офиса, отправка почтой, в электронном виде

  • Для отправки почтой — почтовый адрес с индексом 


И мы вышлем вам сертификат!


Если, вдруг, в течение недели от нас нет ответа по поводу вашего сертификата (иногда письма теряются или попадают в спам) — напишите нам, пожалуйста повторно. Мы очень хотим, чтобы ваш сертификат вас нашел! :-)


 

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

17.03.2015

Бизнес-центр «Ямское поле»

Регистрация обязательна. Количество мест ограничено.

Бесплатно

Оптимизируйте свою стратегию численности персонала, чтобы успешно начать 2022 год

За последние несколько лет предприятия по всей стране оказались в затруднительном положении. В то время как некоторые компании пострадали от пандемии и последствий восстановительных мероприятий, другие столкнулись с огромным давлением необходимости нанимать специализированных специалистов для удовлетворения дополнительных и неожиданных потребностей. Даже если ваша компания смогла пережить недавние бурные экономические штормы, облако неопределенности все еще сохраняется.

В то время как многие компании оказались совершенно неподготовленными к воздействию пандемии и ее длительным последствиям, пришло время извлечь уроки из последних нескольких бурных лет и применить их к вашим текущим стратегиям увеличения численности персонала. Компании, которые обычно шли гладко, столкнулись с многочисленными препятствиями, когда началась пандемия. Многие компании внезапно столкнулись с:0003

· сокращение бюджета

· провалы в моральном духе

· Pivots при найме

· Отсутствие таланта

· Избыток таланта

· Изменения продукта

с этими изменениями в мире, многие, если не большинство, увлажненных дикие приливы и отливы в управлении персоналом, выявляющие растущую потребность в талантах и ​​аутсорсинговых решениях, которые масштабируются и гибки в соответствии с потребностями бизнеса.

Руководители и менеджеры по персоналу уже знают, что затраты на таланты и цели согласуются во всей организации, но что делать, когда эти цели меняются так же быстро, как и они? Вот где приходит планирование численности персонала! Вы должны быть уверены, что у вас есть нужное количество людей с нужными навыками на правильных ролях, чтобы ваша компания могла реализовать свою бизнес-стратегию.

Создание гибкой стратегической кадровой стратегии позволит менеджерам по персоналу правильно начать новый год. Вот как:

Определите свои текущие проблемы

Это кажется довольно очевидным. Тем не менее, мы призываем наших клиентов в IQTP действительно смотреть на свои потребности в талантах. Скорее всего, в последнее время они были немного искажены и снова изменятся. При определении своих текущих проблем задайте себе следующие вопросы:

·       Как меняются потребности ваших клиентов? Изменились ли их потребности из-за COVID или его последствий? Это изменение постоянное или временное? Предлагаете ли вы решение, которое соответствует их потребностям прямо сейчас?

·       Как развивались ваши конкуренты? Многие компании пытаются изменить модели или предложить новые услуги или продукты, чтобы оставаться актуальными в этот трудный период. Обратите особое внимание на то, как ваши конкуренты справляются с изменением. Есть ли дыра, которую вы можете заполнить? Какой персонал вам понадобится, чтобы конкурировать с моделью, которую вы хотели бы подражать или развивать для своего бизнеса?

·       Вам нужны новые технологии, автоматизация или другие инновации? Поскольку почти каждая компания сталкивается с изменениями, многие хорошо осведомлены о том, как продолжается ведение бизнеса. Оценка ваших процессов, программ и людей для выявления пробелов и совпадений имеет важное значение для сохранения импульса.

·       Вам нужно расти на текущем рынке или выходить на новые рынки? В некоторых случаях рынок, который у вас был в начале 2020 года, может сильно отличаться от того, на котором вы работаете сейчас. Это может означать культурный сдвиг в том, кого вы нанимаете, или новый подход к вакансиям, которые вы будете заполнять. До пандемии многие компании не были открыты для удаленных сотрудников. Теперь становится все более распространенным иметь удаленных сотрудников, и компании ищут способы поддерживать связь своих команд, несмотря на то, что они географически рассредоточены.

·       Будет ли компания добавлять продукты или услуги или сосредоточится на существующих предложениях? Может случиться ненужный поворот из-за страха, поэтому взгляните на картину в целом, чтобы определить свои следующие шаги.

·      Есть ли что-то в дорожной карте вашего продукта, что изменилось или было отложено? Какие продукты или проекты продолжают продвигаться вперед? Вам нужно будет принять соответствующие кадровые решения, так что это большая часть процесса.

После того, как вы ответите на эти вопросы, у вас будет лучшее представление о том, с чем придется столкнуться вашей команде.

Установите свои показатели. Все Метрики.

Ваша стратегия планирования численности персонала должна быть свободна от предвзятости, догадок и права на ошибку. Установите показатели, по которым вы будете определять, укомплектованы ли ваши нынешние команды надлежащим образом, и, если нет, разницу между тем, где отделы работают в настоящее время, и где они должны быть. Для начала сосредоточьтесь на:

·       Должностные требования. У вас есть необходимые навыки? Есть ли навыки или требования, которые вы могли бы удалить? Достаточно ли у вас пропускной способности для управления текущей рабочей нагрузкой? Есть ли у вас должности, которые готовят ваших работников к «следующему шагу»?

·       Показатели производительности. Прежде чем приступить к планированию численности персонала, вам нужно знать, какова ваша текущая производительность. Уровни производительности колебались в течение последних нескольких лет; возможно, вам придется копнуть глубже, чтобы найти точные цифры. Имейте в виду, что производительность трудно измерить, когда рабочая сила находится в состоянии длительного стресса.

·       Наборы навыков, сертификаты, лицензии. Какие навыки и способности имеют решающее значение для успеха вашей команды? Каковы пробелы в этих наборах навыков, с которыми в настоящее время сталкивается ваша организация? Как только вы получите четкое представление о том, каких навыков не хватает вашей компании, вы можете начать направлять свои усилия по найму на привлечение и удержание работников с такими способностями.

·       Показатели текучести и удержания. Это может быть трудно оценить за прошлый год. Однако вместо того, чтобы возвращаться к цифрам до пандемии для текущих кадровых целей, подумайте о том, чтобы найти общее среднее значение или сравнить показатели текучести кадров, усредненные за последние три года, с текущим годом. В цифрах может быть аналогичная тенденция, чтобы помочь вам получить больше информации.

·       Возможности для роста и планирования преемственности. В наши дни организационные схемы несколько вышли из моды, но когда дело доходит до роли или карьеры, они весьма полезны. Вы можете обнаружить, что три должности могут перейти в две роли, каждая из которых имеет потенциал для продвижения или роста. Или вы можете понять, что когда-то роль FTE могла выполняться подрядчиком в зависимости от сезонных изменений. Итог: определите эти возможности и отметьте их для сотрудников, стремящихся к карьерному росту.

·      Данные о зарплате . Это может быть и по всей карте. Еще раз посмотрите, сколько вы и ваши конкуренты платили до пандемии, и поймите, в каком диапазоне вы находитесь. Изменились ли ваши диапазоны вознаграждения? Если вы уволили или уволили сотрудников, планируете ли вы заменить их или вернуть?

Затем заставьте эти показатели работать и мыслите нестандартно. Какие роли сейчас важны? Без каких должностей можно обойтись? Если вы столкнулись с высокой текучестью кадров, какова основная причина (которую вы можете контролировать)? Есть ли возможности для роста внутри компании?

Выявление пробелов в навыках

Любые изменения, которые вы уже видели в своей компании, наряду с любыми изменениями, которые вы ожидаете, могут привести к значительному дефициту навыков в вашей команде. Например, когда цепочки поставок разрываются, поиск поставщиков становится приоритетом. Когда отделы продаж теряют клиентов, внезапные холодные звонки и привлечение новых деловых навыков, которых не хватает вашей компании, вы можете сосредоточить свои усилия по найму на привлечении и удержании сотрудников с этими способностями.

Работайте с руководством, так как они лучше всех могут определить эти пробелы! Они узнают изменения в потребностях своего отдела и помогут согласовать текущие сильные стороны сотрудников, чтобы закрыть пробелы и определить, когда нужны новые таланты.

Общие затраты по проекту

После того, как вы осознаете свои бизнес-задачи, показатели и пробелы в навыках, пришло время спрогнозировать, сколько вам придется потратить в своем бюджете, чтобы закрыть праздники и год. Поиск, найм, адаптация и обучение, вероятно, не будут стоить вашему отделу столько же, сколько до COVID. Возможно, вам придется попробовать новые гибкие, эффективные и экономичные тактики, чтобы соответствовать моменту. Приготовьтесь начать с нуля. Если у вас уже есть кадровый резерв, пришло время использовать его для привлечения пассивных, квалифицированных и заинтересованных талантов.

Лучшая стратегия для нормальной жизни

Планирование численности персонала — это лучший способ, с помощью которого отделы кадров могут начать ощущать нормальную ситуацию и контроль к концу очередного неопределенного года в поиске талантов. Ваша стратегия численности персонала связывает стратегические организационные приоритеты и бюджеты с управлением талантами. Он может согласовать руководство на всех уровнях для управления потребностями отдельных отделов и компании в целом.

Когда у вас есть четкая дорожная карта для достижения успеха, а также метрики, на которые следует ссылаться, ваша компания, несомненно, будет максимально использовать свою стратегию увеличения численности персонала и начнет новый год с талантами, которые, как вы знаете, помогут вам достичь целей вашей компании.

Свяжитесь со мной здесь, в LinkedIn, и пингуйте меня в любое время, когда захотите узнать мои мысли/помощь о том, над чем вы работаете.

4 Стратегии планирования численности персонала для достижения успеха | Решения для обучения

В этой статье вы найдете четыре стратегии, которые способствуют успеху и делают процесс планирования численности персонала более простым и эффективным.

Управление численностью персонала вашей организации, не выходя за рамки бюджета, и наличие кадровых ресурсов для достижения стратегических целей вашей организации по развитию является важным компонентом любой стратегии управления талантами. Хотя 70 % руководителей кадровых служб понимают необходимость трансформации рабочей силы, только 37 % из них уверены, что их HR-отделы способны добиться прогресса в будущем.

Что такое планирование численности персонала и почему оно так важно?

Независимо от отрасли, руководители и лидеры должны знать, что затраты на таланты и цели согласованы во всей организации. Вот где вступает в дело планирование численности персонала, и почему оно жизненно важно для вашего будущего успеха.

Критическое упражнение по управлению талантами, планирование численности персонала (также известное как организационная схема) — это систематический процесс, предназначенный для обеспечения того, чтобы в организации было необходимое количество людей с нужными навыками на нужных ролях, чтобы компания могла реализовать свою бизнес-стратегию. В корпоративных организациях процесс обычно завершается совещанием по оценке талантов, на котором лидеры обсуждают цели найма, преемственность, организационную структуру и многое другое.

Прежде чем принимать решения о найме или реализовывать план преемственности, менеджеры должны понимать свою текущую и будущую организационную структуру. Лучший способ справиться с этим уровнем планирования — использовать соответствующее решение, которое позволяет лицам, принимающим решения, видеть дизайн, производительность, затраты и диапазон контроля для организации, как она существует сегодня. Сделав еще один шаг вперед, эффективный инструмент организационной диаграммы также будет включать открытые вакансии и временных работников, а также дополнительные ресурсы, необходимые для правильного функционирования организации.

Кроме того, правильно подобранный инструмент для построения организационных диаграмм может помочь менеджерам создавать и обмениваться визуальными представлениями о том, как все эти факторы объединятся при внесении изменений; таких как реструктуризация, закрытие офиса или слияние компаний. Успешный процесс планирования численности персонала учитывает как внутренние, так и внешние изменения, расширяя возможности организации за счет:

  • согласования кадровых стратегий со стратегиями и целями организации
  • выявления навыков, которых не хватает нынешнему персоналу, но которые необходимы вам для достижения успеха
  • Сосредоточение внимания групп по подбору персонала на подходящих кандидатах — тех, кто обладает навыками, которые вам понадобятся в ближайшее время
  • Предоставление менеджерам возможности выявлять и наставлять сотрудников, которые могут — с дополнительным обучением — заполнить критические пробелы в навыках
  • Прогнозирование затрат, связанных с наймом нового персонала и развитие нынешних сотрудников, а также заработная плата для вашей будущей рабочей силы.

Связанное чтение: «Визуализация аналитики: ответ на кадровое планирование »

Чтобы воспользоваться преимуществами кадрового планирования, организации должны выполнить следующие четыре шага для создания своего плана численности персонала.

1. Определите проблемы вашего бизнеса

При определении проблем бизнеса задайте себе несколько вопросов:

  • Расширили или углубили ли ваши конкуренты свои предложения?
  • Как меняются потребности ваших клиентов?
  • Предстоят ли нормативные изменения, которые повлияют на ваш бизнес?
  • Существуют ли технологии, автоматизация процессов или другие инновации, которые вы можете внедрить для получения конкурентного преимущества?
  • Ваша цель – рост на существующих рынках, выход на новые рынки, добавление продуктов или услуг или расширение существующих линеек?

Обладая четким пониманием ваших бизнес-целей, стратегий и рыночной конъюнктуры для информирования процесса планирования численности персонала, вы можете идти в ногу с тем, что впереди, и предвидеть будущие потребности вашей организации.

2. Установите показатели для оценки существующих талантов, определения потребностей в рабочей силе и обоснования бюджетных прогнозов

Умные лидеры и успешные организации основывают свои важные решения на данных. Как и в случае эффективного планирования преемственности и других кадровых решений, планирование численности персонала должно быть максимально свободным от индивидуальных предубеждений, догадок и субъективизма.

Определите объективные показатели, с помощью которых вы будете определять, укомплектованы ли отдельные лица или отделы нужными людьми, и пусть эти показатели определяют вашу стратегию оценки персонала и численности персонала. Общие показатели рабочей силы включают:

  • Performance ratings
  • Position requirements
  • Employee skill sets, certifications, and licenses
  • Attrition rates (overall and by department)
  • Department hierarchy
  • Retirement eligibility information
  • Salary data

During your headcount planning exercise , HR и бизнес-лидеры, которые возглавляют и участвуют в мероприятиях по планированию численности персонала, выиграют от визуализации данных, которые фиксируют эти показатели рабочей силы в режиме реального времени.

3. Оцените свою рабочую силу

Теперь пришло время заставить показатели работать. Несколько важных соображений, о которых следует подумать на этом этапе:

  • Какие роли имеют решающее значение сейчас, а какие будут в будущем?
  • Без каких должностей (если таковые имеются) мы можем обойтись, чтобы максимизировать общую рентабельность инвестиций нашей рабочей силы?
  • Где возникают проблемы с истощением и что мы можем с этим поделать?
  • Мы растем или нанимаем сотрудников, имеющих право на преемственность?
  • Знаете ли вы, кто ваши перспективные сотрудники? А какие сотрудники относятся к группе высокого риска бегства?

При оценке рабочей силы обратите особое внимание на критические роли. Это включает в себя руководящие должности — те, которые обычно учитываются при планировании преемственности и проверке талантов, — но не пренебрегайте и другими ролями.

В зависимости от вашей отрасли и динамики рынка другие важные должности могут включать в себя продавцов, представителей по обслуживанию клиентов, специалистов по исследованиям и разработкам, продавцов или менеджеров проектов. По сути, любые роли необходимы для реализации вашей бизнес-стратегии в ближайшей и среднесрочной перспективе.

Вам также может понравиться: ‘ 6 Основ эффективного планирования преемственности’

4. Сделайте планирование численности персонала гибким и инклюзивным

Организации, занимающиеся формальным планированием численности персонала, обычно проводят это упражнение ежегодно. Но, учитывая текущую ситуацию из-за COVID-19, которая показала нам, как быстро могут меняться рынки, по-настоящему стратегический подход должен быть гибким, инклюзивным и итеративным. То есть ваш план численности должен быть живым документом.

В идеале руководители должны регулярно пересматривать и корректировать свой стратегический кадровый план, используя данные в режиме реального времени. Это позволяет организации быстро реагировать на внутренние и внешние факторы, которые в противном случае могли бы быть разрушительными.

Группа планирования численности персонала должна регулярно обращаться за информацией к руководителям отделов и бизнес-направлений, а также к их коллегам из отдела кадров, чтобы выявить краткосрочные и долгосрочные потребности в навыках.