Alfresco cms: Alfresco Software and Services | ECM

Содержание

Система управления документами Alfresco / Хабр

Поиск по Хабру не нашел подробных статей по системе Alfresco. В данной статье попробую убить сразу двух зайцев: рассказать что представляет из себя система Alfresco и как мы используем ее в нашей работе.

Как хранятся документы в небольшой организации? Самое простое — на локальном диске. А если необходима совместная работа — пересылаются по почте, либо, самый популярный вариант, на сетевом диске. Еще прекрасный вариант — Google Docs, но не уверен что он широко используется в Российской практике.

Не знаю, какого размера должна достигнуть организация, чтобы в ней задумались о внедрении системы электронного документооборота, но думаю примерно это цифра в районе 50-100 сотрудников, работающих с документами.

При мысли о системе электронного документооборота первыми на ум приходят дорогие решения от известных вендоров, таких как Microsoft, EMC, 1С и т.д. Но есть и альтернатива закрытым решениям — система управления документами с открытым исходным кодом Alfresco. Или, если по-английски, то Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS).

Конкуренты Alfresco — это закрытое ПО, такое как EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Сами разработчики Alfresco пишут о своих конкурентах, как о наследии 90-х годов, которое:

  • слишком дорого стоит

  • слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать

  • слишком сложно модифицировать под свои нужды

  • слишком “проприетарно”


Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Что же такое Alfresco


Изначально Alfresco задумывался как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом. Но в ходе развития ушел в сторону от этого, и предоставляет ряд уникальных функций, недоступных другим подобным системам. Достаточно сказать, что Alfresco стабильно работает по протоколу Sharepoint через HTTPS.

Именно в открытости системы я вижу ее основное преимущество: нет “lock-in” на какого то производителя, сама система бесплатна. Еще одним преимуществом Alfresco я вижу то, что она построена на современных Java технологиях, таких как Spring, JSF, Hibernate, Lucene; новые версии будут использовать Spring Surf. А я знаю, что большой серьезный бизнес любит системы на Java.

Работа пользователей с системой осуществляется через браузер. Возможно также работать с файлами через проводник Windows, как с обычной сетевой папкой (протокол CIFS) или через FTP. Мы работаем с английской версией, есть русская локализация.

Скриншот стандартной страницы Alfresco Document Management

Alfresco предоставляет возможность создавать, хранить, модифицировать документы и многое другое. Есть возможность создать документ прямо в системе, как пустой так и на основе шаблонов своей компании. Система позволяет искать по содержимому документов, поддерживает версионность документов. Хранится вся история изменений, всегда можно посмотреть кто что добавлял или удалял.

Есть система управления документооборотом, возможность изменять схему работы прямо на ходу. Хорошая статья по теме: “Электронный документооборот или чего не стоит делать”.

Подходит ли для ваших задач? Расширяемость


Alfresco полностью готова к использованию, можно скачать бесплатную Community Edition, установить, и уже сегодня начать пользоваться, все очень просто. Существует и платная Enterprise Edition, основное отличие — наличие технической поддержки.

Alfresco ставится как на Windows, так и на *nix совместимую систему, необходим Java Runtime Environment. Поставка включает встроенный OpenOffice, для конвертации между различными типами документов, извлечения текстовых данных для индексации и возможности полнотекстового поиска. Также в комплекте идёт Tomcat, который при желании можно заменить на любой подходящий веб-контейнер.

Alfresco ведет свою собственную базу пользователей. Однако возможно авто-создание пользователей при первом входе или синхронизация с внешним источником: LDAP, Microsoft Active Directory, домен компании и т. д.

Поддерживаются принятые в индустрии ECM стандарты. Так, система хранения данных Alfresco плавно сдвигается от собственной реализации стандарта JSR-170 к доступу к данным через CMIS, снимая последнее ограничение — на использование поставляемого с Alfresco хранилища.

Система работает с документами любых форматов: Microsoft Office, Open Office, pdf и т.д. Если необходимого формата нет в списке поддерживаемых — можно добавить свой модуль конвертации в один из поддерживаемых, и будут построены цепочки конвертации во все необходимые на выходе форматы.

Преимущество Alfresco как открытой системы — полный доступ к исходным кодам, можно поменять любые части системы, при наличии хороших специалистов разумеется. Лицензия позволяет.

Система позволяет расширять свою функциональность с помощью модулей расширений. Модули могут содержать всё что угодно: и бизнес-логику, и стили страниц, и новые страницы, и расширения модели данных, и новые сервисы. Модули расширений могут работать с Alfresco через ряд протоколов, лучше всего поддерживается протокол REST. Пользовательский интерфейс предлагается реализовывать с помощью Spring Surf, на остальное уже нет ограничений, чаще всего используется Java, реже серверный JavaScript, Groovy, JRuby. Главное — чтобы была поддержка CMIS.

Можно полностью отказаться от стандартного веб-интерфейса и реализовать свой. Тогда Alfresco будет использоваться только в качестве хранилища.

Для интеграции с другим ПО, поддерживаются различные типы аутентификации, есть возможность соединять их в цепочки. Например пользователь может попасть в систему с помощью Single sign-on. Если пользователь пришел не авторизованный, то Alfresco попытается его авторизовать (спросит имя пользователя и пароль, или сертификат, в зависимости от того, как настроена система).

В Alfresco очень гибкая модель данных, много возможностей для её расширения, но это тема для отдельной статьи. Если вкратце, то стоит упомянуть что модель поддерживает множественное наследование (с помощью аспектов), причём динамическое, то есть в любой момент можно любому объекту добавить какой-либо аспект, и объект приобретает все свойства данного аспекта.

Доступ к данным и функциональности можно гибко настраивать. Система авторизации оперирует такими понятиями, как: объект данных, разрешение, пользователь, группа, роль. Роли назначаются пользователям и группам во время работы приложения, в том числе можно присваивать роли каскадно, на целое поддерево данных.

Существует большое количество готовых расширений к Alfresco.

Количество пользователей. Масштабируемость


Ввиду открытости и бесплатности Alfresco вы не ограничены количеством клиентских лицензий. Скорее вы ограничены производительностью своих серверов и базы данных, возможностью масштабирования системы.

Исходя из нашего опыта, сервера Intel Core 2 2,4 GHz с 8Gb памяти хватит для обслуживания до тысячи зарегистрированных активных пользователей. При увеличении количества пользователей нужно анализировать какие части системы наиболее нагружены. Система надёжно работает в кластере, обеспечивая целостность и актуальность данных, но нужна грамотная настройка, подробнее будет написано ниже.

Существуют примеры внедрения Alfresco в крупной некоммерческой организации в России с базой в 40 000 пользователей и более. Примеры зарубежных внедрений включают также варианты использования Alfresco с сотнями тысяч активных пользователей. Или с гораздо меньшим количеством пользователей, но при этом много-терабайтным хранилищем.

Наш опыт внедрения Alfresco


Система используется в компании — крупнейшем в Европе производителе ПО. Прикидочное количество внутренних пользователей: 30 тысяч. Ожидаемое количество внешних пользователей: свыше 3-х миллионов.

Alfresco была выбрана, как единственный вариант ECM системы на рынке, с хорошей enterprise поддержкой, реализацией протокола Sharepoint, наличием примеров внедрения с 1000+ пользователей. У Microsoft Sharepoint не было, насколько мне известно, хотя, возможно, она не подошла по другим критериям.

В настоящий момент в репозитории хранится ~2000 документов по 5-10 Мб.

Основные сделанные доработки:

  • Изменение облика системы. Добавлены шапки, логотипы компании там, где было необходимо.

  • Alfresco модифицирована для работы с сервером приложений, базой данных и системой аутентификации, принятых в качестве стандарта внутри компании.

  • Сделана привязка Alfresco к существующим на портале компании метаданным, таким как реестры стран, категории клиентов и т.п.

  • Модуль для создания так называемых “проектов” по шаблонам, создания документов по шаблонам.

  • Система разграничения доступа. По словам представителей Alfresco, это единственное внедрение с таким глубоким использованием системы разграничения доступа Alfresco.

  • Публикация документов, проходящих по этапам документооборота, на другие ресурсы компании. Обратный импорт документов в систему.

  • Существенно изменен стандартный workflow в соответствии со стандартами компании.

  • Внедрена возможность настройки документооборота на ходу, с помощью интерфейса пользователя, включая рассылку уведомлений ответственным за выполнение работы на каждом этапе.

  • Сопряжение со сторонней библиотекой конвертации и извлечения данных из документов.

Система уже вышла “на продакшн”. Есть ряд проблем с которыми пришлось столкнуться, некоторые пока что не решены.

Например, при запуске на локальной машине разработчика система работает достаточно шустро. Однако при запуске у клиента в кластере из 5 серверов приложений, система иногда начинает необоснованно тормозить. Проблему пока не смогли решить, хотя подключали к ней даже самих разработчиков Alfresco.

К сожалению, архитектура нашей системы построена так, что индексы поисковой системы (Lucene) хранятся на сетевом диске. А это серьезно противоречит рекомендациям разработчиков, часто сталкиваемся с тем что индексы рушатся.

Еще одна проблема с OpenOffice при конвертации и извлечении данных из документов. Даже последняя версия OpenOffice в серверном режиме одновременно может конвертировать только один файл. Попытка одновременной конвертации нескольких файлов приводит к непредсказуемому результату. Также OpenOffice имеет неприятное свойство отъедать много памяти с течением времени и переставать отвечать на запросы. Могу порекомендовать несколько способов:

  • использовать JODConverter для запуска и автоматического перезапуска сразу нескольких серверов OpenOffice;

  • использование других библиотек для конвертации и извлечения данных (например Aspose, однако она платная).

Разработчики рекомендуют использовать MySQL/InnoDB в качестве хранилища метаданных, однако можно использовать и другие базы данных, для которых существуют Hibernate/iBatis диалекты.

Есть также ряд рекомендаций, которые позволяют увеличить производительность и повысить надёжность. Среди самых важных:

  • как уже упоминал, не использовать сетевые диски для хранения индексов Lucene;

  • использование файловой системы с современными средствами борьбы с фрагментацией (EXT4).

В настоящий момент наш проект еще в стадии активной разработки. Несмотря на некоторые управленческие и технические ошибки при реализации именно нашего проекта, мне нравится сама система Alfresco, с ней приятно работать, верю в перспективность открытых систем для бизнеса.

Заключение


Alfresco — хорошая база для построения документооборота компании. Думаю в ближайшее время Alfresco может стать заменой многих отживающих своё систем. Конечно остается несколько нерешенных проблем, и весь мир Alfresco вряд ли захватит, но, думаю, существенную часть рынка корпоративного хранения документов и документооборота — вполне сможет.

Есть возможность использовать Alfresco в облаке. Например в Amazon AWS уже есть готовые instances с предустановленной Alfresco.

Гуляет слух, что Oracle положил взгляд на покупку Alfresco. Чем это грозит или светит для Alfresco пока неизвестно, время покажет.

Было бы очень интересно увидеть в комментариях ваши истории внедрения Alfresco.

Обзор Alfresco WCM | DOU

Итак, прошло примерно 3 месяца со времени моего знакомства с Alfresco WCM, а если точнее — попытки быстро создать на нем сайт. Русскоязычных материалов по теме мало, и я постараюсь ответить на вопросы, которые возникали у меня в процессе изучения и ответы на которые не лежат на поверхности. Статья показывает возможности применения Alfresco и, вероятно, поможет принять решение использовать эту CMS или нет.

Что такое Alfresco?

Зайдя на wiki.alfresco.com мы можем скачать Community-версию, она бесплатна, на момент написания статьи выпущена версия 3.2. Как система управления веб-контентом, она достаточно просто интегрируется с open-source порталом Liferay и призвана взвалить на себя нагрузку по управлению сложным веб-содержимым. Скачав инсталлятор, можно быстро установить уже сконфигурированную связку MySQL + Alfresco server + Alfresco virtual server. Для портала Liferay можно скачать Alfresco portlet из репозитория и развернуть Alfresco server на том же сервере приложений, что и портал.

Alfresco — это файло-ориентированная CMS, которая может как представлять собой файловую систему, так и расширять общепринятую функциональность через мета-данные, закрепляемые за каждым файлом и папкой.

Первое знакомство

При старте запускается MySQL и Tomcat с Alfresco server (занимает порт 8080, 21), а еще можно запустить Virtual Server (занимает порт 8180). Виртуальный сервер — удобное средство для предпросмотра сайта с наполнением, он обязательно должен быть запущен при работе с WCM.

При изучении документации встречаются обе аббревиатуры ECM и WCM. Enterprise Content Management — это ядро системы. Здесь можно создавать собственные типы данных Custom Content Model, например, тип Сотрудник с полями Имя, Фамилия, Отчество, Кабинет и Дата рождения. Эту часть системы я рассматривал поверхностно, больше копаясь в WCM, который создан как настройка над ECM.

Alfresco имеет свой веб-интерфейс (http://localhost:8080/alfresco/), который на самом деле является клиентом к сервисам ECM и от того позволяет выполнять лишь наиболее популярные действия, 90% конфигурирования и управления системой выполняется в.xml файлах, расположенных в 2х местах: <alfresco_dir>/tomcat/webapps/alfresco/WEB-йINF/classes/alfresco и <alfresco_dir>/tomcat/shared/classes/alfresco/extension. Там же есть множество примеров, и чаще всего эти файлы — конфигурации Spring framework, что сразу означает, что они отнюдь не прозаичны и требуют понимания архитектуры всей системы.

Web Content Management (WCM)

Как сказано в документации — специально для управления веб-содержимым в Alfresco разработан AVM (Advanced Versioning Manager). Это специальная модель, созданная на основе ECM, и представляющая собой версионные Файлы и Папки, плюс дополнительные сервисы. Основная идея состоит в следующем. Есть сайт (Site) и его наполнение. Каждый автор создает содержимое в его собственном хранилище, которое как слой наложено на содержимое сайта. После того как автор создал статью, он делает ей Submit и она идет по потоку утверждения. Когда статья окончательно утверждается, она переносится в общее хранилище и становится видимой всем остальным участникам работы над сайтом. Таким же образом поддерживается версионность документов. Локальные изменения каждого пользователя только после утверждения попадают в общее хранилище.

Этот подход имеет огромные достоинства: каждый автор имеет свой репозиторий, который всегда содержит последние общие обновления и одновременно может видеть свои изменения прямо на сайте. Добавив новость, автор может увидеть ее сразу же на своем виртуальном сайте, а другие участники могут ее увидеть только после утверждения. Однако есть и минусы. На текущий момент не решена проблема конфликтов. При появлении конфликта нет понятия merge, можно только откатить свои изменения. Таким образом, кто первый засабмитил — того и тапки. В версии 3.2 налюдается еще и глюк, когда без отката изменений нельзя засабмитить и другие, не конфликтные, файлы и еще одна проблема сабмита большого количества файлов (опытным путем установлено, что первой волной надо засабмитить только.xml файлы, выждать время, а после — все остальные).

Общее хранилище не является финальным для отображения, для него предусмотрена еще и публикация (deployment) на production-сервер через FSR (File System Receiver). Работает это так. При выполнении команды Deploy, создается событие отправки последних изменений. Дальше не совсем прозаично. У вас должен быть настроен получатель события, а это отдельный java-процесс (.jar и все необходимое можно скачать с официального сайта), который подписывается на deployment-события и выкладывает полученные изменения в локальную файловую систему.

Файловая структура

Alfresco ECM после инсталляции сконфигурирована как продвинутая файловая система с возможностью добавления метаданных к файлам и папкам, спектр которых разнообразен. Это могут быть и события, происходящие при появлении новых файлов в папке, возможность сохранения версий изменений или возможность комментирования.

При использовании WCM eсть нюанс. Через CMIS (протокол SMB, подключение удаленной папки) не доступны репозитории WCM, а только ECM, что означает отсутствие возможности заливать веб-контент через удаленную папку в Windows. Удаленный доступ к репозиториям AVM возможен только через FTP (этот сервис автоматически доступен при старте Alfresco), который корректно работает с русскими буквами.

Web Forms

Главная функция для веб-CMS, это создание и отображение содержимого сайта. Для этого в Alfresco используются веб-формы. Структура контента определяется в xml-схемах (.xsd файлы), наполнение сохраняется в формате xml, соответствующим этим схемам, а представление может быть отрендерено в разные форматы, чаще всего в html.

А теперь важный архитектурный момент. Рендеринг введенных пользователем данных осуществляется в момент ввода, — то есть когда пользователь создал контент типа Новость и заполнил все поля, создается несколько файлов. Например, novogodnie-skidki.xml, novogodnie-skidki.html, novogodnie-skidki-short.html, где первый содержит наполнение в xml (исходные данные), второй — «новость подробно» и третий — «новость кратко», скажем, для главной страницы. Для рендеринга используются FreeMarker template или XSLT преобразования. С успехом мы можем рендерить и.jsp страницы, располагать их в разных директориях и пр.

Процесс рендеринга — на удивление медленный и ресурсоёмкий. Если выполнить перегенерацию всего контента, это может происходить минут 5 для 100 элементов.

Существует возможность на этапе преобразования использовать любые средства — обрабатывать списки контента, делать включение других шаблонов, использовать.jsp файлы, вызывать alfresco web-scripts, другими словами, можно создать абсолютно любой контент.

Важно понимать, что рендеринг наполнения происходит на этапе создания контента, а это говорит о следующем: созданный.html контент статичен (исключение — рендеринг.jsp страниц).

Еще один минус — при работе с репозиторием через стандартный веб-клиент Alfresco автор видит как нужные ему файлы (.xml), так и их представление.html, а чаще — еще и вспомогательные,.jsp и другие ресурсы. Как этого избежать, я так и не нашел.

Архитектура веб-приложения

Alfresco создает статический контент. На этом ее функции по созданию веб-сайтов заканчиваются. Alfresco предлагает свой Web Framework, но он крайне сложный. Чтобы упростить работу с ним, выпущен визуальный построитель сайтов Alfresco Surf platform, но даже в релизе (!) он глючит и не может получить из Alfresco список веб-контента. За разумное время мне не удалось сделать ничего толкового и было принято решение отказаться от его использования. Дальше описаны несколько наиболее применимых архитектур веб приложений.

Первый вариант создания сайта — чистый plain text и отсутствие динамики, который хорошо подойдет к маленьким сайтам-визиткам, где достаточно отрендерить всё в html и, возможно, сделать часть динамических страниц через.jsp. При этом деплоиться сайт может, например, в /tomcat/webapps/ROOT. Списки новостей могут так же рендериться на этапе добавлении новости и отображаться как статическая страница. Скорость работы такого сайта стремится к первой космической, а нагрузка на сервер — к нулю.

Второй вариант — использование фреймворка, который хорошо бы работал с уже сгенерированными страницами, например SiteMesh. В этом случае достаточно просто создавать страницы. html с уже сформированными на основе контента мета-данными (title, description, keywords).

Третий вариант — использование Alfresco web-scripts для формирования страниц.

Поиск

Поиск — это ключевой компонент Alfresco, потому что только с помощью поиска можно выполнить выборку контента. Вероятно по этому видов поиска достаточно много:

  • Open Search — доступен из веб-интерфейса, ищет только по репозиторию ECM, поэтому даже не пытайтесь найти свой первый helloworld.html в WCM репозитории;
  • Lucene — наиболее мощный вид поиска, досупен только из web scripts или джавы;
  • XPath — последовательный обход дерева элементов, что означает низкую производительность
  • CQL — обещают возможность описывать поисковые запросы по модели данных ECM в синтаксисе SQL — практического применения не видел.

Из всего списка реально применим только Lucene, у него широкие возможности поиска по атрибутам и метаданным документа, но по умолчанию содержимое всех документов (и даже xml) считается сплошным текстом, что создает сложности, если мы хотим найти наличие определенного поля в документе. С другой стороны, сразу можно искать по таким полям как имя, путь к файлу, дата создания/модификации и некоторым другим.

Ограничением поиска Lucene является возможность искать только в общем репозитории утвержденного контента, т. е. пользовательские хранилища не доступны для поиска.

Web scripts

Веб-скрипты в Alfresco заслуживают отдельного внимания. Это модель MVC, один из немногих удобных механизмов, а Alfresco, который представляет собой связку javascript + FreeMarker templates. Каждый скрипт имеет привязку к шаблону URL, наподобие grails, например /news/ {year}?/ {newsName}?. При запросе этого адреса выполняется javascript, в котором доступны почти все сервисы Alfresco. Результат рендерится в шаблонах FreeMarker.

Производительность не замерял, но на взгляд она не плоха, учитывая даже что javascript и FreeMarker преобразования выполняются при каждом вызове url и являются скриптами.

Есть одна радость — эту связку можно хоть как-то тестировать, чего не скажешь об остальных средствах.

Самое время обрадоваться наличию такой технологии, но и тут ложка дегтя — очень тупо реализованный <include> джаваскрипта. Если хочется хоть какую-то архитектуру создать, то придется делать включения нескольких javascipt-файлов, что реализовано… простым добавлением всех скриптов в один большой StringBuffer в памяти и ошибки выполнения содержат неожиданные номера строк. В этой ситуации выручает имеющийся javascript-debugger — отдельное Swing приложение, где даже можно посмотреть все сигнатуры сервис-методов.

Metadata extraction

Представим такую ситуацию. У нас есть тип веб-контента Новости, нам необходимо указать отображать ли эту новость на главной странице сайта или же только в общем списке. Другими словами нам нужно добавить к контенту некий признак, наличие которого означало бы необходимость опубликовать новость на главной странице. Мы можем добавить этот признак в метаданные документа, либо сделать его полем xsd структуры Новости. Если мы добавим признак в метаданные, то он будет потерян при копировании через FTP или деплое в файловую систему через FSR. Если мы добавим поле в тип Новости, то его нельзя будет найти поиском. В этом случае на помощь приходит механизм Metadata extraction — возможность настроить Lucene таким образом, чтобы при индексации контента он изымал некоторые поля из xml, чтобы можно было написать в поисковом запросе что-то вроде «+ASPECT: {cm} showOnHomePage» и найти только те новости, которые нам нужны. Идея хороша, но достаточно сложна в реализации несмотря на наличие описаний.

Alfresco + Liferay

Alfresco, собранную для развертывания на сервере Liferay, можно скачать из репозитория Liferay. Эта сборка включает в себя Alfresco сервер, веб-клиент, портлеты для отображения контента, администрирования и задач пользователя. Сложностей с запуском — никаких, но интеграция не полная. Не поддерживается единый вход в систему SSO (Single Sign-on). В гугле можно найти примеры полной интеграции — при регистрации пользователя в портале, он создается в Alfresco и есть возможность отображать веб-скрипты и контент под правами текущего пользователя портала. Но как показывает практика, часто это и не нужно.

Выводы

Статья может содержать неточности, будем надеяться, что это я что-то не до понял и не до читал, и есть более верные и красивые способы работы с Alfresco. Резюмируя, можно отметить следующее:

  • можно легко и быстро создавать контент, тяжело из него сделать сколь-нибудь удобный сайт;
  • автоматическое тестирование практически невозможно;
  • очень слабые возможности при работе с уже созданным содержимым — только обзор директорий, файлов и поиск;
  • заявлено много рекламных решений, которые на проверку оказываются пустышками
  • наличие большого количества багов в самой системе, что свидетельствует об отношении к тестам разработчиков, и сразу же о вашей возможности тестировать свой продукт, построенный на Alfresco.

Мой личный рейтинг CMS Alfresco — 3/5.

Підписуйтеся на Telegram-канал «DOU #tech», щоб не пропустити нові технічні статті.

Теми:
Java, tech

Система управления корпоративным контентом (ECM)

Доступ к контенту, где и как вы работаете, благодаря открытому, гибкому, масштабируемому управлению корпоративным контентом

Alfresco Content Services включает полнофункциональную систему управления корпоративным контентом (ECM), которая позволяет с вашим содержимым из ведущих в мире наборов и инструментов для повышения производительности, не переключая приложения. Воспользуйтесь всеми преимуществами современных контент-сервисов, создавая приложения в облаке Alfresco (PaaS).

Возможности Alfresco ECM

Alfresco Content Services предоставляет открытые, гибкие, высокомасштабируемые возможности управления корпоративным контентом (ECM) с дополнительными преимуществами платформы контент-сервисов — делает контент доступным, где бы и как бы вы ни работали, благодаря простой интеграции с бизнесом. приложения, которые вы используете каждый день.

Особенности системы Alfresco ECM

Являясь гибкой масштабируемой платформой ECM, Alfresco Content Services поддерживает широкий спектр вариантов использования, включая контент-сервисы, управление информацией, контекстный поиск и аналитику, простую интеграцию с ведущими бизнес-приложениями и многое другое.

Открытая, простая в интеграции и расширении

Основанная на ядре с открытым исходным кодом и поддержкой открытых стандартов и API, платформа Alfresco легко интегрируется и настраивается в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

  • Открытая модульная архитектура, а также ReST API и SDK позволяют вам или партнеру Alfresco расширять платформу Alfresco в соответствии с бизнес-требованиями.
  • Платформа разработки Alfresco предоставляет широкий спектр легко настраиваемых повторно используемых компонентов, которые можно использовать для создания современных, быстро реагирующих веб-приложений и мобильных приложений для конечных пользователей.
  • Готовая поддержка ведущих приложений для повышения производительности, включая Microsoft Office, Google Docs, Microsoft Outlook, Salesforce.com и другие.
  • Широкий спектр готовых интеграций и решений от активного сообщества партнеров Alfresco, включая SAP, AutoCAD и другие.

Масштабируемая облачная архитектура

Открытый и модульный подход Alfresco предоставляет вам масштабируемую платформу контент-сервисов, способную обрабатывать растущий объем неструктурированного контента и миллиарды документов, а также облачную архитектуру, позволяющую преимущества контент-сервисов.

  • Интеграция с Alfresco позволяет выполнять требования приложений и соответствия требованиям к хранилищу с выбранным поставщиком облачных услуг с помощью коннекторов для Amazon S3, Amazon S3 Glacier и Microsoft Azure.
  • Автоматически обогащайте контент и получайте ценную информацию с помощью ИИ и обработки естественного языка с помощью модулей AWS, таких как Amazon Textract, Amazon Comprehend и Amazon Rekognition.
  • Гибкие варианты развертывания, включая Docker и Kubernetes для быстрого и стандартизированного развертывания во всех средах.

Как работает Alfresco Content Services

Узнайте, как ключевые компоненты архитектуры Alfresco Content Services взаимодействуют друг с другом для предоставления решений ECM для управления, совместного использования и активации контента. Поймите, какие технологии задействованы, почему это важно и преимущества для вашей организации.

Корпоративный поиск — масштабируемая производительность

Быстро находите именно тот документ, который вам нужен, независимо от того, есть ли у вас тысячи файлов или сотни миллионов файлов в вашей системе управления документами.

  • Alfresco Query Accelerator включает функциональные наборы запросов для повышения производительности поиска в масштабе за счет запроса свойств и аспектов метаданных в больших объемах информации.
  • Мощные функции поиска, такие как подсказки и фильтры для мгновенного поиска, позволяют быстрее находить нужный контент.
  • Alfresco Federation Services предлагает простой способ поиска и управления контентом в более чем 60 ведущих мировых программных приложениях для управления корпоративными документами (таких как Documentum, OpenText и IBM FileNet).

Повышение эффективности управления информацией

Услуги по управлению Alfresco позволяют упростить бизнес-риски и снизить их, одновременно повышая соответствие требованиям. Автоматизируйте управление жизненным циклом от захвата до хранения и окончательного уничтожения и избавьте пользователей от сложности управления записями.

  • Подход «Невидимое управление информацией» позволяет управлять записями в фоновом режиме, пока пользователи продолжают работать.
  • Получите основу для соответствия управлению записями и открытых государственных стандартов по всему миру, включая ISO 15489, ISO 16175, FOIA, Министерство обороны США 5015.02 Ch3 и Ch4, EgovG и MoReq.
  • Легко добавьте уровень безопасности с помощью классификаций и меток безопасности.

Повышение эффективности совместной работы и пользователей

Расширьте возможности команд с помощью специальных сайтов для проектов и разнообразных инструментов для совместной работы и упростите им совместную работу над документами, обмен знаниями и синхронизацию.

  • Встроенная интеграция в распространенные облачные офисные пакеты, такие как Microsoft 365 и Google Docs, поддерживает совместную работу в режиме реального времени и совместное редактирование документов с помощью готовых интуитивно понятных интерфейсов, оптимизированных для повседневных задач.
  • Цифровое рабочее пространство Alfresco повышает производительность благодаря быстрому и простому доступу к файлам и элементам рабочего места, а также позволяет расширять приложения в соответствии с конкретными потребностями пользователей и расширять возможности управления контентом. Построен на Alfresco Developer Framework.
  • Alfresco Desktop Sync обеспечивает синхронизацию контента и политик управления между Alfresco и рабочими столами пользователей даже при работе в автономном режиме.
  • Alfresco Mobile обеспечивает быстрый доступ к контенту на ходу и простой интерфейс управления корпоративным контентом с интуитивно понятными элементами управления, разработанными для мобильных устройств.

Платформы контент-сервисов нового поколения: преимущества облачных технологий по сравнению с устаревшими ECM

Компаниям необходимо быстро двигаться, быстро адаптироваться и постоянно внедрять инновации. Они должны удовлетворять потребности современной распределенной рабочей силы и технически подкованной клиентской базы. Ваша унаследованная система сдерживает вас? Загрузите эту электронную книгу, чтобы узнать, как быстро создавать инновационные решения, которые понравятся пользователям и которые необходимы для успеха вашего бизнеса.

Получить электронную книгу

Программное обеспечение системы управления документами | Alfresco

Функции программного обеспечения для управления документами

Получайте полезную информацию из своего контента с помощью комплексного решения для управления документами. Извлекайте бизнес-информацию из статических документов с помощью сканирования и захвата документов. Извлекайте ценную информацию и аналитику с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения. Варианты развертывания — облачное, локальное или гибридное — позволяют управлять документами именно так, как вам нужно. Полное решение для управления документами можно найти в Alfresco Cloud — полностью управляемой облачной системе управления документами PaaS.

Защитите критически важный для бизнеса контент

Элементы управления безопасностью корпоративного уровня и интегрированные возможности управления записями защитят ценный бизнес-контент на каждом этапе его жизненного цикла.

  • Несколько уровней разрешений доступа — для библиотек файлов, папок и файлов — позволяют вам контролировать, кто может просматривать, обновлять и удалять документы.
  • Контроль версий документов, включая функцию полного отката, упрощает отслеживание документов и защищает целостность файлов.
  • Простое автоматизированное управление записями укрепляет и демонстрирует соответствие политикам управления информацией на протяжении всего жизненного цикла документа.
  • Alfresco Cloud, полностью управляемое сервисное предложение (PaaS), представляет собой облачное управление документами в лучшем виде, предлагая безопасность корпоративного уровня и соответствие требованиям на всех устройствах пользователей, сохраняя при этом простоту и удобство доступа.

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами помогает хранить, получать доступ, управлять, контролировать и отслеживать цифровые документы и электронные изображения бумажной информации, которая была захвачена с помощью технологии сканирования документов или прочитана как цифровой документ. Системы управления документами могут быть очень простыми решениями для совместного использования, управления и организации цифровых файлов, или они могут быть частью сложной системы управления корпоративным контентом с расширенными возможностями для поддержки управления информацией, управления записями и многого другого.

Зачем использовать программное обеспечение для управления документами? Каковы преимущества?

Решение для управления документами создает центральное место для сбора и хранения информации, ориентированной на документы вашей организации. Это значительно упрощает поиск текущих версий документов и информации и позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих ролях, а не искать листы бумаги или цифровые активы в репозиториях и разрозненных хранилищах. Некоторые системы управления документами предлагают дополнительные функции для повышения безопасности, отслеживания документов и обмена ими.

Что мне следует искать в программном обеспечении системы управления документами?

При выборе программного обеспечения для управления документами важно учитывать его способность интегрировать и расширять другие бизнес-системы, чтобы контент был доступен для ряда бизнес-приложений (например, Salesforce и SAP).
 
Также необходимо учитывать, как пользователи будут взаимодействовать с системой. Разные люди хотят работать по-разному — на мобильных устройствах, через веб-браузеры или прямо с рабочего стола.

Каковы преимущества системы управления документами с открытым исходным кодом?

Программное обеспечение системы управления открытыми документами позволяет обогащать информацию о содержании с помощью систем, которые могут расширять основные функции — например, готовые технологии искусственного интеллекта и машинного обучения.

Чем отличается система управления документами (DMS) от управления корпоративным контентом (ECM)?

В то время как система управления документами позволяет вам управлять и контролировать документы в вашей организации, система управления корпоративным контентом (ECM) предлагает гораздо более широкие возможности для управления и контроля доступа к различным типам файлов — не только к документам — и может включать дополнительные включая рабочие процессы, управление бизнес-процессами и управление информацией.